FORRETNINGSORDEN for Orienteringsklubben Øst Birkerød Indhold Ændret... 1 Udvalg... 2 De nedsatte udvalg:... 2 e kontakter... 2 Klubture... 3 Løbsarrangementer... 3 Arkiv... 4 Arbejdsopgaver for udvalg... 5 FORRETNINGSUDVALG (FU)... 5 BESTYRELSEN (FU)... 5 UNGDOMSUDVALGET (UU)... 6 ELITE-/TALENTUDVALG (ETU)... 7 21 eren... 8 MTB-O-UDVALGET... 9 MEDLEMSUDVALGET... 10 KORTUDVALGET (KU)... 11 KOMMUNIKATIONSGRUPPE... 12 ARRANGEMENTSGRUPPEN... 13 OK Øst`s Venner (støttegruppe)... 14 Styregruppe Birkerøds Løbecentret... 15 Tilskudsregler... 16 Retningslinier for udtagelse til Stafethold og Divisionsturneringen for OK Øst Birkerød... 17 Ændret april 2003, november 2003 (side 9), maj 2005, september 2006 (diverse + ny om MTB-O) juni 2008 november 2010 maj 2011 (ændret ledelsesstruktur m.m.) Klubbens forretningsorden skal ses i forlængelse af klubbens love og skal fungere som et arbejdsredskab for bestyrelsen. Den udgør samtidig en væsentlig del af dokumentationsgrundlaget for klubbens bilagskontrollanter. Forretningsordenen er underlagt klubbens gældende love. Forretningsordenen formuleres af bestyrelsen og kan til enhver tid ændres eller udvides af bestyrelsen, hvis det findes påkrævet. Indholdet af Forretningsordenen skal være tilgængeligt for alle klubbens medlemmer (klubbens hjemmeside: ok-oest.dk). Klubbens bestyrelse består af et forretningsudvalg (FU) - formand, næstformand, økonomiansvarlig, udvalgskontakt person) samt formændene for de permanente udvalg.
Udvalg De nedsatte udvalg: bestemmer selv antal personer i udvalget. Der bør dog altid være mindst 2-3 personer i hvert udvalg fastsætter selv formen for udvalgsmøder udvalget administrerer selv et årligt budgetteret beløb efter de retningslinier, som budgettet er fastsat efter. Større ændringer i budgettet skal forelægges FU til godkendelse, mens omfordelinger kan ske uden FU`s godkendelse koordinering af klubbens aktiviteter foregår i første omgang inden for udvalget derefter gennem Udvalgskoordinatoren, således at klubkræfterne rationaliseres og effektiviseres m.h.t. økonomi, arbejdskraft, tidsforbrug, deltagerantal, lokaleforbrug kan inden for budgetrammen igangsætte andre aktiviteter skal hvert år (medio januar) udarbejde skriftlig bidrag til bestyrelsens beretning, som fremlæges på den årlige generalforsamling. Beretningen skal indeholde en kortattet beskrivelse af udvalgets aktiviteter i det forgangne år smat planer for det kommende år skal hvert år udarbejde budget for det kommende år Se afsnittet Arbejdsopgaver for udvalgene, som gives en skematisk oversigt over FU`s og udvalgenes arbejdsopgaver og sveje m.m. Her kan du også finde et dirigram over klubbens struktur. e kontakter Rudersdal Kommune: Klubben deltager så vidt muligt i de møder/kurser/seminarier som kommunen tilbyder. Kommunen yder tilskud til:
o o o o o o Medlemmer under 25 år og medlemmer over 64 år Trænerlønninger afhængig af antal medlemmer under 24 år og kontingentstørrelse Uddannelsestilskud med max. 75% af udgifter dog max. 3 000 kr./medlem/år Materiel med max. 50% af anskaffelsesprisen Lokaletilskud til trænings- og konkurrenceture til medlemmer under 25 år + et passende antal ledere/trænere Rudersdal Idrætsråd: Rådet er en paraplyorganisation for en stor del af idrætsforeningerne i kommunen. Der afholdes repræsentantskabsmøde 1 gang om året, hvor klubben har 2 stemmer. Dansk Orienterings-Forbund (DOF): Klubben deltager så vidt det overhovedet er muligt i DOF`s årlige repræsentantskabsmøde samt i Østkredsens repræsentantskabsmøde og klubledertræf. Derudover bør klubben i rimeligt omfang deltage i forbunds-/kredsarbejde. Klubture De faste ture er: Påsketur (som oftest Jylland) Sommertur (Europa) Furubodatur (Østskåne) Ture i forbindelse med afholdelse af danmarksmesterskaber Turarrangør: Det er de forskellige udvalg samt andre initiativtagere, der er ansvarlig for planlægning og afholdelse af disse ture. Turarrangøren skal ud over det praktiske arrangement m.m. sørge for at: aflevere budget for turen til klubbens økonomiansvarlige i god tid inden turens start, anmode klubbens økonomiansvarlig om evt. udlæg samt oplyse kontonummer senest 3 uger før turens start, aflægge regnskab til klubbens økonomiansvarlig, vedlagt evt. bilag for udlæg samt liste over deltagere og pris, senest 2 uger efter turen, bilag for udgifter til vnadrehjem, hytter m.v. skal være opdelt, således at selve overnatningen er udspeciferet. Pris og tilskud Turprisen finansieres af deltagerne med evt. tilskud fra Rudersdal Kommune og fra klubben. Turprisen skal fastsættes således, at den hviler i sig selv, når evt. tilskud er indregnet. Tilskud fra klubben fastsættes af bestyrelsen for det kommende år: for 2011 giver klubben 50% tilskud til overnatning på Påsketuren, Furubodaturen og DM-turene. Afbud til ture I forbindelse med afbud tilstræbes det at holde medlemmer fri for udgifter. Hvis der således er andre, der vil med i stedet for, overgår betalingen til vedkommende. Hvis der er indgået aftaler, der indebærer, at der må afholdes udgifter, selv om medlemmer ikke deltager i turen, skal disse betales af medlemmet. Løbsarrangementer Det tilstræbes, at klubben har en overordnet plan for løb og skove, som vi ønsker at arrangere stævner i. Bestyrelsen beslutter hvilke arrangementer, klubben skal indmelde til DOF`s terminsliste. For hvert arrangement udpeges en stævneleder og en banelægger, som begge selv udpeger/kontakter kontrollanter og medhjælpere. Stævneleder og banelægger har ansvar for arrangements afholdelse. Klubben har indgået en aftale med:
Lyngby OK om afholdelse af 3 ud af 5 Vinter Cuo arrangementer pr. sæson, Søllerød OK om afholdelse af DM-mellem og Midgårdsormen i 2014 SSport om at hjælpe ved motionsarrangementer Kvalitet Alle klubbens arrangementer skal være at en kvalitet, der ligger mindst på højde med tilsvarende arrangementer, som andre laver. Dette gælder i alle arrangementsfacetter. Økonomi Arrangementer udover interne klubarrangementer bør give et positivt bidrag til klubbens samlede økonomi. Ved større arrangementer skal stævneledelsen udarbejde et budget og en indbydelse, som skal godkendes af bestyrelsen mindst 4 mdr. før arrangementet. Stævneledelsen foretager økonomistyringen i samarbejde med klubbens økonomiansvarlig., hvis ikke stævnet har udpeget en arrangementskasserer, der udarbejder samlet regnskab, der afleveres til bestyrelsen. Klubmedlemmers hjælp ved kommercielle arrangementer skal honoreres med et beløb, der står i rimelig forhold til arrangements status. Honoraret indgår i klubbens samlede budget/regnskab. Medlemmers deltagelse i stævner arrangeret af klubben Deltagelse forudsætter, at medlemmerne deltager aktivt i både forberedelser og på selve stævnet, hvis der er behov. Samtlige klubmedlemmer bør medvirke til, at der ikke trækkes alt for meget på enkelte medlemmer. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde efter samråd med stævneledelsen give hold eller enkelte medlemmer ret til at deltage i et klubarrangement eller i et andet arrangement, som foregår samme tid. Arkiv I klublokalerne opbevares kopi af referater fra FU- og bestyrelsesmøder samt fra generalforsamlinger samt en udskrift af medlemslisten pr. 31. dec. hvert år. Klubben opbevarer et eksemplar af Skovtrolden samt af DOF`s medlemsblad pt. kaldet Orientering.dk
udvalg Arbejdsopgaver for FORRETNINGSUDVALG (FU) 4 personer - formand, næstformand, kasserer, udvalgskoordinator Intern Daglig ledelse af klubben Udvalg RUD, DOF, DIF Kontakt til udvalg/grupper Udvalgsformænd Regnskab + budgetter Bestyrelse/Klubmedlemmer/udvalg RUD, sponsorer Afholde FU-møder og indkalder til bestyrelsesmøder og til generalforsamlingen Bestyrelse/Klubmedlemmer/udvalg Bestyrelse Arbejdsopgaver for BESTYRELSEN (FU) formænd for permanente udvalg Udstikke klubbens overordnede politikker og retningslinier Afholde årlig generalforsamling Afholde bestyrelsesmøder Intern Udvalgene, Medlemmer Udvalgsmedlemmer/Klubmedlemmer Udvalgsmedlemmer Nedsætter ad hoc grupper Repræsentere klubben i Rudersdal Kommune Repræsentere klubben i Dansk OrienteringsForbund Repræsentere klubben i Rudersdal Idrætsråd Birkerøds Løbecenter (klublokaler + depoter) Klubmedlemmer Udvalgsmedlemmer/Klubmedlemmer RUD primært Kulturforvaltningen Udvalgsmedlemmer/Klubmedlemmer DOF/Østkredsen Udvalgsmedlemmer/Klubmedlemmer Rudersdal Idrætsråd Udvalgsmedlemmer/Klubmedlemmer Birkerøddernes Løbeklub, Rudersdal Kommune Til såvel FU- som bestyrelsesmøder udsendes dagsordenen ca. 14 dage før mødet og efter mødet referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden. FU afholder 6 møder/år Bestyrelsesmøder 3 gange/år
UNGDOMSUDVALGET (UU) Sikre et ugentligt træningstilbud Sikre en træner/ledertrup, som har overskud til at stå for de aktiviteter, som udbydes Sikre 2 årlige træningsture Sørge for at løberne kommer til åbne løb ATK (aldersdifferentieret træning + differentieret trænngstilbud gerne vis samarbejde) Intern TRU Klubmedlemmer Bestyrelse OK ØST s venner 21`eren O-service DOF Sørge for mere sociale aktiviteter som øger OK ØST s venner tilknytningsforholdet fx tur til Lalandia Fremme løbernes deltagelse i Østkredsens Forældre Østkredsen UU kurser og sommerlejre Inspirere løberne til seriøs træning og Elite-/talentudvalget TKC udvikling fra TKC til landselite Personlige trænere Økonomi (budget, tilskud, afregninger) Bestyrelsen/Økonomiansvarlig Opdatering af Hjemmesiden + indlæg til Web-master Skovtrolden Klubbladsredaktion Klubtøj til ungdomsløbere Økonomiansvarlig og medlemmer. Udvalgsmøde 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generalforsamling Forældremøde 1-2 gang/år Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
ELITE-/TALENTUDVALG (ETU) Løbende vurdere/offentliggøre tiltag til udvikling, fastholdelse og tiltrækning af løbere til klubbens elite- og talentmiljø Arbejde på at fastholde, udvikle og etablere tiltrækkende træningstilbud/-miljøer Økonomi (budget, tilskud og afregninger) Løbende justere krav til løberindplacering og politik til klubbens talent- og elitesatsning Vurdere hvilke løbere, der skal indplaceres Sikre pressedækning/medieomtale Tøj, regler for Sponsorer, etablering af nye samarbejdsaftaler samt sponsorpleje Støtte talent- og elitemiljøet med arbejdskraft og økonomiske midler Løbende koordinering Intern juniorer og seniorer Kommunikationsgruppe TRU, UU, 21`eren (MTB-O) Kasserer/bestyrelse Bestyrelse ATK, TKC, DOF DOF TRU, UU, 21`eren, (MTB-O) Kommunikationsgruppe Rudersdal Avis Frederiksborg Amts Avis Andre medier Elite- og talentgrupper Bestyrelsen Sponsorer OK Øst`s Venner Bestyrelsen UU, 21`eren, (MTB-O) 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generalforsamling. Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
21 eren Intern Intervaltræning tirsdage Kommunikationsgruppen Ture til ind- og udland UU/Eliteudvalg/Klubmedlemmer Sociale aktiviteter (især 21`er-battlen og Klubmedlemmer spisninger) Økonomi (budget, tilskud og afregninger) Økonomiansvarlig Træningsaktiviteter TRU Andre klubber 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generalforsaming. Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
MTB-O-UDVALGET Intern Arrangerer MTB-O-træning ad hoc Klubmedlemmer Kommunikationsgruppen NS, rideklubber Andre klubber Arrangerer åbne MTB-O løb (ca. 2 om året) Klubmedlemmer Kommunikationsgruppen DOF`s terminsliste, rideklubber Varetage sponsoraftaler Bestyrelse Sponsorer Pt. Merida Skrive nyheder Kommunikationsgruppen Varetage klubmesterskabsløb, pokaler m.m. NS, rideklubber Økonomi (budget, tilskud og afregninger) Økonomiansvarlig Budget og regnskab Økonomiansvarlig, Bestyrelse Klubtøj Ad hoc tøjgruppe, klubtøjsforvalter Udvælge ryttere til tilskudskategorier MTB-O aktive og Eliteudvalget 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generalforsamling. Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
MEDLEMSUDVALGET Træningsudvalget Intro-gruppen Løbstiomelder Planlægning og afvikling af klubbens orienteringstræning året rundt i samarbejde med ungdomstræneren. Herunder også mellemdistanceserien i august. Klubture i forbindelse med DM ere vest og syd for Sjælland samt Påskeløb. DM ere: DM Klassisk og stafet (fredag/lørdag-søndag) DM Ultralang og Sprint (fredag/lørdag-søndag) DM Nat er der pt. ikke deltagergrundlag for en klubtur til Påskeløb: Tur fra onsdag til lørdag med tilbud om tidlig start fra mandag hvis der er interesse for det. Konkurrencerne ligger torsdag-fredag. Introløb og kursus i orientering i samarbejde med Introgruppen Intern Ungdomstræner Klubmedlemmer Kommunikationsgruppen Klubprinteransvarlig Postindsamleransvarlig OK ØST s venner Kommunikationsgruppen OK ØST s venner Udvalg Introgruppen OK ØST s venner NS Andre klubber om lån af kort og enkelte gange samarbejde om træning Vandrerhjem mm. NS (træningsløb) NS Karruselløb Kommunikationsgruppen NS Østkredsen (karruselløbsansvarlige) Klubmesterskab Kommunikationsgruppen NS Klubprinteransvarlig Løbstilmelder Medlemmer Løbsarrangører 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generallforsamlingen. Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
KORTUDVALGET (KU) Nytegne og revidering af klubbens o-kort og sprintkort Intern Eventuelle banelæggere Spring Cuporganisation hvis nødvendigt medlemmer Andre klubber Softwareleverandør OCAD Østkredsen kortudvalg DOF s kortudvalg Evt. private lodsejere Find-vej-projektet Deltagelse i kortkurser og seminarer Banelæggere Østkredsen kortudvalg DOF s kortudvalg Salg af kort (både papir-versioner og lån af filer) inkl. Ansvarlig for kortsalg Kort-købere Fakturering Økonomiansvarlig Ajourføring af kortoversigten i O-service Kortansvarlig DOF ved O- serviceansvarlig 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generalforsamling. Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
KOMMUNIKATIONSGRUPPE Koordinere klubbens skanaler Skovtrolden (redaktionen) Hjemmesiden (web-master) Presse (pressansvarlige) Intern Udvalg og Klubmedlemmer Udvalg og Klubmedlemmer Klubmedlemmer, især via udvalgene Trykkeri, Postvæsen, Bibliotek Rudersdal Avis, Det Grønne Område, Frederiksborg Amts Avis Andre medier 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generalforsamling. Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
Intern ARRANGEMENTSGRUPPEN Koordinere åbne stævner, løb arrangeret af OK Øst Birkerød samt andre sociale aktiviteter Danish Spring Vintercup planlægning og afvikling RudersdaStafetten Klubmedlemmer, FU Klubmedlemmer Kommumikationsgruppen Klubprinteransvarlig Klubmedlemmer, FU, OK ØST`s Venner NS Østkredsen (terminsliste) Lyngby OK Lokaleejere/skoler/klubber SSport, Kommunen, Sponsorer, Event4u og andre Maglebjergræset Klubmedlemmer, FU Naturstyrelsen (NS) MTB-O-løb Klubmedlemmer, FU DOF, NS Sociale arrangementer/aktiviteter fx klubfest, fællesspisning o.lign. Klubmedlemmer 3 gange årligt umiddelbart inden bestyrelsesmøder/generalforsamling. Der laves dagsorden, som offentliggøres 14 dage før møder, samt referater. Både dagsorden og referater skal være tilgængelige via hjemmesiden.
OK Øst`s Venner (støttegruppe) Hjælpe ved arrangementer, hvor de aktive selv er i skoven Medvirke ved praktiske aktiviteter ved klubbens egne arrangementer Deltage i økonomigivende aktiviteter arrangeret af eksterne arrangører Efter behov Intern Udvalg og medlemmer Udvalg og medlemmer Udvalg og medlemmer Pt. SSport
Styregruppe Birkerøds Løbecentret Sørge for klubreservationen fungerer Sørge for rengøring Udarbejde retningslinier for benyttelse af lokalerne Udarbejde kontrakter m.m. med kommunen Efter behov Intern Styregruppe Styregruppe Kommunikationsgruppe Rudersdal Kommune
Tilskudsregler Klubben yder tilskud til prioriterede områder. Reglerne kan til enhver tid ændres eller tilsidesættes af bestyrelsen, hvis det skønnes nødvendigt/hensigtsmæssigt. Leder- og instruktøruddannelse Der ydes 100 % tilskud til såvel uddannelse samt transport i forbindelse dermed. Udgifter skal på forhånd godkendes af FU. Klubbens økonomiansvarlig skal ansøge tilskud fra kommunens pulje til leder-/træneruddannelser. Efter kursusforløb skal klubbens økonomiansvarlig modtage indbydelse, deltagerliste samt evt. kursusbevis fra hver deltager for at kunne modtage tilskud fra kommunen. Deltagelse i særlige løb og træningslejre Elite-/Talentudvalget samt Ungdomsudvalget administrerer tilskud indenfor aftalte budgetter og tilskudsgrundlag. Se mere om tilskud under Elite-/Talentudvalg og Ungdomsudvalg. Derudover kan der efter ansøgning til bestyrelsen ydes tilskud til medlemmer, der har en rimelig mulighed for at kvalificere sig til diverse repræsentative konkurrencer. Divisionsmatcher og Midgårdsormen Klubben satser på så høj en placering som mulig i disse konkurrencer. Klubben betaler startafgift, men ikke transport. Elite-/Talentudvalg, Ungdomsudvalg og MTB-O-udvalg Udvalgene modtager hvert år et tilskudsbeløb, som udvalgene selv disponerer over. Der skal aflægges regnskab for anvendelsen. Hertil komme de indtægter, som grupperne/enkeltmedlemmer måtte få via direkte sponsorstøtte. Grupperne har mulighed for at søge om ekstra tilskud til relevante formål på lige fod med klubbens øvrige medlemmer. Ungdomsløbere (op til og med 20 år) Ture og kurser Tilskud gives normalt til: Ungdoms-klubture U1-, U2-, U3- og juniorkurser DM udenfor Sjælland Midgårdsormen udenfor Sjælland Sprint-helgen, U-tiomila, Tiomila og Smålandkälven Andre løb og kurser fortrinsvis i Skandinavien - efter forudgående aftale med Ungdomsudvalget Tilskuddet kan omfatte tilskud til: Start- / kursusafgift Transport Overnatning Mad Kørsel TKC JWOC EYOC Større tilskud Egenbetalingen er ca. 50 kr plus 100 kr per overnatning (250 kr for fredagsøndag). Der er ikke tilskud til transport til løb/kurser på Sjælland. Der er kun tilskud til fælles transport og/eller offentlige transportmidler. Ved kørsel i private biler er kilometerprisen statens takster ved kørsel over 20.000 km OK Øst betaler kontingentet til TKC. Ungdomsudvalget tager i samråd med bestyrelsen stilling til større tilskud, fx for eliteløbere til JWOC eller EYOC Ved dyrere løb/kurser, som ikke indgår blandt de traditionelle tilbud ungdomsløberne deltager i, kan løberen sende en ansøgning om større
tilskud til Ungdomsudvalget inden løbet/kurset. Tilskuddet vil typisk være 50% af prisen. Administration Ved løb/kurser hvor ungdomsløberne yder en arbejdsindsats på vegne af OK Øst har de mulighed for et større tilskud. Vi giver tilskud så det er administrativt nemt. Det betyder at vi typisk dækker den fulde udgift til 1 eller 2 poster i den samlede pris (fx startafgift ved DM i Jylland). Transport Kørselsgodtgørelse er fastsat til den til enhver tid gældende officielle lave km-takst. Stævneledere og banelæggere til større arrangementer kan få kørselsgodtgørelse. Det samme gælder i forbindelse med korttegning. Grundlaget ved fælleskørsel til løb, klubture m.m. er de, at vedkommende som stiller bil til rådighed deler udgifterne med alle i bilen. Normalt afregnes direkte med chaufføren. Der opfordres til fælleskørsel i så stor udstrækning som muligt. Klubaftner og fællesspisning efter træning Såvel klubaftner som spisning er pt. gratis for klubbens medlemmer. Der kræves tilmelding til spisning. Klubtøj (løbe-, cykel og overtrækstøj) Der ydes 50% rabat på klubtøj. For at få rabatten skal klubtøjet anvendes ved all konkurrencer inden for orienteringssporten (inkl. MTB-O) Elite-/Talentudvalget: Gruppe A-medlemmer (udvalgets kategorisering) får stillet et sæt overtrækstøj til rådighed, så længe de tilhører A-gruppen. Betingelsen for at få tøjet stillet til rådighed er, at det benyttes ved alle arrangementer, hvor vedkommende repræsenterer OK Øst Birkerød. Ungdomsudvalget (løbere til og med 20 år) Overtrækstøj: Ungdoms medlemmer betaler normal pris fratrukket klubbens tilskud for et sæt overtrækstøj. Dragten kan løbende udskiftes til passende størrelse ikke nødvendigvis en ny dragt ved hvert skift. For at få overtræksdragten skiftet til en større model, skal den afleverede dragt være i rimelig stand i forhold til da, den blev udleveret. Det er ungdomslederne, der foretager dette skøn. Samme krav stilles ved tilbagekøb, som kan ske efter følgende retningslinier: Løbe-/cykeltøj: Ungdoms medlemmer betaler normal pris fratrukket klubbens tilskud for et sæt løbe-/cykeltøj bluse + bukser. Tøjet kan løbende udskiftes til passende størrelse ikke nødvendigvis et ved hvert skift. For at få løbe-/cykeltøjet skiftet til større modeller, skal det afleverede tøj være i rimelig stand i forhold til da, det blev udleveret. Det er ungdomslederne, der foretager dette skøn. Samme krav stilles ved tilbagekøb, som kan ske efter følgende retningslinier: Retningslinier for udtagelse til Stafethold og Divisionsturneringen for OK Øst Birkerød Stafethold:
Udtagelse skal ske for alle seniorhold fra og med klassen D/H 21. Udtagelse foretages af Elite-/talentudvalget i samarbejde med Træningsudvalget Ungdomshold udtages af ungdomslederne. Der udtages stafethold til: SM-stafet, JFM-stafet, DM-stafet og Midgårdsormen. Udtagelsen stiler mod at stille det bedste hold i D/H 21. Enhver løber 35 år eller ældre samt løber 20 år eller yngre, der IKKE ønsker at komme i betragtning til 1. holdet i D/H 21 skal før sæsonen henholdsvis 1. marts eller 1. juli meddele dette til Elite-/talentudvalget eller til Træningsudvalget. Hvis løberen (35 år eller ældre samt 20 år eller yngre) ikke udtages til 1. holdet i D/H 21, kan løberen frit vælge om han/hun ønsker at løbe i sin aldersklasse eller på et andet hold i D/H 21. Valget skal meddeles Elite-/talentudvalget eller Træningsudvalget straks efter udtagelsen. Elite-/talentudvalget og Træningsudvalget koordinerer i øvrigt med ungdomslederne om holdopstillinger. Udtagelsen inkluderer udtagelse af reserve til 1. holdet i D/H 21. Reserven tages blandt de løbere, der har stillet sig til rådighed for 1. holdet i D/H 21. Stafethold i rene aldersklasser går forud for hold i mix og åbne klasser. Derudover stiles mod hold med størst medaljechance dvs. reserver til bedste hold i klassen tages fra evt. 2. hold. Hvis der kun er 1 hold i klassen udtages reserve fra løbere, der løber mix- eller åben klasse. På forhånd (uden om Elite-/talentudvalget, Træningsudvalget og Ungdomslederne) aftalte holdopstillinger bør ikke finde sted. Divisionsturnering: For at opnå bedst mulig placering i turneringen skal så mange medlemmer som overhovedet muligt deltage. Ungdomsudvalget sørger for at få ungdomsløberne til og med 20 år meldt til. 21`eren sørger for at opfordre alle i gruppen 21 34 år til at melde sig til Eliteudvalget opfordre alle løbere til at melde sig. Der udpeges 1 person (medlemsudvalget), som opfordrer øvrige medlemmer til at deltage i turneringen. Introgruppen tager sig af de helt nye dvs primært kursisterne. Deltagere i Elite- og udviklingsgrupper prioriterer deltagelse i divisionsmatchen højt, hvor følgende dog prioriteres højere: o Deltagelse på udvalgte hold og træningssamlinger i DOF regi o Danske mesterskaber