ORGANISATIONSPLAN OG FUNKTIONSBESKRIVELSE FOR HERNING ORIENTERINGSKLUB Revideret - FU-møde den 13.11.02. - Bestyrelsesmøde den 12.6.2006 1
ORGANISATIONSPLAN BESTYRELSE (B), FORRETNINGSUDVALG (FU), UDVALG Formand B-FU Næstformand B-FU Presseudvalg Sekretær B-FU Bladudvalg Kasserer B-FU Udvalg for løbsafgifter og medlemsregistrering Udvalg for klubtøj Arrangementsudvalgsformand B Træningsudvalgsformand B Løbstilmelder Skovkontakt Træningsmateriel Præ-orientering Emit-udvalg Kortudvalgsformand B Kortsalgsansvarlig Kortdepotansvarlig Ungdomsudvalgsformand B Skoleorientering Klubhusudvalg B Teltholder- Bannerfører Sponsorudvalg B 2
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for formanden Formanden har ansvaret for, at bestyrelsen fungerer efter sit formål og herunder, at de enkelte udvalg fungerer og arbejder i overensstemmelse med klubbens målsætning. Formanden har bl.a. følgende arbejdsopgaver: - At repræsentere klubben ved DOFs repræsentantskabsmøder. - At repræsentere klubben ved møder i nordkreds-regi. - At repræsentere klubben ved officielle lejligheder. - At varetage kontakt og korrespondance med offentlige myndigheder, herunder SIKH. - At sikre, at klubbens målsætning er ajourført og at planlægningen fører frem til opfyldelsen af klubbens målsætning. - At udarbejde dagsorden til FU-, bestyrelses- og fællesmøder. - At indstille åbne løb til FU - At være formand for Herning Orienteringsklubs klubhusfond. - Sammen med formanden for Træningsudvalg og Ungdomsudvalg uddele præmier til årets klubmestre (natløb, klassisk). Følgende underudvalg refererer til formanden: FU- eller bestyrelsesmøder udsendelse Senest 15.12. Fremsendelse af dagsorden Indlæg til KompasPosten Indstilling af idrætsudøvere til SIKH og Herning kommunes idrætspriser. 1.3. Fremsende forslag til nordkredsen med ønsker om løb i kommende år. KompasPosten januar Årsberetning 15.10. Budgetforslag skal være udarbejdet Oktober/november Dagsorden til fællesudvalgsmøde 3
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for næstformanden Næstformanden har ansvaret for, at de forskellige underudvalg fungerer og arbejder i overensstemmelse med klubbens organisations- og funktionsplan. Næstformanden har følgende arbejdsopgaver: - At repræsentere klubben ved formandens forfald eller sammen med denne. - At indstille emner til overordnede funktionsledere ved åbne løb. - At forestå indkøb og gravering af diverse pokaler. Det drejer sig om erindringspokal (i bytte for pokalen som årets klubmedlem), Gravering af navn på vandrepokalerne i D21, H21 og H35. - At forestå overrækkelse af blomster til klubbens danske mestre inden for få dage efter at mesterskabet er vundet. Følgende underudvalg refererer til næstformanden: Presseudvalg udsendelse Klubbladet i januar Årsberetning for underudvalg 15.10. Budgetforslag for FUs områder til kassereren. Januar Indsamling af og indgravering i pokaler. 4
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for presseudvalget Presseudvalget refererer til klubbens næstformand. Udvalget har ansvaret for, at klubben får den højest opnåelige PR i offentligheden, ved at informere om klubbens aktiviteter, resultater og planlagte tiltag igennem nyhedsmedier. Presseudvalget har følgende opgaver: - At etablere og pleje kontakten med de forskellige nyhedsmedier klubben benytter. Disse er pt. - Herning Folkeblad - Herning Bladet - TV2/Midt/Vest, Søvej 2, Holstebro - TvDanmark Mediehuset, Herning Folkeblad (TV4) - At udarbejde PR-materiale om klubben. - At udarbejde pressemeddelelser om resultater opnået af klubbens løbere. - At udarbejde pressemeddelelser om klubbens kommende aktiviteter, herunder planlagte løb og andre begivenheder af offentlig interesse. - At repræsentere klubben i spørgsmål vedrørende arrangementer og øvrige klubforhold. - I samarbejde med sponsorudvalget at skabe PR om klubbens sponsorer i det omfang, det er i sponsorernes interesse. udsendelse Før og efter åbne løb Jan/feb. Udarbejde og fremsende pressemeddelelser til pressen Udarbejde PR materiale om klubben 15.10. Budgetforslag til kassereren 5
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for sekretæren Sekretæren har ansvaret for at informationen til klubbens medlemmer og specielt klubbens bestyrelse og udvalg til enhver tid er opdateret. Sekretæren har følgende opgaver: - At modtage og fordele indkomne skrivelser, e-mails, referater, tidsskrifter m.v. til de relevante klubmedlemmer. - At føre referater fra bestyrelsesmøder, forretningsudvalgsmøder, fællesmøder og generalforsamlinger Følgende underudvalg refererer til sekretæren Bladudvalget Web-master udsendelse Klubbladet i januar Årsberetning 15.10. Budgetforslag til kassereren Senest 8 dage efter møder Senest 14 dage før generalforsamlingen Udsendelse af referater Indkaldelse til generalforsamling 6
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for bladudvalget Bladudvalget refererer til sekretæren. Udvalgets formand har ansvaret for at udvalget er hensigtsmæssigt bemandet og er velfungerende. Formanden og udvalget har følgende opgaver: - At lede og tilrettelægge arbejdet i udvalget - At udarbejde budgetter og være ansvarlig for overholdelse af disse. - At tilrettelægge udgivelsen af klubbladet. - Udarbejde en terminsliste for udgivelse af bladet og sørge for at den overholdes. - At arbejde for at så mange som mulig leverer stof til bladet. HUSKELISTE På aftalte terminer Klubbladet udkommer. 15.10. Budgetforslag til kassereren Klubbladet i januar Årsberetning 7
Ansvarsområder for Web-master Web-masteren refererer til klubbens sekretær. Web-masteren har følgende arbejdsopgaver: - At tilrettelægge klubbens hjemmeside - Udarbejde budgetter og være ansvarlig for overholdelse af disse. 15.10. Budgetforslag til kassereren 8
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for kassereren Kassereren har ansvaret for at klubbens aktive, herunder likvide midler, forvaltes på en betryggende og forsvarlig måde. Kassereren har følgende arbejdsopgaver: - At føre klubbens regnskab på en sådan måde, at der til enhver tid er overblik over klubbens økonomi. - At informere bestyrelsen periodisk om klubbens økonomi. - At opkræve kontingent hos klubbens medlemmer. - At sørge for at betale klubbens forskellige udgifter. - At sikre at klubbens kasse i mindst mulig omfang fungerer som udlægskasse for klubbens medlemmer. - At udarbejde ansøgninger om tilskud af forskellig art. - At sende indberetninger til diverse organisationer - At udarbejde årsregnskab til forelæggelse for generalforsamlingen - At udarbejde budget for det kommende år, på grundlag af indkomne budgetforslag - At være kasserer i Herning OKs klubhusfond. Følgende udvalg refererer til kassereren: Udvalg for løbsafgifter og medlemsregistrering Udvalg for klubtøj 1.12. Budgetforslag forelægges bestyrelsen 31.12. Medlemsliste til DIF og DOF 10.01. Fremlæggelse af endeligt regnskab for Revisionen. En uge før generalforsamlingen Det reviderede regnskab ophænges på opslagstavlen i klubhuset. 1.3. Sidste frist for ansøgninger til SIKH vedr tilskud til turneringsgebyr, kørsel til træning og turnering, trænere, dommerhonorarer og lån af lokaler for det kommende år Feb. Ansøgning om tilskud til o-kort. Ansøgning om lokaletilskud. april Budget for lokaletilskud til Herning kom. 9
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for udvalget for løbsafgifter og medlemsregistrering. Udvalget refererer til kassereren. Udvalget har ansvaret for registrering af medlemmer og for ind- og udbetaling af løbsafgifter. Den ansvarlige for medlemsregistreringen har ansvaret for at medlemsregistreringen hele tiden er ajour. Desuden har udvalget ansvaret for afstemning af løbskontoen. Udvalget har følgende arbejdsopgaver vedr. medlemsregistrering: - Føje nye medlemmer til klubbens medlemsregister - Slette medlemmer, som er udmeldt - Vedligeholde medlemssiden i O-service. Udvalget har følgende arbejdsopgaver vedr. løbskontoen: - Sørge for at medlemmer indbetaler til løbskontoen, så løberen ikke er i restance til klubben. - Udbetaler fra løbskontoen til klubber, hvor klubbens løbere har deltaget. - Afstemmer med kassereren ved årets afslutning. HUSKELISTE 31.12. Økonomi afstemmes med kassereren 10
Ansvarsområder for Udvalg for klubtøj Udvalget refererer til kassereren. Formanden for udvalget har følgende opgaver: - foretage indkøb af klubtøj - - sælge klubtøj til medlemmerne - - oplyse kassereren om lagerbeholdningen pr. 31.12. - - indstille forslag til priser eller prisændringer - - registrere Ungdomsudvalgets brug af klubtøj - - registrere ungdomsløbernes indbetaling af depositum for lånt tøj. - - give kassereren besked, ved salg af tøj, så medlemmet kan trækkes:på kontoen. HUSKELISTE 31.12. Lageropgørelse til kassereren 11
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for formanden for arrangementsudvalget Formanden har ansvaret for at udvalget er bemandet forsvarligt og at det er velfungerende. Formanden og udvalget har følgende opgaver: - At lede og tilrettelægge arbejdet i udvalget. - At udarbejde budgetter og være ansvarlig for at overholde disse. - At tilrettelægge og afholde klubaftener, klubture og klubfester. - At udarbejde og fremlægge aktivitetsoversigt for det kommende år på fællesmødet i november. - At sørge for bustransport til diverse arrangementer 15.10. Budgetforslag til kasserer Fællesmøde i november Klubbladet i januar Aktivitetsoversigt for det kommende år Årsberetning 12
Ansvarsområde og funktionsbeskrivelse for formanden for træningsudvalget Formanden har ansvaret for, at udvalget er bemandet forsvarligt, og at det er velfungerende. Det er udvalgets ansvar at tilse, at klubbens træningsfaciliteter kvalitets- og kvantitesmæssigt modsvarer det behov, der er blandt klubbens medlemmer. Formanden og udvalget har følgende opgaver: - At lede og tilrettelægge arbejdet i udvalget - At udarbejde budgetter og være ansvarlig for overholdelse af disse. - At planlægge og tilrettelægge træningsvirksomheden i klubben, herunder almen træning, orienteringstræningsløb, specialtræning og træningsløbskoordinering med andre klubber. - At planlægge træningsløbene i samarbejde med kortudvalg og skovkontakt. - At være ansvarlig for træningsniveauet i klubben, herunder for medlemmers deltagelse i samlinger og kurser. - Sammen med formanden for Ungdomsudvalget sammensætte holdet til hver divisionsmatch. - At være ansvarlig for al instruktion på seniorniveau, herunder mindst et nybegynderkursus hvert år. - I samarbejde med klubbens formand fastsættes kriterier for udtagelse til seniorstafethold til JM, DM, større holdstafetter m.m. og derpå udtage holdene. - At føre træningsløbsstatistik og foretage uddeling af præmier herfor til generalforsamlingen. - At være ansvarlig for klubbens træningsmateriel - At være ansvarlig for udsætning og vedligeholdelse af faste poster. - At udarbejde og fremlægge aktivitetsoversigt for det kommende år på fællesmødet i november. - Sammen med formanden forestå præmieuddelingen til årets klubmestre. Følgende underudvalg refererer til formanden for træningsudvalget: Skovkontakt, træningsmateriel, løbstilmelder, præ-udvalg (handicap), emit-udvalg 15-10. Budgetforslag til kassereren Fællesmødet i november Aktivitetsoversigt for kommende år Klubbladet januar Årsberetning 13
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for skovkontakten Skovkontakten refererer til formanden for træningsudvalget. Skovkontakten har ansvaret for kontakten til skovejere og administratorer. Skovkontakten har følgende arbejdsopgaver: - At de nødvendige skovtilladelser erhverves. - At føre de nødvendige forhandlinger med skovejere, skovadministratorer og øvrige forvaltende myndigheder. - At varetage korrespondancen i forbindelse med administration af løbstilladelser m.v. - At sørge for de nødvendige tilladelser i forbindelse med nytegning af kort i samarbejde med kortudvalget - At medvirke til tilrettelæggelsen af klubbens træningskalender i samarbejde med træningsog kortudvalget. - At ajourføre klubbens lodsejerfortegnelser - At repræsentere klubben i forbindelse med spørgsmål omkring skovtilladelser. - At sørge for at kontakten fra brugere til skovene dvs. medlemmer af andre klubber, Nordkredsen osv. sker igennem formanden for Træningsudvalget. HUSKELISTE 14
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for løbstilmelder Løbstilmelderen refererer til formanden for træningsudvalget. Løbstilmelderen har ansvaret for, at medlemmernes løbeaktiviteter anmeldes i rette tid. Løbstilmelderen har følgende arbejdsopgaver: - At tilrettelægge en effektiv tilmeldingsprocedure således af misforståelser i videst mulig omfang undgås. - At tilmelding sker rettidigt. - At sørge for at interesserede på hjemmesiden kan se klubbens deltagere til åbne løb, så evt. tilmeldingsfejl kan rettes og deltagere gives god mulighed for at samordne kørsel. - Tjekke om ungdomsløbere har deltaget i tilmeldte løb 1.12. Opgørelse til Ungdomsudvalg og kasserer over udeblevne ungdomsløbere til tilmeldte løb. 15
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for træningsmateriel Udvalget for træningsmateriel refererer til formanden for træningsudvalget. Udvalget har ansvaret for al klubbens træningsmateriel. Udvalget har følgende opgaver: - At banelæggerne til træningsløbene i god og rimelig tid kan forsynes med det nødvendige materiel, herunder løbskort. - At materiellet opbevares og bruges på forsvarlig vis. - At der foretages de nødvendige reparationer og nyanskaffelser samt at materiellet er til stede i brugbar stand. - At træningsløbsindtægter mindst én gang pr. kvartal afregnes til kassereren. - At beholdningen af plastlommer til kort er tilstrækkelig Den 15.10. Budgetforslag til kassereren 16
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for præ-udvalget Udvalget refererer til klubbens træningsudvalgsformand. Udvalget har ansvaret for klubbens udbud af aktiviteter til præcisions-orienteringsløbere. Formanden har ansvaret for at udvalget er bemandet forsvarligt og at det er velfungerende. Udvalget har følgende opgaver: - Planlægger og afholder koordineret med TRU og UU hvert år en række handicaporienteringstræningsløb, der opfylder medlemmernes behov herfor. - repræsenterer klubben i spørgsmål vedrørende handicap-orienteringsspørgsmål. - Repræsenterer klubben i samarbejde med DOF og andre organisationer om handicaporientering. - Udarbejder budgetter og overholder disse. - Udarbejder og fremlægger aktivitetsoversigt for det kommende år på fællesmødet i november. - Samarbejder med TRU og UU med henblik på tilrettelæggelse af præcisions-orientering for ikke handicappede orienteringsløbere. 15.10. Budgetforslag til kassereren Fællesmødet i november Aktivitetsoversigt for kommende år 17
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for EMIT-udvalget Udvalget refererer til formanden for Træningsudvalget Udvalget har følgende opgaver: - Indstiller til bestyrelsen hvad der skal købes af udstyr. - Udgør en superbrugergruppe, som forestår uddannelsen af klubbens øvrige medlemmer både med henblik på åbne samt træningsløb. - Bistår i nødvendigt omfang med ekspertise i forbindelse med afvikling af åbne løb. - Udarbejder budgetter og er ansvarlig over for disse. - Deltage i udarbejdelse af samarbejdsaftaler (låneaftaler) med andre af områdets Emitklubber. - At repræsentere klubben i forbindelse med spørgsmål om udvalgets fagområde. Senest 7 dag efør 15.10. Budgetforslag til kassereren 18
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for formanden for kortudvalget Formanden har ansvaret for at udvalget er bemandet forsvarligt og at det er velfungerende. Formanden og udvalget har følgende opgaver: - At lede og tilrettelægge arbejdet i udvalget. - At udarbejde budgetter og være ansvarlig for overholdelse af disse. - At sørge for at klubbens kortbeholdning hele tiden har den standard og størrelse som klubben ønsker og har behov for, herunder indkøb og salg samt kortbeholdningsregnskab/oversigt. - At holde sig ajour om udviklingen indenfor korttegningsområdet. - At sørge for rekognoscører, rentegnere og andre interesserede af klubbens medlemmer får mulighed for at deltage i relevante kurser. - At repræsentere klubben i forbindelse med spørgsmål om udvalgets fagområde både indenfor og udenfor klubben. - At koordinere eventuelle reklamer på kort med sponsorudvalget. - At meddele Orientering.dk og DOF (når dette kræves) om områder med faste poster. Følgende underudvalg refererer til kortudvalget: Kortdepot og salg 15.10. Budgetforslag til kassereren Fællesmødet i november Klubbladet i januar Aktivitetsoversigt for kommende år Årsberetning 19
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for udvalget for kortdepot og kortsalg Udvalget refererer til formanden for kortudvalget. Udvalget har følgende opgaver: - At der udleveres kort til træningskasserne. - At sælge kort ud af huset - At kortsalget straks afregnes til kassereren eller denne får besked på, hvem der skal have regning. - At kortbeholdningen er optalt og der tilgår kortudvalget de nødvendige oplysninger om kortbeholdningens størrelse. - At udarbejde budgetter og være ansvarlig for overholdelse af disse. 15.10. Budgetforslag til kassereren 20
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for formanden for ungdomsudvalget Formanden har ansvaret for, at udvalget er bemandet forsvarligt, og at det er velfungerende. Det er udvalgets ansvar at tilse, at klubbens ungdomsmedlemmers træningsfaciliteter kvantitets- og kvalitetsmæssigt modsvarer det behov, der er blandt ungdomsmedlemmer. Formanden og udvalget har følgende opgaver: - At lede og tilrettelægge arbejdet i udvalget - At udarbejde budgetter og være ansvarlig for overholdelse af disse. - At tilrettelægge specialtræning for ungdomsløberne i samarbejde med TRU. - At tilrettelægge og afholde kurser og samlinger for klubbens ungdomsløbere gerne i samarbejde med andre klubber. - At indstille, tilmelde og koordinere kørsel/rejser ved kurser, der afholdes af DOF. - At fastsætte kriterier for udtagelse af ungdoms-stafethold til JM og DM m.m. og derpå udtage holdene. - At tilrettelægge og afholde sommerferiearrangementer såfremt udvalget skønner, der er ressourcemæssigt overskud til dette. - At medvirke til initiativer, der tager sigte på at skaffe nye ungdomsløbere herunder skoleorientering. - At repræsentere klubben i spørgsmål om udvalgets fagområde. - At sørge for telegrammer til klubmedlemmers konfirmation - Uddele følgende pokaler: årets ungdomsløber, træningsflid, kammeratskabspokal - Sammen med klubbens formand uddele klubmesterskabspræmier. Følgende underudvalg refererer til ungdomsudvalget: Skoleorienteringsudvalget 15.10. Budgetter til kassereren Fællesmødet i november Aktivitetsoversigt for det kommende år Klubblad januar Årsberetning for udvalget 21
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for skoleorienteringsudvalget Udvalget refererer til formanden for ungdomsudvalget. Udvalget har ansvaret for klubbens aktiviteter i tilknytning til skoleorientering. Formanden har ansvaret for at udvalget er bemandet forsvarligt og at det er velfungerende. Formanden og udvalget har følgende opgaver: - At repræsentere klubben i spørgsmål vedrørende skoleorientering. - at repræsentere klubben i samarbejde med DOF om skoleorientering. - At udarbejde budgetter og overholde disse. - At udarbejde og fremlægge aktivitetsoversigt for skoleorientering for det kommende år på fællesmødet i november. - At være ansvarlig for klubbens produktion (i samarbejde med kortudvalget) for skoleorienteringskort. - At være igangsætter af et nyt skoleorienteringsprojekt. - At forestår opfølgningen overfor skoler, der involverer sig i dette. - At tilstræbe at få knyttet så mange lærere og elever som muligt (til klubben) i forbindelse med et nyt skoleorienteringsprojekt. - At udarbejde materiale til skoler der ønsker at benytte vore faste poster. 15.10. Budgetforslag til kassereren Fællesmødet i november Aktivitetsoversigt for kommende år. 22
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for klubhusudvalget Udvalget har ansvaret for, at klubhuset fungerer bedst muligt for flest mulige medlemmer samt at huset fremtræder rent, vedligeholdt og præsentabelt. Udvalget har desuden ansvaret for, at klubbens materiel opbevares forsvarligt og til stadighed er i god brugbar stand. Udvalget har følgende arbejdsopgaver: - At udarbejde budgettet og være ansvarlig for overholdelse af dette. - At fastsætte og håndhæve husregler, der sikrer at udvalgets ansvar kan overholdes. - At udarbejde og bemande rengøringsplan (evt. med lejet personale) - At føre tilsyn og igangsætte indvendige vedligeholdelsesarbejder i det omfang, det skønnes nødvendigt. - At føre tilsyn og påtale udvendige vedligeholdelsesarbejder, der tilfalder udlejer. - At sørge for beholdning af kaffe/the. - At føre kartotek over udleverede nøgler til klubhuset. - At sørge for at klubbens materiel opbevares på forsvarlig vis. - Selv at foretage eller sørge for at nødvendige reparationer af materiel udføres. - At sørge for at brugere af klubbens materiel i forbindelse med åbne løb og andre aktiviteter kan afhente materiellet i god tid. Følgende underudvalg refererer til klubhusudvalget: Telt- og standerfører 15.10. Budgetforslag til kassereren Fællesmøde i november Aktivitetsoversigt for kommende år Klubblad i januar Årsberetning til generalforsamlingen 23
Ansvarsområder og funktionsbeskrivelse for teltholder og standerfører Teltholder og standerfører refererer til formanden for klubhusudvalget. Teltholder og standerfører har ansvaret for at klubbens telte og standere til enhver tid er i ordentlig og brugbar stand. Arbejdsopgaver: - At sørge for at telt og stander medbringes til hvert løb, hvor klubben er repræsenteret. 15.10. Budgetforslag til kassereren 24
Ansvarsområde og funktionsbeskrivelse for sponsorudvalget Udvalget har ansvaret for klubbens indtægter via sponsorer eller alternative indtægtsgivende aktiviteter. Sponsorudvalget har følgende arbejdsopgaver: - At skaffe klubben sponsorater - I samarbejde med presseudvalget at arbejde på, at klubbens sponsorer får noget for de ydede sponsorater. - I øvrigt drage omsorg for pleje af sponsorer. - At sælge annoncer til klubbladet og hjemmesiden. - At fremkomme med ideer til indtægtsgivende aktiviteter samt drage omsorg for gennemførelsen/implementering heraf. Senest 7. dage før udsendelse 15.10. Budgetforslag til kassereren Fællesmødet i november Klubblad i januar Aktivitetsoversigt for det kommende år Årsberetning til generalforsamlingen 25