Referat styrelsesmøde d marts 2012; Malmø. 1) Mødet åbnes Urban Lind bød velkommen til mødet.

Transkript

1 Referat styrelsesmøde d marts 2012; Malmø 1) Mødet åbnes Urban Lind bød velkommen til mødet. 2) Konstatering af nærværende: Tilstede var hele styrelsen: Urban Lind, Katarina Westerholm, Bendt Pedersen, Torunn Bjerkem og Hanne Rasmussen 3) Godkendelse af dagsordenen: Dagsordenen blev godkendt. 4) Godkendelse af referat fra styrelsesmødet d oktober 2011 Referatet blev godkendt 5) Rapporter fra landene/aktuelt: a) Rapport fra landene Punktet blev ikke behandlet b) Kansli: Punktet blev ikke behandlet c) Økonomi: Bendt Pedersen oplyste, at regnskab for 2011 var færdig og klar til revision, og at der i 2012 endnu ikke havde været udgifter udover dette styrelsesmøde. 6) Gennemførte projekter: a) BARNLEK2011, Skive, Danmark: Der foreligger nu færdigt regnskab fra stævnet. Regnskabet viser et overskud på DKK Sammenholdt med stævnets budget, er overskuddet primært skabt som følge af et lavere omkostningsniveau end forudsat. Det er imidlertid styrelsens opfattelse, at deltagerne har fået et indholdsrigt stævne, der svarede til prisen. Ifølge beslutning på rådsmøderne i 2009 og 2011 skal en andel af et stævneoverskud fra og med BARNLEK2011 tilgå. BARNLEK2011 vil blive bedt om at overføre overskudsandel til. 7) Igangværende projekter: a) Omstrukturering til forening: Udkast til vedtægter til Forbundet er fremsendt til alle aftaleparter d. 1. november 2011 med høringsfrist d. 1. marts Der har været tilbagemeldinger blandt andet Sverige og Finland med forslag til ændringer og opklarende spørgsmål. Styrelsen gennemgik de indkomne bemærkninger og rettede udkast til vedtæger til. Styrelsen finder det vigtigt, at der ikke i første omgang ændres radikalt i forhold til den eksisterende aftale, således at en omdannelse til forening uden problemer kan ske allerede i år. Imidlertid erkender styrelsen, at de nye vedtægter bør gennemgå en nærmere granskning og opdatering. Styrelsen vil derfor på rådsmødet lægge op til, at der på det næste ordinære rådsmøde i 2014 drøftes forskellige principper, således at et forslag til reviderede og opdaterede vedtægter kan vedtages på det ekstraordinære rådsmøde i Korrigeret udkast til vedtægter sendes til Side 1 af 6

2 aftaleparterne sammen med indkaldelse og foreløbig udkast til dagsorden til rådsmødet i Steinkjer i juli b) NORDLEK 2012, Steinkjer, Norge: Der er p.t. tilmeldt mere end 900. Prisen stiger pr. 15/ På grund af sygdom i stævneudvalget kommer informationerne på hjemmesiden ikke så hurtigst som planlagt. Der er også lidt problemer med den finske oversættelse. Der er en god stemning i stævneudvalget, og alle kommitéerne er godt i gang. Rigtig mange lokalbeboere ønsker at leje huse ud til stævnedeltagerne. Instruktørsamlingen mandag/tirsdag gennemføres og er gratis for deltagerne. Man ved endnu ikke, om der kommer penge til det, men hvis ikke, må deltagerne selv betale for maden. Indholdet på instruktørsamlingen bliver primært en debat om folkedansens position i et moderne samfund, og hvordan skal instruktionsformen ændres for at deltagere af i dag får en større oplevelse. Ungdomslejren forud for NORDLEK 2012 har nu sin egen hjemmeside. Der er ansat en projektleder. Det er blevet et noget større arrangement, end først forudsat. Deltagere på ungdomslejren, som også deltager i NORDLEK 2012 får rabat på stævneprisen på NORDLEK Rabatten finansieres ved s afståelse af deltagerafgift og ved de nationale kommitéers afståelse af den nationale afgift. Alle nationalkommitéer har godkendt dette. Nordic Dance gruppen deltager ikke i hele NORDLEK 2012, da gruppen skal videre til Kaustinen Festivalen i Finland allerede torsdag. Det er naturligvis beklageligt, men da Nordic Dance er et projekt, hvor alene har deltaget ved rektrutteringen af deltagerne, har ikke indflydelse på beslutningen, og styrelsen tager dette til efterretning. Styrelsen glæder sig i stedet over projektet og ønsker en filmoptagelse som dokumentation, dels til brug for hjemmesiden, og dels til brug for den kommende folkekulturkongres, hvor emnet er Scenisk folkedans. Styrelsen vil undersøge muligheden for medfinansiering af en professionel optagelse. Såvel som projektet Nordic Dance har en interesse i dokumentationsmaterialet. VIP-gæster, observatører: For at synliggøre værdien af det nordiske samarbejde gennemg stævner, besluttede styrelse at invitere s samarbejdspartnere, herunder blandt andet Nordisk Kulturfond, Nordisk Råd og Norsk-Finsk-Fonden. Styrelsens opgaver: Styrelsen gennemgik og fordelte opgaverne under stævnet. 8) Kommende projekter a) Tolkeprojekt: Ansøgning om støtte til tolkeprojekt er indsendt til både Nordplus Sprog og til Norsk-Finsk- Fonden. Svar på ansøgningerne kan forventes pr. 1. juni Da der under alle omstændigheder skal tolkes til NORDLEK 2012 udarbejdede styrelsen modeller for tolkning, der tager højde for både muligheden for tilskud og for risikoen for, at der ikke Side 2 af 6

3 opnås tilskud. b) GRØNLEIK 2013: Styrelsen ser en stor opgave i forbindelse med GRØNLEIK 2013 at skabe overblik over, hvordan Grønland kan integreres i det nordiske arbejde, og finde ud af, hvorledes forhindringer som økonomi og store afstande kan overvindes. Styrelsen har bedt en ekstern arbejdsgruppe, bestående af 2 personer om at være bindeled mellem styrelsen og den grønlandske gruppe og iøvrigt bistå med planlægningen af selve stævnet og koordineringen af rejsen. Gruppen består af Gunnar Petersen og Egon Agerskov, begge Danmark. Når styrelsen har valgt en dansk gruppe skyldes det primært, at de fleste stævnedeltagere formentligt skal rejse via København, og der er derfor behov for koordinering og forhandlinger med flyselskaber. Under behandling af dette punkt deltog Gunnar Petersen og Egon Agerskov. Gruppen redegjorde for arbejdet indtil nu. Officiel stævnestart er nu fastsat til d. 6. juli Længden af stævnet blev drøftet, og styrelsen henstillede til, at der var tilbud om aktivitet for alle deltagere alle dage. Der kan fra turistkontorets side tilbudes en række udflugter, men der er ikke kapacitet til, at alle 175 stævnedeltagere kan komme på udflugt hver dag. Derfor skal der være tilbud om anden form for aktivitet. Der blev fastsat en deltagerkvote fra hvert land (25 deltagere fra hver af landene Norge, Sverige, Finland og Danmark, 20 deltagere fra hvert af landene Island og Færøerne). Da det i relation til en stævneafvikling med kvalitetsindhold ikke er så mange deltagere, må det være et krav, alle alle deltagere er aktive. Nationalkommitéerne skal derfor sikre, at alle deltagere er aktive dansere eller spillemænd, der er minst 1 spillemand der er mindst 1 instruktør der er mindst 1 rejseleder Der skal søges projektmidler til stævnet ad flere kanaler. Grønland søger til selve stævnet fra Nordisk Kulturfond (Dansk-Grønlansk Kulturudveksling). Herudover søger styrelsen projektmidler til opgaven med at inddrage Grønland i det nordiske samarbejde. c) NORDRING 2013: BUFF er bedt om at drøfte indhold og form for kommende NORDRING-stævner, så et kommende NORDRING 2013 på Færøerne kan tilrettelægges i overensstemmels hermed. d) Samdansprojekt: Folkedans og Kulturudvalget har samlet alle samdansene fra alle de nordiske stævner. Styrelsen vil nu drøfte muligheden for at søge projektmidler til færdiggørelse af materialet med udvalget. Der er flere udfordringer, herunder en vedtagelse af originalsprog og eventuelle oversættelser, melodivalg, rettigheder. e) Folkekulturkongres 2013: Der blev desværre ikke bevilget projektmidler til afholdelse af Folkekulturkongres Styrelsen har imidlertid ikke opgivet folkekulturkongressen og vil derfor søge igen. Det er Side 3 af 6

4 styrelsens håb, at der kan afholdes Folkekulturkongres i Styrelsen vil på næste styrelsesmøde gennemgå den tidligere ansøgning og forsøge at kvalificere ansøgningen yderligere, inden ansøgningen sendes ind påny. Emnet vil fortsat være Scenisk folkedans. f) BARNLEK 2014, Island: Der er endnu ikke fastsat en dato, men datoen vil blive offentliggjort senest i forbindelse med NORDLEK 2012 i Steinkjer. g) NORDLEK 2015, Viborg, Danmark: Styrelsen har modtaget referater fra de indledende møder og kan se, at stævneplanlægningen er i gang. h) NORDLEK-stævnernes fortsatte udvikling: Der er indsendt projektansøgning med titlen Stævnearrangører i netværk. Allerede nu udsender styrelsen information til den planlagte lukkede netværksgruppe med kopi af ansøgningen, således at gruppen kan forberede sig på deltagelse i NORDLEK Det er tanken, at netværksgruppen skal mødes tirsdag inden stævnet, 2 gange under stævnet og igem søndag efter stævnet. Hvis der ikke bevilges penge i denne omgang, må der søges igen til efteråret. 9) Øvrige igangværende aktiviteter: a) Mulighed for bankkonto i flere lande: Bendt Pedersen har undersøgt dette spørgsmål og er kommet frem til, at det ikke kan betale sig. Derfor foretager styrelsen sig ikke yderligere. b) Ansøgning om EU-midler: Der ikke nyt. Punktet udsættes til næste møde. c) Hjemmeside: Urban Lind og Hanne Rasmussen har arbejdet med den nye hjemmeside og præsenterede oplægget for styrelsen. Styrelsen drøftede blandt andet, hvor mange sprog, der skulle anvendes. Rent praktisk er det ikke noget problem at lægge alle de nordiske sprog ind tillige med engelsk, men der skal være nogen i hvert land, der tager ansvar. Styrelsen besluttede at lægge denne debat ud til rådsmødet. Styrelsen godkendte herefter oplægget, og Urban og Hanne arbejder videre. Det er planen, at den nye hjemmeside præsenteres for aftaleparterne på rådsmødet til juli d) Fordeling af stævners økonomiske overskud: Rådet vedtog til rådsmødet i juni 2011 en model for fordeling af stævners øknomiske overskud. Styrelsen blev af rådet bedt om at udarbejde en nærmere beskrivelse, en policy for overskudsdelingen. Urban Lind havde udarbejdet udkast til policy. Styrelsen gennemgik udkastet. Styrelsen erkender, at det ikke er muligt at udarbejde et egentligt regelsæt for opgørelse af eventuelt stævneoverskud, idet landenes måder at arrangere stævner på er så forskellige. Styrelsen har derfor valgt at stole på, at stævnearrangører loyalt aflægger regnskab uden kunstigt at gøre eventuelt overskud mindre. Styrelsen ønsker derfor alene, at regnskab revideres af godkendt revisor, og at eventuel overskudsandel udbetales til indenfor rimelig tid. På denne baggrund godkendte styrelsen udkastet til policy til Side 4 af 6

5 fremlæggelse på det kommende rådsmøde. 10) Øvrige ærinder: a) Arkivmaterialet Nordiske Folkedanserudtryk lægges på nettet Udsættes til næste møde. b) Revision af levende rødder Udsættes til næste møde. 11) Kommende møder: a) Styrelsesmøde: Telefonmøde d. 29/5 2012, kl. 18 dansk tid (kl. 16 islandsk tid og kl. 19 finsk tid) Næste styrelsesmøde er søndag d. 8. juli 2012 i Steinkjer Efterårets styrelsesmøde er d november 2012 i Malmø b) Rådsmødet (d. 9. juli 2012, kl. 13) Forinden punktets behandling havde styrelsen møde med s ene revisor, Petter Ingo. s anden revisor, Hans Asterhult, var desværre forhindret, men han vil efterfølgende modtage regnskabsbilag til revision. Revisor Petter Ingo gennemgik s regnskab for Der blev foretaget et par rettelser, hvorefter regnskabet blev godkendt af både revisor og styrelse. Peter Ingo gjorde opmærksom på, at der i det regnskab, der fremsendes til aftaleparterne, bør angives såvel indeværende som foregående år (altså 2010 og 2011). Det tog styrelsen til efterretning og sørger for, at det sker fremover. Principper for det kommende budget blev drøftet, og fremover afsættes ikke midler til sekretariat. Det er styrelsens opfattelse, at budgetmidler alene skal medtages, hvis der forventes en tilsvarende udgift. Vi har tidligere haft bugetmidler til sekretariat med for at synliggøre, at der skal ske en opsparing til et kommende professionelt sekretariat, men da midlerne ikke anvendes, skal de ikke med i budgettet. Til gengæld kan et budgetoverskud motiveres med henvisning til, at det af rådet er vedtaget, at vi skal bevæges mod model 3, altså med fuldt professionelt sekretariat. På baggrund af drøftelserne og til brug for det kommende rådsmøde udarbejdede styrelsen herefter: virksomhedsberettelse 2011 regnskab 2011 virksomhedsplan budget tidsplan c) Møde med udvalgsformændene: For at få en tættere forbindelse og kontakt med udvalgene, ønsker styrelsen at holde et møde med de 3 udvalgsformænd forud for de kommende udvalgsmøder d. 8. juli Styrelsen Side 5 af 6

6 udarbejdede en dagsorden til mødet. 12) Mødet afsluttes: Mødet sluttede søndag d. 11. marts 2012, kl Styrelsen har været tilfredse med valget af hotel i Malmø. Stedet er nemt at komme til, og så er det væsentligt billigere end DGI-byen i København. Efterårets styrelsesmøde planlægges samme sted. Hanne Rasmussen referent Side 6 af 6