Boligselskabet Domea Solrød Referat fra organisationsbestyrelsesmøde som afholdtes Torsdag den 28. november 2013 kl. 17.00 i afdeling 3`s fælleslokale. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Boligselskabet Domea Solrød... 2 3.1 Bestyrelsesforhold... 2 3.2 Boligselskabets budget... 3 4 Boligselskabets afdelinger... 3 4.1 Driftsbudgetter... 3 4.2 Orientering om driftsforhold/herunder orientering fra ejendomskontoret og bestyrelserne.... 4 4.3 Etablering af et lokalt servicecenter og samdrift i Boligselskabet Domea Solrød... 5 5 Mødeplanlægning... 9 6 Eventuelt... 9 Deltagere fra bestyrelsen: Susanne Thomsen Bjarne Hansen Jesper Stolpe Merete Danmark Poul Andersen Der forelå afbud fra: Katja Saunte Bagger og Villy Brejning Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Domea Tommy Jakobsen, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Høje Tåstrup, den 23. december 2013
1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. uden tillægspunkter 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 27. august 2013. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. uden bemærkninger og underskrevet. 3 Boligselskabet Domea Solrød 3.1 Bestyrelsesforhold Repræsentantskabets beslutning den 27. august 2013 om at ændre vedtægterne, som nævnte nedenfor 5 stk. 2 ændres 4 linie til: Har boligorganisationen 3 eller flere afdelinger vælges 1 repræsentant fra hver afdelingsbestyrelse. 11 stk 1 ændre 1 linie til: Bestyrelsen består af 7 medlemmer inklusive formanden. har medført at følgende blev valgt som repræsentantskabsmedlemmer på de seneste afholdte afdelingsmøder og efterfølgende på ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 28. november 2013 blev valgt som bestyrelsesmedlemmer. Herefer er bestyrelsens sammensætning som følger: Navn Post Valg af Valgt indtil Susanne Thomsen Formand 2014 Bjarne Hansen Næstformand 2015 Merete Danmark Medlem 2014 Poul Andersen Medlem 2014 Jesper Stolpe Medlem 2014 Katja Saunte Bagger Medlem 2014 Villy Brejning Medlem Domea 2014 Med Domea som forretningsfører. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om nye bestyrelsesmedlemmer til efterretning. Referat: Taget til efterretning Side 2 af 9
3.2 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. april 2014 til 31. marts 2015 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. og forelægges efterfølgende førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. april 2014 til 31. marts 2015 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 1: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr.3.306.000 og indebærer en lejeregulering på 2,96 % pr. 01.04 2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 5. november 2013. Afdeling 2: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.152.000 og indebærer en lejeregulering på 3,17% pr. 01. 04. 2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 5. november 2013. Afdeling 3: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.880.000 og indebærer en lejeregulering på 1,84% pr. 01. 04. 2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 11. noveber 2013. Afdeling 4: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.020.000 og indebærer en lejeregulering på 1,73% pr. 01. 04. 2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 7. november 2013. Afdeling 5: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.131.000 og indebærer en lejeregulering på 1,00% pr. 01. 04. 2014. Budgettet er godkendt på afdelingsmøde den 11. november 2013. Afdeling 6: Afdelingen blev som bekendt indflyttet medio 2013 og huslejen er fastsat på baggrund af et udlejningsbudget. Side 3 af 9
Ved regnskabsaflæggelsen pr. 31. marts 2014, tages der stilling til om udlejningsbudgettet fortsat kan danne baggrund for uændret huslejeopkrævning. Ellers vil et ordinært driftsbudget blive forelagt på afdelingsmøde i november 2014 for budgetperioden 1. april 2015 til 31. marts 2016. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 4.2 Orientering om driftsforhold/herunder orientering fra ejendomskontoret og bestyrelserne. 2 funktioærer har tilsammen ca. 400 timer til afspadsering, primært oparbejdet i forbindelse med snerydning, indflytning af Trylleskoven og mertimer som følge af udført arbejde overtaget fra sygdomsramte ejendomsfunktionærer i årets løb. Det er ikke muligt at indarbejde afspadsering i den kommende drift, hvorfor timerne udbetales med december måneds løn. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Merete Danmark orienterede fra afdeling 6 Trylleskoven som følger: Da det blev konstateret, at der i byggesagen var afholdt færre udgifter end i afsat budgettet havde afdelingsbestyrelsen arbejdet med ønsker til forbedringer i forhold til det oprindelige projekt: Yderligere og bedre belysning, yderligere flisebelægninger i haverne samt hegn mellem boligerne i rækkehusene, etablering af Bio station, der endvidere ville løse problemer med cykelparkering, etablering af dørtelefoner til beboerne i punkthusene samt en afdækningsplade i glas ved komfuret i alle boliger. Trods forskellige tiltag fra afdelingsbestyrelsen i afdeling 4 til nedbringelse af det fælles el forbrug, kunne dette ikke aflæses på årsafregningerne fra SEAS. Afdelingsbestyrelsen ville sammen med ejendomskontoret arbejde videre med en undersøgelse af, hvilke yderligere tiltag der kunne iværksættes for at få nedbragt forbruget, herunder evt. med konsulentbistand fra Solrød Fjernvarmeværk, SEAS eller selskabet Energi og Miljø, der hvert år aflagde alle afdelinger et besøg, med henblik på komme med forslag til energibesparelser generelt. Afdeling 1 orienterede om, at de ikke kunne udpege afdelingens repræsentant til grundejerforeningens bestyrelse. der var mulig i henhold til grundejerforeningens vedtægter. Organisationsbestyrelsen drøftede problemstillingen og det aftaltes af næstformand Bjarne Hansen ville udarbejde et forslag om at Domea Solrød`s 5 afdelinger, som var medlem af grundejerforeningen, kunne lade sig repræsentere med 2 bestyrelsesmedlemmer, der blev udpeget af organisationsbestyrelsen. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. Side 4 af 9
4.3 Etablering af et lokalt servicecenter og samdrift i Boligselskabet Domea Solrød Administrativt fællesskab Lokalt servicecenter Et lokalt servicecenter skal varetage størstedelen af de opgaver, der hidtil har været løst på de lokale ejendomskontorer og på Domeas regionskontor. Det lokale servicecenter tænkes centralt placeret i forhold til de boligorganisationer og afdelinger, der skal dækkes af servicecenteret. Opgaver De opgaver, som påtænkes løst fra det lokale servicecenter er: Planlægning og styring af lokal ejendomsdrift. Personaleledelse af driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale. Beboerservice, herunder håndtering af tilladelser, renholdelse af fællesarealer og fælles udeområder. Sikring af social tryghed for beboerne. Rekvirering af håndværkere og tilsynsopgaver. Oprettelse af rekvisitioner og godkendelse af betalinger. Servicering af beboerdemokratiet på afdelingsniveau, herunder navnlig afdelingsbestyrelsen og afholdelse af beboermøder. DV-planer inkl. markvandring med afdelingsbestyrelsen Driftsopgaver, fraflytningssyn m.m. Budgetopfølgning og økonomistyring af konto 114-119. Personlig ekspedition. Markedsføring af f.eks. åbent-hus-arrangementer. Fremvisning af boliger og udlejning af fælleslokaler. Indkaldelser, breve m.m. i forbindelse med bestyrelses- og afdelingsmøder mv. Simple beboerklager. Bemanding Med etableringen af et lokalt servicecenter vil der blive ansat en kundechef, der skal fungere som den daglige leder af servicecenteret og dets medarbejdere. Dette vil som hovedregel omfatte driftsledere, ejendomspersonale og øvrigt kontorpersonale. Foruden ledelsen af kontorets medarbejdere vil kundechefen skulle servicere bestyrelserne og varetage opgaver af overordnet betydning for driften af boligorganisationen. Her tænkes navnlig på planlægning, koordinering af udbud, økonomistyring på driftskonti, rådgivning til beboerdemokratiet, kontakt til myndigheder mv. Den styrkede ledelse af driften forventes at medføre en højere kvalitet i servicering og planlægning. Dette vil sikre den bedst mulige udnyttelse af de personalemæssige ressourcer. Et lokalt servicecenter betyder også ansættelse af en servicekoordinator. Servicekoordinatoren vil skulle assistere i den daglige administration på det lokale servicecenter og være kontorets blæksprutte. Servicekoordinatoren vil bl.a. skulle tage sig af beboerhenvendelser, udsteder godkendelser og tilladelser til f.eks. husdyrhold. Herudover vil Side 5 af 9
servicekoordinatoren udsende dagsordener og evt. deltage og tage referat i forbindelse med bestyrelsesmøderne. En servicekoordinator på det lokale servicecenter indebærer også, at åbningstiderne for beboerhenvendelser kan udvides. Medarbejderne vil blive ansat i boligorganisationen/-erne. Domea vil fortsat bevare ledelsesretten over medarbejderne i de lokale servicecenter. Kundechefen vil være øverste leder for driftslederen, kontorpersonale og ejendomspersonale. Kundechefen vil referere til en markedschef i Domea. For de medarbejdere, hvis ansættelsesforhold overgår fra Domea til boligorganisationen (kundechef og servicekoordinator), vil ancienniteten blive videreført. Det vil sige, at har den pågældende medarbejde oparbejdet en anciennitet på eksempelvis 15 år, da vil denne blive medtaget. Øvrige ansættelsesvilkår vil herudover også blive bevaret, herunder iht. gældende overenskomst og tilhørende lokalaftaler. Såfremt det på et tidspunkt måtte vise sig at være nødvendigt, at afskedige den pågældende kundechef og/eller servicekoordinator, da vil Domea dække den andel af en eventuel fratrædelsesgodtgørelse, der er erhvervet i løbet af den tid, medarbejderen har været ansat hos Domea inden ansættelsen blev overflyttet til boligorganisationen. Denne forpligtelse fra Domeas side bortfalder, når medarbejderen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som vedkommende havde ved overførslen fra Domea, samt hvis boligorganisationen skifter administrator. Eksempel 1: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 3 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 15 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 2 måneders løn. Domea betaler den ene måned svarende til godtgørelsen efter 12 års ansættelse, og den anden måned betaler boligorganisationen. Eksempel 2: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 12 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 24 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Boligorganisationen betaler 3 måneders fratrædelsesgodtgørelse, da kundechefen har opnået samme anciennitet mht. opsigelsesvilkår i boligorganisationen, som kundechefen forinden havde opnået i Domea. Eksempel 3: Kundechefen har en anciennitet fra Domea på 12 år. Efter 11 års ansættelse i boligorganisationen afskediges kundechefen. Kundechefen har da 23 års anciennitet i alt og ret til en fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn. Domea betaler den 1 måned, og 2 måneder betales boligorganisationen. I Boligselskabet Domea Solrød påtænkes Bent Michelsen at udfylde rollen som kundechef. For nuværende er der ikke sat navn på servicekoordinatorrollen. Placering og etablering I Boligselskabet Domea Solrød foreslås et lokalt servicecenter etableret og fysisk placeret i lokaler beliggende Lindeholmen 6. Side 6 af 9
Det lokale servicecenter vil blive etableret med en standardpakke for teknisk udstyr (fx kopimaskine), IT-udstyr og softwarelicenser samt telefoni. Denne pakke baserer sig på en leasing- og serviceaftale indgået ved et EU-udbud. Ensartethed i udstyr og programmer, centralt styrede opdateringer og support er nødvendigt for at det lokale servicecenter kan opnå de nødvendige resultater. Fordeling af omkostninger i det administrative fællesskab Det lokale servicecenter oprettes som en særskilt afdeling i selskabet, en såkaldt fordelingsafdeling, hvorfra udgifter fordeles ud på selskabets afdelinger. Det administrative personale på det lokale servicecenter, kontorholdsudgifter, husleje for servicecenter mv. fordeles efter lejemålsenheder. Driftsmæssigt fællesskab samdrift Sammen med det lokale servicecenter kan der etableres en samdrift. Samdrift indebærer, at ejendomsmestre og ejendomsfunktionærer i en eller flere boligorganisationer er fælles om at løse afdelingernes opgaver som f.eks. beboerservice og pleje af udearealerne. I stedet for at have hjemsted på hvert sit ejendomskontor, bliver ejendomspersonalet overordnet ledet og fordelt fra det lokale servicecenter. Mulighed for samdrift mellem forskellige boligorganisationer og afdelinger Arbejdsopgaver, materiel, indkøb, udbud af håndværkeropgaver og de administrative opgaver i forbindelse med ejendomsdriften koordineres fra det lokale servicecenter, hvorved administrationen effektiviseres og ejendomsmestrene får frigivet tid til mere praktisk arbejde. Med samdrift sikres samtidig en større fleksibilitet i forhold til personalefordelingen, og driften bliver mindre sårbar overfor sygdom, ferie og øvrigt fravær. Der kan opnås en større ekspertviden, og medarbejderne bliver i højere grad specialister. Derudover kan samdrift medføre effektiviseret brug af maskinel, standardisering af leverandørydelser og udbud på håndværkeropgaver. Specialisering af personalet og specialisering i brugen af maskinel vil derudover kunne mindske brugen af eksperter udefra, fx eksterne håndværkere. Fordeling af omkostninger Udgifterne til grønt og blåt arbejde fordeles på følgende måde: Første år fordeles omkostningerne efter lejemålsenheder, herefter efter afdelingernes timeforbrug af blåt og grønt arbejde i det foregående år. Der indføres et planlægnings- og opgavestyringssystem, som bruges til at planlægge opgaver over året og fordele dagens opgaver til medarbejdere via en løsning til mobiltelefon. Systemet bruges også til tidsregistrering, således at tidsforbruget i hver enkelt afdeling kan bestemmes. Side 7 af 9
Økonomi Etableringsomkostninger Etableringen og opstart af et lokalt servicecenter vil andrage sig til Boligselskabet Domea Solrøds andel af kr. 347.000 i henhold til overslag fremlagt på mødet. Forventet effekt på driftsøkonomien: Da Domea Solrød allerede driver et lokalt servicecenter og en samdrift i mindre skala end hvad der lægges op til, viser det beregnede overslag, at driftsøkonomien vil være stort set uændret i 2014 men det forventes at blive forbedret på længere sigt, ikke mindst hvis flere lejemålsenheder eller nye kunder bliver en del af servicecentret. Den videre proces Det lokale servicecenter i Boligselskabet Domea Solrød vil blive sat i drift 06.01.2014, med økonomisk skæring 31.12.2013. Bilag: Tillæg til forretningsføreraftale Servicecenteraftale generel og specifik del Det indstilles til bestyrelsen at godkende, Boligselskabet Domea Solrød deltager i etableringen af et lokalt servicecenter pr. 06.01.2014 til varetagelse af de ovenfor nævnte opgaver og at det nuværende ejendomskontor Chr. Torv 112 nedlægges og genudlejes som bolig. Det indstilles til bestyrelsen at godkende overflytning af personale fra Domea til det lokale servicecenter på de angivne vilkår. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om etablering af samdrift i forbindelse med det lokale servicecenter. Det indstilles til bestyrelsen at godkende fordeling af udgifter til administrativt samt grønt og blåt arbejde i servicecenteret og underskrive servicecenteraftalen. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at servicecenteret placeres som ovenfor foreslået og etableres i henhold til det fremlagte overslag over etableringsomkostninger. Boligselskabets andel af etableringsomkostningerne dækkes af selskabet. Side 8 af 9
Det indstilles til bestyrelsen at godkende det fremlagte overslag over årlige driftsomkostninger. Det indstilles til bestyrelsen at underskrive tillæg til forretningsføreraftalen og Servicecenteraftale, generel og specifik del. Referat: Tillæg til forretningsføreraftale og Servicecenteraftale blev underskrevet. 5 Mødeplanlægning Næste mødedato. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger næste mødedato. Referat: Næste mødedato aftaltes til 10. april 2014 kl.17.00 i afdeling 3`s fælleslokale. 6 Eventuelt Referat: Intet Side 9 af 9