Punkt 14. Godkendelse af vedtægtsændringer for Hugdrupgaard 2017-032651 Sundheds- og Kulturudvalget indstiller, at byrådet godkender vedtægtsændringer for Hugdrupgaard Kunstog Kulturhus. Cæcilie L. Andersen og Mads Sølver Pedersen var fraværende. Beslutning: Anbefales. Thomas Krarup og Tina French Nielsen var fraværende. kl. 09.00 Side 1 af 5
Sagsbeskrivelse Hugdrupgaard, der ligger i Hou by, er indrettet som galleri, atelier, værksted, udstillingslokale og mødelokale for foreninger og kunstnergrupper. Hugdrupgaard er en gammel gård, der kan føres tilbage til 1600-tallet. Det er en kommunalt ejet bygning, men brugsretten blev i 2000 ovedraget til Hugdrupgaard-foreningen i 30 år. Foreningens formål er at forvalte brugsretsaftalen med Aalborg Kommune indgået den 31. januar 2000 og at danne ramme for kunstneriske og kulturelle aktiviteter på Hugdrupgaard (formuleret i oplægget til nye vedtægter). Brugsretten til stuehuset har foreningen givet videre til Galleri Hou i 10 år. I 2010 blev denne aftale forlænget med 10 år. I den tidligere aftægtsbolig har Atelier Hou til huse. Her udstiller- og sælger skiftende kunstnere deres kunsthåndværk. De frivillige står hovedsagligt selv for vedligeholdelse af bygningen med et økonomisk tilskud fra Sundhedsog Kulturforvaltningen på ca. 25.000 kr. årligt. Hugdrupgaard Kunst- og Kulturhus har fremsendt forslag til nye vedtægter til Aalborg Kommunes godkendelse. Forslaget skal erstatte de nuværende vedtægter fra november 2010. Der er foreslået ændringer i 1, 2, 4, 6, 7 og 9. De gældende vedtægter og det nye forslag er oplistet i nedenstående skema: Gældende vedtægter 1. Navn og tilhørsforhold 1.1 Foreningens navn er Hugdrupgaard Kunst- og Kulturhus. 1.2 Foreningens hjemsted er Aalborg Kommune, og adressen er Nørregade 19, Hou, 9370 Hals. 2. Formål 2.1 Foreningens formål er at skabe kulturelle aktiviteter i Hou med udgangspunkt i Hugdrupgaard. 2.2 Ændringer i foreningens formål kræver forhåndsgodkendelse af Aalborg byråd, så længe foreningen har brugsretsaftale med Aalborg Kommune for ejendommen matr. 2A, Hou by, Hals 3. Brugsretsaftale 3.1 Til opfyldelse af formålet indgås der brugsretsaftale med Aalborg Kommune for ejendommen matr. nr. 2A, Hou By, Hals. Aftalegrundlaget for ejendommens brug og benyttelse fremgår af brugsretsaftalen. 3.2 Hou Skoles anvendelse af bygninger og areal fastsættes i brugsretsaftalen. 4. Medlemskab 4.1 Medlemmer er: alle myndige borgere med fast bopæl i Hou by og opland. 4.2 Oplandet defineres som værende inden for en radius af 5 km fra krydset Nørregade-Søndergade- Brogade i Hou, dog inden for den tidligere Hals Nye vedtægter 1. Navn og tilhørsforhold 1.1 Foreningens navn er Hugdrupgaard. 1.2 Foreningens hjemsted er Aalborg Kommune, og adressen er Nørregade 19, Hou, 9370 Hals. 2. Formål 2.1 Foreningens formål er: At forvalte brugsretsaftalen med Aalborg Kommune indgået den 31. januar 2000. At danne rammer for kunstneriske og kulturelle aktiviteter på Hugdrupgaard. 2.2 Ændringer i foreningens formål kræver forhåndsgodkendelse af Aalborg byråd, så længe foreningen har brugsretsaftale med Aalborg Kommune for ejendommen matr. 2A, Hou by, Hals 3. Brugsretsaftale 3.1 Til opfyldelse af formålet indgås der brugsretsaftale med Aalborg Kommune for ejendommen matr. nr. 2A, Hou By, Hals. Aftalegrundlaget for ejendommens brug og benyttelse fremgår af brugsretsaftalen. 3.2 Hou Skoles anvendelse af bygninger og areal fastsættes i brugsretsaftalen. 4. Medlemskab 4.1 Medlemmer er: alle myndige borgere med fast bopæl i Hou by og opland. 4.2 Oplandet defineres som den tidligere Hals kommunes grænser. kl. 09.00 Side 2 af 5
kommunes grænser. 5. Generalforsamlingen 5.1 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. 5.2 Der afholdes ordinær generalforsamling i fjerde kvartal, idet det tilstræbes, at generalforsamlingen afholdes i tilknytning til Galleri Hou s generalforsamling. Indkaldelse hertil sker ved offentlig annoncering senest 14 dage før. 5.3 Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingens afholdelse. 5.4 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning 3. Fremlæggelse af regnskab 4. Indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget 6. Valg til bestyrelsen 7. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen 8. Valg af revisor 9. Valg af suppleant for revisor 10. Eventuelt 5.5 Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal, og afstemningen sker ved håndsoprækning, medmindre blot et enkelt medlem ønsker skriftlig afstemning. 6. Bestyrelsen 6.1 Foreningens daglige ledelse forestås af bestyrelsen, som vælges af generalforsamlingen for en periode på 2 år. Bestyrelsen består af 5 personer, hvoraf 2 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år, og 3 bestyrelsesmedlemmer vælges i ulige år. 6.2 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Ved afstemninger i bestyrelsen er formandens stemme afgørende ved stemmelighed. Bestyrelsen fører protokol over sine beslutninger. 6.3 Bestyrelsen kan nedsætte udvalg, arbejdsgrupper mv. til varetagelse af afgrænsede opgaver. 6.4 Bestyrelsen er bemyndiget til at søge fonde og legater vedrørende bygningernes indvendige udbygning og vedligeholdelse samt arrangementer. 6.5 Foreningen kan afholde og lade afholde arrangementer med betalt entre, ligesom foreningen kan fremleje værksteder o.l., hvis det tjener foreningens formål. 6.6 Der må nævnes navne på sponsorer i et omfang, der afgøres af bestyrelsen. 5. Generalforsamlingen 5.1 Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen. 5.2 Der afholdes ordinær generalforsamling i fjerde kvartal, idet det tilstræbes, at generalforsamlingen afholdes i tilknytning til Galleri Hou s generalforsamling. Indkaldelse hertil sker ved offentlig annoncering senest 14 dage før. 5.3 Forslag til behandling på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest en uge før generalforsamlingens afholdelse. 5.4 Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal som minimum indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning 3. Fremlæggelse af regnskab 4. Indkomne forslag 5. Fremlæggelse af budget 6. Valg til bestyrelsen 7. Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen 8. Valg af revisor 9. Valg af suppleant for revisor 10. Eventuelt 5.5 Generalforsamlingen træffer sine beslutninger ved simpelt flertal, og afstemningen sker ved håndsoprækning, medmindre blot et enkelt medlem ønsker skriftlig afstemning. 6. Bestyrelsen 6.1 Foreningens daglige ledelse forestås af bestyrelsen, som vælges af generalforsamlingen for en periode på 2 år. Bestyrelsen består af tre personer, hvoraf to bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år, og 1 bestyrelsesmedlem vælges i ulige år. 6.2 Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, kasserer og sekretær. Ved afstemninger i bestyrelsen er formandens stemme afgørende ved stemmelighed. Bestyrelsen fører protokol over sine beslutninger. 6.3 Bestyrelsen kan nedsætte udvalg, arbejdsgrupper mv. til varetagelse af afgrænsede opgaver. 6.4 Foreningen kan lade afholde arrangementer, ligesom foreningen kan fremleje værksteder o.l., hvis det tjener foreningens formål. 7. Tegningsret 7. Tegningsret kl. 09.00 Side 3 af 5
7.1 Foreningen tegnes i af: - formanden og kassereren i forening, eller - formanden og to bestyrelsesmedlemmer, eller - kassereren og to bestyrelsesmedlemmer. 8. Regnskab og økonomi 8.1 Regnskabsåret går fra 1.10. til 30.9. Foreningens regnskab føres af kassereren og revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor. 8.2 Ingen i bestyrelsen hæfter personligt for foreningens forpligtelser, kun foreningen selv ved sine midler. 8.3 Foreningen kan ikke pantsætte, belåne eller på anden vis påføre ejeren, Aalborg Kommune, økonomiske forpligtelser uden forudgående skriftligt samtykke fra Aalborg byråd. 9. Vedtægtsændring 9.1 Vedtægtsændringer kræver et flertal på 2/3 af de på generalforsamlingen fremmødte medlemmer. 10. Ekstraordinær generalforsamling 10.1 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker, hvis et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller hvis mindst 20 navngivne og underskrevne stemmeberettigede har fremsat skriftlig motiveret anmodning herom. Indkaldelse med dagsorden sker med mindst to ugers varsel og senest fire uger efter, at der er fremsat ønske herom. 11. Opløsning 11.1 Foreningen kan kun opløses som følge af vedtagelse på 2 på hinanden følgende lovligt indkaldte, ekstraordinære generalforsamlinger, med mindst én og højst tre måneders mellemrum. 11.2 Ved eventuel opløsning af foreningen overtager Aalborg kommune atter ejendommen, som den forefindes. 11.3 Ved foreningens eventuelle ophør tilfalder foreningens midler foreningslivet i Hou by efter generalforsamlingens bestemmelse. 7.1. Foreningen tegnes i af: - formanden og et bestyrelsesmedlem i forening eller - to bestyrelsesmedlemmer 8. Regnskab og økonomi 8.1 Regnskabsåret går fra 1.10. til 30.9. Foreningens regnskab føres af kassereren og revideres af den på generalforsamlingen valgte revisor. 8.2 Ingen i bestyrelsen hæfter personligt for foreningens forpligtelser, kun foreningen selv ved sine midler. 8.3 Foreningen kan ikke pantsætte, belåne eller på anden vis påføre ejeren, Aalborg Kommune, økonomiske forpligtelser uden forudgående skriftligt samtykke fra Aalborg byråd. 9. Vedtægtsændring 9.1 Vedtægtsændringer kræver et flertal på 2/3 af de på generalforsamlingen fremmødte medlemmer. Vedtægtsændringerne skal herefter godkendes af Aalborg Kommune, før de kan træde i kraft. 10. Ekstraordinær generalforsamling 10.1 Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling sker, hvis et flertal af bestyrelsen ønsker det, eller hvis mindst 20 navngivne og underskrevne stemmeberettigede har fremsat skriftlig motiveret anmodning herom. Indkaldelse med dagsorden sker med mindst to ugers varsel og senest fire uger efter, at der er fremsat ønske herom. 11. Opløsning 11.1 Foreningen kan kun opløses som følge af vedtagelse på 2 på hinanden følgende lovligt indkaldte, ekstraordinære generalforsamlinger, med mindst én og højst tre måneders mellemrum. 11.2 Ved eventuel opløsning af foreningen overtager Aalborg kommune atter ejendommen, som den forefindes. 11.3 Ved foreningens eventuelle ophør tilfalder foreningens midler foreningslivet i Hou by efter generalforsamlingens bestemmelse. Sundheds- og Kulturforvaltningens bemærkninger: Forvaltningen har gennemlæst vedtægtsændringerne, og har ikke nogen bemærkninger i forhold til lovligheden af ændringerne. Foreningen vil fortsat være tilskudsberettiget efter ændringerne. Forvaltningen anbefaler, at byrådet godkender forslaget til vedtægtsændringer. kl. 09.00 Side 4 af 5
Bilag: Magistraten Brugsretsaftale Hugdrupgaard.docx kl. 09.00 Side 5 af 5