RETNINGSLINJER FOR ANVISNING AF OFFENTLIGE LOKALER OG ANLÆG

RETNINGSLINJER FOR ANVISNING AF OFFENTLIGE LOKALER OG ANLÆG Udlån af ledige, offentlige lokaler og anlæg til brug for folkeoplysende virksomhed sker efter reglerne i Folkeoplysningsloven. Ved udlån af lokaler prioriteres godkendte foreninger først. Skanderborg Kommune udlåner derudover også lokaler til øvrige foreninger og sammenslutninger, der udøver folkeoplysende virksomhed. Foreningen kan låne et lokale, hvis lokalet anses for egnet til det ansøgte formål (lokalcentre og plejehjem anses som ikkeegnede til udlån) benyttelsen er forenelig med lokalets primære anvendelse arrangementet ikke har privat karakter en myndig person påtager sig ansvar for, at lokalet afleveres i samme stand, som det modtages, og påtager sig eventuelt erstatningsansvar den ansvarlige person - i tilfælde af krav om betaling af leje - erklærer sig indforstået med at betale det forlangte beløb foreningen til enhver tid er indforstået med at aflevere erklæring om indhentelse af børneattest (godkendte folkeoplysende foreninger afleverer årligt erklæring om indhentelse af børneattest, hvis de modtager tilskud eller får anvist lokaler) benyttelsen er tilendebragt alle ugens dage senest kl. 22.00 - med mindre andet er aftalt. 1. Anvisning af lokaler og anlæg I henhold til Folkeoplysningslovens bestemmelser anvises til den frie folkeoplysende virksomhed egnede ledige lokaler og anlæg, som tilhører kommunen eller er beliggende i denne. Lokalerne stilles vederlagsfrit til rådighed. Anvisning sker efter følgende prioritering Hverdage 8.00-15.00: Idrætshaller/sale, svømmehaller/-sale og øvrige lokaler 1. Kommunale institutioner (børn og unge) a. Skoler b. Øvrige 2. Foreningsaktiviteter for børn og unge 3. Foreningsaktiviteter for voksne Hverdage 15.00-22.00 Idrætshaller/sale, svømmehaller/-sale 1. Foreningsaktiviteter for børn og unge 2. Kommunale institutioner (børn og unge) 3. Foreningsaktiviteter for voksne 4. Øvrige 1

Øvrige lokaler 1. Kommunale institutioner (børn og unge) a. Den kommunale musikskole b. Den kommunale ungdomsskole c. Øvrige 2. Foreningsaktiviteter for børn og unge 3. Folkeoplysende voksenundervisning 4. Øvrige Ved anvisning af lokaler, der er særligt egnede til folkeoplysende virksomhed for handicappede, skal anvisning til sådan virksomhed dog normalt ske før anden anvisning. Lørdage Lørdage i tidsrummet kl. 8.00 13.00 gælder samme prioriteringsrækkefølge som på hverdage i tidsrummet kl. 15.00 22.00. I tidsrummet kl. 8.00 13.00 skal foreninger med tildelt træningstid afgive denne, såfremt tiden skal bruges til stævner, turneringer o.l. Foreningen varsles herom i god tid. Søndage På søndage anvises haller fortrinsvis til stævner, turneringer o.l.. 2. Benyttelse af offentlige lokaler Vederlagsfri benyttelse Benyttelse af lokaler efter denne ordning er i princippet vederlagsfri for kommunale institutioner og foreninger hjemmehørende i Skanderborg Kommune, når følgende betingelser er opfyldt: arrangementet må ikke være kommercielt til arrangementet må der ikke opkræves entré. Foreningen forestår selv tilsyn og oprydning, så lokalerne afleveres i samme stand som ved modtagelsen Betaling for benyttelse Hvis der anvises lokaler til entregivende arrangementer private/selvejede institutioner foreninger, der ikke er hjemmehørende i Skanderborg Kommune opkræves et lejebeløb som kompensation for udgifter til varme, el og vand, for slitage af bygninger og udstyr samt for rengøring og eventuel pedelbistand eller lignende udgifter, som påføres den kontraktstyrede enhed som følge af udlånet. Ved overnatnings- og stævnearrangementer, der ikke er omfattet af anvisningsforpligtelsen i henhold til Folkeoplysningsloven, opkræves et beløb til dækning af udgifterne. Priser for leje fremgår af takstblad. Takstbladet revideres hvert år i forbindelse med den kommunale budgetlægning. Lejebeløb opkræves på kontraktholders foranledning. Kontraktholder kan opkræve depositum for udlånet. 2

3. Ordensregler Brugerne skal følge de ordensregler og myndighedskrav, der er fastlagt for de lokaler, der anvises. Den ansvarlige for lokalelånet skal gøres bekendt med disse regler i forbindelse med udlånet. For så vidt angår inventar og udstyr, kan låneren benytte, hvad der befinder sig i lokalet med de undtagelser, som kontraktholder måtte finde fornødne af hensyn til inventarets og udstyrets primære anvendelse. Alle lokaler er omfattet af Skanderborg Kommunes rygepolitik. Øl, vin og spiritus må ikke forhandles eller indtages i de lånte lokaler og anlæg uden særlig tilladelse. Tilladelse skal gives af kontraktholder. Herudover skal låner selv sørge for at indhente eventuel fornøden spiritusbevilling ved politiet. Der kan gælde særlige regler for køb fra eventuelle cafeterier. 4. Procedure for booking af lokaler Al booking af lokaler, haller og sale foregår online via Skanderborg Kommunes fælles bookingsystem. Sæsonudlån Ved ansøgning om lokalelån, der strækker sig over en hel sæson, er ansøgningsfristen 1. februar forud sæsonstart. For svømmehaller/-sale gælder, at fastlæggelse af antal timer til folkeoplysende virksomhed og timer til offentlig brug foretages af kontraktholder og Fagsekretariatet Kultur og Borgerservice. De timer, der afsættes til offentlig brug, indgår ikke i fordelingen til folkeoplysende virksomhed. Fordeling af træningstimer til folkeoplysende virksomhed sker, når antallet af banetimer og timer til offentlig brug er fastlagt. Denne fordeling sker i samarbejde mellem kontraktholder og de ansøgende foreninger. Sæson strækker sig fra 1. august til 30. april med mindre andet er aftalt. Skal et lokale i den periode, hvori det af Folkeoplysningsudvalget er anvist til folkeoplysende virksomhed, undtagelsesvis benyttes til dets primære brug, skal den kontraktstyrede enhed eller Kommunen senest en måned for inden varsle det til den forening, der har fået stillet lokalet til rådighed. Nærmere kriterier for tildeling af timer i haller og sale herunder svømmehaller/-sale foreligger særskilt. Enkeltstående udlån Der er løbende mulighed for via det fælles bookingsystem at søge om lån af ledige lokaler og anlæg, når den årlige lokalefordeling af sæsonen er foretaget. Ansøgning om lån af et lokale foretages så vidt muligt mindst 14 dage før tidspunktet for lånet. Udlån af lokaler i skoleferier Som udgangspunkt holdes der lukket i juli måned. Når særlige forhold taler derfor, kan kommunen/kontraktholdere samle anvisningen af lokaler geografisk og i kortere samlede åbningsintervaller. Ved særlige forhold forstås navnlig ferieperioder, weekender og tidlige eller sene tidspunkter af døgnet, hvor de lokaler, der er til rådighed, ikke udnyttes fuldt ud. 3

For enkeltstående udlån af haller og andre lokaler i skoleferierne, skal ansøgning fremsendes mindst 4 uger før feriens start. Åbne-lukke funktion Kontraktholder har ansvaret for tilgængeligheden til de anviste lokaler. 5. Kompetence til at udlåne lokaler Sæsonudlån Anvisning af lokaler, haller og sale foregår ved koordination mellem kontraktholder og Fagsekretariatet Kultur og Borgerservice. Enkeltstående udlån Anvisning af lokaler, haller og sale varetages af den kontraktstyrede enhed. Afmelding af tildelte timer Alle brugere har af hensyn til kontraktholder og øvrige brugere pligt til hurtigst muligt at afmelde tildelte tider til kontraktholder, hvis der ikke gøres brug af lokalerne. Aflysninger fra kontraktholders side meddelelses de berørte brugere med mindst 4 ugers varsel. Såfremt det ved stikprøvekontrol konstateres, at en forening gentagne gange ikke framelder eller ikke udnytter de tildelte timer som angivet ved booking, vil timerne efter behørigt varsel kunne fratages foreningen. Klage Klager vedrørende udlån forelægges Folkeoplysningsudvalget til afgørelse. Klage over Folkeoplysningsudvalgets afgørelse kan inden 4 uger fra afgørelsens meddelelse indbringes for kommunalbestyrelsen. 6. Misligholdelse Udelukkelse Kontraktholder/kommunen har kompetencen til at udelukke lånere, såfremt disse har gjort sig skyldige i misbrug, aftalebrud m.v. Erstatning Kontraktholder fastsætter eventuel erstatning for skader forvoldt af låneren i forbindelse med det enkelte udlån. Dog kan Fagsekretariatet Kultur og Borgerservice træffe beslutning om visse erstatningskrav (større, af principiel karakter eller lignende). Eventuel erstatning opkræves af kontraktholder. Der henvises i øvrigt til gældende forsikringsforhold. 7. Brugerrepræsentation Er der i relation til den kontraktstyrede enhed oprettet en brugerrepræsentation eller har man lokalt ønske om det, er det muligt for denne at få indflydelse på: 1. Lokale regler for opsætning af reklamer herunder benyttelse af eventuelle reklameindtægter. 2. Organiseringen og driften af den lokale kiosk eller cafédrift. 4

3. Sæsonudlån i relation til den enkelte institution. 4. Budgetlægning og regnskab. En brugerrepræsentation kan tage del i organiseringen af det frivillige arbejde omkring den kontraktstyrede enhed og udgøres af de foreninger og institutioner, der står som de primære brugere af stedet. I forbindelse med lokaler, haller og sale i tilknytning til skole er brugerrepræsentationen kompetencemæssigt underordnet den lokale skolebestyrelse. Kontraktholder fastlægger rammerne for brugerrepræsentationens indflydelse. 8. Særlige forhold vedrørende selvejende institutioner Ovenstående retningslinjer gælder også selvejende haller med driftsoverenskomst. Retningslinjerne har virkning fra 1. januar 2011. Vedtaget af Skanderborg Kommune 16. december 2010. 5