TÅRNBY KOMMUNE Åbent referat til Økonomiudvalget Mødedato: Onsdag den 22. februar 2017 Mødetidspunkt: 13:00 Mødelokale: Medlemmer: Afbud: 213, Mødelokale Henrik Zimino, Allan Andersen, Bjarne Thyregod, Carsten Fuhr, Heidi Ladegaard, Paw Karslund, Winnie Sørensen Ingen
Indholdsfortegnelse Punkter til dagsorden Side 1. Godkendelse af dagsorden...3 2. Meddelelser...4 3. Økonomi til vedligeholdelse af gartneropgaver på Daghjemmet Blåklokkevej...5 4. Tillægsbevilling til større gartnerprojekter på Korsvejens Skole...7 5. Frigivelse af planlagt vedligehold af kommunale bygninger 2017...8 6. BDO gennemgang af refusioner...10 7. Ansøgning om tillægsbevilling til Værdighedspulje...11 8. Tillægsbevillinger til serviceområderne SFO samt Specialundervisning og Rådgivning til fordeling af frugtpulje i 2017...12 9. Udgiftsneutral tillægsbevilling i 2017 vedr. fordeling af pulje til sprogvurdering på serviceområdet Daginstitutioner og klubber...14 10. Allonge til lejekontrakt - Den blå Planet...16 11. Afslutning af projekt skybrudssikring af Amager Landevej - LUKKET SAG...17 12. Deltagelse i studietur til trafik signal konference i Stockholm - LUKKET SAG...18 13. Orientering om aflysning af udbud - LUKKET SAG...19 14. Plejehjemmet Tagenshus - LUKKET SAG...20 15. Studierejse til St. Petersborg og Kaliningrad - LUKKET SAG...21 16. Nordisk samarbejde 2017 - LUKKET SAG...22 17. Indbydelse til Danmarks Biblioteksforenings Bibliotekspolitiske Topmøde 2017 - LUKKET SAG...23 18. Notat om klubområdet, herunder pladskapaciteten - LUKKET SAG...24 19. Normeringsændring vedr. souschefstillingen på Kulturzonen - LUKKET SAG...25 20. Lønsumsjustering på Kultur- og Fritids-området - LUKKET SAG...26 21. Resultatlønsaftale i Organisations- og Personaleafdelingen - LUKKET SAG...27 22. Resultatlønsaftale - LUKKET SAG...28 23. Ansøgt afsked - LUKKET SAG...29 24. Ansættelse af ny leder til SFO Randkløve Alle 2 - LUKKET SAG...30 25. Ansættelse af leder til Børnehaven Nordmarksvej 26 - LUKKET SAG...31 26. Ansættelse af barselsvikar mm i Plan, Byg, Miljø - LUKKET SAG...32 27. Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG...33 28. Betaling af istandsættelsesudgifter - LUKKET SAG...34 Bilagsoversigt...35 1
2
1. Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: 16/27617 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, at 1. dagsordenen godkendes. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Godkendt. 3
2. Meddelelser Åben sag Sagsnr.: 16/27617 Sagsansvarlig: cel.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Til orientering vedlægges: Referat af 8. møde i styregruppen for ny svømmehal. Notat fra Horten om vederlag til tilbudsgivere i forbindelse med Tårnby Kommunes nye svømmehalsprojekt. INDSTILLING Kommunalbestyrelsens Sekretariat anbefaler over for Økonomiudvalget, 1. orienteringsskrivelserne tages til efterretning. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Lukket 2 Lukket BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Til efterretning. 4
3. Økonomi til vedligeholdelse af gartneropgaver på Daghjemmet Blåklokkevej Åben sag Sagsnr.: 14/11013 Sagsansvarlig: jpa.id.tf Fraværende: Afbud: RESUMÉ Teknisk Forvaltning søger midler til vedligeholdelse af gartneropgaver på Daghjemmet Blåklokkevej, samt en normering på 15 timer. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Da Daghjemmet Blåklokkevej blev færdigt i maj 2016, var der i forbindelse med anlæggelsen af de tre specialhaver, inkluderet en vedligeholdelseskontrakt på haverne frem til maj 2017. Da vedligeholdelsen af daghjemmets haver overgår til de kommunale gartnerne pr. 1. juni 2017, er der fremadrettet behov for midler til vedligeholdelsen, samt tilført en normering på 15 timer. ØKONOMI Forvaltningen søger om en tillægsbevilling på 24.000 kr. for 2017, og 48.000 kr. for 2018 og fremefter til vedligeholdelsen af specialhaverne. Herudover søges der også om en normering på 15 timer eller 0,405 årsværk i 2018 og frem. I 2017 søges om et årsværk på 0,236. Der søges om en tillægsbevilling til gartnerarbejde på følgende bevillingsniveau i 2017: 05.32.33.1 Forebyggende indsats for ældre og handicappede Varekøb Løn I alt 24.000 kr. 97.940 kr. 121.940 kr. Der søges om en tillægsbevilling til gartnerarbejde på følgende bevillingsniveau i 2018 og frem: 05.32.33.1 Forebyggende indsats for ældre og handicappede Varekøb Løn I alt 48.000 kr. 168.075 kr. 216.075 kr. Teknisk Forvaltning kan ikke anvise kompenserende besparelser. PÅTEGNING Den 12. februar 2017 5
Organisations- og personaleafdelingen fremsender sagen til Økonomiudvalget uden yderligere bemærkninger. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, 1. at der bevilges 24.000 kr. til vedligeholdelse af Daghjemmets haver i 2017. 2. at der årligt fra og med 2018 afsættes 48.000 kr. vedligeholdelse af Daghjemmets haver. 3. at der i 2017 afsættes 0,236 årsværk til gartnerarbejde. 4. at der årligt fra 2018 afsættes 0,405 årsværk til gartnerarbejde. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Tiltrådt. 6
4. Tillægsbevilling til større gartnerprojekter på Korsvejens Skole Åben sag Sagsnr.: 17/4642 Sagsansvarlig: lcl.tf Fraværende: Afbud: RESUMÉ Teknisk Forvaltning ansøger om en tillægsbevilling til større gartnerprojekter på Korsvejens Skole. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Ved budgetlægning 2014 blev der bevilget midler til større gartnerprojekter på alle kommunens skoler i 2014 og frem. Det er konstateret, at der ved en fejl ikke er bevilget midler til vedligehold af legepladser og genopretning af beplantning og belægning mv. på Korsvejens Skole i 2017 og frem. Midlerne skal bl.a. anvendes til renovering af legepladser, reparation og vedligehold af legeredskaber, udskiftning af beplantning, etablering af belægning, faldunderlag og andet. Teknisk Forvaltnings Ejendomscenter er tovholder på opgaven i tæt samarbejde med skoleforvaltningen. ØKONOMI Der søges en tillægsbevilling til større gartnerprojekter på Korsvejens Skole på følgende bevillingsniveau i 2017 og frem: 03.22.01.1 Folkeskoler 33.210 kr. Teknisk Forvaltning kan ikke anvise kompenserende besparelser. INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, 1. at der søges en årlig tillægsbevilling på 33.210 kr. til større gartnerprojekter på Korsvejens Skole. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Imødekommet for 2017 og 2018. 7
5. Frigivelse af planlagt vedligehold af kommunale bygninger 2017 Åben sag Sagsnr.: 16/25066 Sagsansvarlig: pgy.tf Fraværende: Afbud: RESUMÉ Teknisk Forvaltning indstiller frigivelse af anlægsbevilling til prioriterede opgaver på kontoen for Ekstraordinære Ejendomsudgifter på kommunale bygninger i 2017. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Teknisk Forvaltning har udarbejdet opdateret liste over registrerede udestående arbejder på kommunale bygninger, som ikke kan udføres inden for det afsatte driftsbudget. Forvaltningen har prioriteret forslag til ekstraordinær ejendomsvedligeholdelse på tværs af udvalgsområderne. De enkelte opgaver er prioriteret fordelt til kategorierne A, B, C, hvor kategori A omfatter nødvendige påtrængende opgaver, B vigtige, men ikke så påtrængende opgaver, og C-opgaver, som er lavere prioriterede, selvom de isoleret set kan være vigtige. Inden for hver kategori er opgaverne listet i prioriteret rækkefølge. Forvaltningen indstiller, at midlerne, afsat i budgettet til planlagt vedligehold, anvendes i henhold til den prioriterede liste. Forvaltningen har angivet på listen, hvilke opgaver, der kan forventes afholdt indenfor budgettet. Såfremt budgettet ikke forbruges ved udførelse af de listede opgaver, indstilles det, at Forvaltningen bemyndiges til at fortsætte med opgaver fra den prioriterede liste inden for budgettet. Ud af budgettet til planlagt vedligehold er der forlods reserveret 2.087.000 kr. til renovering af Korsvejsbadet i henhold til Økonomiudvalgsbeslutning den 14. september 2016. ØKONOMI Der er i budget 2017 afsat en samlet anlægspulje på 17.632.000 kr. til bygningsvedligeholdelse. Heraf er der ved beslutning i Økonomiudvalget den 19. december 2015 frigivet 12.199.375 kr. til puljer for vedligeholdelse af plejehjem, daginstitutioner og akut vedligehold. Restbeløbet på 5.432.625 kr. søges frigivet til prioriteret vedligehold 2016. Anlægsbevilling søges frigivet på følgende funktion: 00.22.01.3 Fælles formål 5.432.625 kr. PÅTEGNING Økonomi- og Planlægningsafdelingen fremsender til Økonomiudvalget, idet ovennævnte ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. 8
INDSTILLING Teknisk Forvaltning indstiller til Bygge- og Ejendomsudvalget, at udvalget over for Økonomiudvalget anbefaler, 1. at prioritering af ekstraordinære planlagte arbejder godkendes, og at der frigives 5.432.625 kr. /BGR BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Renovering af vandbehandling i Korsvejsbadet 234780/16 2 Åben 227960-16_v1_Oversigt over puljearbejder 2017 - Endelig.pdf 18988/17 BESLUTNING I BYGGE- OG EJENDOMSUDVALGET DEN 07-02-2017 Indstillingen tiltrådt. BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Tiltrådt. 9
6. BDO gennemgang af refusioner Åben sag Sagsnr.: 17/3589 Sagsansvarlig: mif.sf Fraværende: Afbud: RESUMÉ Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen forelægger sag om ekstern gennemgang af den modtagne statsrefusion i perioden 2013-16 til politisk godkendelse. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen arbejder på at sikre, at den hjemtagne statsrefusion er så korrekt som mulig og processen så effektiv som mulig. Forvaltningen har tidligere entreret med det daværende konsulentfirma Ascendi om at gennemgå tidligere års statsrefusion og refusion fra ordningen vedrørende særligt dyre enkeltsager på det specialiserede socialområde efter en såkaldt no cure no pay model. De tidligere gennemgange førte til en meget begrænset indtægt for kommunen. Forvaltningen har i februar 2017 modtaget et lignende tilbud fra BDO om en gennemgang for perioden 2013-16 af såvel statsrefusion som refusion vedrørende særligt dyre enkeltsager ligeledes efter no cure no pay princippet. BDO vurderer, at der er et indtægtspotentiale, som ikke er indfriet og vil som noget nyt foretage gennemgangen i samarbejde med forvaltningen for at understøtte den interne læring. BDO s konsulenter vil i lighed med den tidligere gennemgang blive tildelt midlertidig adgang til de registre, der er nødvendige for at kunne løse revisionsopgaven. Tildelingen sker i overensstemmelse med kommunens IT-sikkerhedsregler. BDO s forslag til gennemgang er vedlagt. INDSTILLING Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indstiller til Økonomiudvalget, 1. at godkende aftalen om BDO s gennemgang af statsrefusion. kam BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Tilbud fra BDO om gennemgang af statsrefusion 37841/17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Tiltrådt. 10
7. Ansøgning om tillægsbevilling til Værdighedspulje Åben sag Sagsnr.: 16/127 Sagsansvarlig: eje.sf Fraværende: Afbud: RESUMÉ Regnskabsaflæggelsen for Værdighedspuljen i 2016 viser et større mindreforbrug end det, som blev overført til 2017 på Økonomiudvalgsmødet den 17. november 2016. Der ansøges derfor om en tillægsbevilling til budget 2017 på forskellen, svarende til 465.432 kr., som alternativt skal tilbageføres til staten. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER I 2016 modtog Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen 7.680.000 kr. fra Sundhedsog Ældreministeriet til puljen Værdighedspolitik. Det har været vanskeligt at nå at bruge alle pegene i 2016, hvorfor der i november 2016 blev tiltrådt overførsel af 3.956.000 kr. til 2017, jf. Økonomiudvalgets beslutning pkt. 7 den 17. november 2016. Regnskabsaflæggelsen viser et endeligt mindreforbrug på 4.421.432 kr. i forhold til den udmeldte pulje, hvilket er 465.432 kr. højere end det tidligere overførte beløb. Der ansøges dermed om, at få en tillægsbevilling til 2017 på de resterende midler på 465.432 kr., som alternativt skal tilbageføres til staten. ØKONOMI Beløbet på 465.432 kr. placeres på funktion 05.32.32 og er udelukkende driftsmidler. INDSTILLING Arbejdsmarkeds- og Sundhedsforvaltningen indstiller til Økonomivalget, 1. At godkende tillægsbevilling på 465.432 kr. /MIF BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Dagsordenspunkt Værdighedspuljen - status, rededegørelse og ansøgning 2016.pdf 24636/17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Tiltrådt. 11
8. Tillægsbevillinger til serviceområderne SFO samt Specialundervisning og Rådgivning til fordeling af frugtpulje i 2017 Åben sag Sagsnr.: 17/3289 Sagsansvarlig: bzi.bk Fraværende: Afbud: RESUMÉ Tillægsbevillinger til serviceområderne SFO samt Specialundervisning og Rådgivning til fordeling af frugtpulje i 2017. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Der er afsat en frugtpulje på 901.016 kr. til fordeling mellem SFO børnene. Fordelingen dannes på baggrund af antallet af SFO pladser. ØKONOMI SFO 03.22.05.1. Skolefritidsordninger Kr. -38.010 03.22.08.1. Kommunale specialskoler Kr. 14.254 I alt Kr. -23.756 Specialundervisning og Rådgivning 03.22.08.1. Kommunale specialskoler Kr. 23.756 I alt Kr. 23.756 I alt Kr. 0 INDSTILLING Børne- og Kulturforvaltningen indstiller til Børne- og Skoleudvalget, /MSV 1. at der i 2017 til serviceområderne SFO samt Specialundervisning og Rådgivning imødekommes tillægsbevillinger på 0 kr. som angivet under punktet Økonomi. 2. at sagen sendes videre til Økonomiudvalget med anbefaling. BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Fordeling af frugtpuljer 2017 - SFO.pdf 25673/17 12
BESLUTNING I BØRNE- OG SKOLEUDVALGET DEN 09-02-2017 Tiltrådt BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Tiltrådt. 13
9. Udgiftsneutral tillægsbevilling i 2017 vedr. fordeling af pulje til sprogvurdering på serviceområdet Daginstitutioner og klubber Åben sag Sagsnr.: 17/3477 Sagsansvarlig: bzi.bk Fraværende: Afbud: RESUMÉ Der fremsendes herved ansøgning om tillægsbevilling i 2017 til fordeling af puljen til sprogvurdering i de enkelte institutioner på i alt 0 kr. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Puljen til sprogvurdering af 3 årige står under funktionen 05.25.10 Fælles formål. Denne fordeles til de enkelte institutioners lønkonti. ØKONOMI Daginstitutioner og klubber 05.25.10 Fælles formål Kr. -173.286 05.25.14 Daginstitutioner Kr. 173.286 I alt Kr. 0 PÅTEGNING Den 31. januar 2017 Organisations- og personaleafdelingen fremsender sagen til Økonomiudvalget uden yderligere bemærkninger. INDSTILLING Børne- og Kulturforvaltningen indstiller til Børne- og Skoleudvalget, 1. at der i 2017 til serviceområdet Daginstitutioner og klubber imødekommes tillægsbevilling på 0 kr. som angivet under punktet Økonomi. 2. at sagen fremsendes til Økonomiudvalget med anbefaling. /MSV BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Fordeling af sprogvurdering 2017.pdf 26953/17 14
BESLUTNING I BØRNE- OG SKOLEUDVALGET DEN 09-02-2017 Tiltrådt BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Tiltrådt. 15
10. Allonge til lejekontrakt - Den blå Planet Åben sag Sagsnr.: 17/4583 Sagsansvarlig: heh.of Fraværende: Afbud: RESUMÉ Bygningsfonden - Den blå Planet - har fremsendt anmodning om godkendelse af allonge II til lejeaftalen mellem Bygningsfonden - Den blå Planet og Danmarks Akvarium. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Den blå Planet, Danmarks Akvarium har skiftet revisor til KPMG. Den nye revision har undersøgt ovennævnte lejeaftale. Efter drøftelser mellem Bygningsfondens advokat og revisor, har bygningsfonden besluttet at ændre lejekontraktens løbetid fra 50 år til 30 år - forudsat at garantistillerne for realkreditlånet - Realdania, Tårnby Kommune og Knud Højgaards Fond kan tiltræde det. Knud Højgaards Fond og Realdania har primo februar 2017 tiltrådt allongen. INDSTILLING Økonomi- og Planlægningsafdelingen anbefaler overfor Økonomiudvalget, at 1. Allonge II til lejeaftalen mellem Bygningsfonden - Den blå Planet og Danmarks Akvarium tiltrædes. jse BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Allonge II 36664/17 2 Åben Godkendelse af allonge..htm 36661/17 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 22-02-2017 Tiltrådt. 16
11. Afslutning af projekt skybrudssikring af Amager Landevej - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 12/9682 Sagsansvarlig: aba.tf Fraværende: Afbud: 17
12. Deltagelse i studietur til trafik signal konference i Stockholm - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 08/10493 Sagsansvarlig: asa.tf Fraværende: Afbud: 18
13. Orientering om aflysning af udbud - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 16/17277 Sagsansvarlig: aje.of Fraværende: Afbud: 19
14. Plejehjemmet Tagenshus - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/4749 Sagsansvarlig: fli.as Fraværende: Afbud: 20
15. Studierejse til St. Petersborg og Kaliningrad - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/4044 Sagsansvarlig: JNL.HB.UK Fraværende: Afbud: 21
16. Nordisk samarbejde 2017 - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/4044 Sagsansvarlig: JNL.HB.UK Fraværende: Afbud: 22
17. Indbydelse til Danmarks Biblioteksforenings Bibliotekspolitiske Topmøde 2017 - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/3232 Sagsansvarlig: kha.hb.bk Fraværende: Afbud: 23
18. Notat om klubområdet, herunder pladskapaciteten - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 16/34368 Sagsansvarlig: msv.uk Fraværende: Afbud: 24
19. Normeringsændring vedr. souschefstillingen på Kulturzonen - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/3967 Sagsansvarlig: JNL.HB.UK Fraværende: Afbud: 25
20. Lønsumsjustering på Kultur- og Fritids-området - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 16/22900 Sagsansvarlig: JNL.HB.UK Fraværende: Afbud: 26
21. Resultatlønsaftale i Organisations- og Personaleafdelingen - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 08/1956 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: 27
22. Resultatlønsaftale - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 03/564 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: 28
23. Ansøgt afsked - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 02/734 Sagsansvarlig: TPE.OF Fraværende: Afbud: 29
24. Ansættelse af ny leder til SFO Randkløve Alle 2 - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/3808 Sagsansvarlig: kre.of Fraværende: Afbud: 30
25. Ansættelse af leder til Børnehaven Nordmarksvej 26 - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 02/151 Sagsansvarlig: kre.of Fraværende: Afbud: 31
26. Ansættelse af barselsvikar mm i Plan, Byg, Miljø - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 15/28529 Sagsansvarlig: mes.of_slettet_1 Fraværende: Afbud: 32
27. Tjenstlig sanktion - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 09/1631 Sagsansvarlig: rle.of Fraværende: Afbud: 33
28. Betaling af istandsættelsesudgifter - LUKKET SAG Lukket sag Sagsnr.: 17/3666 Sagsansvarlig: ari.of Fraværende: Afbud: 34
Bilagsoversigt 2. Meddelelser 1. (Lukket bilag) 2. (Lukket bilag) 5. Frigivelse af planlagt vedligehold af kommunale bygninger 2017 1. Renovering af vandbehandling i Korsvejsbadet (234780/16) 2. 227960-16_v1_Oversigt over puljearbejder 2017 - Endelig.pdf (18988/17) 6. BDO gennemgang af refusioner 1. Tilbud fra BDO om gennemgang af statsrefusion (37841/17) 7. Ansøgning om tillægsbevilling til Værdighedspulje 1. Dagsordenspunkt Værdighedspuljen - status, rededegørelse og ansøgning 2016.pdf (24636/17) 8. Tillægsbevillinger til serviceområderne SFO samt Specialundervisning og Rådgivning til fordeling af frugtpulje i 2017 1. Fordeling af frugtpuljer 2017 - SFO.pdf (25673/17) 9. Udgiftsneutral tillægsbevilling i 2017 vedr. fordeling af pulje til sprogvurdering på serviceområdet Daginstitutioner og klubber 1. Fordeling af sprogvurdering 2017.pdf (26953/17) 10. Allonge til lejekontrakt - Den blå Planet 1. Allonge II (36664/17) 2. Godkendelse af allonge..htm (36661/17) 35
Bilag: 5.1. Renovering af vandbehandling i Korsvejsbadet Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. februar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 234780/16
Økonomiudvalget d. 14-09-2016 Renovering af vandbehandling i Korsvejsbadet Åben sag Sagsnr.: 16/14645 Sagsansvarlig: jmb.tf Fraværende: Afbud: Carsten Fuhr, Winnie Sørensen RESUMÉ Den 1. juli 2017 træder en ny bekendtgørelse Bekendtgørelse om svømmebadsanlæg m.v. og disses vandkvalitet (BEK nr. 918 af 27/06/2016) i kraft. Den gælder for indendørs svømmebade på mindst 25 meter. Korsvejsbadet lever ikke op til kravene i den nye bekendtgørelse. Derfor er det nødvendigt at tage stilling til en renovering af bassinet og teknikken i svømmebadet, således at kravene kan overholdes. Teknisk Forvaltning indstiller, at Økonomiudvalget tager stilling til en evt. tillægsbevilling til udførelsen af arbejdet og i bekræftende fald samtidig frigiver restbeløb til anlægskontoen. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Den nye bekendtgørelse stiller krav til vandets omsætningstid i bassinet samt klorfordeling i bassinet. Der er foretaget beregninger på omsætningstiden i bassinet og måling af klorfordelingen i Korsvejsbadet. Begge viser, at Korsvejsbadet ikke lever op til den nye bekendtgørelse. Omsætningstiden i korsvejsbadet er i dag ca. 90 m 3 pr. time, jf. den nye bekendtgørelse skal det være minimum 113,22 m 3 pr. time. Det er afløbssystemet i Korsvejsbadet, der ikke er dimensioneret til den øgede vandmængde. Hvilket betyder, at der skal etableres nye overløbsrender og større afløbsrør fra bassinet til vandbehandlingen. Da der ikke er en ingeniørgang på Korsvejsbadet, medfører dette, at renoveringen vil foregå fra bassinsiden. En farveprøvning viser hvordan og hvor hurtigt kloret fordeler sig i vandet. Ved en farveprøvning af bassinet, skal vandet i hele bassinet være indfarvet inden for 10 min. Ved farveprøvning af Korsvejsbadet var hele bassinet ikke indfarvet efter 15 min, dette skyldes at kastelængden på vandet ikke er tilstrækkelig. For at optimere kastelængden og overholde de 10 min. skal der etableres nye indløbsdyser, som med et højere tryk vil sørge for, at kloret bliver fordelt i hele bassinet. Korsvejsbadets bassin er i dårlig stand og ved ombygning af afløb, overløbsrender og dyser, vil det blive nødvendigt at lave indhug i betonsiderne på bassinet, disse vil blive støbt op igen, men der vil opstå tydelige overgange, og ved tømning af bassinet er der større risiko for øgede afskalningerne af malingen på de eksisterende sider. Ved afrensning og behandling af bund og sider, vil bassinet fremstå ensartet, samt stoppe afskalningen af maling. Det er ligeledes en mulighed at give bassinet en katodisk beskyttelse (metode til korrosionsbeskyttelse af metalkonstruktioner i vand, fugtig jord eller beton) efter en ny maling, hvilket vil forlænge bassinets levetid med 15-20 år. 1
Økonomiudvalget d. 14-09-2016 Renoveringen vil tage 3 5 måneder. Med en forventet opstart i primo november og med aflevering i 1. kvartal i 2017. Hvilket betyder at der vil bliver lukket for svømmeundervisning for blandt andet Korsvejsskolen og Tårnbygårdskolen, der udover vil der blive lukket for træning for Kajak klubben Neptun, og svømmeklubberne SAS og KVIK. ØKONOMI Der er bevilliget 3.600.000 kr. til renovering af Korsvejsbadet i 2016. Der er pt. frigivet 500.000 kr. til rådgivning. Overslagspris: 1) Minimu ms renove ring 1 Borthugning af overløbsrender og del af 450.000 450.000 promenade 2 Etablering af nyt indløbssystem 350.000 3 Etablering af nyt udløbssystem 250.000 4 Etablering af nye overløbsrender 1.300.000 5 Reetablering af promenade og trappe 250.000 6 Renovering af eksisterende vandbehandling 850.000 7 Afrensning af bassinbund- og sider 150.000 8 Katodisk beskyttelse af bassin 450.000 9 Behandling af bassinbund- og sider 150.000 Uforudsete udgifter 20% 690.000 840.000 Rådgiver 10% 345.000 420.000 Omkostninger 10%: forsikring, vandopfyldning, afgifter mm. 345.000 420.000 Byggeplads 5% 173.000 210.000 Samlet 5.003.000 6.090.000 2) Renovering inkl forbedringer af bassinet For at realisere renoveringen er der behov for en tillægsbevilling på minimum 1.403.000 kr. Alternativt kan der gives en tillægsbevilling på 2.490.000 kr. og bassinet kan blive opgraderet, samt få forlænget levetiden med 15-20 år. Forvaltningen gør opmærksom på, at der rent tidsmæssigt kun kan bruges 4.003.000 kr. af beløbet i 2016. Teknisk forvaltning kan anvise besparelse på budgettet til Ny Svømmehal i 2016 på 403.000 kr. til brug på Korsvejsbadet i 2016. Der er til Ny Svømmehal frigivet 3 mio. kr. i 2016. Teknisk Forvaltning kan ligeledes pege på at puljen for planlagt/ekstraordinært vedligehold, (forudsat at den bliver sat af i budgettet for 2017) vil kunne bære en udgift på 1 mio. kr. i 2017, hvilket dog betyder, at anden ekstraordinær påtrængende bygningsvedligeholdelse må skydes til efterfølgende år. 2
Økonomiudvalget d. 14-09-2016 PÅTEGNING Økonomi- og Planlægningsafdelingen fremsender til Økonomiudvalget, idet ovennævnte ikke giver anledning til yderligere bemærkninger. INDSTILLING Teknisk forvaltning indstiller til Økonomiudvalget, hvorvidt 1. der skal tilføres 403.000 kr. fra konto for Ny svømmehal i 2016 og 1.000.000 kr. reserveres 2017 fra konto for Ekstraordinær Ejendomsvedligholdelse til Korsvejsbadets renovering (Løsning 1). 2. der skal tilføres 403.000 kr. fra konto for Ny svømmehal i 2016 og 2.087.000 kr. reserveres i 2017 fra konto for Ekstraordinær Ejendomsvedligholdelse til Korsvejsbadets renovering (Løsning 2) 3. at de resterende midler fra renovering af Korsvejsbadet på 3.100.000 kr. i 2016 frigives såfremt, der tilføres midler til konto for Korsvejsbadets renovering under pkt. 1 eller 2. /BGR BILAGSFORTEGNELSE: 1 Åben Indstilling _Renovering af Korsvejsbadet.pdf 220190/16 BESLUTNING I ØKONOMIUDVALGET DEN 14-09-2016 Punkt 2 og 3 tiltrådt. 3
Bilag: 5.2. 227960-16_v1_Oversigt over puljearbejder 2017 - Endelig.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. februar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 18988/17
Oversigt over puljearbejder (ekstraordinære ejendomsudgifter) 2017 Dokument nr 227960/16 Udvalg Sted Opgave Beløb Prioritering Summering KF Korsvejsbadet Renovering iht ØK. 14. september 2016 2.087.000,00 1 2.087.000 KF Kastrup Skøjtehal Renovering af kompressor nr. 1 150.000,00 1 2.237.000 KF Kastrup svømmehal Udskiftning af kul til varmvandsbassin 50.000,00 1 2.287.000 KF Amager Hallen Rep./Udskiftning af dør-parti ved indgang B og ny gul 150.000,00 1 2.437.000 ØK Kastruplundgade 18 Renovering af lejligheder ved fraflytning 75.000,00 1 2.512.000 ØK Kastruplundgade 26-28 Renovering af lejligheder ved fraflytning 75.000,00 1 2.587.000 ØK Skøjtevej Renovering af lejligheder ved fraflytning 70.000,00 1 2.657.000 ØK Pens.center Solgården Malerrenovering forud for jubilæum 70.000,00 1 2.727.000 ØK Familiehuset Tagrenovering 420.000,00 1 3.147.000 SO Pl. Pyrus Alle Udskiftning af kaldeanlæg pga. manglende reservede 730.000,00 1 3.877.000 KF Korsvejsbadet Maling af bund 50.000,00 1 3.927.000 ØK Plyssen Renovering af elevator (fra 1946) 350.000,00 1 4.277.000 ØK Pens.center Pilehaven Udskiftning af vinduer og lette facadepartier 360.000,00 1 4.637.000 ØK Tårnby Skole Udskiftning af vinduer, hovedbygning, vestfacade 850.000,00 1 5.487.000 Bevilling: 5.432.625 ØK Udlejningsvillaer Malerrenov. sterne, vinduer og døre (1 af 3 år) 175.000,00 1 5.662.000 ØK Materielgård Tagrenovering 750.000,00 1 6.412.000 KF Amager Hallen Udskiftning af vinduer og rammer i gangarealer på Tr 300.000,00 2 6.712.000 KF VAI Udskiftning af vinduer 650.000,00 2 7.362.000 SO Pl. Løjtegårdsvej Renovering af vinduer 250.000,00 3 7.612.000 SO Pl. Løjtegårdsvej Løbende ændring af brugsvandsrør til synlig installati 180.000,00 3 7.792.000 SO Pl. Pyrus Alle Udskiftning af ABA anlæg pga. slidtage 500.000,00 3 8.292.000 ØK Rådhus Adgang til tag i byg. B via ovenlysvindue i 420 30.000,00 3 8.322.000 KF Kastrup Søbad Renovering af træværk (trapper) 60.000,00 3 8.382.000 KF Amager Hallen Renovering af elevator 250.000,00 3 8.632.000 ØK Familiehuset Efterisol. af kældervæg + nye vinduer mod terrasse 120.000,00 3 8.752.000 ØK Plyssen Udskiftning af vinduer på 1. sal (Udstillingslokaler) 220.000,00 3 8.972.000 ØK Politistationen Renovering af elevator 250.000,00 3 9.222.000 ØK Skøjtevej Udskiftning af vinduer 350.000,00 3 9.572.000 ØK Politistationen Udv. malerarbejde 80.000,00 3 9.652.000 SO Pl. Løjtegårdsvej Udskiftning af bækkenvasker 100.000,00 4 9.752.000 ØK Rådhus Udskiftning af tagoverflade på byg. A 2.000.000,00 4 11.752.000 ØK Rådhus Sikring mod vandindtrængen af kælderdør i byg. A 400.000,00 4 12.152.000 KF Kastrup Svømmehal Rensning af ventilationskanaler 40.000,00 4 12.192.000 ØK Kastrupgårdsamlingen Kalkning og maling af hovedbygning (den gamle), de 150.000,00 4 12.342.000 SO Pl. Ugandavej Gennemgang af dræn 150.000,00 4 12.492.000 KF Tårnby Stadion Etab. af styringsmodul til vent. Cafeteria+klublokale 22.000,00 4 12.514.000 SO Pl. Løjtegårdsvej Udvendig skiltning 40.000,00 4 12.554.000 SO Pl. Løjtegårdsvej Gennemgang af udv. trævinduer og døre 60.000,00 5 12.614.000 SO Pl. Pyrus Alle Inddækninger over kviste på hovedbygning 100.000,00 5 12.714.000 SO Pl. Pyrus Alle Udskiftning af glasparti mellem byg. A og byg. B pga. 350.000,00 5 13.064.000 ØK Rådhus Nyt affaldshåndterings rum i byg. B 90.000,00 5 13.154.000 KF KIVR Maling af vinduer på 1. sal 110.000,00 5 13.264.000 KF Gymnastiksal Slibning og oliering af vinduer 80.000,00 5 13.344.000 SO Pl. Ugandavej Opretning af fliser ved boliger 40.000,00 5 13.384.000 SO Pl. Irlandsvej Udbygning af kaldeanlæg 100.000,00 5 13.484.000 SO Pl. Ugandavej Belysning i beboerbadeværelser 230.000,00 5 13.714.000 SO Pl. Irlandsvej Fjernelse af ral på tag 40.000,00 5 13.754.000 SO Pl. Ugandavej Asfalt på parkeringsplads 150.000,00 5 13.904.000 SO Pl. Løjtegårdsvej Udskiftning af plexiglas på altaner - mod træk 75.000,00 6 13.979.000 KF KIVD Facadebehandling af stueetagen 75.000,00 6 14.054.000 KF Amagerhallen Udskiftning af pumper i varmecentral 75.000,00 6 14.129.000 KF Amagerhallen Udskiftning af linoleum på trappeopgange 200.000,00 6 14.329.000 SO Pl. Pyrus Alle Etablering af CTS på fløj B 40.000,00 6 14.369.000 SO Pl. Pyrus Alle Etablering af stikkontakter på gangarealer i fløj B 50.000,00 7 14.419.000 SO Pl. Ugandavej Behandling af træfacade 150.000,00 7 14.569.000 KF VAI Etablering af belysning på sti op til boldbaner og den 250.000,00 8 14.819.000 ØK Sneserevej 2-10 Reparation af asfalt på parkeringspladsen 450.000,00 8 15.269.000 KF Kastrup Svømmehal Nedtagning af gammel styretavle til vandbehandling 50.000,00 9 15.319.000 TM Brandstationen Adskillelse af spildevand og regnvand 750.000,00 9 16.069.000
Bilag: 6.1. Tilbud fra BDO om gennemgang af statsrefusion Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. februar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 37841/17
BERIGTIGELSE AF STATSREFUSION OG TILSKUD PÅ SOCIALE YDELSER 2013-2016 TÅRNBY KOMMUNE VERSION 2 - JANUAR 2017
INDHOLD 1.0 Indledning 2 1.1 Baggrund og opgaveforståelse 2 2.0 Indhold og metode 3 2.1 Berigtigelse for 2013 3 2.2 Berigtigelse for 2014-2016 4 2.3 Materiale og IT adgange 5 2.4 Refusion for særligt dyre enkeltsager 6 3.0 Tilrettelæggelse af opgaven 6 3.1 Tidsplan og organisering 6 3.2 Afgrænsning og forudsætninger 7 4.0 Pris 7 4.1 Særlig aftale vedrørende afregning 8
2 JANUAR 2017 STATSREFUSION PÅ SOCIALE YDELSER INDLEDNING BDO har gennem en årrække hjulpet størstedelen af landets kommuner med at optimere deres indtægter primært i form af refusion (stat og mellemkommunale), moms, regres og lignende ydelser. I den forbindelse udarbejdes hvert år en række indledende analyser. Disse analyser viser et økonomisk potentiale på mellem 2-5 mio. kr. for Tårnby Kommune i forhold til hjemtagelse af statsrefusion og tilskud på Sociale ydelser (det store statsrefusionsskema) for årene 2013-2016. Tårnby Kommune v/kim Madsen og Mikkel Flatau og BDO v/pernille N. Kjerulff har på møde den 16. december 2016 drøftet mulighederne for en gennemgang af området kombineret med sparring og oplæring af relevante medarbejdere i Tårnby Kommune. Tilbuddet er på baggrund af møde 27. januar 2017 efterfølgende tilpasset med tilbud om gennemgang af SDE for 2013 jf. afsnit 2.4 samt tillæg og korrektion af prisafsnit. Nærværende tilbud er BDO s bud på en samlet opgaveløsning. 1.1 BAGGRUND OG OPGAVEFORSTÅELSE Formålet med gennemgangen af kommunens hjemtagelse af statsrefusion og tilskud på Sociale ydelser kan opdeles i 2 formål: 1. at berigtige og hjemtage manglende berettigede indtægter for regnskabsårene 2013-2016. 2. at sikre læring og kompetenceudvikling af udvalgte medarbejdere i Tårnby Kommune med henblik på overdragelse af viden og metoder i forbindelse med opgaveløsningen. Formålet om hjemtagelse af berettigede indtægter realiseres ved at foretage en gennemgang af kommunens opgørelser og beregningsgrundlag for tidligere regnskabsår. Ved gennemgangen sikres fuldstændighed inden for de enkelte kortlagte områder af refusion og tilskud. Formålet om kompetenceudvikling foreslås opnået ved inddragelse af de udvalgte medarbejdere i opgaveløsningen. Inddragelsen kommer til at foregå ved, at BDO foretager den overordnede selektering af analyseområder mens Tårnby Kommune varetager kontrolarbejdet og gennemgangen med sparring fra BDO. Herudover vil BDO som afslutning på analysen overdrage de anvendte metoder og komme med anbefalinger til, hvorledes Tårnby Kommune fremadrettet kan løfte opgaven. Anbefalingerne vil ligeledes omfatte faldgruber i forbindelse med det nye refusionssystem fra januar 2016.
3 JANUAR 2017 STATSREFUSION PÅ SOCIALE YDELSER INDHOLD OG METODE Statsrefusion på Sociale ydelser er sammensat af udgifter og overførsler efter flere forskellige love. Refusionsopgørelsen omfatter således hele 8 forskellige hovedområder: I. Aktiv- og servicelov II. Pensioner III. Børnetilskud IV. Dagpenge V. Delpension VI. Forsikrede ledige VII. Integration VIII. Boligstøtte Med udgangspunkt i Tårnby Kommunes materiale fra tidligere års refusionsopgørelser, statistisk materiale, samt data fra en række systemer, foretager BDO en kortlægning af berigtigelsespotentialet på de enkelte hovedområder. Formålet med den indledende kortlægning er, at identificere indsatsområder til efterfølgende analyser og samkørsel af data. Identificeringen af berigtigelser omfatter regnskabsårene 2013-2016. Grundet tidsfrist for indberetning af berigtigelser for regnskabsåret 2013 foreslås det, at BDO varetager den komplette gennemgang for 2013, mens Tårnby Kommune inddrages i arbejdet for 2014-2016 med henblik på læring. 2.1 BERIGTIGELSE FOR 2013 Med udgangspunkt i kommunens opgørelser fra regnskabsåret 2013 foretager BDO en systematisk gennemgang af de kortlagte indsatsområder. BDO har udviklet en række metoder og hjælpeværktøjer på de enkelte delområder, som sikrer fuldstændigheden i det datagrundlag som anvendes til hjemtagelse af statsrefusion og tilskud. BDO vil med adgang til kommunens systemer selv kunne trække de fornødne oplysninger. Der kan dog være oplysninger, som foreligger i undersystemer, som BDO ikke umiddelbart har adgang til eller som kun foreligger i et regneark hos en af kommunens ansatte. I disse tilfælde vil BDO bede kommunen assistere med at fremskaffe data. BDO anmoder særskilt om materialer og it-adgang, jf. endvidere afsnit 2.3. Når gennemgangen er afsluttet, fremsender BDO et notat med forslag til mulige berigtigelser af statsrefusion og tilskud på Sociale ydelser for regnskabsåret 2013. Med notatet følger dokumentationsmateriale på de enkelte berigtigelser. Såfremt Tårnby Kommune kan godkende berigtigelserne, vil materialet dække den dokumentation, der skal forelægges revisionen til revisionspåtegning.
4 JANUAR 2017 STATSREFUSION PÅ SOCIALE YDELSER 2.2 BERIGTIGELSE FOR 2014-2016 BDO foreslår, at berigtigelsesopgaven for 2014-2016 baseres på nedenstående samarbejdsmodel, hvor BDO på baggrund af datamaterialet udarbejder de relevante analyser, og Tårnby Kommune efterfølgende indgår i det detaljerede analysearbejde. BDO vil, alt efter erfaret relevans for Tårnby Kommune, overdrage metoder og erfaringer fra udsøgningsarbejdet. Konkret foreslås projektet gennemført efter nedenstående steps: Opstartsmøde Berigtigelsesopgaven for 2014-2016 indledes med et opstartsmøde, hvor processen, samarbejdet og materialebehovet drøftes. Det anbefales, at deltagerne er de personer, som i det daglige administrerer hjemtagelse af statsrefusion og tilskud på sociale ydelser, de personer, der skal indgå i det fremadrettede samarbejde samt Tårnby Kommunes projektleder /kontaktperson på opgaven. Mødet berammes til 2 timer med deltagelse af 1 konsulent fra BDO. Dataindsamling På foranledning af BDO indsamler og overleverer Tårnby Kommune relevante materialer. I forlængelse heraf strukturerer BDO materialet og sikrer indhentning af andre relevante data direkte i kommunens økonomi- og fagsystemer. Formålet er at kvalitetssikre, at Tårnby Kommune inddrager alle nødvendige data for en systematisk gennemgang af statsrefusioner og tilskud på sociale ydelser. Dataindsamling danner grundlag for klarlægning af potentielle merindtægtsområder og overleveringen af metoder. Databearbejdning med henblik på udvælgelse af analyse områder samt udarbejdelse af grundmateriale Med baggrund i indhentet data og erfaringer fra gennemgangen for regnskabsår 2013 kortlægger BDO de statsrefusionsområder, som viser et potentiale for en merindtægt og som skal analyseres. BDO udarbejder efterfølgende det fornødne grundmateriale forud for den detaljerede gennemgang af potentialeområderne. BDO har mangeårige erfaringer med at generere et kvalificeret grundmateriale, som tilvejebringer muligheden for at komme omkring samtlige potentielle områder af Tårnby Kommunens statsrefusion og tilskud på sociale ydelser. Erfaringsmæssigt er det ikke alle analyser, der efter udarbejdelse af det detaljerede analysemateriale, har relevans. I kraft af BDO s erfaringer kan det sikres, at der tilvejebringes et datagrundlag, som sikrer en målrettet anvendelse af Tårnby Kommunes ressourcer. BDO overdrager efterfølgende viden og erfaringer til Tårnby Kommune. Arbejdsmøde om fordeling af analysearbejde mellem Tårnby Kommune og BDO samt orientering om metoder til gennemgang af grundmateriale For regnskabsårene 2014 2016 vurderer Tårnby Kommune og BDO i samarbejde, hvorvidt gennemgangen af de potentielle områder, jf. foregående afsnit, skal varetages af Tårnby Kommune eller BDO. Med det formål at anvende Tårnby Kommunes ressourcer bedst muligt, foreslås det, at de områder, hvor refusionsreglerne er ændret fra 2016, og derfor kun har et bagudrettet sigte, gennemgås af BDO. På et arbejdsmøde præsenterer BDO det tilvejebragte grundmateriale samt metode til det videre arbejde med at gennemgå og opgøre berigtigelser på de aktuelle områder. BDO præsenterer konkret metoden herunder metoder i.f.m. BDO s opgørelse af berigtigelsesforslag for regnskabsår 2013 - og tilknyttede arbejdsgange for de forskellige områder, som tilsammen udgør den samlede gennemgang af kommunens statsrefusion og tilskud på sociale ydelser et forestående arbejde, som Tårnby Kommune varetager med sparring fra BDO på udvalgte områder. Mødet berammes til 3 timer med deltagelse af 1-2 konsulenter fra BDO.
5 JANUAR 2017 STATSREFUSION PÅ SOCIALE YDELSER Ad hoc sparring Efter behov leverer BDO den nødvendige telefoniske eller om nødvendigt fysisk tilstedeværende sparring om metoder og konkrete arbejdsgange undervejs i forløbet med Tårnby Kommunes gennemgang af statsrefusion og tilskud på sociale ydelser. Arbejdsgruppen får dermed mulighed for, at sparre med konsulenter fra BDO om konkrete metodeforhold, problemstillinger mv. undervejs i forløbet med at gennemføre de relevante gennemgange. Der afsættes 25 timer til denne sparring inkl. kørsel. Statusmøder Ressourcepersonerne ved Tårnby Kommune og BDO afholder 2 statusmøder af 2 timer i perioden, hvor Tårnby Kommunes gennemgår de relevante analyser. Dette med henblik på at gøre status for forløbet indtil nu samt imødegå eventuelle problemstillinger eller afklare spørgsmål fra arbejdsgruppen om metoder mv. Statusmøderne ligger udenfor de 25 timers ramme til sparring. Kvalitetssikring Såfremt det vurderede potentiale ikke er indfriet i forbindelse med Tårnby Kommunes gennemgang, kan BDO foretage kvalitetssikring af de gennemførte analyser med henblik på identificering af evt. yderligere berigtigelser. Afsluttende møde På et afsluttende møde præsenterer BDO de af BDO opgjorte berigtigelsesforslag, samt tilhørende metoder, for regnskabsårene 2014-2016. Endvidere gennemgås BDO s metoder og erfaringer for identificering af indtægtspotentialer, som kan anvendes af Tårnby Kommune i deres videre arbejde med kvalitetssikring af hjemtagelse af statsrefusion og tilskud på sociale ydelser. Deltagerkredsen fra Tårnby Kommune kan med fordel være de personer, som i det daglige administrerer hjemtagelse af statsrefusion og tilskud på sociale ydelser, Tårnby Kommunes projektleder på opgaven og evt. projektejer. Mødet berammes til 2 timer med deltagelse af 1-2 konsulenter fra BDO. 2.3 MATERIALE OG IT ADGANGE Gennemgangen af området vil blive foretaget med udgangspunkt i nedenstående materialeliste: Endelig restafregning/statsrefusionsskema for regnskabsårene 2013-2016, herunder specifikation af eventuelle berigtigelser i hvert af årene Opgørelse af driftsudgifter i.f.m. aktivering (5.90) og integration (integrationsprogram og introduktionsforløb, 5.60) samt opgørelse af rådighedsbeløb (herunder antal helårspersoner) for hvert af regnskabsårene 2013-2016 Grundtilskuds- og resultattilskudslister over personer, hvor der er hjemtaget tilskud for hvert af regnskabsårene 2013-2016 Ovenstående materiale vil blive suppleret med udtræk og dataopslag fra nedenstående IT-systemer, som BDO vil anmode om adgang til. Anmodning og databehandleraftale fremsendes efter indgåelse af aftale: Kommunes økonomisystem KMD KSP Cics KMD Doc2archive KMD-sag KMD-indkomst KMD Børn og Voksne (hvis dette anvendes) Opera (eller andet jobcentersystem) Anvendte ESDH-systemer i øvrigt UIP (Udlændinge Informations Portalen) Omsorgssystemet (til brug for SDE opgørelsen)
6 JANUAR 2017 STATSREFUSION PÅ SOCIALE YDELSER 2.4 REFUSION FOR SÆRLIGT DYRE ENKELTSAGER BDO tilbyder at foretage gennemgang af grundlaget Tårnby Kommunes hjemtagelse af statsrefusion for særligt dyre enkeltsager (SDE) for regnskabsåret 2013 med henblik på at identificere specifikke berigtigelser. Berigtigelserne vil blive opgjort således, at de efter godkendelse fra Tårnby Kommune, vil være klar til revision, således at Tårnby kommune kun skal indberette berigtigelsen i refusionsskemaet til ministeriet. BDO vil tage udgangspunkt i udtræk fra økonomisystemet, udtræk fra omsorgssystemet samt data fra kommunalt ejede institutioner. BDO varetager udtræk fra relevante systemer, når der er givet adgang hertil og vil således ikke involvere Tårnby Kommune i processen. I enkelte tilfælde kan der være brug for Tårnby Kommunes specifikke viden omkring takster. Til opgaven har BDO alene brug for: Tårnby Kommunes oprindelige SDE opgørelser på CPR-niveau for 2013 Tårnby Kommunes berigtigelser på CPR-niveau for 2013 Tårnby Kommunes refusionsskemaer for 2013 Ved opgavens afslutning vil BDO aflevere en refusionsopgørelse, indeholdende identificerede berigtigelser periodiseret på CPR-nr. niveau. På baggrund af de identificerede korrektioner til regnskabsåret 2013 foretages i samarbejde med Tårnby Kommune vurdering af, om der efterfølgende skal foretages tilsvarende gennemgang for årene 2014-2016. TILRETTELÆGGELSE AF OPGAVEN 3.1 TIDSPLAN OG ORGANISERING Hjemtagelse af statsrefusion og tilskud på Sociale ydelser følger reglerne i Lov nr. 1063 af 28. august 2013 om forældelse af fordringer, hvor de almindelige forældelsesfrister, jf. 3 er 3 år. Fristen for berigtigelser vedr. 2013 er 15. maj 2017, som er sammenfaldende med indsendelsesfristen for den revisionspåtegnede endelige restafregning af refusion og tilskud på sociale ydelser for 2016, hvori kommunen anmodes om, at få indberettet berigtigelser. Tårnby Kommune har på møde i januar gjort opmærksom på, at det vil være vanskeligt at afsætte tid til at indgå i projektet før juni 2017. Det er derfor aftalt, at gennemgangen af 2014-2016 først starter op primo juni, samt at gennemgangen for 2013 tager hensyn til dette. Fra BDO vil Assistant Manager Jeanette Bruun Madsen fungere som daglig projektleder, og vil sikre flow og kontinuitet i opgaveløsningen, herudover bemandes opgaverne med konsulenter med relevante kompetencer og viden inden for området. Partner Pernille Nielherdt Kjerulff vil have det overordnede ansvar for opgaveløsningen.
7 JANUAR 2017 STATSREFUSION PÅ SOCIALE YDELSER 3.2 AFGRÆNSNING OG FORUDSÆTNINGER BDO anvender eget analyseværktøj BDO DataAnalyse, som er baseret på data fra kommunens økonomisystem. Tilbuddet er givet med den forudsætning, at Tårnby Kommune giver BDO adgang til at trække data fra kommunens systemer, samt stiller IT fjernadgang til rådighed for BDO, hvor relevante data kan udsøges tilbage fra 2013. Tårnby Kommune har på mødet oplyst, at økonomidata fra 2013 ikke længere er til rådighed. Det er derfor aftalt, at Tårnby Kommune med bistand fra BDO indhenter økonomidata for 2013 fra KMD. BDO afholder udgiften op til 50.000 kr., som vil blive modregnet honoraret. Såfremt prisen for data overstiger dette beløb drøftes alternative løsningsmuligheder forud for bestilling. Opgørelse af statsrefusion og tilskud på Sociale ydelser kan i enkelte tilfælde have en afledt effekt på andre af kommunens refusionsopgørelser. I det omfang BDO s arbejde giver anledning til afledte berigtigelser på andre refusionsopgørelser udarbejder BDO også oplæg til disse. Opgaven tilbydes som no cure no pay, hvorved BDO bærer den fulde økonomiske risiko. Såfremt det mod forventning viser sig, at opgaven ikke kan generere yderligere indtægter, kan BDO til hver en tid vælge at indstille arbejdet. PRIS BDO tilbyder at løse opgaven som no cure, no pay, hvilket vil sige, at Tårnby Kommune alene skal afholde udgifter til opgaven, såfremt BDO finder berigtigelser, som godkendes af Tårnby Kommunes revisor. Med denne model bærer BDO hele den økonomiske risiko ift. den usikkerhed, der hersker om indtægtspotentialet. No cure no pay aftalen tilbydes suppleret med en særlig aftale, som indebærer, at BDO giver Tårnby Kommune besked, når der er identificeret indtægter, som medfører et honorar til BDO på 800.000 kr. ekskl., således at Tårnby Kommune kan styre honorarbeløbet, jf. afsnit 4.1. Idet opgaven er bygget op som et samarbejdsprojekt, hvor ressourcetrækket på henholdsvis BDO s konsulenter og Tårnby Kommunes medarbejdere ikke er kendt på forhånd, foreslås nedenstående opdelte procentafregning af yderligere indtægter til BDO ekskl. moms. Honorering for berigtigelse af 2013 samt for de områder i 2014-2016, hvor BDO udarbejder datagrundlag og varetager analysearbejdet. 25 % af yderligere indtægter af de første 2 mio. kr. 15 % af yderligere indtægter mellem 2 og 5 mio. kr. 5 % af yderligere indtægter over 5 mio. kr. Honorering for de områder, hvor BDO udarbejder datagrundlaget mens Tårnby Kommunes medarbejdere varetager analysearbejdet. 15 % af yderligere indtægter af de første 2 mio. kr. 10 % af yderligere indtægter mellem 2 og 5 mio. kr. 5 % af yderligere indtægter over 5 mio. kr. Udover udarbejdelse af datagrundlaget vil der under denne honorering indgå følgende: Forberedelse, kørsel og 2 timers opstartsmøde med deltagelse af 1 konsulent fra BDO Forberedelse, kørsel og 3 timers arbejdsmøde med deltagelse af 1-2 konsulenter fra BDO Forberedelse, kørsel og 2 statusmøder af 2 timer med deltagelse af 1-2 konsulenter fra BDO Forberedelse, kørsel og 2 timers afsluttende møde med deltagelse af 1-2 konsulenter fra BDO 25 timers sparring samlet for de analyser, som varetages af Tårnby Kommunes medarbejdere.
8 JANUAR 2017 STATSREFUSION PÅ SOCIALE YDELSER Honorering for berigtigelser identificeret efter Tårnby Kommunes gennemgang og som sker i forbindelse med BDO s kvalitetssikring, jf. afsnit 2.2 side 5 afregnes med 30 % af de identificerede berigtigelser, som kvalitetssikringen tilvejebringer. Udgangspunktet for måling af yderligere hjemtaget refusion, er de hjemtagne refusionsbeløb ved endelig restafregning for hvert af de 4 regnskabs-/refusionsår. Honoraret modregnet udgifter til økonomidata fra 2013, dog max. 50.000 kr., jf. afsnit 3.2 4.1 SÆRLIG AFTALE VEDRØRENDE AFREGNING På baggrund af usikkerheden omkring indtægtspotentialets størrelse tilbydes det, at BDO indstiller arbejdet og afventer accept fra Tårnby Kommune, såfremt gennemgangen resulterer et honorar til BDO på 800.000 kr. ekskl. moms. På baggrund af drøftelser med Tårnby Kommune aftales håndtering af den eventuelle resterende gennemgang/analyse ud fra nedenstående 3 muligheder: 1. BDO fortsætter gennemgangen og leverer et færdigt resultat til Tårnby Kommune. Honoreringen for dette sker efter no cure no pay. 2. Tårnby Kommune overtager materialet og forestår selv den resterende del af analysen/gennemgangen med BDO som sparringspartner under projektet. Der aftales en fast pris på dette. 3. Tårnby Kommune overtager materialet og forestår selv den resterende del af analysen/gennemgangen uden BDO s involvering og uden honorering til BDO. For at sikre flow i opgaveløsningen anbefales en afklaringsfase på max. 1 måned i forhold til afklaring af, hvilke af ovenstående muligheder der iværksættes. Faseopdelingen betyder, at opgaven ikke kan resultere i en honorering til BDO på over 800.000 kr. ekskl. moms uden Tårnby Kommunes forudgående accept. Nærværende tilbud er gældende til 15. februar 2017
KONTAKT PERNILLE NIELHERDT KJERULFF Partner m: 24 29 50 94 e: pnk@bdo.dk BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, en danskejet rådgivnings- og revisionsvirksomhed, er medlem af BDO International Limited - et UKbaseret selskab med begrænset hæftelse - og del af det internationale BDO netværk bestående af uafhængige medlemsfirmaer. BDO er varemærke for både BDO netværket og for alle BDO medlemsfirmaerne. BDO i Danmark beskæftiger godt 1.100 medarbejdere, mens det verdensomspændende BDO netværk har godt 64.000 medarbejdere i 154 lande. Copyright - BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, cvr.nr. 20 22 26 70. www.bdo.dk
Bilag: 7.1. Dagsordenspunkt Værdighedspuljen - status, rededegørelse og ansøgning 2016.pdf Udvalg: Økonomiudvalget Mødedato: 22. februar 2017 - Kl. 13:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 24636/17
d. Værdighedspuljen - status, redegørelse og ansøgning Åben sag Sagsnr.: 16/127 Sagsansvarlig: eje.sf Fraværende: Afbud: RESUMÉ I finanslovsaftalen fra 2016 blev man enige om at styrke kommunernes arbejde med en mere værdig ældrepleje gennem indførelse af værdighedspolitik, samt ved afsættelse af 1 mia. kr. årligt fra 2016 til 2019 til at understøtte udbredelsen og implementeringen af værdighedspolitikken. Tårnby Kommune fik tilsagn på 7.680.000 kr. årligt i en 4-årig periode, hvor Økonomiudvalget godkendte Værdighedspuljens indsatskatalog d. 5. april 2016 for forbrug af midler i 2016. Der forelægges til politisk godkendelse redegørelse for anvendte midler samt anmodning om overførsel af uforbrugte midler fra 2016 til 2017. UDDYBENDE BEMÆRKNINGER Økonomisk redegørelse for foreløbigt forbrug: Det forventes at omkring halvdelen af midlerne bliver brugt ultimo 2016, hvorved der udestår et mindreforbrug svarende til 3.956.000 kr. Forbruget afspejler generelle udfordringer med besættelse af stillinger, hvilket har resulteret i forsinket opstart af nogle indsatser, mens andre implementeres primo 2017. Status på de enkelte indsatser fremgår af bilag Status på Værdighedspuljen. Der vil på et senere tidspunkt blive ansøgt om overførsel til 2017 af det endelige mindreforbrug for 2016, idet ministeriet d. 26. oktober 2016 har oplyst at ansøgning først ønskes fremsendt, når ministeriet har udmeldt nærmere retningslinjer herom. Disse retningslinjer afventes. Såfremt der ikke ansøges om overførsel af mindreforbrug, skal et mindreforbrug tilbageføres til ministeriet. For de overførte midler vil gælde, at der vil blive præsenteret nyt indsatskatalog til placering af midler, der ikke kan placeres indenfor samme indsats i året 2017. Ud af mindreforbruget på 3.956.000 drejer det sig om 1.147.000 kr. Redegørelse for anvendelse af midler i 2017: Med indstillingen i april 2016 blev der vedtaget indsatser for puljens samlede periode samt kommunens værdighedspolitik. Redegørelse for anvendelse af midler til 2017 indeholder på den baggrund ikke nye indsatser, men er en fortsættelse af påbegyndte indsatser og initiativer. Fokus er fortsat dag- og døgnflekspladser på plejehjemmet Irlandsvej, bedre brug af velfærdsteknologi på tværs af ældreområdet, samt styrkelse af borgernes livskvalitet gennem større selvhjulpenhed, dialog og tværfagligt samarbejde. HØRING Seniorrådet er høringsberettiget. 1