Forretningsorden for bestyrelsen i T r a n s p a r e n c y I n t e r n a t i o n a l D a n m a r k CVR nr. 31995876
1 - GRUNDLAG Stk. 1 Denne forretningsorden opsummerer og supplerer bestemmelserne om bestyrelsens arbejde i foreningens vedtægter [V x], Code of Conduct inkl. bilag [C x] og medlemspolitik [M x]. Stk. 2 Udgangspunktet er foreningens aktuelle organisation med en arbejdende bestyrelse, et formandsskab og et sekretariat med en eller flere deltidsansatte. Det påregnes derfor, at forretningsordenen justeres ved etableringen af et egentligt sekretariat, jfr. foreningens strategi 2013-2017. Stk. 3 Bestyrelsens arbejde er frivilligt og ulønnet. Stk. 4 Bestyrelesmedlemmer skal behandle hinanden med respekt og hensynsfuldhed. Medlemmerne skal åbent drøfte med og konsultere hinanden og derved hjælpe hinanden med at opfylde deres pligter og opgaver. [C 4] Bestyrelsesarbejdet og bestyrelsesmedlemmernes deltagese heri bør kendetegnes ved følgende: - Bestyrelsesmedlemmerne tager initiativ, demonstrerer fælles ansvar og udviser gensidig respekt og fortrolighed - Bestyrelsesmedlemmerne bidrager til et godt, professionelt arbejdsmiljø samt den generelle velfærd i bestyrelsen - Bestyrelsesmedlemmerne respekterer aftaler og er realistiske i deres ingåelse af disse - Diskussioner og behandling af udfordringer bør være løsningsorienterede og fremadskuende - Der er en åben, gennemsigtig og konstruktiv kommunikation mellem medlemmerne af bestyrelsen, hvor alle kommer til orde og bliver lyttet til på lige fod på bestyrelsens møder. - Bestyrelsesmedlemmerne giver hinanden konstruktiv feedback og viser påskønnelse Stk. 5 Bestyrelsesmedlemmerne er gode repræsentanter for foreningen. 2 - BESTYRELSENS KONSTITUTION Stk. 1 Bestyrelsen konstituerer sig efter nyvalg ved af sin midte at vælge en næstformand (idet bestyrelsens formand vælges af generalforsamlingen) [V 6:1, V 7:2]. Stk. 2 Bestyrelsen udpeger af sin midte et etik udvalg på 3 medlemmer (Ethics Committee). Stk. 3 Nyvalgte bestyrelsesmedlemmer skal underskrive den gældende forretningsorden. De skal ligeledes udfylde og underskrive bilag til Code of Conduct. [C Annex 3] Stk. 4 Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og revisor skal have udleveret et eksemplar af vedtægter, Code of Conduct, medlemspolitik og forretningsorden. 3 - AFHOLDELSE AF MØDER Stk. 1 Bestyrelsen holder møde, når formanden skønner det nødvendigt, eller når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer overfor formanden fremsætter ønske herom. [V 7:5].
Stk. 2 Bestyrelsesmøder afholdes normalt den 1. torsdag i hver måned, dog ikke i juli. Bestyrelsesmødet i februar vil normalt indeholde behandling og godkendelse af regnskabet for det foregående år. Stk. 3 Formanden lader indkalde til bestyrelsesmøde og udsender dagsorden med mindst en uges varsel, så vidt muligt. Samtidig med indkaldelsen sendes - i det omfang det er nødvendigt og muligt - relevant bilagsmateriale. Stk. 4 Bestyrelsesmøde afholdes normalt ved foreningens kontor. Såfremt formanden finder det velbegrundet, kan mødet afholdes et andet sted. Stk. 5 I ekstraordinære tilfælde, hvor afholdelse af bestyrelsesmøde efter formandskabets opfattelse ikke kan afventes, kan bestyrelsen træffe beslutning ved skriftlig, elektronisk eller telefonisk afstemning blandt bestyrelsesmedlemmerne. Stk. 6 Foreningens medlemmer har adgang til bestyrelsesmøder, dog uden tale- og stemmeret. Stk. 7 Af hensyn til logistik, bør bestyrelsesmedlemmer melde afbud ved forfald senest dagen forinden. Bestyrelsessuppleanter bør melde deltagelse senest dagen forinden. Afbud/tilmedling sker til formanden pr. telefon eller mail. 4 - MØDELEDELSE Stk. 1 Formanden, eller i dennes fravær næstformanden, leder normalt bestyrelsens møder.[v 7:5] Stk. 2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når 3 medlemmer, herunder formand eller næstformand, er til stede. Stk. 3 Bestyrelsen træffer normalt sine afgørelser gennem konsensus. Kan konsensus ikke opnås, træffes afgørelsen ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens, eller i dennes fravær næstformandens, stemme udslaggivende. [V 7:5] Stk. 4 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler/tvister mellem foreningen og medlemmet eller mellem foreningen og tredjemand, hvis medlemmet har en væsentlig interesse deri, som kan stride mod foreningens interesser. Et bestyrelsesmedlem er alene bundet ved sin overbevisning. 5 - FORHANDLINGSPROTOKOL Stk. 1 Formandesskabet sørger for, at sekretariatet udfærdiger referat af bestyrelsesmøder. Referatudkast udsendes så vidt muligt senest 1 uge efter mødedatoen, hvorefter medlemmerne har 1 uge til at sende evt. kommentarer til sekretariatet. Sekretariatet udfærdiger - evt. i samråd med formandsskabet - et endelige referat, som sendes til bestyrelsen og lægges på foreningens hjemmeside. Stk. 2 Det skal af mødereferatet fremgå hvilke bestyrelsesmedlemmer eller andre, der har deltaget, en overrodnet gengivelse af drøftelserne, hvilken dagsorden, der er fulgt og hvilke beslutninger, der er truffet med angivelse af evt. ansvar og tidsfrist. 6 - BESTYRELSENS FORMAND Stk. 1 Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen legalt udadtil og indadtil. Formanden skal bl.a. påse, at formaliteter, der kræves i lovgivning, foreningens vedtægter m.v. overholdes, herunder at foreningens regnskabsvæsen tilrettelægges betryggende og at der
udarbejdes årsrapport med årsberetning, årsregnskab, formandsberetning og revisionspåtegning. Ved hvert bestyrelsesmøde orienterer formanden den øvrige bestyrelse om forhold af væsentlig betydning for foreningen, som formanden måtte være blevet bekendt med siden forrige bestyrelsesmøde. Stk. 2. Bestyrelsens beslutninger viderebringes til sekretariatet ved formandsskabet. Stk. 3 I formandens fravær træder næstformanden i enhver henseende i formandens sted. 7 - BESTYRELSENS TAVSHEDSPLIGT Stk. 1 Oplysninger og dokumentmateriale, bestyrelsen modtager fra foreningen, skal betragtes som fortroligt. Et bestyrelsesmedlem er ansvarlig for, at de oplysninger og det materiale, som medlemmet har modtaget, ikke videregives eller på anden måde kommer nogen uden for bestyrelsens kreds i hænde. Stk. 2 Et bestyrelsesmedlem må kun med formandens tilladelse udtale sig til nyhedsmedierne eller rette henvendelse til offentligheden vedrørende foreningens interne forhold. Stk. 3: Bestyrelsen fastlægger, hvem der udtaler sig om faglige emner til medier. 8 - TILSYNSPLIGT Stk. 1 Bestyrelsen fører tilsyn med foreningens virksomhed og påser, at det ledes forsvarligt og i overensstemmelse med foreningens vedtægter og love, der måtte have betydning for selskabet. 9 - ANSÆTTELSE AF SEKRETARIATSHJÆLP Stk. 1 Formandsskabet ansætter sekretariatshjælp i overensstemmelse med de budgetter og beslutninger, som bestyrelsen træffer. Der udfærdiges ansættelseskontrakt og opgavebeskrivelse for sekretariatet. 10 - STRATEGI, ÅRPLAN OG ØKONOMI Stk. 1 Bestyrelsen foranlediger, at der udarbejdes og vedligeholdes en flerårig strategi for foreningen. Strategien og evt. ændringer fremlægges på generalforsamlingen til godkendelse. Stk. 2 Som grundlag for arbejdet i "foreningsåret" (perioden mellem 2 generalforsamlinger) udarbejder bestyrelsen en årsplan som beskriver de planlagte aktiviteter på de strategiske områder. Stk. 3 Formandsskabet foranlediger, at der udarbejdes månedlige perioderegnskaber med budgetopfølgning. Perioderegnskaber fremlægges og drøftes på de månedlige bestyrelsesmøder. 11 - MEDLEMSPOLITIK Stk. 1 Bestyrelsen foranlediger, at der udarbejdes og vedligeholdes medlemspolitik, som regulerer krav til medlemmer og håndtering heraf. Bestyrelsen skal særskilt godkende optagelse af støttemedlemmer.
Stk. 2 Bestyrelsen udfærdiger oplæg til generalforsamlingen om fastlæggelse af medlemskontingent for de forskellige medlemstyper. 12 - ETIK UDVALG Stk. 1 Etik udvalget er beskrevet i Code of Conduct [C 7]. Udvalget skal dels rådgive bestyrelsesmedlemmer og andre med forbindelse til TI-DK om etiske spørgsmål og dels træffe beslutning i evt. sager, som forelægges for udvalget. [C 5, C 7] Vedtaget på bestyrelsesmødet den 7. august 2014. I bestyrelsen: