Indkaldelse til bestyrelsesmøde Dato: 27. November 2013 Det Grønlandske Hus Tilstedeværende: Jonas Elgaard, Avaruna Mathæussen, Pipaluk Lind, Nyoka Steenholdt, Taitsi Trondheim, Hans-Peder Kirkegaard og Marie-Louise Nuka Karlsen. Dagsorden 1. Valg af referent og ordstyrer Referent: Marie-Louise Nuka Karlsen Ordstyrer: Jonas Elgaard 2. Godkendelse af dagsorden Dagsorden er godkendt. 3. Godkendelse af referat fra mødet den 4. november 2013 a. Gennemgang af arbejdsopgaver 4. Meddelelser fra formanden a. Datoer for kommende møder. 5. Meddelelser fra kassereren a. Status på bankskifte b. MobilePay/swift Der er 1800 kr. på kontoen Der er blevet overført nogle penge til Britt for de kommende arrangementer. Ca. 1050 kr. i kassen. Nem ID er modtaget. Vi får kode til pengeboks hos Arbejdernes Landsbank, så der ikke kommer til at være kontanter oppe på Avalak kontoret. AL kommer til at lukke Danske Bank konto om ca. 1 måned. Mobile pay kører godt. TLF nr. for Kassereren ønsker at de drikkevarer, der er blevet drukket oppe på kontoret, skal betales sidst på måneden. 6. Meddelelser fra/til HB Pip gennemgår noget af HB referatet fra sidste møde.
7. Meddelelser fra DGH DGH mødet er aflyst. Britt er ikke tilstede. 8. Evaluering fra afholdte arrangementer a. Jobmesse b. Julefrokost God samarbejde, alle arbejdede fint. Budgettet blev holdt fint, der blev indkøbt mindre. Festen blev åben for alle kl. 22.30. Kokken og Jomfruen skal ikke bruges til næste julefrokost. 9. Kommende arrangementer Generelt om invitationer til arrangementer: Avaruna har ikke altid til at lave invitationer til arrangementer. Tovholderne skal helst selv lave invitationen, men Avaruna kan sende den ud. a. Kirkekaffe, d. 1. december Kirkekaffe: Bagning på lørdag hele dagen: Britt, Ava, Marie, Ivik, Ivalu, Kuluk Kirkekaffe på søndag, mødetid 13.00 (sharp): Britt, Ava, Marie, Puk, Nyoka Imorgen torsdag kl. 10.00 handler: Britt & Marie Britt lægger ud, Pip overfører efterfølgende. Frokost stuen er booket hele lørdag. b. Bibi Chemnitz, d. 2. december Marie-Natuk er tovholder. Der skal udskrives medlemsliste. c. Tøsetorsdag, d. 5. december Købt 20 billetter, ikke så mange tilmeldte. Forslag til næste bio-tur: at folk skal betale kontant til selve arrangementet. d. Advents skakturnering og julehygge, d. 8. december Puk og Ortu skal planlægge skakturnering. Dagen er kombineret med Juleklip. Der skal være kakao og æbleskiver. Taitsi og Nuka hjælper til på dagen. Indkøbsliste: Kakao Æbleskiver Marmelade
(Flormelis) det kan være at der er rester fra kirkekaffe 15 kr. for alle fremmødte Der skal være en PC til rådighed, så folk kan melde sig ind som medlemmer. Der er præmier for skakmesteren. e. Hobitten, d. 11. december Billetter går i salg 3. december kl. 10. Pip, Puk og Taitsi køber billetter. Der skal købes 30 billetter. Folk skal komme 30 min før filmens start, så man kan nå at refunderet resterende billetter. Ideer til kommende arrangementer Taitsi: Go-kart, vil undersøge priserne om brug af eventhall, så der bliver flere aktiviteter. Semesterstarts fest (7. februar) Oscar aften med hele molevitten Børnevenlig fastelavn 1. marts alle er velkommen Britt: Fællesspisning Bankoaften (Jonas er tovholder) Puk: Grillfest i juni måned med California beach party Nuka: Yoga timer med Aka Binzer Det skal enten være gratis, eller så skal Avalak tjene på det. Fællestræffet: Der skal laves budget til fællestræffet. Der skal kigges efter hytter. Pip: Biotur i januar Secret life of Walter Metty Jonas: Machomandag i januar
10. Evt. a. Regler for planlægning af næste møde Planlægning af næste møde skal laves tidligt. Det er ikke altid at alle bestyrelsesmedlemmerne kan komme til møderne. Når vi aftaler et møde, skal datoen også holdes. Diskussion over ændring af dato skal ikke komme 2 dage før mødet. Alle bestyrelsesmedlemmer skal prioriteres lige. Man har 1 uge før mødet til at komme indvendinger omkring mødet. b. Dagsorden for næste møde (flyttes til punkt 11) c. Taitsi har en meddelelse til HB Kursus omkring forsikring Kursus om fondsøgning d. Britt s meddelelser - Hvordan man skal rekruttere flere medlemmer Puk skal undersøge om vi kan få plads til fane i DGH s hjemmesider 11. Næste møde Næste møde er 5. januar kl. 12, indvendinger skal komme senest 1 uge før. Dagsorden er de kommende arrangementer - Oscar night - Machomandag - Fællestræffet - Osv. Arbejdsopgaver 27. november 2013 Avaruna - Flytte referatet der ligger inde i DB -> dagsorden, til referater
Pip - Skal købe 2 flasker Gajol til HB - Skal ringe til Nordisk film på mandag og høre om man kan reservere til Hobitten. - Laver invitation til Hobitten og sender den til Avaruna - Indkøber chokolade og rødvin til revisor - Undersøg bookning af hytte til fællestræffet - Indkøber chokolade og rødvin til revisor Puk - Spørge om datoer (til næste julefrokost) og booke - Købe billetter sammen med Pip til Hobitten - Tovholder på skak konkurrence Taitsi - Undersøge priser for Eventhall (dato 1. februar) - Skal undersøge ting til Oscar aften (semesterstart fest 8. februar) Britt - Skal booke Ajamut, til Oscar aften fredag d. 7. februar 2014 - Tovholder -> tøsetorsdag og kirkekaffe - Booke Ajamut til fastelavn (1.marts) - Undersøge hvornår der er plads til bankoaften i Ajamut (Januar) Jonas - Finde ud af hvornår der er machomandag efter nytår - Tovholder til Machomandag - Tovholder til banko aften - Kigge på en ansøgning til Carlsberg ang. sponsorering af drikkevarer, og spørger evt. Kenneth til råds. (Carlsberg fonden støtter kun faglige arrangementer, forslag om at søge til Carlsberg- Fundraiser) ansøgning skal tidligst sendes 1 marts
Nyoka - Tovholder til Oscar aften