K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T S A G S N O T A T XXX. FEBRUAR 2012 Vedr.: Tidsbegrænsede ansættelser praksispapir som supplement til retningslinje vedrørende rekruttering og ansættelse på Københavns Universitet HR & ORGANISATION Sagsbehandler: Lisbeth Møller / Mette Holm-Jensen 1. Baggrund I Hovedsamarbejdsudvalgets retningslinjer vedrørende rekruttering og ansættelse på Københavns Universitet er det i pkt. 6 om tidsbegrænsede ansættelser fastsat: 'KU anvender både tidsbegrænsede og tidsubegrænsede ansættelser. KU vil undlade at benytte tidsbegrænsede ansættelser, hvor der ikke foreligger en klar begrundelse for en tidsbegrænset ansættelse' Spørgsmålet om fortolkningen af en klar begrundelse har givet anledning til tilbagevendende drøftelser på KU, centralt såvel som decentralt, ikke mindst fordi der i fremtiden forventes en stærk stigende andel af eksternt, midlertidigt finansierede forskningsprojekter. Der kan på den ene side være et ønske om at kunne anvende tidsubegrænset ansættelse i så stort omfang som muligt af hensyn til medarbejderens oplevelse af jobsikkerhed. På den anden side vil der være usikkerheden om, hvorvidt institutterne kan fastholde niveauet af eksterne midler, der er nødvendigt for at fastholde et større antal fastansatte. NØRREGADE 10 POSTBOC 2177 DK-1017 KØBENHAVN K DIR 35322652 MOB 28752652 lisbm@adm.ku.dk I en afskedigelsessituation på grund af manglende midler, vil alle medarbejdere (inden for en faggruppe) skulle vurderes i forhold til opgaverne. Det
kan være en anden medarbejder, der skal afskediges end den, der er beskæftiget med det eksternt finansierede projekt, hvor finansieringen ophører. Ved tidsbegrænsede ansættelser fratræder de, der er aflønnet af den eksterne bevilling automatisk, når ansættelsen udløber og der ikke længere er midler til aflønningen. Man kan således risikere at større grupper af ansatte føler sig mere usikre i ansættelsen med en øget andel af tidsubegrænsede ansættelser. SIDE 2 AF 7 Formålet med lov om tidsbegrænset ansættelse: 1. Lovens formål er at forbedre kvaliteten af tidsbegrænset ansættelse ved at anvende princippet om ikke-forskelsbehandling og at fastsætte rammer, der skal forhindre misbrug hidrørende fra flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold. Rammerne for forlængelse af tidsbegrænsede ansættelser er fastsat i 5 i lov om tidsbegrænset ansættelse 5. Fornyelse af flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold kan kun ske, hvis fornyelsen er begrundet i objektive forhold, jf. dog undtagelsen i stk. 2 og bestemmelserne om åremålsansættelse i lov om tjenestemænd. Det gælder f.eks. fornyelse, 1) der skyldes uforudselige forfald som sygdom, graviditet, barsel, orlov, borgerligt ombud, 2) der følger efter ophør af tids- eller opgavebestemt akkord, eller 3) der er nødvendig til løsning, herunder udbedring, af en oprindelig bestemt arbejdsopgave af midlertidig karakter. Stk. 2. For ansatte, der er beskæftiget med undervisnings- og forskningsvirksomhed ved statslige institutioner samt selvejende institutioner, der overvejende er finansieret af tilskud fra staten, og hvor staten fastsætter eller aftaler løn- og ansættelsesvilkår, gælder, at fornyelse af flere på hinanden følgende tidsbegrænsede ansættelsesforhold højst kan ske to gange. Bestemmelsen finder dog ikke anvendelse for ansatte, der er beskæftiget med undervisning ved frie grundskoler, efterskoler, husholdnings- og håndarbejdsskoler samt private gymnasier. Forskellige regler for VIP og TAP Der gælder en særlig regel i lovens 5 stk. 2 for ansatte beskæftiget med undervisnings- og forskningsvirksomhed ved statslige institutioner samt selvejende institutioner, dvs. bl.a. sige VIP ansat på universitetet, jf. afsnit 3. Der gælder andre regler for TAP ansatte på universiteterne se afsnit 4. 2. Overvejelser om ansættelsesform ved opslag af stillinger 2.1 De første overvejelser Når enheder ved Københavns Universitet modtager eksterne midler til varetagelse af et særligt forskningsområde eller forskningsprojekt, er det en god anledning til at overveje, hvorledes bemandingen i øvrigt fordeler sig på in-
stituttet. Der ses her bl.a. på instituttets fremtidige opgaver og finansiering, samt hvordan den nye stilling passer ind i disse rammer og i personaleplanlægningen, bl.a. under hensyntagen til reglerne for tidsbegrænsede ansættelser se nedenfor. I visse tilfælde gives bevillingerne direkte til en navngiven forsker, men det ændrer ikke på de overvejelser, der skal gøres i forbindelse med en stillings besættelse. SIDE 3 AF 7 1. Hvilke kompetencer skal der bruges i det pågældende projekt? 2. Er de pågældende kompetencer til stede blandt de allerede ansatte? Og kan de pågældende frigøres til dette projekt? 3. Er der forventninger om, at forskningsområdet fortsættes med anden finansiering, når den aktuelle eksterne finansiering ophører? Stillinger kan oprettes med en blandet finansiering af eksterne midler og finanslovsmidler og der er således mulighed for at besætte en helt eller delvist eksternt finansieret stilling tidsubegrænset. 4. Hvilke faglige og personlige kompetencer er der brug for på instituttet, når det eksternt finansierede projekt afsluttes? 5. Hvilken stillingskategori hører stillingen til hvilke evt. begrænsninger medfører denne kategori (stillingens varighed, kompetencekrav, bedømmelseskrav mm)? 6. Skal stillingen besættes midlertidigt eller varigt? 7. Skal stillingen slås op? Tilsvarende bør man ved vakance i en eksisterende stilling overveje om stillingen skal genbesættes med samme indhold eller om instituttet med fordel vil kunne ændre organiseringen og slå en stilling op med et andet indhold? 2. 2 Tilsvarende når en tidsbegrænset stilling udløber overvejer ledelsen (dekan/institutleder): 1. Skal stillingen forlænges, hvis projektet fortsætter med anden finansiering (og kan stillingen forlænges yderligere eller skal der ske fastansættelse)? Finansieringen af ansættelsen har ingen betydning for ansættelsesforholdet mellem universitetet og medarbejder. Det er derfor medarbejderen uvedkommende, når finansieringen ændres under ansættelsen. Medarbejderen orienteres ikke herom. 2. Kan medarbejderen indgå i et nyt projekt, når projektbevillingen ophører?
3. Skal/kan stillingen fortsat være tidsbegrænset eller skal den være tidsubegrænset - hvilke lovmæssige begrænsninger gælder? (lov om tidsbegrænset ansættelse og stillingsstrukturens fastlæggelse af stillingernes varighed og ansættelsesform) SIDE 4 AF 7 4. Skal stillingen slås op? 2.3 Betydningen af, at KU er ét ansættelsessted: At KU er ét ansættelsessted betyder, at tidligere ansættelser på KU skal medregnes i antallet af tidsbegrænsede ansættelser. Det vil derfor være nødvendigt for ledelsen at undersøge: 1. For TAP-medarbejdere: Kommer den medarbejder, man vil ansætte i en tidsbegrænset stilling, direkte fra en tidsbegrænset stilling et andet sted på KU? Der skal være tale om objektiv grund til forlængelsen i den nye stilling (sygdom, barsel, orlov eller opgaver af midlertidig karakter) også selv om medarbejderen flytter til et andet institut. 2. For VIP-medarbejdere: Har den medarbejder, man vil ansætte i en tidsbegrænset VIP-stilling, tidligere været ansat i en VIP-stilling på samme niveau et andet sted på KU? I givet fald, hvilke stillingskategorier og hvor mange tidsbegrænsede ansættelser inden for hver stillingskategori er der tale om? Hvis en VIP er har været ansat i tidsbegrænsede stillinger på samme niveau andre steder på KU, tælles disse med, når det vurderes, om der kan ske endnu en tidsbegrænset ansættelse efter bestemmelserne i stillingsstrukturen og lov om tidsbegrænset ansættelse. Dette gælder også selv om VIP en af egen drift søger en tidsbegrænset stilling på et andet fakultet. 3 Generelt om VIP Iht. ansættelsesbekendtgørelsen kan ansættelse uden opslag ske for en periode på op til 1 år, dog for udenlandske ansatte på professor- eller lektorniveau op til 2 år. Genansættelse kan ske for en periode på 1 år. Stillingskategorierne adjunkt, postdoc og forsker vurderes i den forbindelse samlet, tilsvarende gælder for kategorierne lektor og seniorforsker. En række stillinger i stillingsstrukturen er tidsbegrænsede, fx videnskabelig assistent og postdoc. I disse stillinger er tidsubegrænsede ansættelser i sagens natur ikke mulige. Ansættelse i en stilling som videnskabelig assistent er begrænset til 3 år, og for stillingstyperne adjunkt, postdoc og forsker gæl-
der at man kun kan være ansat samlet i disse kategorier i alt 6 år ved samme universitet (jf. stillingsstruktur for videnskabeligt personale ved universiteter). Ved ansøgning om finansiering af disse kategorier anbefales det, at der tilvejebringes finansiering af en vis størrelse, således at der kan ansættes i en længere periode (f.eks. ½ til et helt år) da det efter første ansættelse kun er muligt at forlænge ansættelsen to gange. SIDE 5 AF 7 3.1 Særligt om ansættelse som adjunkt/postdoc/forsker 1 Stillinger som adjunkt/postdoc/forsker kan besættes tidsbegrænset for en periode på op til fire år, med forskellige muligheder for forlængelse. Adjunkter og forskere, men ikke postdocs, kan ansættes uden tidsbegrænsning med overgang til et lektorat / en seniorforskerstilling under forudsætning af en positiv lektorbedømmelse af et fagligt bedømmelsesudvalg, jf. Stillingsstrukturens 2, stk. 5. Ved tidsubegrænset ansættelse skal der senest efter 3½ år ske en lektorbedømmelse af et fagligt bedømmelsesudvalg, og adjunkten/forskeren overgår uden opslag til en lektor-/seniorforskerstilling. Ved en negativ bedømmelse fratræder adjunkten/forskeren med normalt opsigelsesvarsel. Universitetet og den ansatte kan dog aftale at der iværksættes en forlængelse på max 2 år. Senest 6 mdr. før udløbet af forlængelsen igangsættes en ny bedømmelse. Hvis denne også er negativ, fratræder adjunkten/forskeren med normalt opsigelsesvarsel. LT på KU har i udfyldende bemærkninger til ansættelsesbekendtgørelsen besluttet, at stillinger på lektorniveauet som hovedregel opslås. Dekanen kan dog i særlige tilfælde godkende, at stillinger på lektorniveauet besættes uden opslag med en ansat på adjunkturniveauet, som er blevet bedømt kvalificeret. KU opslår således som hovedregel sine adjunkturer tidsbegrænset og opslår herefter lektoratet. Der er dog mulighed for, at en tidsbegrænset adjunktstilling kan forlænges tidsubegrænset, og den tidsubegrænset ansatte adjunkt kan efter en positiv lektorbedømmelse derefter overgå direkte til et lektorat. Personalesektionen (HR på LIFE og Personalekontoret på FAR- MA) skal informeres om de særlige forhold, som ligger til grund for, at stillingen ikke besættes på baggrund af et opslag. Tilsvarende er der mulighed for at aftale overgang fra postdoc, der er en tidsbegrænset stilling, til et tidsubegrænset adjunktur. I den forbindelse skal 1 Forsker: En stillingstype, der i stillingsstrukturen er beskrevet med indhold af forskning (herunder forpligtelse til publicering/videnskabelig formidling) og forskningsbaseret myndighedsbetjening.
man være opmærksom på at ansættelse som postdoc ikke alene kan kvalificere til ansættelse om lektor/seniorforsker, idet postdoc-stillingen isoleret ikke på forhånd sikrer de nødvendige pædagogiske kvalifikationer, som forudsættes ved lektoransættelse. SIDE 6 AF 7 Det er ikke muligt at ansætte medarbejdere til forskning og undervisning i andet end VIP (stillingsstruktur)stillinger. Eksempel på god praksis: En postdoc har været ansat tidsbegrænset i et år efter opslag og er blevet forlænget 2 gange, hver gang i 1 år. Fagområdet er meget perspektivrigt og medarbejderen vurderes som en særligt talentfuld forsker. Dekanen beslutter, at lade medarbejderen overgå fra ansættelse som postdoc til et tidsubegrænset adjunktur med henblik på senere bedømmelse til et lektorat. 3.2 Særligt om ansættelser i stillinger på lektorniveau Iflg. Stillingsstrukturens 5 besættes en stilling som lektor / seniorforsker normalt uden tidsbegrænsning, men kan også besættes tidsbegrænset, fx ved ansættelse af gæstelektorer eller i forbindelse med særlige projekter. Eksempler på god praksis: Ved nyansættelse af en lektor på et projekt med en tidsbegrænset bevilling aftales at lektoren ved bevillingens udløb overgår til et andet projekt. Lektoren kan således ansættes tidsubegrænset. En lektor ansættes tidsubegrænset til at varetage et meget specialiseret forskningsområde, der får penge fra forskellige tidsbegrænsede kilder. Efter en årrække er det ikke længere muligt at finansiere vedkommendes løn. En medarbejder på instituttet afskediges, da der derved opstår arbejdsmangel på instituttets område. 4. TAP-stillinger Ansættelse i TAP-stillinger sker normalt tidsubegrænset. Tidsbegrænsning og evt. forlængelse af tidsbegrænsningen skal være begrundet i objektive forhold. De objektive forhold skal have relation til arbejdsopgaver og bemanding i afdelingen og kan altså ikke være bevillingsforhold. Der kan ske ansættelse op til et år uden opslag, jf. KU' personalepolitiske retningslinjer og cirkulære om opslag af stillinger og lønnede hverv i staten af 26. marts 2010.
Herudover gælder, at forlængelse af tidsbegrænsede ansættelser kun kan ske, hvis forlængelsen er begrundet i objektive forhold. Det kan fx være sygdom, barsel, orlov eller opgaver af midlertidig karakter. SIDE 7 AF 7 Hvis en medarbejder i en tidsubegrænset stilling af søger en tidsbegrænset stilling et andet sted på universitetet, skal den ansættende leder afklare muligheden for at den pågældende kan bevare sine vilkår som tidsubegrænset. I overvejelserne kan indgå, om der er mulighed for orlov fra den tidsubegrænsede stilling under den tidsbegrænsede ansættelse eller om der er mulighed for, at medarbejderen kan rykkes til andre opgaver, når den midlertidige stilling ophører, f.eks. på grund af forventet naturlig afgang inden for medarbejdergruppen. Lederen bør drøfte disse muligheder med medarbejderen allerede ved ansættelsessamtalen. Ved beslutning om besættelse af en stilling er det en forudsætning, at ledelsen sikrer sig at der forventes at være de fornødne indtægter for ansættelsen. At ansættelsen finansieres af en tidsbegrænset bevilling er imidlertid ikke i sig selv begrundelse for en tidsbegrænset ansættelse. Eksempler på god praksis: Eksempel 1: 1.8.2009 31.7.2010 Ansættelse som kontorfunktionær til en midlertidig IT-opgave 1.8.2010 31.12.2010 IT-projektet trækker ud og den tidsbegrænsede ansættelsen forlænges Eksempel 2: 1.3.2009 31.1.2010 Ansættelse som barselsvikar 1.2.2010-30.4.2010 Hen imod slutningen af barselsvikariatet bliver en medarbejder i naboafdelingen langtidssyg med en sygemelding på 3 måneder. Barselsvikaren ansættes som sygevikar efter udløbet af barselsvikariatet. Dette praksispapir er udarbejdet på grundlag af drøftelser i Personalepolitisk Udvalg og efterfølgende revideret efter HSU-seminaret den 12. september 2011 Ralf Hemmingsen