Handlingsplan 2008 for Retten i Hillerød

Handlingsplan 2008 for Retten i Hillerød Nuværende retsbygning Ny retsbygning

Indholdsfortegnelse 2 1. Om processen... 3 2. Præsentation af Retten i Hillerød... 3 2.1. Overordnede mål og værdier for Retten i Hillerød... 5 3. Fokus- og indsatsområder i 2008... 6 3.1. Fokusområde 1: Mål og værdier... 7 Indsatsområde 1.1. Formulering af overordnet målsætning og værdigrundlag... 8 3.2. Fokusområde 2: Kvalitet og service... 8 Indsatsområde 2.1. Gennemføre domstolenes mål for produktion og sagsbehandlingstider... 9 Indsatsområde 2.2. Formulering af supplerende/lokale mål for produktion og sagsbehandlingstider... 9 Indsatsområde 2.3. Sikre en vellykket implementering af indholdsreformen....10 Indsatsområde 2.4. Øget indsats for indførelse af bedste praksis...11 Indsatsområde 2.5. Gennemførelse af et kvalitetsudviklingsprojekt...11 Indsatsområde 2.6. Indførelse af ny teknik i sagsbehandlingen...12 Indsatsområde 2.7. Sikring af god service over for brugerne...12 3.3. Fokusområde 3: Kompetenceudvikling og videndeling...13 Indsatsområde 3.1. Formulering af strategi for kompetenceudvikling...14 Indsatsområde 3.2. Udvikling og uddannelse af rettens ledelse...14 Indsatsområde 3.3. Fortsat kompetenceudvikling af tinglysningsmedarbejdere...15 Indsatsområde 3.4. Sikring af systematisk videndeling...15 3.4. Fokusområde 4: Trivsel og tryghed...15 Indsatsområde 4.1. Afstemning om nye personalegoder...16 Indsatsområde 4.2. Vellykket flytteproces til ny retsbygning...16 Indsatsområde 4.3. APV og trivselsundersøgelser...16 Indsatsområde 4.4. Nedbringelse af sygefraværet...17 Bilag 1: Mål for kvalitet, service og effektivitet for byretterne...18 Bilag 2: KVIK-modellen som styringsramme for handlingsplanen...19 Bilag 3: Oversigt over fokus- og indsatsområder samt mål og delmål i handlingsplan 2008 21

1. Om processen Denne handlingsplan afspejler en proces, hvor det har været tilstræbt, at alle medarbejdere har haft mulighed for at deltage i arbejdet og dermed opnå indflydelse på og ejerskab til produktet. Processen har været gennemført på ca. 3 måneder, og indledt med drøftelser i ledergruppen og en beslutning i samarbejdsudvalget om valg af fokusområder. Den udvidede ledergruppe med deltagelse af afdelingsledere har på et møde drøftet processen og det nærmere indhold i handlingsplanen. I slutningen af januar blev der udarbejdet et procespapir indeholdende fokus- og indsatsområder, som blev fremsendt til alle medarbejdere. Alle afdelinger har holdt afdelingsmøder, og embedsledelsen har efterfølgende afholdt møder med alle afdelinger og dommere. Boks 1: Tidsplan for handlingsplan 2008 15. november Central udmelding fra styrelsen om handlingsplaner 12. december Vedtagelse af overordnede fokusområder i SU 19. december Udvidet ledermøde om proces og indhold 2. januar Orientering til alle medarbejdere ved nytårskur 17. januar Ledergruppemøde Uge 4-5 Uge 6 Lokale drøftelser Adm.chef og Sekr.chef drøfter handlingsplan med afdelingerne og Præs. med juristerne 20. februar Udkast til handlingsplan drøftes i udvidet ledergruppe, og efterfølgende sendt i høring i afdelingerne og juristgruppen 14. marts Handlingsplan besluttes i SU, og fremsendes til styrelsen Den udvidede ledergruppe har den 20. februar drøftet et samlet udkast til handlingsplan, som efterfølgende er blevet sendt i høring i afdelingerne og i juristgruppe inden den endelige beslutning i samarbejdsudvalget den 14. marts februar. For en oversigt henvises til boks 1. 2. Præsentation af Retten i Hillerød Retten i Hillerød blev etableret den 1. januar 2007 i forbindelse med domstolsreformen, der på landsplan reducerede antallet af byretter fra 82 til 24. Retten i Hillerød består i det væsentlige af de tidligere byretter i Hillerød og Frederikssund samt tinglysningsafdelingen fra Retten i Helsinge. Retten omfatter 5 nye storkommuner i Nordsjælland. Domstolsreformens anden fase (indholdsreformen) træder i kraft omkring årsskiftet 2007/08. Indholdsreformen omfatter navnlig småsagsprocessen for civile sager af en værdi op til og med 50.000 kr., nævningesager i byretten, ændringer i arveloven og familieansvarsloven mv. Samtidig gøres forsøgsordningen med retsmægling permanent og landsdækkende fra 1. april 2008. 3 Ved Retten i Hillerød arbejder ca. 70 medarbejdere, hvoraf langt størstedelen er kontormedarbejdere. Der er knyttet 7 dommere og yderligere 8 juridiske medarbejdere til retten. Retten ledes af en retspræsident. Faktaboks 1: Tidligere byretter og nye storkommuner i retskredsen Retten i Hillerød omfatter i det væsentlige Retten i Frederikssund, Civil- og Kriminalretten i Hillerød samt Tinglysningen i Helsinge. Følgende kommuner er omfattet: Allerød Kommune, Egedal Kommune, Halsnæs Kommune, Frederikssund Kommune og Hillerød Kommune. I Hillerød retskreds bor der ca. 180.000 indbyggere. Organisationen består af 6 afdelinger, svarende til de centrale faglige arbejdsområder, samt gruppen af dommere. Retten er organiseret med en embedsledelse, der består af præsidenten, administrationschefen og sekretariatschefen, en ledergruppe, der består af embedsledelsen og den juridiske chef for hver af fagafdelingerne - tinglysning, fogedret, skifteret, retssekretariat og fællessekretariat. Den udvidede ledergruppe består af ledergruppen og afdelingslederne. En af dommerne er udpeget som stedfortræder for præsidenten. For en grafisk oversigt henvises til organisationsdiagrammet på næste side.

4 Organisationsdiagram for Retten i Hillerød Byretspræsident Dommere Administrationschef Jan Forsing Bjarne Bjørnskov Jensen Sekretariatschef Karsten Erichsen Peter Garde Margrete Nissen Lene Ahlers Olaf Tingleff (stedfortræder for præsident) Søren Hafstrøm Susanne Skotte Wied Marianne Peschcke-Køedt Marianne Nørregaard (kst.) Administrationsafdeling Leder Keld Nicolaisen Funktionschef Janne Smergel Funktionschef Susanne S. Wied Funktionschef Bente H. Thrane Funktionschef Trine Nørhede Fogedafdeling Skifteafdeling Retssekretariat Fællessekretariat Tinglysning Rettens centrale opgaver er behandling af civile sager og straffesager. Civile sager er sager, som anlægges ved domstolene for at få afgjort en uenighed (en retstvist) mellem 2 parter. Straffesager er først og fremmest sager, hvor retten skal afgøre, om en person skal straffes for en overtrædelse af loven. Derudover behandler retten skiftesager (dødsboer, ægtefælleskifter, konkursboer og sager om gældssanering mv.), foged- og auktionssager samt notarialforretninger (påtegninger på testamenter mv.). Endelig varetager retten indtil videre opgaven med tinglysning af dokumenter vedrørende fast ejendom. Denne opgave overføres i november 2008 til den nye Tinglysningsret i Hobro. Antallet af sager, der behandles ved retten fremgår af faktaboks 2, kan anslås til ca. 150.000 sager. Det svarer skønsmæssigt til ca. 4 procent af sagerne på landsplan. Størstedelen af sagerne er tinglysningsdokumenter, som der lyses ca. 130.000 af om året. Faktaboks 2: Antal modtagne og afsluttede sager i 2007 Modtagne Afsluttet Straffesager 4.152 4.001 Civile sager 2.120 1.975 Skiftesager, dødsbo 1.625 1.544 Skiftesager, insolvens 400 424 Fogedsager, betalingspåkrav m.v. 7.885 7.381 Fogedsager, tvangsauktioner 222 242 I alt 16.404 15.567 Notarialforretninger 2.229 2.229 Tinglysningsforretninger 130.159 130.159 Der er generelt for Danmarks Domstole fastsat en række mål for sagsbehandlingen. Målene angår navnlig rettens sagsbehandlingstider. For tinglysningssager er det således ved lov (tinglysningslovens 16, stk. 4) fastsat, at alle dokumenter skal ekspederes inden for 10 dage efter modtagelsen. Ved Retten i Hillerød lyses sagerne stort set fra dag til dag.

5 For særlige voldssager er det fastsat som mål, at 54 pct. af sagerne skal være afsluttede inden 37 dage efter, at forholdet blev begået og 73 pct. af sagerne inden 2 mdr. Halvdelen af voldtægtssagerne skal være behandlet inden 37 dage og 70 pct. inden 2 mdr. Generelt skal 65 pct. af straffesagerne med fængselsstraf (domsmandssager) være behandlet inden 3 mdr. og 90 pct. inden 6 mdr. For mindre straffesager ved byretterne (sager uden domsmænd) er målsætningen, at 65 pct. af sagerne skal være afgjort inden 2 mdr. og 95 pct. inden 6 mdr. For civile sager af almindeligt omfang, som sluttes efter hovedforhandling, er målsætningen, at 60 pct. af sagerne skal være afsluttede inden for 1 år. For sager om familieret er målet, at 83 pct. skal være afsluttet inden 6 mdr. 75 pct. af småsagerne skal være behandlet inden 6 mdr. og 60 pct. inden 4 mdr. For almindelige fogedsager er målsætningen, at 93 pct. af sagerne skal afsluttes inden for 4 mdr. De generelle mål er fastsat af Domstolsstyrelsens bestyrelse. Målene er fastsat som et samlet gennemsnit for alle byretter, idet der herved er taget hensyn til lokale forskelle, herunder med hensyn til samling af retten i ny retsbygning. Måltallene for de enkelte sagskategorier fremgår af bilag 1. Som nævnt under indsatsområde 2.1. fastsættes det som mål for Retten i Hillerød, at vi vil gennemføre de mål for sagsbehandlingstider, der er fastsat for Danmarks Domstole. Herudover fastsættes en række lokale mål for retten. Reformarbejdet med sammenlægning af byretterne samt indkøring af IT og nye arbejdsgange har generelt bevirket en produktionsnedgang og forringelse af sagsbehandlingstiderne i 2007. Dette skal forbedres i 2008. Retten i Hillerød har i 2008 et driftsbudget på ca. 5,2 mio. kr., som skal dække embedets faste basisudgifter til bl.a. varme og husleje, sagsrelaterede udgifter til bl.a. porto og telefon, samt øvrige husholdningsudgifter til inventar, IT, kurser, transport mv. Alle byretter har fra 2008 overtaget ansvaret for lønbudgettet. Bevillingen for Retten i Hillerød er foreløbig fastsat til ca. 28,3 mio. kr., og skal dække embedets samlede lønudgifter til jurister, kontorfunktionærer, stævningsmænd mv. Rettens samlede økonomi udgør således 33,5 mio. kr. 2.1. Overordnede mål og værdier for Retten i Hillerød I overensstemmelse med Målsætning for Danmarks Domstole vil Retten i Hillerød være en højt respekteret og tillidsskabende organisation, der løser sine opgaver med højeste kvalitet, service og effektivitet, og vores værdier bygger på det enkelte menneskes ret til en respektfuld behandling, uafhængighed i den dømmende funktion, ansvarlighed og troværdighed samt åbenhed, dialog og samarbejde. Disse mål og værdier ligger til grund for hele rettens virksomhed. De fokus- og indsatsområder, der er valgt for 2008, skal derfor også ses i lyset heraf. Rettens mål er fortsat at gøre Retten i Hillerød til en arbejdsplads, som på samme tid giver medarbejderne både tryghed og omsorg samt attraktive, udviklende og udfordrende arbejdsopgaver. Det er et mål i sig selv og samtidig en forudsætning for, at vi kan fastholde og udvikle vores medarbejdere. Kun herved vil vi være i stand til at leve op til vores målsætninger i forhold til omverdenen. Som det vil fremgå af næste afsnit om fokus- og indsatsområder er der i handlingsplanen valgt et nyt fokusområde om netop mål og værdier. Vi vil som en del af rettens identitet i forlængelse af en proces, der blev sat i værk sidste år med vedtagelsen af rettens 10 trivselsbud fastsætte et sammenhængende værdigrundlag for Retten i Hillerød. Vi vil i tilknytning hertil endvidere formule-

6 re vores egne visioner og mål som de pejlemærker, der skal styres efter i de kommende år. Processen bliver sat i gang i løbet af foråret, men vil blive intensiveret i 2. halvår af 2008, sådan at vi med udgangen af 2008 har udformet et sammenhængende værdigrundlag og fastsat mål og visioner for retten. 3. Fokus- og indsatsområder i 2008 Reformprocessen kan overordnet opdeles i 3 faser, hvor den første fase handlede om at forberede implementeringen af domstolsreformen, den anden fase om at gennemføre den organisatoriske og strukturelle reform, som trådte i kraft den 1. januar 2007 og den tredje fase om introduktionen af nye arbejdsområder i den såkaldte indholdsreform, der i det væsentlige er trådt i kraft omkring årsskiftet 2007/08. Fokus i 2008 vil derfor som i 2007 handle om at tilvejebringe rammerne for en stabil drift de rigtige strukturer, kompetencer, arbejdsgange, IT og andre arbejdsredskaber, trivsel og tryghed på arbejdspladsen mv. Herudover skal vi kunne håndtere en række ressourcekrævende udfordringer. Her kan bl.a. nævnes: Anden fase af domstolsreformen (indholdsreformen) med nye arbejdsopgaver, der i det væsentlige er trådt i kraft omkring årsskiftet 2007/08, hvilket stiller krav om yderligere omstilling, uddannelse og oplæring og derfor er en ressourcekrævende opgave for retten. Retten flytter til sommer i ny retsbygning, og arbejdet med forberedelse og gøre den nye retsbygning klar har pågået den meste af 2007, men vil intensiveres i de kommende måneder. Fortsat stabil drift af tinglysningen er også i det meste af 2008 en væsentlig opgave for at sikre en vellykket overgang af opgaven til den nye Tinglysningsret i Hobro i november 2008. Retten har i 2008 valgt at arbejde videre med de fokusområder som blev valgt i handlingsplanen for 2007. Samtidig er udformning af rettens eget værdigrundlag, mål og visioner valgt som et yderligere selvstændigt fokusområde. Ved Retten i Hillerød er der således udpeget 4 fokusområder, som bliver omdrejningsfeltet for de konkrete indsatsområder i handlingsplanen, jf. boks 2 nedenfor: Boks 2: Fokusområder i 2008 Fokusområde 1: Formulere rettens eget værdigrundlag, mål og visioner Domstolsstyrelsen har formuleret mål og værdigrundlag for Danmarks Domstole, som rettens virksomhed bygger på. Det er imidlertid væsentligt for rettens identitet og udvikling, at der udarbejdes et sammenhængende værdigrundlag og egne overordnede mål for Retten i Hillerød. Undersøgelser blandt de bedste virksomheder viser, at formulering af mål og værdier udgør en væsentlig del af grundlaget for deres succes. Fokusområde 2: Sikre højest mulig kvalitet og service overfor borgere og virksomheder Det er i overensstemmelse med visionen for Danmarks Domstole et mål for Retten i Hillerød, at vores afgørelser og sagsbehandling har en meget høj kvalitet, herunder overholder fastsatte sagsbehandlingstider, og at vi i behandlingen af borgerne yder den størst mulige service. Dette stiller krav om, at vi til stadighed har fokus på kvalitet og service i vores ydelser og i vores behandling af borgerne. Fokusområde 3: Sikre den nødvendige kompetenceudvikling og videndeling Ved domstolsreformen er en række nye sagsområder blevet overført til byretterne. Samtidig er sagsbehandlingsreglerne på væsentlige punkter blevet ændret. Endvidere overføres tinglysningsopgaven i november 2008 til den nye Tinglysningsret, og medarbejderne skal herefter kunne varetage andre sagsområder. Reformen stiller derfor krav om kompetenceudvikling til alle medarbejdergrupper samt ledere, ligesom der bliver behov for mere systematisk videndeling.

Fokusområde 4: Sikre trivsel og tryghed for den enkelte medarbejder Enhver større organisationsomlægning bryder med den kendte måde at gøre tingene på. Det gælder arbejdsopgaver, arbejdsrutiner, den enkelte medarbejders faglige tryghed mv. med risiko for en negativ trivsel på arbejdspladsen. En vellykket implementering af reformen vil derfor nøje afhænge af trivslen og trygheden på arbejdspladsen. 7 Rettens valg af indsatsområder er på den ene side udtryk for, at en række af de initiativer, som blev sat i værk i 2007 skal videreføres, på den anden side, at vi stadig befinder os midt i en reformproces, hvor det i høj grad handler om at have fokus på den daglige drift og medarbejdernes trivsel. Samtidig er der tilstræbt en større balance i indsatsområderne, således at der er gjort mere plads til den faglige produktion, som ikke fyldte så meget i sidste års handlingsplan. Resultatet er derfor blevet en handlingsplan, der er lidt mere omfangsrig og en anelse mere ambitiøs. Det er dog for hvert enkelt mål nøje vurderet, at ambitionsniveauet er rimeligt balanceret i forhold til de praktiske og ressourcemæssige muligheder. Det er i den forbindelse tillagt betydning, at retten til sommer samles i en nyindrettet retsbygning. Det giver på en række områder bedre muligheder for at leve op til for eksempel mål om højere kvalitet og service og større trivsel for medarbejderne. Handlingsplanen består af 16 indsatsområder, fordelt med 1 indsatsområder under fokusområde 1, 7 indsatsområder under fokusområde 2, 4 indsatsområder under fokusområde 3 og 4 indsatsområder under fokusområde 4. Der henvises i øvrigt til bilag 2, hvor handlingsplanens indsatsområder er sammenholdt med KVIK-modellen 1, som er en styringsmodel til offentlige arbejdspladser. Som det fremgår af bilaget har rettens prioritering af indsatsområder stor grad af sammenhæng med KVIK-modellens indsatsog resultatområder. 3.1. Fokusområde 1: Mål og værdier Retten i Hillerød er en del af Danmarks Domstole og er naturligvis omfattet af de visioner, mål og værdier, der er fastsat for domstolene her i landet. Det er vigtigt med fælles retningslinier, og det er i sig selv en kvalitet, at borgerne kan forvente en ensartet service ved de enkelte retter, og at retternes virksomhed bygger på det samme overordnede værdigrundlag, herunder det enkelte menneskes ret til en respektfuld behandling. Det er også medvirkende til at styrke retssikkerheden. Men det er samtidig væsentligt som organisation at have sin egen selvstændige identitet, således at borgerne ved, hvad Retten i Hillerød tilbyder og står for, og hvilke værdier vores organisation bygger på. Det samme gælder naturligvis medarbejderne ved embedet. Der skal ikke være tvivl om, hvilke mål vi i fællesskab vil nå, og hvilket holdnings- og værdisæt der holder os sammen i vores daglige samarbejde. I 2007 udarbejdede vi som en del af værdigrundlaget rettens 10 trivselsbud, som det adfærdskodeks vi ønsker at leve efter i vores indbyrdes samarbejde og relationer i øvrigt. Som tidligere nævnt har det været - og er fortsat - et selvstændigt vores mål at sikre en stabil drift under reformprocessen. Vi skal imidlertid også se længere frem, og jo mere selvstændig identitet og selvstændige visioner, vi har som organisation, des mere mening giver det daglige arbejde og de løbende målsætninger. Undersøgelser blandt de bedste virksomheder viser desuden, at et væsentligt succesparameter netop er, at de har formuleret deres egne overordnede mål og værdisæt. 1 Kvalitetsværktøj til udvikling af Innovation og Kompetence

Valg af indsatsområder Der er valgt ét indsatsområde vedrørende mål og værdier for Retten i Hillerød. 8 Indsatsområde 1.1. Formulering af overordnet målsætning og værdigrundlag Formulering af rettens egne mål og værdier skal være en fælles proces, hvor alle medarbejdere inddrages i arbejdet. Det skal både være lokalt forankret i afdelingerne og behandles på de temadage, der afholdes ca. 6-8 gange om året. Der er foreløbig planlagt en temadag i maj, hvor Det gode liv/det gode arbejdsliv er temaet, og der vil til efteråret blive afholdt en temadag specifikt vedrørende mål og visioner. Der vil både til temadagen i maj og til temadagen i efteråret om mål og visioner være deltagelse af en ekstern oplægsholder. Mål 1. Der vedtages i 2008 et sammenhængende værdigrundlag og overordnede mål og visioner for Retten i Hillerød Delmål 1.1. Der holdes temadag den 9. maj med ekstern oplægsholder om det gode liv/det gode arbejdsliv. Delmål 1.2. I forbindelse med en temadag efter sommerferien drøftes på baggrund af oplæg fra ekstern konsulent mål og visioner. Delmål 1.3. På grundlag af drøftelserne på temadagene og på grundlag af drøftelser i afdelingerne og i juristgruppen udarbejder Trivselsudvalget inden 1. november oplæg til værdigrundlag, mål og visioner. Delmål 1.4. Der forelægges et endeligt oplæg til vedtagelse i SU i december. Ansvarlig: Embedsledelsen, dog Trivselsudvalget for så vidt angår delmål 1.1.-1.3. 3.2. Fokusområde 2: Kvalitet og service Det har været et grundlæggende formål med domstolsreformen at sikre og styrke domstolenes position som det primære forum for løsning af retlige konflikter. Et væsentligt led heri er, at byretterne gøres til det helt centrale forum, hvor langt hovedpartens af de retlige tvister finder deres endelige løsning. For at byretterne kan leve op til dette formål, er det nødvendigt, at der til stadighed arbejdes for at sikre, at retternes afgørelser og hele sagsbehandling er af højeste kvalitet, og at der ydes borgerne og andre brugere den bedst mulige service. Det indgår som elementer i sagsbehandlingens kvalitet, at sagsbehandlingen ved den enkelte ret er ensartet og gennemføres inden for de overordnede mål for sagsbehandlingstiden. Det er en væsentlig forudsætning herfor at præcisere og konkretisere, hvad der er, vi skal nå inden for hvilke frister. Det skal være muligt at gøre op, om målene er nået, og tal og statistikker skal være retvisende. Effektivitet i sagsbehandlingen og en optimal ressourceudnyttelse er afgørende for at opnå korte sagsbehandlingstider. Ved at beskrive arbejdsgange sikres en ensartet sagsbehandling, og der sættes fokus på de processer, som trænger til et servicetjek. Kvalitet er imidlertid andet end hurtig sagsbehandling, og såvel kvaliteten af indhold som form spiller en stor rolle for rettens ydelser. Derfor ønsker vi at spille en aktiv rolle i domstolenes særlige projekt om kvalitetsudvikling. Samfundet er under løbende forandring, og der stilles krav til domstolene om nye fremgangsmåder ved sagsbehandlingen, herunder at vores måde at kommunikere med brugerne følger samfundsudviklingen ikke mindst teknologisk og at vi udviser en åbenhed og imødekommenhed, som forventes af en offentlig myndighed i et moderne retssamfund. Det er derfor vigtigt, at retten gør en

9 stor indsats for at implementere nye sagsområder og sagsbehandlingsformer på en sådan måde, at vi fuldt ud lever op til formålet med de nye regler og sørger for en så hensigtsmæssig og vellykket indarbejdelse som mulig. Udover grundigt forarbejde og erfaringsudveksling med andre embeder skal bred information om nye tiltag og jævlige møder med rettens professionelle brugere ses som et led i dette arbejde. Valg af indsatsområder Der er valgt 7 indsatsområder til at sikre højest mulig kvalitet og service over for borgere og virksomheder samt de professionelle brugere af retten. Indsatsområde 2.1. Gennemføre domstolenes mål for produktion og sagsbehandlingstider Der er opstillet en række kvantitative mål for domstolenes produktion og sagsbehandlingstider. Målene angår primært retternes sagsbehandlingstider, og det er fastsat som en generel målsætning, at sagsbehandlingstiderne mindst skal svare til niveauet for 2006. Det er et overordnet mål for retten, at vi vil gennemføre en produktion og sikre sagsbehandlingstider, der lever op til disse målsætninger. Det er i den forbindelse af meget stor betydning at sikre, at flytningen til nye lokaler tilrettelægges og gennemføres på en måde, som sikrer, at produktionstabet i forbindelse med flytningen begrænses mest muligt. Retten skal samtidig håndtere den udfordring, som følger af den skete udskydelse af overgangen af tinglysningen til Tinglysningsretten, hvilket ikke skaber optimale rammebetingelser for sagsafviklingen. Rettens nuværende andel af midlertidige kontorfunktionærer udgør næsten 25 procent af samtlige kontorfunktionærer. På grund af den efterfølgende kompetenceudvikling af tinglysningsmedarbejdere til nye arbejdsområder i november 2008, forventes produktionsbetingelserne i realiteten først at være normaliseret i 2009. Mål 2: Der gennemføres sagsbehandlingstider i 2008 i alle afdelinger med en målopfyldelse, der mindst er på niveau med gennemsnitlige målopfyldelse på landsplan for 2006. Der henvises til bilag 1 for en samlet oversigt over områder. Delmål 2.1. Der gennemføres en sagsafvikling i alle afdelinger, som indebærer, at antallet af afsluttede sager mindst svarer til antallet af modtagne sager. Delmål 2.2. Kvalitetssikringsudvalget udarbejder senest 1. juli en model for, hvordan det kan sikres, at de vægtede statistiske data er korrekte. Ansvarlig: Ledergruppen, dog Kvalitetssikringsudvalget for 2.2. Indsatsområde 2.2. Formulering af supplerende/lokale mål for produktion og sagsbehandlingstider Retten i Hillerød skal naturligvis søge at opfylde de centralt fastsatte mål, jf. indsatsområde 2.1., men retten ønsker tillige at gennemføre en proces, hvor hver afdeling kan sætte sit individuelle præg på, hvad der skal måles på. Alle afdelinger fastsætter derfor - med Kvalitetssikringsudvalget som det samlende og koordinerende led - supplerende mål.. Mål 3: Der udarbejdes særskilte mål for produktion og sagsbehandlingstider i alle afdelinger. Delmål 3.1. På baggrund af drøftelser i de enkelte afdelinger og for så vidt angår retssager - i juristgruppen udarbejder Kvalitetssikringsudvalget senest den 1. juli oplæg til supplerende mål for alle afdelinger. Delmål 3.2 Oplægget forelægges for SU senest 1. september.

Delmål 3.3. Alle afdelinger når de supplerende produktionsmål i 2. halvår 2008 10 Ansvarlig: Kvalitetssikringsudvalget for så vidt angår delmål 3.1, embedsledelsen for så vidt angår delmål 3.2 og afdelingerne for så vidt angår delmål 3.3. Indsatsområde 2.3. Sikre en vellykket implementering af indholdsreformen. Indholdsreformen er ikke et entydigt begreb, men dækker over en række forskellige lovændringer, som er vedtaget samtidigt med eller i forlængelse af domstolsreformen. Formålet med at have færre, men større byretter, skulle gerne afspejles i disse ændringer. Allerede i 2007 er der indført nye regler om behandling af sager i byretten med 3 juridiske dommere og med sagkyndige dommere. I oktober 2007 trådte med forældreansvarsloven væsentlige ændringer af behandlingen af sager om forældremyndighed m.v. i kraft. Fra 1. januar 2008 er der indført nye regler om behandling af småsager (civile sager om højst 50.000 kr.) og nævningesager ved byretten, og pr. 1 april træder en permanent og landsdækkende ordning med retsmægling i kraft. Det er vigtigt, at vi også kommer godt fra start med disse nye opgaver, som skal være med til at tegne et billede at en moderne og højt kvalificeret byret, som kan yde sit væsentlige bidrage til at opfylde domstolenes mål og visioner. Dette skal vi blandt andet sikre ved, at den måde, vi har indrettet sagsbehandlingen på, løbende evalueres og justeres. Mål 4: Samarbejdet med retterne i Helsingør og Lyngby om behandlingen af familieretlige sager videreføres, og det sikres, at der sker en evaluering og lokal information om projektet. Delmål 4.1. Retten orienterer i løbet af foråret om ordningen, dels på møde med de lokale advokater, dels på hjemmesiden. Delmål 4.2. Ordningen evalueres inden årets udgang på baggrund af et oplæg fra familieretsgruppen. Ansvarlig: Familieretsgruppen, dog præsidenten for så vidt angår delmål 4.1 Mål 5. Der gennemføres en vellykket indførelse af småsagsprocessen. Delmål 5.1. Småsagsgruppen udarbejder senest den 1. oktober et notat om forløbet med implementeringen af småsagerne og erfaringerne med behandlingen af sagerne. Delmål 5.2. På baggrund af notatet evalueres den etablerede ordning på juristmøde senest 1. november. Delmål 5.3. Der orienteres senest 1. december om erfaringerne på hjemmesiden og på møde med retskredsens advokater. Ansvarlig: Præsidenten, dog småsagsgruppen for så vidt angår delmål 5.1. Mål 6: Der gennemføres en vellykket implementering af behandlingen af nævningesager. Delmål 6.1. Nævningesager behandles som tema på juristmøde i april. Delmål 6.2. Der udarbejdes senest 1. juli en lokal manual for behandling af nævningesager. Delmål 6.3. Der påbegyndes senest 1. maj oplæring af mindst 2 kontormedarbejdere i selvstændig protokollering. Ansvarlig: Retssekretariatet. Mål 7. Der gennemføres en vellykket implementering af reglerne om retsmægling.

Delmål 7.1. Der orienteres senest 1. april om ordningen på rettens hjemmeside. 11 Delmål 7.2. Retskredsens advokater inviteres til orienteringsmøde om retsmægling senest 1. oktober. Ansvarlig: Retsmæglergruppen. Indsatsområde 2.4. Øget indsats for indførelse af bedste praksis Arbejdet med at forbedre vores arbejdsgange bliver en helt afgørende forudsætning for, at retten kan leve op til kravene om højeste kvalitet og service. Alle afdelinger vil derfor i 2008 konkret arbejde med bedste praksis på mindst ét arbejdsområde. En gennemgang og dokumentation af sagsgange er en forudsætning for at, arbejdet med bedste praksis giver det nødvendige udbytte. Sagt med andre ord, skal man kende og gennemdrøfte sin egen praksis, før man kan tage stilling til, hvad der er den bedste praksis. Mål 8: Alle fagafdelinger gennemfører en proces med bedste praksis på mindst ét arbejdsområde i 2008. Delmål 8.1. Alle fagafdelinger med undtagelse af Tinglysningen udarbejder senest 1. juni en samlet oversigt over alle arbejdsområder med beskrivelser af de overordnede arbejdsprocesser Delmål 8.2. Efter drøftelse i Kvalitetssikringsudvalget udvælges for hver afdeling et arbejdsområde, som herefter gennemgås med en konsulent. Der forsøges via styrelsen at få tilført midler fra Kompetencefonden til implementeringen. Ansvarlig: Ledergruppen. Indsatsområde 2.5. Gennemførelse af et kvalitetsudviklingsprojekt Retten har nedsat et udvalg til systematisk kvalitetssikring. Udvalgets overordnede opgave er at udarbejde et forslag til en model for systematisk dokumentation og måling af kvaliteten af rettens ydelser, herunder behandlingen af og afgørelsen i retssager. Udgangspunktet for dette arbejde er en rapport om dokumentation og måling af kvalitet, som blev afgivet i 2005 af en arbejdsgruppe under Domstolsstyrelsen. Domstolsstyrelsen søger i 2008 midler fra Udviklings- og Omstillingsfonden til at gennemføre et kvalitetsudviklingsprojekt ved domstolene som har til formål at skabe gode rammer for arbejdet med kvalitet og udvikling ved de enkelte retter, at inddrage medarbejdere fra alle medarbejdergrupper i dette arbejde, og at undersøge flere forskellige veje til at opnå en endnu højere kvalitet af Danmarks Domstoles ydelser Rettens Kvalitetssikringsudvalg i den forbindelse et kvalitetsudviklingsprojekt med særlig fokus på behandlingen af retssager. Mål 9: Der iværksættes et kvalitetsudviklingsprojekt i 2008, som sker med udgangspunkt i rapporten fra Domstolsstyrelsens Kvalitetsudvalg og i tilslutning til et overordnet kvalitetsprojekt for Danmarks Domstole, hvortil der er søgt om midler fra Omstillingsfonden. Delmål 9.1. Kvalitetssikringsudvalget udarbejder senest den 1. juni et oplæg til et kvalitetssikringsprojekt. Delmål 9.2. I forbindelse med Danmarks Domstoles kvalitetsudviklingsprojekt gennemfører Kvalitetssikringsudvalget et projekt med særlig fokus på retssagsbehandling. Ansvarlig: Kvalitetssikringsudvalget.

Indsatsområde 2.6. Indførelse af ny teknik i sagsbehandlingen. Det blev i efteråret 2007 besluttet, at Retten i Hillerød deltager i et pilotprojekt om videotransmission i forbindelse med retssager. Pilotprojektet omfatter yderligere 4 byretter. Blandt andet tekniske forsinkelser med installering af fiberforbindelser og videoudstyret har medført, at projektet ikke er kommet fra start her ved retten i 2007. Projektet her adskiller sig fra forsøgsordningen ved de andre forsøgsembeder ved, at det i første række vedrører afvikling af retsmøder om forlængelse af frihedsberøvelse efter udlændingeloven af udlændige i Sandholmlejren. Dette indebærer bl.a., at der skal etableres en velfungerende kommunikation mellem dommer og politiet repræsentant, som befinder sig i retslokalet i Hillerød, og udlændingen, dennes tolk og beskikkede advokat, som alle befinder sig i Sandholm. Dette stiller ekstra krav til funktionaliteten, ligesom sagernes karakter stiller særlige krav til retssikkerheden, herunder den oplevede retssikkerhed. Forsøget omfatter dog også andre typer retsmøder, herunder fjernafhøring af vidner i både civile sager og straffesager. Retten i Hillerød er endvidere sammen med 5 andre embeder udvalgt til at deltage i et forsøg med anvendelse af talegenkendelse ved domstolene. Erfaringer fra andre sektorer med tradition for transskribering har vist, at der kan opnås en stor ressourcebesparelse ved anvendelse af talegenkendelse i forbindelse med retssager. Det er planen at anvende et talegenkendelsesprogram i forbindelse med bl.a. diktering af forklaringer i straffesager og diktering af domme i både civile sager og straffesager. Mål 10: Der gennemføres en forsøgsordning med videotransmission i udlændingesager og tages inden udgangen af 2008 stilling til rammerne for brug af videotransmission i forbindelse med retssager. Delmål 10.1. Forsøget iværksættes senest 1. april. Delmål 10.2. Forsøget evalueres via spørgeskemaundersøgelser senest 1. august. Delmål 10.3. Flertallet af medvirkende dommere, advokater, politifremstillere og udlændinge afgiver en samlet set positiv bedømmelse. Delmål 10.4. På baggrund af resultatet af forsøgsordningen forelægges spørgsmålet om rammerne for brug af videotransmission i forbindelse med retssager for juristgruppen og for SU inden udgangen af 2008. Ansvarlig: Præsidenten Mål 11: Der gennemføres en forsøgsordning med brug af talegenkendelsesprogram til diktering af retsbøger og domme og tages inden udgangen af 2008 på baggrund af forsøgsordningen stilling til spørgsmålet om rammerne for brug af talegenkendelsesprogrammer i forbindelse med skrivning af domme og retsbøger. Delmål 11.1. Forsøgsordningen iværksættes senest 1. maj. Delmål 11.2. Forsøget evalueres af de deltagende jurister senest den 1. oktober 2008. Delmål 11.3. På baggrund af evalueringen forelægges spørgsmålet om rammerne for brug af talegenkendelsesprogrammer for juristgruppen og for SU inden udgangen af 2008. Ansvarlig: Præsidenten Indsatsområde 2.7. Sikring af god service over for brugerne Retten er dagligt i kontakt med mange forskellige brugere og interessenter. Det drejer sig for eksempel om borgere og virksomheder, lægdommere og sagkyndige dommere, politi og anklagemyndighed, advokater, stævningsmænd og journalister m.fl. 12

Det er et overordnet mål, at den service, brugerne oplever at retten leverer på alle niveauer, svarer til brugernes forventninger. 13 Serviceniveauet påvirkes af mange faktorer, og i 2008 kan der alene forventes en begrænset udbygning af rettens service. Dette skyldes blandt andet, at retten i sommeren 2008 flytter til ny retsbygning, at der i 2008 skal implementeres nye sagsområder og ændres i sagsbehandlingen af andre sagstyper samt at retten skal sikre en god drift og en smidig aflevering af tinglysningsopgaven til Tinglysningsretten. Retten vil imidlertid til stadighed bestræbe sig på at yde borgerne den bedst mulige service. Det er således af afgørende betydning for den tillid, borgerne har til retten, at de oplever, at de generelt får en imødekommende og venlig behandling, og at de får en god service, både når de ringer til retten, og når de møder op personligt. Retten ønsker i 2008 yderligere at forbedre det elektroniske serviceniveau, herunder oplysninger og muligheder på rettens hjemmeside samt kommunikation med pressen. For at sikre åbenhed i forhold til de professionelle brugere og løbende være i stand til at formidle de særlige faktorer, som har indvirkning på serviceniveauet, lægger retten vægt på at holde møder med jævne mellemrum med disse grupper. Der vil i 2008 blive gennemført en landsdækkende undersøgelse af de forskellige brugergruppers tilfredshed med rettens service, og det vil være et mål, at vi er blandt de bedste. Et væsentligt formål med undersøgelsen vil det være, at den skal kunne give retten mulighed for identificere de områder, der skal være fokus på fremadrettet i forhold til serviceforbedringer og opstilling af servicemål. Mål 12: Rettens service over for og betjening af borgerne er blandt den bedste i landet i forhold til sammenlignelige embeder. Delmål 12.1. Senest 1. marts etableres en fast procedure med information af pressen om grundlovsforhør via e-mail. Delmål 12.2. Senest 1. april indeholder retslister i straffesager, bortset fra bødesager, oplysning om bynavn eller postnummer med hensyn til gerningssted. Delmål 12.3. Hjemmesiden indeholder fra 1. maj mindst 2 nye domsresuméer om måneden. Delmål 12.4. Der holdes mindst 2 møder i løbet af året med henholdsvis pressen, anklagemyndigheden, de beneficerede advokater og stævningsmændene. Delmål 12.5. Der holdes mindst 1 møde med alle kredsens advokater Delmål 12.6. Der gennemføres en landsdækkende brugerundersøgelse til efteråret, og resultatet skal placere retten blandt de bedste i landet i forhold til sammenlignelige embeder. Ansvarlig: Embedsledelsen, dog Retssekretariatet for så vidt angår 12.1 og 12.2. 3.3. Fokusområde 3: Kompetenceudvikling og videndeling Domstolsreformen medfører grundlæggende ændringer i domstolenes struktur og i sagsbehandlingsreglerne ved retterne. Hertil kommer, at byretterne har fået tilført en række nye sagsområder, herunder forvaltningssager, nævningesager, småsager og retsmægling. Ændringerne stiller dermed store krav til kompetenceudvikling af alle medarbejdere.

14 Der blev ved retten i 2007 nedsat et kompetenceudviklingsudvalg, som arbejder med at formulere en overordnet politik/strategi på området. I 2008 vil der desuden være særlig fokus på ledelsesudvikling. Videndeling og informationsstrømme er i mange henseender to sider af samme sag. Med det lokale internet og især intranet er der skabt en ret god mulighed for at dele viden og information. Endnu er værktøjerne ikke færdigudfyldte, hvilket kræver en yderligere indsats. Det samme gælder de ITkompetencer, der er til stede i varierende omfang på arbejdspladsen. Den enkelte skulle gerne have mulighed for at kende alle de IT-værktøjer, der anvendes på pc en i det daglige arbejde. Det er et centralt mål for domstolsreformen at styrke byretterne, så de bliver i stand til som udgangspunkt at varetage alle civile sager og straffesager på en kompetent og effektiv måde. Det er samtidig forudsat, at dommerne både skal kunne bevare og udvikle generalistfunktionen og have mulighed for at opbygge et specialkendskab til bestemte sagstyper. Med henblik på at sikre de bedste mulighederne herfor er det imidlertid også under hensyn til den stadig stigende strøm af information nødvendigt, at der iværksættes en mere systematisk videndeling ved retten. Der blev i 2007 nedsat et udvalg, som fremlægger et oplæg til en model for systematisk videndeling i løbet af foråret 2008. Valg af indsatsområder Der er valgt 4 indsatsområder til at sikre den nødvendige kompetenceudvikling og videndeling på arbejdspladsen. Indsatsområde 3.1. Formulering af strategi for kompetenceudvikling I 2007 blev der nedsat et kompetenceudviklingsudvalg med det formål at komme med forslag til en politik på området. Udvalget nåede ikke at afslutte arbejdet, som derfor videreføres i 2008. Mål 13. Der vedtages senest den 1. oktober en samlet politik og strategi for kompetenceudvikling ved Retten i Hillerød. Delmål 13.1. Kompetenceudviklingsudvalget afleverer senest 1. maj et oplæg til en kompetenceudviklingspolitik og -strategi. Delmål 13.2. Oplægget drøftes i afdelingerne og i juristgruppen. Delmål 13.3. På baggrund af Kompetenceudviklingsudvalgets oplæg og på baggrund af de lokale drøftelser forelægges et samlet oplæg til en politik og en strategi for kompetenceudvikling for SU. Ansvarlig: Embedsledelsen, dog Kompetenceudviklingsudvalget for så vidt angår delmål 13.1. Indsatsområde 3.2. Udvikling og uddannelse af rettens ledelse En væsentlig forudsætning for etablering af en effektiv og velfungerende organisation med attraktive og udviklende arbejdspladser er en veluddannet og udviklingsorienteret ledelse. I overensstemmelse med Domstolsstyrelsens overordnede strategi i forbindelse med Domstolsreformen vil der i 2008 blive satset målrettet på lederudvikling. Der gennemføres i efteråret 2008 en lederevaluering. De tiltag, som resultatet af evalueringen giver anledning til, vil blive iværksat i 2009. Mål 14: Alle embedets ledere - bortset fra ledelsen af tinglysningsafdelingerne - gennemgår efter en drøftelse af ønsker og behov et personligt udviklingsforløb af som udgangspunkt mindst 3 dages varighed. Drøftelsen sker for så vidt angår afdelingsledere med funktionschefen og for så vidt angår øvrige ledere med præsidenten.

15 Mål 14.1. Der gennemføres som led i et landsdækkende projekt en lederevaluering. Der orienteres inden årets udgang om resultatet af lederevalueringen og de eventuelle tiltag, evalueringen giver anledning til. Mål 14.2. Der tages i løbet af 2008 initiativ til et lederudviklingsprojekt for den samlede ledelse i samarbejde med flere andre retter. Ansvarlig: Ledergruppen Indsatsområde 3.3. Fortsat kompetenceudvikling af tinglysningsmedarbejdere Overdragelsen af de lokale tinglysninger ved byretterne til den centrale tinglysningsret i Hobro er udskudt til november 2008. I lighed med 2007 skal der i 2008 skal der samtidig med at de nuværende lave sagsbehandlingstider opretholdes gennemføres et udviklingsforløb for de medarbejdere, der skal oplæres i nye sagsområder. Mål 15: Der udarbejdes inden 1. maj en individuel handlingsplan for alle tinglysningsmedarbejdere. Delmål 15.1. De tinglysningsmedarbejdere, som i forbindelse med Helsingeafdelingens flytning til Tinglysningsretten i Hobro medio april skifter til ny afdeling, sikres den nødvendige praktiske og teoretiske oplæring i deres nye fagområde. Ansvarlig: Administrationschef, dog funktionschefen for så vidt angår delmål 15.1. Indsatsområde 3.4. Sikring af systematisk videndeling I 2007 blev der nedsat et videndelingsudvalg med det formål at komme med forslag til en model for systematisk videndeling ved retten. Udvalget nåede ikke at afslutte arbejdet, som derfor videreføres i 2008. Mål 16. Der vedtages senest den 1. september et oplæg til en model for systematisk videndeling ved Retten i Hillerød. Delmål 16.1. Videndelingsudvalget afleverer senest den 1. juni oplæg til en model for systematisk videndeling Delmål 16.2. Oplægget drøftes i afdelingerne og i juristgruppen. Delmål 16.3. På baggrund af Videndelingsudvalgets oplæg og på baggrund af de lokale drøftelser forelægges et samlet oplæg til en model for systematisk videndeling for SU. Ansvarlig: Embedsledelsen, dog Videndelingsudvalget for så vidt angår delmål 16.1. 3.4. Fokusområde 4: Trivsel og tryghed Trivsel og tryghed var et overordnet fokusområde i 2007 og vil i 2008 fortsat have høj prioritering. Som så mange andre byretter er Retten i Hillerød til trods for den organisatoriske sammenlægning ikke endnu fysisk sammenlagt. Det forventes imidlertid, at retten flytter sammen i nyindrettede retsbygning i slutningen af juni 2008. Der er ingen tvivl om, at denne samling af retten i nye fælles lokaler vil få stor betydning for både sagsbehandlingen og oplevelsen af trivslen hos alle medarbejdere. Retten har ved to lejligheder målt trivslen ved hjælp af et spørgeskema på 5 spørgsmål, hvor alle medarbejdere er blevet spurgt om den sociale og faglige trivsel, ledelsens og kollegernes bidrag til

16 trivslen, samt en række tiltags betydning for trivslen. Resultatet har begge gange givet et godt grundlag for at antage, at der generelt er en god trivsel blandt medarbejderne, men også at der kan spores en mindre tilbagegang i trivselsniveauet. Sidstnævnte understreger vigtigheden af, at sådanne målinger foretages regelmæssigt, og at der til stadighed er fokus på trivslen på arbejdspladsen. Valg af indsatsområder Der er valgt 3 indsatsområder til sikre trivsel og tryghed for den enkelte medarbejder. Indsatsområde 4.1. Afstemning om nye personalegoder Der gennemføres i 2008 en ny afstemning om hvilke personalegoder, der skal indføres på arbejdspladsen. I 2007 blev der indført en frugt- og massageordning, ligesom der har været arrangeret sundhedsevent, besøg af stresskonsulent. Trivselsudvalget kommer med oplæg til stemmeseddel. Mål 17. Der tilbydes medarbejderne personalegoder på baggrund af en afstemning om forskellige mulige goder. Delmål 17.1 Der foretages en ny afstemning om valg af personalegoder senest den 1. maj. Delmål 17.2. Der afleveres oplæg til stemmeseddel med 10 personalegoder senest 2 uger inden afstemningen, hvor tidsplan og økonomi er analyseret. Ansvarlig: Trivselsudvalget Indsatsområde 4.2. Vellykket flytteproces til ny retsbygning Flytningen til sommer i ny retsbygning skal på alle måder blive en succes. Der er nedsat et flytteudvalg, der arbejder med at tilrettelægge flytningen, og der er antaget en arkitekt til at bistå med at indrette bygningen. Der afholdes en temadag den 4. april, hvor resultatet af byggeprojektet præsenteres og hvor den kommende flytteproces gennemgås. Alle afdelinger skal forinden arbejde med at komme med forslag til succeskriterier til flytningen. De endelige succeskriterier indgår i et evalueringsskema, som alle medarbejdere skal udfylde efter flytningen. Mål 18 Der gennemføres en flytning til den nye retsbygning med en samlet tilfredsscore på mindst 4 points på en karakterskala fra 1 5, hvor 5 er det højeste. Delmål 18.1. Der afholdes en temadag den 4. april, hvor indretningen og flytteprocessen gennemgås, og der opstilles 10 succeskriterier for en vellykket flytning. Delmål 18.2. Der gennemføres en evaluering (spørgeskema) af flytteprocessen i forlængelse af flytningen. Ansvarlig: Flytteudvalget Indsatsområde 4.3. APV og trivselsundersøgelser Der gennemføres en landsdækkende arbejdsplads- og miljøundersøgelse til efteråret, som retten naturligvis deltager i. Retten vil derudover fortsætte med gennemføre regelmæssige trivselsundersøgelser, for at måle trivslen på arbejdspladsen.

Der er allerede gennemført en undersøgelse i februar, og der skal gennemføres yderligere to undersøgelser i 2008. 17 Mål 19. Der gennemføres en APV-undersøgelse i 2. halvår 2008 Mål 20. Der gennemføres mindst tre minitrivselsundersøgelser i 2008. Ansvarlig: Administrationsafdelingen. Indsatsområde 4.4. Nedbringelse af sygefraværet Et væsentligt indsatsområde i 2008 er nedbringelse af sygefraværet. Rettens sygefravær i 2007 har været ca. 7,8 dage pr. ansat mod 5,7 dage i hele staten. Der er i tallene korrigeret for længerevarende sygefravær (perioder over 30 dage), som embedet har haft flere perioder af i 2007. Målet i 2008 er dels at nedbringe sygefraværet til det statslige niveau, dels at gøre en indsats for at undgå de arbejdsbetingede årsager til sygefravær. Vi vil formulere en sygefraværspolitik, som sikrer at der er en åben og tillidsfuld dialog om sygefravær og årsagerne hertil. For at skabe yderligere fokus på sygefraværet, udarbejdes hver måned en oversigt over sygefraværet pr. afdeling pr. medarbejder, som fremsendes til hver afdeling. Mål 21: Det gennemsnitlige sygefravær pr. årsværk i 2008 skal nedbringes til det statslige niveau. Det er endvidere målet, at sygefraværet gradvist i løbet af året skal nedbringes. Delmål 21.1. Der skal senest den 1. maj formuleres en sygefraværspolitik for embedet. Delmål 21.2. Der udarbejdes hver måned en oversigt over afdelingernes sygefravær pr. medarbejder Ansvarlig: Ledergruppen, dog Administrationen for delmål 21.2.

Bilag 1: Mål for kvalitet, service og effektivitet for byretterne 18 Mål for straffesager i 2008 Nævningesager - andel under 4 mdr. 60% - andel under 6 mdr. 80% Domsmandssager - andel under 3 mdr. 65% - andel under 6 mdr. 90% Bødesager - andel under 2 mdr. 65% - andel under 6 mdr. 95% Tilståelsessager - andel under 2 mdr. 62% - andel under 6 mdr. 90% Mål for særlige voldssager og voldtægtssager 2008 Sager om særlig vold - andel under 37 dg 54% - andel under 2 mdr. 73% Voldtægtssager - andel under 37 dg. 50% - andel under 2 mdr. 70% Mål for domsforhandlede civile sager 2008 Tunge alm. sager - andel under 12 mdr. 45% - andel under 18 mdr. 60% Øvrige alm. sager - andel under 12 mdr. 60% - andel under 15 mdr. 72% Boligretssager - andel under 12 mdr. 66% - andel under 15 mdr. 78% Familieretssager - andel under 3 mdr. 56% - andel under 6 mdr. 83% Småsagsproces - andel under 4 mdr. 60% - andel under 6 mdr. 75% Mål for fogedsager 2008 Almindelige sager - andel under 2 mdr. 72% - andel under 4 mdr. 93% Særlige sager - andel under 2 mdr. 80% - andel under 4 mdr. 96% Betalingspåkrav - andel under 2 mdr. 55% - andel under 4 mdr. 85% Produktivitetsmål for byretterne 2008 målt som afsluttede, vægtede sager pr. årsværk - produktivitetsstigning ift. 2006 Uændret Anm.: Domstolsstyrelsen er i gang med at udvikle statistik om sagsbehandlingstiden i dødsboskiftesager og insolvensskiftesager. Når disse statistikker er testet og implementeret, vil der også blive fastlagt mål for sagsbehandlingstiden i disse sager

Bilag 2: KVIK-modellen som styringsramme for handlingsplanen 19 KVIK-modellen (Kvalitetsværktøj til udvikling af innovation og Kompetence) er både en styringsmodel og et selvevalueringsværktøj til offentlige arbejdspladser, som vil have et samlet overblik over alle indsatser og resultater og vil bruge dette overblik til at forbedre egen praksis. Selv om KVIK-modellen ikke eksplicit er blevet anvendt som styringsramme for handlingsplanen, er der alligevel tale om et produkt, der med sine mange fokus- og indsatsområder lægger sig endog meget tæt op af KVIK-modellens indsats- og resultatområder. Formålet med dette bilag er at oversætte handlingsplanen i forhold til KVIK-modellen, og tegne de sammenhænge der udspringer fra handlingsplanen over til KVIK-modellen. Som det fremgår af illustrationen på næste side omfatter handlingsplanen alle modellens indsats- og resultatområder. Dette års handlingsplan har sat tre væsentlige aftryk i forhold til den udvikling der blev igangsat i sidste års handlingsplan, som var år 1 efter domstolsreformen. Disse tre aftryk handler netop om modellens centrale temaer (lederskab, processer og nøgleresultater), som tilsvarende er de centrale elementer i handlingsplanen. Første aftryk er handlingsplanens indsats for at udforme rettens eget værdigrundlag, mål og visioner. Dette handler at skabe en selvstændig identitet og give retning for embedet. I KVIK-modellen vedrører dette tema 1 Lederskab. Andet aftryk er handlingsplanens indsats for at sikre højest mulig kvalitet og service overfor borgere og virksomheder. Dette handler om at forbedre processerne så de bliver så effektive og smidige som muligt, men det handler også om at inddrage og høre brugerne bl.a. for at afstemme forventningerne kvalitet og service. I KVIK-modellen vedrører dette tema 5 Processer. Tredje aftryk er handlingsplanens endnu større fokus på de politisk fastsatte resultatkrav vedrørende embedets produktion og overholdelse af sagsbehandlingstider, at kvaliteten i afgørelserne er høj, at retten yder den bedste service i behandlingen af borgerne. I KVIK-modellen vedrører dette tema 9 Nøgleresultater. Det er rettens ambition at inddrage KVIK-modellen i endnu højere grad som styringsmodel for embedets strategiske initiativer. I 2009 forventes handlingsplanen at være baseret på KVIKmodellen, og det er under overvejelse at gennemføre en selvevaluering også i 2009.

Indsatser KVIK vs. Handlingsplan 2008 Resultater Tema 3 Medarbejdere Tema 7 Medarbejderresultater Tema 1 Lederskab Tema 2 Strategi og planlægning Tema 5 Processer Tema 6 Bruger- og borgerresultater Tema 9 Nøgleresultater Tema 4 Partnerskaber og processer Tema 8 Samfundsresultater Fokusområde 2 I 2.1. Gennemføre mål for prod. og sagsbehandlingstid Fokusområde 1 I 2.2. Formulere supplerende måltal I 1.1. Formulering af mål og værdier I 2.3. Gennemføre indholdsreformen I 2.4. Øget indsats for bedste praksis I 2.5. Gennemføre kvalitetsudv.projekt I 2.6. Ny teknik i sagsbehandlingen I 2.7. God service overfor borgere og brugere Fokusområde 3 I 3.1. Kompetenceudv.- strategi I 3.2. Udv. af ledelsen I 3.3. Udv. af tinglysningsmedarb. I 3.4. Videndelingsstrategi Fokusområde 4 I 4.1. Valg af personalegoder I 4.2. Vellykket flytteproces I 4.3. APV + trivselsundersøgelser I 4.4. Nedbringelse af sygefraværet