Referat fra DI s Bestyrelsesmøde d. 9. april 2006 klokken 10.30 16.00 på Hotel Postgården i Fredericia Tilstede: Susie Mielby (SM), Astrid Jonsson (AJ), Kirsten Junker (KJ), Ivar Søeborg, (IS) og Birgitte Jensen (BJ). Fraværende: Charlotte Helsø (CH) Referat 1. Godkendelse af dagsorden og referent Dagsordenen blev godkendt og BJ valgt til referent. 2. Godkendelse af referat Det blev godkendt. 3. Opfølgning på afholdte møder Visionsseminar: SM indledte med at konstatere at bestyrelsen og især komiteerne i år havde fået nogle gode redskaber at arbejde videre med i det daglige arbejde. Fremover skal begrebet Visionsseminar skiftes ud med ordet Lederseminar. Komitéernes strategier skal skabes i komitéerne. Bestyrelsens strategier skal fødes i bestyrelsen. Arbejdsprogram- og budgetseminaret i efteråret er vigtigt, for at alle er med på det kommende års arbejde. Komite-medlemmerne (og de øvrige der er med til at præge arbejdet i DI) skal være mere synlige i medlemsbladet og på hjemmesiden. Komité og bestyrelsesmedlemmerne får et partoutkort, der skal give gratis adgang til alle DI s arrangementer. Sportsdommermøde: Der har været afviklet et sportsdommermøde i Hørning med deltagelse af AJ og SM. Der mangler en plan for aspirantuddannelsen og dommernes efteruddannelse. Der mangler en oversigt over det eksakte behov for dommere, der er dog ikke tvivl om at der er for få og flere skal uddannes. Der er behov for at se på kravet til antallet af dommere ved stævnerne og samtidig sikre, at de nyuddannede dommere
kommer i gang med at dømme. Bestyrelsen vil gerne have åbnet mere op for samarbejdet i de nordiske lande. Flere dommere udtrykte ønske om betaling for uddannelse af andre dommere og for at dømme. Bestyrelsen har anbefalet at dommerne selv fremsætter et forslag herom. Der er blevet nedsat et udvalg, der skal fremstille et forslag til generalforsamlingen. Hvis man ikke som dommer vil have en gave som påskønnelse, må man godt modtage penge i stedet, men beløbet skal være af symbolsk omfang, der svarer til et par flasker vin. AJ følger op herpå. Klubmøde: Mødet blev afviklet i en positiv ånd, særligt Gunnar Jonssons indlæg var godt. Indlægget handlede om organisationen DI. Klubinfo skal informere mere om forskellige ting, bl.a. forsikringsordninger og hvad man rekvirere fra DI om bl.a. brochurer osv. Nana Farré Gjelsten er kontaktperson og ansvarlig. Til sidst er det også vigtigt, at få gang i det regionale møde. Avlermøde: Det var et positivt møde, men der kom kun 25 deltagere nok på grund af det blev annonceret for sent. Der var mange, der meldte sig til at arbejde i Breeders Club. 4. Gensidig koordinering mellem bestyrelse og komiteer Avl: Der er tilmeldt 140 heste til den første kåring. Der er mange, der har meldt sig som hjælpere. FEIF har sendt brev ud om, at der kan dispenseres for spatrøngentfotografering før kåringen. Sport: Søren Hyldahl har givet DI-S mulighed for at bruge on-line tilmeldingssystemet ICI-test, der er FEIF s system. Dette vil koste 17.000 kroner (man bruger det også i St. Bededagsudvalget). Det er også koordineret med World Fengur. Bo Sørensen skal undersøge om det kan købes i DI-regi. Der er kommet tilbud fra Ægir og en islænding om at afvikle DM i Gædingakeppni. Klub: Aktivitetsugen er skudt i gang og programmet er lagt ud på nettet. Fælles: Uddannelseslederen Trille Kjeldsen skal fremlægge udvalgets planer og fremdrift for arbejdet med den nye fælles uddannelse for bestyrelsen til et senere møde. Gerne suppleret med information om uddannelsesmatrixen. NM: Der har været lidt manglende koordinering mellem OK-komitéen og sportskomitéformanden. Der har også været uklarhed omkring aldersgrænserne. Derudover har der været ønske om at Kari Baklund skulle udnævnes som ansvarlig for pressecenteret for NM ved siden af sit job som Tölt-journalist. Da vi nærmere os NM med raske skridt var der et ønske om at få en briefing fra Torben Søndergård om arrangementet som helhed. TS inviteres med til det næste bestyrelsesmøde d. 21. maj.
5. Sekretariatets drift (SM): Der er en vikar inde som bogholder i øjeblikket. Ansættelsessamtalerne skal være på onsdag til stillingen som bogholder. Vi har fået 9 ansøgere og de 5 indkaldes til samtale. CH, BJ og LS fra sekretariatet skal forestå disse samtaler. Vi kan ikke forvente den nye er ryger. Der skal derfor formuleres en ryge-politik på kontoret. Rosa Hansen vil gerne tilknyttes sekretariat som frivillig arbejder. Lene Schou skal lave en jobbeskrivelse. ID-kortene til bestyrelsen og komiteerne er ved at være færdige. Komiteer/udvalg der udbetaler honorarer skal sørge for, at der bliver udfyldt en honorarseddel. 6. Økonomi status (SM): SM udleverede og gennemgik det sidste nye regnskab. Der var blevet reserveret 10.000 kroner fra det gamle regnskab ved overgangen til dette års regnskab pga et udskudt arrangement. Disse penge er af en eller anden årsag ikke blevet reserveret alligevel. BJ følger op senere. 7. Beslutning om generalforsamling og klubmøde Lene Schou havde indhentet tilbud, fra Dalum Landbrugsskole, Vissenbjerg Kro, Kalø Landbrugsskole og Fredericia Vandrehjem. Dalum Landbrugsskole blev valgt. Bestyrelsen vil gerne appellere vores komitéer og udvalg om at benytte weekenden (dagen derpå) til at afvikle møder. På det næste klubmøde vil vi spørge lokalklubberne om de - på skift - vil stå for den praktiske del af generalforsamling og klubmøde rundt i de forskellige landsdele. 8. Status for nedsatte udvalg Fælles uddannelse (TK): Se referatet andetsteds. Vi arbejder stadig hen imod at ansætte en generalsekretær i de næste 3 udvalg. DRF/DIF (SM): Vi har stadig ikke modtaget svar på vores henvendelse. Frivilligt arbejde(ch): Vi bør undersøge, hvor mange timer bestyrelses- og komitémedlemmerne bruger i mødetimer. Derved ved vi også, hvis der senere skal til at udbetales mødediæter. Der er også behov for at få sat adresse på de opgaver, som kan aflaste bestyrelsen og udvalgene. Avlens registreringsopgaver(sm): For at frigøre penge og få en bedre medlemsservice - er vi ved at undersøge, om vi selv i DI-regi kan overtage den praktiske stambogsføring af vores heste i stedet for Landcentret Heste. 9. Ansættelse af generalsekretær hvor langt er vi?
Hvis vi skal have ansat en generalsekretær kan vi få ekstra penge ind fra: Øget kontingent, øget klubkontingent, avlsregistreringer, rytterlicens samt flere penge fra DRF. Der sættes ekstra pres på møde med LH om mulighed for egen stambogsføring med henblik på beslutning om vi går videre på næste møde. KJ går videre med SMs oplæg til dagsorden. SM udleverede et ark med forskellige overslag om, hvorledes vi kan få ekstra penge i kassen. Det ser ud til pt, at vi kan få cirka 300.000 kroner ekstra ind ved at overtage stambogsføringen. Generalsekretæren skal især aflaste formanden og næstformanden for deres administrative opgaver. CH og SM har en aftale med sekretariatet om deres ønsker. 10. Tilskudsmuligheder Generelt er vi i DI-regi alt for dårlige til at søge og få tilskud udefra. Finder vi noget, skal vi slå det op på hjemmesiden og lave link herom. Henvendelse til SM. 11. Kommende ledere i Tölt Maj IS om aktivitetsugen Juni/juli TK om den nye uddannelsesmatrix August Nana Farré Gjelsten om islandshestens dag (d. 24.september) 12. Næste møde søndag den 21. maj: Jobbørs (CH) Oplæg generalforsamlingsforslag stambogsreglement (KJ) Oplæg generalforsamlingsforslag klubkontingent (IS) Generalforsamling 2006 Hjemmesiden Firmaet DI diskussion om håndteringen af private og fælles aktiviteter Orientering om NM 2006 v. Torben Søndergård. TK skal fortælle om den nye fælles uddannelse samt den nye uddannelsesmatrix (evt udskydes) 13. Evt. Baner: Jens T. Larsen og Jan Thye har udregnet, hvor meget det koster at kåre 100 heste i hhv Herning og i Billund. Ifølge disse udregninger er det væsentligt billigere at bruge travbanen i Billund. Der mangler beregning for små arrangementer, og der er behov for at stille beregningerne op, så de er direkte sammenlignelige for både store og små arrangementer (fx 60 og 130 heste). Bestyrelsen vil gerne satse på Herning til de store arrangementer, da vi er der i forvejen, hvis der er rimelige betingelser. Ved Billund er der overvejelser med hensyn til baneforholdene og tilskuerforhold.
Alrid: Åndedrætsmålingerne er nu blevet fjernet idet mange islandske heste hyperventilerer selvom de er i top-kondition. AJ skal offentliggøre denne ændring på hjemmesiden og i Tölt. Det skal også stå i indbydelsen. Referatet er godkendt af DI s bestyrelse den 21. maj 2006