Direktion, 21-05-2015 Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Torsdag den 21. maj 2015 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Louise Thule Michael Holst Mogens Bak Hansen Side 1
Direktion, 21-05-2015 Indholdsfortegnelse 31 Besøg af erhvervsdirektøren i Business Fredericia...3 32 Lukket - Bemanding i Teknik og Miljø / Strategisk planlægning. Forår 2015...4 33 Ansøgning til Innovationsfonden...5 34 Professionalisering af Dagsordner...7 35 Administration af brandingpulje...10 36 Status på vedtagne budgetændringer...11 37 Velfærdsteknologi. Bedre velfærd for færre ressourcer...13 38 Ledelsesmæssig forankring af kommuneplanrevisionen...19 39 Vision 2020...21 40 Lukket - Eventuelt...22 Side 2
Direktion, 21-05-2015 31 Besøg af erhvervsdirektøren i Business Fredericia Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Erhvervsdirektør i Business Fredericia; Kristian Bendix Drejer deltager i mødet i tidsrummet 8.30-9.00, og der vil være mulighed for drøftelse af aktuelle emner/problemstillinger. Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Kristian Bendix Drejer præsenterede sine foreløbige tanker om organiseringen af Business Fredericia og om kommende initiativer. Efter behov kan der være mulighed for at Kristian Bendix Drejer kan deltage i behandling af konkrete punkter i fx lederforum eller direktionen. Side 3
Direktion, 21-05-2015 32 Lukket - Bemanding i Teknik og Miljø / Strategisk planlægning. Forår 2015 Sagsnr.:15/5208 Sagen afgøres i: Direktion Side 4
Direktion, 21-05-2015 33 Ansøgning til Innovationsfonden Sagsnr.:15/4870 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Fredericia Kommune har i et partnerskab med Kora og Designskolen Kolding sendt en fase 1-ansøgning til Innovationsfonden om midler til at igangsætte et organisationsprojekt med arbejdstitlen Stærke børn i stærke familier. Ansøgningen er målrettet et temabaseret opslag fra fonden: Fremtidens Velfærd Social Innovation, hvor projektet lægger sig i kategorien Skoleparathed. Ansøgningen er blevet udarbejdet på baggrund af borgmesterens ønske om at søge fonden - i kombination med en projektbeskrivelse fra Familieafdelingen med titlen Grib Sorgen og en projekt-ide fra lederkonferencen 24. marts 2015. Målet med projektet er at bryde den negative sociale arv ved at udvikle arbejdsmetoder og teknologier, der kan fremrykke kommunens indsatser og fokusere på forebyggelse og aktivering af eksisterende ressourcer i familierne. 30. juni offentliggøres det, hvilke projekter der går videre. Deadline på fase 2 er 8. september 2015. I uge 46 meldes det ud, hvilke projekter, der opnår finansiering Økonomiske konsekvenser: Ingen pt. Fondens ansøgning er delt i to faser. Fase 1 er en kort ansøgning, der skal bane vejen til fase 2. I fase 2 skal der laves en detaljeret projektbeskrivelse. Det er muligt at få finansieret op til 75 procent af udgifterne til det samlede projekt. Designskolen Kolding og Kora har partnerstatus i ansøgningen og medfinansierer udgifterne til deres del af projektet. Vurdering: Indstillinger: Direktøren for velfærd indstiller, at projektet drøftes Bilag: Åben - Ansøgning til Innovationsfonden - fase 1 Åben - Ansøgning til Innovationsfonden - budgetudkast Side 5
Direktion, 21-05-2015 Åben - Ansøgning til Innovationsfonden - CV Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Drøftet. Direktionen og stabscheferne er positiv indstillet i forhold til projektet. Der udarbejdes en generel sag til politisk behandling, som handler om at administrationen søger de puljer og fonde, som det giver mening at søge, også uden særskilt politisk behandling af den enkle ansøgning Side 6
Direktion, 21-05-2015 34 Professionalisering af Dagsordner Sagsnr.:15/5164 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: 46 procent af landets kommunalpolitikere mener, at egen mangel på tid begrænser deres politiske indflydelse. I gennemsnit bruger en dansk kommunalpolitiker 5 timer på at læse dagsordenspunkter til hvert enkelt udvalgs- og byrådsmøde. Med en mere professionel servicering af politikerne opnår vi på én gang at frigive mere tid til politisk ledelse, at give borgerne bedre indsigt i de demokratiske processer, og at give embedsværket et bedre og mere præcist grundlag at arbejde på. Administration foreslår, at Fredericia Kommune sætter gang i et projekt, der både skal forbedre de enkelte dagsordner og gennemgå de tilhørende arbejdsgange. Nye Skabeloner For at sikre den bedste formidling foreslår Administration at dagsordensskabelonen ændres. En ny skabelon kunne indeholde følgende rubrikker: Overskrift: Sagsresume: Indstilling: Sagsfremstilling: Max en linje. Skal kunne bære sig selv og give en vinkel på, hvad sagen handler om Max fire-fem linjer. Skal kortlægge det centrale i sagen og forklare læseren, om han/hun skal beslutte noget, drøfte noget eller orienteres om noget Skal lægges i toppen af dagsordenspunktet, så læseren fra starten ved, hvad han/hun skal forholde sig til Læseren skal kunne træffe beslutning på baggrund af sagsfremstillingen. Hvad handler sagen om, og hvorfor er den opstået. Den skal være så kort og konkret som muligt. Sagsfremstillingen sluttes hvis muligt altid af med et link til lovgrundlaget og et link til interne politikker/strategier, som sagen relaterer sig til. Økonomi Høringer De økonomiske konsekvenser af beslutningen skal altid beskrives Her beskrives, om en sag skal i høring og hvilke høringsparter, der er tale om. Side 7
Direktion, 21-05-2015 Bilag Høringssvar, kontrakter, konkrete aftaler eller øvrigt uddybende materiale kan vedlægges sagen som bilag. Projekt - proces og scope Et projekt, der samlet set skal professionalisere den politiske betjening skal omfatte følgende: 1. Beslutning og implementering af ny skabelon 2. Involvering og undervisning af alle, der skriver dagsordenspunkter 3. Gennemgang og optimering af en række arbejdsgange vedrørende dagsordensproduktion. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Indstillinger: Administration indstiller at Direktionen drøfter oplægget og tager stilling til den videre proces. Bilag: To gamle dagsordenspunkter er vedhæftet i en gammel version (FØR) og en case-version tilpasset den ny skabelon (EFTER) Åben - Professionaliserede dagsordner - 14-225_v1_Nye vedtægter for DSI Fredericia Teater_FØR.docx Åben - Professionaliserede dagsordner - 14-225_v1_Nye vedtægter for DSI Fredericia Teater_EFTER.docx Åben - Professionaliserede dagsordner - 12-3187_v1_Byfornyelse 2014_FØR.docx Åben - Professionaliserede dagsordner - 12-3187_v1_Byfornyelse 2014_EFTER_2.docx Åben - Professionaliserede dagsordner - 12-3187_v1_Byfornyelse 2014_EFTER_1.docx Side 8
Direktion, 21-05-2015 Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Direktionen besluttede at processen igangsættes med en workshop i Lederforum, gerne på et møde inden sommerferien. Navnet på projektet ændres. Side 9
Direktion, 21-05-2015 35 Administration af brandingpulje Sagsnr.:15/3260 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Direktionen foreslår, at administrationsproceduren for den såkaldte lille brandingpulje ændres. Økonomiske konsekvenser: Ingen Vurdering: Indstillinger: Administration indstiller, at direktionen drøfter vedlagte sag til økonomiudvalget Bilag: Åben - - Administration af brandingpulje.docx Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Direktionen bakker op om forslaget. Side 10
Direktion, 21-05-2015 36 Status på vedtagne budgetændringer Sagsnr.:15/4829 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Det vedtagne budget for 2015 indeholdt ændringer i forhold til tidligere. Ændringerne var besparelser, effektiviseringer, nye tiltag samt tiltag, der ønskes styrket. På Økonomiudvalget er der blevet efterspurgt en status på ændringerne. Økonomi har derfor i samarbejde med fagafdelingerne udarbejdet en status på alle tiltagene. Status er opgjort pr. april 2015, og vedlagt sagen som bilag. Økonomiske konsekvenser: Se sagsbeskrivelse Vurdering: Hovedparten af ændringerne på driften er gennemført, der er dog enkelte statusindberetninger, der er angivet som gult, idet dele af budgetændringerne ikke er gennemført. Der er ingen vedtagne ændringer på driften, der ikke er igangsat. Status på budgetændringerne på anlæg er i alle kategorier, hvilket betyder, at enkelte tiltag endnu ikke er iværksat. Direktionen kan overveje at igangsætte yderligere analyse af de områder, der i statusindberetningen er markeret med gult eller rødt. Indstillinger: Økonomi indstiller 1. at status på ændringerne gennemgås 2. at eventuelle analyser igangsættes 3. at sagen videresendes til Økonomiudvalget Bilag: Åben - Status på vedtagne ændringer.pdf Side 11
Direktion, 21-05-2015 Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Ændringerne drøftes med fagcheferne forinden sagen sættes på Økonomiudvalgets dagsorden. Side 12
Direktion, 21-05-2015 37 Velfærdsteknologi. Bedre velfærd for færre ressourcer Sagsnr.:15/4612 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Baggrund Den teknologiske udvikling gør det muligt at levere velfærd på nye måder, der møder borgernes behov. Erfaringer viser, at borgerne ønsker at tage velfærdsteknologi i brug, især når der er tale om, at borgeren matches med den rette teknologi, så teknologien for borgeren virker hjælpsom. Fredericia Kommunes kerneydelser skal derfor i stadigt højere grad understøttes af velfærdsteknologi. Kulturen omkring udvikling og brug af velfærdsteknologi med inddragelse af borgere, pårørende, medarbejdere skal fremmes samtidigt med, at kompetencer og nye arbejdsprocesser udvikles. Velfærdsteknologi er teknologier, der hjælper borgere ved at understøtte tryghed, sikkerhed, gøremål og mobilitet i den daglige færden i og uden for boligen. Med velfærdsteknologi tænkes på alt fra intelligente senge, vasketoiletter over interaktive skærme til apps. Det er teknologier, der understøtter borgernes fysiske, psykiske og mentale funktionsevner. Det er også teknologier, der understøtter medarbejdernes opgaveløsning for og i samarbejde med borgerne. Anvendelse af velfærdsteknologi er ikke et mål i sig selv, men et middel, der kan inddrages for at matche borgernes specifikke behov for tryghed, selvstændighed og omsorg. Samtidig skal velfærdsteknologi støtte medarbejdernes arbejde med at levere de nødvendige indsatser med mindre nedslidning og med et så optimeret ressourceforbrug som muligt. For medarbejderne kan velfærdsteknologi desuden medføre mulighed for bedre og mere ligeværdig kontakt med borgeren og et bedre arbejdsmiljø. Flere danske kommuner, herunder især ældreområdet i Fredericia Kommune, har gennem de seneste år gjort gode erfaringer med at understøtte borgeres selvstændighed, egen mestring, og livskvalitet med velfærdsteknologi. For at opfylde Byrådets vision, regionale, nationale og lokale strategier for velfærdsteknologi og bygge videre på kommunens erfaringer etableres der et program for velfærdsteknologi i Fredericia Kommune. Med etablering af et program for velfærdsteknologi skal der endnu mere fokus på at anvende de velfærdsteknologiske muligheder i Plejen, i Voksenservice og i Sundhed. Med etableringen af et program for eksisterende og nye, udvalgte velfærdsteknologiske projekter ønsker Fredericia Kommune at arbejde endnu mere målrettet og koordineret med at implementere velfærdsteknologi. Med program for velfærdsteknologi vil Fredericia Kommune virkeliggøre relativt få og vellykkede projekter, med fokus på borgernes behov, teknologiers potentiale og perfekt match mellem borger og teknologi. Det skal især lykkes ved indkøb og udbredelse af velafprøvede teknologier. Formål Bedre velfærd for færre ressourcer Succeskriterier Side 13
Direktion, 21-05-2015 Øge borgerens selvstændighed, tryghed og livskvalitet Øge medarbejderens trivsel Øge effektivitet Udvikle kommunale velfærdsydelser, hvor kvalitet bevares eller øges og omkostningen reduceres At fremme en kultur omkring udvikling og brug af velfærdsteknologi Organisatoriske mål At der arbejdes tværfagligt og vidensdeles på tværs af fagområder og afdelinger (én teknologi kan have flere anvendelsesmuligheder). Synergi og inspiration deles på tværs af afdelinger og stabe At program for velfærdsteknologi spiller ind i effektiviseringsstrategien (under udarbejdelse) Systematisk brug af VelfærdsTeknologiVurdering (VTV) Ensartethed i brug af metoder og procedure for måling og implementering, herunder fastlæggelse af evalueringsparametre Opfyldelse af lokale, regionale og nationale strategier og visioner (se nedenfor) Side 14
Direktion, 21-05-2015 Rammer Fredericia Kommune: - Byrådets vision for Fredericia 2020 - Fredericia Kommunes økonomiske politik, herunder effektiviseringsstrategi (publiceres efterår 2015) - Fredericia Kommunes Strategi for digitalisering og velfærdsteknologi 2013-2015 KL s fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2016-2020 Regeringen/KL/Danske Regioners fællesoffentlige strategi for digital velfærd 2013-2020 Regeringen/KL/Danske Regioners fællesoffentlige strategi for digital velfærd 2013-2020 Region Syddanmarks Sundhedsaftale 2015-2018 Diverse økonomiaftaler mellem regeringen og KL og dermed for kommunerne Programmets afgrænsning Sommer 2015 til sommer 2017 I denne periode skal arbejdes strategisk og fokuseret med at hente kvalitative og økonomiske gevinster ved at købe og udbrede implementeringsklare produkter inden for velfærdsteknologi. Velfærdsteknologi med skalerbart og tværgående potentiale (ældre-, voksen- og sundhedsområdet) prioriteres højt. På baggrund af en kortlægning af status for nuværende brug af velfærdsteknologier, udarbejdes i det nyetablerede program en koordineret plan mellem de tre afdelinger for implementering af top 5 for velfærdsteknologiske produkter med størst nytteværdi. Under denne periode etableres et samarbejde med Odense kommunes Center for velfærdsteknologi på vidensdeling og best practice. Samarbejdet kan meget vel udvides med andre organisationer og virksomheder. Efter 2017 udvides programmet til også at omfatte fx undervisnings- og arbejdsmarkedsområdet [1]. Skoleområdet arbejder allerede i dag med digital velfærd, og dette arbejde fortsætter selvfølgelig. Der vil være mulighed for udvikling af et lokalt og radikalt innovativt velfærdsteknologisk projekt et velfærdsteknologisk flagskib. Det kan fx være i forbindelse med nybyggeri i Fredericia C. eller andet sted i byen Processen Godkendelsesfase: Direktionens godkendelse af nærværende notat Politisk godkendelse og frigivelse af økonomiske midler i Social- og Omsorgsudvalget og Beskæftigelse- og Sundhedsudvalget. Udarbejdelse af kommissorium og etablering af program-organisation. Analysefase Kortlægning af nuværende velfærdsteknologiske projekter og afdækning af nye og kommende velfærdsteknologiske projekter. Side 15
Direktion, 21-05-2015 Fastlæggelse af programmets portefølje af eksisterende og nye projekter. Det vil blandt andet sige udvælgelse af Top 5 projekter til implementering i 2015-2017. Herunder business cases. Fastlæggelse af organisation, herunder medarbejder-ambassadører for de enkelte projekter Førmålinger Planlægningsfase Præcisering af organisatoriske mål Planlægning af mål for velfærdsteknologiske produkter (AS/IS TO/BE-analyse) Indkøb, leverandørmøder og kontraktindgåelse Kompetenceudviklingsplan (evt. på baggrund af GAP-analyse) Implementeringsfase Undervisning af medarbejdere og borgere Teknisk implementering Organisatorisk implementering Udrulning af velafprøvede produkter Branding Drift Efter-målinger mhp gevinstrealisering Organisering For at sikre fokus, fremdrift og koordinering af de mange eksisterende og kommende projekter etableres et program med tilhørende programledelse. Organiseringen kan undervejs med fordel ændre besætning eller udvides. For eksempel vil det på et tidspunkt være oplagt at invitere børne- og ungechefen og arbejdsmarkedschefen m.fl. til at deltage i programstyregruppen. Programejer og programstyregruppeformand: Velfærdsdirektør Louise Thule Programstyregruppemedlemmer: Voksenservicechef Rolf D. Johansen (dækker handicapområdet) Pleje- og omsorgschef Mona N. Larsen (dækker ældreområdet) Sundhedschef Anne-Mette Dalgaard (dækker sundhedsområdet, forebyggelse og genoptræning) Administrationschef Lisbet Holten Lambert Der udpeges en programleder med ansvar for gennemførelse af programmet og som får til opgave at se længere ud i horisonten efter radikalt innovative tiltag, sikre fokus på gevinstrealisering og arbejde med ændringen af mind set fra velfærdssamfund til deltagersamfund. Programleder: Digitaliseringssekretariatet, Mia Bastrup Projektledere Programmet kommer til at bestå af eksisterende og kommende projekter med projektledere, der typisk organisatorisk hører til inden for voksenservice, pleje- og omsorgs- og sundhedsområdet og senere også under undervisnings- og arbejdsmarkedsområdet. Side 16
Direktion, 21-05-2015 Koordineringsgruppe: Bestående af alle projektledere samt repræsentant fra it-afdelingen og gerne en jurist og en konsulent fra Økonomi. Gruppen skal sikre opfyldelse af de organisatoriske mål (se oven for) samt tværfaglig rådgivning inden for it, jura og økonomi. Afrapportering Programmet afrapporteres løbende til Direktionen Programmet afrapporteres løbende til relevante fagudvalg, primært Social og Omsorg, Beskæftigelse og Sundhed og ØK (afhængigt af, hvordan effektiviseringsstrategien forankres politisk eller administrativt). [1] Skoleområdet arbejder stadig med implementeringen af skolereformen og står for at skulle indkøre en ny digital og national infrastruktur i 2016. Arbejdsmarkedsområdet står bl.a. foran at skulle implementere nye, nationale systemer på Ydelsesområdet og Sygedagpengeområdet. Begge afdelinger vurderes ikke at være klar til digital velfærd før medio/ultimo 2017. Økonomiske konsekvenser: Ca. 1 mio. kr./år fra innovationspulje til indkøb af teknologi. Yderligere udgifter/investeringer dækkes så vidt muligt af fagområderne Projektleder/konsulent dækkes i fagområderne (½ eller 1 stilling pr. fagområde). Gevinstejer forholdet skal drøftes med henblik på at bevare incitament og motivation for at implementere velfærdsteknologi i fagområderne og for at skaffe økonomi til reinvesteringer (adm) og gevinster til investeringspuljen (pol). Drøftes sammen med effektiviseringsstrategien. Vurdering: Indstillinger: Direktør for Velfærd indstiller at notatet drøftes og godkendes. En godkendelse indebærer: 1. En tværorganisatorisk indsats på velfærdsteknologi 2015-2017 2. Etablering af et program til sikring af koordinering, synliggørelse og prioritering af velfærdsteknologier 3. Drøftelse af økonomi for programmet Side 17
Direktion, 21-05-2015 Bilag: Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Drøftet. Direktionen anbefaler at finansieringen via velfærdsinovationspuljen. Side 18
Direktion, 21-05-2015 38 Ledelsesmæssig forankring af kommuneplanrevisionen Sagsnr.:15/678 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Kommuneplanrevisionen skal igangsættes. I den forbindelse skal den ledelsesmæssige forankring af kommuneplanen sikres. Siden 1993 har kommunerne i Trekantområdet haft et kommuneplansamarbejde. I 2003 resulterede samarbejdet i en fælles kommuneplan. Et samarbejde der gentages for 4. gang med den kommende kommuneplanrevision. Helt konkret bestå kommuneplanen af: en fælles kommuneplan, som omfatter hele Trekantområdet Danmark en lokal kommuneplan, som udelukkende omfatter Fredericia Kommune Planhierarkiet i Trekantområdet og en overordnet skitse af kommuneplanens bestanddele fremgår af bilag 1. Den fælles og den lokale kommuneplan skal vedtages som et samlet dokument i hvert af de 6 byråd. Det fremgår af Planstrategi 2015, hvad der skal revideres i den fælles del og den lokale del. Revisionen af de to kommuneplandele vil dog køre i to parallelle forløb. Den fælles kommuneplan Arbejdet med den fælles kommuneplan er koordineret via Trekantområdet Danmark. Her er nedsat en styregruppe for plan og infrastruktur, som i udgangspunktet består af de 6 kommunaldirektører. Derudover er der i Trekantområdet ansat en plankoordinator og der er nedsat en koordinationsgruppe bestående af de 6 kommuners projektledere for kommuneplanen. Kommuneplanrevisionen vil ske via nedsættelse af arbejdsgrupper bemandet med fagpersoner fra de respektive kommuner. Organisationsdiagrammet for det fælles kommuneplansamarbejde i Trekantområdet fremgår af bilag 2. Den lokale kommuneplan Kommuneplanrevisionen af den lokale kommuneplan skal køre som et projekt med et kommissorium og en projektorganisation bestående af projektleder, projektejer, styregruppe og diverse arbejdsgrupper bemandet med fagpersoner fra administrationen. Bindeleddet mellem den fælles og lokale kommuneplan Det faglige bindeled mellem den fælles og den lokale kommuneplan sikres af projektlederen. Side 19
Direktion, 21-05-2015 Det ledelsesmæssige bindeled mellem den fælles og den lokale kommuneplan er derimod endnu uafklaret. Økonomiske konsekvenser: Ingen. Vurdering: Det vil være optimalt for den fælles og lokale kommuneplanrevisions indholdsmæssige sammenhæng, procesforløb samt forankring administrativt og politisk i Fredericia Kommune, at projektejeren af den lokale kommuneplanrevision ligeledes deltager i Trekantområdets styregruppe for plan og infrastruktur. Indstillinger: Strategisk planlægning indstiller, 1. at direktøren for vækst bliver projektejer for projektet om kommuneplanrevisionen 2. at direktøren for vækst deltager i Trekantområdets styregruppe for plan og infrastruktur sammen med kommunaldirektøren. Bilag: Åben - Bilag 1 Planhierarkiet i Trekantområdet.pptx.pdf Åben - Bilag 2 Organisationsdiagram for det fælles kommuneplansamarbejde i Trekantområdet.pdf Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Drøftet indstillingen godkendes. Side 20
Direktion, 21-05-2015 39 Vision 2020 Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 21-05-2015: Kommunaldirektøren gav status på arbejdet taget til efterretning. Side 21
Direktion, 21-05-2015 40 Lukket - Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktionen Side 22
Direktion, 21-05-2015 Underskriftsside Michael Holst Mogens Bak Hansen Louise Thule
Bilag: 33.1. Ansøgning til Innovationsfonden - fase 1 Udvalg: Direktion Mødedato: 21. maj 2015 - Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 29732/15
Projectdescription: Strong Children in Strong Families 1. Vision, objectives and novelty Today, municipal practice is characterised by a relatively late, symptomatic and reactive approach to troubled children, which means that initiatives to help the children and their families are often implemented too late. This contrasts with the prevention package Early Intervention Life-long Effect adopted by the Danish Parliament in July 2014, which aims at strengthening early, targeted intervention for children and adults. The wellbeing of children is closely linked to the wellbeing of their parents (Jørgensen, Sommer et al.), and a much better outcome could be achieved if society invested in the development of very young children instead of waiting until they start school (Heckmann (2008)). In the development project Strong Children in Strong Families, Fredericia Municipality wishes to put this knowledge into practice in order to break the pattern of negative social inheritance and develop technologies that guarantee early cross-disciplinary intervention that supports at-risk families and gives the children a better start in life. The target group for the project consists of at-risk families with children of pre-school age. In at-risk families, the parents typically have a significantly lower level of education and a significantly weaker association with the job market than the population in general. In addition, the parents are often burdened by mental illness, substance abuse or crime. In 2014, Fredericia Municipality received 731 notifications of concern in total regarding children in the 0-18 year age bracket. There are currently 128 open cases involving children in the 0-5 year age group in the Family dept. The cases range from pre-emptive dispositions to foster care. The development project Strong Children in Strong Families consists of two tracks: Track 1 focuses on big data and the possibility of developing a tool/technology that merges data on the basis of evidence criteria that identify at-risk families. The purpose is to identify the families before the problems become too great and complex. The potential was documented in the Troubled Families programme from Nottinghamshire in the UK. The programme is based on early identification of at-risk families and on special intervention with the families in question. The county has developed an IT tool to merge personal data from different authorities (Andersen et al (2015)). In a Danish context, a relevant initiative is the Integrated Care project in Odense, where the municipality and the health authorities collaborate about sharing data. (Lee et al (2014)) Track 2 consists of the development and ongoing implementation of a prototype that ensures a comprehensive analysis of the identified family. The analysis forms the basis of a straightforward holistic action plan and cross-disciplinary intervention that meet the need for support of both child and parents. The development of the prototype is innovative and based on the results of the project Life Long Living (the Fredericia Model). In this model, Fredericia Municipality has demonstrated that early, intensive and cross-disciplinary intervention leads to more independent citizens with fewer needs for care (Kjellberg, Ibsen (2010)). The intervention in the model is also based on the identification of relevant citizens, analysis, action plans and interventions provided by a cross-disciplinary team with special competences. The model is based on empowerment and rehabilitation theory in order to take the citizens own goals and resources into account. Research into Relational Co-ordination will be used in the project to enhance the coherence of the organisation. Relational Co-ordination consists of acting and communicating in a systematic way in order to integrate one s own task management into the communal task management (Gittell (2012)). In the project Strong Children in Strong Families, the knowledge from Gittell, and the methods used in the Fredericia Model and Nottinghamshire programme are developed further and aimed at family intervention, which in the short term should improve the wellbeing of both children and parents, and in the long term increase the number of young people in Fredericia Municipality who can attend primary and lower secondary school and complete an education. This objective matches Local Government Denmark s proposal from March 2015 Troubled Children the Future is theirs, which highlights the need for better collaboration between the work with children and the work with adults. 1
The overall vision of the project: To break the pattern of negative social inheritance through early coordinated family intervention comprising both children and parents, thereby improving the children s opportunities in life. The project has the following innovation objectives for how to achieve its vision. Ensuring early identification of at-risk families with pre-school age children (Track 1). Develop, test, evaluate and implement a model for early identification, analysis in a crossdisciplinary team, shared objectives and a single combined action plan for the family, intervention with ongoing evaluation that ensures progression (Track 2). External evaluation of the project s outcome in order to dissipate and communicate the knowledge gained in the project. Early identification is necessary when addressing children s development so that the focus shifts away from costly, late intervention to investment in prevention and strengthening of the resources of children and their families. Once the familiy have been identified, it is necessary for the specialists to work with a single combined action plan. The aim is for the families to deal with a united municipality with a holistic action plan and intervention model. The cooperation between the professionals and the families must focus on developing resources (cf. the Fredericia Model). Research objectives (Track 2 the prototype) Ensure systematic, early identification of at-risk families and children. Simplify access to a comprehensive family action and intervention plan. Highlight the potential for collaboration outside the municipality (with medical practitioners, associations, hospital, etc.). Ensure a constant focus on progression for children and families via ongoing evaluation. Research objectives (Track 1 merging of registers) Gather knowledge on both a national an international level about the possibility of merging registers, research into Danish legislation as well technical possibilities. Prepare a final report that can form the basis of a decision whether or not to start the development and implementation process. (new project) Relevant effect objectives comprise (will be qualified in phase 2) Reduce the number of notifications by 20 pct. Reduce the number of open cases in the Family dept. regarding children in the 0-5 year age group by 20 pct. Reduce expenditure per family. Reduce absenteeism from school and increase the share of young people who complete an education. The project involves research institutions, municipal entities and companies and is expected to take three years to complete. A reference group will be established, consisting of leading individuals with expertise within research, public organisations, trade unions, community organisations and the business sector. The reference group provider guidance in key project issues in order to qualify the solutions. To merge existing data for preventative purposes is both novel and controversial. However, it may be the key that can give the municipalities a head start and facilitate identification of families with specific risk profiles, thus enabling us to engage in systematic work with prevention and early intervention. The track aims at qualifying the current debate about the possibility of benefitting from the vast amount of data already available in most organisations. 2
The methods from the Fredericia Model and the theory of Relational Co-ordination have not yet been used in the work with troubled families (track 2). The track is able to go forward and succeed independently. The novelty element of the project, however, is the combination of elements, e.g. between track 1 and track 2 and the use of design methods and ongoing effect measurement to develop a way to break the pattern of negative social inheritance. In the project, design methods will be used to challenge existing dogmas and standards - effect measurement and evaluation will provide the basis for a business case and a subsequent roll-out in other municipalities. The project will have long-term effects on the growth potential of Danish companies and their chances of holding their own in international competition. Denmark needs qualified labour, and the long-term objective of the project is to raise the general level of education by increasing the number of young people who are able to complete an education. Providing relevant documentation will strengthen the potential for implementing the prototype in other areas and other municipalities. 2. Content, method and organisation The project s hypothesis is that engaging the target group through early, cross-disciplinary intervention, developed on the basis of existing research, will improve the wellbeing of the children and their families in the short term and in the long term increase the number of young people who complete an education. Short and long-term results The prototype will be developed in collaboration with Design School Kolding. The purpose of applying design methodologies in the municipal Rehabilitation system and is empowerment to break down the barriers that prevent systematic, cross-disciplinary work and re-design the existing approach to citizens. The job of Design School Kolding is to focus on the family, independently of the municipal structure and mind-set and ensure that the family experiences a holistic action plan presented by a united municipality. The project comprises the following key activities for development of the prototype: Research, field work and analysis to identify the family process and its points of contact with the municipal system as well as the existing pathway from need to intervention Research, field work and analysis to map the areas of collaboration, both internally within the municipal organisation and with external business partners Identifying barriers and potential areas of collaboration for cross-disciplinary intervention (internal/external) Developing a methodology/prototype using a circular approach comprising development, test, evaluation, adjustment, test Ongoing discussions with the reference group to explore project issues from different angles In the data track, the intention is to investigate the possibility of creating an IT tool capable of reading data from different authorities. We will base the work on the Nottinghamshire experience and gather knowledge from other projects such as the Integrated Care project in Odense Municipality. Main activities within the data track Identification and operationalisation of evident variables that characterise a socially at-risk family. Gathering of experience regarding the merging of registers (Integrated Care and 3
Nottinghamshire) Dialogue with relevant players about the possibilities and limitations created by legislation. Dialogue with different authorities about relevant registers. Obtaining permits and identifying suppliers. A final report facilitating a decision whether to go ahead (in a new project). The work with the two tracks will be carried out simultaneously. The municipality does not yet merge data. Therefore Tacks 2 (development of a prototype) will be targeted new cases in the Adult area that match the risk criteria and where there are children in the 0-5 year age group in the family. An example being if the mother goes to the family doctor and is referred to municipally-based substance abuse treatment. The evaluation will be based on the programme theory to be developed and will be carried out externally. This will highlight the changes actually implemented and the results that can be observed and enable a comparison of the costs of the new approach with the approach used in the past (historical data) while highlighting the relationship between results and costs. The project will be anchored in Fredericia Municipality s Board of Directors. The owner of the project is Louise Thule, Fredericia Municipality s CEO for Welfare, and Mogens Bak Hansen, CEO for Growth. A steering committee will be appointed to the project consisting of representatives of the project owner, relevant heads of department at Fredericia Municipality, key-members from Design School Kolding and KORA. The steering group will appoint a project manager and other relevant staff. A project management team will be appointed, consisting of a project manager from Fredericia Municipality, who will be responsible for anchoring the project in the organisation, and a project manager from Design School Kolding, who will be responsible for developing the prototype. The project group will consist of employees from Design School Kolding and Fredericia Municipality as well as external consultants. A reference group will be established consisting of leading representatives of community organisations, research, the business sector, etc. to ensure diverse representation and exchange of information about key project issues and identify commercial potential. 3. Anticipated results Like other municipalities, Fredericia Municipality is facing a paradigm shift involving a change from late intervention to investment in prevention and early intervention. The project owner expects to see earlier intervention, smoother processes and systematic approaches that will improve the results achieved with allocated funds both in terms of the national economy and opportunities for the children. The municipality also expects to see positive derived effects from the work with ongoing effect measurements and quantitative evaluations within a project that uses a creative approach to developing a common organisational standard. Design School Kolding expects to gather more knowledge about current practice for the benefit of design research and the education of future designers. Design School Kolding also expects that the project will set an example for how design methodologies can be used to develop a welfare system under pressure. Success criteria for the project In the short term improve the wellbeing of children and their parents fewer notifications and fewer pre-emptive dispositions Reduced expenditure per at-risk family In the long term, increase the number of young people who complete youth education The municipality should begin a dialogue with at-risk families before the problems escalate 4
to the extent that they result in a notification Successful implementation of early, targeted intervention At-risk families should experience a united municipality working with a common action plan Preparation of a model that can be applied by other municipalities A analysis of the municipality s possibilities of using big data to identify at-risk families 5
Table 2: Presentation of the project's parties. (the following lines of instructions may be deleted) Party 1 Fredericia Municipality Fredericia Municipality serves as a case for development of the prototype and contributes with project management, resources for the working group, professional expertise, etc. Like other municipalities, Fredericia Municipality is facing a paradigm shift involving a change from late intervention to investment in prevention and early intervention. The project owner expects to see earlier intervention, smoother processes and systematic approaches that will improve the results achieved with the allocated funds both in terms of the national economy and opportunities for children. Fredericia Kommune is ready to explore new ways to ensure the organisation is geared for a citizencentred approach, and to establish intensive courses minded on progression. This requires a clear focus on effect measurement and evaluation. In general, we have been inspired by current trends within Big Data, which involves reaping the benefit of the large amounts of data presently available in most organisations. Party 2 Design School Kolding Design School Kolding is a research and education institution at university level, educating designers at MA, BA and PhD levels. Design School Kolding has two sources of research: academic research and design-based development. Both areas will be included in the work covered by this application. Welfare and wellbeing is one of the main strategic areas, and the school has a track record of working with both design methods and tools in order to break down the complexity and create new solutions in close collaboration with partners and stakeholders. Design School Kolding is engaged in addressing and solving real life problems, offering approaches rooted in design with extensive experience in engaging users and reaching tangible solutions. For a number of years, Design School Kolding has worked on analysing how design methods and processes can contribute to change. Designing Relations, which in 2013 won Local Government Denmark s Innovation Award, is one example. A long-term development project will give the school an opportunity to gather practical knowledge for the benefit of design research and the education of future designers. However, the project will also provide an example of how design and design methods can be used to develop the welfare system under pressure. Past research and development results have focused on the secondary sector and welfare design in a demarcated ecosystem. In the project Strong Children in Strong Families we expect to gain greater insight into what design methods can be used for in complex situations involving many different stakeholders, often with conflicting interests. The results will be used in international contexts; first and foremost in the school s design network DESIS (Design for Social Innovation and Sustainability). The results of this project will also provide a new perspective of the results achieved through collaboration between SMEs and the school, as collaboration across the municipality s different focus areas can provide insight into a company with a completely different business structure, and a different vision compared with our former business partners. Party 3 KORA KORA, the National Institute for Research and Analysis in Municipalities and Regions, acts as an external assessor in the project. KORA contributes by evaluating the proposed programme theory, in particular a) the changes actually implemented, b) the effects that can be observed and c) the cost of implementing and operating the new solutions. KORA has a long tradition for helping municipalities and regions evaluate new solutions and can help decide whether and how the new solutions can be used by other municipalities. KORA has previously evaluated the Fredericia-projects Life Long Living, Everyday-Life Rehabilitation and Training Patients at Home. 6
Bilag: 33.2. Ansøgning til Innovationsfonden - budgetudkast Udvalg: Direktion Mødedato: 21. maj 2015 - Kl. 8:30 Adgang: Åben Bilagsnr: 29735/15
Innovation Fund Denmark Budget Phase-1 applications for investment in Large-Scale Projects, 2015 Please enter the application title here: Strong Children in Stong Families Note: Information can be entered in the yellow cells only (the other cells contain formulas) Information on overhead rates and maximum investment rates is provided in the guidelines The total figures at the bottom of columns F and G (in red) must be transferred to the e-grant application form All amounts must be entered in Danish kroner (DKK) however, as this is only an outline budget, the figures may be rounded Note that column H shows the investment rates for both the individual partners and for the project as a whole. These must not exceed the rates stipulated in the guidelines, and the investment rate for the entire project, as specified at the bottom of the form, must not exceed 75%. Surplus rows should simply be left blank in the spreadsheet (the spreadsheet is locked to prevent formatting changes) In case of queries, please contact Innovation Fund Denmark Parties' total costs Innovation Fund Denmark's investment A Project partner Abbreviations to save space are permitted B Party's costs (excl. overheads supplement for public-sector parties) C Overheads %-rate for publicsector parties D Total costs incl. overheads B x (1+C) E Total investment applied for Itemisation of investment applied for F Amount excl. overheads E/(1+C) G Amount to cover overheads H Investment rate E/D E-F DKK % DKK DKK DKK DKK % Designskolen Kolding (2016) 1.263.100 44,0% 1.818.864 1.364.148 947.325 416.823 75,0% Designskolen Kolding (2017) 1.263.100 44,0% 1.818.864 1.364.148 947.325 416.823 75,0% Designskolen Kolding (2018) 1.263.100 44,0% 1.818.864 1.364.148 947.325 416.823 75,0% Fredericia Kommune (2016) 5.646.924 0,0% 5.646.924 4.235.193 4.235.193-75,0% Fredericia Kommune (2017) 2.696.020 0,0% 2.696.020 2.022.015 2.022.015-75,0% Fredericia Kommune (2018) 2.696.020 0,0% 2.696.020 2.022.015 2.022.015-75,0% KORA (2016) 497.600 44,0% 716.544 537.408 373.200 164.208 75,0% KORA (2017) 497.600 44,0% 716.544 537.408 373.200 164.208 75,0% KORA (2018) 1.384.000 44,0% 1.992.960 1.494.720 1.038.000 456.720 75,0% Total (the entire project) 17.207.464 19.921.604 14.941.203 12.905.598 2.035.605 75,0%
Desingskolen Kolding md1 md2 md3 md4 md5 md6 md7 md8 md9 md10 md11 md12 Budget Projektleder 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 28.475 341.700 Designer 1 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 24.650 271.150 Juniordesigner 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 14.400 158.400 Forsker 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 16.000 192.000 Kommunikationsmedarb. 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 13.400 160.800 Løn Total 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 96.925 1.163.100 Rejse, materialer mv 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 25.000 25.000 100.000 Drift i alt 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 25.000 25.000 100.000 Overhead 44 % 44.847 44.847 44.847 44.847 44.847 44.847 44.847 44.847 44.847 44.847 53.647 53.647 555.764 Samlede omkostninger 101.925 101.925 101.925 101.925 101.925 101.925 101.925 101.925 101.925 101.925 121.925 121.925 1.263.100 Samlede omk. incl overhead 146.772 146.772 146.772 146.772 146.772 146.772 146.772 146.772 146.772 146.772 175.572 175.572 1.818.864 Time opfølgning Jan-15 Feb-15 Mar-15 Apr-15 May-15 Jun-15 Jul-15 Aug-15 Sep-15 Oct-15 Nov-15 Dec-15 Bugdet Projektleder 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 935 0,0 Designer 1 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 85,0 1.020 Juniordesigner 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 60,0 720 Forsker 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 68,0 816 Kommunikationsmedarbejder 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 40,0 480 Samlet 338 338 338 338 338 338 253 338 338 338 338 338 3.971 Fredericia Kommune 2016 md1 md2 md3 md4 md5 md6 md7 md8 md9 md10 md11 md12 Budget 2017+2018 md1 md2 md3 md4 md5 md6 md7 md8 md9 md10 md11 md12 Budget 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 72.000 Overordnet 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 6.000 72.000 Overordnet ledelse ledelse Projektleder 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 506.520 Projektleder 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 42.210 506.520 Tværfagligt rådgiverteam 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 2.010.000 Tværfagligt rådgiverteam 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 167.500 2.010.000 Administration 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 36.000 Administration 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 3.000 36.000 Analysemedarbejder 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 50.400 604.800 IT og Juridisk bistand 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 24.800 297.600 Løn Total 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 293.910 3.526.920 Løn Total 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 2.588.520 Ekstern konsulent (SFI) 450.000 450.000 Ekstern konsulent (Huset Zorning) 450.000 450.000 Ekstern konsulent (data) 300.000 300.000 Ekstern konsulent (IT-leverandør) 300.000 300.000 Spor 1: Møder, transport og rejseaktivitet 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 41.667 500.004 Spor 2: Materialer, grafisk arbejde, transport mv 20.000 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 25.000 7.500 7.500 120.000 Materialer, grafisk arbejde, transport mv 7.500 7.500 7.500 25.000 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 7.500 107.500 Drift i alt 61.667 49.167 1.249.167 49.167 49.167 49.167 49.167 49.167 349.167 66.667 49.167 49.167 2.120.004 Samlede omkostninger 355.577 343.077 1.543.077 343.077 343.077 343.077 343.077 343.077 643.077 360.577 343.077 343.077 5.646.924 Samlede omkostninger 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 215.710 2.696.020 Time opfølgning md1 md2 md3 md4 md5 md6 md7 md8 md9 md10 md11 md12 Bugdet Time opfølgning md1 md2 md3 md4 md5 md6 md7 md8 md9 md10 md11 md12 Bugdet Overordnet ledelse 12,0 12,0 12,0 144 Overordnet ledelse 12,0 12,0 12,0 12,0 144 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 12,0 Projektleder 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 1.512 Projektleder 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 1.512 Tværfagligt rådgiverteam 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 6.000 Tværfagligt rådgiverteam 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 500,0 6.000 Administration 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 120 Administration 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 10,0 120 Analysemedarbejder 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 126,0 1.512 0 IT og juridisk bistand 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 62,0 744 Samlet 774 774 774 774 774 774 774 774 774 774 774 774 9.288 Samlet 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 648 7.776
Forudsætninger - timeløn Designskolen Kolding Timesats Timer i md. antal md I alt Projektleder 335,00 85,00 12 341.700,00 Designer 1 290,00 85,00 12 295.800,00 Juniordesigner 240,00 60,00 12 172.800,00 Forsker 320,00 50,00 12 192.000,00 Kommunikationsmedarb. 335,00 40,00 12 160.800,00 I alt 1.163.100,00 Rejser, materialer mv 100.000,00 I alt 1.263.100,00
Fredericia Kommune Timesats Timer i md. antal md I alt Overordnet ledelse 500,00 12,00 12 72.000,00 Projektleder 335,00 126,00 12 506.520,00 Tværfagligt rådgiverteam 335,00 500,00 12 2.010.000,00 Administration 300,00 10,00 12 36.000,00 Analysemedarbejder 400,00 126,00 12 604.800,00 IT og juridisk bistand 400,00 62,00 12 297.600,00 I alt 3.526.920,00 I alt 3.526.920,00