Dagsorden: Deltagere fra bestyrelsen: Johan Leo, medlem Lis Leth, medlem Marie Jørgensen, medlem Else Pedersen, medlem

Transkript

1 Ramsø Ældreboligselskab (Toftehøjen) Referat af organisationsbestyrelsesmøde Mandag den 20. august 2012 kl På Toftehøjen, Toftehøjvej 20, 4130 Viby Sj., Opholdsstuen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Ramsø Ældreboligselskab Genforhandling af eksisterende forretningsføreraftale med Domea s.m.b.a Orientering fra formanden Boligselskabets budget Boligselskabets afdelinger Vedr. fremtidsikring af boligerne tihørende afdeling 1, herunder evt. køb af nabogrunden der støder op mod plænen: Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Inga Skjærris Nielsen, formand Bendt Kristiansen, næstformnad Else Møller, medlem Der forelå afbud fra: Egon Peter Thomsen, medlem Jonna Aalling, Observatør Johan Leo, medlem Lis Leth, medlem Marie Jørgensen, medlem Else Pedersen, medlem Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Domea Steen Andersen, Ejendomsfunktionen Domea Boligcenter Høje-Taastrup, den 28. august 2012

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Beslutning: Godkendt 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 21. maj Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Beslutning: Godkendt og underskrives på næste møde. 3 Ramsø Ældreboligselskab 3.1 Genforhandling af eksisterende forretningsføreraftale med Domea s.m.b.a. Som aftalt på seneste bestyrelsesmøde har den nedsatte arbejdsgruppe fået tilsendt udkast til ny forretningsføreraftale med tilhørende bilag som nævnt nedenfor: Ydelseskatalog Bolig- og ejendomsadministration. Ydelseskatalog Prisliste. Det foreslåes, at bestyrelsen, på baggrund af arbejdsgruppens indstilling, tager stilling til indgåelse af ny forretningsføreraftale. Referat: Arbejdsgruppen havde gennemgået det udsendte materiale og havde bla.a konstateret at honoraret var det samme som hidtil og boligselskabet fik leveret samme ydelser som hidtil. På den baggrund og med forventning om samme honorarreduktion, hvis Domea i sin 2015 plan besluttede at nedsætte administrationshonoraret, indstilledes til den øvrige bestyrelse om at indgå den nye forretningsføreraftale. Forretningsføreraftalen blev herefter godkendt og underskrevet. 3.2 Orientering fra formanden orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Lene Brandenburg er tiltrådt som ny frisør og er der indtil videre hver fredag. Landmåler har oplyst at arealet ved børnehaven tilhører boligselskabet og ikke Roskilde kommune. Toftehøjens 35 års jubilæum fejres med reception den 30.november 2012 kl til Side 2 af 5

3 For beboere på Toftehøjen afholdes middag den 1. december 2012 kl.12.00, hvor der vil være underholdning der betales af Lions. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.3 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden til vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond og arbejdskapital. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Beslutning: Godkendt og vil herefter blive forelagt på førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Vedr. fremtidsikring af boligerne tihørende afdeling 1, herunder evt. køb af nabogrunden der støder op mod plænen: Som besluttet på seneste bestyrelsesmøde, foreslåes følgende strategi med tilhørende økonomi: Sideløbende udarbdejdes en udvælgelsesrapport og en fremtidssikringsanalyse, med henblik på i sidste ende, at udarbejde en ansøgning om en helhedsplan til Landsbyggefonden, for at opnå maksimal støtte til bygnings renoveringer og forbedringer. Trin 1 :Udarbejdelse af udvælgesrapport og fremtidssikringsanalyse kr ,- ex. moms. Trin 2: Udarbejdelse af foreløbig helhedsplan inkl. ansøgning til landsbyggefonden Anslået kr ex. moms Begge ovennævnte honorarer kan afholdes af dispositionsfonden og hvis det ender med en godkendt helhedsplan med støtte fra Landsbyggefonden, kan ovennævnte omkostninger indgå som en del af helhedsplanen og tilbageføres således til dispositionsfonden. Yderligere orientering gives på mødet. Referat: Bestyrelsen besluttede sig for at iværksætte trin 1, til kr ex. moms, der afholdes af dispositionsfonden. Det var vigtigt for bestyrelsen at der i rapporten blev sat focus på energibesparende foranstaltninger. Side 3 af 5

4 4.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden til vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Afdeling 1: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 2,94 % pr Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den Afdeling 2, center og køkken: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr og indebærer en lejeregulering på 0,53 % pr Afdeling 3, Varmecentral: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter samt driftsog vedligeholdelsesplan for kommende regnskabsår. Beslutning: Godkendt 4.3 Orientering om driftsforhold Ejendomsmester Steen Andersen har opsagt sin stilling pr 31.december 2012, for at gå på pension. På den baggrund har driftschef Bent Michelsen og formand Inga Skjærris afholdt møde med en potentiel ansøger til stillingen. Ansøgeren er ejendomsmester i uopsagt stilling i et andet boligselskab som Domea administrerer og er derfor bekendt med alle opgaverne, der skal løses, herunderalle IT systemerne som anvendes. Yderligere orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Da Steen Andersen skal afholde sin restferie m.m. bliver sidste arbejdsdag fredag den 12. oktober, hvor der afholdes en reception. Iflg. Aftale med Jobcenter Køge har Bjarne Andersen genoptaget arbejdet med 10 timer pr. uge og boligselskabet modtager sygedagpenge i refusion for 27 timer. Med udgangspunkt i Bjarnes sygdomsforløb tages fremover stilling til forøgelse af ugentlige arbejdstimer m.v. Side 4 af 5

5 Ejendomsmester Steen Andersen orienterede som følger: Følgende arbejder i henhold til DV planen er iagngsat: Udskiftning af større vinduesparti på Plejegangen. Linoleum lægges i gangarealet til kollektivboligerne afsnit 1. 3 boliger har fået ny flisebelægning i haverne. Opsætning af hegn mellem biblioteket og Vibo. Arbejdet med at udskifte tagplader på boligerne ud mod Parkvej er igangsat. Der er bestilt tilbud på etablering af ny indgangsportal på Plænen. Repræsentanter for beboerne spurgte om muligheden for opsætning af komfur i hobbyrummet, som skal bruges når beboerne låner lokalerne til fødselsdage m.v. En nuværende beboer havde doneret et næstent nyt komfur, der kunne anvendes, så bestyrelsen godkendte opsætningen. Bestyrelsen tog orienteringerne til efterretning. 5 Mødeplanlægning Det indstilles, at bestyrelsen fastsætter næste mødedato. Referat: Aftales senere 6 Eventuelt Intet Side 5 af 5