Vintertjeneste Tønder Kommune. Udbudsbrev UDBUDSMATERIALE

Transkript

1 1. UDBUDSMATERIALE for udførelse af vintertjeneste

2 Indholdsfortegnelse Indhold 1. Ordregiver De udbudte ydelser Specifikation af de udbudte entrepriser Ruternes/distrikternes serviceniveau og omfang Yderligere oplysninger om entrepriserne Udbudsmaterialet Regler for Udbudsprocessen Krav til og præmisser for tilbudsgivningen Sprog Konditionsmæssighed og forbehold Modtagelse af tilbud Ikke mulighed for forhandling Ejendomsret til tilbudene Tilbudsgiver Spørgsmål til udbudsmaterialet Afholdelse af orienteringsmøde Alternative tilbud Kontrolbud Virksomhedsoplysninger Tilbudsafgivelse Tilbudsbehandling- og vurdering Kontraktindgåelse og efterfølgende information Tidsplan for udbuddet Tilbudsgyldighed Tilbudsfrist og -adresse Tildelingskriterium

3 1. Ordregiver Ordregiver for nærværende udbud er Tønder kommune, Vej-, Park- og Areal drift, Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster. 2. De udbudte ydelser Udbuddet vedrører kontrakter om udførelse af dele af vintertjenesten i Tønder Kommune for i vintrene 2013/ /2015 og 2015/2016. Der vil være option på, at Tønder Kommune kan forlænge kontrakterne, under bevarelse af de gældende vilkår, med op til to 1-årige perioder ved beslutning henholdsvis senest 1. april 2016 og senest 1. april Udbuddet omfatter 39 entrepriser på snerydning og glatførebekæmpelse på Ca. 300 km serviceniveau A-veje Ca. 520 km serviceniveau B-veje 13 stk. traktorplov snerydnings distrikter serviceniveau D-veje, samt 1 læssevagt 3. Specifikation af de udbudte entrepriser Nedenfor er angivet de ruter som de udbudte ydelser omfatter. Hver rute udgør en entreprise. Ruternes beliggenhed er anført på et oversigtskort for hver enkelt rute/distrikt Ruternes/distrikternes serviceniveau og omfang 7 serviceniveau A-ruter (primærruter) til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner med lastbil samt en reservelastbil. Ruterne er af følgende typer jf. TBL (Tilbudslisten) TA01 TA02 TA03 TA04 TA05 TA06 TA07 TRS (både for A og B-ruter) 3

4 7 serviceniveau A-ruter (primærruter) til snerydning på kørebaner. Ruterne er af følgende typer jf. TBL (Tilbudslisten) TA11P TA12P TA13P TA 14P TA15P TA16P TA17P Ordregiver leverer salt og stiller saltspredere og sneplove inkl. frontplade til rådighed for lastbiler. Entreprenøren skal stille med lastbiler til montering af ordregivers udstyr. 10 serviceniveau B-ruter (sekundærruter) til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner. Hvoraf 7 ruter er med lastbil og 3 ruter med traktor. Ruterne er af følgende typer jf. TBL (Tilbudslisten) TB20 TB21 TB22 TB23 TB24 TB25 TB26 TB27 TB28 TB29 Traktor med spreder + plov (Kombi) Traktor med spreder + plov (Kombi) Traktor med spreder + plov (Kombi) Ordregiver leverer salt og stiller saltspredere og sneplove inkl. frontplade til rådighed for lastbiler. Entreprenøren skal stille med henholdsvis lastbiler med lad eller traktor med vogn til montering af ordregivers udstyr. Endvidere skal traktoren være forsynet med 3 punkts ophæng foran, til montering af ordregivers plov. 4

5 13 serviceniveau D-distrikter til snerydning på kørebaner. Distrikterne er af følgende typer, jf. TBL (Tilbudslisten) TD01P TD02P TD03P TD04P TD05P TD06P TD07P TD08P TD09P TD10P TD11P TD12P TD13P Ordregiver stiller med sneplov. Entreprenøren skal stille med traktor med 3 punkts ophæng foran, til frontmonteret sneplov. 1 Læssevagt (LV) til læsning af salt og grus (ballast) med læssemaskine samt fremstilling af saltlage. Entreprenøren skal stille med gummiged med godkendt vægt Yderligere oplysninger om entrepriserne Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes: 80 udkald til glatførebekæmpelse på serviceniveau A-veje. 25 udkald til glatførebekæmpelse på serviceniveau B-veje. 72 timer ved udkald til snerydning på kørebaner. 25 timer ved udkald til snerydning i distrikter 125 udkald til læsning af salt m.m. Disse tal er afgivet uden forbindende for ordregiver. Vintertjenesten skal kunne udføres på alle tider af døgnet. Udkald til glatførebekæmpelse og snerydning finder fortrinsvis uden for normal arbejdstid. 5

6 Vintertjenesten ledes og koordineres i et samarbejde mellem: Aabenraa Kommune, Sønderborg Kommune, Vejen Kommune, Haderslev Kommune og tønder Kommune. 4. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale der danner grundlag for tilbudsgivningen omfatter, følgende dokumenter: 1. (nærværende skrivelse) 2. Betingelser 3. Vilkår 4. Instruks 5. Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) 6. Tilbudslister (TBL) 7. Rute-/kortplaner 8. Paradigma for entreprisekontrakt 5. Regler for Udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i EU direktiv nr. 2004/18 af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåder ved indgåelse af bl.a. offentlige tjenesteydelseskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle interesserede virksomheder kan rekvirere udbudsmaterialet. Udbuddet er offentliggjort i Supplement S til EU Tidende (TED databasen) samt på Tønder Kommunes hjemmeside www. Toender.dk. 6. Krav til og præmisser for tilbudsgivningen 6.1. Sprog Tilbudet, inklusive evt. bilag, skal være på dansk Konditionsmæssighed og forbehold Tilbud, der indeholder forbehold eller i øvrigt ikke opfylder de i udbudsmaterialet opstillede specifikationer og krav, risikerer at blive afvist som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, herunder branchemæssige forbehold, skal fremgå af et særskilt bilag, der vedlægges tilbudet. Forhold i udbudsmaterialet der ikke er omtalt i tilbudet, vil blive betragtet som accepteret af tilbudsgiver Modtagelse af tilbud Der vil ikke være offentlighed omkring åbning af tilbudene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen. Tilbudsgiver kan, efter udløbet af tilbudsfristen, rekvirere en fortegnelse over hvem der rettidigt har afgivet tilbud. 6

7 6.4. Ikke mulighed for forhandling De indkomne tilbud vil ikke kunne forhandles efterfølgende jf. reglerne i Udbudsdirektivet. Tilbudene vil alene blive vurderet ud fra det i tilbudet anførte og i relation til udbudsmaterialet. Hvis Tønder Kommune har behov for præcisering af afgivne tilbud eller ønsker supplerende informationer i relation hertil, vil tilbudsgiver blive kontakter med henblik på at afgive de supplerende informationer. Kommunen sikrer i den forbindelse, at Udbudsdirektivets principper om gennemsigtighed og ligebehandling bliver efterlevet. Der kan ikke efterfølgende ske ændringer i tilbudet, der på nogen måde ændrer de oprindeligt tilbudte økonomiske vilkår. Tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således at kontrakterne i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og kommunen. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbudsgivers tilbud er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcist i enhver henseende. Det er alene tilbudsgivers ansvar at tilbudet er afgivet i nøje overensstemmelse med de i udbudsmaterialet anførte krav og specifikationer Ejendomsret til tilbudene Det fremsendte tilbud, inklusive evt. bilag og anden dokumentation, betragtes som Tønder Kommunes ejendom og vil ikke blive tilbageleveret. Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud og ved evt. kontraktindgåelse er kommunen uvedkommende Tilbudsgiver Det er den virksomhed, som afgiver tilbudet som vil være den juridisk ansvarlige virksomhed, uanset om der anvendes underleverandører til opgaven, og som herefter benævnes tilbudsgiver og som i givet fald vil være Tønder Kommunes kontraktpart Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der måtte være forhold i udbudsmaterialet, som ønskes yderligere belyst inden tilbudsgivningen, skal spørgsmålene fremsendes til Tage Riis pr. [email protected] med emnet Spørgsmål udbud. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form løbende blive lagt på Tønder Kommunes hjemmeside Spørgsmål modtaget senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb den 4. juni 2013, dvs. efter den 28. maj 2013, vil ikke blive besvaret Afholdelse af orienteringsmøde Der afholdes orienteringsmøde om udbuddet hos Tønder Kommune, Teknik og Miljø, Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster, torsdag, den 23. maj 2013, kl

8 Af hensyn til den praktiske planlægning bedes der ske tilmelding til informationsmødet senest tirsdag den 21. maj Tilmelding sendes pr. til Referat fra informationsmødet vil blive offentliggjort på Alternative tilbud Ordregiver modtager ikke alternative tilbud Kontrolbud Kommunen vil afgive kontrolbud Virksomhedsoplysninger For at kunne få overdraget en entreprise skal entreprenøren i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin ret til at udføre erhvervet, sin økonomiske og finansielle formåen samt sin tekniske formåen ved: (Retten til at udføre erhvervet) at anfører Færdselsstyrelsens ID-nummer samt antal Tilladelser til godskørsel på oplysningsbilag for hvert materiel (Skema 1.1). (Dette gælder alene for entrepriser omfattende lastvogne til saltspredning og bortkørsel af sne). ID-nummeret skal anføres for såvel hovedentreprenør som evt. underentreprenører. at dokumentere sin optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister, ved at anføre sit CVR-nummer på oplysningsbilag for hvert materiel henholdsvis på (Skema Skema 1.2 og Skema 1.3). (Økonomisk og finansiel formåen) Udfyldt erklæring om omfang af ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Tro og love erklæring findes i 6.Tilbudslisten. (Teknisk og/eller faglig formåen) Dokumentation for materiellets egnethed til den tilbudte opgave (ved udfyldt oplysningsbilag for hvert materiel) (TBL), herunder om lastbil og traktor kan overholde minimum miljøkravene henholdsvis EURO 2 og Tier/Stage 1. (Skema 1.1, Skema 1.2 og skema 1.3)i afsnit 3. Vilkår eller 6. Tilbudslisten). Generelle krav til materiel og udkalds tider er anført i "3. Vilkår" Tilbudsafgivelse Der kan afgives tilbud på én eller flere af nedenstående entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister samt tilbudssamlelisten skal benyttes. Klasse A veje primærruter: 8 stk. entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner inkl. reserve. Tilbudslisterne TA01-TA07 og TRS. 8

9 Klasse A veje primærruter: 7 stk. entrepriser til snerydning på kørebaner. Tilbudslisterne TA11P TA17P. Klasse B veje sekundærruter: 7 stk. entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner med lastbil. Tilbudslisterne TA 20-TA26. 3 stk. entrepriser til glatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner med traktor og vogn. Tilbudslisterne TA 27-TA 29. Klasse D veje Distrikter: 13 stk. entrepriser til snerydning på kørebaner. Tilbudslisterne TD01P-TD13P. Hver entreprise omfatter: 1 traktor til kørsel med sneplov. Læssevagt: 1 stk. entreprise læsning af salt og fremstilling af saltlage. Tilbudsliste læssevagt. Tilbudsgiver skal i sit tilbud anføre omfang af mandskab og materiel, der tilbydes til løsning af opgaven indenfor den fastsatte tid. (Skema 1.1 Lastbiler, Skema 1.2 traktor samt Skema 1.3 læssemaskine afsnit 3. Vilkår findes også i 6. Tilbudslisten på de sidste ark). De i tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) henholdsvis skema 1.1, Skema 1.2 eller skema 1.3 samt tro og love erklæring skal være udfyldt og vedlagt tilbuddet. Såfremt dette ikke er tilfældet betragtes tilbuddet ukonditionsmæssigt. Såfremt tilbudsgiveren afgiver tilbud på flere entrepriser end han ønsker overdraget, skal det på tilbudssamlelisten anføres det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget. Det forudsættes, at tilbudsgiverne inden tilbud afgives har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene for arbejdets udførelse Tilbudsbehandling- og vurdering Tilbudsbehandlingen vil ske i 2 faser. Fase 1 er dels en vurdering af tilbuddets konditionsmæssighed (overholdelse af formalia, herunder opfyldelse af krav til tilbudsindhold) og dels en vurdering af tilbudsgivers egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger jf. punkt Tilbudsgivere hvis tilbud er konditionsmæssige og som bedømmes som egnede ud fra de afgivne oplysninger, vil herefter indgå i fase 2. I fase 2 vil tilbudene alene blive vurderet ud fra det i punkt 7. angivne tildelingskriterium, som er laveste pris. 9

10 6.14. Kontraktindgåelse og efterfølgende information Umiddelbart efter Tønder Kommunes beslutning om valg af leverandører til de respektive udbudte entrepriser, vil alle tilbudsgivere modtage skriftlig meddelelse pr. om resultatet af tilbudsvurderingen. Kontrakterne med de valgte leverandører vil blive indgået efter udløbet af en stand still periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra datoen efter forannævnte meddelelse. Grundlaget for de respektive entreprisekontrakter vil være det med udbudsmaterialet vedlagte Paradigma for entreprisekontrakt. Tønder kommune anser ikke udbuddet for afsluttet før end samtlige kontrakter er underskrevne af parterne Tidsplan for udbuddet Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående tidsplan: 12. april 2013 Udbudsbekendtgørelsen er sendt til EU Tidende til offentliggørelse 18. april 2013 Udbudsmaterialet er lagt på Tønder Kommunes hjemmeside og kan downloades 23. maj 2013 Orienteringsmøde kl på Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster 28. maj 2013 Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet udløber kl juni 2013 Frist for tilbudsgivning udløber kl juni 2013 Valg af leverandører forventes besluttet og meddelt tilbudsgiverne og stand still perioden træder i kraft. 25. juni 2013 Stand still perioden udløber og kontraktindgåelserne kan iværksættes. 01. juli 2013 Kontrakterne forventes indgåede Tilbudsgyldighed Tilbudet skal være bindende for tilbudsgiver til minimum den 5. august Tilbudsfrist og -adresse Tilbud fremsendes eller afleveres til Tønder Kommune, senest tirsdag d. 4. juni 2013, kl med emnet: Tilbud Vintertjeneste , 10

11 på følgende adresse: Tønder Kommune Vej, Park og Arealdrift Rådhusstræde 2, 6240 Løgumkloster Att.: Tage Riis Såfremt tilbuddet sendes med posten, skal det være i en rød kuvert for at bydende kan være sikker på, at tilbuddet kommer uåbnet frem. Kuvert mærkes "Vintertjeneste , Tønder Kommune" og påføres tydelig afsender og telefonnummer. Der vil være mulighed for, at få udleveret en rød kuvert i forbindelse med orienteringsmødet. 7. Tildelingskriterium Tønder Kommune vil tildele kontrakterne til de tilbud, der giver den for Tønder Kommune laveste samlede pris