Informationsmøde Vedrørende planerne for sammenlægning af AGU og AB Den 20 januar 2011
Agenda for mødet Velkomst Præsentation af dirigent Præsentation af sammenlægningsplanerne Spørgsmål til planerne Kaffe/te/øl/vand og kage
Agenda for præsentationen Formålet med informationsmødet Formålet med sammenlægningen (fordele og udfordringer) Økonomi Organisation Vedtægter og forretningsorden Sammenlægningsprocedurer Tidsplan for sammenlægningen Ny klub- og træningsdragt Nyt navn og logo
Formålet med informationsmødet Informere om: baggrunden for sammenlægningen, opbygningen af den nye forening og tidsplanen for sammenlægningen. Give medlemmerne i de to foreninger samt andre med interesse for foreningslivet i Alslev mulighed for at: stille spørgsmål til planerne, komme med forslag til ændringer og kommentere planerne.
Formålet med sammenlægningen Foreningens formål er gennem udøvelse af idræt, boldspil og anden aktivitet at skaffe medlemmerne sund legemsøvelse, og at fremme og styrke et godt kammeratskab og sammenhold mellem foreningens medlemmer. Formålet med sammenlægningen er at tilvejebringe de bedste betingelser for, at opfylde foreningens formål.
Fordele ved en sammenlægning Større klub med flere medlemmer fordel i forhold til indkøb, sponsorer og gennemførsel af visioner Bedre udnyttelse af ressourcer til at fokusere på sponsorer, aktiviteterne, visionerne og ikke mindst idrætten. Nemmere at rekruttere folk til udvalg/ bestyrelsen når de har mulighed for at beskæftige sig med lige det de brænder for. Det er én klub man kæmper for i stedet for to medvirkende til at samle byen, styrker kammeratskab og sammenhold
Udfordringer ved en sammenlægning Større klub med flere medlemmer og flere idrætsgrene går fra selvbestemmelse til medbestemmelse, sværere at opnå enighed (flere der skal blive enige og forskellige idrætsgrene med forskellige interesser og behov), ikke nødvendigvis samme interesser og visioner
Økonomi Det er besluttet at lægge de to foreningers økonomi/egenkapital sammen uden betingelser fra den dag hvor den nye forening stiftes. I andre sammenlægninger har dette vist sig at give den bedste start for den nye forening, specielt når begge foreninger, som i dette tilfælde, har en sund økonomi. Egenkapital: AGU: 305.857 Kr. (31/3 2010) AB: 312.167 Kr. (31/12 2010) Seneste resultat: AGU: 38.024 Kr. (1/4 2009 31/3 2010) AB: 21.935 Kr. (1/1 2010 31/12 2010)
Organisation Visionsudvalg Webmaster Ad hoc udvalg Støtteudvalg Sponsorudvalg Aktivitetsudvalg Indkøb Forretningsudvalg Formand Næstformand Kasserer Sekretær Medlem Idrætsudvalg Kroketudvalg Petanqueudvalg Svømmeudvalg Badmintonudvalg Tennisudvalg Håndboldudvalg Fodboldudvalg Gymnastikudvalg
Sponsorudvalg Aktivitetsudvalg Indkøb Webmaster Visionsudvalg Ad hoc udvalg Organisation Forretningsudvalg Formand Næstformand Kasserer Sekretær Medlem Bestyrelsen (Forretningsudvalget samt formanden i de øvrige udvalg) Petanqueudvalg Svømmeudvalg Badmintonudvalg Fodboldudvalg Håndboldudvalg Kroketudvalg Gymnastikudvalg Tennisudvalg
Besættelse af poster Forretningsudvalg: Forretningsudvalget består af minimum 3 medlemmer som vælges på generalforsamlingen. Forretningsudvalget konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær. Der er en formandskandidat samt kandidater til et par af de øvrige poster i forretningsudvalget. Øvrige udvalg: Udvalgene vælger selv udvalgsmedlemmer og en formand, som deltager i bestyrelsen. Udvalgene konstituerer sig selv og fastsætter selv forretningsorden. Udvalgene beslutter selv hvor mange medlemmer der skal være i de enkelte udvalg. Der er kandidater til de fleste udvalgsposter. Har du lyst til at være med til at udvikle den nye forening ved at gå ind i et af udvalgene, så kontakt formandskandidaten eller et udvalgs- eller bestyrelsesmedlem i AGU eller AB.
Vedtægter og forretningsorden De to foreningers bestyrelser har lavet et udkast til vedtægter og forretningsorden som skal godkendes/vedtages på den stiftende generalforsamling. Mest muligt er placeret i forretningsordenen, da ændringer til denne ikke kræver at det godkendes på en generalforsamling. Udkastet til vedtægter og forretningsorden placeres på de to foreningers hjemmesider, så alle har mulighed for at læse det inden den stiftende generalforsamling.
Vedtægter Forslag til vedtægter for Alslev FK: 1: Navn og hjemsted: Arbejdsnavn, som der arbejdes videre med, blev Alslev Forenede Klubber. Foreningen er hjemmehørende i Varde Kommune. 2: Formål: Foreningens formål er gennem udøvelse af idræt, boldspil og anden aktivitet at skaffe medlemmerne sund legemsøvelse, og at fremme og styrke et godt kammeratskab og sammenhold mellem foreningens medlemmer. 3: Tilhørsforhold: Foreningen er medlem af de interesseorganisationer, som den fungerende bestyrelse beslutter. Dog skal ind- og udmeldelse forelægges på en ordinær generalforsamling. 4: Forretningsudvalget og bestyrelsen udgør den overordnede ledelse i foreningen, og har som sådan ansvaret for, at den ledes på forsvarlig vis og i overensstemmelse med vedtægter og forretningsorden. Bestyrelsen består af et forretningsudvalg på minimum 3 medlemmer, samt 1 repræsentant fra hvert aktivitetsudvalg. Forretningsudvalget vælges på generalforsamlingen og konstituerer sig med formand, kasserer og sekretær på førstkommende møde efter generalforsamlingen. Aktivitetsudvalgsformænd vælges af udvalgene.
Vedtægter 5: Medlemsoptagelse og evt. udelukkelse: Foreningen kan optage både aktive og passive medlemmer som respekterer foreningens love. Et medlem kan udelukkes, hvis særlige forhold gør sig gældende. Udelukkelsen skal dog forelægges den nærmest følgende generalforsamling, hvis den udelukkede kræver dette. 6: Kontingent: Det er bestyrelsen som fastsætter kontingentsatserne efter indstilling fra udvalgene 7: Generalforsamling: Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i februar. Indvarsling sker ved bestyrelsens foranstaltning gennem offentliggørelse mindst 14 dage før generalforsamlingen. Forslag som ønskes forelagt generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før generalforsamlingens afholdelse. Stemmeret har alle aktive medlemmer, som er fyldt 18 år. Et hvert medlem som er fyldt 18 år er valgbar til udvalgene og bestyrelsen. Yngre medlemmers stemmeret kan delegeres ud til en af forældrene, dog således at hver fremmødt kun har en stemme. Passive medlemmer har ikke stemmeret.
Vedtægter 8: Dagsorden Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal minimum omfatte følgende punkter: 1, Valg af dirigent, referent, og stemmetællere. 2. Bestyrelsen aflægger beretning til godkendelse. 3. Fremlæggelse af regnskab for det forløbne år. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Valg af forretningsudvalg. 6. Udvalgene aflægger beretning. 7. Valg af bilagskontrollant samt suppleant for denne. 8. Eventuelt. 9: Ekstraordinær generalforsamling. Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes, når mindst 1/3 af de stemmeberettigede medlemmer eller 1/3 af bestyrelsen skriftlig indgiver begæring herom til bestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter, at begæringen er fremkommet overfor bestyrelsen med oplysning om det emne, der ønskes behandlet. 10. Tegning af foreningen: Foreningen tegnes af forretningsudvalget. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom, samt ved optagelse af lån af den samlede bestyrelse.
Vedtægter 11: Foreningens hæftelser. Foreningen hæfter kun for sine forpligtigelser med den tilstedeværende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer, udvalg eller bestyrelse nogen personlig hæftelse i relation til foreningens forpligtelser. Foreningens medlemmer har ikke krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art. 12: Regnskab og revision. Kassereren forestår foreningens regnskabs- og kassevæsen. Kassereren modtager alle indbetalinger og foretager alle udbetalinger af foreningens midler. Kassereren er pligtig til at holde foreningens midler skarpt adskilt fra andre midler. Foreningens midler skal være anbragt i et anerkendt pengeinstitut, bortset fra nødvendige midler til foreningens daglige drift. 13: Vedtægtsændringer: Vedtægtsændringer skal forelægges generalforsamlingen, og skal godkendes med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. 14: Foreningens opløsning Foreningens opløsning kan ske ved en på sædvanlig måde indvarslet generalforsamling, såfremt 2/3 af foreningens medlemmer er fremmødt og mindst 2/3 af disse stemmer for. Ellers afholdes en ny generalforsamling 14 dage senere, hvor simpelt flertal fra de fremmødte tæller. På generalforsamlingen tages, efter indstilling fra bestyrelsen, afgørelse om salg af ejendele, afvikling af forpligtigelser. Evt. formue tilfalder idræts- og ungdomsarbejdet i Alslev og omegn.
Forretningsorden Forretningsorden for forretningsudvalg, bestyrelse og udvalg i Alslev FK Forretningsudvalget: Forretningsudvalget varetager den overordnede ledelse af foreningen. Dog med undtagelse af personsager og økonomiske transaktioner. Forretningsudvalgets opgaver: Planlægge bestyrelsesmøderne med fastsættelse af tid og sted Udsende indkaldelse med dagsorden for bestyrelsesmøder. Repræsentere foreningen udadtil, og have kontakt til kommune og organisationer. I forretningsudvalget skal flertallet være til stede, før de er beslutningsdygtige. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Møder i forretningsudvalget afholdes efter behov.
Bestyrelsen: Forretningsorden Dagsorden til bestyrelsesmøderne udsendes til alle udvalgsformænd mindst 8 dage før mødet. Dagsorden bør som minimum indeholde følgende: Godkendelse af sidste referat, godkendelse af dagsorden, siden sidst, økonomi, særlige, aktuelle punkter, åben for tilføjelse og eventuelt (her kan der ikke træffes afgørelser). Ordstyrer ved bestyrelsesmøderne går på skift mellem udvalgsformændene iflg. udvalgslisten. Referatet udsendes til bestyrelse og udvalgsmedlemmer senest 8 dage efter mødet. Bestyrelsen godkender udvalgenes budgetter. Bestyrelsen kan uddelegere kompetence til bestyrelsesmedlemmer eller udvalg, herunder også ad- hoc udvalg. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af medlemmerne er mødt. Afgørelse er vedtaget, når mere end halvdelen stemmer for. Bestyrelsesmedlemmerne har tavshedspligt om forhold, som kan skade personer eller foreningen. Revidering af forretningsorden kan foretages på bestyrelsesmøderne. Ved revidering angives dato for godkendelse.
Forretningsorden Udvalgene: Udvalgene vælger selv udvalgsmedlemmer og en formand, som deltager i bestyrelsen. Udvalgene konstituerer sig selv og fastsætter selv forretningsorden. Udvalgene ansætter selv trænere og ledere under ansvar overfor bestyrelsen. Udvalgene udarbejder børneattester for alle, som arbejder med børn i foreningen. Se bilag Udvalgene udarbejder budget for kalenderåret. Forretningsorden for generalforsamlingen. Dirigent vælges af forsamlingen, og leder generalforsamlingen. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelse/forretningsudvalg Afstemninger foretages ved håndsoprækning, hvis ingen kræver skriftlig afstemning.
Sammenlægningsprocedurer Da der er tale om en sammenlægning/ fusion og dermed ikke en nedlæggelse af de gamle foreninger, så skal sammenlægningen ikke godkendes på en generalforsamling, men kan besluttes af de siddende bestyrelser i de to foreninger. De to bestyrelser ønsker dog ikke at gennemføre en sammenlægning, hvis ikke også medlemmerne ønsker det, så derfor skal sammenlægningen godkendes på de to foreningers generalforsamling henholdsvis den 25/2 (AB) og den 27/4 (AGU).
Tidsplan for sammenlægningen - 13/10 10: En række møder mellem de to bestyrelser 20/01 11: Informationsmøde 25/02 11: Generalforsamling i AB, hvor sammenlægningen skal godkendes af AB 27/04 11: Generalforsamling i AGU, hvor sammenlægningen skal godkendes af AGU 07/06 11: Stiftende generalforsamling i den nye forening 01/07 11: Officiel sammenlægning af de to foreninger (oprettelse af den nye forening) 20/08 11: Fejring af den nye forening under byfesten
Ny klub- og træningsdragt Kriterier for valg af ny klub- og træningsdragt: Pæn, Ikke en af de tidligere ny forening = ny start = ny klub- og træningsdragt, Må gerne adskille sig fra andre klubbers, så vi slipper for overtrækstrøjer, Ikke så speciel at det er svært at købe tøj i klubfarverne og God i forhold til reklametryk.
Nyt navn Navnekonkurrence: Kriterier : Ingen. Dog vil der blive lagt vægt på at navnet er dækkende og fremtidssikret (stadigt dækkende hvis andre af byens foreninger på et senere tidspunkt ønsker at komme med i foreningen). Periode : 20/1 2011 28/2 2011. Info : Informationer om konkurrencen kan fås på opslag i byen og på hjemmesiderne (alslevboldklub.dk; agu-alslev.dk; alslev.dk). Forslag : Afleveres i forsamlingshusets postkasse eller mailes til navnekonkurrence@gmail.com senest den 28/2 2011. Præmie : En ny klub- eller træningsdragt efter eget valg samt to billetter til festen lørdag aften under byfesten (20/8 2011). Vinder : Vindernavnet offentliggøres den 5/3 2011 på opslag i byen og på hjemmesiderne (alslevboldklub.dk; agu-alslev.dk; alslev.dk). Vinderen får samtidig direkte besked.
Nyt logo Logokonkurrence: Kriterier : Ingen. Dog vil der blive lagt vægt på at logoet er dækkende og fremtidssikret (stadigt dækkende hvis andre af byens foreninger på et senere tidspunkt ønsker at komme med i foreningen). Periode : 5/3 2011 15/4 2011. Info : Informationer om konkurrencen kan fås på opslag i byen og på hjemmesiderne (alslevboldklub.dk; agu-alslev.dk; alslev.dk). Forslag : Afleveres i forsamlingshusets postkasse eller mailes til alslevlogokonkurrence@gmail.com senest den 15/4 2011. Præmie : En ny klub- eller træningsdragt efter eget valg samt to billetter til festen lørdag aften under byfesten (20/8 2011). Vinder : Vinderlogoet offentliggøres den 1/5 2011 på opslag i byen og på hjemmesiderne (alslevboldklub.dk; agu-alslev.dk; alslev.dk). Vinderen får samtidig direkte besked.
Fremtiden: I dag: A
Spørgsmål?