Boligselskabet Domea Solrød Referat fra organisationsbestyrelsesmøde der afholdtes onsdag, den 20. august 2014 kl i afdeling 3`s fælleslokale.

Transkript

1 Boligselskabet Domea Solrød Referat fra organisationsbestyrelsesmøde der afholdtes onsdag, den 20. august 2014 kl i afdeling 3`s fælleslokale. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligselskabet Domea Solrød Bestyrelsesforhold Bestyrelsens konstituering Boligselskabets årsregnskab Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Bestyrelseshonorar Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Udlejningsforhold Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Boligselskabets afdelinger Årsregnskaber Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt Deltagere fra bestyrelsen: Susanne Thomsen Bjarne Hansen Jesper Stolpe Merete Danmark Poul Andersen Katja Saunte Bagger Øvrige deltagere: Bent Michelsen, Domea Domea Servicecenter Solrød, den 9. september 2014 Side 1 af 12

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt uden tillægspunkter 2 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 28. november Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt uden bemærkninger og underskrevet. 3 Boligselskabet Domea Solrød 3.1 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har herefter følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Susanne Thomsen Formand Best Bjarne Hansen Næstformand 2015 Jesper Stolpe Medlem 2014 Katja Saunte Bagger Medlem 2014 Villy Brejning Medlem Domea 2014 Poul Andersen Medlem 2014 Merete Danmark Medlem 2014 Med Domea som forretningsfører Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning 3.2 Bestyrelsens konstituering Efter repræsentantskabsmødet den 20. august 2014 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Susanne Thomsen Formand 2016 Bjarne Hansen Næstformand 2015 Jesper Stolpe Medlem 2015 Katja Saunte Bagger Medlem 2015 Vakance Medlem Domea Merete Danmark Medlem 2015 Poul Andersen Medlem 2015 Side 2 af 12

3 Med Domea som forretningsfører. Repræsentantskabet har besluttet, at bestyrelsen selv konstituerer sig med [formand og/eller næstformand]. På valg er formand Susanne Thomsen. Det indstilles, at bestyrelsen konstituerer sig med [formand og/eller næstformand]. Referat: Bestyrelsen genvalgte Susanne Thomsen som formand ( På valg igen i 2016) 3.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 01. april 2013 til 31. marts 2014 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et underskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 10 til 11. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 3.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. april 2013 til 31. marts 2014 vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse Side 3 af 12

4 3.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 10 til 18 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Referat: Godkendt og efterfølgende forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse 3.6 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Referat: Bestyrelsen gennemgik rapporterne og havde ønsker til drøftelse med kommunen som følger: Fra afdeling 6, Trylleskoven: Offentlig anlagt sti fare for børn/blinde vinkler belysning. Skilt Ingen færdsel på isen. Redningskrans Ønske om opsætning af hunde høm høm kasser. Området udenom manglende pasning Krav til kommende nybyggeri/ Regler for støj i forbindelse med byggeriet. 3.7 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,92 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,94 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder. De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Referat: Godkendt med uændret fordeling. Side 4 af 12

5 3.8 Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Domea Solrød kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanter af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 2 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede Susanne Thomsen og Bjarne Hansen 3.9 Udlejningsforhold Som det fremgår af boligorganisationens regnskab på side 16, opstår der ind imellem mindre lejetab som følge af en kort venteliste. Ventelistesituationen er efter Domeas opfattelse ikke kritisk, men indstiller til bestyrelsen at der løbende iværksættes initiativer som medfører flere på ventelisterne. Det kan konstateres, at fraflytningsprocenten stadig er relativ høj og det derfor er vigtigt at der til alle typer boliger er tilstrækkelig mange på ventelisten. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og drøfter om de skal iværksættes initiativer til at få flere på venteliste. Referat: Kundechef Bent Michelsen havde samme dag modtaget en henvendelse fra Solrød Kommune, hvor de anmoder om de i en periode kan få anvist hver 3. bolig i stedet for hver 4. bolig. Bestyrelsen drøftede anmodningen og besluttede følgende, der efterfølgende meddeles kommunen. 1. Respektere beboere på den interne venteliste først 2. Perioden skal aftales til maksimalt 2 år 3. Hvis der er tale om flygtninge, må der højest bo 2 familier i de enkelte afdelinger. (hensynet til den brede beboersammensætning.) Bestyrelsen tog orienteringen iøvrigt til efterretning og ønskede at forholdet omkring eventuel markedsføring drøftes igen på næste møde. Side 5 af 12

6 3.10 Personaleforhold Fælles virksomhedsnævn Boligorganisationer med mere end 20 medarbejdere, skal etableres et virksomhedsnævn (VN). VN består af repræsentanter for virksomhedens ledelse og medarbejdere og har til opgave at udvikle samarbejdet overalt i virksomheden. Størsteparten af de boligorganisationer, Domea administrerer, har mindre end 20 medarbejdere, og der er således ikke formelt krav om et VN. For at sikre alle medarbejdere lige adgang til VN og for at understrege de fælles opgaver, mål og interesser på tværs af alle ansættelsessteder, har vi i Domea etableret et fælles VN for alle medarbejdere i boligorganisationerne såvel som i administrationen. Der er etableret 2 regionale VN for henholdsvis ØST og VEST samt et sidestillet VN for Domeas landscenter. Herudover er der etableret et overordnet fælles VN for samtlige medarbejdere. Fælles VN Landscenter VN Region VEST VN Region ØST VN Regionale VN Øst og Vest: De regionale VN i Øst og Vest består hvert af 8 medlemmer: Medarbejdergruppen 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne (næstformand) 1 tillidsrepræsentant for ejendomsfunktionærerne 1 medarbejderrepræsentant fra Arbejdsmiljøorganisationen (AMO) 1 servicekoordinator valgt af og blandt servicekoordinatorerne i regionen Ledelsesgruppen 1 regionsdirektør (formand) 1 markedschef 1 driftsleder 1 kundechef Landscenter VN: VN i Landscenteret sammensættes med 8 medlemmer: Medarbejdergruppen Side 6 af 12

7 1 HK tillidsrepræsentant 1 HK-repræsentant 1 AC-repræsentant 1 medarbejder valgt af og blandt medarbejderne i Landscenteret Ledelsesgruppen 1 direktionsassistent (formand) 1 kundeservicechef 1 økonomichef 1 kundechef fra de regionale VN Det fælles Virksomhedsnævn: Det overordnede og fælles virksomhedsnævn sammensættes med 10 medlemmer: Medarbejdergruppen Næstformanden for Region Vest VN Næstformanden for Region Øst VN HK-tillidsrepræsentant 1 AC-repræsentant 1 servicekoordinator fra de regionale VN Ledelsesgruppen Domeas administrerende direktør (formand) 3 ledelsesrepræsentanter (udpeget af direktionen) Kundechef fra Landscenter VN Beskyttelse af medarbejderrepræsentanter i VN Medlemmer af VN s medarbejdergruppe, som ikke i forvejen nyder beskyttelse som tillidsrepræsentanter, er omfattet af samme beskyttelse. Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning giver vi økonomisk kompensation for timeforbrug, transport mv. til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt eller udpeget til VN. Den solidariske ordning indebærer, at alle udgifter til medarbejdernes VN-arbejde hvert år fordeles ud i samtlige omfattede boligafdelinger som en personaleomkostning. Domea dækker alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere. En del af den normale administrationsydelse Den fælles VN-struktur understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer VN i eget regi vil derimod selv skulle forestå understøttelsen af dette. Godkendelse og ikrafttræden Principperne for det fælles VN er taget til efterretning og/eller godkendt af Samarbejdsrådet for BL og Kooperationen, ESL-tillidsrepræsentanterne og Domeas hidtidige VN. Strukturen trådte i kraft den 25. marts og de nødvendige valg og udpegninger blev foretaget umiddelbart herefter. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Referat: Taget til efterretning Side 7 af 12

8 3.11 Personaleforhold Fælles Arbejdsmiljøorganisation (AMO) Som arbejdsgiver skal man etablere en arbejdsmiljøorganisation (tidligere kendt som sikkerhedsorganisation), hvis virksomheden har mere end 10 medarbejdere. Mange boligorganisationer i Domeas administration har imidlertid færre end 10 medarbejdere og er således ikke forpligtet til at etablere en arbejdsmiljøorganisation. For at sikre samtlige medarbejdere lige vilkår og muligheder i relation til sikkerheds- og sundhedsarbejdet er der derfor etableret en fælles arbejdsmiljøorganisation for samtlige ca. 700 medarbejdere i såvel Domea som de administrerede boligorganisationer. Hermed sikres kommunikation, vidensdeling og vidensopsamling på tværs af alle ansættelsessteder, og der sikres en struktur for arbejdsmiljøindsatsen, som hænger naturligt sammen med virksomhedens ledelsesstruktur mv. Strukturen i AMO Hvert servicecenter udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med kundechefen som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant (indtil samtlige boligorganisationer og ansatte serviceres og ledes fra lokale servicecentre vil det som overgangsordning gælde, at der etableres arbejdsmiljøgrupper for hver enkelt kunde-/driftschefs ledelsesområde, uanset om dette er organiseret som et servicecenter). Domeas administration udgør en særskilt arbejdsmiljøgruppe med en stabschef som arbejdsleder og en valgt medarbejder som arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøudvalget er et overordnet organ og omfatter i alt 7 personer: En arbejdsgiverrepræsentant udpeget af Domeas direktion (formand) En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne vest for Storebælt En AM-repræsentant valgt af og blandt AM-repræsentanterne øst for Storebælt AM-repræsentanten for Domeas administrative medarbejdere En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne vest for Storebælt En arbejdsleder valgt af og blandt kundecheferne øst for Storebælt Arbejdslederen fra den administrative arbejdsmiljøgruppe Arbejdsmiljøgruppe skal arbejde for at løse lokale sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer. Arbejdsmiljøgruppen skal løbende iagttage sikkerheden og sundheden for at forhindre, at der opstår problemer. Arbejdsmiljøgruppen mødes efter behov og mindst én gang i kvartalet. Arbejdsmiljøudvalget varetager for hele virksomheden de funktioner og opgaver, som i henhold til gældende lovgivning og AT-vejledninger er henlagt til arbejdsmiljøudvalget. Der gennemføres en lovpligtigt årlig arbejdsmiljødrøftelse gennemføres hvert år i 4. kvartal. Valg og valgbarhed mv. Enhver medarbejder uden ledelsesmæssige beføjelser har stemmeret ved valg af AM-repræsentant, og enhver medarbejder, som har været ansat i mere end 12 måneder med mere end 10 timer/uge er valgbar. AM-repræsentanter er fremover ordinært på valg i første kvartal i lige år. AM-repræsentanter nyder beskyttelse på lige fod med tillidsrepræsentanter. Side 8 af 12

9 Økonomisk kompensation til boligafdelinger Via en solidarisk dækning gives økonomisk kompensation til de boligafdelinger/servicecentre, hvis medarbejdere bliver valgt som AM-repræsentanter. Kompensationen udgør i 2014 kr. 288,00 for hver time som medarbejderen anvender i AM-regi. Transportgodtgørelse og medarbejderens eventuelle udlæg dækkes ligeledes via en solidarisk ordning. Den solidariske ordning betyder, at alle udgifter vedrørende AM-repræsentanter hvert år fordeles efter antallet af medarbejdere ud i alle de boligafdelinger som er omfattet af den fælles AMO. Domea dækker dog alle omkostninger vedrørende egne medarbejdere, der vælges som AM-repræsentanter. En del af den normale administrationsydelse Den fælles AMO understøttes af Domea som del af den normale administrationsydelse. Boligorganisationer, som har eller etablerer AMO i eget regi vil derimod selv skulle understøtte dette. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Referat: Taget til efterretning. 4 Boligselskabets afdelinger 4.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. april 2012 til 31. marts 2013 vedlægges som bilag. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 10301: overskud på: kr ,- Afdeling 10302: underskud på: kr ,- Afdeling 10303: overskud på: kr ,- Afdeling 10304: overskud på: kr ,- Afdeling 10305: overskud på: kr ,- Afdeling 10306: overskud på: kr ,- Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen i boligorganisationens regnskab side 13 til 18. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Referat: Godkendt, med bemærkning om, at de respektive afdelingsbestyrelser og ansvarlige for udlejning af fælleslokaler, husker at få afleveret regnskaber for dette til Domea så hurtigt som muligt hvert år efter den 31. marts, således at disse bliver indarbejdet i afdelingsregnskaberne. Side 9 af 12

10 4.2 Orientering om driftsforhold Som bekendt afholdtes et statusmøde den 4. juni 2014 for at evaluere de første 5 måneders drift af Servicecenter Solrød. Bestyrelsen gav en god og konstruktiv tilbagemelding på, hvordan de enkelte afdelinger havde oplevet den første periode. En sammenfattende konklusion blev: Forståelse for at servicecentret var i en indkøringsfase og at det tager tid at lære nye systemer og ansatte liver fortrolig med nye måder at arbejde på og at det ud fra den synsvinkel fungerede tilfredsstillende. Ejendomsfunktionærerne har haft dårlig samvittighed, for opgaver de ikke kunne nå. Det havde overrasket alle, at der var så mange personlige og telefoniske henvendelser, hvor der har været en overvægt af henvendelser fra beboere i Villabyernes boligselskab. Dette havde betydet, at det var nødvendigt at ansætte yderligere en servicekoordinator på 32 timer, for at kunne betjene beboerne tilfredsstillende. Merete som repræsenterer Trylleskoven var der en del frustration over manglende information til beboerne, primært i forbindelse med udbedring af fejl og mangler fra byggesagen og opfølgning på 1 års gennemgangen. Repræsentanter fra entreprenøren der skal udbedre forhold i boligerne der ikke kan tale dansk. Pasning af udearealer, såsom bede og græs. Status på hvor mange penge der er tilbage fra byggeregnskabets budget. Bjarne fra afdeling 4, kunne oplyse at det var aftalt at Strandens hus og Have fylder op med manglende planter i bedene. En ældre beboer havde anmeldt problemer med sit køleskab, hvor oplevelsen havde været, at han skule være meget vedholdende før han havde fået et nyt. Status ultimo juli, er at Servicecentret nu er i en mere normal driftsfase, med at få udført de serviceopgaver der bliver meldt ind og at udearealer bliver passet tilfredsstillende. Nu og henover efteråret har vi igangsat et nyt driftsstyringssystem Eazy Soft, hvor medarbejderne øver sig i brugen af dette. Systemet skal danne baggrund for fakturering af timer som de enkelte afdelinger bruger efter 1. januar 2015, idet som bekendt alle driftsudgifter på personale som aftalt fordeles efter antal lejemål. Yderligere information gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 10 af 12

11 Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bestyrelsen blev efterfølgende orienteret om yderligere driftsforhold i de enkelte afdelinger. Afdeling 2: Der var opstået en uheldig episode i forbindelse med udlejning af fælleslokalet, hvor der ikke var givet information til den ansvarlige, om at en beboer havde fået tilladelse til at anvende fælleslokalets toilet og bad i forbindelse med en renovering af beboerens badeværelse. Afdeling 4: I forbindelse med udvendig malerbehandling, var der heller ikke givet besked til den udlejningsansvarlige, om at malerne havde fået adgang til at bruge fælleslokalets toilet. Afdeling 6: Ønske om en aftale og efterfølgende information til beboerne om mulighederne for lån boremaskine og evt. øvrigt værktøj. Ønske om en lille forståelig manual til beboerne i rækkehusene ved brug af gulvvarme. Ventilationssystemet i punkthusene har siden ibrugtagning ikke fungeret optimalt, selvom entreprenøren ved flere forsøg har forsøgt at løse problematikken, er det stadig ikke løst. Der skal med mellemrum skiftes filter i rækkehusenes ventilationssystem. Der ønskes udarbejdet et forslag fra servicecentret, hvordan dette kan udføres. I forbindelse med den aftalte maling af facader, var der konstateret skader på vinduesrammer og malerpletter på indbo tilhørende beboerne, der skal anmeldes til entreprenøren. Beboerne er bekendt med, at der er fortaget en skimmelsvamp undersøgelse af skurene, men der ønskes en information om resultatet heraf og hvad der er aftalt af udbedring fra entreprenørens side og status på dette. Som bekendt er der indkøbt en bil til brug for ejendomsfunktionærerne i forbindelse med syn af lejligheder og indkøb af reservedele m.m. til afdelingerne. Der ønskes, at reglerne for brug af bil i tjenesteøjemed bliver informeret til bestyrelsesmedlemmerne, således at reglerne kan informeres til øvrige beboere, hvis der bliver behov herfor. 5 Mødeplanlægning Næste mødedato Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato. Referat: Markvandringer: Onsdag den 22. oktober afd. 1 kl.11.00, afd. 2 kl.9.00 samt afd.4 kl Mandag den 14. oktober afd. 3 kl og afd. 5 kl samt afd.6 kl Side 11 af 12

12 Afdelingsmøder: Mandag den 17. november kl afdeling 2 og afdeling 5 kl Tirsdag den 18. november kl afdeling 4 og afdeling 1 kl Torsdag den 27. november kl afdeling 3 og afdeling 6 kl Organisationsbestyrelsesmøde: Tirsdag den 9. december kl i afdeling 3. 6 Eventuelt Referat: Intet Side 12 af 12