Husbestyrelsen. Mødedato: 9. november Mødetidspunkt: Kl Medborgerhuset Korskær. Emne for mødet: Formål med mødet:

Transkript

1 Emne for mødet: Formål med mødet: Forbered inden mødet: Medbring: Til stede: Beboerrepræsentanter: Anne-Dorthe Tuemose (næstformand) Inga Pedersen Kajus Nielsen Personalerepræsentanter: Grethe Hansen Tina K. Christensen Udpeget af styregruppen: Else Hejl (formand) Suppleant for beboerne: Louise Gyldenkrone Sekretær: Kurt Æbelø Desuden deltog Christa Poulsen, Biblioteket, vedr. punkterne 4 og 5. Fraværende: Beboerrepræsentanter: Abdiaziz Nur Yarow Jørgen Christiansen Brugerrådsrepræsentant: Ella T. Jensen Udpeget af styregruppen: Else Hejl (formand) Suppleant for beboerne: Litta Poulsen Dagsorden 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og dagsorden for dette møde Sidste møde blev afholdt den Punktets Varighed karakter (min.) Godkendelse 5 Beslutning I punkt 2h i referatet fra sidste møde skal ordet stole udskiftes med borde. Referatet blev herefter godkendt. Dagsordenen blev godkendt. Side 1 af 6

2 2. Siden sidste møde Godkendelse 5 3. Indkomne forslag Beslutning 0 Ella udtræder af Husbestyrelsen som Brugerrådsrepræsentant. Ind træder i stedet Lillian Hansen. Desuden er der indtrådet to nye suppleanter, nemlig Louise Gyldekrone og Litta Poulsen. Disse bydes velkommen. Ændringerne blev godkendt. Et forslag fra Erik, Per, Grethe, Lis, Lissi og Susanne om indretning af den gule stue blev drøftet. Det økonomiske og praktiske ansvar for ændringerne ligger i Sundhedsprojektet. Forslaget blev godkendt. 4. Budget 2009 I sidste møde blev det besluttet at drøfte anvendelsen af overskydende midler fra indeværende år, ca. kr Der skal i mødet træffes en principbeslutning om anvendelsen af disse, samt andre midler fra Sundhedssekretariatet, til låsesystem og borde. (2 bilag med tilbud på låsesystem og borde) Beslutning 5 Christa omdelte en oversigt over regnskabet pr Kopimaskinen i kælderen blev drøftet: Hvem bruger den? Hvordan ser kontrakten ud? Det blev aftalt, at Inga undersøger dette. Der er pt. et overskud på budgettet på kr i indeværende år (når tilskuddet til låsesystemet fra Sundhedssekretariatet er indregnet). Det blev besluttet, at tage imod tilbuddet vedr. rengøring (Tilbud 2) at Grethe og Else er kontaktpersoner fra Medborgerhuset til rengøringsfirmaet at Grethe taler med den unge pige om ændring af de rengøringsopgaver, hun pt. har at tage imod tilbuddet på borde fra Red Office at indkøbe en stolevogn Side 2 af 6

3 5. Budget 2010 I sidste møde blev budgettet drøftet. Christa blev bedt om at undersøge vedr. lønninger og edb-udgifter. I mødet færdiggøres budgettet, ligesom der skal tages stilling til, om anvendelsen af overskydende midler skal besluttes nu eller afvente regnskabet for 1. eller 2. kvartal Beslutning 10 fra ID design at tage imod tilbuddet om låsesystem at Else undersøger om der er driftsudgifter ved låsesystemet at Else og Christa sætter iværk mht. tilbuddene, når Christa har undersøgt, hvem der skal underskrive diverse kontrakter (fx rengøringskontrakten) Christa gennemgik budgettet og gjorde opmærksom på, at der skal omposteres midler fra Løn til Fast ejendom, som en konsekvens af rengøringskontrakten (se pkt. 4 ovenfor). Desuden er vinduespolering ikke sat på budgettet. Vi besluttede, at Christa tilretter budgettet, og at overskydende midler på budgettet prioriteres senere. 6. Cafédriften I sidste møde besluttede vi at drøfte cafédriften i dette møde. Formandskabet foreslår, at vi i dette møde tager en bred drøftelse af, hvordan cafédriften kan udvikles. evt. beslutning 20 Else fortalte, at Per, Susanne og Else havde besøgt Madstedet for at høre om deres erfaringer. Åbningstiderne blev herefter diskuteret. Der blev fremsat et ønske om aftenåbning og lukning om eftermiddagen, hvor der ikke er stor tilstrømning. Desuden blev fortæring af medbragt mad drøftet, ligesom cafeens profil i forhold til sundhed og økologi blev diskuteret. Følgende blev besluttet: At personale kan tage medbragt mad med og det er OK at spise den i Cafeen. At personale og frivillige ved særlige lejligheder må medbringe kage eller lig- Side 3 af 6

4 nende, fx fødselsdage. Kagen må nydes i Cafeen, hvis der ikke er andre. At Tine opgør, hvor langt cafeen er i forhold til at nå Natur- & Miljøpolitkkens mål om 75 % økologi inden At Husbestyrelsen principielt prioriterer, at der laves sund mad, og dernæst at den er økologisk. At Husbestyrelsen har ansvaret i forhold til indretning af cafeen, herunder at sørge for pynt på bordene mv. At der nedsættes en arbejdsgruppe, der udvikler og afprøver et forsøg for en periode med ændrede åbningtider. Per Hermansen, Lis og Lis, samt Else har ansvaret for arbejdsgruppen og også ansvaret for koordinering med Tine i forhold til bl.a. indkøb. 7. Temadagen om konflikthåndtering Formandskabet foreslår, at vi tager en kort runde på tanker og ideer efter lørdagens temadag. evt. beslutning 10 Udskydes. 8. Folder om huset PR-gruppen (i Sundhedsprojektet) er på vej med en folder (se bilaget), hvor der også er plads til informationer om huset og Husbestyrelsen. I mødet findes en person, der på bestyrelsens vegne kan indgå i færdiggørelsen af folderen. 9. Jule- og vinterferie Vi skal drøfter, hvordan vi sikrer en hensigtsmæssig plan- Beslutning 5 Beslutning 10 Det blev besluttet, at Anne- Dorthe går ind i arbejdet. Med hensyn til julen: Det blev besluttet, Side 4 af 6

5 lægning og afvikling af juleferien og af vinterferien (uge 7). 10. Navneskilte På temadagen om konflikthåndtering blev der stillet forslag om at de frivillige såvel som ansatte skulle bære navneskilte. Vi drøfter og tager en beslutning. Beslutning 5 at køkken og cafe er lukket i perioden 22. december til 4. januar, at projekterne kan åbne huset de dage i perioden 22. december til 4. januar, som de ønsker. De har selv ansvaret for at åbne, bemande og lukke huset. Med hensyn til vinterferie (i uge 7 og ikke fejlagtigt uge 8, som det fremgår af dagsordenen) blev det besluttet at nedsætte en arbejdsgruppe, der kan udvikle ideer til og planlægge aktiviteter og åbningstider med inddragelse af de frivilliges ideer og Tine, at Else indkalder til et møde at arbejdsgruppen har et færdigt forslag, som kan drøftes i Husbestyrelsens møde i december. Udskydes. 11. Bestyrelsens kompetencer Punktet blev udsat i sidste møde. evt. beslutning 20 Udskydes. 12. Retningslinjer for frivillige Punktet blev udsat i sidste møde. Retningslinjerne findes i bilaget. I mødet drøfter og godkender vi retningslinjerne. godkendelse 15 Disse blev kort drøftet. Retningslinjerne blev godkendt med mindre rettelser, som Grethe foretager. 13. Mødekalender Formandskabet har udarbejdet et forslag til mødekalender for resten af 2009 og for 2010 Godkendelse 5 Forslaget til mødekalender blev gennemgået. Møder i 2009 og 2010 blev fastlagt som føl- Side 5 af 6

6 fastlægges (se bilaget). Mødekalenderen færdiggøres. 14. Eventuelt Orientering 5 ger: Tirsdag den 8. december, kl Mandag den 25. januar, kl Tirsdag den 23. februar, kl Mandag den 22. marts, kl Tirsdag den 27. april, kl Mandag den 31. maj, kl Tirsdag den 22. juni, kl Mandag den 16. august, kl Tirsdag den 12. oktober, kl Mandag den 29. november, kl Desuden blev det besluttet til næste møde, at bede projekterne om en status med fokus på planlagte aktiviteter i Der blev orienteret om et nye massagetilbud i kælderen. Side 6 af 6