Sol over Stevns Forretningsplan
Introduktion Vi er en gruppe frivillige fra stevnske foreninger som kunne tænke os at lave en årligt tilbagevendende gratisbegivenhed på Stevns for og af stevnsboerne, men også for besøgende fra nabokommuner samt turister. Det overordnede mål er at lave en fælles begivenhed for stevnsboerne sekundært at markedsføre Stevns. Begivenheden skal i 2018 finde sted d. 2. Juni fra kl. 14-22 på banerne v Strøby Idrætscenter. Begivenheden: Et etableret musiknavn samt lokale bands/solister. Et etableret børneunderholdningsnavn samt lokale entertainere. Aktiviteter arrangeret af foreningerne på Stevns mhp markedsføring af foreningerne og aktiviteter for børn og voksne på selve dagen. Boder med stevnske fødevarer mhp markedsføring af stevnske producenter og salg af deres varer på dagen. Boder med stevnsk kunsthåndværk mhp markedsføring af stevnske kunsthåndværkere og salg af deres varer på dagen. Madboder (lokale virksomheder) som skal sørge for mad til de besøgende. Mindre madboder som de lokale foreninger står for mhp at tjene lidt til foreningerne. Boder med drikkevarer. Al fortjeneste går til at kunne afholde næste års begivenhed og ellers deles overskuddet ud blandt de deltagende foreninger. Partiboder hvor de lokale politikere kan få mulighed for at komme i kontakt med stevnsboerne. Forhåbentlig vil alle partier deltage. Kræmmermarked. Skal primært bruges som trækplaster da mange mennesker godt kan lide at tage på kræmmermarked. Turist på Stevns bod som skal markedsføre turistattraktionerne på Stevns. 1
Indholdsfortegnelse S. 2 Indholdsfortegnelse S. 3 Resumé S. 5 Idégrundlag S. 6 Personlige ressourcer og mål S. 8 Markedsbeskrivelse/analyse S. 11 Salg- og markedsføring S. 12 Finansiering S. 13 Organisering af virksomheden 2
Resumé Resuméet skal give læseren et hurtigt overblik over din virksomhedsidé. Det bør indeholde de vigtigste oplysninger fra forretningsplanen. Resuméet kan have følgende hovedpunkter: Hvem er jeg/vi? Hvad sælger virksomheden? Hvilken værdi skaber vi for kunderne? Hvilke og hvor mange kunder? Omsætning det første år? Overskud det første år? Behov for finansiering? Vi er primært frivillige fra stevnske foreninger, men også andre frivillige ildsjæle fra Stevns deltager i arbejdet med at få begivenheden op at stå. Dertil kommer involvering af lokale eksperter, som allerede har at gøre med f.eks. turisme, madproduktion, musik og kunsthåndværk. De fysiske rammer er banerne ved Strøby Idrætscenter hvor der er plads også til parkering - og mulighed for tilslutning til el. Der vil også være plads til en scene (som vi i øvrigt kan leje for omkring 1000,- af Hårlev Frivilligforening). Diverse tilladelser har tidligere været opnået på denne lokation. Sol over Stevns er en begivenhed som primært har til formål at samle stevnsboere om en fælles begivenhed. Sekundært at markedsføre Stevns ovf både stevnsboere, folk fra nabokommuner og turister. Vi vil sørge for at forholdene er således at fysisk og psykisk handicappede også kan deltage. Der vil være sceneunderholdning hvor et eller to etablerede navne skal være trækplaster og hvor lokale bands/solister/entertainere kan gøre opmærksom på sig selv. Ligeledes giver det lokale foreninger, fødevareproducenter, kunsthåndværkere, politiske partier, turistattraktioner, ifm salg og aktiviteter, mulighed for at gøre opmærksom på sig selv og tjene lidt penge. Mht større madboder vil de blive lavet aftaler med virksomheder med næringsbeviser, så vi kan imødekomme gæsternes behov. Vi vil kræve et beløb for tilstedeværelsen. Mindre madboder kan de lokale foreninger stå for og dermed få en mulighed for lidt indtjening. Ift drikkevarerboder vil vi lave aftale med Royal, Braunstein, Carlsberg el lign. og sikre os en pæn del af overskuddet. For alle boder gælder det at der vil være plads og mulighed for eltilslutning, men bodholderne sørger selv for alt andet. Markedsføring (plan vedhæftet) på sociale og i lokale medier (Stevns, Køge, Fakse og Haslev) skal få ca. 2000+ mennesker til at møde op. Derudover vil involvering af de lokale foreninger, 3
kunsthåndværkere, fødevareproducenter, musikskolen og andre lokale interessenter formodentlig bidrage til besøgstallet (mund til mund) pga den omfattende lokale involvering. Vi har brug for finansiering - estimeret 180000,- - til de 1-2 etablerede navne, leje af toiletvogne mm og da vi bare er en masse frivillige har vi som udgangspunkt ingen midler. For at begivenheden kan blive en realitet søger vi midler fra kommunens kulturpulje og fonde. Derudover søger vi sponsorer og har i den forbindelse lavet en liste over forskellige sponsorater. (vedhæftet) Hvis det ikke viser sig muligt at rejse 180000,- kan begivenheden afholdes uden de etablerede underholdningsnavne eller blot et enkelt. Af de 180000,- er de p.t. 85000,- øremærket til etablerede navne. Se i øvrigt vedhæftede budget. Indtjeningen skal primært komme fra salg af drikkevarer og et deltagergebyr fra de 2 store madboder og et evt overskud skal enten benyttes til afholdelse af et lignende arrangement året efter eller deles ud blandt de deltagende foreninger. P.t. har vi forsigtigt estimeret et overskud på 20000,- på salg af drikkevarer og 25000 i deltagergebyr fra de 2 store madboder. Al anden omsætning på markedet går direkte til aktørerne (foreninger og lokale erhvervsdrivende). 4
Idégrundlag Idégrundlaget er en beskrivelse af virksomheden, set fra de lidt høje luftlag. Idégrundlaget skal bruges til at give dig og dine interessenter en præcis beskrivelse af kernen i din virksomhedsidé. Hvad er det din virksomhed giver dine omgivelser? Mere detaljerede kunde-, produkt-, økonomiske beskrivelser og lignende skal du udfylde senere i forretningsplanen. Virksomhedens idé/eksistensberettigelse: Vi frivillige primært fra stevnske foreninger samt nøglepersoner fra Stevns planlægger at lave et arrangement som skal 1) samle stevnsboerne, 2) markedsføre Stevns og 3) give de lokale foreninger, kunsthåndværkere og madproducenter mulighed for at tjene penge på dagen. Det skal være et 1 dags arrangement som skal foregå på banerne v Strøby Idrætscenter. Der skal være en scene hvor der den første halvdel af arrangementet skal være underholdning for børn (musik, artister). Anden halvdel af arrangementet på scenen skal byde på musik for det bredere publikum, men med voksne som målgruppe. Vi vil have et kendt navn til børneunderholdningen og et kendt navn til voksenunderholdningen. De kendte navne skal trække folk til arrangementet både fra Stevns og nabokommunerne. Der skal også være lokale stevnske musikere og det skal koordineres i samarbejde med først og fremmest Stevns Musikskole. Der skal også være et område hvor foreningerne fra Stevns kan gøre opmærksom på dem selv. Vi forestiller os at de hver især har en bod og kan lave forskellige (fysiske) aktiviteter og/eller sælge noget (f.eks. hjemmelavede boller), så de samtidig kan tjene penge til foreningen. Der skal også være et område med kunsthåndværk fra Stevns. En fra kunsthåndværkermiljøet vil sørge for at de lokale kunsthåndværkere får tilbud om at deltage og koordinere kunsthåndværkermarkedet. Derudover skal der være et fødevaremarked hvor de lokale producenter kan markedsføre sig selv og Stevns og tjene penge på salg af produkter. Vi har allieret os med en fra det lokale fødevarenetværk som gerne vil være tovholder på fødevaremarkedet. Der skal selvfølgelig også være et område hvor der kan købes mad og drikke. Så vidt det er muligt skal det være lokale producenter. Overskuddet fra salg af drikkevarer skal gå til at dække nogle af de udgifter der er ifm afholdelse af en lignende begivenhed i 2019. Er der mere i overskud vil det blive fordelt blandt de deltagende foreninger. Vi planlægger at der skal være 2 5
store madsteder og Stevns 2018 vil kræve betaling i en rimelig størrelsesorden. Penge der skal gå til afvikling af næste års begivenhed eller til deltagende foreninger. Der vil også være et område på markedet hvor de lokale partier kan få mulighed for at markedsføre dem selv. Vi sørger for at der er partier fra alle ender af spektret. Vi vil også indbyde kræmmere til at opstille boder, da de formodentlig også vil kunne trække nogle mennesker til begivenheden. Vi regner med at der kommer ca. 30 kræmmere. Endelig skal begivenheden også markedsføre stevnske seværdigheder, turiststeder og virksomheder. Som udgangspunkt som sponsorer. De vil så blive markedsført på markedet og i/på diverse medier. Dette sker i samarbejde med turistchef og turismekonsulent fra Stevns. Virksomhedens forretningsgrundlag (per produktgruppe/ydelse) hvad tjener virksomheden penge på?: Indtægten skal komme fra salg af drikkevarer og leje fra de 2 store madboder. Derudover er vi afhængige af midler fra kulturpuljen, fonde og sponsorer. Personlige ressourcer og mål Viden om ydelsen/produktet: Nogle af os frivillige i styregruppen har tidligere været involveret i at sætte større arrangementer op, ikke mindst på grund af vores engagement i foreningslivet, hvor større arrangementer indimellem afholdes. I styregruppen sidder desuden personer med kompetencer indenfor økonomi, salg og marketing, erfaring med indhentning af tilladelser, kvalitetskontrol og iværksætteri. Der er desuden fokus på at få inddraget de rette personer (med de rette kompetencer) indenfor musik, turisme, madproduktion og kunsthåndværk og tilkendegivelser fra disse personer er allerede givet. Stærke sider i forhold til virksomheden/produktet/servicen: De rette folk er involveret og vi er mange der deltager i forberedelsen og afviklingen. Svage sider i forhold til virksomheden/produktet/servicen: 6
Primært økonomien. I opstartsåret er vi afhængige af tildelte midler og sponsorkroner, hvilket godt kan være en udfordring i en kommune som Stevns, hvor befolkningstallet kun lige runder 20000. Det har indflydelse på om der vil være deltagelse af etablerede underholdningsnavne og hvor omfattende markedsføringen kan blive. Desuden mangler vi viden om hvordan lige netop sådan et arrangement vil blive modtaget. Forventning om indtjening (din løn) det første år: Indtil aftalen med drikkevarerboderne er lavet og da deltagerantallet også er et estimat - er det svært at estimere. Derfor har vi opgivet et meget forsigtigt estimat på 20000,- på salg af drikkevarer. Dertil kommer en indtjening på 25000,- fra de de store madboder. Produktet/Ydelsen Virksomheden har følgende produkter/varegrupper/ydelser: 1) Boder med mad og drikkevarer 2) Boder med lokale madvarer, kunsthåndværk, kræmmervarer 3) Underholdning i form af musik 4) Aktiviteter afholdt af de lokale foreninger 5) Infoboder politiske partier og turisme Værdi hos kunden, der dækkes ved produkter/varegrupper/ydelser: 1) Mad og drikke 2) Underholdning 3) Aktiviteter tale med og afprøve de lokale foreningers tilbud 4) Mulighed for at købe lokale varer 5) Mulighed for at blive oplyst om lokalpolitik og lokale seværdigheder 7
Mulige navne på leverandører af produktet: Drikkevarer: Royal, Braunstein eller Carlsberg Madboder med næringsbeviser: F.eks. Kok med Kul på, AIK caféen, Ferdinands Catering, Ramsømagle forsamlingshus Branchens udviklingsmuligheder: Hvis vi genererer et passende overskud, finder flere sponsorer og får tildelt flere midler kan man bruge pengene på flere etablerede navne fremover og bruge flere penge på markedsføring. Navn på virksomhedens centrale netværk, interessenter og brancheforening: Da så mange lokale er involveret i begivenheden bliver det nemmere at få spredt budskabet. Det betyder også at mange føler ejerskab. De vigtigste konkurrenter: 1) Andre lignende begivenheder i nabokommunerne 2) 3) 8
Markedsbeskrivelse/analyse Før du er i stand til at udføre nogen salgs- eller markedsføringstiltag, er det nødvendigt at vide noget om markedet. Markedsbeskrivelsen er at betragte som den del af et isbjerg, der ligger under vandet. Markedsføringen, dvs. brochurer, visitkort annoncer m.v. er den lille del af isbjerget, der er synligt. For at kunne lave en god markedsføring er det nødvendigt at have en solid viden om markedet. Den typiske slutbruger (B2C) Mand/kvinde: begge Alder: alle aldre Uddannelse: alle også dem uden Arbejde: intet specifikt Geografisk afgrænsning af kunderne: I Danmark: Stevns, sekundært Køge, Fakse, Haslev Realistisk antal kunder/markedsandel: Ca 2000 De vigtigste konkurrenceparametre på markedet (fx pris, kvalitet, leveringstid): 1) Pris det er et gratisarrangement 2) Diversitet mange forskellige aktører tiltrækker mange forskellige mennesker 3) Lokalt islæt tiltrækker dem der er nysgerrige på at vide mere om Stevns 4) Hvis økonomien rækker etablerede underholdningsnavne Trusler, der kan ødelægge mulighederne (fx nye konkurrenter, teknologi eller love): Manglende økonomi, dårligt vejr, en ny lignende begivenhed (eller dele deraf) i nabokommunerne 9
Vurdering af virksomhedens muligheder på markedet konklusionen på analysen Os bekendt findes der ikke lignende arrangementer på Stevns. Der har i mange år været afholdt truckermarked i Lyderslev og et stort kræmmermarked i Tårnby, men begge begivenheder findes ikke mere. Der er festuger i hhv Køge og Haslev, men de ligger ikke i samme uge. Da begivenheden med dens mange forskellige aktører appellerer til alle køn og aldre og ovenikøbet er et gratisarrangement, forventer vi at mulighederne er rigtig gode. Vi vurderer at mange stevnsboere vil sætte pris på et sådant arrangement, hvor de i øvrigt kan møde naboen, købmanden, legekammeraterne o.a. Folk fra nabokommunerne vil formodentlig også tiltrækkes af et gratisarrangement hvor de kan blive underholdt og få mulighed for at købe stevnske specialiteter og kræmmervarer. 10
Salg- og markedsføring Du har forhåbentlig været meget konkret i din beskrivelse af markedet. Det vil gøre arbejdet med salg og markedsføring meget nemmere. Hvis du præcis ved, hvem du vil ramme, er det nemmere at vælge, hvilke midler du vil bruge i markedsføringen og salgsaktiviteterne. Løbende salgs- og markedsføringsaktiviteter fra start: Salgs- og markedsføringskanal Digital markedsføring Aktiviteter Tidsplan Ansvarlig Pris Facobook egen side og lokale facebookgrupper i de relevante byer, kommuner Mette/Pernille 5000 Direct Mail Kundebesøg Telefonsalg Annoncering I lokale aviser Pernille/Betina 20000 Tryksager Flyers til ophængning og uddeling i foreningerne, infostande/opslagstavler, dagligvareforretninger, turiststeder, biblioteker Pernille 10000 Skiltning sponsorreklame Pernille/Betina 10000 Præsentationsmateriale Presse og PR Betina 0 Messe og udstilling Anden reklame Pressemeddelelser til lokalaviser, lokalradioer Netværk Hvem i dit netværk skal først have at vide, at du har startet virksomhed? Foreningernes medlemmer og lokale interessenter Årligt budget til markedsføring: 45000,- 11
Finansiering Alle midler skal skaffes fra fonde, sponsorer og Stevns kulturpulje. Samlet finansieringsbehov (etablering + likviditet): Minimum 60000,- eller op til 180000,- Forventning/tilsagn om lån/tilskud fra: Kulturpuljen: 60000 Fonde: 40000 Sponsorer: 30000 Se i øvrigt særskilt budgettet. 12
Organisering af virksomheden Under dette punkt skal du beskrive, hvordan hverdagen i din virksomhed skal fungere. Du skal også prøve at tage højde for, hvad det koster at indrette og drive firmaet. På generalforsamlingen vælges medlemmer til bestyrelsen, som efterfølgende konstituerer sig. P.t. sidder følgende i bestyrelsen: Betina Baden (formand), Pernille Worm (næstformand), Conni Olsgaard (kasserer), Bo Albin Hansen (medlem), Egon Wille (medlem), Mette Lerdorf (medlem). Bestyrelsen fungerer også som styregruppe. Derudover er der mindre arbejdsgrupper som hver især styres af en eller to tovholder(e). Tovholderne deltager i styregruppemøderne. På selve afviklingsdagen vil frivillige fra foreningerne deltage i arbejdet med at få afviklet arrangementet. Arbejdsgrupper: Fysiske rammer herunder tilladelser, bevillinger, forsikringer, P-plads (inkl. kontakt til hjemmværnsfolk), samaritter, strøm, vand, toiletter, adgangsforhold, sikkerhed, borde/bænke, telte, skrald, sceneforhold inkl. lys og lyd. Tovholdere: Bo Albin Hansen og Egon Wille. Scenen herunder børneunderholdning, voksen-/familieunderholdning (lokale og etablerede entertainere). Tovholdere: Karina Pedersen (børneunderholdning) og Bo Albin Hansen (voksen-/familieunderholdning) Foreninger herunder frivillige den 2/6-18. Sørge for det rette antal og koordinere vagtplan og roller. Derudover opsøge lokale foreninger der vil være til stede på dagen med salgsbod og/eller aktivitet og koordinere foreningsområdet. Tovholder: Karina Pedersen Mad herunder opsøge og koordinere alle deltagerne (Stevns fødevarenetværk og evt. andre relevante) på fødevaremarkedet samt identificere og indgå aftaler med de store madboder med næringsbeviser. Tovholder: Nadia Berner Kunsthåndværkermarked herunder identificere kunsthåndværkere og koordinere. Tovholder: Betina Baden Puljer og fonde herunder identificere relevante puljer og fonde og indsende ansøgninger. Tovholdere: Mette Lerdorf (alt andet end Stevns Kulturpulje og ansøgninger specifikt relateret til handicappede) og Betina Baden (Stevns Kulturpulje og ansøgninger relateret specifikt til handicappede). Drikkevarer herunder identificere og indgå aftale med leverandør. Tovholder: Bo Albin Hansen. Sponsorer herunder identificere sponsorer og udfærdige sponsortilbud, forestå kommunikationen med dem og indgå aftaler. Tovholder: Pernille Worm PR herunder pressemeddelelser og interviews til diverse medier. Tovholder: Betina Baden 13
Marketing herunder udfærdige marketingplan og gennemføre marketingaktiviteter. Tovholder: Pernille Worm. Facebook herunder opdatere vores Facebookside med input fra de andre arbejdsgrupper og udarbejde en facebookstrategi. Tovholder: Mette Lerdorf Kræmmermarked herunder identificere og koordinere ca 30 kræmmere. Tovholder: Conni Olsgaard Økonomi og revision. Tovholder: Conni Olsgaard Infoboder herunder identificere og koordinere politiske boder samt turismeboden. Tovholder: Betina Baden 14
15