Rebild kommune VINTERTJENESTE. Udbudsbetingelser. Juni 2015

Transkript

1 Rebild kommune VINTERTJENESTE Udbudsbetingelser Juni 2015

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. ORIENTERING BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD Egnethedsvurdering og udvælgelse Tildeling Alternative tilbud og øvrige krav Kontrolbud Tilbudsfasen Tilbudsafgivelse GRUNDLAG FOR ENTREPRENØRENS TILBUD OG ARBEJDETS UDFØRELSE8 3.1 Fast pris og dennes betaling Dokumenter Tider og tidsfrister Bod Regnefejl i entreprenørens tilbud Ændringer i opgaven Sikkerhedsstillelse Forsikring Ansvar Kontraktændringer Ophævelse ved væsentlige ændringer

3 1. ORIENTERING Med nærværende betingelser udbydes udførelse af vintertjeneste på Rebild kommunes vejnet, for perioden 15. oktober 2015 til 15. april 2019 med mulighed for forlængelse i yderligere 2 gange 1 sæson. Vintertjenesten omfatter glatførebekæmpelse og snerydning på ca. 642 km kommuneveje, herunder parkeringspladser, buslommer o.l. Udbuddet omfatter i alt 19 entrepriser, fordelt som: Entreprise 1-4 omfatter præventiv glatførebekæmpelse og snerydning på landet med lastbil (vinterklasse 1) Entreprise 5-8 omfatter glatførebekæmpelse efter konstateret glatføre og snerydning på landet med lastbil. (vinterklasse 2) Entreprise 9-11 omfatter snerydning på landet med lastbil (vinterklasse 1) Entreprise omfatter snerydning på landet med lastbil (vinterklasse 2) Entreprise 15 omfatter snerydning i byområde med 3 traktorer. (vinterklasse 4) Entreprise omfatter snerydning med traktor på landet (vinterklasse 2) Hver rute køres af et køretøj og udgør en entreprise. 1 byrute kører med 3 køretøjer under en entreprise. Ruternes beliggenhed og sammensætning fremgår af rutekortene. Rebild Kommune leverer salt og stiller salt og sneplov til rådighed til lastbiler på landruterne. Entreprenøren skal selv stille med sneplov til traktorentrepriserne på kørebanen. Entreprenør skal selv stille med alt materiel til gummigeder. Gummigeder skal være monteret med snekæder. Entreprenøren skal selv levere beslag mm. for montering af Rebild Kommunes udstyr til lastbiler. Entreprenøren skal i sit tilbud anføre omfang af mandskab og materiel, der tilbydes til løsning af opgaven. Ved ekstraordinære situationer med glatføre udføres der også saltning af klasse 4-veje, hvor der ikke som udgangspunkt glatførebekæmpes. Ved kraftigt snefald deles alle saltruter hver i 2 ruter, til i alt 16 sne ruter med lastbiler, samt 4 ruter med traktorer. 2

4 Glatførebekæmpelse udføres som udgangspunkt med befugtet salt, dog i ganske enkelte tilfælde med salt- / grusblanding. Rebild kommune leverer salt og salt- / grus blanding samt saltlage. Vintertjenesten skal kunne udføres på alle tidspunkter af døgnet alle ugens dage. Ordregiver er: Rebild Kommune Center Plan, By og Vej Hobrovej Støvring 2. BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD Vintertjenesten udbydes i henhold til EU udbudsdirektivet som offentligt udbud og offentliggøres i EU-Tidende (TED). Da udbuddet er omfattet af udbudsdirektivet er Rebild Kommune forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. Dette skal ske for at sikre ligebehandling og gennemsigtighed i udbudsprocessen. Udbuddet er opdelt i de 19 entrepriser, der er nævnt i afsnit 1. Der kan afgives tilbud på en enkelt eller flere entrepriser. Ved tilbudsafgivelsen skal der udfyldes en tilbudsliste samt et oplysningsskema for hver enkelt entreprise. Entreprenørerne kan ikke tilbyde kombinationsrabat, der forudsætter at entreprenøren tildeles et bestemt antal entrepriser. Entreprenørerne skal derfor give et separat tilbud på hver enkelt entreprise, og tilbuddet må ikke forudsætte, at entreprenøren får tildelt flere entrepriser. Såfremt entreprenøren afgiver tilbud på flere entrepriser end han har materiel til at overtage, skal han angive det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget i det pågældende felt på tilbudslistens forside. 2.1 Egnethedsvurdering og udvælgelse For at kunne deltage i udbuddet og få overdraget en entreprise skal entreprenøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere, at entreprenøren er egnet til at udføre opgaven. Dette sker ved at entreprenøren giver følgende oplysninger sammen med sit tilbud: Personlige forhold Entreprenører på entrepriserne 1 til 14 (lastbiler til salt-/grusspredning) skal anføre Færdselsstyrelsen ID-nummer samt antal Tilladelser til godskørsel på oplysningsbilag for hvert materiel. Entreprenøren skal dokumentere sin optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister, ved at anføre sit CVR-nummer på oplysningsbilag for hvert materiel 3

5 (Vedlagt som bilag 1-3). Udenlandske entreprenører skal anføre tilsvarende oplysninger. Entreprenøren skal vedlægge udfyldt erklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (Vedlagt som bilag 4). Teknisk og/eller faglig formåen Entreprenøren skal vedlægge dokumentation for materiellets egnethed til den tilbudte opgave (Ved udfyldt oplysningsbilag for hvert materiel), herunder at lastbil er forsynet med mindst EURO-3 motor eller bedre. Dokumentation for personalets uddannelse og erfaring (ved udfyldt oplysningsbilag for hvert materiel). Personalet skal opfylde de uddannelseskrav, der fremgår af Vilkår pkt Tildeling Tildelingskriteriet er laveste pris. Rebild kommune vil således vælge de tilbud der set under ét for alle entrepriser udgør den laveste pris for ordregiver. Idet der kan afgives tilbud på flere entrepriser end tilbudsgiverne har kapacitet til, sker tildelingen således: 1. Entrepriser med kun et tilbud. Hvis der kun er et bud på en eller flere entrepriser, tildeles disse entrepriser først under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Tildelingsrækkefølgen er den rækkefølge som entrepriserne er oplistet i disse betingelser. Tilbud med lastbiler, kombikørsel på klasse 1 veje tildeles således først. 2. Entrepriser med flere tilbud. Entrepriserne tildeles efterfølgende i den rækkefølge, hvor prisforskellen mellem lavest bud og næstlavest bud er størst, igen under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. Tildelingsrækkefølgen er den rækkefølge som entrepriserne er oplistet i disse betingelser. Tilbud med lastbiler, kombikørsel på klasse 1 veje tildeles således først. Ved enslydende priser er tildelingsrækkefølgen som entrepriserne er oplistet i disse. Resultat af tildelingen. Hvor der er flere bud på samme entreprise, tildeles entreprisen således ikke i alle tilfælde, tilbuddet med den laveste pris. 4

6 Ved ovennævnte metode vælges den kombination, der samlet set giver den laveste pris sum for alle entrepriserne for Rebild kommune med hensyntagen til den tilbudte kapacitet og den nævnte tildelingsrækkefølge. Rebild Kommunes vurdering og behandling af indkomne tilbud påregnes gennemført således, at tilbudsgiverne senest 21. august 2015 vil modtage orientering om tilbuddet kan accepteres eller ikke. 2.3 Alternative tilbud og øvrige krav Alternative tilbud modtages ikke. Generelle krav til materiel, udkaldstid og uddannelse er anført i Vilkår. Specielle krav er supplerende anført i tilbudslisten. Tilbud der ikke opfylder kravene som anført i Vilkår og specielle krav som anført på tilbudslisterne (TBL) vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Tilbudsgiver skal udføre den udbudte opgave selv. Der kan således ikke anvendes underentreprenører. Tilbud med øvrige maskintyper (gummiged, rendegraver etc.) hvor der på tilbudslisten er anført tilbud med traktor til snerydning på kørebane, vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Dokumentation for, at entreprenøren kan påbegynde saltning eller snerydning senest 45 min. efter udkald. Dokumentationen kan består i, at entreprenør oplyser personalets korteste køreafstand (køretid) fra hjem til et punkt på den pågældende rute. Samtidig skal entreprenøren oplyse, hvor lastbilen, traktoren eller saltsprederen er placeret (eksempelvis om materiellet er placeret ved personalets hjem eller hos entreprenøren.) Det er et krav, at personalets samlet må køre maksimalt 30 km fra hjem/opholdssted til ruten. Rebild Kommune er efter udbudsreglerne berettigede til at afvise tilbud med forbehold og er forpligtede til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor væsentlige elementer i udbudsmaterialet. Forbehold, der ikke er væsentlige, skal prissættes, og kan der ikke ske prissætning af forbeholdet på forsvarlig vis, er Rebild Kommune forpligtet til at afvise tilbuddet. Tilbudsgiverne bør derfor undgå at tage forbehold overfor udbudsmaterialet. Rebild Kommune ønsker, med henvisning til ILO-konvention nr. 94 vedrørende løn- og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren af de udbudte ydelser. Den vindende tilbudsgiver skal derfor påtage sig følgende arbejdsklausul. Entreprenøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte som entreprenøren beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn og ansættelses- 5

7 forhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Rebild Kommune kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Entreprenøren skal, efter skriftligt påkrav, fremskaffe relevant dokumentation fra egne arbejdstagere. Dokumentationen skal være Rebild Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Relevant dokumentation kan f.eks. være lønsedler, lønregnskab, ansættelseskontrakter eller ansættelsesbeviser. Entreprenøren skal endvidere på kommunens opfordring dokumentere at denne er registreret i relevante registre som fx Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) og E-indkomst registeret. 2.4 Kontrolbud Der afgives ikke kontrolbud. 2.5 Tilbudsfasen Al henvendelse vedr. dette tilbud skal rettes til følgende adresse: Rebild Kommune Center Plan, Byg og Vej Hobrovej Støvring Dorte Munk Nielsen dmmn@rebild.dk Seneste frist for modtagelse af spørgsmål om tilbud på udførelse af vintervedligeholdelse i Rebild Kommune er onsdag den 10. august 2015, kl Spørgsmål modtages kun på . Der holdes ferie i uge 28, 29 og 30, og man vil derfor ikke kunne få svar på spørgsmål i denne periode. De stillede spørgsmål og svar kan ses på Rebild Kommunes hjemmeside hurtigst muligt efter modtagelse og besvares senest den. 11. august Det forudsættes, at de bydende inden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på stedet for arbejdets udførelse. 6

8 2.6 Tilbudsafgivelse Tilbudsgiverne skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudssamlelisten og de underliggende tilbudslister for hver entreprise, der ønskes afgivet tilbud på. Tilbudsgiver skal vedlægge et oplysningsskema for hver lastbil, traktor eller gummiged, der afgives tilbud for, samt erklæring om ubetalt forfalden gæld. Alle tilbudslister og oplysningsskemaer skal være udfyldt i deres helhed. Tilbudslisterne udleveres på regneark. Rebild kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer inkl. bilag i en lukket rød kuvert, som kan rekvireres hos Dorte Munk Nielsen, , mail: dmmn@rebild.dk. Den røde kuvert skal tydeligt være markeret med Tilbud på Vintertjeneste 2015 og påført afsender og telefonnummer. Alle bilag skal mærkes med firmanavn. Det modtages ikke telefax eller elektronisk afgivne tilbud. Tilbuddet SKAL ENTEN afleveres personligt i receptionen på rådhuset i Støvring senest mandag den 17. august 2015 kl ELLER afleveres i byrådssalen i Støvring, mandag den 17. august 2015, mellem og Tilbud, der ikke er Rebild Kommune i hænde rettidigt, vil ikke komme i betragtning. Licitationen afholdes mandag den 17. august 2015 kl i Byrådssalen, Hobrovej 110, 9530 Støvring, hvor tilbuddene åbnes under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, der måtte være til stede. Kun tilbudssummen og eventuelle forbehold læses op. Tilbudsgiveren skal ved afgivelse af tilbud anføre nr. og dato på de, på Rebild Kommunes hjemmeside, offentliggjorte rettelsesblade. Vedståelsesfristen er 50 kalenderdage fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne skal udfylde hele tilbudslisten og vedlægge alle ønskede bilag. Tilbuddene er bindende efter ovenstående angivne tidspunkt for tilbudsafgivelse og kan ikke forlanges tilbageleveret hverken i åbent eller uåbent stand. Såfremt der ikke modtages et tilstrækkeligt antal tilbud til at sikre konkurrence eller prisen for den enkelte entreprise anses for urimelig høj, forbeholder Rebild kommune sig ret til at lade én eller flere af de udbudte entrepriser udgå. 7

9 3. GRUNDLAG FOR ENTREPRENØRENS TILBUD OG ARBEJDETS UDFØRELSE Disse betingelser med tilhørende Vilkår samt tilbuds- og afregningsgrundlag er supplerende betingelser og vilkår til Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed, AB Fast pris og dennes betaling Arbejdet er udbudt til fast pris og tid, med en fastprisperiode til 1. oktober Principperne for prisregulering fremgår af Tilbuds- og afregningsgrundlaget. Principper for afregning fremgår ligeledes af Tilbuds- og afregningsgrundlaget. 3.2 Dokumenter For tilbudsafgivelse på vintertjenesten gælder i den angivne rækkefølge: a) Eventuelle rettelsesblade udsendt via Rebild Kommunes hjemmeside. b) Tilbudslisten med tilhørende bilag c) Oplysningsskema om entreprenørens materiel og chauffører. d) Nærværende betingelser. e) Vilkår Vintertjeneste med lastbil, traktor og gummiged f) Instruks for lastbil, traktor og gummiged g) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG for Vintertjeneste med lastbil og traktor) h) Rutekort samt rutelængder i) Almindelige betingelser for arbejder og leverancer i bygge- og anlægsvirksomhed, Boligministeriet, december 1992 (AB 92) j) Vejregler for afmærkning af vejarbejder m.m. Vejregelrådet, oktober fTillidsmandssystemer%2fVejregler%2fAnlaegsplanlaegning%2fFaerds elsregulering%2fvejarbejder%2f&docid=vd-anlaeg-afmaerkning full 3.3 Tider og tidsfrister Entrepriserne kan påregnes overdraget senest den 15. september 2015, med en kontraktperiode fra den 15. oktober 2015 til den 15. april Rebild kommune har ret til at forlænge kontrakten med indtil 2 x 1 år. Evt. forlængelse vil blive meddelt entreprenøren senest 1. juni i året for kontraktens udløb. Arbejdet gennemføres indenfor beredskabsperioden, der som udgangspunkt strækker sig fra 15. oktober til 15. april det efterfølgende år. Rebild Kommune forbeholder sig endvidere ret til at ændre beredskabsperioden fra 6 måneder til 7 måneder 1. oktober til 30. april. 8

10 Entreprenøren skal hvert år inden beredskabsperiodens start have klargjort sit materiel, (prøve)monteret vintermateriellet og fået køretøj med monteret materiel besigtiget og godkendt af Rebild Kommune. Al materiel skal forblive i funktionsdygtig stand til udløb af beredskabsperioden. Første år af entreprisen er der mobilisering umiddelbart efter kontraktindgåelse, hvori entreprenøren skal have besigtiget og klargjort sit materiel og (prøve)monteret Rebild kommunes materiel. Entreprenøren skal senest 15 dage før beredskabsperiodens start have afleveret opdaterede skemaer om materiel og chauffører. Entreprenøren skal møde klar til arbejde, indenfor de tidsfrister der er anført i Vilkår for de enkelte entrepriser. Entreprenøren skal igangsætte arbejdet på standardruten indenfor de i Vilkår anførte tidsfrister. Entreprenøren skal bemande entreprisen således at dette er muligt hver gang jf. Vilkår pkt Bod Ved entreprenørens overskridelse af tidsfrister eller sikkerhedsbestemmelser betales bod pr. køretøj, der ikke overholder tidsfristerne eller bestemmelserne. Der betales bod pr. påbegyndt uge på kr : Ved overskridelse af frist for klargøring og besigtigelse af materiel ved beredskabsperiodens start. Ved undladelse af opretholdelse af materiellet i funktionsdygtig stand i hele beredskabsperioden. Der betales bod pr. påbegyndt uge på kr Ved overskridelser af frist for fremsendelse af skema med oplysninger om personale, materiel m.m. Ved manglende overholdelse af sikkerheden i forbindelse med arbejdets udførelse, herunder de bestemmelser der er angivet under sikkerheds- og betjeningsinstrukser i instruksdelen betales bod på kr. 5000,- Der betales bod for overskridelse af udkaldsfrist pr. gang, baseret på timeprisen for det relevante arbejde: 3-30 min. 1* timepris min. 3* timepris Udover 60 min. 5* timepris Udeblivelse 10* timepris 9

11 Ved udeblivelse kan Rebild kommune udover at opkræve bod lade arbejdet udføre for entreprenørens regning, således at Rebild kommune holdes skadesløs. Gentagen forsinkelse eller udeblivelse behandles som kontraktbrud ligesom gentagne konstaterede mangler ved arbejdets udførelse, jf. Vilkår pkt. 4.2 behandles som kontraktbrud. Det betragtes som udeblivelse såfremt entreprenøren uden at der er meddelt/aftalt med Rebild kommune undlader at stille med det aftalte mandskab og materiel inden for den i Vilkår punkt 3.4 beskrevne udkaldsfrist. Bodskravet bortfalder i de tilfælde, hvor entreprenøren ved omgående meddelelse til vintervagten kan dokumentere at overskridelsen af tidsfristen skyldes usædvanlige udefrakommende forhold, eksempelvis materielnedbrud i form af punktering. 3.5 Regnefejl i entreprenørens tilbud Ved regnefejl i entreprenørens tilbud skal tilbudslistens priser korrigeres på en måde, der kan godkendes af Rebild kommune, således at den rettede tilbudsliste er i overensstemmelse med tilbudslistens sum pr. entreprise. Der kan dog kun rettes i tilbudslisten i det omfang, det er i overensstemmelse med udbudsreglerne. 3.6 Ændringer i opgaven Rebild kommune forbeholder sig ret til at ændre udstrækningen af de enkelte entrepriser. Retningslinier ved ændringer i opgaven fremgår af TAG. 3.7 Overdragelse af rettigheder og forpligtigelser Der accepteres ikke underentreprenører. 3.8 Sikkerhedsstillelse Sikkerhedsstillelsen udgør 10 % af den årlige tilbudssum. Sikkerhedsstillelsen indestår til ansvarsperiodens ophør. Der skal ikke stilles sikkerhed for entrepriser med en årlig tilbudssum på kr og derunder. 3.9 Forsikring Entreprenøren skal i hele kontraktperioden have erhvervsansvarsforsikring til dækning af entreprenørens ansvar. Forsikringen skal være påtegnet, således at denne også dækker skader på ting som forsikrede, har i sin varetægt under bearbejdning eller behandling samt skade som følge at brug af motorredskaber/motorkøretøjer, der ikke er registreringspligtige og dermed ikke er dækket af en lovpligtig ansvarsforsikring. Entreprenørens forsikring skal dække Skader på 3. part ved kørsel med Rebild kommunes materiel samt skader på ordregivers materiel og på eget materiel, som følge af evt. skader ved entreprisens udførelse 10

12 Entreprenørens ansvarsforsikring skal dække op til kr ,- ved personskade og kr ,- ved tingskade pr. forsikringsbegivenhed. Entreprenøren skal varetage al sagsbehandling angående skadesanmeldelse m.v. Entreprenøren skal under hele kontraktperioden have tegnet ansvars- og ulykkesforsikring for sit mandskab. Derudover skal entreprenøren tegne en kaskoforsikring der dækker enhver skade på det af Rebild Kommune udleverede materiel i perioden fra afhentning til aflevering af materiellet. Genanskaffelsesværdien af ordregivers materiel, der skal være omfattet af forsikringen er: Saltspreder kr Lastbilplov kr Ansvar Entreprenøren har ansvaret for at vintermateriellet, sikkerhedsudstyret og afmærkningsmateriellet er monteret forsvarligt og efter gældende regler på køretøjet. Entreprenøren er endvidere ansvarlig for enhver skade, som sker under arbejdets udførelse, samt for eventuelle skader på Rebild kommunes materiel under entreprenørens varetægt, herunder ved opbevaring af Rebild kommunes materiel på egen plads. Entreprenøren er i øvrigt forpligtet til at overholde lovgivningen og alle myndighedskrav, der er gældende for arbejdets udførelse og drift af entreprenørens virksomhed, ligesom det fulde ansvar efter arbejdsmiljøloven for det beskæftigede personale påhviler entreprenøren. Entreprenøren indestår for at modtagne nøgler og andet fortroligt og personligt tilbehør, som anvendes i forbindelse med opgavens løsning, anvendes og opbevares under betryggende forhold. Rebild kommunes eventuelle krav mod entreprenøren vedrørende det udlånte materiel ophører 3 måneder efter entreprisens afslutning, med mindre Rebild kommune inden da har fremsat skriftligt krav mod entreprenøren. Alt materiel m. m. udleveret af Rebild Kommune forbliver Rebild Kommuners ejendom. Rebild Kommunes vintermateriel må kun benyttes i forbindelse med udførelse af vintervedligeholdelsesopgaver for Rebild Kommune Kontraktændringer Rebild Kommune kan i kontraktperioden forlange ændringer i arbejdets udførelse, omfang og leveringstidspunkt udover kontraktens rammer, når ændringen har naturlig sammenhæng med de aftalte ydelser, og det er i overensstemmelse med udbudsreglerne. Dette kan ske på kommunens egen foranledning eller grundet ændringer i lovgrundlag, regler eller regulativer. 11

13 Entreprenøren skal efterkomme sådanne anvisninger. Hvis ændringerne har væsentlig betydning for kontrakten optages der forhandling herom jf. tilbuds- og afregningsgrundlaget Ophævelse ved væsentlige ændringer For de i pkt. 3.11, Kontraktændringer, anførte tilfælde hvor forhandling om kontraktændringer ikke har resulteret i en aftale, har Rebild Kommune ret til at ophæve kontrakten eller dele af denne. Ophævelse af kontrakten på dette grundlag kan tidligst ske med virkning fra 15. oktober