Referat af styrelsesmøde d. 28.-29. juni 2009 1. Mødet åbnes Eivor Wallinvirta hilste styrelsen velkommen i Lahti. Agne Svantesson takkede for hilsenen fra sidste møde. 2. Konstaterande av närvaro och val av sekreterare Tilstede var: Eivor Wallinvirta, Agne Svantesson, Bendt Pedersen, Torunn Bjerkem og Hanne Rasmussen. Hanne Rasmussen valgtes til sekretær. 3. Godkännande av föredragningslista Dagsordenen blev godkendt. 4. Godkännande av protokollet från rådets styrelsemöte 6-8.3.2009 Protokollet fra rådets styrelsesmøde d. 6.-8. marts 2009 blev godkendt. 5. Nyt fra landene: a. Sverige v/agne Svantesson Der henvises til bilag 1 Rapport til rådets styrelse och utskot af 25-06- 2009. b. Island v/bendt Pedersen Bendt Pedersen kunne oplyse, at der arbejdes på Isleik 2010, se mere herom under punkt 8 e). c. Norge v/torunn Bjerkem Der er sket store forandringer på Noregs Ungdomslag. Der er igangsat et nyt projekt: Sans for Dans. Der er også indgået aftale med Steinkjer om 2012. d. Danmark v/hanne Rasmussen Der henvises til bilag 2 Nyhedsbrev 2009 fra Danske Folkedanseres Spillemandskreds. e. Finland v/eivor Wallinvirta Der henvises til bilag 3 - Finland Styrelsen besluttede, at der 7 dage inden styrelsesmøderne fremsendes skriftlige redegørelse fra hvert styrelsesmedlem med oplysninger om nyt fra landene, således at punktet fremover begrænses til eventuelle spørgsmål. 6. Planering och förverkligande av förändringen inför den nya kanslisituationen och den ekonomiska administrationen av rådets funktioner rådets officielle adresse er fra d. 1. juli 2009: Side 1 af 6
rådet www.nordlek.org og sekretariatet@nordlek.org bevares. Oplever aftaleparterne problemer, kan man skrive direkte til Hanne Rasmussen på hanne@hdras.dk Det er nødvendigt, at vi finder en person, der kan skrive korrekt svensk og finsk til brug for teksterne på hjemmesiden. Eivor Wallinvirta undersøger, om hun kan finde denne person. Arkivet forbliver indtil videre hos Svenska Folkdansringen. Afgiften hertil er kr. 150 pr. måned for 10 hyldemeter. Vi betaler i september 2009 for 1 år indtil 30/6 2010. Agne Svantesson har ansvaret for dette arkiv og for kontakten til Svenska Folkdansringen. Agne laver en fortegnelse over alt arkivmateriale. Denne fortegnelse sendes til styrelsen. Indkommende og udgående post scannes og arkiveres hos Hanne Rasmussen for et år ad gangen og overdrages efterfølgende til Agne Svantesson til arkivet hos Svenska Folkdansringen. Sekretariatet (Hanne Rasmussen) sørger for opdatering af medlemslister og lister over styrelse og utskot. Under utskotsmødet mandag d. 29. juni 2009 rundsendes liste, som alle mødedeltagere skriver sig på med oplysning om navn, adresse, mailadresse, tlf.nummer og hvilken organisation, de repræsenterer. Indbydelser m.v. laves af ordførende Eivor Wallinvirta og Hanne Rasmussen i fællesskab og udsendes af Hanne Rasmussen til aftaleparter, styrelse og utskotsordførende. Tilmeldingsblanket udføres som PDF-fil, der udfyldes i udvalgte felter. Filen skal kunne hentes på hjemmesiden. Hanne Rasmussen forsøger at lave denne tilmeldingsblanket. Alle tilmeldinger til møder (rådsmøder, styrelsesmøder og utskot) sendes til sekretariatet (Hanne Rasmussen), der laver tilmeldingslister m.v. Tilmeldingslister og alt relevant mødemateriale sendes af Hanne Rasmussen til aftaleparterne og mødedeltagerne. Blanket til refusion udarbejdes. Der ydes refusion til styrelsesmedlemmer til transport med offentlige transportmidler og til kørsel i egen. Det blev besluttet, at kørselsgodtgørelse ydes med 0,25 pr. kilometer. Der ydes ikke tabt arbejdsfortjeneste. Svenske Folkdansring laver regnskab for tiden 1/1 30/6 2009. Det drøftes med revisorerne under rådsmødet, hvorledes de ønsker at gennemgå dette materiale. Agne Svantesson sørger for, at adressen i banken ændres til den nye officielle adresse. Styrelsen besluttede, at firmatecknar for rådet er Eivor Wallinvirta. Firmatecknaren Eivor Wallinvirta giver samtidigt fullmakt til Bendt Pedersen, Island og Agne Svantesson, Sverige til hver for sig at disponere over foreningens konti i Nordea og udføre betalinger. Fullmakten kan ikke gives videre til andre. Endvidere skal Eivor Wallinvirta og Bendt Pedersen have etableret netbank, begge med Side 2 af 6
mulighed for hver for sig at indsætte og hæve beløb på rådets konti i Nordea. Beslutning om firmatecknar og fullmakt gælder fra dette styrelsesmøde. Tidligere fullmakter til Svenska Folkdansring tilbagekaldes samtidigt hermed. Alle regnskabsbilag scannes af Hanne Rasmussen og sendes til Bendt Pedersen med cc Eivor Wallinvirta. Bendt Pedersen bogfører i excelark og anvender de samme kontonumre, som hidtil. Bendt Pedersen og Hanne Rasmussen sørger for, at der udsendes opkrævninger på medlemsafgiften. I denne forbindelse vil aftaleparterne blive bedt om at oplyse medlemsantal, således at vi i forbindelse med blandt andet projektansøgninger kan vide, med hvor stor vægt vi taler. Hanne Rasmussen udarbejder en forretningsorden vedrørende sekretariatsfunktionen til gennemgang på næste møde. 7. Förberedelse av rådets rådsmöte, 30.06.09 a. genomgång av föredragningen och uppgifterna Styrelsen gennemgik föredragsningslistan og fordelte opgaverne. 8. Styrelsens ansvarsområden/ nuläget och aktuella frågor a. ekonomin/ rapport og nuläge Bendt Pedersen redegjorde for den aktuelle økonomiske situation. Der er nu indbetalt Skr. 42.000 i medlemsafgifter. Der var forventet Skr. 58.000. Forskellen skyldes primært, at aftaleparten DGI, Danmark alene indberetter folkedansere og ikke deres fulde medlemstal, der også består mange andre dansere. Hertil kommer, at 3 aftaleparter endnu ikke har betalt. Styrelsen kontakter disse aftaleparter for en nærmere drøftelse af det fortsatte medlemskab. Da deltagerantallet til 2009 alene er 2.000 deltagere i stedet for de budgetterede 2.500, vil der også her mangle en indtægt. Den manglende indtægt betyder, at vi bruger af vores kapital. Det bliver styrelsens helt store udfordring og opgave at finde yderligere indtægter, f.eks. fra projektadministration og stævneoverskud. b. kanslifunktionen/rapport Der henvises til punkt 6. c. stämmor/ rapport Hanne Rasmussen er fortsat overordnet stævneanvarlig, men styrelsesmedlemmet fra det land, der er arrangør af et stævne, er primær kontaktperson fra stævnet til styrelsen. d. aktuellt inför NORDLEK 2009, Lahtis, Finland Eivor Wallinvirta og Torunn Bjerkem repræsenterer styrelsen til åbningen og afslutningen. -boden bemandes tirsdag, onsdag, torsdag, fredag og lørdag fra kl. 10-12. Side 3 af 6
Onsdag (Torunn), Torsdag (alle), Fredag (Bendt/Hanne), Lørdag (Eivor) Torunn Bjerkem, Eivor Wallinvirta og Bendt Pedersen deltager i veterantræffet lørdag 12-14. Lørdag aften mellem festopvisningen og den sidste afslutning tager stævnekommitéen imod. Bendt Pedersen, Torunn Bjerkem og Eivor Wallinvirta deltager her. Agne kunne berette om kritik fra Sverige vedrørende mulighederne for indkvartering, idet man oplevede, at alt på et tidligt tidspunkt var booket. Imidlertid var det stævnet, der havde booket alt, og derfor kunne deltagere ikke selv booke. Da stævnet afmeldte deres booking, blev der mange ledige hoteller. e. ISLEIK, 2010, Island Der er lavet tidsplan, men der mangler priser (det er svært med de svingende priser på Island og valutasituationen) ISLEIK 2010 starter 5. juli (med en lang rejse ved vestfjorden). For dem, der ikke deltager i den lange tur, er der start onsdag eller torsdag (hvis man vil deltage i en mindre udflugt). Åbningen er planlagt til lørdag d. 10. juli og slut fredag den følgende uge. Det planlægges at bruge samme skole til indkvartering, som sidste gang, men bliver deltagerantallet større end 400, må en anden skole anvendes. Hanne foreslog, at der tænkes i projekt, når styrelsen skal deltage i Isleik, og at der indlægges et seminar (f.eks. vestnorden) i stævnet. f. BARNLEK, 2011, Skive, Danmark Planeringen af BARNLEK 2011 i Skive i Danmark er godt i gang. Der har længe været etableret et stævneudvalg med mange små arbejdsgrupper. Det overordnede tema for stævnet vil være Tradition og fornyelse. Mie Nielsen, Danmark vil fortælle om stævnet til Børne- og Ungdomsutskottet og til rådsmødet. Stævnet er netop blevet orienteret om, at det hal-kompleks, hvor stævnet skal afvikles, er taget under konkursbehandling. Man afventer nu, at sommerferien slutter, så man kan få en dialog med kommunen om den fremtidige anvendelse. g. NORDLEK 2012, Steinkjer, Norge Planlægningen er i fuld gang. Steinkjer er en by med ca. 20.000 borgere. Byen er vældig egnet og der planlægges bygning af nye lokaler. Norges Ungdomslag har indgået aftale med Hilmar-stiftelsen, der har som formål at fremme folkekultur og folkemusik. Norges Ungdomslag er medstifter af Hilmar-stiftelsen. Styrelederen i stiftelsen er tidligere professionel lobbyist, som kan gøre rigtig god brug. Johan Einar Bjerkem arbejder 50% i stiftelsen, og han bliver den primære kontaktperson til stævnet. Der er etableret mindre forskningsprojekt (under et andet og større forskningsprojekt), der skal dokumentere og organisere oplysninger om i forbindelse med NORDLEK 2009 i Lahtis. Planen er at arrangere et seminar i forbindelse med festivallen i november, hvor det lille forskningsprojekt skal præsenteres. Her bør styrelsen være repræsenteret, så vi kan høre, hvad man har fået ud af sine iagttagelser under NORDLEK 2009 i Lahti. Styrelsen vil forsøge at udnytte synergieffekten. Det er vigtigt, at vi forsynes med informationer. Side 4 af 6
Hilmar-festivallen er 12.-15. november 2009, og det bør overvejen, om folkemusikutskottet skal deltage (evt. som et projekt). h. projekt/ rapport Følgende projekter er / skal i gang: i. Nordisk sekretariat Der er etableret en projektgruppe, bestående af Klaus Bolø og Hanne Rasmussen. Der er aftalt møde med Foreningen Norden til august måned 2009, og styrelsen mødes med Nordisk Amatørteaterråd til oktobermødet i Oslo. Der søges ikke projektmidler, før vi har helt rede på, hvad der skal søges til. ii. Nordisk folkekulturkongres (ansøgning til Nordisk Kulturfond) Der er etableret en projektgruppe med deltagere fra Norge, Finland og Danmark. Det er besluttet, at ansøgning skal sendes til Nordisk Kulturfond senest 1/9 2009. Målgruppen må være ansvarlige politikere i Norden (vedr. skoleuddannelse), lærere i grundskolen, egne instruktører, som kan have god nytte af at blive præsenteret for materialet. Utskottene er blevet bedt om en oversigt over de enkelte landes læseplaner vedrørende folkedans i skolen. iii. iv. Udvikling af stævnet NORDLEK 2012 vil meget gerne være med til at udvikle stævnerne. Udviklingen bør diskuteres med Folkedans og Kulturudvalget. Voksne i netværk lærer sig at benytte arkivmateriale Projektet, der er støttet af Nordplus Adult, er godt i gang. Der er indgivet statusrapport d. 15-06-2009 (9 måneder efter bevilling). v. Instruktører i netværk Projektet er fortsat på tegnebrættet, og Torunn Bjerkem vender tilbage hertil. vi. vii. Frivillig tolketjeneste Projektet bør være på plads inden NORDLEK 2012. Der bør nedsættes en projektgruppe. Vi spørger til rådsmødet, om man har forslag til potentielle medlemmer til denne projektgruppe. Nordring Barn- og ungdomsudvalget har planlagt NORDRING på Island. Elin Svava Eliasdottir (Island) står for at søge midler til NORDRING hos Sirius. viii. Vestnorden til Isleik Vestnorden er samarbejde mellem Norge, Færøerne, Island og Grønland. Vi vil prøve at indtænke et seminar i forbindelse med ISLEIK 2010. Hanne Rasmussen, Eivor Wallinvirta og Bendt Pedersen tænker videre. Side 5 af 6
i. rapport från Folkmusikutskottet Der henvises til den modtagne rapport fra Folkemusikudvalget (bilag *) 9. Övrigt a. Drøftelse af s fremtidige profil Styrelsen har foreslået, at Rådet drøfter den fremtidige profil. 10. Nästa mote a. næste styrelsesmøde Næste styrelsesmøde er d. 16.-18. oktober 2009 i Oslo. Torunn bestiller overnatning og forplejning. b. planlægning af kommende møder i råd, styrelse og utskott Styrelsen udarbejde mødeplan og datooversigt for kommende kendte møder og stævner, og der henvises til bilag 4. 8. marts 2009 Referent: Hanne Rasmussen Side 6 af 6