Tak for jeres interesse! Det glæder os, at I har fået en idé til et People-to-People (p2p) projekt, og at I lyst til at ansøge kulturlink Femern Bælt om støtte til den videre udvikling af projektet. Disse retningslinjer skal give jer et overblik over, hvad der skal overvejes i forbindelse med ansøgning om støtte fra kulturlink, og hvad der menes med de enkelte punkter i ansøgningsskemaet. Hvis I har yderligere spørgsmål er I velkomne til at kontakte Helen Sværke på tlf. +45 3388 3024 eller e-mail: kulturlink@naestved.dk. Det udfyldte ansøgningsskema skal også sendes til denne e-mail adresse inden ansøgningsfristens udløb (se gældende frister på www.kulturlink.org) 1. Baggrund for People-to-People (p2p) projektidékonkurrencen Målsætning I regi af det 3-årlige KulturLINK Femern Bælt projekt er der afsat midler til afholdelse af en årlig projektidé-konkurrence, der skal fungere som katalysator for idé- og projektudviklingen af kulturprojekter henover grænserne. Formålet med projektidékonkurrencen er at igangsætte nye grænseoverskridende p2p-projekter, der kan medvirke til at udvikle en regional kulturel bevidsthed og fællesskabsfølelse i Femern Bælt regionen. Kravene til et p2p-projekt er dermed: Grænseoverskridende projekter, der skaber værdi og opmærksomhed om regionen Grænseoverskridende projekter med en vedholdende virkning Borgernære grænseoverskridende projekter Grænseoverskridende projekter, der viser en effektiv projektplan og finansiering Grænseoverskridende projekter, der omfatter flere kulturelle temaområder Grænseoverskridende projekter, der organiseres og gennemføres af mindst to danske og to tyske partnere. Målsætningen er dermed at udvikle større vedholdende grænseoverskridende projekter, der kan samle flere aktører og borgere omkring kulturelle temaer (= People-to-People elementet). Projekterne skal medvirke til at profilere KulturLINK såvel overfor regionens aktører og indbyggere som overfor meningsdannere indenfor politik, erhvervsliv og forvaltning. Valg af projekter En jury udvælger det eller de projekter, som tildeles støtte fra kulturlink Femern Bælt (uddybes i pkt. 6). Projekterne skal være i deres første udviklingsfase og skal imødekomme målsætningen med kulturlink; nemlig udviklingen og understøttelsen af en regional bevidsthed, styrkelse af en interkulturel dialog, opbygning af nye netværker samt skabelse af transparens og kendskab til den kulturelle mangfoldighed i regionen. I alt ventes det at udvælge mindst 4 projekter frem til starten af 2013. 2. Støttemidler De udvalgte projekter kan modtage en samlet støttesum på max. 10.000, svarende til DKK 74.500. Støttesummen kan udgøre max. 60% af projektets samlede budget, dvs. 40% af projektets samlede budget skal finansieres gennem egenbetaling (den såkaldte medfinansiering ). Støtte fra kulturlink Femern Bælt kan kun finde sted frem til august 2013, hvor kulturlink projektet afsluttes. Projekter med et samlet budget på under 2.000, svarende til DKK 15.000, kan ikke søge støtte gennem People-to-People (p2p) projektidékonkurrencen. 1
Projektmidler skal som udgangspunkt benyttes ud fra et grundprincip om sparsommelighed og rimelighed. Dokumentation for udgifterne (regninger) skal indgives skriftligt og fuldstændigt til kulturlink. Projektmidlerne fra kulturlink kan anvendes til den videre planlægning og udvikling frem mod en egentlig gennemførelse af projektet, herunder også til at skaffe yderligere fundraisning, kontakte andre aktører, koordinere med andre events mv. Der kan ydes støtte til opgaver og aktiviteter: der ikke er knyttet til anlæg mv. af infrastruktur, der står i umiddelbar sammenhæng med projektet, der ikke er rettet mod at opnå en gevinst, der bidrager til en opnåelse af projektets målsætning, der overvejende finder sted indenfor kulturlink Femern Bælt regionen, der står i rimeligt forhold til forbruget og som anvendes under hensyntagen til produktivitet, effektivitet og sparsommelighed. Følgende udgifter er støtteberettigede: Personaleomkostninger, Transportomkostninger, Konsulenter Oversættelse, Seminarer, Offentlighedsarbejde, Bemærk venligst, at personaleomkostninger kan indgå som del af projektpartnernes medfinansiering. I så fald skal der foreligge dokumentation for ventet og realiseret forbrug af timer mv. Se i øvrigt INTERREG IVA Håndbogen. Projektmidlerne kan suppleres af midler fra andre fonde mv. dog ikke andre EU-midler. 3. Ansøgerkreds Ansøgere kan være kulturinstitutioner, -organisationer og foreninger (dvs. hel eller delvis offentlige institutioner). Der kan kun være én indsender af en ansøgning til et p2p-projekt, som i det følgende benævnes projektpartner. Ved bevilling udbetales projektmidler til den projektpartner, der har indsendt ansøgningen. Ved udarbejdelsen af en ansøgning må partnerne bag projektet dermed udnævne én ansvarlig projektpartner, som indsender ansøgningen og administrerer kontakten til kulturlink Femern Bælt igennem hele projektforløbet. Privatpersoner f.eks. kunstnere kan være medpartnere i et projekt, men de kan ikke modtage udbetaling af projektmidler, og kan dermed ikke være projektpartner og indsende ansøgningen. Videre gælder ved inddragelse af privatpersoner, at de udbetalte projektmidler ikke tilfalder dem selv, men at de anvendes til realisering af det fælles projekt. Kravene til den samlede ansøgerkreds er: Projektet skal udvikles og gennemføres af mindst 4 partnere fra kulturlink Femern Bælt regionen, fordelt med min. 2 partnere pr. land. Indsenderen af ansøgningen = projektpartneren skal være en offentlig eller delvis offentlig institution/organisation De øvrige kooperationspartnere kan være institutioner, foreninger, organisationer såvel som kunstnere, kulturelle aktører, uddannelsesinstitutioner mv. Projektet skal omfatte minimum to af de følgende 6 kulturelle temaområder; Billedkunst (skabende kunst), Teater, Musik, Litteratur, Film/nye medier og Kulturarv. 2
Projektet skal indebære offentlighedsarbejde på begge sider af Femern Bælt i løbet af kulturlinks projektperiode. Projektet skal selvstændigt varetage PR aktiviteter i løbet af kulturlink-projektets varighed Projektet skal omfatte aktiv involvering/deltagelse af mindst 100 indbyggere eller andre aktører fra kulturlink Femern Bælt regionen. Projektet må ikke gennemføres med et kommercielt sigte Projektet må ikke modtage anden EU-finansieret støtte Projektet skal understøtte målet for INTERREG IVA, Femern Bælt programmet 4. Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskemaet Projekttitel (1) Projekttitlen skal være kort og koncis. Projektet skal efterfølgende markedsføres under den angivne projekttitel. Kontaktoplysninger for partnere (2., 3.) Her angives kontaktoplysninger for samtlige partnere bag projektet, såvel den ansvarlige projektpartner (indsender af ansøgningen), som de øvrige kooperationspartnere. Det er af største vigtighed, at kulturlinkprojektet løbende informeres om ændringer i kontaktoplysningerne. Det er en forudsætning for tildeling af projektmidler, at der sker et aktivt, grænseoverskridende samarbejde mellem de tyske og danske partnere. Søgning efter partnere kan ske via www.kulturlink.org, og bør igangsættes så snart en første idé foreligger. Ved indgivelse af ansøgning erklærer projektpartnerne sig indforstået med, at kontaktoplysningerne bliver offentliggjort på kulturlinks hjemmeside www.kulturlink.org samt at stå til rådighed for andre kulturelle aktører i regionen i tilfælde af spørgsmål til projektet og dets gennemførelse mv. Angivelse af kulturelle fagområder (4.) Projektet skal minimum omfatte to af de i alt 6 kulturelle temaområder, som er defineret af kulturlink projektet. I skemaet skal der krydses af, hvilke temaområder, som projektet vedrører. Baggrund for projektet (5.) Hvad er udgangspunktet for jeres projekt og hvorfor skal jeres projekt støttes af kulturlink? Besvarelsen af disse spørgsmål indgår som del af den samlede behandling af ansøgningen. Målsætning og målgrupper for projektet (6., 7., 8.) Jeres beskrivelse af formål og mål med projektet samt hvem, der er målgruppen for projektet, indgår som del af den samlede behandling af ansøgningen. Overvej i denne sammenhæng, hvordan projektet kan medvirke til at skabe grundlag for et længerevarende kulturelt samarbejde over grænserne i Femern Bælt regionen. Det er et væsentligt tildelingskriterium, at der igangsættes borgernære projekter og dermed at der involveres mindst 100 indbyggere/aktører fra regionen i projektets planlægning og gennemførelse. Fremtidsperspektiver (9.) Det indgår som del af den samlede vurdering af jeres ansøgning, om projektet bidrager til etableringen af længerevarende samarbejder og netværk i Femern Bælt regionen. I skal derfor her beskrive, hvordan I forestiller jer at vedligeholde og benytte de kontakter og resultater, som I får af det forhåndenværende projekt. Samarbejde mellem projektpartner og kooperationspartnere (10.) Her bedes I kort beskrive, hvordan samarbejdet mellem de enkelte partnere er planlagt, f.eks. hvad angår ansvar, møder, udveksling via internettet, sprog mv. 3
Vurdering af projektets mål samt skabelsen af en regional bevidsthed (11.). Under (A) angives ved afkrydsning, hvordan projektet kan medvirke til at skabe og udvikle en regional bevidsthed i Femern Bælt regionen. Under (B) gives en nærmere uddybning af dette med egne ord. Såvel beskrivelsen af indhold og forløb af jeres projekt, som også projektets bidrag til skabelsen af en regional bevidsthed/identitet indgår som del af den samlede vurdering af ansøgningen. Under (C) skal det ventede antal involverede/deltagende borgere/aktører/organisationer samt besøgende angives. Bemærk, at det endelige antal af involverede/deltagende og besøgende skal kunne dokumenteres i forbindelse med afrapportering af projektet. Bemærk, at det er et krav, at der involveres/inddrages minimum 100 personer i projektets endelige gennemførelse. Periode for gennemførelse af projektet (12.) Her angives start- og slutdato for afvikling af projektet. Bemærk venligst, at igangværende eller afsluttede projektet ikke kan søge kulturlink om støtte. Det er en forudsætning for tilskudsbevillingen, at aktiviteterne kan videreføres også efter kulturlinkprojektet afsluttes i august 2013. Offentlighedsarbejde må dog også finde sted i løbet af kulturlinks løbetid. Bemærk venligst, at der ikke er mulighed for at udbetale projektmidler efter afslutningen af kulturlink i august 2013t, dvs. en eventuel videreførelse af projektet efter dette tidspunkt skal finansieres af andre midler. Påtænkt PR og offentlighedsarbejde (13.) Her angives det påtænkte PR og offentlighedsarbejde i forbindelse med planlægning og udvikling af projektet. Bemærk venligst, at alt materiale skal indeholde henvisning til, at projektet er støttet af projektmidler fra kulturlink Femern Bælt projektet, Interreg IVA Fehmarnbelt-Region samt EU. Alt materiale skal dermed påføres de relevante logoer. Disse kan rekvireres hos kulturlink. Vær desuden opmærksom på at samle presseklip og øvrigt materiale i løbet af projektets afvikling, sådan at PR og offentlighedsarbejde kan dokumenteres ved afrapportering af projektet. Samtlige pressemeddelelser samt evt. invitationer mv. bør sendes til kulturlink. Budget (14.) I budgettet angives såvel de ventede udgifter og indtægter i forbindelse med den videre udvikling af projektet, som den finansiering, som bringes ind i projektet via partnerne (medfinansiering) eller via andre kilder (fonde mv. ). Vær desuden opmærksom på følgende: En dansk ansøger kan afregne enten i euro eller i danske kroner (fast omregningskurs 7,4574). Tyske projektpartnere kan indsende deres afregninger til Nicola Lucas, Industri- og Handelskammeret i Lübeck, Fackenburger Alle 2, 23554 Lübeck, og danske projektpartnere til Næstved Kommune, Helen Sværke, Rådmandshaven 20, 4700 Næstved. Afregningen og alle andre forhold i denne sammenhæng sker efterfølgende mellem projektpartneren og kulturlink. Der kan ikke ydes tilskud til understøttelse af drift, som f.eks. lønomkostninger eller kontorhold, der ikke vedrører gennemførelsen af projektet. Regninger fra kooperationspartnere er ikke støtteberettigede, medmindre det drejer sig om viderefakturerede omkostninger 4
For momsregistrerede partnere gælder det, at der kun kan indberettes nettobeløb Projektet skal overholde tilbudsreglerne for Interreg IVA-programmet, hvilket betyder, at der skal indhentes 3 tilbud ved opgaver til en værdi over 2.500, svarende til DKK 10.000. Der ydes ingen støtte til investeringer, ej heller til licenser, som overstiger projektets løbetid. Der ydes ingen støtte til gaver eller præmier mv. Budgettet skal opstilles så præcist og realistisk som muligt. Indtægter, f.eks. i form af entré, må ikke bruges til at dække omkostninger, der ikke er støtteberettigede Tilskuddet reduceres tilsvarende, hvis projektet opnår et overskud eller har mindre behov for støttemidler end ventet Omkostninger dækkes med bagudvirkende kraft, dvs. der udbetales først midler ved aflevering af gyldig dokumentation mv. En afregningstidsplan aftales i forbindelse med bevilling af projektmidler. Vær derfor opmærksom på at have den fornødne likviditet til opstart af projektet. Dokumentation for udgifterne (originalregninger) skal indgives skriftligt og fuldstændigt til kulturlink. Generelt følges reglerne for uddeling af projektmidler som anført i Interreg IVa Programmmet og baserer sig på den foreliggende håndbogs anvisninger (se bilag) Projektet kulturlink Femern Bælt baserer sig på retningslinjerne fra INTERREG IVA Programmets Håndbog. Da de støttede People-to-People projekter er en delaktivitet af kulturlink skal de på lignende vis følge Håndbogens foreskrifter, f.eks. hvad angår at originalregninger skal indsendes til kulturlink. Andre projektrelevante oplysninger (15.) Her kan I angive øvrige projektrelevante informationer, som f.eks. bilag mv. Sammenfatning af projektet (16.) Her skal skrives en sammenfatning af projektets baggrund, formål, målsætning, målgrupper, gennemførelse, budget mv. på såvel dansk som tysk som er egnet til offentliggørelse, f.eks. på www.kulturlink.org og i pressemeddelelser. Underskrifter (17.) Ansøgningen underskrives af den tegningsberettigede hos den pågældende projektpartner såvel som hos de øvrige kooperationspartnere, og indsendes til kulturlink før ansøgningsfristens udløb. Gennemførelse af projektet Vær opmærksom på, at ansvaret for gennemførelsen af projektet er placeret hos den ansvarlige projektpartner, som samtidig løbende skal informere kulturlink om status på projektet. Minimum én gang hvert halve år skal der indsendes en skriftlig statusrapport til projektet, skabelon hertil foreligger på www.kulturlink.org. Afrapportering af projektet Senest 1 måned efter projektets afslutning eller ved udløb af kulturlink projektets løbetid - skal projektpartner indsende en afrapportering af det samlede projekt, inkl. den påkrævede dokumentation samt en kort sammenfatning af projektforløbet og de opnåede resultater. Hvad er lykkedes? Hvad har I lært? Hvilke videre fremtidsperspektiver findes for en konkret gennemførelse af projektet? I bedes her samle alle bilag for udgifter, alt projektmateriale og al pressemateriale. Indsendelsen af dette materiale er en forudsætning for udbetaling af de resterende støttemidler. Skabelon til afrapportering findes på www.kulturlink.org 5. Ansøgningsskema og ansøgningsfrist Ansøgning med beskrivelse af projektidé samt ønsket støtte fra kulturlink indgives i det gældende ansøgningsskema til kulturspejder Helen Sværke på e-mail: kulturlink@naestved.dk. 5
Ansøgningen skal indsendes på såvel dansk som tysk. Der er én årlig ansøgningsfrist som følger. 1. november 2011, 1. maj 2012 og 1. januar 2013. Gældende ansøgningsskema findes på www.kulturlink.org eller kan rekvireres ved kontakt til Helen Sværke på e-mail: kulturlink@naestved.dk 6. Vurdering af ansøgninger Ansøgningerne indsendes af den danske eller den tyske projektpartner til kulturspejder Helen Sværke, som forestår den første formelle behandling af ansøgningen, inkl. afklaring af evt. spørgsmål. Herefter foreligges de indkomne ansøgninger for en jury, bestående af styregruppe, kulturbestyrelse og partnerkreds i kulturlink samt en repræsentant fra Interreg-sekretariatet. Ved vurderingen vil især kriterier vedrørende bæredygtighed, offentlighedsarbejde, nærhed til befolkningens interesseres samt en effektiv projektplanlægning, -organisation og omkostningsbevidsthed blive vægtet højt. Der vil følge en skriftlig tilbagemelding til den enkelte ansøger. Vurderingen kan ikke ankes til anden instans. Version 1: Oktober 2011. 6