Vejledning til annonceringspligten efter tilbudslovens

Vejledning til annonceringspligten efter tilbudslovens afsnit ll

SIDE 2 KAPITEL 1 HVILKE ORDREGIVERE ER OMFATTET AF TILBUDSLOVENS AFSNIT II? Vejledning til annonceringspligten efter tilbudslovens afsnit ll Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen Carl Jacobsens Vej 35 2500 Valby Tlf. + 45 41 71 50 00 E-mail: kfst@kfst.dk Online ISBN 978-87-7029-578-9 Vejledningen er udarbejdet af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Juli 2014 (3. udgave)

SIDE 3 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Indledning Ordregivende myndigheder skal ved tildeling af kontrakter om indkøb af varer og A-tjenesteydelser, der har en værdi over 500.000 kr., men er under udbudsdirektivets tærskelværdier, udbyde kontrakten i overensstemmelse med de nationale udbudsregler i tilbudslovens afsnit II. Tilbudslovens regler indebærer overordnet set en pligt til for ordregiver på udbud.dk at annoncere udbud af kontrakter, som ordregiver ønsker at indgå med eksterne leverandører. Reglerne i tilbudslovens afsnit II er et supplement til udbudsdirektivets regler, og reglerne finder således kun anvendelse på kontrakter, som ikke er omfattet af udbudsdirektivet. Formålet med reglerne i tilbudslovens afsnit II er at skabe gennemsigtighed om de offentlige kontrakter, således at flere leverandører får mulighed for at byde på kontrakten. Dette skal bidrage til at sikre en mere effektiv konkurrence om de offentlige kontrakter, og at ordregiver opnår bedre og billigere tilbud. Loven indeholder samtidig ingen detaljerede procedureregler. Det er derimod i vid udstrækning overladt til ordregiver selv at bestemme proceduren for gennemførelsen af et udbud efter tilbudslovens afsnit II. Et udbud efter tilbudslovens afsnit II vil derved ofte være mindre ressourcekrævende for både ordregivere og leverandører at gennemføre end et udbud efter udbudsdirektivet. I denne vejledning gives et overblik over reglerne i tilbudslovens afsnit II. Vejledningen indeholder bl.a. en beskrivelse af lovens anvendelsesområde, procedurereglerne og annonceringspligten. Desuden behandles håndhævelsesreglerne kort.

SIDE 4 KAPITEL 1 HVILKE ORDREGIVERE ER OMFATTET AF TILBUDSLOVENS AFSNIT II? Indhold Kapitel 1 Hvilke ordregivere er omfattet af tilbudslovens afsnit II?... 6 1.1 Ordregivere omfattet af udbudsdirektivet... 6 1.2 Ordregivere på forsyningsområdet... 6 Kapitel 2 Hvilke kontrakter er omfattet af tilbudslovens afsnit II?... 7 2.1 Varer og bilag II A-tjenesteydelser... 7 2.2 Tærskelværdier... 7 2.3 Beregning af kontraktværdi... 8 Kapitel 3 Hvilke kontrakter er undtaget fra tilbudslovens afsnit II?... 10 Kapitel 4 Hvilke udbudsregler gælder for udbud af kontrakter omfattet af tilbudslovens afsnit II?... 13 4.1 Procedureregler efter tilbudslovens afsnit II... 13 4.2 EUF-traktaten og principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet... 13 Kapitel 5 Hvilke krav stilles til annoncens indhold?... 15 5.1 Beskrivelse af opgaven... 15 5.2 Kontaktoplysninger... 16 5.3 Ansøgnings- og tilbudsfrister... 16 5.4 Adresse for modtagelse af ansøgninger og tilbud... 16 5.5 Udformning af tildelingskriterium... 16 Kapitel 6 Hvor skal annoncen offentliggøres?... 18 Kapitel 7 Hvilke procedureformer kan ordregiver anvende?... 19 Kapitel 8 Hvilke regler gælder for tilbudsgivernes egnethed og udelukkelse af tilbudsgiverne?... 20 8.1 Mindstekrav til egnethed... 20 8.2 Udelukkelsesgrunde... 20

SIDE 5 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Kapitel 9 Hvilke regler gælder for kontrakttildeling og underretning af tilbudsgiverne?... 21 9.1 Tildeling af kontrakt... 21 9.2 Underretning af tilbudsgivere... 21 9.3 Stand still-periode... 22 Kapitel 10 Hvilke håndhævelsesregler gælder?... 23 Kapitel 11 Hvor kan du finde yderligere information?... 25

SIDE 6 KAPITEL 1 HVILKE ORDREGIVERE ER OMFATTET AF TILBUDSLOVENS AFSNIT II? Kapitel 1 Hvilke ordregivere er omfattet af tilbudslovens afsnit II? 1.1 Ordregivere omfattet af udbudsdirektivet Tilbudslovens afsnit II gælder for statslige, regionale og kommunale myndigheder samt de såkaldte offentligretlige organer, jf. tilbudslovens 15 a, stk. 2. Tilbudslovens afsnit II omfatter dermed de samme ordregivende myndigheder, som er omfattet af udbudsdirektivet (direktiv nr. 2004/18/EF). Mens statslige, regionale og kommunale myndigheder er velkendte begreber, er offentligretlige organer et særligt begreb, der anvendes i udbudsretlig sammenhæng. Boks 1.1 Offentlige organer Om der er tale om et offentligretligt organ, afhænger af følgende: 1. Er der tale om en juridisk person? 2. Er den juridiske person oprettet særligt med henblik på at imødekomme almenhedens behov, dog ikke behov af industriel eller kommerciel karakter? 3. Er den juridiske person kontrolleret af det offentlige? Kontrollen kan bestå i, at den overvejende del af driften finansieres ved offentlig støtte, at driften er underlagt offentlig kontrol, eller at flertallet i bestyrelsen, tilsynsorganet eller lignende er udpeget af det offentlige. Eksempler på offentligretlige organer er: Danmarks Radio, Danmarks Nationalbank, Statens og Kommunernes Indkøbsservice samt de almene boligorganisationer. 1.2 Ordregivere på forsyningsområdet Reglerne i tilbudslovens afsnit II finder ikke anvendelse på kontrakter, der indgås til brug for forsyningsvirksomhed, som defineret i forsyningsvirksomhedsdirektivet artikel 3-7 (direktiv nr. 2004/17/EF), jf. tilbudslovens 15 a, stk. 2, 2. pkt. Kontrakter, der indgås af ordregivende myndigheder på forsyningsvirksomhedsområdet, og som har en kontraktværdi under tærskelværdien i forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal derfor ikke udbydes efter reglerne i tilbudslovens afsnit II. Derimod er ordregiver underlagt EUF-traktatens regler og principper, såfremt kontrakten vurderes at have en klar grænseoverskridende interesse. Heraf følger bl.a. en forpligtelse til at sikre en passende grad af offentlighed forud for kontraktindgåelse.

SIDE 7 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Kapitel 2 Hvilke kontrakter er omfattet af tilbudslovens afsnit II? 2.1 Varer og bilag II A-tjenesteydelser Tilbudslovens afsnit II gælder for indkøb af varer og bilag II A-tjenesteydelser, jf. lovens 15 a, stk. 1. Ved vareindkøbskontrakter forstås kontrakter om køb, leasing og leje med eller uden forkøbsret af varer som defineret i udbudsdirektivet. Tjenesteydelser er i udbudsdirektivet delt op i de såkaldte bilag II A- og bilag II B-tjenesteydelser. Kun bilag II A-tjenesteydelser er omfattet af tilbudslovens afsnit II. Tilbudslovens afsnit II gælder derimod ikke for indkøb af bilag II B-tjenesteydelser, jf. LOV nr. 1234 af 18. december 2012 1. Kontrakter om indkøb af bilag II B-tjenesteydelser vil derfor alene være underlagt EUF-traktatens regler og principper, herunder principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, og kun i det omfang kontrakterne vurderes at have en klar grænseoverskridende interesse. Boks 2.1 Bilag II A- og bilag II B-ydelser Bilag II A-ydelser omfatter blandt andet: Vedligeholdelse og reparation, land- og lufttransport, teletjenester, finansielle tjenesteydelser, regnskabs- og revisionsydelser, it-ydelser, konsulent-, arkitekt- og ingeniørydelser, reklamevirksomhed, trykkerivirksomhed og affaldsbortskaffelse. Bilag II B-ydelser omfatter blandt andet: Jernbane- og søtransport, hotel- og restaurationsvirksomhed, sundheds- og socialydelser, juridiske ydelser, undervisning og kultur. En komplet liste over bilag II A- og bilag II B-tjenesteydelser findes i CPV-koderne, som du kan finde på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. 2.2 Tærskelværdier Tilbudslovens afsnit II gælder for kontrakter om varer og bilag II A-tjenesteydelser, hvis samlede anslåede kontraktværdi eksklusiv moms overstiger 500.000 kr., men er under den aktuelle tærskelværdi i udbudsdirektivet. Tabel 2.1 EU s tærskelværdier (2012 og 2013): Statslige myndigheder Kommunale/regionale myndigheder og offentligretlige organer Bilag II A-tjenesteydelser + varer 968.383 kr. 1.489.820 kr.

SIDE 8 KAPITEL 2 HVILKE KONTRAKTER ER OMFATTET AF TILBUDSLOVENS AFSNIT II? Du kan finde de aktuelle tærskelværdier på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside. For kontrakter om indkøb af varer og tjenesteydelser, der har en kontraktværdi under 500.000, gælder reglerne i tilbudslovens afsnit II derimod ikke. På disse kontraker finder alene EUF-traktatens regler og principper, herunder ligebehandlings-, gennemsigtigheds- og proportionalitetsprincippet, anvendelse, og kun såfremt kontrakterne vurderes at have en klar grænseoverskridende interesse. 2.3 Beregning af kontraktværdi Den anslåede kontraktværdi beregnes efter de samme regler, som gælder ved EU-udbud, og fastlægges eksklusiv moms. Ordregiver skal ved beregning af den anslåede kontraktværdi anvende sit bedste skøn. Har ordregiver ikke tilstrækkeligt grundlag for selv at foretage et skøn, må ordregiver eventuelt opsøge markedet for at få mere viden om den udbudte ydelse. Du kan læse mere om ordregivers adgang til at have dialog med markedet i Udbudsrådets vejledning Dialog ved udbud hvad er muligt?. Af udbudsdirektivets artikel 9, stk. 1, følger, at kontraktværdien som udgangspunkt skal beregnes ud fra den samlede værdi i hele kontraktens løbetid. Det indebærer, at alle optioner og muligheder for forlængelse af kontrakten skal regnes med i den samlede kontraktværdi. Boks 2.2 Eksempel fra Klagenævnet for Udbud I Klagenævnet for Udbuds kendelse af 5. oktober 2009, Akso Nobels Industrial Chemicals B.V mod Tønder Kommune, havde indklagede udbudt en kontrakt om indkøb af vejsalt til glatførebekæmpelse efter tilbudsloven. Kontraktværdien blev beregnet på baggrund af det forventede indkøb og blev anslået til at være lidt under tærskelværdien for EU-udbud. I udbudsmaterialet havde indklagede forbeholdt sig ret til at kunne indkøbe +100 %/-50 % af den angivne mængde. Klagenævnet udtalte i sagen, at ordregiver ved beregning af kontraktværdien skulle have taget højde for optionen på indkøb af 100 % mere vejsalt, hvorved kontraktværdien oversteg EU s tærskelværdi. Ordregiver kan ikke undgå at skulle følge reglerne i tilbudslovens afsnit II ved at opdele en kontrakt, der overstiger 500.000 kr., i en række delkontrakter, der hver er under 500.000 kr. Det følger således af udbudsdirektivets artikel 9, stk. 3, at et projekt til indkøb af en vis mængde varer eller tjenesteydelser ikke må opdeles med henblik på at udelukke det fra konkurrence. Desuden fastlægger udbudsdirektivets artikel 9, stk. 5, at når et påtænkt indkøb af tjenesteydelser kan opdeles på en række delkontrakter, der indgås samtidig, eller når et projekt, der tager sigte på at anskaffe ensartede varer, kan give anledning til opdeling på en række delkontrakter, der indgås samtidig, skal værdien af delkontrakterne lægges sammen ved beregning af kontraktværdien. Boks 2.3 Eksempel på sammenlægning af delkontrakter En kommune ønsker at indgå fire kontrakter om snerydning, der hver omfatter en særskilt vejstrækning i kommunen. Kontrakterne har hver en kontraktværdi på 200.000 kr. Kommunen vil i en sådan situation skulle lægge den samlede værdi af de fire kontrakter til grund for beregning af kontraktværdien. Kontraktværdien overstiger derved 500.000 kr. og skal derfor udbydes efter reglerne i tilbudslovens afsnit II. At ordregiver skal lægge sammenhængende kontrakter sammen ved beregning af den samlede anslåede kontraktværdi, er dog ikke til hinder for, at ordregiver udbyder en kontrakt i flere mindre delaftaler, så også små virksomheder får mulighed for at byde ind på kontrakten. Ordregiver skal blot være opmærksom på, at reglerne i tilbudslovens afsnit II gælder, hvis delkontrakterne tilsammen overstiger 500.000 kr. og er under udbudsdirektivets tærskelværdier.

SIDE 9 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Vil du vide mere om beregning af kontraktværdier, kan du finde hjælp i pjecen Offentlige indkøb af varer og tjenesteydelser fakta om tærskelværdier og kontraktberegning, som du finder på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

SIDE 10 KAPITEL 3 HVILKE KONTRAKTER ER UNDTAGET FRA TILBUDSLOVENS AFSNIT II? Kapitel 3 Hvilke kontrakter er undtaget fra tilbudslovens afsnit II? Reglerne i tilbudslovens afsnit II er et supplement til reglerne i EU s udbudsdirektiv. De kontrakter, der er undtaget fra udbudsdirektivets regler, er derfor også undtaget fra tilbudslovens afsnit II, selvom kontraktværdien overstiger 500.000 kr. Der findes fem kategorier af kontrakter, hvor tilbudslovens afsnit II ikke gælder: 1. Direktivmæssigt undtagne kontrakter ( 15 a, stk. 3). 2. Delkontrakter ( 15 a, stk. 3). 3. Kontrakter, der kan indgås efter udbud med forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse ( 15 c, stk. 2). 4. Fortrolige kontrakter ( 15 c, stk. 3). 5. Kontrakter, der indgås på basis af en allerede etableret rammeaftale. Ad 1. Direktivmæssigt undtagne kontrakter Visse kontrakter er efter udbudsdirektivet undtaget udbudspligten, jf. udbudsdirektivets afsnit II, kapitel II, afdeling 3. Disse typer af kontrakter er på grund af deres karakter ikke fundet egnet til at blive indgået i forlængelse af en udbudsprocedure. Af samme årsag er de undtaget tilbudslovens afsnit II. Boks 3.1 Direktivmæssigt undtagne kontrakter Direktivmæssigt undtagne kontrakter omfatter kontrakter:» om forsyningsvirksomhed» om telenet og teletjenester» der er erklæret hemmelige, der er ledsaget af særlige sikkerhedsforanstaltninger eller når beskyttelsen af væsentlige interesser kræver en sådan undtagelse, fx kontrakter til militære eller efterretningsmæssige formål» der indgås i henhold til internationale regler» om erhvervelse eller leje af jord, fast ejendom eller bygninger» om radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling eller produktion af programmateriale.» om voldgift og mæglingsydelser» om finansielle tjenesteydelser vedrørende emission, køb, salg og overførsel af værdipapirer mv.» om arbejdsaftaler» om forskning og udvikling, dog kun når visse betingelser er opfyldt» angående koncessioner om tjenesteydelser» om eksklusive rettigheder tildelt andre ordregivende myndigheder Ad 2. Delkontrakter Når et påtænkt indkøb af tjenesteydelser kan opdeles på en række delkontrakter, der indgås samtidig, eller når et projekt, der tager sigte på at anskaffe ensartede varer, kan give anledning til opdeling på en række delkontrakter, der indgås samtidig, skal værdien af delkontrakterne lægges sammen ved beregning af kontraktværdien, jf. udbudsdirektivets artikel 9, stk. 5, litra a og b. Et eksempel herpå kan ses i boks 2.3. Hvor den samlede kontraktværdi af delkontrakterne overstiger tærskelværdien i udbudsdirektivet, skal hver enkelt delkontrakt som udgangspunkt udbydes efter udbudsdirektivet. En eller flere delkontrakter kan dog undtages fra udbud, når følgende betingelser er opfyldt:

SIDE 11 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL» den anslåede værdi af den enkelte delkontrakt ikke overstiger EU-tærskelværdien for delkontrakter på 595.928 kr. (2012/2013), og» den samlede værdi af alle delkontrakter ikke overstiger 20 % af den totale værdi af kontrakten. Efter tilbudslovens 15 a, stk. 3, kan delkontrakter, der kan undtages fra udbud efter udbudsdirektivet, ligeledes undtages fra udbud efter tilbudslovens afsnit II. Det betyder i praksis, at selvom en delkontrakt, der kan undtages fra udbud efter udbudsdirektivet, overstiger 500.000 kr., skal kontrakten ikke udbydes efter reglerne i tilbudslovens afsnit II. Ad 3. Kontrakter, der kan indgås efter udbud med forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse Kontrakter, der kan indgås efter procedureformen udbud med forhandling uden forudgående udbudsbekendtgørelse, jf. udbudsdirektivets artikel 31, er undtaget tilbudslovens afsnit II. Indgåelse af disse kontrakter er derved ikke underlagt strengere regler, end hvad der gælder efter udbudsdirektivet, og skal derfor ikke annonceres forud for indgåelse af kontrakt. Boks 3.2 Kontrakter omfattet af udbudsdirektivets artikel 31 En kontrakt er omfattet af udbudsdirektivets artikel 31 og derved undtaget tilbudslovens afsnit II hvis:» der i forbindelse med et udbud om samme kontrakt ikke er afgivet tilbud, ikke er afgivet egnet tilbud eller ikke er modtaget ansøgninger om deltagelse. Undtagelsen forudsætter dog, at der ikke ændres væsentligt i de oprindelige aftalevilkår» kontrakten af tekniske, kunstneriske eller immaterielle årsager kun kan tildeles én bestemt leverandør» det er strengt nødvendigt, og der foreligger tvingende grunde, der ikke kan tilskrives ordregiver eller ikke kunne forudsiges af denne, som umuliggør en forudgående annoncering» en vareindkøbskontrakt angår varer, der alene er fremstillet med henblik på forskning eller forsøg, og hvor der ikke er tale om serieproducerede varer» en vareindkøbskontrakt angår supplerende leveringer fra den oprindelige leverandør til delvis fornyelse af sædvanlige leveringer, og hvis et skifte af leverandør ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder. Undtagelsen gælder dog ikke, hvis kontraktens løbetid overstiger 3 år» en vareindkøbskontrakt angår køb af varer på en varebørs» en vareindkøbskontakt indgås på særlige fordelagtige vilkår, fx med en leverandør, der ophører med sin virksomhed, eller med en leverandør, der er under konkursbehandling» en tjenesteydelseskontrakt indgås som et led i en projektkonkurrence afholdt efter reglerne herfor med en vinder af konkurrencen» en tjenesteydelseskontrakt angår supplerende ydelser fra den oprindelige leverandør som et led i en gældende kontrakt, når uforudsete begivenheder kræver dette, og hvis enten kontrakten ikke uden ulempe kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, eller hvis den supplerende ydelse er absolut nødvendig til gennemførelse af den oprindelige kontrakt. Undtagelsen gælder dog ikke, hvis værdien af den supplerende kontrakt overstiger 50 % af værdien af den originale kontrakt» en indgået tjenesteydelseskontrakt angår en identisk gentagelse af en kontrakt udbudt efter udbudsreglerne, og denne gentagelse var nævnt i udbudsbekendtgørelsen eller annoncen. Ad 4. Fortrolige kontrakter Fortrolige kontrakter er ikke omfattet af annonceringspligten i tilbudslovens afsnit II, hvis fortrolighed er påkrævet på grund af kontraktens særlige karakter, jf. tilbudslovens 15 c, stk. 3. Det er fra lovgivers side hensigten, at denne undtagelse alene må anvendes, når det efter et konkret skøn vurderes, at en annoncering vil modarbejde kontraktens formål.

SIDE 12 KAPITEL 3 HVILKE KONTRAKTER ER UNDTAGET FRA TILBUDSLOVENS AFSNIT II? Boks 3.3 Eksempel på fortrolig kontrakt Et offentligretligt organ planlægger et større opkøb af en anden virksomhed. Rådgivningsopgaven forbundet med denne fusion kan undtages annoncering, da en offentliggørelse af planerne i utide vil stride mod det offentligretlige organs interesser. Ad 5. Kontrakter der indgås på baggrund af en allerede etableret rammeaftale Tilbudslovens afsnit II gælder ikke for kontrakter, der indgås på baggrund af en allerede etableret rammeaftale heller ikke hvis værdien af den enkelte kontrakt indgået i henhold til rammeaftalen overstiger 500.000 kr. Dette gælder også for den type rammeaftaler, hvor der åbnes op for miniudbud mellem rammeaftalens deltagere. Det følger således af rammeaftalers natur, at når der er foretaget en annoncering ved indgåelsen af selve rammeaftalen, er et eventuelt efterfølgende miniudbud således alene reguleret af rammeaftalens vilkår. Miniudbuddene er derfor ikke annonceringspligtige, selvom de overstiger beløbsgrænsen på 500.000 kr.

SIDE 13 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Kapitel 4 Hvilke udbudsregler gælder for udbud af kontrakter omfattet af tilbudslovens afsnit II? 4.1 Procedureregler efter tilbudslovens afsnit II Tilbudslovens afsnit II indeholder kun få procedureregler og overlader det i stedet i vid udstrækning til ordregiver selv at bestemme proceduren for indgåelse af kontrakter omfattet af tilbudslovens afsnit II. Efter tilbudslovens 15 c, stk. 1, er ordregivende myndigheder først og fremmest underlagt en annonceringspligt ved indgåelse af varer- og bilag A-tjenesteydelseskontrakter omfattet af tilbudslovens afsnit II. Annonceringspligten indebærer, at ordregiver forud for indhentning af tilbud og tildeling af kontrakt skal offentliggøre en annonce på udbud.dk. Læs nærmere om kravene til annoncens indhold i kapitel 5 og om annoncering på udbud.dk i kapitel 6. I henhold til tilbudslovens 15 d, stk. 1, skal ordregiver ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af proceduren desuden sørge for, at udvælgelsen af tilbudsgiverne sker på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier. Herudover skal ordregiver sørge for, at tilbudsgiverne ikke forskelsbehandles. Af tilbudslovens 15 d, stk. 1, følger både et ligebehandlings-, gennemsigtigheds, og proportionalitetsprincip. Uanset hvordan proceduren tilrettelægges, skal ordregiver derfor bl.a. sørge for, at proceduren er gennemsigtig, at alle potentielle tilbudsgivere behandles fair og lige, og at alle har adgang til de samme oplysninger om den udbudte kontrakt og tildelingsprocessen. Dette giver virksomhederne de samme vilkår for at udarbejde deres tilbud og konkurrere om kontrakten. Endelig er ordregiver underlagt en underretningspligt til tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser ordregiver træffer med hensyn til kontrakttildelingen, jf. tilbudslovens 15 d, stk. 2. Læs nærmere om underretningspligten i kapitel 9. 4.2 EUF-traktaten og principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet Ordregiver er ved indgåelse af en kontrakt omfattet af tilbudslovens afsnit II underlagt EUFtraktatens regler og principper, såfremt kontrakten har en klar grænseoverskridende interesse. Heraf følger bl.a. en pligt til at overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Hvorvidt en kontrakt har en klar grænseoverskridende interesse beror på en konkret vurdering, som ordregiver må foretage i forhold til hver enkelt kontrakt. Ved vurdering af om kontrakten har en klar grænseoverskridende interesse lægges bl.a. vægt på kontraktens genstand, markedets størrelse og struktur, leveringssted og handelspraksis. For kontrakter omfattet af tilbudslovens afsnit II, der ikke har en klar grænseoverskridende interesse, gælder EUF-traktatens regler og principper ikke, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 10. januar 2012, Tandlægerne Anne Lise Goth m.fl. mod Frederikshavn Kommune. Af tilbudslovens 15 d, stk. 1, følger imidlertid både et ligebehandlings-, gennemsigtigheds-, og proportionalitetsprincip. Ordregiver vil således være underlagt disse principper, selv om en kontrakt vurderes ikke at have en klar grænseoverskridende interesse.

SIDE 14 KAPITEL 4 HVILKE UDBUDSREGLER GÆLDER FOR UDBUD AF KONTRAKTER OMFATTET AF TILBUDSLOVENS AFSNIT II? Ligebehandlingsprincippet indebærer, at alle potentielle leverandører skal have mulighed for at konkurrere om en offentlig kontrakt på lige vilkår. Ordregiver skal som følge heraf bl.a. sikre, at alle potentielle leverandører har adgang til de samme oplysninger om den udbudte kontrakt. Gennemsigtighedsprincippet indebærer for det første, at ordregiver skal sikre, at der er en passende grad af offentlighed omkring en udbudt kontrakt. Denne gennemsigtighedsforpligtelse er ved udbud efter tilbudslovens afsnit II opfyldt ved annoncering af kontrakten på udbud.dk. Desuden indebærer gennemsigtighedsprincippet, at ordregiver skal sikre gennemsigtighed i selve udbudsprocessen. Ordregiver skal som følge heraf bl.a. sikre, at alle relevante oplysninger om den udbudte kontrakt er tilgængelig for leverandørerne, og at tildelingen af kontrakten sker på en gennemsigtig måde. Proportionalitetsprincippet indebærer, at en ordregiver ikke må opstille krav som er mere vidtgående, end hvad der er nødvendigt i forhold til at nå målet.

SIDE 15 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Kapitel 5 Hvilke krav stilles til annoncens indhold? For at sikre gennemsigtighed og en ensartet annoncering stiller tilbudslovens afsnit II visse krav til annoncens indhold. I henhold til lovens 15 c, stk. 4, skal annoncen som minimum indeholde:» en beskrivelse af opgaven» kontaktoplysninger» frist for modtagelse af bud eller anmodning om deltagelse» adresse hvortil tilbud eller anmodning om deltagelse skal sendes» kriterier for tildeling af kontrakten På udbud.dk findes en skabelon, der er obligatorisk at anvende ved annoncering af opgaver efter tilbudsloven. Skabelonen opfylder de krav til annoncens indhold, som stilles i tilbudsloven. Læs mere om annoncering på udbud.dk nedenfor i kapitel 6. 5.1 Beskrivelse af opgaven Annoncen på udbud.dk skal indeholde en beskrivelse af opgaven. Det er op til ordregiver at vurdere, hvor omfattende denne beskrivelse skal være. Beskrivelsen skal dog være tilstrækkelig til, at potentielle tilbudsgivere kan vurdere, om de vil byde på opgaven. Idet der er grænser for, hvor meget ordregiver kan skrive i annoncen, kan det i visse tilfælde være hensigtsmæssigt at udarbejde et supplerende udbudsmateriale, der beskriver opgaven mere uddybende. For at gøre det let for tilbudsgiverne at finde frem til relevante udbud, som de kan deltage i, er det desuden et krav, at ordregiver i annoncen angiver en eller flere CPV-koder, som er dækkende for den udbudte opgave. Ordregiver kan både beskrive den udbudte opgave ud fra funktionelle og detaljeret tekniske termer. Beskrivelse af opgaven ved hjælp af funktionelle termer kan være velegnet, hvor ordregiver ønsker innovative løsningsforslag, idet tilbudsgiverne her overlades en større frihed til selv at tilrettelægge og derved nytænke og effektivisere opgaveløsningen. En detaljeret teknisk beskrivelse kan derimod være velegnet, hvor ordregiver vil være sikker på at få en bestemt kvalitet for prisen, og hvor ordregiver hovedsageligt ønsker, at tilbudsgiverne skal konkurrere på prisen. Ordregiver kan også vælge at beskrive de tekniske specifikationer ved at angive et bestemt fabrikat eller mærke. For ikke at handle i strid med ligebehandlingsprincippet skal ordregiver dog tilføje udtrykket eller tilsvarende ved angivelsen. Det er op til ordregiver selv at fastlægge indholdet og omfanget af den udbudte kontrakt, herunder hvilke ydelser kontrakten skal omfatte. Det er i den sammenhæng ikke et krav, at ordregiver sikrer et marked af en vis størrelse, jf. Klagenævnet for Udbudskendelse af 12. december 2011, Nørmark Privathospital mod Region Sjælland. De mindstekrav, som ordregiver stiller til opgaven, skal dog være sagligt begrundet.

SIDE 16 KAPITEL 5 HVILKE KRAV STILLES TIL ANNONCENS INDHOLD? 5.2 Kontaktoplysninger Ordregiver skal i annoncen angive, hvem tilbudsgiverne skal kontakte, hvis de fx har spørgsmål til udbudsmaterialet. Kontaktoplysningerne skal indeholde navn, e-mailadresse og telefonnummer på den person, som tilbudsgiverne kan kontakte. 5.3 Ansøgnings- og tilbudsfrister Der gælder ingen forudbestemte minimumsfrister. Ordregiver kan derfor som hovedregel frit fastsætte en frist for anmodning om deltagelse og/eller indlevering af tilbud. Fristerne skal dog være tilstrækkelige lange til, at leverandørerne kan nå at udarbejde deres ansøgning/tilbud. Boks 5.1 Eksempel på element der har indflydelse på tidsfristen Hvis ordregiver på grund af indkøbets art vælger at betinge sig, at leverandøren kan fremvise en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, skal der ved fastlæggelsen af fristen for modtagelse af tilbud tages højde for, at det kan tage tid at indhente attesten. Endvidere skal ordregiver være opmærksom på, at det kan være et brud på ligebehandlingsprincippet, hvis tilbudsfristen er så kort, at kun den tidligere leverandør gennem sit hidtidige arbejde for ordregiven kan nå at sætte sig ordentligt ind i udbudsmaterialet. 5.4 Adresse for modtagelse af ansøgninger og tilbud Ordregiver skal i annoncen angive, hvortil ansøgning/tilbud skal sendes. Dette behøver ikke være ordregivers egen adresse, men kan også være en adresse hos fx en rådgiver. Den angivne adresse behøver ikke være en fysisk adresse. Ordregiver kan således stille krav om, at ansøgningerne/tilbuddene indsendes elektronisk. Dette gælder, selvom det vil kræve, at tilbudsgiverne har en bestemt type software installeret på deres computer for at kunne indsende deres ansøgning/tilbud, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 10. marts 2009, Munkebjerg Hotel mod Økonomistyrelsen. Såfremt der kræves en bestemt type software, bør ordregiver dog af hensyn til gennemsigtighedsprincippet oplyse herom i udbudsmaterialet. 5.5 Udformning af tildelingskriterium Ordregiver er som udgangspunkt frit stillet til at anvende de kriterier for tildeling af opgaven, som ordregiver finder nødvendige og relevante. De valgte kriterier for tildeling af kontrakten skal blot være saglige, objektive og ikke-diskriminerende og dermed egnede til at identificere det bedste tilbud. Ordregiver kan naturligvis vælge at benytte de tildelingskriterier, der kendes fra udbudsdirektivet, dvs. laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud, men er ikke forpligtet til det. Andre kriterier kan således frit benyttes også selvom de ikke har et direkte økonomisk indhold. Således kan ordregiver fx vælge at anvende et kriterium som det miljømæssigt mest bæredygtige tilbud i det omfang, et sådant kan benyttes som målestok for et tilbuds kvalitet. For at tilbudsgiverne ikke bliver i tvivl om vurderingsgrundlaget og derved hvilke oplysninger, deres tilbud skal indeholde, skal tildelingskriterierne være entydige og endelige. Ordregiver har bortset herfra et vidt skøn ved fastlæggelsen af tildelingskriterierne. Det er bl.a. ikke et krav, at der er en skarp afstand mellem udvælgelses- og tildelingskriterier.

SIDE 17 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Boks 5.2 Eksempel fra Klagenævnet for Udbud I Klagenævnet for Udbuds kendelse af 30. januar 2012, Maja Consulting mod VisitNordsjælland, havde ordregiver angivet tildelingskriteriet som 1. Pris (50 %), 2. Størst mulig opfyldelse af VisitNordsjællands krav og ønsker (35 %), 3. Tilbudsgivers forståelse og faglige kompetence indenfor opgaven og produktsortiment (10 %) og 4. Referencer fra tilsvarende opgaver (5 %). Klagenævnet udtalte i sagen, at Et udbud efter tilbudslovens afsnit II giver udbydere friere rammer for fastlæggelsen af de tildelingskriterier, der ønskes anvendt, end hvad der gælder ved udbud efter udbudsdirektivet eller tilbudslovens afsnit I. Der er således ikke krav om, at udvælgelseskriterier og tildelingskriterier skal være skarpt adskilt. Opgaven var i tilbudsbetingelserne beskrevet på baggrund af indklagedes krav til funktion og udseende, men således at det i vidt omfang var overladt til tilbudsgiverne på baggrund af deres faglige kompetencer og erfaringer at tilbyde den ydelse, tilbudsgiverne vurderede mest optimal og velegnet til at opfylde indklagedes behov. Kriterierne»tilbudsgivers forståelse og faglige kompetence indenfor opgaven og produktsortiment «samt»referencer fra tilsvarende opgaver«er således hverken i strid med tilbudslovens 15 d, stk. 1, eller gennemsigtighedsprincippet. Efter tilbudslovens 15 c, stk. 4, nr. 5, skal alene tildelingskriteriet være indeholdt i den offentliggjorte annonce. Det er derimod ikke et krav, at eventuelle underkriterier til tildelingskriteriet angives. jf. bl.a. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 8. april 2010, KPI Communications mod IT- og Telestyrelsen, og kendelse af 12. januar 2012, Dansk Flygtningehjælp mod Roskilde Kommune. Hvis ordregiver vælger at angive underkriterier og eventuelle delkriterier til tildelingskriteriet, vil ordregiver ikke være forpligtet til også at offentliggøre en vægtning eller en prioritering af kriterierne på forhånd. En oplistning af underkriterier og eventuelle delkriterier kan dog give tilbudsgivere indtryk af, at kriterierne er angivet i prioriteret rækkefølge. Hvis det ikke ønskes at give tilbudsgivere det indtryk, bør det udtrykkeligt angives, at kriterierne netop ikke er opstillet i prioriteret rækkefølge. Boks 5.3 Eksempel fra Klagenævnet for Udbud I Klagenævnet for Udbuds kendelse af 4. februar 2011, Intramed mod Region Nordjylland, havde ordregiver angivet underkriterierne til tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige bud i annoncen. Underkriterierne var ikke vægtet. Klagenævnet for Udbud udtalte i sagen, at Indklagedes fastsættelse af underkriterier til tildelingskriteriet»det økonomisk mest fordelagtige tilbud«, oplistet med først»pris«, dernæst»kvalitet«og endelig»teknisk løsning«, har dog naturligt givet tilbudsgiverne den forventning, at underkriterierne var opstillet i prioriteret rækkefølge, eller i det mindste relativt ville blive tillagt lige stor vægt. Indklagede vægtede imidlertid»pris«lavest, nemlig med 20 %, mens de to øvrige kriterier hver blev vægtet med 40 %. Klagenævnet udtalte dernæst, at indholdet af annoncen havde været vildledende for tilbudsgiverne i forhold til den valgte evalueringsmodel, og at indklagede derfor handlede i strid med de EU-udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed. Ordregiver er desuden ikke forpligtet til at angive en eventuel evalueringsmodel i udbudsmaterialet, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 27. juni 2011, Hotel Maritime mod Økonomistyrelsen. Såfremt ordregiver har angivet en pointmodel i udbudsmaterialet, vil det imidlertid være i strid med gennemsigtighedsprincippet, hvis ordregiver uden på forhånd i rimelig tid inden tilbudsfristen at give meddelelse herom til aktuelle og potentielle tilbudsgivere, at anvende en anden pointtildeling end den, der er oplyst i udbudsmaterialet, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 22. november 2012, Berendsen Textil Service mod Herlev Kommune.

SIDE 18 KAPITEL 6 HVOR SKAL ANNONCEN OFFENTLIGGØRES? Kapitel 6 Hvor skal annoncen offentliggøres? Annoncering af varer og tjenesteydelser efter tilbudslovens afsnit II skal ske på udbud.dk, jf. BEK nr. 280 af 23. marts 2011. Udbud.dk er en elektronisk udbudsplatform, der har til formål at styrke konkurrencen om de offentlige opgaver ved at samle alle danske ordregiveres annonceringer af indkøb af varer og tjenesteydelser, der er omfattet af tilbudslovens afsnit II. Det er gratis at annoncere på udbud.dk. Annoncering på udbud.dk skal ske i overensstemmelse med den skabelon, som er tilgængelig på hjemmesiden, og ordregiver skal ved annonceringen udfylde de felter, der er markeret som obligatoriske i skabelonen. Ordregiver kan også vælge at annoncere indkøbet i TED-databasen, der er EU s udbudsplatform. En annoncering gennem TED-databasen medfører ikke, at udbudsdirektivets regler finder anvendelse. På udbud.dk er det desuden muligt at offentliggøre:» EU-udbud, som ellers normalt offentliggøres i EU-Tidende og TED-databasen. Udbud.dk sender udbudsbekendtgørelsen til Det Europæiske Publikationskontor med henblik på offentliggørelse i EU-Tidende og TED-databasen.» Licitationer af bygge- og anlægsopgaver efter tilbudsloven afsnit I.» Bilag II B-tjenesteydelseskontrakter.» Vare- og tjenesteydelseskontrakter på 500.000 kr. eller derunder.» Indkøbsplaner. En annonce anses for offentliggjort den dag, ordregiver indsender annoncen til udbud.dk. Når ordregiver har indsendt en annonce til udbud.dk kan ordregiver rette henvendelse til potentielle tilbudsgivere og gøre dem opmærksomme på den annoncerede kontrakt. Klagenævnet for Udbud har hertil udtalt, at det ikke vil være i strid med ligebehandlingsprincippet, at ikke alle potentielle leverandører kontaktes, jf. klagenævnets kendelse af 2. februar 2010, VKAREN mod Odense Kommune. Ordregiver skal ved henvendelse til potentielle leverandører imidlertid være opmærksom på, at ordregiver af hensyn til ligebehandlingsprincippet ikke må give de kontaktede leverandører flere oplysninger, end hvad der er offentliggjort i annoncen.

SIDE 19 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Kapitel 7 Hvilke procedureformer kan ordregiver anvende? Ud over annonceringspligten stiller tilbudslovens afsnit II ikke detaljerede formkrav til proceduren, og ordregiver er derfor som udgangspunkt frit stillet til at tilrettelægge proceduren, som den finder det mest hensigtsmæssigt. Ordregiver er derfor som udgangspunkt frit stillet ved valg af procedureform. Ordregiver kan bl.a. vælge en af de procedureformer, som kendes fra udbudsdirektivet, fx offentligt eller begrænset udbud. Men det står imidlertid ordregiver frit at vælge en hvilken som helst anden procedureformer. Som eksempler på andre procedureformer, ordregiver frit kan anvende, kan nævnes:» Forhandlingsrunder: Modsat udbudsdirektivet hindrer tilbudslovens afsnit II ikke, at ordregiver vælger at forhandle sig frem til en kontrakt, efter at annoncering har fundet sted.» Omvendt licitation: Klagenævnet for Udbud har udtalt, at det står en ordregiver frit for at anvende omvendt licitation ved udbud efter tilbudslovens afsnit II, når det overordnede tildelingskriterium fastlægges som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Klagenævnets kendelse af 21. april 2010, Clavis Sprog og Kompetence mod Hvidovre Kommune.» Kvalifikationslister: Det vil være muligt for ordregiver at opstille en kvalifikationsliste, hvor der bliver indgået kontrakter med alle de virksomheder, der opfylder nogle nærmere angivne krav. Anvender ordregiver en sådan kvalifikationsliste, skal ordregiver blot på forhånd have annonceret, at den ønsker at kvalificere virksomheder, der kan løse opgaven.» Leverandørdatabaser: Ordregiver kan annoncere oprettelsen af en database til en bestemt type indkøb. De leverandører, der opfylder nærmere angivne krav medtages i databasen.» Rammeaftale: Ordregiver kan indgå rammeaftaler med en eller flere leverandører. Ordregiver er ved indgåelse af rammeaftaler efter tilbudslovens afsnit II ikke underkastet de begrænsninger, der følger af udbudsdirektivet, herunder at en rammeaftale højst må gælde for en periode på 4 år. Det vil i stedet være op til ordregiver at fastsætte en passende varighed på baggrund af en vurdering af kontraktens genstand, kompleksitet mv. Visse aftaler om bl.a. sammensatte og komplekse tjenesteydelser på fx området for vejvedligeholdelse vil bl.a. kunne begrunde en længere varighed. Ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af proceduren skal ordregiver blot sørge for, at udvælgelsen af tilbudsgiverne sker på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier, og at tilbudsgiverne ikke forskelsbehandles.

SIDE 20 KAPITEL 8 HVILKE REGLER GÆLDER FOR TILBUDSGIVERNES EGNETHED OG UDELUKKELSE AF TILBUDSGIVERNE? Kapitel 8 Hvilke regler gælder for tilbudsgivernes egnethed og udelukkelse af tilbudsgiverne? 8.1 Mindstekrav til egnethed Der er ikke i tilbudslovens afsnit II regler for, hvilke krav, ordregiver kan stille til tilbudsgivernes økonomiske/finansielle og tekniske/faglige formåen. Tilsvarende er der heller ikke fastlagt regler om, hvilken dokumentation ordregiver kan betinge sig, at tilbudsgiverne vedlægger deres ansøgning/tilbud. Det er derfor op til ordregiver selv at fastsætte kravene til tilbudsgivers formåen, samt at bestemme hvilken dokumentation det er nødvendig for tilbudsgiverne at fremsende som bevis for opfyldelse af egnethedskravene. Ved fastlæggelse af kravene skal ordregiver blot sikre, at udvælgelse af tilbudsgiverne sker på grundlag af objektive, saglige og ikke-diskriminerende kriterier, samt sørge for at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne. Ordregiver skal bl.a. være opmærksom på, at kravene hænger sammen med og står i forhold til den udbudte opgave. Når ordregiver fastsætter krav til leverandørernes egnethed, er det herudover værd at være opmærksom på ikke at stille så høje krav, at små og mellemstore virksomheder udelukkes fra at deltage i udbuddet, idet dette kan være til skade for konkurrencen. Det skal ligeledes ses i lyset af, at tilbudsgiverne ikke har samme mulighed, som findes i udbudsdirektivets artikel 47, stk. 2, for at basere sig på andre enheders formåen, medmindre ordregiver har givet adgang hertil i udbudsmaterialet, jf. EU-domstolens dom af 17. marts 2011 i sag C-95/10, Strong Seguranca mod Monicipio de Sintra. 8.2 Udelukkelsesgrunde Ordregivere er ikke bundet af udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde og der findes heller ikke nogen udelukkelsesbestemmelse i tilbudsloven. Ordregivere er derfor ikke forpligtede til at udelukke ansøgere fra at deltage i et udbud af nogen af de grunde, som følger af udbudsdirektivet. Det skal i den sammenhæng bemærkes, at restanceloven heller ikke finder anvendelse på kontrakter, som er omfattet af tilbudslovens afsnit II. Der er derfor ikke pligt til at indhente en tro- og loveerklæring om, at tilbudsgivere ikke har forfalden gæld til det offentlige, som overstiger 100.000 kr. Ordregivere kan dog naturligvis vælge at angive udelukkelsesgrunde i annoncen eller udbudsbetingelserne. Ordregivere kan dog alene anvende de udelukkelsesgrunde, der følger af restanceloven eller af udbudsdirektivets artikel 45. Det betyder, at ordregivere eksempelvis kan kræve, at tilbudsgiverne dokumenterer, at de ikke er dømt for deltagelse i en kriminel organisation, bestikkelse, svig, eller hvidvaskning af penge, og at de ikke er under konkurs eller anden insolvensbehandling, ikke har dom for et strafbart forhold, der rejser tvivl om tilbudsgiverens hæderlighed, og har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter. Ordregiveren kan fastsætte, at tilbudsgivere, som ikke opfylder dokumentationskravet, udelukkes fra deltagelse.

SIDE 21 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Kapitel 9 Hvilke regler gælder for kontrakttildeling og underretning af tilbudsgiverne? 9.1 Tildeling af kontrakt Når fristen for indgivelse af tilbud er udløbet, skal ordregiver foretage en bedømmelse af, om de formelle krav til tilbuddene er imødekommet: Er tilbuddene modtaget inden for den fastsatte tidsfrist? Har tilbudsgiverne fremsendt al påkrævet dokumentation? Handler tilbuddene om det annoncerede? Ordregiver skal herefter foretage en vurdering af tilbuddene på baggrund af de i udbudsmaterialet angivet kriterier for tildeling af kontrakten. Ordregiver har ved annoncering af kontrakter efter tilbudsloven ligesom ved EU-udbud en vid skønsmargin i forbindelse med den kvalitative, skønsmæssige evaluering af de enkelte tilbud. Skønnet er imidlertid ikke frit, men skal udøves på grundlag af de offentliggjorte og objektive kriterier, som ordregiver har tilkendegivet i udbudsmaterialet, jf. bl.a. Klagenævnet for Udbuds kendelse 15. februar 2012, Active Care mod Billund Kommune. Ved vurdering af tilbuddene har ordregiver som udgangspunkt ikke pligt til at kontrollere rigtigheden af de oplysninger, som fremgår af et tilbud, medmindre det er åbenbart, at oplysninger fra en tilbudsgiver er forkerte, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 24. juni 2011, Hotel Crowne Plaza mod Økonomistyrelsen. Ordregiver kan afvise tilbud, som er unormalt lave. Ved vurdering af, om et tilbud er unormalt lavt, kan proceduren i udbudsdirektivets artikel 55 anvendes, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 23. januar 2012, Proffice mod SKI. 9.2 Underretning af tilbudsgivere Når rette tilbud er valgt, underrettes alle tilbudsgivere samtidigt og hurtigst muligt om, hvilken afgørelse der er truffet angående ordretildelingen, jf. 15 d, stk. 2. Ordregiver er ikke ved udbud efter tilbudslovens afsnit II forpligtet til at afgive en begrundelse for de relevante grunde for tildelingsbeslutningen. Kun i det omfang en forbigået tilbudsgiver anmoder herom, skal ordregiver give en begrundelse for, hvorfor den pågældende tilbudsgivers tilbud er blevet forkastet, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 20. juli 2011, Kijana Vikarservice mod Jysk Fællesindkøb. Selvom det ikke direkte er et krav, kan det dog ofte være en god idé for ordregiver at prioritere at udarbejde en ordentlig og gennemsigtig begrundelse, som kan give forbigåede tilbudsgivere en klar forståelse for, hvorfor deres tilbud ikke er blevet valgt. Herved kan ordregiver mindske, at tilbudsgiverne beder om aktindsigt eller klager over tildelingsbeslutningen. Samtidig bør tilbudsgiverne være opmærksom på inden de beslutter sig for, om de vil klage eller bede om aktindsigt at søge mundtlig eller skriftlig dialog med ordregiver i det omfang de vurderer, at ordregivers begrundelse ikke er tilstrækkelig klar. Dialog med ordregiver vil ofte være en langt mere let og billig løsning både for ordregiver og tilbudsgiver, end en klage- eller aktindsigtssag vil være.

SIDE 22 KAPITEL 9 HVILKE REGLER GÆLDER FOR KONTRAKTTILDELING OG UNDERRETNING AF TILBUDSGIVERNE? Ordregiver skal desuden være opmærksom på, at fristen for at klage over et udbud først begynder at løbe, hvis underretningen til de berørte tilbudsgivere indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, jf. nærmere kapitel 10. Dette er nødvendigt for at sikre, at en forbigået tilbudsgiver har tilstrækkelig information til at vurdere, om der er anledning til at indgive en klage, når klagefristen begynder at løbe. At ordregiver skal give en kort redegørelse betyder, at ordregiveren meddeler alle forbigåede tilbudsgivere, hvorfor deres tilbud er forkastet. Derimod indebærer det ikke nødvendigvis, at ordregiveren skal give meddelelse om det antagne tilbuds karakteristika og relative fordele, jf. lovbemærkningerne til lov nr. 618 af 14. juni 2011. Vælger ordregiver at annullere udbuddet, skal ordregiver ligeledes angive en begrundelse herfor i en meddelelse til tilbudsgiverne. Begrundelsen for annullation må ikke være usaglig og skal være i overensstemmelse med de generelle principper om bl.a. ligebehandling. Ordregiver kan fx annullere et udbud, hvis ordregiver kun har modtaget ét konditionsmæssigt tilbud. 9.3 Stand still-periode Stand still-forpligtelsen, der gælder for kontrakter tildelt efter udbudsdirektivet, gælder ikke for kontrakter omfattet af tilbudslovens afsnit II. Der kan derfor underskrives kontrakt umiddelbart i forlængelse af tildelingen af kontrakten. Ordregiver kan dog vælge frivilligt at lade et antal dage gå, inden kontrakten underskrives.

SIDE 23 VEJLEDNING TIL ANNONCERINGSPLIGTEN EFTER TILBUDSLOVENS AFSNIT LL Kapitel 10 Hvilke håndhævelsesregler gælder? Klager over overtrædelser af tilbudslovens afsnit II kan indbringes for Klagenævnet for Udbud, der er det formelle klageorgan på udbudsområdet. En klage kan også indbringes for de almindelige domstole. Idet det typisk både er lettere og billigere at indbringe en sag for klagenævnet end de almindelige domstole, vil klagenævnet dog i praksis altid fungere som første instans ved klager over tilbudslovens afsnit II og udbudsreglerne i øvrigt. Klagenævnet har følgende adresse: Klagenævnet for Udbud Erhvervsstyrelsen Dahlerups Pakhus Langelinie Allé 17 2100 København Ø Tlf.: +45 3529 1000 E-mail: klfu@erst.dk Det koster 10.000 kr. at indbringe en sag om overtrædelse af tilbudslovens afsnit II for Klagenævnet for Udbud. Det er ikke alle, der kan få behandlet en klage i nævnet. Klager skal have en retlig interesse i at få konstateret, at reglerne er overtrådt, eller være anført på en liste over klageberettigede organisationer. Listen over klageberettigede organisation kan ses på Klagenævnet for Udbuds hjemmeside, www.klfu.dk. Boks 10.1 Retlig interesse Det følger af klagenævnets praksis, at begrebet retlig interesse ikke bør fortolkes snævert. For at have klageadgang kræves det dog, at klageren har en konkret og direkte interesse i at få klagenævnets stillingtagen til, om udbudsreglerne er tilsidesat, jf. Klagenævnet for Udbuds kendelse af 28. april 2014, Henning Larsen Architects A/S mod Region Syddanmark. Navnlig tilbudsgivere og ansøgere om prækvalifikation eller potentielle tilbudsgivere og potentielle ansøgere om prækvalifikation har den fornødne retlige interesse. En underleverandør, som det på forhånd er fastlagt, skal anvendes, kan endvidere have en tilstrækkelig retlig interesse til at være klageberettiget. Potentielle underleverandører til tilbudsgivere har derimod som udgangspunkt ikke en sådan konkret retlig interesse, at de har selvstændig adgang til at klage til klagenævnet. Senest samtidig med at en klage indbringes for klagenævnet, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klagen indbringes for nævnet. Klage over overtrædelser af tilbudslovens afsnit II skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:» Ved udbud af kontrakt: 45 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, hvem ordregiveren har besluttet at indgå kontrakt med, hvis underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen.

SIDE 24 KAPITEL 10 HVILKE HÅNDHÆVELSESREGLER GÆLDER?» Ved udbud af rammeaftale: 6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, hvis underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Klager over ikke at være blevet prækvalificeret i forbindelse med et begrænset udbud skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen indeholder en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Klagenævnet for Udbud kan tillægge en klage opsættende virkning, når særlige grunde taler herfor. Tillægger klagenævnet en klage opsættende virkning, betyder det, at ordregiveren ikke må underskrive kontrakten, før klagenævnet har truffet afgørelse i sagen. Desuden har Klagenævnet for Udbud kompetence til at:» Suspendere ordregivers udbudsprocedure eller beslutninger i forbindelse med en udbudsforretning,» Annullere ordregivers ulovlige beslutninger eller udbudsforretning,» Udstede påbud om lovliggørelse af udbudsproceduren eller beslutninger i forbindelse med udbudsforretningen, og» Pålægge en ordregiver at yde klageren erstatning for tab, som denne har lidt som følge af en overtrædelse af annonceringsreglerne. Klagenævnet har derimod ikke ved udbud efter tilbudslovens afsnit II kompetence til at erklære en kontrakt for uden virkning og kan som følge heraf ikke påbyde en ordregiver at bringe en kontrakt til ophør. Med andre ord har klagenævnet ikke kompetence til at ophæve en indgået kontrakt, hvor ordregiver har overtrådt reglerne i tilbudslovens afsnit II.