IFIR S Implementering af en ny indkøbskultur Rejsen fra manuelle indkøbsopgørelser fra mange forskellige leverandører til indkøbsanalyser via SAS
Emner Præsentation af Indkøbsfællesskabet IFIRS Fra forhandlingskøb til juridisk baserede indkøb Et udbudsforløb Elektroniske indkøb Det offentlige som kunde
Præsentation Aage Toft-Christensen Leder af Indkøbsfællesskabet IFIRS og Bygningsservicefællesskabet ERFA-BYG Tidligere indkøbscontroller på HANSENBERG i Kolding Indkøbsrådgiver for Undervisningsministeriet. Rådgiver, elektronisk handel, for Moderniseringsstyrelsen og 175 selvejende institutioner Rådgiver for Rigsrevisionen Arbejdede fra 2000 til 2006 for Indenrigsministeriet med indkøbsbesparelser for kommuner under administration Egen rådgivningsvirksomhed fra 1996 til 1999 Adm. dir AIG Europe (forsikring)1986 til 1996 (New York, Paris og København) Forskellige salgsjob i forsikringsbranchen i Danmark fra 1976 til 1986, afsluttende som chef for Hafnias Storkundeafdeling. Forsikringsjuridisk uddannelse fra Forsikringsakademiet.
Hvad er IFIRS Et frivilligt fællesskab af selvejende institutioner i Undervisningsministeriets regi Pt. 60 ungdoms- og efteruddannelser fra hele Danmark, fra Nykøbing Falster og Bornholm til Tønder, Hjørring og Frederikshavn De 60 medlemsskoler repræsenterer en årlig indkøbsmængde på ca. kr. 3.200.000.000 Det er frivilligt for skolerne om de vil deltage i et udbud Har en skole sagt Ja-tak til et udbud, skal skolen bruge aftalen (tvungen brug)
Hvad er IFIRS I 2014 bliver 20 EU-udbud igangsat med en forventet udbudsvolumen på kr. 500.000.000 I 2014 forventes ca. 20 udbud for enkelt medlemmer, enten som annoncerede udbud eller EU-udbud. I 2015 bliver ca. 30 EU-udbud og 30 udbud efter Tilbudsloven igangsat, med en forventet udbudsvolumen på ca. 1.000.000. Hovedparten af IFIRS udbud forventes at blive EUudbud, grundet IFIRS størrelse. IFIRS bruger SKI og Statens Indkøbsaftaler i det omfang de er brugbare
Fællesskabets 60 medlemmer (01.11.2014) - Agroskolen - AMU Fyn - AMU Syd - AMU Vest - Asmildkloster Landbrugsskole - Business College Syd - Bygholm Landbrugsskole - Campus Bornholm - Campus Vejle - CELF - Dalum Landbrugsskole - Erhvervsakademi MidtVest - Erhvervsakademi Sjælland - Erhvervsakademi SydVest - Erhvervsgym. Grindsted - Erhvervsskolen Nordsjælland - EUC Lillebælt - EUC Nord - EUC Sjælland - EUC Syd - Frederikshavn Handelsskole - Grindsted Landbrugsskole - Gråsten Landbrugsskole - Haderslev Handelsskole - Handelsgymnasiet Vestfyn - Handelsskolen Silkeborg - HANSENBERG - Herningsholm Erhvervsskole - HF og VUC Fyn - IBC International Business College - Jordbrugets UC Aarhus - Kjærgaard Landbrugsskole - Kold College - Kolding HF & VUC - Køge Handelsskole - Learnmark - Nordjyllands Landbrugsskole - Rosborg Gymnasium & HF - Roskilde Tekniske Skole - Rybners - Sct. Knuds Gymnasium - Skanderborg-Odder Center for Udd. - Skive Handelsskole & gym. - Skive Tekniske Skole - SOSUskolen Esbjerg - SOSUskolen Fredericia/Horsens - SOSUskolen Syd - Svendborg Erhvervsskole - Syddansk Erhvervsskole - Teknisk Skole Silkeborg - Tønder Handelsskole & -gym. - UC Holstebro - UC Ringkøbing Skjern - UC Slagteriskolen i Roskilde - Varde Handelsskole & -gym. - Vejen Business College - VUC FYN - VUC Vest - VUC Aarhus - Aarhus Tech
Udvikling af indkøbsfunktionerne Side 7
Udvikling af indkøbsfunktionerne Før: Ikke ret mange skoler havde en Indkøbspolitik Indkøb manglede fokus fra ledelsernes side Hver afdeling havde sine egne indkøbere med egne ukoordinerede indkøbsaftaler, den samme vare kunne have flere priser Indkøberne var små konger Hvor man i det private erhvervsliv havde strategiske og ikke strategiske indkøb, havde man i det offentlige bare indkøb Ingen vidste hvad der blev købt ind
Udbudsreglerne fik fokus Udbudsgrænser Tærskelværdier varekøb og visse tjenesteydelser 2014 og 2015 1. Køb under kr. 500.000: Hvilken som helst leverandør kan vælges under hensyntagen til god forvaltning af offentlige midler. 2. Køb mellem kr. 500.000 og kr. 1.541.715: Alle købsaftaler skal i udbud i henhold til tilbudsloven. 3. Køb over kr. 1.541.715: Alle købsaftaler skal i EUudbud. Tærskelværdierne udregnes som samlet indkøb i en given kategori, i kontraktperioden, eller over 4 år, hvis ingen kontrakt.
En ny verden åbnede sig Det blev pludseligt dyrt at finde en leverandør Ingen indkøbere havde den nødvendige uddannelse Ingen skoler havde oversigt over leverandører eller selve indkøbene Næsten ingen skoler have en indkøbspolitik Undervisningsministeriet nedsatte et udvalg der skulle udforme modeller for Administrative Fælleskaber 4 Indkøbsfællesskaber blev skabt Nordjylland (8 medlemmer) Midtjylland (5 medlemmer) Sjælland (14 medlemmer) IFIRS (60 medlemmer) 10
Opgaver i selvejesektoren Ledelserne blev opmærksomme på deres ansvar for overholdelse af Forvaltningsloven og Udbudsreglerne Alle skoler skulle have en indkøbspolitik Alle skoler skulle identificere leverandørerne Alle skoler skulle identificere hvad der blev købt hvor Alle skoler skulle opgøre indkøbsvolumen Plan for reduktion af leverandører Organisering af udbudsforløbene 11
Udbudsforløb varighed mellem 9 og 12 mdr.
Værktøjer Masser af hænder og fødder Langsomme processer Udtræk fra Navision uden andet end overordnet indhold Skolerne kunne ikke håndtere opgaven Kontakt til leverandører Uvilje Mange kundenumre Fremsendelse af papirfakturaer Tidens løsning var Excel mange Excel-ark og masser af arbejdskraft 13
Hvad med juraen Arbejdet med løsningen Hvordan håndteres personfølsomme oplysninger Kunne vi overhovedet finde fakturaerne fra 60 forskellige skoler Hvordan eksporteres fakturainformation i op til 60 forskellige opsætninger Hvad krævedes af IFIRS ansatte Ca. 640.000 fakturaer årligt 3 års historik + indeværende år = ca. 2,5 mil. fakturaer.
Status Overførselsprogram udviklet Test er afviklet med 4 skoler Faseplan for overførsel af fakturaer iværksættes: Første fase 10-20 skoler i december 2014 Anden fase 10-20 skoler i første kvartal 2015 Resten af skolerne i andet kvartal 2015 Første store udfordring bliver Cateringudbuddet der startes op i andet kvartal 2015 Mere end 67.000 varelinjer
Resultat Gennemsnitlig transaktionstid i udbudsforløbet reduceres med 2 måneder Gennemsnitlig omkostninger pr. udbud reduceres med kr. 20.000 (ca. 10%) Antallet af årlige udbud kan udvides med 5-10 Transaktionstiden for Complience reduceres (ikke beregnet)