Forretningsorden for Vojens Skøjteklubs bestyrelse Tekst markeret med kursiv skrift refererer direkte til klubbens vedtægter. Indhold 1. Konstituering af bestyrelsen... 2 2. Bestyrelsens arbejde... 2 3. Kasserersamarbejde... 3 4. Generalforsamling... 3 5. Trænersamarbejde... 3 6. Træningsplan... 4 7. Kontingent... 4 8. Økonomi... 4 9. Fejning... 6 10. Kommunikation... 7 11. Samarbejde med forældrene... 7 12. Træner/lederpleje... 7 13. Sikring af data... 7 14. Tavshedspligt... 8 15. Udvalg og arbejdsgrupper... 8-1 -
1. Konstituering af bestyrelsen 1.1. Umiddelbart efter en ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, hvor der er sket ændringer i bestyrelsens sammensætning, afholder bestyrelsen konstituerende møde 1.2. Ved kortvarigt fravær pga sygdom, bortrejse, arbejde eller lignende beslutter bestyrelsen, om en suppleant skal indtræde i det fraværende bestyrelsesmedlems sted 1.3. Ved frafald fra bestyrelsen indtræder først den valgte 1. suppleant og derefter den valgte 2. suppleant. Det er bestyrelsens ansvar at gøre suppleanten opmærksom på den ændrede status. Ved indtræden af en suppleant kan bestyrelsen konstituere sig på ny, hvis den finder det nødvendigt 1.4. Bestyrelsen beslutter på det konstituerende møde, om suppleanterne inviteres til at deltage i bestyrelsesarbejdet. Suppleanterne deltager med høringsret. 2. Bestyrelsens arbejde 2.1. Formanden (eller et andet af bestyrelsen udpeget bestyrelsesmedlem) indkalder til bestyrelsesmøder, når denne finder anledning dertil, eller når mindst 2 øvrige bestyrelsesmedlemmer finder det nødvendigt 2.2. Bestyrelsesmøder skal indvarsles med mindst 2 dages varsel, dog tilstræbes det, at der i slutningen af hvert bestyrelsesmøde sættes en dato for næste møde. Der kan dog i særtilfælde indkaldes til bestyrelsesmøde med kortere varsel 2.3. Sekretæren og formanden udarbejder i samarbejde en dagsorden til bestyrelsesmødet. Dagsordenen skal være bestyrelsen i hænde senest 2 dage før mødet 2.4. Formanden, eller ved dennes fravær et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer, leder møderne 2.5. Klubbens sekretær (eller ved dennes fravær et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer) fører referat over bestyrelsesmøder, generalforsamlinger og eventuelt vigtige begivenheder (og større møder) indenfor klubben. Beslutningsreferat af bestyrelsesmøder skal udsendes til bestyrelsens medlemmer til godkendelse senest en uge efter mødet. Bestyrelsens medlemmer skal herefter give respons på referatet, og hvis sekretæren ikke modtager respons inden den aftalte dato, vurderes referatet som godkendt og kan herefter lægges på hjemmesiden senest 14 dage efter mødet 2.6. Når mindst 3 medlemmer er til stede, er bestyrelsen beslutningsdygtig - 2 -
2.7. Alle afgørelser sker ved simpelt stemmeflertal. Ved stemmelighed bortfalder forslaget 2.8. Bestyrelsen kan vælge at refundere bestyrelsesmedlemmers administrative udgifter til eksempel kontorartikler og porto ved enten løbende at refundere udlæg hertil på baggrund af godkendte omkosningsbilag eller ved en gang årligt at udbetale en skattefri godtgørelse på max. kr. 1.400 (2013 tal )hertil i henhold til den gældende skattelovgivning. 2.9. Medlemmer, der ønsker emner behandlet af bestyrelsen, kan til enhver tid indsende skriftligt ønske herom, og punktet vil blive behandlet hurtigst muligt 3. Kasserersamarbejde 3.1. Foreningens regnskab følger skøjtesæsonen fra 1. april til 31. marts efterfølgende år 3.2. Bestyrelsen kan indkalde klubbens kasserer til bestyrelsesmøder, når det er nødvendigt 3.3. Bestyrelsen skal mindst fire gange årligt have økonomi som punkt på dagsordenen for at få et overblik over klubbens økonomi. Kassereren deltager på disse møder for at give overblikket 3.4. Bestyrelsen kan vælge at refundere kassererens administrative udgifter til eksempel kontorartikler og porto ved enten løbende at refundere udlæg hertil på baggrund af godkendte omkosningsbilag eller ved en gang årligt at udbetale en skattefri godtgørelse på max. kr. 1.400 (2013 tal )hertil i henhold til den gældende skattelovgivning. 3.5. Umiddelbart inden generalforsamling afholdes et regnskabsmøde med kasserer, revisor, revisorsuppleant samt formand for gennemgang og godkendelse af regnskabet 4. Generalforsamling 4.1. Generalforsamling indkaldes senest 14 dage inden afholdelse ved udsendelse af mail samt annoncering på hjemmesiden 5. Trænersamarbejde 5.1. Bestyrelsen ansætter en evt. lønnet træner for klubben. Bestyrelsen sørger derudover for det nødvendige antal ulønnede hjælpetrænere - 3 -
5.2. Bestyrelsen kan indkalde klubbens træner(e) til bestyrelsesmøder, når det er nødvendigt 5.3. Træner(e) er altid en del af planlægning af træningsplan for den kommende sæson og evaluering af træningsplan i løbet af sæsonen 5.4. Cheftræner og bestyrelse planlægger i samarbejde hvilken træner eller trænere der tager med til de enkelte konkurrencer og hvorvidt og i hvilket omfang der kan opretholdes træning i klubben samtidig. 6. Træningsplan 6.1. Bestyrelsen fastlægger hvert år træningsplanen i samarbejde med træner(e) 6.2. Træningsplanen evalueres og evt. revideres løbende i løbet af sæsonen 6.3. Træningsplanen og evt. ændringer til planen skal til enhver tid være tilgængelige på hjemmesiden 7. Kontingent 7.1. Bestyrelsen fastsætter til starten af hver sæson kontingentet for den ordinære sæson 7.2. Kontingent opkræves af kassereren ved udsendelse af fakturaer ved starten af sæsonen eller umiddelbart efter indmelding i løbet af sæsonen 7.3. Kontingentet dækker istræning, off-ice træning, musik og programlægning i løbet af den ordinære sæson (ca. 1. august til 1. april). Al øvrig træning udover den ordinære sæson, træningslejre, arrangementer mv. er ikke indeholdt i kontingentet 7.4. Ved oprykning til andet hold betales differencen i kontingent mellem de to hold udregnet pr. måned på det nye hold 8. Økonomi 8.1. Kørsel - 4 -
8.1.1. Klubben refunderer træners kørsel til konkurrencer, mærkeprøver, seminarer og træningslejre med statens laveste sats såfremt træner kører i egen bil 8.1.2. Hvis træner kører med offentlige transportmidler til de i 8.1.1 nævnte arrangementer refunderes efter udgiftsbilag 8.1.3. Det tilstræbes, at træner kører med klubbens medlemmer eller at flere trænere kører sammen, så klubbens udgifter til kørsel holdes nede. 8.1.4. Klubben refunderer bestyrelsesmedlemmers kørsel til seminarer, dialogmøder og andre samlinger i DSU regi eller som led i samarbejde med andre skøjteklubber eller samarbejdspartnere med statens laveste takst såfremt bestyrelsesmedlemmer kører i egen bil 8.1.5. Hvis bestyrelsesmedlemmer kører med offentlige transportmidler til de i 8.1.4 nævnte arrangementer refunderes efter udgiftsbilag 8.1.6. Udbetaling af skattefri kørselsgodtgørelse kan ske til forældres kørsel for foreningen i forbindelse med transport af børn til stævner mv. Dog kun hvis forælders kørsel samtidig omfatter transport af klubbens træner til/fra stævnet og den beregnede kørselsgodtgørelse for transporten bevirker, at klubbens udgifter hertil reduceres I forhold til, hvis træneren i stedet benyttede offentlig transport til/fra det pågældende stævne. Der kan kun ske udbetaling af kørepenge, hvis det giver en væsentlig forøget udgift for medlemmet at have træneren med, hvis medlemmet alligevel skal køre til stævnet for at deltage, kan kørepengene ikke komme til udbetaling 8.2. Ved mærkeprøver og konkurrencer, hvor man tilmelder via Danskateportalen, betaler deltageren selv deltagergebyr derudover overføres 30 kr til klubbens konto til dækning af kørselsudgifter og diæter til træneren. Ved begynderkonkurrencer og Funskate opkræves dette gebyr med deltagergebyret. 8.3. Ved deltagelse i DSU arrangerede træningslejre og camps, hvor der skal deltage en kontaktperson, betaler hver deltager 200 kr til dækning af kontaktpersonens deltagergebyr. Alternativt kan bestyrelsen efter aftale med de deltagende løbere forsøge at arrangere fælles kontaktpersonordning med en anden klub. 8.4. Ansøgning af fonde (punkt skal udarbejdes) 8.5. Ansøgning af sponsorer (punkt skal udarbejdes) - 5 -
9. Fejning 9.1. Klubben tjener penge ved at feje i SE Arena efter SønderjyskE s ishockeykampe 9.2. Bestyrelsen fastsætter antallet af fejninger, som hvert medlem skal opfylde i løbet af en sæson for at kunne træne til ordinært kontingent 9.2.1. Såfremt bestyrelsen og/eller fejeudvalg/fejeansvarlig kan se, at vi kommer til at mangle fejere i løbet af en sæson, kan bestyrelsen ændre antallet af fejninger for en sæson for at opfylde vores forpligtelser overfor SønderjyskE 9.2.2. Bestyrelsen kan vælge at lade fejeforpligtelsen bortfalde for et medlem, hvis medlemmet udfører frivilligt arbejde for klubben i en sådan grad, at der ikke kan forventes yderligere. Det er alene bestyrelsens afgørelse, hvornår et frivilligt engagement er nok til at lade fejeforpligtelsen bortfalde 9.3. Forhøjet kontingent udgør standardkontingent + 4000 kroner for en sæson 9.4. Alle medlemmer på holdene Skøjteskolen, Aspirant 1, Aspirant 2, Aspirant 3, Konkurrence 1 og Konkurrence 2 skal deltage ved fejning. Fejeforpligtelsen starter efter 4 måneders træning på is. 9.5. Man er kun forpligtet til at feje for et medlem af familien uanset hvor mange familiemedlemmer, der er medlem af klubben (dvs selvom man har flere børn, der er medlemmer af Vojens Skøjteklub, skal man kun feje det antal gange, som bestyrelsen fastsætter pr. sæson for et medlem) 9.6. Bestyrelsen fører regnskab med, om fejeforpligtelsen overholdes, så medlemmerne lever op til betingelserne for at fastholde det ordinære kontingent 9.7. Ved årsskiftet opgør bestyrelsen hvor mange gange hvert medlem har fejet og sender en påmindelse ud til de medlemmer, der ikke har fejet 1/3 af de fastlagte antal fejninger for indeværende sæson 9.8. Hvis et medlem ikke har opfyldt sine fejeforpligtelser ved slutningen af sæsonen udsendes en ekstra opkrævning på 4000,-, som udgør det differentierede kontingent 9.9. Bestyrelsen sørger for, at der altid findes en opdateret fejemanual på hjemmesiden 9.10. Bestyrelsen sørger for at opdatere hjemmesiden med datoer for fejninger samt påføring af medlemmer, der fejer 9.11. Kassereren opkræver SønderjyskE for fejningerne ved udsendelse af fakturaer - 6 -
10. Kommunikation Punkt under udarbejdelse 11. Samarbejde med forældrene Punkt under udarbejdelse 12. Træner/lederpleje Punkt under udarbejdelse 13. Sikring af data 13.1. Offentlighed 13.1.1. Klubbens vedtægter og alle bestyrelsesreferater skal altid være offentligt tilgængelige på klubbens hjemmeside 13.2. Datadeling 13.2.1. Bestyrelsen anvender Dropbox til deling af dokumenter og data 13.2.2. Alle bestyrelsesmedlemmer skal have adgang til Dropbox 13.2.3. Ved udskiftning af bestyrelsesmedlemmer, sørger sekretæren fra den afgående bestyrelse for at tildele nye bestyrelsesmedlemmer adgang til Dropbox umiddelbart efter generalforsamlingen 13.2.3.1. Hvis sekretæren afgår fra sin post, skal ejerskab af delte mapper ligeledes overdrages til sekretæren i den nye bestyrelse umiddelbart inden sekretærens afgang 13.2.4. Al personfølsom information (cpr.nr., skjulte adresser/telefonnumre mv.), som er placeret i Dropbox, skal behandles fortroligt og må kun deles med øvrige bestyrelsesmedlemmer - 7 -
13.2.5. Dropbox tager back-up af al data og alle slettede filer gemmes i 30 dage 13.2.6. Ved udskiftning i bestyrelsen skal data i Dropbox gennemgås og evt. slettede filer gendannes inden 30 dage 13.2.7. Kassereren opbevarer skriftlig dokumentation for alle økonomiske transaktioner i klubben 14. Tavshedspligt 14.1. Bestyrelsen kan beslutte, at enkelte punkter behandles i fortrolighed 15. Udvalg og arbejdsgrupper 15.1. Udvalg 15.1.1. Bestyrelsen kan nedsætte udvalg og arbejdsgrupper efter behov 15.1.2. Udvalget består som minimum indtil næste generalforsamling eller til det specifikt besluttes opløst 15.1.3. Udvalget består af medlemmer af foreningen med gyldigt medlemskab og ledes af et medlem fra bestyrelsen 15.1.4. Bestyrelsen kan afgive kompetence til, at et udvalg kan agere selvstændigt indenfor en af bestyrelsen defineret ramme 15.1.5. Oprettelse og eventuel opløsning af udvalg foregår på et bestyrelsesmøde 15.2. Arbejdsgruppe 15.2.1. En arbejdsgruppe udpeges til løsning af en specifik opgave og opløses automatisk, når opgaven er fuldført 15.2.2. En arbejdsgruppe kan bestå af såvel medlemmer/forældre som eksterne personer udpeget af bestyrelsen 15.2.3. Arbejdsgruppen ledes af at medlem af foreningen med gyldigt medlemskab og har et bestyrelsesmedlem som ansvarlig kontaktperson 15.2.4. Oprettelse og eventuel opløsning af arbejdsgrupper foregår på et bestyrelsesmøde - 8 -
- 9 -