Ansøgningsvejledning om byggevarer godkendt til Version 2.0 af 22. maj 2015
Indledning og læsevejledning Ansøgningsvejledningen beskriver, hvordan du ansøger om godkendelse af en byggevare, der er i kontakt med. Godkendelsen vedrører kun byggevarens sundhedsmæssige egenskaber, men ikke de fysisk-mekaniske egenskaber af byggevaren. Du kan læse mere om den frivillige VA-ordning for godkendelse af de fysiskmekaniske egenskaber her. Ansøgningsvejledningen skal læses i sammenhæng med: Vejledning om byggevarer godkendt til Testkravskemaet: Oversigt over testkrav for forskellige typer af byggevarer godkendt til Relevant(e) materialespecifikation(er) Tilsynsvejledning om byggevarer godkendt til. Du kan finde disse dokumenter på godkendelsesordningens hjemmeside her. Endvidere kan der henvises til de FAQ om Forberedelse og ansøgningsprocessen, Dokumentation til ansøgningen og Testkrav, der findes på ordningens hjemmeside her. Fremgangsmåde ved udarbejdelse af ansøgning Før du går i gang med at udfylde ansøgningsskemaet, skal du have et overblik over, hvilke versioner af byggevaren din ansøgning skal omfatte, deres specifikke produktnavne og dimensioner, og om de skal kunne produceres i variantproduktion. Du skal desuden have defineret testversionen ( worst case ) for den byggevare, du søger om. Du finder vejledning til dette nedenfor og i de relevante materialespecifikationer for byggevaren. Bemærk venligst, at du med fordel kan vente med at indsende din ansøgning til godkendelsessekretariatet, indtil al dokumentation for byggevaren og test af byggevaren foreligger, idet sekretariatet først kan behandle din sag korrekt, når den er fuldt oplyst. Såfremt du har spørgsmål til, hvordan du bedst forbereder og udfylder din ansøgning, eller er i tvivl om, hvad der skal medsendes, er du altid velkommen til at kontakte sekretariatet på telefon +45 72 20 30 40 eller e-mail kontakt@godkendttil.dk. Vi anbefaler i alle tilfælde, at du følger denne fremgangsmåde ved forberedelse og udfyldelse af din ansøgning: Side 1 af 7
1. Læs Ansøgningsvejledningen (som du læser i nu), og ansøgningsskemaet igennem. Vent med at udfylde ansøgningsskemaet, indtil du har alt det materiale parat, som skal vedlægges skemaet. 2. Læs nærmere om relevante forhold og spørgsmål i det øvrige vejledningsmateriale, dvs.: a. Vejledning om byggevarer godkendt til b. Tilsynsvejledning om byggevarer godkendt til c. Testkravskemaet GDV testkrav til forskellige typer af byggevarer d. Den/de relevante materialespecifikation(er) for din byggevare. Materialespecifikationen indeholder vejledning og er samtidig et hjælpeskema, der skal udfyldes og vedlægges ansøgningsskemaet. 3. Vurdér ud fra godkendelsesbekendtgørelsens 6, hvorledes din ansøgning skal afgrænses, og hvor mange ansøgninger der er. 4. Udarbejd liste over produktnavne/versioner for din ansøgning. 5. Udfyld relevant(e) materialespecifikation(er) for din ansøgning, og angiv herunder; a. Testversion(er) b. Eventuelle enkeltkomponenter, du mener, skal undtages, og begrund hvorfor. c. Materialer, der er i kontakt med eller kan give afsmitning til et. d. Eventuel variantproduktion. 6. Kontakt en toksikologisk rådgiver, hvis det er påkrævet ifølge vejledningen i materialespecifikationen. 7. Kontakt et akkrediteret tilsynsorgan for aftale om årligt tilsyn. 8. Få udført test af byggevaren i påkrævet omfang, og/eller 9. Få den toksikologiske rådgiver til at vurdere byggevaren, udfærdige et testprogram og vurdere testresultaterne efter testning, hvis dette er påkrævet. 10. Når al testdokumentation m.v. foreligger: Udfyld det elektroniske ansøgningsskema, vedhæft filerne og indsend ansøgningen til sekretariatet. Ansøgningens indhold For at søge om godkendelse af en byggevare i kontakt med skal du udfylde og sende disse filer: 1. Det elektroniske ansøgningsskema 2. Liste over versioner af byggevaren omfattet af ansøgningen 3. Foto(s) 4. Tegning(er) 5. Udfyldt(e) materialespecifikation(er) om byggevarens komponenter og materialer, testversion samt eventuel variantproduktion 6. Toksikologisk vurdering om byggevarens afgivelse af stoffer (hvis dette er påkrævet) 7. Testprogram (hvis dette er påkrævet) 8. Testrapport(er) vedrørende testning i relevant omfang (hvis dette er påkrævet) 9. Toksikologisk vurdering af testresultatet (hvis det er påkrævet) Side 2 af 7
10. Evt. særskilt dokument med identifikation af hemmelige stoffer og testværdier herfor (*) (hvis der er behov herfor) 11. Tilsynsaftale eller eventuel betinget tilsynsaftale eller erklæring herom 12. Eventuel fuldmagt til at handle på vegne af ansøger (*) kan indsendes separat og efterfølgende som beskrevet nedenfor under Ad 10. Evt. særskilt dokument med identifikation af hemmelige stoffer og testværdier herfor. Det er vigtigt, at al den fremsendte dokumentation indbyrdes er i overensstemmelse med hinanden, og at dokumentationen er helt entydig. Ad 1. Det elektroniske ansøgningsskema Ansøgningsskemaet udfyldes med stamdata og vedhæftes alle relevante filer. Du indestår på tro og love for, at alle de oplyste informationer og vedhæftede filer er korrekte. Du skal udfylde ansøgningsskemaet med stamdata: entydige oplysninger om ansøger, kontaktperson, den ansøgte byggevaretype, materialetyper og produktionsstedet. Du skal angive produktionsstedet. Hvis du har flere produktionssteder, kan du angive det ved at vedhæfte en liste over øvrige produktionssteder. Du skal vælge, hvilken byggevaretype din ansøgning vedrører, og derefter angive, hvilket eller hvilke materialer som byggevaren i hovedtræk indeholder. Ansøgningen kan omfatte én, to eller flere byggevarer, som har samme sundhedsmæssige egenskaber og er ens med hensyn til formål, konstruktion, fremstillingsproces og materialesammensætning. Byggevarer, der produceres og markedsføres som kombinationer af forskellige delkomponenter, kan dog indgå under samme godkendelse, såfremt de enkelte delkomponenter testes separat. Godkendelsessekretariatet foretager en konkret vurdering af, hvilke byggevarer en ansøgning kan omfatte. Sekretariatet kan herunder vurdere, om enkelte mindre delkomponenter kan indgå i en byggevare eller versioner heraf, selv om de afviger i f.eks. konstruktion, fremstillingsproces eller materialesammensætning. Hvis du er i tvivl om, hvor mange byggevarer du kan samle under én ansøgning, kan sekretariatet vejlede dig om, hvordan du afklarer det. Du skal ved afkrydsning i ansøgningsskemaet afgive tro og love erklæringer om henholdsvis etablering af egenkontrolsystem og aftalegrundlaget for ansøgningen. Husk at gennemlæse begge erklæringer inden afkrydsningen. Du kan se begge erklæringer på godkendelsesordningens hjemmeside her. Side 3 af 7
Din ansøgning anses først for indgivet, når godkendelsessekretariatet har modtaget det udfyldte elektroniske ansøgningsskema. Hvis du i ansøgningsskemaet har sagt ja til at modtage en kvittering for, at ansøgningen er modtaget, sender vi dig en mail herom med et link, hvor du kan se de oplysninger, der er indgivet i det elektroniske ansøgningsskema. Ad 2. Liste over versioner af byggevaren omfattet af ansøgningen Du skal udfylde og vedhæfte en liste, der entydigt identificerer alle de versioner af byggevaren, der er omfattet af ansøgningen. Versionslisten skal kunne danne grundlag for en godkendelse af byggevaren. Du kan enten udfylde og vedhæfte det skema, der ligger på sekretariatet hjemmeside her, eller du kan selv lave din egen versionsliste, der skal indeholde de samme oplysninger, og vedhæfte den i stedet. Hvis du indsender egen versionsliste, vil sekretariatet konkret vurdere, om listen kan accepteres. Versionslisten skal altid være i et format, som gør det muligt at kopiere tekst fra listen uden vanskeligheder. Versionslisten skal angive et overordnet brand/produktnavn for byggevaren, der er dækkende for de ansøgte versioner. Du må gerne oplyse eventuelt overordnet vare-/serienummer eller model/type, men behøver ikke at gøre det. Disse oplysninger vil blive anført i godkendelsen og på certifikatet som den overordnede identifikation af den godkendte byggevare. For hver version, der er omfattet af ansøgningen, skal du oplyse versionens produktnavn, relevante dimensioner samt eventuelt vare-/serienummer eller overordnet vare-/serienummer eller model/type, så den enkelte version altid klart kan identificeres. Kun de versioner af byggevaren, der kan identificeres på versionslisten (eller i en erklæring om variantproduktion, se Ad. 5) vil blive omfattet af godkendelsen. Det er derfor vigtigt, at alle versioner anføres. Det vil dog i et vist omfang være muligt at sammenfatte flere versioner under en betegnelse, f.eks. en byggevare med en bestemt diameter, men i flere forskellige længder. Du er velkommen til at kontakte sekretariatet herom, hvis det vil være hensigtsmæssig med sådanne sammenfatninger i din versionsliste over ansøgte byggevarer. Ad 3. Fotos Du skal vedlægge retvisende foto(s), som er repræsentative for alle versionstyper af den ansøgte byggevare. Der skal helst være et foto af testversionen. Hvis du ønsker foto(s) af byggevaren vist i det kommende certifikat, skal fotoet vise byggevaren med en hvid baggrund. Side 4 af 7
Ad 4. Tegninger Du skal vedlægge retvisende tegning(er) af den ansøgte byggevare. Tegningen skal illustrere, hvilke(n) byggevare(r) der konkret ansøges om godkendelse for. Tegningen skal vise tilbage til ansøgningen ved at være påtegnet byggevarens produktnavn og må gerne indeholde en målangivelse. Hvis alle de ansøgte versioner er identiske i deres konstruktion, kan du nøjes med at indsende tegninger for den byggevare, der er mest repræsentativ, og som udgør testversionen ( worst case ). Hvis der er varianter blandt de ansøgte versioner, eller hvis du søger om også at kunne levere byggevaren i særlige dimensioner efter særlig bestilling (variantproduktion), dvs. et spekter af byggevarer, skal tegningerne være repræsentative for det spekter, du ansøger om. Tegningerne skal være samlingstegninger, gerne i form af splittegninger ( exploded view ), der tydeligt viser og identificerer de komponenter, der er i kontakt med eller som kan give afsmitning til. Hvis du ønsker, at enkeltkomponenter undtages fra testning, skal du vedlægge splittegninger, som kan godtgøre dette. Ad 5. Udfyldt materialespecifikation om byggevarens materialer og testversion Til at angive materialerne i din byggevare skal du vælge den eller de materialespecifikation(er), som svarer til din byggevare. Du udfylder materialespecifikationen med de oplysninger, der fremgår af vejledningsteksten deri, og vedhæfter det til ansøgningsskemaet. Du skal anføre alle oplysningerne for den version af byggevaren, som udgør testversionen ( worst case ) med hensyn til afgivelse af sundhedsskadelige stoffer til et. Hvis du ud over de angivne versioner på versionslisten ønsker at kunne producere byggevaren med variantproduktion efter særlig bestilling inden for et givent spekter og under den samme godkendelse, skal du angive det produktspekter for en sådan variantproduktion, som du ønsker omfattet af godkendelsen. Du gør dette ved at angive variantproduktionens spekter i materialespecifikationen, som det fremgår af vejledningen deri. Sekretariatet kan dog undtagelsesvis acceptere, at der indsendes andre materialelister eller materialespecifikationer, hvis der heri indsendes de samme oplysninger, som er krævet i materialespecifikationen. Vær dog specielt opmærksom på, at testversionen af byggevaren altid skal være angivet, og at der skal anføres oplysninger om variantproduktion, hvis du ønsker, at din ansøgning også skal omfatte sådanne produkter. Side 5 af 7
Ad 6. Toksikologisk rådgivers vurdering om byggevarens afgivelse af stoffer Hvis du ifølge vejledningen i de relevante materialespecifikationer skal have belyst byggevarens sammensætning af en toksikologisk rådgiver, skal du vedhæfte rådgiverens toksikologiske vurdering af, hvilke stoffer byggevaren kan afgive til et. Den toksikologiske vurdering skal indeholde faglige begrundelser for, hvorfor det er relevant at teste eller ikke at teste for bestemte stoffer i forbindelse med testversionen ( worst case ) af den ansøgte byggevare. Ad 7. Eventuelt testprogram Hvis du ifølge vejledningen i de relevante materialespecifikationer skal have belyst byggevarens sammensætning af en toksikologisk rådgiver, skal du ligeledes vedhæfte et testprogram for byggevaren udarbejdet af din toksikologiske rådgiver. Der skal alene testes for den del af de sundhedsskadelige stoffer, der er relevante, dvs. de stoffer, der ud fra en faglig begrundet vurdering konkret mistænkes for at kunne afsmitte fra den ansøgte byggevare til et. Ad 8. Testrapporter i relevant omfang Der skal vedlægges testrapporter i det omfang, dette er påkrævet i henhold til vejledningen i materialespecifikationen og i testkravskemaet. Der skal desuden vedhæftes testrapporter for de testninger, der fremgår af et testprogram for byggevaren, hvis dette er påkrævet. Det skal fremgå tydeligt af testrapporten, at testningen er foretaget på testversionen af byggevaren. Ad 9. Evt. toksikologisk vurdering af testresultat Når testninger er foretaget i henhold til et testprogram, skal den toksikologiske rådgivers efterfølgende vurdering af testresultatet også vedlægges. Ad 10. Evt. særskilt dokument med identifikation af hemmelige stoffer og testværdier herfor Hvis der i testrapporten forekommer testning af anonymiserede stoffer, skal godkendelsessekretariatet have oplysninger om, hvilke stoffer det drejer sig om, og hvad testværdierne herfor er. Disse oplysninger kan eventuelt indsendes direkte til sekretariatet af din toksikologiske rådgiver eller andre med henvisning til det konkrete ansøgningsnummer. Ad 11. Tilsynsaftale eller eventuel betinget tilsynsaftale eller erklæring herom Du skal indsende en underskrevet, endelig aftale om et årligt eftersyn med et tilsynsorgan, der er akkrediteret efter EN ISO/IEC 17020 til at udføre inspektion vedrørende godkendelsesordningen. Tilsynsaftalen skal være gyldig for hele godkendelsesperioden og skal henvise til regelgrundlaget for Side 6 af 7
Godkendt til -ordningen. Det skal tydeligt fremgå, hvilke byggevarer aftalen omfatter. Tydeliggørelsen af, hvilke byggevarer tilsynsaftalen omfatter, kan eventuelt bestå i den udfyldte oversigt over produktnavne/versioner, som du har allerede har oplyst som bilag til ansøgningsskemaet. Tilsynsaftalen skal være udformet efter principperne i skabelonen Eksempel på aftale om årligt tilsyn, som du finder i Tilsynsvejledningens bilag D. Tilsynsaftalen vedhæftes ansøgningsskemaet som fil. På ansøgningstidspunktet har du mulighed for at nøjes med at indsende en betinget aftale med et tilsynsorgan om akkrediteret inspektion under vilkår af, at der opnås en godkendelse af byggevaren, eller du kan eventuelt vedhæfte en underskrevet tro og love erklæring om, at der er indgået en aftale om et årligt tilsyn med et akkrediteret tilsynsorgan vedrørende byggevaren. Du kan finde skemaet for erklæring om indgået tilsynsaftale på godkendelsesordningens hjemmeside her. Husk, hvis du har indsendt en betinget tilsynsaftale eller en erklæring om indgået tilsynsaftale, at du senest 2 måneder før første tilsyn skal have indsendt den endelige tilsynsaftale med tilsynsorganet til sekretariatet. Ad 12. Eventuel fuldmagt til at handle på vegne af ansøger Hvis du ønsker, at andre skal kunne handle på dine vegne og f.eks. indsende oplysninger og dokumentation eller modtage oplysninger om status for din ansøgning, skal du vedlægge en fuldmagt for de(n) pågældende. Sekretariatet stiller ikke formkrav til fuldmagtens udformning, men det skal fremgå, hvem der er befuldmægtiget, og hvad de har fået fuldmagt til. Der skal ikke vedlægges fuldmagt for den anførte kontaktperson, hvis den pågældende er ansat i den ansøgende virksomhed og er udpeget til at varetage denne opgave. Efterfølgende indsendelse af oplysninger eller dokumentation Hvis du ønsker at eftersende relevante oplysninger eller dokumentation vedrørende ansøgningen, efter at du har indsendt det elektroniske ansøgningsskema, skal du sende oplysningerne i en supplerende e-mail til: kontakt@godkendttil.dk og samtidig henvise til det sagsnummer, der fremgår af kvitteringen for modtagelse af ansøgningen. Dette kan f.eks. være en mulighed, hvis du ikke kunne vedhæfte alle bilag til ansøgningsskemaet, eller hvis du efterfølgende opdager, at du ikke har fået fremsendt alle oplysninger med ansøgningen. Side 7 af 7