DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 2. juli 2014 TILBUDS- AFREGNINGS- OG BODSGRUNDLAG (TABG) VINTERTJENESTE PÅ KØREBANER 2014 2. JULI 2014 Niels Bohrs Vej 30 9220 Aalborg Øst vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 8125 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 2 af 10 INDHOLDSFORTEGNELSE TILBUDS-, AFREGNINGS- OG BODSGRUNDLAG... 3 1. GENERELT... 3 1.1 Mængdefastsættelse og afregningsmængder... 3 1.2 Mængdeændringer... 3 1.3 Prisfastsættelse... 3 1.4 Prisreguleringer... 3 1.5 Regler for betaling... 4 1.6 Procesoptimering... 5 1.7 Katalog over bod, betalingsreduktion og erstatning... 6 2. TILBUDSLISTENS POSTER... 8 2.1 Beredskabs- og monteringshonorar... 8 3. Enhedsprisafregning... 8 3.1 Kørebaner, standardrute, glatførebekæmpelse... 9 3.2 Kørebaner, reparation af ordregivers materiel... 9 4. Timeprisafregning... 9 4.1 Timepris arbejde... 10 4.2 Timepris ventetid / ledigtid... 10
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 3 af 10 TILBUDS-, AFREGNINGS- OG BODSGRUNDLAG 1. GENERELT Tilbuds-, afregnings- og bodsgrundlaget (TABG) angiver generelle forudsætninger for fastsættelse af mængder i tilbudslisten (TBL) samt almindelige og specielle bestemmelser vedrørende omfanget af ydelser under de enkelte poster. I tilbudslisten er tilstræbt en forenklet ydelsesspecifikation. Det indebærer, at alle omfattede ydelser ikke udførligt fremgår af tilbudslisten. Ydelserne er angivet med en overskrift, og nærmere defineret i Vilkår og Instruks samt afgrænset i TABG. I katalog over bod, betalingsreduktion og erstatning er anført størrelse på bod og betalingsreduktioner, som disse er defineret i SB og Vilkår. 1.1 Mængdefastsættelse og afregningsmængder Alle mængder er skønnet, svarende til ét års ydelser. Alle mængder i tilbudslister vil kunne ændres ubegrænset uden ændring af den tilbudte pris, bortset fra faste honorarer, der altid vil blive udbetalt. Priserne under de enkelte poster skal omfatte samtlige ydelser til de pågældende arbejder, herunder alle foreskrevne dokumentationer. 1.2 Mængdeændringer Ved ordregivers ændring af en rutes udstrækning/omfang vil enhedsprisen blive reguleret forholdsmæssigt i forhold til rutens totale kørelængde. Samme princip anvendes ved ændring af køreafstand fra rute til værksted. Der reguleres ikke for ændringer på mindre end 3 %. 1.3 Prisfastsættelse Priserne under de enkelte poster skal omfatte samtlige ydelser til det pågældende arbejde, herunder de i Vilkår og Instruks foreskrevne krav samt alle for entreprisens gennemførelse nødvendige biydelser. 1.4 Prisreguleringer Den tilbudte pris reguleres i tilfælde af statslige indgreb i henhold til Bygge- og boligstyrelsens cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 om pris og tid på bygge- og anlægsarbejder (Pris & Tid) 8 stk. 4 og 5, idet der reguleres både ved mer- og mindreudgifter.
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 4 af 10 Der ydes entreprenøren godtgørelse for ekstraordinære prisstigninger på et materiale i henhold til Pris & Tid 9, såfremt prisstigningen ikke godtgøres i henhold til anden regulering. Betaling for arbejder efter fastprisperiodens udløb reguleres årligt på følgende måde: indeksforskel reguleringsbeløb regningsbeløb udgangs_ indeks Som grundlag benyttes Danmarks Statistiks omkostningsindeks for anlæg, delindeks for lastvognskørsel. Som udgangsindeks benyttes 2. kvartalsindeks 2013 (2013K2) og som reguleringsindeks benyttes 2. kvartalsindeks i efterfølgende år. Den beregnede regulering gælder for den efterfølgende 1 års periode fra 1. juli til 30. juni. Priserne reguleres første gang forud for sæson 2015/2016 med 2. kvartalsindeks for 2015 (2015K2). Der indeksreguleres såvel ved stigende som faldende indeks i forhold til udgangspunkt ved tilbudsafgivelse. Entreprenøren er forpligtet til at foretage opgørelse over samt at fakturere samtlige kontraktmæssigt udførte arbejder på tidspunktet for udløbet af fastprisperioden samt for udløbet af de årlige prisreguleringer. Reguleringsbeløbet er i øvrigt underkastet indskrænkninger som følge af lovgivningen. 1.5 Regler for betaling Udkald, arbejdets omfang og øvrige aktiviteter bliver registreret på Vintercentralen. På Vintercentralen genereres på baggrund af disse registreringer en dagseddel til entreprenøren med oplysning om alle aktiviteter. Dagsedlen fremsendes til entreprenøren via e-mail til eventuelle bemærkninger umiddelbart efter afslutning af aktiviteterne. Dagsedlen danner grundlag for ordregivers senere fremsendelse af et månedligt fakturaudkast til entreprenøren. Det er derfor vigtigt, at entreprenøren straks ved modtagelsen gennemgår dagsedlen og umiddelbart herefter fremsender evt. bemærkninger til Vintercentralen, såfremt der er uoverensstemmelser mellem dagseddel og entreprenørens egne registreringer, så disse kan blive afklaret, inden fakturaudkast fremsendes. Entreprenøren vil på månedsbasis skulle godkende det fremsendte fakturaudkast via link, der fremsendes sammen med fakturaudkastet. Denne godkendelse skal ske senest en uge efter fremsendelsen dog allerede 2 dage efter ved årsskiftet. Kan fakturaudkastet ikke godkendes, kontaktes ordregivers entrepriseansvarlige medarbejder snarest muligt og senest inden for samme tidsfrist. Efter endt godkendelse vil ordregiver normalt blot
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 5 af 10 udbetale beløbet inden for 20 kalenderdage uden at entreprenøren skal fremsende faktura. 1.6 Procesoptimering Entreprenøren skal i hele kontraktens løbetid løbende søge at gennemføre forbedringer og optimeringer af arbejdets udførelse. Forbedringer og optimeringer kan gennemføres både uden og med involvering af Vejdirektoratet. Forudsætningen for forbedringer og optimeringer er, at kvalitetsniveau/ serviceniveau øges eller som minimum opretholdes uden meromkostninger for nogen af parterne. Forbedringer og optimeringer, der kræver Vejdirektoratets deltagelse kaldes procesoptimeringer. Besparelser opnået ved gennemførelse af procesoptimeringer indgår i en incitamentspulje, som deles ligeligt mellem entreprenøren og Vejdirektoratet. Efter gennemførelse af procesoptimeringer fastsættes der nye enhedspriser, baseret på de konstaterede omkostninger + 50 % af besparelsen. Entreprenøren skal fremlægge en forkalkulation med alle økonomiske data, som er nødvendige for at bedømme procesoptimeringen. Forkalkulationen skal i relevant omfang ud over den forventede direkte besparelse redegøre for overholdelse og evt. forbedret overholdelse af de gældende servicemål for vintertjeneste på statsveje, forbedringer i fx fremkommelighed for trafikanterne samt evt. andre vigtige forhold af betydning for vejenes brugere. Ordregivers omkostninger til ændrede administrative udgifter f.eks. udarbejdelse af nye ruteplaner, indtastning i Vinterman mv., skal afholdes af første års besparelse, inden (rest)besparelsen overføres til incitamentspuljen. Samtidig skal der inden en procesoptimering iværksættes være enighed om, hvorledes de udførte arbejder skulle være opgjort i henhold til tilbudslistens faste enhedspriser. En procesoptimering udføres første gang som regningsarbejde iht. enhedstimepriser i tilbudslisten. Hvis den faktiske omkostning efter gennemførelsen overstiger afregning efter tilbudslistens poster for enhedspriser, afregnes iht. tilbudslistens poster. Besparelsen ved at gennemføre procesoptimeringen indgår i årets incitamentspulje. Incitamentspuljen opgøres hvert år. Puljen består af summen af de direkte besparelser som følge af de gennemførte procesoptimeringer i forhold til tilbudspriserne. Incitamentspuljen gøres op pr. 30. april. Vejdirektoratets andel indgår i de årlige vejrafhængige variationer inden for entrepriserne. Incitamentspuljen deles med 50 % til entreprenøren og 50 % til ordregiver. Det kan aftales, at hver part indskyder 5 % -point i en pulje, som går til aktiviteter for medarbejderne.
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 6 af 10 Hvis en procesoptimering indeholder en sammensætning af foreliggende enhedsydelser i tilbudslisten, kan der defineres en ny enhedsydelse. Hvis den nye enhedsydelse skal gentages fx året efter kan der aftales en ny enhedspris for kommende udførelser. Den nye enhedspris fastsættes ud fra de konstaterede omkostninger. Den opnåede besparelse deles således, at den nye enhedspris indeholder 50 % af besparelsen. Gentagelse af den procesoptimerede, nye enhedsydelse påvirker herefter ikke incitamentspuljen. Såfremt en procesoptimering er et enkeltstående arbejde (som ikke forventes gentaget i entrepriseperioden) aftales ikke nye enhedspriser. 1.7 Katalog over bod, betalingsreduktion og erstatning Ved entreprenørens overskridelse af tidsfrister betales bod pr. køretøj, der ikke overholder tidsfristerne. Der betales bod pr. påbegyndt uge på 5 % af de samlede tilbudte faste honorarer (TBL post 2.1), dog mindst 10.000 kr.: Ved overskridelse af frist for klargøring og besigtigelse af materiel ved beredskabsperiodens start, jf. SB ad 2 stk. 2 Ved undladelse af opretholdelse af materiellet i funktionsdygtig stand i hele beredskabsperioden, jf. SB ad 2 stk. 2 Ved manglende instruktion af egne chauffører/eget personale, jf. Vilkår afsnit 4.1, 4.2 og 4.5 Ved manglende dokumentation for chaufføruddannelse/-erfaring, jf. Vilkår afsnit 4.5. Ved udeblivelse fra instruktion, uddannelse o.a. indkaldt af ordregiver betales bod pr. person på 2 % af de samlede tilbudte faste honorarer (TBL post 2.1), dog mindst 3.000 kr. Ved konstateret manglende udført arbejde (fx pauser ej meddelt Vintercentralen, ubehandlede arealer o.l., manglende SMS afsendelser, manglende overførsel af GPS data, eller andre uregelmæssigheder i forhold til udbudsmaterialet) ifalder der entreprenøren en bod på 3.000 kr. pr. påtale. Gentagelsestilfælde vil blive betragtet som kontraktbrud. Der betales bod for overskridelse af udkaldsfrist pr. gang pr. køretøj, baseret på timeprisen for det relevante arbejde: 3-30 min. 3 * timepris 31-60 min. 5 * timepris udover 60 min. 8 * timepris udeblivelse 12 * timepris
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 7 af 10 Ved udeblivelse kan ordregiver udover at opkræve bod lade arbejdet udføre for entreprenørens regning, således at ordregiver holdes skadesløs. Gentagen forsinkelse eller udeblivelse behandles som kontraktbrud. Det betragtes som udeblivelse, såfremt ordregiver i løbet af mindst tre telefonopkald inden for mindst 10 minutter ikke får kontakt med entreprenøren, eller såfremt entreprenøren uden at det er meddelt/aftalt med ordregiver undlader at stille med det aftalte mandskab og materiel inden for 60 minutter efter udkaldsfristen. Ved for sent afsluttede arbejder betales en bod på 25 % af afregningsprisen for det pågældende arbejde, pr. påbegyndt hele time. Bodskravet bortfalder i de tilfælde, hvor entreprenøren ved omgående meddelelse til Vintercentralen kan dokumentere, at overskridelsen af tidsfristen skyldes usædvanlige udefrakommende forhold. Som eksempler på usædvanlige udefrakommende forhold kan nævnes situationer, hvor for sent fremmøde skyldes usædvanlige trafikale situationer, materielnedbrud i form af punktering, usædvanlige vejr- og vejforhold o.l.
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 8 af 10 2. TILBUDSLISTENS POSTER Nedenfor angives specielle bestemmelser vedrørende mængdefastsættelser, ydelsesomfang og opgørelsesmetoder for tilbudslistens enkelte poster. De angivne numre refererer til tilbudslistens postnumre. Der udfyldes en tilbudsliste (TBL) for de entrepriser, der afgives tilbud på. For hver udfyldt tilbudsliste (TBL), skal vintersamlelisten udfyldes med oplysning om afgivne tilbud, også såfremt der kun afgives tilbud på en entreprise, jf. i øvrigt BUT. 2.1 Beredskabs- og monteringshonorar Faste honorarer, post 2.1 udbetales med 50 %, når materiel er monteret og/eller entreprenøren har fået godkendt materiel, modtaget instruktion og er klar til start og med 50 % efter beredskabsperiodens afslutning. Honorarer udbetales således med halvdelen i forbindelse med betaling af arbejde udført i oktober hhv. april. Skal entreprisen have afmonteret ordregivers materiel ved beredskabsperiodens afslutning sker udbetaling først, når afmontering har fundet sted. Udbetaling vil ske inden for 20 kalenderdage efter henholdsvis montering og afmontering ved start og slut på beredskabsperioden. Den afgivne pris skal omfatte alle køretøjer og personer omfattet af entreprisen. Beredskabs- og monteringshonoraret er betaling for, at entreprenøren er til rådighed for vintertjenesten med mandskab og materiel i hele beredskabsperioden. Ligeledes er det betaling for entrepriselederens deltagelse i forberedende møder og instruktion ved beredskabsperiodens start samt øvrige møder, instruktioner og kurser. Der skal pr. år påregnes deltagelse i ca. 4 timers møder og instruktion for entrepriselederen. Chaufførernes (på lastbilerne) deltagelse i uddannelse og instruktion som nærmere beskrevet i Vilkår, punkt 4.5, skal ikke være omfattet af honoraret. Vejdirektoratet yder således godtgørelse på 3.000 kr. pr. dag pr. chauffør (max. 3 chauffører pr. lastbil) hhv. 1.500 kr. pr. halve dag. Denne godtgørelse skal ligeledes dække udgifter til transport til og fra uddannelsescentret Bygholm i Horsens. Der ydes ikke ekstrabetaling for entreprenørens anskaffelse af frontplader og monteringssæt til montering af ordregivers udstyr på entreprenørens køretøj eller for at udstyre entreprenørens køretøj med krævet belysning og afmærkning til at udføre arbejde på vej. 3. ENHEDSPRISAFREGNING Enhedspriser gælder for én standardgennemkørsel af ruten og omfatter entreprenørens ydelser fra udkald til arbejdets afslutning, inkl. påfyldning af materialer (salt/lage) samt rengøring af materiel, klar til næste udkald.
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 9 af 10 Ved gennemkørsel af ruten to eller flere gange i umiddelbar tilslutning til hinanden i forbindelse med saltning afregnes 2. og efterfølgende gennemkørsel efter timeprisafregning, idet tiden fra ruten forlades til arbejdets afslutning på ruten indgår i timeprisafregningen. Såfremt ordregiver under arbejdets udførelse giver besked om afvigelser fra standardruten, eller såfremt salt-/lagemængderne nødvendiggør mellemlæsning, eller såfremt nedbrud af ordregivers materiel forøger arbejdsbyrden, afregnes hele arbejdet som timeprisafregning fra start på ruten til slut på ruten, dog undtaget kørsel til og fra værksted, der afregnes til fast enhedspris (post 3.2.1). Såfremt ordregiver under arbejdets udførelse giver besked om overgang til plovkørsel hhv. samtidig saltning og snerydning, afregnes hele udkaldet efter timepris for snerydning. Der kan ved ændring til timeprisafregning af ovenstående årsager ikke afregnes for mindre end 3 timer, dog ikke gældende ved timeprisarbejde i forlængelse af arbejde afregnet efter en enhedspris. 3.1 Kørebaner, standardrute, glatførebekæmpelse Enhedspriser for saltning af standardruter (post 3.1.1-2) gælder for én standardgennemkørsel af ruten og omfatter entreprenørens ydelser fra udkald til arbejdets afslutning, inkl. påfyldning af materialer (salt/saltlage) samt rengøring af materiel, klar til næste udkald. 3.2 Kørebaner, reparation af ordregivers materiel Enhedspriser for kørsel for reparation af ordregivers materiel (post 3.3.1) gælder for én kørsel fra ruten til ordregivers værksted og retur til ruten, men eksklusive ventetid på værksted. 4. TIMEPRISAFREGNING De afgivne priser skal være gældende for én afregningsenhed i form af lastbil, gummiged hhv. traktor som anført i tilbudsliste (TBL). For hver afregningsenhed afgives SMS (eller telefonopkald) melding til Vintercentralen ved start hhv. slut på ruten / opgavested efter nærmere instruks. Timepriser skal indeholde alle entreprenørens ydelser før og efter indsats på ruten / opgavested, idet timeprisafregningen først begynder ved start ude på ruten / opgavestedet og ligeledes stopper ved afslutning af arbejdet ude på ruten / opgavestedet. Efterfølgende rengøring af ordregivers materiel skal således også være indeholdt i timeprisen, og afregnes således ikke efter medgået tid. Timeprisafregning anvendes, når ordregiver finder, at en standardgennemkørsel af ruten til saltning ikke kan finde sted.
Vintertjeneste på kørebaner 2014 Side 10 af 10 Der afregnes pr. påbegyndt 15 minutter. Der afregnes minimum for 3 timers arbejde. Dog ikke ved timeprisarbejde i forlængelse af arbejde afregnet efter en enhedspris hhv. ventetid på værksted, der afregnes efter forbrugt tid. 4.1 Timepris arbejde Lastbiler, traktorer og gummigeder: Timepriser (post 4.1.1-2, 4.2.1, 4.3.1) betales fra arbejdet påbegyndes på ruten / opgavestedet, og dette er meddelt og bekræftet af Vintercentralen, til arbejdet, efter aftale med Vintercentralen, afsluttes på ruten. Timeprisen, der således alene betales for timer ude på ruten, skal indeholde alle ydelser - fra udkald til arbejdet påbegyndes på ruten inklusive montering af materiel - til arbejdet afsluttes på ruten og entreprenøren er klar til næste udkald efter at have rengjort materiel, genopfyldt materialebeholder(e) og stillet materiellet på plads. Såfremt ordregiver under arbejdets udførelse giver besked om overgang til plovkørsel hhv. samtidig saltning og snerydning, afregnes hele udkaldet efter timepris for snerydning. Ved samtidig saltning og snerydning afregnes efter timepris for snerydning. Dette gælder uanset, hvor ordregivers materiel opbevares. Vintercentralen kan kalde sprederne ind til tømning ved lave temperaturer med risiko for sammenklumpning. I sådanne tilfælde afregnes forbrugt tid efter post 4.1.1, fra udkørsel fra egen plads og til returnering hertil. Vejdirektoratet stiller afmærkningsmateriel til rådighed. Vintercentralen sørger for at få afmærkningsmateriel til arbejdsstedet samtidigt med gummigeden. Timeprisen gælder på alle kalenderdage og på alle tidspunkter af døgnet. 4.2 Timepris ventetid / ledigtid Lastbiler: Timeprisen for vente-/ledigtid, post 4.1.3 benyttes, når ordregiver indstiller arbejdet midlertidigt, uden at afslutte opgaven, samt ved entreprenørens ventetid på værksted under reparation af ordregivers materiel. Afregning af transport til og fra værksted med ordregivers materiel er kun aktuelt for lastbiler på kørebaneruter og afregnes som enhedspris (post 3.3). Ordregivers værksteder registrerer start og sluttidspunkt i forbindelse med reparation af ordregivers materiel.