Socialrådgiveruddannelsenddannelsen Vejledning til Praktikportalen Brugerguide for praktikstedet andre aktører Udarbejdet af Projektgruppen, september 2015 side 0/18
Support Hvis du oplever problemer ved login eller brugen af Praktikportalen, kan du kontakte føl- gende personer: Projektmedarbejder Shila Sørensen (e-mail: shso@ucl.dk eller tlf. nr.: 6318 3015) Projektleder Katarina Opacak (e-mail: kaop@ucl.dk eller tlf. nr.: 20460354) Introduktion til Praktikportalen Praktikportalen er en landsdækkende portal, som skal bruges af alle uddannelser, der hører under de Danske Professionshøjskoler og benytter praktik i løbet af uddannelsen. Det er derfor obligatorisk for University College Lillebælt (UCL) og de tilhørende praktiksteder at anvende Praktikportalen. Hvad er Praktikportalen? Hvad er et praktiksted i Praktikportalen? Praktikportalen skal håndtere alt omkring de studerendes praktikforløb, som eksempelvis mulighed for at ønske og fordele pladser samt understøttelse af læringsaktiviteter for de studerende undervejs i forløbet. Praktikportalen fremmer muligheden for kommunikation, dokumentation og dokumenthåndtering og hjælper med at skabe overblik over praktikfor- løbene. Der er udarbejdet begrebsmodeller, som er tilpasset den enkelte uddannelsesgruppe, som benytter henholdsvis praktik- og klinikbetegnelsen under uddannelsen, så alle kan føle sig hjemme i Praktikportalen. Et praktiksted i Praktikportalen er et specifikt sted, som modtager studerende i praktikforsamt have oprettet en eller flere pladser på sit praktiksted, for at der kan fordeles studerende til ste- løb eller ønsker at gøre det. Praktikstedet skal være oprettet i Praktikportalen det. Denne vejledning har til formål at hjælpe brugeren på praktikstedet i gang med at bruge Praktikportalen. Login Praktikportalen er en webbaseret løsning, som du kan tilgå fra alle de mest brugte browsebrowsere automatisk re. Vi anbefaler, at du bruger Google Chrome eller Firefox, da disse opdaterer til de nyeste versioner (se vejledningen for downlad af browsere: Link ). Hvis du bruger Internet Explorer, skal du som minimum bruge en version 9 eller nyere. side 1/18
For at få adgang til Praktikportalen skal du oprettes som bruger. Personalet på UCL opretter administratorer i Praktikportalen. Det er herefter administratoren, som skal oprette prak- tikvejlederne som brugere. Når du er oprettet som bruger på Praktikportalen, modtager du en e-mail med et aktiveaktivere din konto. Når du aktiverer din konto, får du mulighed for at lave din personlige kode til ringslink, hvor du skal Praktikportalen. Du skal gå på http://www.ucpraktikportal.dk for at logge på Praktikportalen. Første gang du logger på fra en PC, skal du vælge den Professionshøjskole, som dit praktiksted er tilknyttet. Du skal vælge UCL s domæne ved at trykke på UCL s logo. Derefter vælger du den brugertype du er tilknyttet. side 2/18
Som personale på praktikstederne skal du vælge Ansat på praktikstedet og herefter logge ind med e-mail og adgangskode. Når du er logget ind, kan din side se således ud: Midt på siden kan du hurtigt orientere dig og se, om du har modtaget nye beskeder. Du kan bruge genvejene til at navigere til Dialogforum eller Mine praktikker. side 3/18
I øverste højre hjørne kan du ændre din profil ved at trykke på det lille tandhjul. Under min profil kan du uploade et profilbillede og du kan vælge hvordan du ønsker at modtage notifikationer fra Praktikportalen. Skal det være én daglig opsamlingsmail med notifikationer eller skal der sendes mail til dig hver gang der er notifikationer. Afslut ved at trykke på Gem. I det næste afsnit beskrives menupunkternes stuktur, og hvad du kan foretage dig i dem. side 4/18
Menu-struktur i Praktikportalen Praktiksted Her finder du: Alle praktiksteder: Her kan du se de praktiksteder, som du har adgang til Personale: Her har du adgang til personalehåndtering, hvor oplysninger om personalet kan oprettes/redigeres, og der kan tilføjes billede og beskrivelse. Personale med admi- nistratorrettigheder skal oprette praktikvejledere til de enkelte pladser Alle praktikpladser: Første gang du logger ind i Praktikportalen, skal du tjekke, om kontaktoplysningerne på dit praktiksted er korrekte. Du kan ændre eller tilføje oplysninger ved at vælge Stamdata under dit praktiksted. Du har kun mulighed for at ændre eller tilføje i de hvide felter nederst i billedet. Under fanen praktikstedsbeskrivelse skal du udfylde beskrivelse omkring dit praktiksted. Beskrivelsen bliver synlig for de studerende i Praktikportalen. Under fanen opret praktikplads plads skal praktikstedet oprette praktikpladser (det er kun administratorer der har denne mulighed, se side 16). UCL skal efterfølgende godkende plad- serne. Under fanen praktikpladser kan du se de praktikpladser, du er tilknyttet. Personale: Her skal personale oprettes (det er kun administratorer, der har denne mulighed, se side 15) side 5/18
Praktik Her finder du: Aktiviteter: Her kan du oprette aktiviteter til praktikforløbet Praktikvejlederoversigt: Her kan der ændres praktikvejleder til de studerende Mine praktikker: Her kan du se en oversigt over de studerende, du er tilknyttet Praktikrelevante dokumenter: Her kan du finde dokumenter, som er tilføjet af UCL Aktiviteter: Når de studerende er startet i et praktikforløb, kan praktikvejlederne oprette aktiviteter til forløbet. Der kan fx indsættes forventningssamtale, møder og relevante dokumenter. UCL vil oprette de mest anvendte aktiviteter, såsom stop op dage, læringsplan, midtvejsstatus og eksamensafvikling. For at du kan lave en aktivitet til forløbet på den studerende (kaldes praktikflow i Praktikvil du kunne gen- portalen), skal du først lave en aktivitetsskabelon. Aktivitetsskabelonen bruge. Klik på menupunktet Skabeloner og derefter på Aktivitetsskabeloner og tryk på Opret For at oprette en aktivitet skal du tage stilling til følgende: Navn: Hvad skal aktiviteten hedde? Beskrivelse: Kort beskrivelse af aktiviteten Kategori: Er der tale om et møde (fx forventningssamtale) eller et dokument (fx læringsplan)? Aktivitetslængde: Hvor længe skal aktiviteten vare? Dette behøver du ikke at udfylde, da du skal vælge start- og sluttidspunkt, når du knytter aktiviteten til den/de studerende Derefter skal du tage stilling til flere detaljer om aktiviteten - skal den være obligatorisk, hvilke brugere re må se detaljer i aktiviteten, og hvem skal eventuelt godkende aktivite- ten? Når alle relevante punkter er udfyldt, trykker du på Opret side 6/18
Når du har trykket på Opret, bliver flere valgmuligheder vist. side 7/18
Her kan du tilføje dokumenter og notifikationer. Det er vigtigt, at du trykker på Tilføj og gem, når du tilføjer noget. Når du har tilføjet de ønskede elementer, skal du trykke på Gem. Du opretter en aktivitet ved at gøre følgende: Klik på Praktik og derefter Aktiviteter og tryk på Opret Vælg administrationsperiode og praktikperiode Vælg hvilken aktivitet du vil tilføje, marker de studerende, hvor aktiviteten skal tilføjes, og tryk på Ny aktivitet Derefter bliver der vist et nyt vindue, hvor du skal indsætte Aktivitetsinformationer. Navn: Her kan du rette navnet på aktiviteten, hvis det er nødvendigt Beskrivelse: Her kan du rette beskrivelsen på aktiviteten, hvis det er nødvendigt Kategori: Her kan du ændre kategorien, hvis det er nødvendigt Aktivitet start og aktivitet slut: Her skal du anføre, hvornår aktiviteten skal starte og slut- te Derudover kan du ændre, hvem der må se detaljer om aktiviteten, og hvem aktiviteten eventuelt skal godkendes af, hvis det er nødvendigt Tryk på Gem side 8/18
Praktikvejlederoversigt: Hvis det er nødvendigt kan administratoren her ændre praktikvejledere på en praktikplads og tildele praktikvejlederen til den studerende. Dette gøres på følgende måde: Vælg praktikperioden Vælg praktiksted Vælg evt. det aktuelle hold Nu bliver de studerende og praktikvejlederne vist. For at tildele en studerende en praktikvejleder skal du markere praktikvejlederenen og den studerende (de får en anden farve), herefter trykkes der på Tilknyt. side 9/18
Når den studerende er koblet sammen med en praktikvejleder, fremgår navnet på praktikfor en studerende ved at trykke på Slet ud for vejlederen og herefter tilføje på ny. vejlederen under den studerende. Det er muligt at ændre praktikvejleder Praktikvejlederen vil kun få adgang til de studerende, som vedkommende er koblet sammen med. Mine praktikker: Her ses en oversigt over de studerende, du som praktikvejleder er tilknyttet. Du vil desuden kunne se et overblik over den enkelte studerendes praktikforløb. Klik på Praktik og derefter Mine praktikker eller gå ind via startsiden Vælg administrationsperiode iode og derefter praktikperioden Nu vil du kunne se alle de studerende, som du er praktikvejleder for. side 10/18
Ved at trykke på den studerende kommer du direkte ind på en oversigt over den studerengøre følgende: uploa- des praktikforløb. Den studerendes aktiviteter bliver synlig i en flowoversigt. I bjælken øverst i billedet har du nogle valgmuligheder, hvor du kan de/dele dokumenter med den studerende, sende beskeder til den studerende, se detaljer om den studerende så som adresse, telefonnummer, nummer, cpr. nummer og den UCL underviser, som er knyttet til den studerende i praktikforløbet. Hvis den studerende i sit praktikforløb skal have godkendt et uddannelseselement, dokugøre det i Praktikportalen. For at foretage godkendelser skal du ind på den enkelte studerendes praktikflow. Her kan du se dokumenter eller andre uddannelseselementer som skal ment eller selve praktikforløbet, kan du som praktikvejleder godkendes. side 11/18
Klik på den aktivitet, som skal godkendes Klik på knappen Gå til godkendelse Derefter kan du enten trykke på Godkend aktivitet eller Afvis aktivitet Under menupunktet Dialog kan der kommunikeres direkte mellem den studerende, prak- tik vejleder og UC-underviser. Gruppen er lavet på forhånd med de personer, som er tilknyt- tet den studerendes praktikforløb. side 12/18
Praktikrelevante dokumenter: Under dette menupunkt vil alle dokumenter, som er tilføjet af UCL, være synlige. Det kan fx være praktikhåndbog, læringsmål og studieordning osv. Kommunikation I Praktikportalen er det muligt at kommunikere med de studerende via beskeder (når man er inde på den studerendes flow) og via et dialogforum. Dialogforummet er et rum, som både studerende, personale på uddannelsen og personale på det Praktiksted har adgang til. I dialogforummet kan der frit oprettes grupper, og dette kan ske på tværs af roller, uddannelser og UC er. Beskederne i Dialogforum kan kun læses af de personer, som er tilknyttet gruppen. Vælg Kommunikation og Dialogforum Klik på Opret gruppe Tilføj medlemmer til gruppen ved at søge dem frem under Medlemmer Først skal du vælge, om det er studerende, personale på praktiksted eller personale på uddannelsen, du gerne vil tilføje i gruppen Derefter vælger du den Professionshøjskole, som personen er tilknyttet Efterfølgende skal du vælge uddannelsen og til sidst udbudssted I eksemplet nedenunder vil vi gerne tilføje en studerende ved UCL, som går på sygeple- jerskeuddannelsen i Odense og Svendborg og er tilknyttet Svendborg som udbudssted. Derefter kan man søge efter den studerendes navn side 13/18
side 14/18
For administratorer på praktikstederne For de personer med administratorrettigheder i Praktikportalen er der flere funktioner til- gængelige end for dem, der bruger Praktikportalen som praktikvejledere. Administrator kan oprette personale og pladser på det praktiksted samt se sagsbehandling af pladser hos UCL. Opret personale på det Praktiksted Du opretter personale på det Praktiksted ved at gøre følgende: Klik på Praktiksted og derefter på Personale Nu vil du kunne se en liste over personalet, som er tilknyttet praktikstedet og du kan oprette nyt personale: Klik på Opret Du skal vælge, hvilken praktikplads personen skal være tilknyttet Du skal udfylde de obligatoriske felter og derefter trykke på Opret Derefter vil den oprettede medarbejder få en mail, hvor vedkommende skal aktivere sin brugerprofil på Praktikportalen kportalen og vælge adgangskode side 15/18
Opret en praktikplads Du opretter praktikpladser pladser ved at gøre følgende: Klik på Praktiksted og vælg Alle praktiksteder Du skal vælge det praktiksted som du ønsker at oprette pladser på. Under fanen praktikstedsbeskrivelse udfyldes de aktuelle informationer for pladsen. Afslut med Gem`. Ved at trykke på fanen Opret praktikplads(er) kommer du ind på siden, hvor du kan oprette praktikpladser. Du skal tage stilling til følgende: Antal pladser (opret altid kun én plads ad gangen. I tilfælde af at en vejleder skal have to praktikanter, oprettes pladsen to gange) Adresse på praktikstedet Praktikforløb denne plads kan tilbyde (der skal sættes et flueben i Socialrådgiverud- dannelsens praktik modul 7) side 16/18
Administrationsperiode skal angives (hvilken periode bliver pladsen tilgængelig?) Ved at tilføje flere perioder kan du oprette den samme plads under flere perioder på én gang. Tryk på Tilføj når perioden er valgt. Tilknyttede praktikvejledere angives, hvis det på forhånd er kendt, hvem der skal være praktikvejleder for et praktikforløb, og personen er oprettet Tryk på Opret. Praktikpladsen er nu oprettet som en kladde og du skal sende pladsen til godkendelse hos UCL. Du skal derfor trykke på Godkend praktikplads. Herefter vil du få følgende besked, da Personalet hos UCL nu skal godkende den oprettede plads. Praktikpladser For at følge sagsbehandlingen af pladser på praktikstedet kan du som administrator gå via menupunktet Praktikpladser. Her kan du se en oversigt over, hvilke pladser du mangler at godkende, eller om der er pladser, som mangler godkendelse fra UCL, og hvilke der er god- kendte og kan bruges af UCL til at fordele til studerende. side 17/18