Tjeklisten Kunsten at finde den rigtige ejendomsadministrator
Valget skal tages på et solidt grundlag Basisydelsen skal være helt på plads, fordi en problemfri ejendomsadministration begynder med en velfungerende hverdag Når I laver jeres liste over mulige samarbejdspartnere inden for ejendomsadministration, er det først og fremmest vigtigt, at I vælger en ordentlig og solid virksomhed, der kan leve op til sit ansvar. Det kan hurtigt blive dyrt for jer, hvis administrator ikke har de rigtige forsikringsforhold og ikke hviler på et solidt økonomisk grundlag. Derefter skal I sikre jer, at I møder jeres fremtidige administrator, og at det er en ansvarlig, kompetent og erfaren person, som kan levere i forhold til jeres behov både når det gælder den daglige administration og evnen til at kunne rådgive jer. Tjekliste Er jeres kommende administrator medlem af Ejendomsforeningen Danmarks administratorsektion (den officielle brancheforening), så I kan være sikre på, at de lever op til branchens uddannelseskrav og etiske regler? Er administrator ansvars-, kautions-, og kriminalitetsforsikret? Har administrator en IT-erklæring, der dokumenterer og sikrer IT-forretningsgange og data ved nedbrud, brand og lignende. Vurdér deres tilgængelighed. Hvordan er administrators kontortid? Kan de nås pr. mail og telefon uden for almindelig åbningstid, og hvor længe er de om at besvare forespørgsler? Jeres daglige, ansvarlige administrator bør være erfaren og evne at være samlingspunktet for hele jeres engagement, så I ikke skal bruge unødig tid på at koordinere selv. Ring til et par af administrationsselskabets andre kunder og hør, hvad de mener om administrator. Referencer er altid den bedste kilde.
Forsikring: administrators forsikringsforhold er en vigtig garanti mod ubehagelige overraskelser Regnskab: jeres administrator skal have et solidt økonomisk fundament, så I ikke løber unødig risici Brancheforening: medlemskab af den officielle brancheforening er jeres sikkerhed for kvalitet Det virker måske lidt besværligt, men jeres valg skal tages på et sikkert grundlag. Med denne dokumentation er I godt på vej, og det kan være risikabelt at lade være Tip Det tager normalt et år at lære en ejendom at kende og skabe en optimal drift. Derfor skal personaleomsætningen være lav hos jeres administrator, så I ikke skal starte forfra hele tiden.
Online er et must vælg den bedste løsning Man kan ikke forestille sig en bank uden netadgang, og på samme måde er en god onlineløsning hos administrator altafgørende for gennemsigtighed og overblik i hverdagen Der er mange administrationsselskaber, som praler med deres facilitet. Men da det er et meget vigtigt værktøj i hverdagen, skal I forlange at se det demonstreret i virkeligheden. På den måde er I sikre på, at det er ægte online og ikke bare gamle, indscannede oplysninger. Ligesom der findes gode og dårlige netbanker, findes der også gode og dårlige faciliteter inden for ejendomsadministration. Derfor skal I gøre jer selv den tjeneste at vælge den bedste og mest fleksible løsning. Og så er der det med økonomien. Få afklaring om, hvad det koster at bruge faciliteten, for gratis er ikke altid gratis, når man først kigger efter. Tjekliste Se rigtige demoer af systemerne og vurdér dem op mod hinanden med fordele og ulemper. Tjek at systemet kan imødekomme bestyrelsens behov for en særlig adgang til løbende onlinestatus, så I kan følge med minut for minut. Giver systemet mulighed for at gemme vigtige dokumenter som fx årsrapport, vedtægter, forsikringspolice, referater og andre aftaler af betydning for bestyrelsens arbejde? Betaler I noget for det og i givet fald for meget? Og husk at læse det med småt
Log ind på onlineløsningen direkte fra webstedet Systemet giver adgang til alle ejendommens dokumenter, overblik til budgetopfølgning, kontaktog beboerinformation mm. Onlineløsningens forside viser ejendommens grundlæggende data Tip IT-systemer forældes hurtigt. Det kan være en god ide at forhøre sig om administrators IT-politik, og om hvor meget de investerer i udviklingen af IT-faciliteter for kunderne de kommende 3 år.
Ydelserne skal tilpasses jer ikke omvendt Enhver forening kan få behov for specialiserede ydelser som fx advokatbistand, ejendomsinspektører, bankforbindelser og rådgivning om revision. Sørg for, at I er dækket godt ind Der findes ikke to foreninger, der er ens, og det er administrators opgave at tilpasse sig jeres behov og tilbyde spidskompetent hjælp, når det kræves. Det kan nemlig blive et spørgsmål om mange penge, hvis eksperterne kommer for sent på banen. Jurist- og ejendomsinspektørservice er naturlige og logiske følgeydelser af ejendomsadministration, men det afgørende er, at jeres administrator arbejder proaktivt og individuelt for jer. Tjekliste Har administrator egne jurister, eller er de nødt til at købe ydelsen fra andre? Hvis de ikke har dem selv, kan det hurtigt blive en temmelig dyr fornøjelse. Har administrator egne inspektører, eller er de nødt til at købe ydelsen af andre? Her gælder det samme. Har administrator gode forbindelser til kreditforeninger og revisorer, og kan de sikre kvalificeret rådgivning fra dem? Det er også vigtigt at vurdere kapaciteten hos administrator, så I er sikret hurtig hjælp og problemløsning. Se på medarbejdernes kvalifikationer. Opfylder administrator branchens krav til videreuddannelse af medarbejderne? Bed administrator dokumentere og redegøre for, hvilke typer opgaver, de udfører flest af. Og om de er kompetencemæssigt dækket ind i forhold til netop jeres behov.
Ejendomsadministration: Birgitte Bonde Ejendomsinspektører: Flemming Ingstrup Jurister: Karsten Gerlif Tip For at være spidskompetent på de individuelle ydelser kræver det normalt et administrationsselskab af en vis størrelse. Det er svært at være dækket tilfredsstillende ind med generalister.
Administrator skal arbejde for jeres økonomi En god ejendomsadministrator er proaktiv i forhold til kunderne. Det gælder om at udfordre nuværende løsninger og aftaler og hele tiden vurdere, om tingene kan gøres bedre Hurtigt skiftende regler om lovgivning på området gør, at administrator skal holde vågent øje med den enkelte forening. Ellers risikerer I utidssvarende, besværlige og dyre løsninger. Administrator er eksperten, og det er derfor ubetinget deres ansvar at gribe til handling uden unødig forsinkelse og sørge for, at alt fungerer optimalt altid. Sammen med jer skal de lægge en langsigtet strategi for ejendommen, som kan justeres og optimeres løbende. Det kan være mange penge værd. Tjekliste Hvordan sikrer administrator, at I hele tiden har de bedste aftaler og administrerer optimalt? Hvordan vil administrator arbejde proaktivt for netop jeres forening? Spørg ind til værktøjer som fx nøgletalsanalyser. Her kan den gode administrator identificere forbedringsområder på baggrund af, hvordan generelle niveauer i sammenlignelige ejendomme forholder sig. Hvad er sparet, er tjent. Kan administrator tilbyde jer attraktive storkundeforhold inden for bank og forsikring, så I kan spare penge fra første dag? Er der andre værdiskabende partnerskaber, fx på energiområdet, som I kan have glæde af?
Overblik og gennemskuelighed Et udsnit af analyser, som en god administrator skal forsyne jer med Fordeling af driftsudgifter Abonnementer - 1 % Forsikring - 3 % Eludgifter - 4 % Vandudgifter - 15 % Varmeudgifter - 21 % Renholdelse - 28 % Udv. vedligeholdelse - 28 % Fordeling af driftsudgifter Anden renholdelse -3 1 % Renovation - 24 % Snerydning - 0 % Trappevask/vinduespolering - 29 % Viceværtsservice - 11 % Viceværtslønninger - 5 % Driftsanalyse 2XXX 100 80 60 40 20 0 A/B Demo CEJ gns. Tip Mange glemmer at fokusere på disse ting i tilbudsfasen. Faktum er, at de penge, som kan spares gennem administrators aftaler, går direkte i jeres kalkule og kommer medlemmerne til gode med det samme.
Undgå at sammenligne æbler og pærer Tilbud ser ofte forskellige ud, og det kan være en krævende opgave at sikre et fair og rigtigt sammenligningsgrundlag o I tilbudsfasen gælder det om at se på det samlede regnestykke for jeres forening, og det kan være svært at komme frem til fakta. I skal have en fast pris på basisydelsen samt klare vilkår for tillægsydelser og herfra trække I eventuelle økonomiske gevinster gennem administrators aftaler. Vi har udarbejdet et skema, som sikrer, at I får det hele med. Bed jeres tilbudsgivere om at anvende dette skema, så I får mulighed for at vurdere forholdene objektivt. Vi kan evt. maile det til jer, hvis I har behov for det. Tjekliste Udlevér skemaet til den eller de administratorer, I vil vurdere, og gør det klart, at de kun kommer i betragtning, hvis de vil arbejde inden for disse rammer. Det er jer, der bestemmer! Sørg for at basisydelsen er klart beskrevet. Det er den ydelse, som er nemmest at definere, så her kan I godt kræve, at de er meget præcise. Pris for tillægsydelser kan let blive elastik i metermål, hvis I kun får timepriser. Prøv, så vidt muligt, at få rammebudgetter på arbejder, som allerede nu for forudses eller er fast tilbagevendende. Det er vigtigt, at der generelt arbejdes med faste budgetter. Det er en forudsætning for god forventningsstyring. Få indblik i prisniveauer på tillægsydelser for opgaver udført i sammenlignelige ejendomme. Evaluér samarbejdet første gang efter 12 måneder, så eventuelle uhensigtsmæssigheder kan tager allerede i opløbet.
Skema Basisydelser Som udgangspunkt varierer basisydelserne ikke meget. Det er dog vigtigt at sikre sig, at følgende er inkluderet: Onlineadgang Deltagelse i ordinær generalforsamling Deltagelse i budgetmøde Referat fra generalforsamling Lønadministration for ansatte Nøgletalsanalyser Tillægsydelser Inden for tillægsydelser kan der være mange penge på spil. Få specificeret priser på: Juridisk rådgivning Ekstraordinære generalforsamlinger Deltagelse i bestyrelsesmøder Administration af ventelister Administration af P-anlæg Administration af vaskeri Administration af fælleslån Inspektørydelser: vedligeholdelsesplaner, tilsyn med ejendommens drift, energioptimering Besparelser Mulige besparelser skal retfærdighedsvist trækkes fra den samlede udgift, fx besparelser på: Forsikringspræmier pr. m 2 Ift. dækningens omfang Bidrags- og rentesatser på kreditforenings- og banklån Revisionshonorarer Abonnementer, fx på elevatorer, energiovervågning og renholdelse Andet Total Tip Mange glemmer at fokusere på disse ting i tilbudsfasen. Faktum er, at de penge, som kan spares gennem administrators aftaler, går direkte i jeres kalkule og kommer medlemmerne til gode med det samme.
Ingen ejer- eller andelsboligforening er ens, og valget af ejendomsadministrator kan være en kompleks beslutning med mange konsekvenser. Det gælder om at finde den helt rigtige for netop jer første gang. Denne guide sikrer, at I tager jeres beslutning på det rigtige grundlag. CEJ er et af Danmarks førende ejendomsadministrationsselskaber, og vores mangeårige erfaring har efterhånden lært os lidt om behovene og processerne i en valgsituation. At finde den rigtige ejendomsadministration kræver information om ydelserne, men opgørelserne er ikke altid umiddelbart sammenlignelige. Derfor er det nødvendigt at skære ind til benet og forlange klare svar på jeres spørgsmål. Vi håber, at denne guide kan hjælpe jer i processen. Med venlig hilsen, Anne Marie Oksen, administrerende direktør, CEJ Ejendomsadministration A/S CEJ Ejendomsadministration A/S I Meldahlsgade 5 I 1613 København V I Tlf. 33 33 82 82 I Fax 33 33 85 85 I cej@cej.dk I www.cej.dk