Tilknytning af oplysninger om arbejdsgiver til Elev på ÅU/AMU/Personer Sidst opdateret 23-11-2006/version 1.0/UNI C/Steen Eske Indhold Ændringer Centrale begreber Generelt Arbejdsgange Vejledningen består af 3 dele, som kan læses hver for sig. Du kan derfor uden problemer hoppe direkte til det afsnit, som er væsentligt for dig. Centrale begreber kan bruges som en ordliste og en lynindføring i de begreber, der omhandler elevflytninger. Generelt er en generel introduktion til emnet, og er især vigtig at læse første gang, man beskæftiger sig med elevflytninger. Arbejdsgange beskriver, hvordan man konkret skal betjene systemet, og kan bruges som et opslagsværk. Ændringer Vejledningen er ændret lis tog omlagt til det nye layout. Der er ikke anvendt rettelsesmarkeringer. Centrale begreber Centralt begreb Forklaring eller beskrivelse Virksomheder Virksomheder hentes som udgangspunkt fra det centrale CVR-register. I nødstilfælde er det dog muligt at oprette lokale virksomheder hvis den aktuelle virksomhed af en eller anden grund endnu ikke findes i virksomhedsregistret. Læresteder Til en virksomhed kan der være knyttet et eller flere læresteder. Lærestederne kommer ikke fra CVR-registeret, men oprettes som udgangspunkt i EASY-P i forbindelse med uddannelsesaftaler. I nødstilfælde er det dog muligt at oprette lokale læresteder hvis det aktuelle lærested af en eller anden grund end- 1
nu ikke findes. Udannelsesaftaler For fuldtidselever knyttes relationen til en arbejdsgiver typisk i forbindelse med at eleverne opnår en uddannelsesaftale. For AMU/ÅU-elever har dette imidlertid ikke nogen mening og der er derfor nødvendigt at knytte en arbejdsgiver til eleven på anden måde. Opkrævninger Ofte er det en arbejdsgiver der skal betale de opkrævninger der vedrører en elev fx kursusgebyr eller lignende. Fro at dette kan ske er det nødvendigt at knytte en arbejdsgiver til eleven. Generelt Denne vejledning beskriver, hvordan man kan tilknytte oplysninger om arbejdsgiver (læresteder) til Elev på ÅU/AMU/personer. Oplysningerne anvendes i forbindelse med udsendelse af breve og opkrævninger til elever på ÅU/AMU arbejdsgivere. Vejledningen omhandler ikke selve administrationen af hold og ÅUelever. Her henvises til de øvrige administrative vejledninger på området. Arbejdsgange I de følgende beskrives følgende emner: Virksomheder og læresteder Tilknytning til elever Opkrævninger Virksomheder og læresteder I EASY-A er virksomhedsbegrebet og de tilknyttede arbejdssteder behandlet og placeret under uddannelsesaftaler for fuldtidselever og nogle af de begreber, der anvendes vil derfor være ukendte i AMU/ÅUsammenhænge. Der arbejdes med to begreber i forbindelse med arbejdsgivere: Virksomheder og læresteder En virksomhed er identificeret ved et SE-/CVR-nummer, og består af et eller flere læresteder, som er identificeret ved virksomhedens SE-/CVRnummer og et løbenummer. Grunden til at man skelner mellem virksomhed og lærested er, at der til større virksomheder kan være knyttet mange forskellige læresteder. I nogle tilfælde vil sammenhænge mellem virk- 2
somhed og lærested ofte være det samme, og det kan derfor virke omstændeligt at skulle oprette samme oplysninger for både virksomhed og lærested. I EASY-A skelnes der mellem centrale virksomheder og læresteder, disse bliver opdateret via told og skat og i de fleste tilfælde findes oplysningerne på alle skoler. Hvis der mangler en virksomhed og man ikke har mulighed at oprette den på egen skole i EASY-P, kan man kontakte en EASY-P konsulent for at få den oprettet. Lokale virksomheder og læresteder kan man oprette i EASY-A, og det er kun i det tilfælde, hvor der tale om udenlandske virksomheder, disse kan oprettes på vinduet A645 Virksomheder, der skal feltet SE.nr. starte med et bogstav. Læresteder skal findes eller oprettet på A645a Læresteder. På vinduet findes et felt Egenidentifikation, dette felt kan bruge til f.eks. tlf.nr., som så kan bruges når virksomheden skal tilknyttes kursisten/personen 3
Vær opmærksom på at der nederst på A645a skal angives L i feltet Brevmodtager, hvis brevene skal sendes til lærestedet og ikke hovedvirksomheden og at der i feltet Kursistbrev til lærested stå J, for at der kan dannes flettefiler til lærestedet. Feltet AER-modtager skal udfyldes (tvungent felt) selv om det ikke har betydning for AMU/ÅU-elever her kan angives værdien L. Tilknytning til elever For at få lærestedet knyttet til AMU/ÅU-eleven, kan det gøres i vinduet A581 Elev på ÅU/AMU ved enten at skrive (eller vælge fra værdiliste) SE/CVR-nummer i feltet Arbejdsgiver efterfulgt af lærestedets løbenummer, eller ved at skrive (eller vælge fra værdiliste) lærestedets egenidentifikation i feltet Egenidentifikation. Eller på A582 person under fanebladet arbejdsgiver. 4
Når man skal have udskrevet faktura og dette skal ske til arbejdsgiveren, skal man på A422 Gebyrer for aktivitet sætte et L i debitortype, så vil systemet automatisk checke om der findes en arbejdsgiver på personen, men arbejdsgiveren skal sættes på personen inden man holdplacerer personen. 5
Opkrævninger I forbindelse med opkrævning som skal betales af arbejdsgiveren (debitortype L, hvilket betyder at lærestedet skal betale) f.eks. certifikatgebyr eller kursusbetaling henter systemet oplysningen om lærestedet fra en evt. uddannelsesaftale. For AMU/ÅU-elever, der tidligere har været registreret på skolen som fuldtidselever med en uddannelsesaftale, vil det betyde at det lærested hvor eleven tidligere har været, vil blive opkrævet, selv om AMU/ÅUeleven nu er tilknyttet en helt anden virksomhed/lærested. Det er forkert og skal rettes. Det gøres ved at indsætte den korrekte værdi i feltet Debitornr. (AMUelevens arbejdsgiver). I den forbindelse kan man benytte værdilisten til feltet Debitornr. 6