Århus Amt Kasse- og Regnskabsregulativ godkendt af Århus Amtsråd 1. februar 2005 Økonomisk afdeling
INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1 Forholdet til styrelseslov og styrelsesvedtægt... 5 2 Generelle forvaltningsbestemmelser... 6 3 Årsbudget og flerårige budgetoverslag... 7 4 Bevillinger, bevillingsansvar og bevillingskontrol... 9 5 Anvisning og attestation... 10 6 Regnskabsføring... 14 7 Regnskabsaflæggelse... 15 8 Kassefunktioner... 17 9 Anvendelse af edb... 19 10 Andre bestemmelser... 20 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 1. Regler for institutioner med central bogføring Bilag 2. Regler for institutioner med decentral bogføring Bilag 3. Kontrol og afstemning af Edb-systemer Bilag 4. Regler for opbevaring og registrering af værdier tilhørende personer indskrevet på institutioner m.v. Bilag 5. Regler for opbevaring og registrering af patientdeposita på sygehusene i Århus Amt. Bevillingsreglerne, der også er et bilag til kasse- og et, optrykkes hvert år i budgettet.
Forord Århus Amt forvalter årligt betydelige milliard-beløb på vegne af skatteborgerne. Amtet samlede omsætning har passeret 10 mia. kr. årligt. Samtidig har Amtsrådet besluttet at decentralisere det økonomiske ansvar meget vidt ud i organisationen, således at en stor del af amtets personale foretager økonomiske dispositioner. Kasse- og et er det regelsæt, der skal sikre, at den økonomiske forvaltning foregår på en betryggende måde. Kasse- og et danner grundlag for den interne kontrol med de økonomiske transaktioner i amtet. Formålet med kontrollen er at sikre en effektiv forvaltning og forhindre at amtet rammes af tab som følge af fejl, besvigelser eller andre uregelmæssigheder. Omvendt skal regelsættet også sikre imod grundløse anklager om økonomisk misbrug. Ansvaret for de specifikke kontrolforanstaltninger påhviler ledelsen på alle niveauer, herunder at systemet fungerer som forudsat i kasse- og et. De interne kontroller skal udformes så de opfylder deres formål og de økonomiske dispositioner skal også dokumenteres. Hvis dokumentationen mangler, er det ikke muligt senere at efterprøve de interne kontrollers effektivitet. En sådan efterprøvning har betydning både for ledelsestilsynets og revisionens muligheder for opfølgning og vurderinger. Omstillinger, teknologiske fornyelser (ikke mindst på IT-området), decentralisering af opgaver og kompetence gør det nødvendigt løbende at vurdere og tilpasse de interne kontroller, således at de passer til de faktisk gældende forhold. Det er derfor vigtigt, at de interne kontroller hele tiden er tilpasset ændringer i teknologi og organisation. Denne løbende tilpasning er også en ledelsesopgave på alle niveauer. Kontrollerne skal leve op til deres formål, men uden at være til unødig gene i det daglige arbejde. Johannes Flensted-Jensen Amtsborgmester
Styrelseslov og styrelsesvedtægt 1 FORHOLDET TIL STYRELSESLOV OG STYRELSESVEDTÆGT 1.1 Indledning I henhold til 42, stk. 5 i lov om kommunernes styrelse fastsætter Amtsrådet de nærmere regler for indretningen af amtets kasse- og regnskabsvæsen i et regulativ, hvori der tillige optages forskrifter vedrørende forretningsgangen inden for kasse- og regnskabsvæsenet. 1.2 Formål Formålet med regulativet er at beskrive den virksomhed, der udøves inden for amtets kasseog regnskabsvæsen og fastlægge forskrifter for hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange. 1.3 Indhold Styrelsesloven og styrelsesvedtægten indeholder et antal bestemmelser, der skal tilgodeses ved fastlæggelsen af forretningsgangen for de enkelte områder. Disse bestemmelser er optaget i regulativet under de respektive afsnit. Herudover indeholder regulativet et antal yderligere forskrifter om forretningsgangen til supplering af styrelseslovens og styrelsesvedtægtens bestemmelser 1). 1.4 Bilag til regulativet På en række områder forudsætter regulativet, at der udarbejdes detailregler som bilag til regulativet. Herudover kan der tilføjes bilag i det omfang, der skønnes behov for uddybning af regulativets bestemmelser på andre områder end forudsat i regulativet. Bilag til regulativet skal - med mindre andet fremgår af nærværende regulativ - godkendes af Økonomiudvalget. 1.5 Gyldighedsområde Regulativet gælder for alle under Amtsrådet henhørende regnskabsområder. I det omfang amtet varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder eller institutioner, er regulativet tillige gældende for sådanne funktioner. 1 ) Herunder visse bestemmelser indeholdt i Indenrigsministeriets: BUDGET OG REGN- SKABSSYSTEM FOR KOMMUNER OG AMTSKOMMUNER ("Konteringsregler") samt Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 1037 af 16. december 1999 eller senere. 5
Generelle forvaltningsbestemmelser 2 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 2.1 Økonomiudvalget Økonomiudvalget varetager den umiddelbare forvaltning af anliggender, der vedrører amtets kasse- og regnskabsvæsen og løn- og personaleforhold. Udvalget udarbejder forslag og foretager indstilling til Amtsrådet om amtets kasse- og. Udvalget har indseende med de økonomiske og almindelige administrative forhold inden for samtlige amtets administrationsområder, og udvalgets erklæring skal indhentes om enhver sag, der vedrører disse forhold, inden sagen forelægges Amtsrådet til beslutning. 2.2 Udvalgene Amtsrådets udvalg bestyrer de anliggender, der er underlagt dem, inden for rammerne af det vedtagne årsbudget i forbindelse med Amtsrådets vedtagelser og i overensstemmelse med de reglementer m.v., der er udstedt af Amtsrådet, samt de i medfør af dette regulativ givne forskrifter. 2.3 Amtsborgmesteren Amtsborgmesteren har den øverste daglige ledelse af amtets administration. 2.4 Administrationen Ansvaret overfor Amtsrådet og Økonomiudvalget for overholdelsen af de i regulativet med tilhørende bilag fastlagte forretningsgange og kontrolforanstaltninger påhviler direktionen. Det påhviler endvidere de ansvarlige at fremsætte forslag til ændring af regulativet eller de tilhørende bilag, såfremt der skønnes behov for ændringer i forretningsgangen, eller såfremt de iværksatte kontrolforanstaltninger skønnes utilstrækkelige. Økonomisk afdeling fører det administrative tilsyn med regulativets overholdelse og dets vedligeholdelse. 2.5 Revisionen Regulativet og de tilhørende bilag tilstilles amtets revision, som tillige skal underrettes om alle ændringer af regulativet, herunder de tilhørende bilag, før de sættes i kraft. 6
Budget 3 ÅRSBUDGET OG FLERÅRIGE BUDGETOVERSLAG 3.1 Regnskabsår Amtets regnskabsår løber fra den 1. januar til den 31. december. 3.2 Budgetforslag Inden den 15. september udarbejder Økonomiudvalget til Amtsrådet forslag til amtets årsbudget for det kommende regnskabsår. Forslag ledsages af budgetoverslag for en flerårig periode, hvis længde fastsættes af Indenrigsministeren. 2) 3.3 Udvalgenes bidrag Udvalgene skal efter anmodning af Økonomiudvalget og indenfor en frist, der fastsættes af dette udvalg, fremkomme med bidrag til årsbudgettet og til flerårige budgetoverslag. 3.4 Budgetbemærkninger Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster. 3.5 Budgetbehandling Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal undergives 2 behandlinger i Amtsrådet med mindst 3 ugers mellemrum. Ved 2. behandling, som foretages senest den 15. oktober, undergives forslaget til årsbudget og flerårige budgetoverslag Amtsrådets drøftelse og beslutning. Det vedtagne årsbudget og flerårige budgetoverslag forsynes med påtegning om Amtsrådets vedtagelse. 3.6 Årsbudgettets funktion Årsbudgettet angiver i den form, hvori det endeligt er vedtaget af Amtsrådet, den bindende regel for størrelsen af næste års amtslige skatteudskrivning. De poster på årsbudgettet, hvortil Amtsrådet ved årsbudgettets vedtagelse har taget bevillingsmæssig stilling, angiver tillige den bindende regel for næste års amtslige forvaltning. 3.7 Indenrigsministerens krav Årsbudgettet og de flerårige budgetoverslag udarbejdes i en form, der opfylder Indenrigsministerens krav. 3.8 Budgetvejledning Økonomiudvalget udsender inden den årlige budgetlægning en budgetvejledning med regler for budgetlægningen, herunder tidsplan. 2 ) Perioden er fastsat til 3 år ifølge 2.3 i Indenrigsministeriets bekendtgørelse nr. 1037 af 16. december 1999. 7
Budget 3.9 Offentliggørelse Det endeligt vedtagne årsbudget og de flerårige budgetoverslag skal være tilgængelige for amtets borgere. 8
Bevillingsregler 4 BEVILLINGER, BEVILLINGSANSVAR OG BEVILLINGSKONTROL 4.1 Bevillingsmyndighed Bevillingsmyndigheden er hos Amtsrådet. Foranstaltninger, der vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke iværksættes, før Amtsrådet har meddelt den fornødne bevilling. Dog kan foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, om fornødent iværksættes uden Amtsrådets forudgående bevilling; men bevilling må da indhentes snarest muligt. 4.2 Bevillingsniveau Under iagttagelse af de af Indenrigsministeren fastsatte regler træffer Amtsrådet beslutning om specifikationsgraden for de poster på årsbudgettet, hvortil Amtsrådet ved årsbudgettets endelige vedtagelse skal tage bevillingsmæssig stilling. De nærmere retningslinier for dispositioner indenfor en bevilling fremgår af et bilag til budgettet. 4.3 Tillægsbevillinger Udvalgene foretager gennem Økonomiudvalget indstilling til Amtsrådet, hvis yderligere bevillinger - såvel udgifter som indtægter -er ønskelige eller nødvendige. Enhver tillægsbevilling skal angive dels til hvilken konto, bevillingen gives, og dels hvorledes den bevilgede udgift eller mindre indtægt dækkes. Regler for behandling af tillægsbevillingssager fremgår af det bilag til budgettet, der er omtalt i afsnit 4.2. 4.4 Bevillingsansvar De stående udvalg drager omsorg for, at bevillinger og rådighedsbeløb, der er tildelt udvalget, ikke overskrides. Økonomiudvalget fører tilsyn med, at de på årsbudgettet meddelte bevillinger og rådighedsbeløb samt de ved særlig beslutning bevilgede beløb ikke overskrides uden Amtsrådets samtykke. Udvalg og ansatte i amtets administration, der er bemyndiget til at foretage dispositioner omkring overførsel af budgetbeløb inden for en bevilling, jvf. afsnit 4.2, er over for Amtsrådet og Økonomiudvalget ansvarlige for, at rammerne for den meddelte bemyndigelse ikke overskrides. 4.5 Bevillingskontrol Økonomiudvalget fastsætter regler om indberetninger fra amtets administration med henblik på udvalgets udøvelse af den under afsnit 4.4 nævnte bevillingskontrol. Det påhviler økonomisk afdeling at påse, at de af Økonomiudvalget fastsatte regler iagttages. 4.6 Udfyldende regler De udfyldende regler for bevillinger, bevillingsansvar og bevillingskontrol fastlægges ved Amtsrådets godkendelse af årsbudget og optrykkes heri. 9
Anvisning og attestation 5 ANVISNING OG ATTESTATION 5.1 Amtsborgmesterens ansvar Amtsborgmesteren har kompetencen til at anvise regnskabsbilag. Amtsborgmesteren drager omsorg for, at ingen udgift afholdes eller indtægt oppebæres uden fornøden bevilling og at udgifter og indtægter bogføres i overensstemmelse med de af Indenrigs- og Sundhedsministeriet og Amtsrådet fastsatte regler. Finder amtsborgmesteren, at en disposition ikke har haft bevillingsmæssig hjemmel, forelægges spørgsmålet for Amtsrådet. 5.2 Delegering af anvisningsbeføjelsen Amtsborgmesteren har bemyndiget amtsdirektøren til at godkende, hvilke af amtets ansatte, der kan anvise udgifter og indtægter inden for nærmere angivne områder og på hvilken måde anvisningen sker. Underordnede medarbejdere kan ikke anvise regnskabsbilag for overordnede. Amtets regnskabschef fastsætter regler for i hvilket omfang og hvordan anvisning skal tilrettelægges. På institutioner skal anvisning, tilsyn og bilagshåndtering (herunder e-bilagshåndtering) beskrives i en af institutionen udarbejdet instruks, jf. bilag 1 og 2. 5.3 Underskriftsblade Amtsdirektøren giver på særlige underskriftsblade amtets centrale regnskabsafdeling, den anvisningsbemyndigede og evt. pågældende udvalg meddelelse om: hvem der er bemyndiget til at anvise hvem der er stedfortræder for den anvisningsbemyndigede hvilket område bemyndigelsen omfatter hvorledes de pågældende underskriver sig hvilken form for anvisning, der anvendes. Der kan ikke tildeles anvisningsret til medarbejdere med kasse- eller bogholderifunktioner, jf. bilag 1 og bilag 2. Dispensation herfra kan kun meddeles af amtets regnskabschef. De personer, der af amtsdirektøren er bemyndiget til at anvise bilag, kan ikke foretage anvisning af ind- eller udbetalinger fra/til sig selv. Elektroniske bilag 5.4 Varemodtagelse, attestation og anvisning af elektroniske bilag (gældende fra og med 1.2.2005) Nedenfor præciseres de generelle regler for elektronisk kvittering for varemodtagelse, attestation og anvisning i Århus Amt. Regler for elektroniske bilag gælder ikke for institutioner med Navision, Apovision, Concorde o.l., idet de nuværende regler nævnt nedenfor i afsnit 5.5 fortsætter uændret på disse institutioner. Den elektroniske proces deles op i 3 faser nemlig: Fase 1) Varemodtagelse Fase 2) Attestation Fase 3) Anvisning 10
Anvisning og attestation Alle 3 faser skal foretages i ØS 2000 WEB af den/de bemyndigede medarbejdere. Dette gælder dog ikke for institutioner med økonomisystemer og/eller indkøbssystemer Navision, Apovision, Concorde o.l., hvor de nuværende regler nævnt nedenfor i afsnit 5.5 fortsætter uændret. Tidsmæssigt forløber processen fra fase 1, videre til fase 2 og senere til fase 3. Ad fase 1) varemodtagelse Den, der efter elektronisk login kvitterer for varemodtagelsen, indestår for a) at amtet har modtaget den omhandlede vare b) at kvalitet og pris er kontrolleret c) at ydelser beroende på et kontraktforhold er i overensstemmelse med dette d) at Tiff-bilag er sammentalt og efterregnet Ad fase 2) attestation Den, der efter elektronisk login attesterer bilaget, indestår for a) at der er kvitteret for varemodtagelse b) at bilaget konteres i overensstemmelse med dets indhold og på det regnskabsår, det rettelig vedrører. Det kan være den samme person, der kvitterer for varemodtagelse, konterer og attesterer bilaget. Ad fase 3) anvisning Amtsborgmesteren har kompetencen til at anvise regnskabsbilag. Amtsborgmesteren har bemyndiget amtsdirektøren til at godkende, hvilke af amtets medarbejdere, der kan anvise udgifter og indtægter inden for deres ansvarsområde. Der henvises til beskrivelsen i afsnit 5.1 og 5.2. Amtsdirektøren har bemyndiget amtets regnskabschef til at fastsætte regler for i hvilket omfang og hvordan anvisning skal tilrettelægges. Den, der efter elektronisk login anviser bilaget, indestår for a) at det anviste beløb har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning b) at alle former for regnskabsbilag er behørigt attesteret. Såfremt bilaget ikke er attesteret, indestår den anvisningsbemyndigede tillige for attestationsforpligtelserne. Anvisningen kan ske på følgende måder: a) Anvisning på enkeltbilag b) Samleanvisning: anvisningen sker på posteringsoversigter for en række bilag efter nærmere procedure godkendt af amtets regnskabschef c) Integreret anvisning: anvisningen sker som en del af ledelsestilsynet og den løbende budgetkontrol med f.eks beløbsmæssige eller dispositionsmæssige begrænsninger på konti eller typer af indkøb eller med stikprøvekontroller efter nærmere procedure godkendt af amtets regnskabschef Anvisning i Århus amt foretages som udgangspunkt på enkeltbilag, jf. pkt. a). Når et bilag er blevet elektronisk anvist, sikrer opsætningen i amtets centrale økonomisystem ØS 2000 WEB, at bilaget automatisk sendes til bogføring, og betaling til leverandøren sker på det fastsatte tidspunkt. Den centrale regnskabsafdeling er ansvarlig for økonomisystemets opsætning. Amtets regnskabschef er øverste sikkerhedsansvarlig for amtets økonomisystem ØS 2000 WEB. 11
Anvisning og attestation Amtsdirektøren giver på særlige underskriftsblade meddelelse om, hvem der er bemyndiget til at anvise, jf. afsnit 5.3. Manuelle bilag 5.5 Attestation og anvisning af manuelle bilag I dette afsnit præciseres de gældende regler for behandling af manuelle bilag i Århus Amt. Den manuelle proces deles op i 2 faser nemlig: Fase 1) Attestation Fase 2) Anvisning Ad fase 1) Attestation De, der attesterer, indestår med deres underskrift på bilaget for, a) at amtet har modtaget eller leveret den omhandlede ydelse b) at kvalitet og pris er kontrolleret c) at ydelser beroende på et kontraktforhold eller en gyldig politisk beslutning er i overensstemmelse hermed d) at manuelle bilag er sammentalt og efterregnet e) at bilaget er konteret i overensstemmelse med dets indhold og på det regnskabsår, det rettelig vedrører. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for, at de attestationsbemyndigede gøres bekendt med disse regler. Ad fase 2) Anvisning Amtsborgmesteren har kompetencen til at anvise regnskabsbilag. Amtsborgmesteren har bemyndiget amtsdirektøren til at godkende, hvilke af amtets medarbejdere, der kan anvise udgifter og indtægter inden for deres ansvarsområde. Der henvises til beskrivelsen i afsnit 5.1 og 5.2. Amtsdirektøren har bemyndiget amtets regnskabschef til at fastsætte regler for i hvilket omfang og hvordan anvisning skal tilrettelægges. De anvisningsbemyndigede indestår med deres underskrift på bilaget for, a) at de anviste beløb har hjemmel i årsbudgettet eller anden gyldig beslutning b) at alle former for regnskabsbilag er behørigt attesteret. Såfremt bilaget ikke er attesteret, indestår den anvisningsbemyndigede tillige for attestationsforpligtelserne. Anvisningen kan ske på følgende måder: a) Anvisning på enkeltbilag b) Samleanvisning: anvisningen sker på posteringsoversigter for en række bilag efter nærmere procedure godkendt af amtets regnskabschef c) Integreret anvisning: anvisningen sker som en del af ledelsestilsynet og den løbende budgetkontrol med f.eks. beløbsmæssige eller dispositionsmæssige begrænsninger på konti eller typer af indkøb eller med stikprøvekontroller efter nærmere procedure godkendt af amtets regnskabschef Anvisning i Århus amt foretages som udgangspunkt på enkeltbilag, jf. pkt. a). Amtsdirektøren giver på særlige underskriftsblade meddelelse om, hvem der er bemyndiget til at anvise, jf. afsnit 5.3. 12
Anvisning og attestation De personer, der af amtsdirektøren er bemyndiget til at anvise bilag, kan ikke foretage anvisning af ind- eller udbetalinger fra/til sig selv. Dispensation herfra kan kun meddeles af amtets regnskabschef. 13
Regnskabsføring 6 REGNSKABSFØRING 6.1 Tilsyn og styring m.v. Amtets regnskabsføring skal kunne give oversigt over, hvorledes amtets midler er forvaltet, og om forvaltningen er i overensstemmelse med årsbudgettets og Amtsrådets øvrige beslutninger. Regnskabsføringen skal vise, hvorledes saldiene på de enkelte konti er sammensat af enkeltposteringer, således at sammenhængen mellem årsregnskabet og de enkelte posteringer klart fremgår. Regnskabsføringen skal i øvrigt opfylde de af Indenrigsministeren stillede krav. Økonomiudvalget fører tilsyn med, at amtets regnskabsføring er forsvarlig, og at regnskabssystemet tilrettelægges således, at det opfylder kravene i henhold til afsnit 6.1. Regnskabssystemets funktioner styres af den centrale regnskabsafdeling. 6.2 Regnskabsgrundlag og registrering Regnskabet føres på grundlag af originale bilag fremsendt til den centrale regnskabsafdeling fra de respektive afdelinger og institutioner m.v., jvf. dog afsnit 6.3. Forinden bilagene kan registreres, skal de være behandlet og kontrolleret efter reglerne i afsnit 5. I forbindelse med registreringen skal bilagene afstemples i en printer eller undergives anden form for annullering. 6.3 Institutioner med decentral bogføring Økonomiudvalget har godkendt, at institutioner selv foretager den i afsnit 6.2 nævnte registrering af regnskabsbilagene. Bilag 2 indeholder retningslinierne for institutionernes decentrale bogføring. Såvel etableringen som den daglige drift af systemet skal tilrettelægges i samarbejde med den centrale regnskabsafdeling. 14
Regnskabsaflæggelse 7 REGNSKABSAFLÆGGELSE 7.1 Tidsfrister Amtets årsregnskab aflægges af Økonomiudvalget til Amtsrådet i det år, der følger efter regnskabsåret i overensstemmelse med Indenrigsministerens tidsfrister og øvrige krav. 3) Den centrale regnskabsafdeling fastsætter hvert år indenfor de af Indenrigsministeriet fastsatte regler den regnskabsmæssige supplementsperiode. Det påhviler den centrale regnskabsafdeling at fastlægge en forretningsgang for regnskabsafslutningen, omfattende både specialregnskaber og det samlede årsregnskab. Beskrivelsen af forretningsgangen skal tillige indeholde en tidsplan, der sikrer overholdelse af de foreskrevne tidsfrister. For så vidt angår regnskabsafsnit, for hvis revision der ved lov eller på anden måde er fastsat særlige tidsfrister, eller hvor særlig behandling er påkrævet, skal specialregnskaber med dertil hørende regnskabsforklaringer udarbejdes til de tidspunkter og med det indhold, som er foreskrevet. 7.2 Indenrigsministerens krav Årsregnskabet udarbejdes i en form, der opfylder Indenrigsministerens krav. Regnskabet skal ledsages af en fortegnelse over amtets kautions- og garantiforpligtelser. Herudover skal regnskabet i fornødent omfang være ledsaget af bemærkninger (regnskabsforklaring), navnlig vedrørende væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb. Det påhviler udvalgene inden for hver deres område at udarbejde forslag til regnskabsforklaring. 7.3 Årsregnskabets omfang Årsregnskabet omfatter drifts- og anlægsudgifter samt indtægter. Vedr. anlægsudgifter udarbejdes der en oversigt over de beløb, der er forbrugt i regnskabsåret af de meddelte anlægsbevillinger og rådighedsbeløb. 7.4 Anlægsregnskaber For alle anlægsarbejder skal der aflægges et særskilt anlægsregnskab til Amtsrådet senest 3 måneder efter anlægsarbejdets afslutning. Det påhviler udvalget, som administrerer anlægsbevillingen, at udarbejde et regnskab over bevillingens anvendelse. Regnskabet fremsendes af udvalget til Økonomiudvalget ledsaget af en regnskabsforklaring. I regnskabsforklaringen sammenstilles anlægsbevillingens forskellige poster og regnskabets tilsvarende poster. Årsager til væsentlige afvigelser forklares. Regnskabet forsynes med påtegning om udvalgets godkendelse. 7.5 Afgivelse af årsregnskabet til revision Amtsrådet afgiver årsregnskabet til revision i overensstemmelse med Indenrigsministerens tidsfrister. Inden fremsendelse til revisionen forsynes regnskabet med Amtsrådets påtegning om den stedfundne behandling. Revisionens bemærkninger forelægges Økonomiudvalget og det relevante fagudvalg til besvarelse, inden Amtsrådet i et møde træffer afgørelse om revisionens bemærkninger og om 3 ) Indenrigsministeriets krav til årsregnskabet, herunder tidsfrister fremgår af Indenrigsministeriets: BUDGET OG REGNSKABSSYSTEM FOR KOMMUNER OG AMTSKOM- MUNER. 15
Regnskabsaflæggelse eventuelle andre spørgsmål vedrørende det pågældende regnskab. Såvel Økonomiudvalgets som de øvrige udvalgs besvarelser som Amtsrådets afgørelser meddeles revisionen. Årsregnskabet og revisionens beretning samt Amtsrådet afgørelse om denne indsendes til Indenrigsministeriet i overensstemmelse med Indenrigsministerens tidsfrister. 7.6 Offentliggørelse Det endeligt godkendte regnskab skal være tilgængeligt for amtets borgere. 16
Kassefunktioner 8 KASSEFUNKTIONER 8.1 Økonomiudvalgets tilsyn Økonomiudvalget fører tilsyn med, at administrationen af amtets kasser er forsvarlig. Udvalget påser, at amtets indtægter indgår til rette tid og at eventuelle tilgodehavender inddrives. Økonomiudvalget kan fastsætte nærmere regler med henblik på udøvelsen af nævnte tilsynspligt. 8.2 Anbringelse af midler Økonomiudvalget fører tilsyn med, at administrationen af økonomiske midler sker i overensstemmelse med Amtsrådets beslutninger. Midler, som ikke af hensyn til de daglige forretninger skal foreligge kontant, skal indsættes i pengeinstitut eller anbringes i obligationer. 8.3 Kassevirksomhed Amtets hovedkasse er i den centrale regnskabsafdeling. Alle ind- og udbetalinger skal, hvor ikke andet er besluttet, effektueres ved hovedkassen. 8.4 Sygehus- og institutionskasser Regnskabschefen eller dennes stedfortræder kan godkende, at der oprettes kasser på sygehuse og institutioner. Sygehuse og institutioner kan oprette underkasser. Sygehusenes og institutionernes kasser kan - uanset bestemmelsen i afsnit 8.3 - modtage indbetalinger og foretage udbetalinger. Regnskabschefen underretter revisionen om etablering af sygehus- og institutionskasser. Det påhviler den centrale regnskabsafdeling h.h.v. sygehusene og institutionerne at påse, at der regelmæssigt og til rette tid sker fuldstændig afregning fra underkasser. 8.5 Kassekontrol For såvel hovedkassen som sygehus- og institutionskasser skal der tilrettelægges en kassekontrol. Kassekontrollens formål er at forhindre svig fra kassererens side, at beskytte kassereren mod uberettiget mistanke om uregelmæssigheder og at sikre kassearbejdets kvalitet. Kassekontrollen skal være personmæssigt adskilt fra kassererfunktionen. Afstemning af kassebeholdning med kassetilsvar skal for hovedkassens og sygehuskassernes vedkommende foretages daglig og for institutionskasserne med regelmæssige mellemrum som angivet i bilag 1 og 2. Eventuelle kassedifferencer registreres straks i bogføringen/kasserapporten. 8.6 Beskrivelse af forretningsgangene for kassekontrol m.v. Det påhviler den centrale regnskabsafdeling, sygehusene samt institutionerne at udarbejde beskrivelser af forretningsgangene for kassekontrol. For sygehusene skal beskrivelserne herudover indeholde bestemmelser om kassevirksomhedens omfang, afregningsforhold, betalings- og kvitteringssystemer og andre forhold af kontrolmæssig betydning. For institutioner med hhv. central og decentral bogføring er der i hhv. bilag 1 og bilag 2 fastsat regler for arbejdsgange og kontroller. 17
Kassefunktioner 8.7 Kvitteringsmateriale Amtets regninger, opkrævninger og øvrigt indbetalingsmateriale skal være forsynet med oplysning om gældende betalingsbetingelser m.v. Al kvitteringsmateriale, der anvendes ved afgivelse af kvittering for indbetalinger til amtets kasser, skal godkendes af pågældende sygehuses regnskabsafdeling og for øvrige institutioner m.v. af den centrale regnskabsafdeling. Kun godkendt materiale må anvendes. Den centrale regnskabsafdeling, sygehusene og institutionerne fører en oversigt over modtagelse, udleveringer og beholdninger af kvitteringsmateriale. 8.8 Personalets forhold Personale beskæftiget med kasserer- elle bogholderitjeneste kan ikke samtidig være beskæftiget med regnskabsmæssigt kontrolarbejde. 8.9 Postindgang Postforsendelser til amtet må ikke åbnes af personer, der er beskæftiget med bogholderieller kassetjeneste. Alle afdelinger, der modtager og åbner postforsendelser, fører værdibog over de forsendelser, der indeholder kontante beløb, checks eller andre værdier. Værdibogen underskrives af den/de pågældende, der åbner posten. Alle modtagne checks skal, uanset hvilken afdeling de er udstedt til, endosseres således, at de kun kan indsættes på amtets konto i pengeinstitut. Værdibogen afleveres dagligt sammen med de modtagne værdier til regnskabsafdelingen, der foranlediger bogholderimæssig notering og kvitteringsafgivelse. Værdibogen tilbagesendes til den pågældende afdeling forsynet med kassererens underskrift samt underskrift for bogføringen. De nærmere regler vedrørende poståbning m.v. fastsættes af regnskabsafdelingen samt af sygehusene. På institutionerne kan de personalemæssige forhold betyde, at ovennævnte regler ikke kan efterleves. Dispensation for institutionerne kan kun meddeles af regnskabschefen eller dennes stedfortræder. 8.10 Konti i pengeinstitutter Alle amtets bankkonti skal oprettes og ophæves ved den centrale regnskabsafdelings foranstaltning. Alle amtets bankkonti skal oprettes på amtets navn. Regnskabschefen eller dennes stedfortræder bestemmer, hvilke personer, der er berettiget til fuldmagt til konti i pengeinstitut og giver meddelelse herom på særlige underskriftsblad. Såfremt der anvendes maskinelt og/eller faksimileunderskrevne checks, skal den centrale regnskabsafdeling samt sygehusene træffe foranstaltninger til sikring af og kontrol med checkformularerne. Der skal regelmæssigt foretages afstemning af beholdning på konti i pengeinstitutter, jævnfør bilag 1 og 2. Kravet om regelmæssig afstemning gælder også mellemregningskonti for udstedte checks. Som grundlag for oprettelse og ændring af enkeltpersoners konti i pengeinstitutter til overførsel af løn, pension og andre løbende ydelser skal der foreligge skriftlig dokumentation, underskrevet af pågældende eller af en dertil befuldmægtiget. 18
Anvendelse af EDB 9 ANVENDELSE AF EDB 9.1 Gyldighedsområde Ved anvendelse af Edb-systemer til opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet gælder følgende bestemmelser. 9.2 Styring af amtets edb-anvendelse Anvendelsen af edb-systemer med relation til kasse- og regnskabsvæsenet tilrettelægges i samarbejde mellem den centrale regnskabsafdeling og den afdeling, der skal anvende systemet. 9.3 Interne kontrolforanstaltninger vedr. behandlingen af persondata For behandlingen af persondata gælder de af Amtsrådet fastsatte "Uddybende sikkerhedsregler for Århus Amts edb-registre med persondata". 9.4 Interne kontrolforanstaltninger i øvrigt Økonomiudvalget fastsætter de fornødne interne kontrolforanstaltninger (forretningsgangsbeskrivelser) i forbindelse med databehandlingen i øvrigt. Med hensyn til indberetning af inddata, behandling og opbevaring af uddata samt terminalanvendelse gælder de i "Uddybende sikkerhedsregler for Århus Amts edb-registre med persondata" fastsatte regler. Det påhviler den centrale regnskabsafdeling i samarbejde med de enkelte afdelinger at tilrettelægge en forretningsgang, der sikrer uddata materialets korrekte sammenhæng med på den ene side inddata og på den anden side ind- og udbetaling samt bogføring. Der fastsættes regler for dokumentationskontrol samt for kontrol-og afstemningsprocedurer i øvrigt. Dokumentationskontrollen skal være personmæssigt adskilt fra indberetnings- og sagsbehandlingsfunktionerne i de enkelte systemer. 19
Andre bestemmelser 10 ANDRE BESTEMMELSER 10.1 Arkivalier Økonomiudvalget fører tilsyn med, at amtets arkivalier, herunder adkomstpapirer og kontrakter, opbevares på betryggende måde. 10.2 Eksterne regnskaber Såfremt amtet fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem amtet og den eksterne virksomhed herom. Aftalen skal indeholde en fastlæggelse af relationerne mellem virksomheder/institutioner og amtet, herunder en fastlæggelse af amtets og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtelser og ansvar. Sådanne virksomheder/institutioner er underkastet nærværende regulativ samt bilag 1 og 2. 10.3 Fortegnelser Økonomiudvalget kan bestemme, at der for særlige områder skal foretages registrering af lagerbeholdninger, maskiner, inventar og andet driftsmateriel. 10.4 Sikkerhedsstillelse Den centrale regnskabsafdeling og sygehusene skal foretage en registrering af alle deponerede effekter, der indleveres til amtet f.eks. som sikkerhed for restancer, tilbagebetalingskrav og andre tilgodehavender. 10.5 Opbevaring og registrering af midler Økonomiudvalget fastsætter regler for opbevaring og registrering af værdier tilhørende personer indskrevet på sygehuse, institutioner m.v. jævnfør bilag 4 og bilag 5. 10.6 Notering af transporter Det påhviler regnskabschefen eller dennes stedfortræder at foranledige, at der foretages notering af alle transporter og udlæg i tilgodehavender ved amtet i overensstemmelse med amtets retningslinier vedrørende transporter. 10.7 Forsikringsforhold Økonomiudvalget fastsætter regler for, i hvilket omfang amtets værdier skal forsikres. 20