Leverandørkontrakt. Frit valg i Viborg Kommune. Kontrakt med bilag 2013. Madservice

Leverandørkontrakt Frit valg i Viborg Kommune Kontrakt med bilag 2013 Madservice Standardkontrakt Side 1 af 21

Madservice Daglig levering Ugentlig levering Daglig afhentning Ugentlig afhentning Mellem Normalkost Diæt og specialkost Viborg Kommune Visitation Sundhed og Omsorg Prinsens Alle 5 8800 Viborg Og Undertegnede leverandør er der indgået følgende kontrakt (i det følgende kaldet leverandøren) Leverandørkontrakt - Frit valg i Viborg Kommune Side 2 af 21

Indhold: Side Indledning Kontraktens baggrund og lovgrundlag 5 1. Virksomhedsoplysninger 1.1 Leveringstid og telefontid 5 1.2 Hygiejne og egenkontrol 6 1.3 Særlige krav ved udbringning af madservice 6 1.4 Informationsmateriale 7 1.5 Kommunikation 7 2. Serviceydelser 2.1 Omfanget af det geografiske område 7 3. Økonomiske krav 3.1 Madpriser 7 3.2 Prisregulering 7 3.3 Brugerbetaling og kommunalt tilskud 7 3.4 Forsikringsforhold 8 4. Krav til leverandøren 4.1 Uddannelseskrav 9 4.2 Krav til IT 9 4.3 Overenskomstmæssige krav 9 4.4 Sociale forpligtelser 9 4.5 Introduktionsarrangement 9 4.6 Arbejdsmiljø 10 4.7 Underleverandører 10 4.8 Gave og låneforbud 10 5. Krav til ydelsen 5.1 Kvalitetsstandard og ydelsesbeskrivelser 10 5.2 Visitation og afgørelse 10 5.3 Menuvalg/valgfrihed 11 5.4 Ernæring 11 5.5 Energiindhold 11 5.6 Portionsstørrelser 12 5.7 Krav vedrørende diætmad 12 5.8 Midlertidig levering af madservice 13 5.9 Ophør af madservice 13 6. Arbejdets tilrettelæggelse 6.1 Krav til arbejdets tilrettelæggelse 13 6.2 Samarbejde med pårørende 13 6.3 Sprogkrav 13 6.4 Leverance 14 6.5 Bestilling og afbestilling 14 Side 3 af 21

6.6 Valgfrihed 14 6.7 Krav til madens temperatur 15 7. Krav til samarbejdet 7.1 Kontakt til kommunen 15 7.2 Ændring af serviceniveau 15 7.3 Fællesmøder 15 7.4 Kvalitetssikring og tilsynsforpligtelse 16 7.5 Skift af leverandør 16 7.6 Klager 16 8. Generelle vilkår 8.1 Underretningspligt og notatpligt 16 8.2 Lovgivning 17 8.3 Behandling af personoplysninger 17 8.4 Tavshedspligt 18 8.5 Samarbejde og Informationspligt 18 8.6 Tvister og uenigheder 18 8.7 Opsigelse 19 8.8 Misligholdelse 19 8.9 Overdragelse af opgaverne og ændring af ejerforhold 19 8.10 Force majeure 20 8.11 Fortrolighed 20 8.12 Ændringer i kontrakten tilpasning 20 8.13 Kontraktens ophør 20 Underskrift ved parterne 21 Bilag 1. Socialministeriets fritvalgsblanket Bilag 2. Suppleringsskema til Socialministeriets fritvalgsblanket Bilag 3. Rammeaftale vedrørende det sociale kapitel samt underbilag Bilag 4. Bilag til leverandørkontakt Madservice Bilag 5. Priser på pleje og praktisk hjælp samt madpriser Bilag 6. Levering af transaktioner til Prisme Debitor Bilagene er tilgængelige på viborg.dk Side 4 af 21

Indledning. Kontraktens baggrund og lovgrundlag. I henhold til Lov om Social Service skal kommunen godkende og indgå kontrakt med enhver kvalificeret leverandør, der opfylder de kvalitets- og priskrav til leverandører af madservice, kommunen har fastsat. I overensstemmelse med de rammer, der følger af loven har Viborg Kommune fastlagt de generelle vilkår for godkendelse af leverandører, der anmoder om godkendelse som leverandør til madservice. Leverandøren skal ud over nærværende kontrakt med tilhørende bilag efterleve loven ved udførelsen af ydelserne efter kontrakten. Aftalen omfatter følgende dokumenter: 0. Denne kontrakt. 1. Socialministeriets fritvalgsblanket (bilag 1). 2. Suppleringsskema til Socialministeriets fritvalgsblanket (bilag 2). 3. De nugældende madpriser (bilag 5). 4. Rammeaftale vedrørende det sociale kapitel (bilag 3). 5. Bilag til leverandørkontrakt Madservice (bilag 4). 1. Virksomhedsoplysninger. 1.1 Leveringstid og telefontid. Tidspunktet for levering af madservice med udbringning aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Leverandøren er forpligtet til at levere madservice med udbringning i tidsrummet mellem: Kl. 11.30 og kl. 13.00 alle dage (ved middagslevering af varm mad). Kl. 17.00 og kl. 19.00 alle dage (ved aftenlevering af varm mad). Kl. 08.00 og kl. 17.00 hverdage (ved frostmad og køle-vakum-mad). Tidspunktet for levering af madservice uden udbringning aftales mellem brugeren og leverandøren af ydelsen. Brugeren skal kunne afhente maden hos leverandøren hver dag i tidsrummet kl. 9.30 til kl. 14.00. Leverandøren af fleksibel mad, f.eks. køle- og frostmad både for madservice med udbringning og madservice uden udbringning skal kunne træffes telefonisk af borgeren i tidsrummet. kl. 8.00 til kl.13.00 på alle hverdage(mandag fredag). Leverandøren af varmholdt mad både for madservice med udbringning og madservice uden udbringning skal kunne træffes telefonisk af borgeren i tidsrummet. kl. 8.00 til kl.13.00 på alle hverdage. Side 5 af 21

kl. 8.00 til kl.12.00 lørdag og søndag. Maden leveres hurtigst muligt og senest 7 hverdage efter visitation. Leverandøren skal kunne genoptage leverancen til brugere, der har været indlagt på sygehus, indenfor 24 timer på hverdage. 1.2 Hygiejne og egenkontrol. Leverandøren skal være godkendt af den stedlige fødevareregion og skal leve op til de gældende regler for fødevarekontrol: Herunder: Bekendtgørelse nr. 123 af 15. februar 2008 om uddannelse i fødevarehygiejne. Lov nr. 526 af 24. juni 2005 om autorisation og registrering af fødevarevirksomheder - Bekendtgørelse nr. 149 af 25. februar 2004. Fødevareforordningen artikel 17, stk. 1, artikel 4, stk. 2 samt artikel 5. Europaparlementets og rådsforordning (EF) nr. 178/2020 af 28. januar 2002. Bekendtgørelse nr. 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne. Bekendtgørelse nr. 1308 af 14. december 2005 og nr. 416 af 29. maj 2008 mærkning mv. af fødevarer. Bekendtgørelse nr.52 af 21. januar 2011 om straffebestemmelser for overtrædelse af visse forordninger om fødevarehygiejne. Bekendtgørelse nr. 579 1. juni 2011 om fødevarekontaktmaterialer. Bekendtgørelse nr. 1084 / 17. november 2008 om anerkendelse af erhvervsmæssige kvalifikationer. Hygiejneforordning nr. 852/2004, konsolideret udgave af 20. april 2009. Viborg Kommune forbeholder sig ret til at inddrage fødevareregionernes vurdering i forbindelse med leverandørtilsynet. 1.3 Særlige krav ved udbringning af mad. For leverandører af samlet madservice gælder bestemmelserne om transport i Hygiejneforordning nr. 852/2004, konsolideret udgave af 20. april 2009. Ved levering af mad til borgeren, skal udbringeren være velsoigneret og iført rent og praktisk tøj. Udbringeren skal bære navneskilt, som gør det muligt at identificere dem med leverandøren. For leverandører af madservice, kræves en varedeklaration på den leverede mad. Som minimum skal varedeklarationen indeholde: Leverandørens navn. Side 6 af 21

Indhold (oplistet i prioriteret rækkefølge, startende med den ingrediens, der er mest af). Produktionsdato. Sidste anvendelsesdato. 1.4 Informationsmateriale. Leverandøren udarbejder informationsmateriale, som Visitation Sundhed og Omsorg skal udlevere til borgerne. 1.5 Kommunikation. Leverandøren skal have telefon, fax og e-mailadresse. Leverandøren skal etablere en sikker e-mail løsning. 2 Serviceydelser. 2.1 Omfanget af det geografiske område. Godkendelse af en leverandør medfører, at virksomheden vil være forpligtet til at yde den pågældende service hos alle de respektive borgere i hele Viborg Kommune (dog undtaget plejeboliger/plejehjem). Leverandøren er ikke garanteret en vis mængde opgaver. 3 Økonomiske krav. 3.1 Madpris. Madpriser beregnes en gang årligt og priserne godkendes af byrådet. Madpriserne dækker omkostningerne forbundet med at producere en ret. Priserne fremgår af bilag 5. 3.2 Prisregulering. Det kan være nødvendigt at revidere priskravene fra dag til dag, hvis det konstateres, at de stillede priskrav til en ydelse, ikke er i overensstemmelse med de faktiske omkostninger ved leverancen af madservice. Ekstraordinære ændringer i kvalitetsstandarden, herunder kvalitetskravene, kan også begrunde en ekstraordinær revision af priskravet inden 1 år. Viborg Kommune er forpligtet til at efterbetale de private leverandører, hvis de realiserede priser i regnskabet er højere end de offentligt udmeldte priser. Efterreguleringen sker i løbet af juni måned, når regnskabet for foregående år er godkendt. 3.3 Brugerbetaling og kommunalt tilskud. Leverandør af madservice skal kunne tilbyde borgeren et måltid i overensstemmelse med kommunens priskrav. Borgerens egenbetaling, som er en takst fastsat af Byrådet, afregnes mellem Viborg Kommune og borgeren. Leverandøren af madservice er forpligtet til at indberette grundlag for brugerbetaling via opkrævningsfiler som beskrevet i bilag 6. Senest den 12. i måneden, skal opkrævningsfi- Side 7 af 21

len sendes på sikker mail til sikkerpost@viborg.dk med teksten Til økonomistaben Mathilde Rohde. Spørgsmål til bilag 6 kan rettes til Økonomistaben, Mathilde Rohde tlf.: 87 87 89 79. Senest den 12. i hver måned fremsender leverandøren elektronisk faktura for leveret madservice i den forløbne kalendermåned til Viborg Kommune: Visitation Sundhed og Omsorg, EAN nr.: 5798004555095, Ref. nr.: macro Regningen skal indeholde alle borgeres bevilgede leverancer, som leverandøren leverer madservice til i henhold til leverandørkontrakten. Pr. borger skal oplyses: - Cpr.nr. - Borgerens navn. - Antal leverede ydelser og samlet pris. Der afregnes i hele måneder. Viborg Kommune betaler fakturaen senest den 30. i måneden. Sker dette ikke, forrentes forordningen efter rentelovens 5. Viborg Kommune foretager kontrol af, om leverandøren foretager korrekt fakturering. Fejl i leverandørens fakturaer medfører en skriftlig påtale fra Viborg Kommune samt indkaldelse til samtale med afdelingslederen for Visitation Sundhed og Omsorg. Gentagelse af fejl i leverandørens fakturaer, trods skriftlig påtale og samtale med Viborg Kommune, betragtes som en væsentlig misligholdelse af kontrakten, hvorefter Viborg Kommune kan hæve kontrakten uden yderligere varsel. 3.4 Forsikringsforhold. Hvis leverandøren eller dennes medarbejdere under udførelse af forpligtelserne i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser forsager skader på personer eller gods, er alene leverandøren ansvarlig for sådanne skader. Hvis skadelidte rejser krav mod kommunen i anledningen af skader af enhver art, skal leverandøren friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger renter m.v., som et sådan krav måtte medføre. Leverandøren er forpligtet til at etablere en erhvervsansvarsforsikring med en forsikringssum på minimum 10 mio. kr. ved personskade og 2 mio. kr. ved tingsskade pr. år. Kommunen vil kræve dokumentation herfor senest ved kontraktunderskrivelse og leverandøren skal forny dokumentationen én gang årlig. Leverandøren kan ikke ændre væsentlige forhold, herunder regulering af forsikringssummer i nedadgående retning, uden kommunens forudgående accept. Side 8 af 21

4 Krav til leverandøren. 4.1 Uddannelseskrav. Den ansvarlige for madproduktionen skal være faguddannet som økonoma, køkkenleder eller kok. Leverandørens personale skal være uddannet som ernæringsassistent, ernæringshjælper, husassistent eller lignende. Alle medarbejdere skal som minimum have hygiejnecertifikat ifølge gældende lov. Leverandøren skal være bekendt med Viborg Kommunes mad- og måltidspolitik og Viborg Kommunes kvalitetsstandard samt have et indgående kendskab til de til enhver tid gældende anbefalinger for den danske institutionskost samt øvrige officielle anbefalinger om mad til ældre. Manglende overholdelse af ovenstående vilkår for ansættelse af medarbejdere, der leverer madservice i henhold til leverandørkontrakten betragtes som en misligholdelse af kontrakten. 4.2 Krav til IT. Leverandøren er forpligtet til at anvende Viborg Kommunes omsorgssystem Care og deltage i undervisningen i nødvendigt omfang. Leverandøren skal stille egen PC til rådighed for registreringer i omsorgssystemet Care. Leverandøren modtager via omsorgssystemet Care alle relevante oplysninger for at kunne levere madservice. Leverandøren modtaget et bruger-id og password, så det er muligt at logge sig på systemet via Citrix og vil kun få adgang til relevante funktioner i systemet. Leverandøren forpligter sig til at oprette sikkermail. 4.3 Overenskomstmæssige krav. Leverandøren skal sikre sig, at alle ansatte medarbejdere aflønnes overenskomstmæssigt korrekt. 4.4 Sociale forpligtelser. Der stilles krav om, at leverandøren skal leve op til rammeaftalen vedrørende det sociale kapitel, som skal skabe mulighed for at fastholde og skabe plads til personer med nedsat erhvervsevne (se bilag 3). 4.5 Introduktionsarrangement. Nye leverandører skal deltage i et ca. 2 timers introduktionsarrangement, som gennemføres af Visitation Sundhed og Omsorg. Leverandøren afholder selv udgifter til transport og tabt arbejdsfortjeneste. Introduktionsarrangementet vil omfatte følgende emner: Visitation og tilsyn. Samarbejdskultur. Tavshedspligt og meddelelsespligt. Dokumentation og notatpligt. Klagevejledning. Leverandøren er forpligtet til at introducere sine medarbejdere i ovenstående emner. Side 9 af 21

4.6 Arbejdsmiljø. Leverandøren skal overholde arbejdstilsynets krav samt sikre sine medarbejdere gode fysiske rammer og et godt psykisk arbejdsmiljø. 4.7 Underleverandører. Det er tilladt den godkendte leverandør at anvende underleverandører, som forinden er godkendt af Viborg Kommune. Hvis virksomheden opererer med underleverandører, skal disse leve op til de samme kvalitetskrav, som stilles til den kontraktsansvarlige leverandør. Den godkendte virksomhed er i alle forhold ansvarlig over for kommunen uanset, om opgaven udføres af underleverandører eller leverandøren selv. Hvis der i forbindelse med nærværende godkendelsesrunde ønskes godkendelse af eventuelle underleverandører, skal der for underleverandøren ske udfyldelse af alle punkter i bilag 1 og 2. Hvis leverandøren efter kontraktens indgåelse ønsker at benytte andre underleverandører, end de der oplystes i forbindelse med ansøgningsproceduren skal dette meddeles Viborg Kommune og ikke godkendte underleverandører skal godkendes af Viborg Kommune. 4.8 Gave og låneforbud. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende må ikke modtage arv, gaver eller lignende økonomiske fordele fra borgere. Leverandøren og dennes medarbejdere samt ægtefæller, nærtstående og pårørende og borgere må ikke låne hinanden penge. 5 Krav til ydelsen. 5.1 Kvalitetsstandard og ydelsesbeskrivelser. Ydelsen madservice skal udføres i henhold til den konkrete afgørelse (visitation) og ud fra Viborg Kommunes servicemål for madservice. Viborg Kommunes servicemål for madservice fremgår af Kvalitetsstandarderne for 2012. 5.2 Visitation og afgørelse. Det er Viborg kommune, som på baggrund af en konkret, individuel vurdering af borgerens samlede behov og situation visiterer, og dermed afgør ydelsen. Denne visitation foretages af en visitator fra kommunens myndighedsdel. Hvis borgeren opfylder kriterierne for tildelingen af ydelsen, modtager borgeren en bevilling og madservice kan iværksættes. Leverandøren tilrettelægger selv opgaveløsningen. Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at anerkende resultatet af visitationer og revisitationer, også i tilfælde, hvor det medfører økonomiske konsekvenser for leverandøren. Side 10 af 21

Der fortages fornyet visitation efter behov og med følgende konsekvenser: Ved ændring af ydelsen, ændres aftalegrundlaget fra ændringsdatoen og betalingen følger samme dato. Ved standsning af ydelsen, ophører betalingen med opgaveudførelsen. Hvis levering af madservice ophører i tilfælde af borgerens indlæggelse eller flytning, ophører leveringen og betalingen fra henholdsvis indlæggelses- eller fraflytningsdatoen. I tilfælde af dødsfald ophører levering af madservice og betalingen på dødsdagen. 5.3 Menuvalg/valgfrihed. Leverandøren fastsætter menuen. Leverandøren skal tilbyde en menuplan for en uge ad gangen. Borgeren skal tilbydes mulighed for menuvalg. Der skal kunne vælges mellem 10 hovedretter og 17 forskellige biretter. For/efterretter (biretter) skal kunne til og fravælges. Der skal være mulighed for tilkøb af madpakke og energidrikke. Der skal i menuplanen tages højde for sæson, søndage og helligdage, og der skal serveres kost der følger almindelig tradition (and til jul, lam til påske mm.). 5.4 Ernæring. Maden skal være sund og af høj kvalitet og næringsindholdet skal leve op til anbefalingerne for den danske institutionskost Ministeriet for fødevarer, landbrug og fiskeri. 5.5 Energiindhold. Det samlede energiindhold i døgnkosten: En standardportion hovedret skal mindst indeholde 2,5 MJ i gennemsnittet pr. uge. Dette er også gældende for en energitæt portion. Standardportionen tager udgangspunkt i anbefalingerne til sygehuskost med et lidt højere fedtindhold end anbefalet til raske med almindelig appetit. Det betyder en energiprocent der ser således ud: Protein ca. 18 E% Fedt ca. 40 E% Kulhydrat ca. 42 E% Anvendelsen af tilsætningsstoffer skal begrænses. Side 11 af 21

5.6 Portionsstørrelser. Mængde i standardportion ca. 500 g. Energitæt ca. 300 g. En portion består af Standard = sygehuskost Energitæt = småtspisende Hel kød 90 g 70 g Fars eller paneret kød 110g 70 g Fisk (stegt/kogt) 100g 70 g Sammenkogt ret 2,5 dl 1,8 dl Kartofler, kartoffelmos, ris 175 g 75 g eller pasta (kogt) Grøntsager, salater, råkost 50-75 g 25 g Stuvede grøntsager 2,5 dl 1,25 dl til 1,7 dl sovs 1,5 dl 1,0 dl Grøntsagssuppe 2,5 dl 1,5 dl Frugtsuppe 2,5 dl 1,5 dl Frugtgrød incl. mælk 2,5 dl 1,5 dl +1 dl. fløde Mælkegrød 2,5 dl 1,5 dl Madpakke, rugbrød med pålæg og pynt 3 x ½ sk. 5.7 Krav vedrørende diætmad. Leverandøren har mulighed for at tilbyde at levere diætmad til de særlige takster for dette, men det er ikke et krav for godkendelse. Det fremgår af kontrakten mellem leverandør og Viborg Kommune, hvorvidt leverandøren ønsker at tilbyde diætmad. Diætmad er defineret som afvigelser fra normalkosten og kan både være lægeordineret og ikke-lægeordineret. Diætmad tilberedes i henhold til normer fra Den nationale kosthåndbog. Der tilbydes forskellige kostformer og diæter. Disse leveres efter individuel vurdering hos borgeren, i samarbejde med det plejepersonale der kommer i hjemmet og ud fra en ernæringsvurdering: Vegetarkost. Blød kost. Blød kost med mos. Energitæt kost. Purekost. Kost der tager hensyn til borgernes religiøse forhold. Side 12 af 21

Diabeteskost. Allergikost (f.eks. glutenfri og laktosefri). Energireduceret kost 5MJ. Fedt- og kolesterolmodificeret kost. 5.8 Midlertidig levering af madservice. Leverandøren skal kunne levere madservice, som udelukkende gives for en defineret tidsperiode. Ved udløb af perioden stopper leverandøren leverancen. Hvis borgerens situation gør, at der fortsat er behov for madservice, skal leverandøren forinden kontakte Visitation Sundhed og Omsorg, der herefter revurderer behovet for madservice. 5.9 Ophør af madservice. Ophør af madservice kan kun finde sted efter en revisitation eller efter en dokumenterbar aftale med borgeren, herunder også notat efter telefonsamtale. 6. Arbejdstilrettelæggelse. 6.1 Krav til arbejdets tilrettelæggelse og planlægning. Leverandøren skal sikre en god kvalitet i udførelsen af opgaven, herunder god og effektiv brugerbetjening og brugerservice målrettet ældre og handicappede. Leverandøren indestår for, at alt arbejdet, der udføres i henhold til nærværende kontrakt, udføres i overensstemmelse med god skik i branchen. Leverandøren skal sikre, at udbringningen af maden altid udføres af et engageret og ansvarsbevidst personale. Leverandøren skal sikre, at de medarbejdere, der udbringer maden, viser almindelig hjælpsomhed overfor borgeren, også uden at det medfører krav om ekstra betaling. Leverandøren skal tilstræbe, at leverancen til den enkelte borger af madservice udføres af personale, der kender den aftalte hjælp. 6.2 Samarbejdet med de pårørende. Leverandøren skal respektere borgerens ønske om inddragelse eller udelukkelse af borgerens pårørende. 6.3 Sprogkrav. Leverandøren og medarbejderne skal kunne tale, læse og skrive dansk. Side 13 af 21

6.4 Leverance. Leverandøren skal lede og tilrettelægge arbejdet, så borgerne ikke mærker eventuelle driftsproblemer. Leverandøren skal således have et beredskab, der kan håndtere hændelser som sygdom hos personalet, ferieperioder, personalemangel og lignende. Aflysninger fra leverandøren: Madservice kan ikke aflyses. Madservice skal ydes til borgere alle ugens dage, året rundt. Ved omlægning af aftaler i henhold til levering, orienteres borgeren telefonisk. Hvis en daglig levering af f. eks. varm mad flyttes mere end ½ time i forhold til det aftalte tidspunkt, orienteres borgeren telefonisk. Hvis en leverance af ugentlig levering f. eks. frostmad flyttes mere end 1½ time i forhold til det aftalte tidspunkt, orienteres modtageren telefonisk. Aflysninger fra borgeren: Borgeren kan afbestille/ændre maden for en kortere periode. Afbestilling/ændring skal i givet fald finde sted til leverandøren senest kl. 12.00 dagen inden, maden skulle have været leveret. Ved akut indlæggelse på sygehus kan borgeren dog framelde madservice indtil kl. 9.00 på dagen for leveringen uden at det udløser betaling. Leverandøren har krav på afregning, hvis borgeren selv aflyser maden efter kl. 12.00 dagen inden leveringen. 6.5 Bestilling og afbestilling. Borgeren bestiller madservice for en uge ad gangen på baggrund af menuplan. Bestilling af mad fra modtager til leverandør kan som hovedregel max kræves 5 uger i forvejen. Borgeren har mulighed for at ændre eller foretage afbestilling indtil dagen før kl. 12.00 før aftalt leveringstid. Leverandøren skal kunne genoptage leverancen til borgere, der har været indlagt på sygehus, indenfor 24 timer. 6.6 Valgfrihed. Leverandøren kan vælge at madservice ydes som fleksibel mad (f.eks. køle- eller frostmad) eller som varmholdt mad. Borgerne kan tilbydes diætkost. Madservice med udbringning. Leverandøren producerer maden og er ansvarlig for, at borgeren får maden leveret i hjemmet. For varmholdt mad er leveringen daglig, mens fleksibel mad minimum skal leveres ugentlig. Madservice uden udbringning. Leverandøren producerer maden og er ansvarlig for at borgeren tilbydes afhentning af Side 14 af 21

maden hos leverandøren. For varmholdt mad skal daglig afhentning være muligt, mens fleksibel mad minimum skal afhentes ugentligt. Leverandøren skal ved samlet madservice være behjælpelig med anbringelse af maden i køleskab/fryser. Det forudsættes at borgeren ved bevilling af madservice, har en almindelig ovn eller microovn og evt. fryser ved levering af frostmad, til rådighed. 6.7 Krav til madens temperatur under opbevaring og udbringning. Maden udbringes så temperaturen på intet tidspunkt inden afleveringen er under 65 o C. for den varmholdte hovedret, og så temperaturen for de kolde hovedretter på intet tidspunkt overstiger 5 o C. For frosne hovedretter skal temperaturen være mindst -15 o C. 7 Krav til samarbejdet. 7.1 Kontakt til kommunen. Visitation Sundhed og Omsorg kan kontaktes på følgende adresse: Visitation Sundhed og Omsorg, Prinsens Alle 5, 8800 Viborg. Henvendelser vedrørende leverandørkontrakten skal ske til afdelingslederen for Visitation Sundhed og Omsorg på tlf.: 87 87 61 19 eller mail: jyt@viborg.dk Kontakt til leverandører vedrørende leverandørkontrakten vil på Viborg Kommunes vegne blive foretaget af Sundhed og Omsorgschef eller afdelingslederen for Visitation Sundhed og Omsorg. Henvendelser vedrørende konkrete borgere skal rettes til visitationen. Telefontræffetider kl. 8.00 10.00 på hverdage. Tlf.: 87 87 61 00 Team 1 Bjerringbro, Møldrup, Tjele, Viborg by(midt og Syd/Vest). Tlf.: 87 87 61 10 Team 2 Rødkærsbro, Karup, Fjends, Løgstrup, Hald Ege, Houlkær, Viborg by(nord/vest). 7.2 Ændring af serviceniveau. Kommunen skal orientere leverandørerne om ændringer i serviceniveau m.v., og leverandørerne er forpligtet til at sætte sig ind i disse ændringer. Visitation Sundhed og Omsorg foretager herefter en ny visitation hos borgerne, som leverandørerne skal efterkomme. 7.3 Fællesmøder. Med henblik på udvikling af serviceområdet og sikring af, at de private leverandører i god tid er orienteret om nye udviklingstiltag, lovændringer mm. afholdes minimum 2 møder årlig mellem Visitation Sundhed og Omsorg og leverandørerne. Leverandøren honoreres ikke særskilt for at deltage i disse møder. Kommunen udarbejder beslutningsreferater fra møderne. Side 15 af 21

7.4 Kvalitetssikring og tilsynsforpligtelse. Viborg Kommune fortager løbende tilsyn og kvalitetssikring, bl.a. ved uanmeldte stikprøvekontrol hos borgeren eller leverandøren. Der kontrolleres temperatur, portionsstørrelse, næringsindhold og organoleptisk vurdering, samt ved registrering af klagesager og i forbindelse med revisitationer. Kommunen vil endvidere gennemføre brugerundersøgelser. Resultatet af brugerundersøgelser samt af Kommunens øvrige tilsyn og kvalitetssikring drøftes på fællesmøderne, jf. afsnit 6.3 i kontrakten. Leverandøren er forpligtet til at bistå og levere oplysninger ved besøg, analyser og kontroller. 7.5 Skift af leverandør. Leverandøren kan ikke opsige en aftale med en borger. Borgeren kan skifte leverandør med 30 dages varsel til udgangen af en måned. Kommunen kan dog i særlige tilfælde imødekomme borgerens ønske om leverandørskift med kortere varsel. 7.6 Klager. Klager vedrørende levering af mad, skal registres af leverandøren. Dette gælder både mundtlige og skriftlige klager. En klage skal sendes sammen med leverandørens skriftlige redegørelse til Visitation Sundhed og Omsorg. Registrering af klager skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger, således at gentagelsestilfælde undgås. Leverandøren skal uden beregning medvirke ved behandling af klagesager, hvori leverandøren er inddraget. I forbindelse med klager vil der endvidere skulle påregnes tidsforbrug på dialog med pårørende osv. Klager vedrørende de visiterede ydelser behandles af Visitation Sundhed og Omsorg. Modtager leverandøren klager vedrørende de visiterede ydelser (f.eks. om omfanget af den tildelte hjælp), er leverandøren forpligtet til straks at viderebringe klagen til Visitation Sundhed og Omsorg. Manglende viderebringelse af klager betragtes som en misligholdelse af kontrakten. 8 Generelle vilkår. 8.1 Underretningspligt og notatpligt. Leverandøren skal skriftligt underrette Visitation Sundhed og Omsorg, hvis borgeren selv tilkendegiver eller der observeres ændrede forhold. Leverandøren skal straks skriftligt underrette Visitation Sundhed og Omsorg om: Alvorlige svigt hvis borgerens grundlæggende behov for omsorg, pleje og praktisk hjælp ikke er tilgodeset, eller hvis en borger bliver udsat for fysisk eller psykisk overgreb. Alle uheld eller ulykker. Leverandøren skal snarest muligt telefonisk underrette Visitation Sundhed og Omsorg ved: Væsentlige uregelmæssigheder, der har betydning for leverancen Side 16 af 21

F. eks. hvis leverandøren kommer til en låst dør og der ikke forud er indgået særlige aftaler om aflevering af maden. Manglende overholdelse af underretningspligten anses som misligholdelse af kontrakten jf. afsnit 8.8 i kontrakten. Leverandøren har endvidere notatpligt, og skal notere oplysninger, som har betydning for den tildelte ydelse. 8.2 Lovgivning m.v. Leverandøren er forpligtet til at acceptere, at arbejdet udføres i overensstemmelse med principperne i offentlig forvaltning, det vil sige: Leverandøren er forpligtet til at overholde reglerne i forvaltningsloven, offentlighedsloven samt reglerne om tavshedspligt jf. 43 i lov om administration på det sociale område. Endvidere at reglerne om notatpligt efter forvaltningsloven ( 6) efterleves. For borgere, som leverandøren leverer visiterede ydelser til gælder reglerne om aktindsigt i Offentligheds-, Persondata- og Forvaltningsloven. Begæringer om aktindsigt skal videresendes til kommunen, der forestår behandlingen heraf. Videresendelse skal ske uden grundet ophold efter modtagelsen af hensyn til sikring af overholdelse af 10-dages fristen for kommunens besvarelse heraf. Leverandøren er forpligtet at stille de fornødne oplysninger til rådighed for kommunen i forbindelse med kommunens behandling af begæringen. Leverandøren er forpligtet til at notere mundtlige begæringer om aktindsigt i overensstemmelse med reglerne om notatpligt. 8.3 Behandling af personoplysninger. Kommunen er dataansvarlig og leverandøren databehandler i henhold til lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren handler alene efter instruks fra kommunen. Leverandøren skal sikre sig imod at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Leverandøren skal på kommunens anmodning give kommunen tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Bestemmelserne i Justitsministeriets bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 som ændret ved bekendtgørelse nr. 201 af 22. marts 2001 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning, er ligeledes gældende for leverandøren. Side 17 af 21

Leverandøren er forpligtet til, i overensstemmelse med bestemmelserne i lov om behandling af personoplysninger, at give en person, der fremsætter begæring herom, meddelelse om, hvorvidt der behandles oplysninger om vedkommende. 8.4 Tavshedspligt. Leverandøren og dennes medarbejdere, der udbringer mad, har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de bliver bekendt med gennem opgaveløsningen, jf. straffelovens 152, 152 a, og 152 c, og 152 d. Tavshedspligten indebærer bl.a. en forpligtelse til ikke at røbe oplysninger om enkeltpersoners, herunder borgerens helbredsforhold eller eventuelle sociale problemer. Også andre oplysninger vedrørende enkeltpersoners forhold, der ikke er umiddelbart tilgængelige for andre, som kommer i forbindelse med den pågældende, vil kunne være omfattet af tavshedspligten. Det gælder f.eks. oplysninger om familiemæssige forhold og oplysninger om indtægts- og formueforhold. Alle leverandørens ansatte, der udbringer maden, skal underskrive og efterleve en tavshedserklæring, hvoraf det fremgår, at medarbejderen har tavshedspligt. Forpligtelsen til at underskrive og efterleve tavshedserklæringen gælder såvel medarbejdere hos leverandøren, som udbringer maden, som eventuelle underleverandører, der i forbindelse med opgaveløsningen faktisk bliver bekendt med fortrolige oplysninger. Leverandøren har ansvaret for, at de omtalte ansatte og eventuelle underleverandører lever op til disse krav. Tavshedspligten er livslang. Tavshedspligten ophører således ikke ved kontraktperiodens udløb, efter ansættelsesforholdets ophør samt i tilfælde af, at borgeren vælger en anden leverandør. Overtrædelse af tavshedspligten er strafbar. Leverandøren og de medarbejdere, der udbringer maden, må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. 8.5 Samarbejde og Informationspligt. Der forudsættes en gensidig dialog mellem kommune, leverandør og ydelsesmodtager. Leverandøren skal give kommunen oplysninger om samtlige forhold, herunder fremlægge den nødvendige dokumentation for forhold, der kan hindre, forstyrre eller true opfyldelsen af den indgåede kontrakt. Leverandøren og kommunen skal gensidigt informere hinanden om forhold, der har relation til udførelsen af hjælpen. 8.6 Tvist og uenigheder. Eventuelle tvister og uenigheder skal i videst muligt omfang søges løst i mindelighed mellem parterne. Eventuelle uoverensstemmelser mellem Viborg Kommune og leverandøren om ethvert spørgsmål omfattet af nærværende aftale afgøres ved voldgift. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig og bindende for parterne. Side 18 af 21

8.7 Opsigelse. Leverandøren kan opsige nærværende kontrakt et varsel på 3 måneder til en måneds udgang. Kommunen kan opsige nærværende kontrakt med et varsel på 3 måneder til en måneds udgang. Madservice er konkurrenceudsat og eventuelle ændringer forventes at træde i kraft efter sommeren 2013. 8.8 Misligholdelse. Ved vurdering af, om der foreligger misligholdelse, herunder væsentlig misligholdelse samt retsvirkningerne heraf, gælder dansk rets almindelige regler i det omfang, det ikke er reguleret i kontrakten. Hvis en part misligholder sine forpligtelser i henhold til nærværende kontrakt, og ikke inden 2 uger efter, at den anden part skriftligt har påtalt denne misligholdelse, har berigtiget forholdet, betragtes misligholdelsen som en væsentlig misligholdelse, hvorefter den anden part kan hæve kontrakten uden yderligere varsel. Ved væsentlig misligholdelse i øvrigt forstås enhver misligholdelse, der som følge af sin grovhed, eller som følge af gentagne misligholdelser, må betragtes som en væsentlig misligholdelse af kontrakten. Det betragtes endvidere altid som væsentlig misligholdelse, hvis leverandøren går konkurs, standser sine betalinger eller åbner forhandlinger om akkord eller i øvrigt kommer i økonomiske vanskeligheder, herunder får forfalden gæld til det offentlige af et sådan opfang, at gælden overstiger det tilladte i henhold til loven om begrænsninger af skyldnerens muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Det samme gælder, såfremt leverandøren ophører med den virksomhed, som kontrakten vedrører, eller der indtræder andre omstændigheder, der bringer kontraktens rette opfyldelse i alvorlig fare. I øvrigt gælder dansk rets almindelige misligholdelsesbeføjelser. Ved ophævelse af kontrakten skal den part, hvis misligholdelse er årsag til ophævelsen, erstatte modparten dennes dokumenterede og direkte tab, i den udstrækning det overstiger eventuelle påløbne renter. Parterne er erstatningsansvarlige efter dansk rets almindelige ansvarsregler, idet parterne dog ikke er ansvarlige for driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. For forhold, der udløser betaling af bod, kan kommunen kun kræve yderligere erstatning i det omfang, kommunen dokumenterer et tab ud over boden. 8.9 Overdragelse af opgaverne og ændring af ejerforhold. Overdragelse af en godkendt leverandørs opgaver til en anden godkendt leverandør skal meddeles Viborg Kommune. Den overdragende leverandør er forpligtet til at informere de Side 19 af 21

berørte borgere om deres muligheder for at videreføre samarbejdet med den nye leverandør eller at vælge en ny leverandør. Overdragelse af opgaver til en ikke godkendt leverandør kræver Viborg Kommunes godkendelse. Hvis den bestemmende indflydelse i leverandørens virksomhed overgår til en ny ejer, skal det ligeledes meddeles Viborg Kommune. 8.10 Force majeure. I det omfang udefra kommende begivenheder, som leverandøren ikke er herre over, såsom naturkatastrofer, strejker, som ikke skyldes leverandørens egne forhold, lockout eller anden force majeure, forhindrer leverandøren i at opfylde de forpligtelser, leverandøren i nærværende kontrakt har påtaget sig, foreligger der ikke misligholdelse, og kommunen er ikke berettiget til at gøre beføjelser om misligholdelse gældende. Hvis sådanne omstændigheder indtræder, påhviler det leverandøren straks at tage effektivt skridt til med alle til rådighed stående midler at overvinde den pågældende hindring eller formindske dens virkning. Leverandøren er endvidere forpligtet til straks at give kommunen meddelelse herom. Det bemærkes, at det ikke betragtes som force majeure, hvis snevejr, glat føre eller lignende vanskeliggør trafikforholdene. Kommunen har dog ret til at lade arbejdet udføre selv eller af andre, så længe leverandøren er forhindret som følge af force majeure. 8.11 Fortrolighed. Parterne (kommunen og leverandøren) anerkender, at de har modtaget eller igennem kontraktperioden vil modtage oplysninger om den anden part og dennes virksomhed, som er af fortrolig karakter, jf. i øvrigt bestemmelserne om tavshedspligt. 8.12 Ændringer i kontrakten tilpasning. Ændringer i kontrakten kan kun ske med kommunens og leverandørens skriftlige samtykke. Parterne er berettiget til at forlange sådanne ændringer i kontrakten, som er nødvendige for at tilpasse kontrakten til ændrede myndighedskrav. Hvis en part finder, at ændrede forhold berettiger parten til ændringer, skal den anden part orienteres herom bilagt fornøden dokumentation for de påberåbte ændringer. 8.13 Kontraktens ophør. Ved ophør af kontrakten skal leverandøren til kommunen aflevere følgende: Notater, som er udarbejdet i forbindelse med opgaveløsningen. Sagsoplysninger vedrørende den enkelte bruger, som er indhentet i forbindelse med opgaveløsningen. Øvrige informationer som er relevante for opgaveløsningen. Evt. nøgler, udlånt materiale og hjælpemidler m.v. Side 20 af 21

Underskrift. Leverandøren indestår for alt arbejde, der udføres i henhold til nærværende kontrakt. Kontrakten er indgået med virkning fra 01-01-2013 til 31-12- 2013. Kontrakten er gældende under forudsætning af Byrådets godkendelse den 29. januar 2013. Med nedenstående underskrift bekræftes det, at leverandøren er indforstået med at levere den ydelse/ de ydelser, der søges om godkendelse til i overensstemmelse med de krav og betingelser, som er beskrevet i det samlede godkendelsesmateriale. Denne kontrakt oprettes i 2 underskrevne eksemplarer, hvoraf det ene beror hos kommunen og det andet hos leverandøren. Således aftalt: Dato: Firmastempel: Leverandørens underskrift: Dato: Stempel: Kommunes underskrift: Side 21 af 21