Introduktion 8 procesværktøjer til en sundere arbejdsplads 1 introduktion
1. Introduktion til projektet Vi finder os ikke i stress! 2. Den værdsættende tilgang 3. Litteratur, links m.v. Arbejdsmiljøsekretariatet Studiestræde 3,3. 1455 København K. 2010. Redesign 2014 ISBN: 978-87-92364-83-8 Tekst: Arbejdspsykolog Pia Ryom og journalist Søren Svith Revideret tekst og udgave: Psykolog Ditte Lindvig og Arbejdspsykolog Lise Keller Layout: Tegnestuen Trojka Collage: Periskop med fotos fra Creative Commons. Se fotografnavne på periskop.dk/collagefotos Evaluering: Søren Kristiansen og Anne-Kirstine Mølholt, Ålborg Universitet. Projektleder for Branchearbejdsmiljørådet Social & Sundhed: Lise Keller. Styregruppen bag værktøjerne består af repræsentanter for Danske regioner, BUPL, Dadl, Danske Bioanalytikere, Dansk Sygeplejeråd, FOA Fag og Arbejde, KL, Socialpædagogerne og 3F. Værktøjerne er afprøvet og udviklet i samarbejde med 19 arbejdspladser Læs mere om værktøjerne og få hjælp til at bruge dem på www.etsundtarbejdsliv.dk/stress Læs mere om arbejdsmiljø på www.arbejdsmiljoweb.dk 2 introduktion
Værktøjerne er afprøvet og udviklet i samarbejde med følgende arbejdspladser: Ældrecentret Mariebo, Tversted Ældrecentret Smedegården, Bindslev Køkkenet, Århus Sygehus Psykiatrihospitalet, Dianalund Nyremedicinsk afsnit, Ålborg Sygehus Holberghus, Randers Behandlingscenter Hammer bakker, Vodskov Aflastningshjemmet for børn og unge i Roskilde Broen, Hellerup Børnehuset Æblehaven, Randers Trøjborg vuggestue, Århus Børnehuset Troldemosen, Gentofte Center for døve, Greve Børne- og ungdomscenter Ranum Åmoseskolen, Herning Ungdomshøjskolen, Nørre Sundby Nordjyllands Amts specialtilbud for døve Akutmedicinsk kardiologisk afdeling S, Herlev Sygehus Solparkens børnehave, Lunderskov Klinisk biologisk afdeling, Kolding og Fredericia Sygehus 3 introduktion
Vores arbejdsliv behøver ikke være stresset Introduktion De otte procesværktøjer i Vi finder os ikke i stress! lægger op til en blanding af aktiviteter i fællesskab på arbejdspladsen og mere individuelt arbejde med en personlig strategi mod stress. Arbejdsbetinget stress skyldes nemlig en kombination af de krav, vi bliver stillet overfor i arbejdssituationen, de ressourcer, der er til rådighed til at løse opgaverne, og den måde den enkelte oplever og reagerer på kravene. Løsningerne ligger derfor altid både på arbejdspladsen og hos den enkelte. Myter der handlingslammer Denne kombination af det individuelle og arbejdspladsen er vigtig, fordi der florerer en række forkerte opfattelser, som gør det svært at få taget fat på problemerne med stress på arbejdspladsen. To af de mest udbredte er disse: Stress skyldes alene, at du som person ikke er stærk nok. Stress skyldes alene forhold på arbejdspladsen typisk for få ansatte til opgaverne. Begge opfattelser fører let til handlingslammelse. Hvis stress kun er dit problem, vil du være tilbøjelig til at skjule det, for ikke at vise, hvor svag du er. Hvis stress kun skyldes for få ansatte på arbejdspladsen, kan vi alle lægge ansvaret fra os, for på de fleste arbejdspladser i social- og sundhedssektoren har hverken medarbejdere eller ledere stor indflydelse på de overordnede bevillinger. Det er noget politikere i kommunen og regionen bestemmer. Og heller ikke de har måske mulighederne for at gøre noget, på grund af krav fra Folketinget, EU og i sidste ende endda globaliseringen. stress! beskriver. De tager udgangspunkt i de ressourcer, I har nu og her. Værktøjerne skaber ikke bedre normeringer, men kan være med til at afklare jeres behov i hverdagen. 19 arbejdspladser har prøvet værktøjerne Stressværktøjerne i Vi finder os ikke i stress! er udformet, så arbejdspladsen selv kan bruge dem, men de kan også udføres af eksterne konsulenter. De er udviklet af arbejdspsykolog Pia Ryom og afprøvet på 19 forskellige arbejdspladser inden for ældreområdet, sygehusområdet, handicapområdet og børneområdet. Disse arbejdspladser har ydet et stort bidrag til den endelige udformning af værktøjerne. Den metodiske ramme er den anerkendende tilgang, som bliver præsenteret senere. Målgruppe Værktøjerne i Vi finder os ikke i stress! er lavet til arbejdspladser, som generelt er velfungerende og ikke er plaget af alvorlige problemer såsom dybe konflikter mellem medarbejdere eller mellem ledelsen og medarbejderne. Kort om de otte værktøjer De to første værktøjer er centrale værktøjer i sig selv og derfor er de et godt sted at starte. Den øvrige rækkefølge af værktøjerne er ikke et udtryk for, hvor vigtige de er, eller i hvilken rækkefølge I skal bruge dem. 4 introduktion Heldigvis er det ikke nødvendigt at stoppe globaliseringen for at gøre noget ved stress på jeres arbejdsplads. Der er andre muligheder, og det er dem, som værktøjerne i Vi finder os ikke i
Introduktion Værktøj nr. 1 Prioritering Ved at arbejde med dette værktøj kan I som personale og ledelse bliver enige om visioner for arbejdet og om, hvad der er jeres kerneydelse. Processen går ud på at dele arbejdskravene op i to grupper: Kan-krav og skal-krav. Det stiler mod at sikre, at tiden bruges rigtigt, og på muligheden for med god samvittighed at prioritere bestemte opgaver fra i travle perioder. Det vigtige i øvelsen er at sikre, at I sammen bliver enige om prioriteringen, og dermed hvad I lader ligge, når I ikke kan nå det hele. Den sikrer også, at I har det samme fokus på, hvad det vigtigste er. Det forebygger stress, at det ikke bare er op til den enkelte at træffe valgene Værktøj nr. 2 Personlige strategier mod stress Dette værktøj sætter den enkelte i stand til at blive bedre til at håndtere stress. Det gøres ved, at alle vælger deres personlige strategi mod stress og arbejder videre med den. Selvom den enkelte er i fokus i dette værktøj, er processen bygget op så kollegerne og lederen får en rolle i forhold til den enkeltes arbejde med at blive bedre til at mestre stress. Værktøj nr. 3 APV efter den anerkendende metode Dette værktøjs formål er at lave en APV efter den anerkendende metode, hvor hovedfokus er på, hvad vi ønsker at opnå i fremtiden i det psykiske arbejdsmiljø. Vi tager udgangspunkt i det, der fungerer, og det vi kan være stolte af i vores psykiske arbejdsmiljø. Det gør vi dels for at huske os selv på det, og dels som inspiration til, hvordan vi kan arbejde med det, vi gerne vil ændre. Værktøj nr. 4 Lederens arbejde med stress Dette værktøj indeholder to hovedelementer: Dels lederens arbejde med at forebygge medarbejdernes stress og dels lederens arbejde med at forebygge sin egen stress. Værktøjet beskriver stresssamtaler og en proces, som handler om at skabe en lederstil, der forebygger stress blandt medarbejderne og skaber realistiske forventninger til lederens rolle. Desuden er der et teoretisk afsnit om hvordan lederen håndterer sin egen stress. Værktøj nr. 5 Omgangstone og kollegialitet God kollegialitet, hvor man kan få hjælp til både faglige og personlige vanskeligheder i arbejdet, forebygger stress. Også omgangstonen på arbejdspladsen kan have indflydelse på stress i enten negativ eller positiv retning. Det er derfor vigtigt, at I overvejer og måske ændrer jeres måde at tale sammen på. Værktøjet giver et bud på, hvordan I kan gøre det på en sjov og anderledes måde. Værktøj nr. 6 Det gode personalemøde og arbejdspladskulturen Formålet med dette værktøj er at lave gode personalemøder, som alle deltagere oplever som inspirerende, levende og medvirkende til at reducere stress. Målet er, at deltagerne på personalemøderne får god faglig inspiration, oplever at rammerne omkring arbejdet bliver tydeligere, at arbejdspladskulturen udvikles og at idéudvikling får en betydelig plads. 5 introduktion
Introduktion Værktøj nr. 7 Kollegial feedback og supervision Adskillige undersøgelser viser, at supervision på arbejdspladsen er den vigtigste faktor i forebyggelsen af stress hos personer, som arbejder med mennesker, f.eks. i social- og sundhedssektoren. Det kan både være supervision fra en person uden for arbejdspladsen og kollegial supervision. Værktøj nr. 8 Stresspolitik Værktøjet giver starthjælp til processen med at få udformet en stresspolitik både centralt og lokalt i jeres organisation. Værktøjet indeholder tre hovedelementer: Beskrivelse af hvad en stresspolitik er og kravene om at udforme en stresspolitik Vejledning i hvad jeres stresspolitik skal indeholde Hvordan omsætter i jeres centrale stresspolitik til jeres dagligdag ude lokalt på arbejdspladserne Find værktøjerne på www.etsundtarbejdsliv.dk/stress Interne eller eksterne konsulentgrupper Den oprindelige ide med værktøjsserien Vi finder os ikke i stress! er at arbejdspladserne skal lave deres egne interne konsulentgrupper bestående af minimum en leder og en arbejdsmiljørepræsentant, som står for at gennemføre processerne i værktøjet. De tilbagemeldinger vi har fået peger dog på, at det på mange arbejdspladser er svært at finde tiden til at sætte sig grundigt nok ind i værktøjerne til at kunne formidle dem videre. I de tilfælde er der også den mulighed at værktøjerne kan udføres af konsulenter fra centrale enheder som personale- eller HR-afdelinger. Konsulentgruppen kan dermed bestå af lokale ledere, tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter eller af konsulenter og arbejdsmiljøprofessionelle fra centrale niveauer Værktøjerne kan anvendes på personalemøder eller halve temadage. Der er struktur og tidsangivelser i værktøjerne. Et par råd til processen Der er nogle ting, det er godt for konsulentgruppen at holde sig for øje, når I skal køre processen med stressværktøjerne: Tid til forberedelse: Konsulenterne skal være realistiske i forhold til at sætte tid af til forberedelse. Det er en fordel hvis konsulentgruppen kan afprøve dele af procesværktøjet og diskutere, hvordan det skal bruges på lige denne arbejdsplads. Pas på tiden, lav en tidsplan: Sørg for at styre processen stramt, pas på med ikke at forfalde til diskussion og lange udredninger af, hvad grupperne mener med deres udsagn. Forbered eksempler: tænk gerne over nogle eksempler, der rammer arbejdspladsens egen hverdag. 6 introduktion
Brug summegrupper undervejs: hvis deltagerne skal tale i plenum er det tit en hjælp hvis de inden da har fået mulighed for at sætte ord på nogle ting i mindre grupper. Husk at diskussionen er det givende: sæt rigeligt med tid af til diskussionerne undervejs det er nemlig tit her der opstår nye perspektiver og forståelse for hinanden. Spørg til det konkrete: Forsøg at hjælpe folk til at svare konkret og ikke for generelt. Hvis det bliver for generelt eller abstrakt kan I hjælpe dem ved at spørge til særlige situationer, hvor det de taler om har gjort sig gældende Time-out: I kan afbryde processen og spørge deltagerne til, hvordan de synes det går og om det giver mening for dem. På den måde kan I sikre jer, at folk er med. Forberedelse: Gør værktøjerne til jeres egne I har frie hænder til at tilpasse værktøjerne, klippe og klistre i dem og på den måde gøre dem til jeres egne. I kan fx få brug for at tilpasse sproget til jeres faggruppe og flette eksempler ind fra jeres egen hverdag. Hvis tidsnød er en barrierer for at gå i gang med stressværktøjerne, findes der et udpluk af korte øvelser fra værktøjsserien, som I kan bruge separat. De består af enkle øvelser, der alle kan udføres på en til to timer. En anden mulighed med disse korte øvelser er, at de kan flettes ind i lokale værktøjskasser, eller de kan integreres i andre igangværende aktiviteter. I finder disse korte øvelser i det idekatalog, der er skrevet som supplement til serien Find det på www.etsundtarbejdsliv.dk/stress Den anerkendende tilgang Procesværktøjerne bygger på den anerkendende tilgang. Derfor er det vigtigt, at konsulentgruppen i hovedtræk kender, forstår og forliger sig med denne tilgang. På de næste sider er der en introduktion til den anerkendende tilgang, som egner sig til at blive vist som PowerPoint for personalegruppen og til at blive printet og delt ud til alle. Følg op I får kun fuldt udbytte af værktøjerne, hvis I følger op på dem i jeres løbende arbejde med personaleudvikling og arbejdsmiljø. I kan fx tage emnet op på et personalemøde 1-2 måneder efter det første møde. Eller I kan tage det op i forbindelse med arbejdspladsvurdering eller MUS. Når I efterfølgende taler om stress, er det desuden en god idé at bruge nøgleordene fra værktøjerne bevidst, så I holder dem i live i alles bevidsthed. Derudover er plancher med billeder og ord fra processen gode redskaber til at holde fast i de ting, man er nået frem til under arbejdet med et værktøj Når der kommer nye medarbejdere skal I også huske at sætte dem ind i værktøjernes overordnede ide, og I kan overveje at gennemføre værktøjet igen efter et års tid evt. i forkortet udgave. Værktøjernes begrænsninger Værktøjerne er som nævnt lavet til arbejdspladser, som generelt er velfungerende og ikke plaget af alvorlige problemer såsom interne konflikter mellem medarbejdere eller mellem ledelsen og medarbejderne. I kriseplagede situationer kan værktøjerne ikke umiddelbart bruges. I stedet bør I overveje at få professionel hjælp til at løse de akutte problemer, før I går i gang med værktøjerne. Værktøjerne er lavet til arbejdspladser, som har mulighed for at prioritere i opgaverne. Hvis både leder og medarbejderrepræsentanter vurderer, at I reelt ikke er i stand til at prioritere i opgaverne, fordi I kun har ressourcer til at levere kerneydelsen, skal lederen overveje, om det er relevant at bruge disse værktøjer. 7 introduktion
Den anerkendende tilgang Introduktion til den anerkendende tilgang - tankegangen bag værktøjerne til forebyggelse af stress Problemer har der været nok af i mit liv, men de fleste af dem blev ikke til noget. Mark Twain Fokus på det, der virker Den anerkendende tilgang handler om at se på det, der virker og lade sig inspirere af det. Taler vi fx om et forløb i forbindelse med en opgave på arbejdet, dvæler vi ikke kun ved, hvad der gik galt, men spørger: Hvad er et godt forløb? Hvornår har vi haft et godt forløb? Eksempler. Hvad skal der til, for at vi får endnu flere gode forløb? Hvad skal jeg gøre mere og mindre af? Hvad skal andre gøre mere og mindre af? Forandringer starter med anerkendelse Den anerkendende metode bygger på to grundlæggende antagelser: 1. Vi motiverer bedst andre mennesker og os selv til nytænkning og forandring, når vi anerkender og anerkender hinanden og os selv. 2. Vi har en tendens til at udvikle os i retning af de mest lovende og positive fremtidsbilleder. Ligesom vores krop kræver mad, kræver vores personlighed også næring i form af opmærksomhed, anerkendelse og feed-back. Ved at give bestemte sider af dig selv eller andre maksimal interesse, støtter du en positiv udvikling. Vejen til selvværd og mod på nye udfordringer Succes giver os større selvværd og mod på nye udfordringer. Ros og opmærksomhed fra andre giver os større selvværd og mod på nye udfordringer. Ros og opmærksomhed fra os selv giver større selvværd og mod på nye udfordringer. Vi kan lære mere af vores succeser end af vores fejltagelser. 8 introduktion
De fire principper 1. Anerkende - Du skal anerkende dig selv og andre mennesker. 2. Anvende - Du skal anvende din viden om, hvad der virker og hvad der er muligt. 3. Udfordre - Du skal udfordre din fantasi. Hvordan skal det være, hvis alt er muligt? 4. Samarbejde - Del, anerkend, vær med til at sikre, at I handler. Opgør med problemtænkning Den anerkendende metode er et mentalt opgør med problem- og mangeltænkningen: Problemtænkning Problemtænkningen fokuserer på problemer, fejl og mangler. Vi løser problemer i følgende model: Problemidentifikation. Årsagsanalyse. Løsningsmuligheder. Handleplaner. Anerkendende tænkning Den anerkendende tilgang fokuserer på ressourcer, værdier og drømme. Vi ønsker at skabe en bedre fremtid efter følgende model: Find succeserne, det vi kan være stolte af. Skab billeder af den fremtid, vi ønsker jer. Skab fælles billeder af en opnåelig fremtid. Sæt processer i gang for at virkeliggøre fremtidsbilledet. Anerkendelse personligt og på arbejdspladsen Anerkendende tilgang på det personlige plan: Du anerkender dig selv accepterer og respekterer dig selv for din indsats, selv om du ikke er et perfekt menneske. Du ser dine egne succeser og lærer af dem. Du sætter personlige mål på kort og langt sigt. Anerkendende tilgang på arbejdspladsplan: Vi lærer af succeserne - ikke kun problemerne. Vi har udgangspunkt i, hvad vi vil OPNÅ ikke hvad vi vil UNDGÅ. Vi går efter drømmene og skaber en proces, der kan skaffe os derhen. Den anerkendende tilgangs begrænsninger Den anerkendende tilgang er ikke en universalmetode. I nogle situationer er metoden slet ikke velegnet (hvis formålet fx er at løse konkrete, alvorlige problemer, fx en tilspidset samarbejdskonflikt), og hvis der fokuseres for ensidigt på det der lykkes kan det risikere at give bagslag. Verden er nu engang ikke lutter lagkage, og man er nødt til at møde mennesker der, hvor de er. Hvis man altid insisterer på en anerkendende tilgang, tager man ikke folk alvorligt. Der vil derfor ofte være brug for at skabe plads til, at frustrationerne kan luftes, før man kan arbejde med succeserne, og derfor er der i denne værktøjsserie også inddraget refleksionsspørgsmål, der handler om det, der er svært og frustrerende. 9 introduktion
10 introduktion
Litteratur, links m.v. Hvis I har lyst til at vide mere om den værdsættende tilgang kan I orientere jer i følgende bøger: Mads Ole Dall Slip anerkendelsen løs! 2001 Carsten Hornstrup Appreciative Inquiry - at videreudvikle organisationen på basis af det bedste i fortid og nutid 2000. A.I en konstruktiv metode til positive forandringer Jurist- og Økonomforbundet, 2003 Anerkendelse i børnehøjde Psykologisk Forlag 2004 Sue Annis Hammond The Thin Book of Appreciative Inquiry 1996. David L. Cooperrider & Diana Whitney Appreciative Inquiry 1999. Desuden er der følgende gode hjemmesider: www.etsundtarbejdsliv.dk www.lederweb.dk www.arbejdsmiljoviden.dk www.at.dk www.sundhed.dk 11 introduktion
Introduktion Idekataloget her er et supplement til serien Vi finder os ikke i stress!. Serien består af otte værktøjer til organisationsudvikling og forebyggelse af stress: Prioritering Personlige strategier mod stress Anerkendende APV Lederens stress Omgangstone og kollegialitet Det gode personalemøde og arbejdspladskulturen Kollegial supervision Stresspolitik Idekataloget giver hjælp og inspiration til, hvordan I kan arbejde med værktøjerne på en måde, der passer til jer og en måde, der får jeres udviklingsog stressindsats til at slå rod. Det henvender sig både til lokale ledere, arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter samt til medarbejdere i HR-, uddannelses- og arbejdsmiljøafdelinger. Idekataloget består af to dele. Første del giver inspiration til, hvordan I får en god proces, kommer godt i gang med værktøjerne og får involveret de rette parter. Anden del består af ni korte og enkle øvelser, som kan bruges separat eller som en del af andre aktiviteter. I finder de otte værktøjer på: www.etsundtarbejdsliv.dk/stress I Branchearbejdsmiljørådet Social & Sundhed samarbejder arbejdsgivere og arbejdstagere inden for social- og sundhedssektoren om initiativer til at skabe et bedre arbejdsmiljø både fysisk og psykisk. Samarbejdet tager udgangspunkt i arbejdsmiljøloven og er formaliseret i Branchearbejdsmiljørådet Social & Sundhed. Branchearbejdsmiljørådet bistår arbejdspladserne med at skabe et godt arbejdsmiljø ved bl.a. at udarbejde informations- og vejledningsmateriale. I Branchearbejdsmiljørådet Social & Sundhed deltager repræsentanter for KL, Danske Regioner, AC, Kost & Ernæringsforbundet, Dansk Sygeplejeråd, Danske Fysioterapeuter, BUPL, FOA - Fag og Arbejde, Socialpædagogerne, 3F og de øvrige sundhedsorganisationer i FTF. Køb hæftet eller hent det som pdf-version på www.arbejdsmiljoweb.dk/ideertilmindrestress. Yderligere information om arbejdsmiljø i den offentlige og finansielle sektor på www.arbejdsmiljoweb.dk. 12 introduktion