BBR-Kommune BBR-Meddelelse Brugervejledning
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1. Forord... 3 1.2. Formål... 3 1.3. Adgang... 3 1.4. Opbygning af vejledningen... 3 2. Skærmbillede BBR-Meddelelse-data... 5 3. Årsagskoder... 6 3.1. Hændelser som udløser automatiske udskrifter... 7 4. Udskrivningsmuligheder... 10 4.1. Automatisk udskrivning af meddelelser... 10 4.2. Ad hoc-udskrivning af meddelelser... 10 4.3. Centrale og decentrale udskrifter... 10 5. Udskrivning af BBR-Meddelelser for en ejendom... 12 5.1. Valg af ejendom via fanen Bygninger og boliger... 12 5.2. Valg af ejendom via fanen BBR-Meddelelse... 12 5.3. Skærmbillede Udskriv BBR-Meddelelse... 13 5.4. Valg af type og niveau... 14 5.4.1. Grund... 14 5.4.2. Bygning... 15 5.4.3. Enhed/Ejerlejlighed... 15 5.5. Udskrivning af en enkelt BBR-Meddelelse... 16 5.6. Decentral udskrivning... 16 5.7. Central udskrivning... 17 6. Masseudskrivning af BBR-Meddelelser... 18 6.1. Søgning på fanebladet BBR-Meddelelse... 18 6.2. Skærmbillede Udskriv BBR-Meddelelse... 20 6.3. Udskrivningsmuligheder... 21 7. Central print... 22 8. Følgeskrivelser... 24 8.1. Fast vejledning fra EBST... 24 8.2. Kommunespecifikt bilag... 24 8.2.1. Krav til det kommunespecifikke bilag... 24 9. Historik... 25 10. Design af BBR-Meddelelsen... 26 11. Genvejstaster... 29 11.1. Genvejstaster på fanebladet BBR-Meddelelser... 29 12. Hjælp... 30 BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 2 af 30
1. Indledning 1.1. Forord Denne vejledning giver et overblik over de muligheder du har for at se og udskrive BBR-Meddelelser. Dine muligheder er afhængig af hvilke(n) profil(er) du er tilknyttet (se evt. brugervejledning for Brugeradministration for at se hvilke brugerprofiler der har adgang til BBR-Meddelelser). Den nyeste udgave af vejledningen vil altid være tilgængelig på www.bbr.dk. 1.2. Formål Der findes overordnet set to former for BBR-Meddelelser: Et skærmbillede BBR-Meddelelse-data, som viser en on-line BBR- Meddelelse, fundet frem ved en søgning under fanen Bygninger og boliger. Skærmbilledet er til brug i den interne sagsbehandling. Officielle BBR-Meddelelser, som udskrives til borgerne eller benyttes i den interne sagsbehandling. Disse BBR-Meddelelser dannes eller udskrives via fanen BBR-Meddelelse. Her skelnes mellem 3 typer meddelelser: BBR-Meddelelse, BBR-Andelsboligudskrift og BBR-Registerudskrift. Denne brugervejledning indeholder en beskrivelse af alle typer BBR- Meddelelser samt mulighederne for at få dem vist, bestilt og udskrevet. 1.3. Adgang Fanebladet BBR-Meddelelse er rettet mod både BBR sagsbehandlere og kommunens medarbejdere i borgerservicebutikken. Skærmbilledet BBR- Meddelelse-data er primært rettet mod byggesagsbehandlere, og giver dig adgang til at se BBR Meddelelses data selvom der ikke er adgang til fanebladet BBR-Meddelelser. En BBR-sagsbehandler (rolle BBRsagsbehandler) har adgang til alle i dette dokument beskrevne muligheder og dermed både til Bygninger og Boliger fanebladet og BBR-Meddelelse fanebladet. En Borgerservice medarbejder (rolle Borgerservice) har kun adgang til fanebladet BBR-Meddelelse og vil herunder ikke kunne angive, at der gemmes oplysninger om en decentral udskrift. En Borgerservice medarbejder vil heller ikke kunne bestille meddelelser med type BBR-Registerudskrift. En byggesagsbehandler (rolle Byggesagsbehandler) vil kun have adgang til Bygninger og Boliger fanebladet, herunder skærmbilledet BBR-Meddelelsedata. Hvis du mangler adgangsrettigheder til fanebladet BBR-Meddelelse, skal du kontakte Brugeradministratoren i din kommune eller i din forvaltning. 1.4. Opbygning af vejledningen Skærmbilledet BBR-Meddelelse-data, som er tilgængelig via fanen Bygninger og boliger, er beskrevet i kapitel 2. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 3 af 30
I kapitel 3 beskrives der, hvilke årsagskoder meddelelserne kan have, samt hvilke hændelser der udløser de forskellige årsagskoder. De efterfølgende kapitler omhandler funktionaliteten, som er til rådighed under fanen BBR-Meddelelse. BBR-Meddelelserne kan blive udskrevet automatisk, hvis der sker ændringer i BBR-data, eller ad hoc igennem sagsbehandlerdialogen. Derudover skelnes mellem central og decentral udskrivning. Kapitel 4 giver et overblik over disse udskrivningsmuligheder. Kapitel 5 og 6 giver en udførlig beskrivelse af ad hoc bestilling/udskrivning af BBR-Meddelelser. Kapitel 5 beskriver mulighederne ved valg af en enkel grund, bygning eller enhed, og kapitel 6 beskriver udskrivningsmulighederne ved masseudskrivning. Det centrale print af BBR-Meddelelserne er beskrevet i kapitel 7. I kapitel 8 beskrives der, hvilke oplysninger, der gemmes for de udskrevne meddelelser. Det overordnede design af BBR-Meddelelsen er beskrevet i kapitel 9. Kapitel 10 giver en vejledning til, hvordan man kan få yderligere hjælp til fanebladet BBR-Meddelelse. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 4 af 30
2. Skærmbillede BBR-Meddelelse-data Skærmbilledet BBR-Meddelelse-data giver dig mulighed for at se BBR- Meddelelses data. Skærmbillede tager udgangspunkt i BBR-Meddelelsen og de viste BBR-oplysninger vil svare til dem, som bliver vist på en BBR-Meddelelse. Niveauet for skærmbilledet vil altid være det niveau (grund, bygning, enhed hhv. ejerlejlighed) du har åbnet i dialogen. Skærmbilledet er tilgængeligt for alle, også byggesagsbehandlere, som ikke har adgang til at udskrive BBR-Meddelelser via fanen BBR-Meddelelse. For at se skærmbillede BBR-Meddelelse-data for et niveau (grund, bygning, enhed) udføres der først en søgning under fanen Bygninger og boliger. Dernæst udvælges en grund, bygning eller enhed og til sidst vælges knappen BBR-Medd-data i højresiden. Skærmbilledet BBR-Meddelelse-data for en grund er vist nedenfor: BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 5 af 30
3. Årsagskoder Ved udskrivning af BBR-Meddelelser og BBR-Andelsboligudskrifter skal der maskinelt eller manuelt vælges en årsagskode, der beskriver, hvorfor meddelelsen udskrives. Der findes de nedenfor listede 14 globale årsagskoder, som er ens for alle kommuner. 20 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af ejerskifte. 30 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet efter rekvisition. 31 Denne BBR-Andelsboligudskrift er udskrevet på grund af rekvisition. 40 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af afsluttet byggesag. 41 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af indflytning. 43 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af hel eller delvis nedrivning. 45 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af ændring uden byggesag. 46 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af opdeling af lejligheder. 47 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af sammenlægning af lejligheder. 48 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af opdeling/ændret opdeling i ejerlejligheder. 50 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af, at kommunen har foretaget rettelser af registreringen i BBR. 51 De har til kommunen anmeldt et byggeri som ikke er færdigmeldt. Denne BBR-Meddelelse udskrives for at gøre opmærksom på, at kommunen nu formoder, at byggeriet er færdigt og derfor har registreret det som fuldført. Er byggeriet ikke færdigt, bedes De orientere kommunen herom. 60 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af adresseændringer. 70 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af matrikulære ændringer. Der prioriteres mellem de globale årsagskoder ved den centrale udskrivning af meddelelser. Formålet med denne prioritering er, at der kun udskrives én meddelelse pr. ejer i løbet af en udskrivningsperiode. Jo lavere årsagskoden er, desto højere prioriteres bestillingen. Ved den automatiske bestilling af BBR-Meddelelser benyttes alle globale årsagskoder undtagen årsagskode 30 og 31. Det er hændelsen i BBR, som afgør, hvilken global årsagskode, der kommer på meddelelsen. Det kan både være hændelser i BBR eller i ESR (se afsnit 8.1). Som eksempler kan nævnes: En fejlrettelse i BBR udløser en BBR-Meddelelse med årsagskode 50, en ændring i BBR udløser en BBR-Meddelelse med årsagskode 45, et ejerskifte i ESR udløser en automatisk udskrift til de nye ejere med årsagskode 20. Der vil altid blive bestilt en BBR-Meddelelse ved mindre du aktivt fravælger udskriften. Dette gælder for alle årsagskoder, som benyttes ved automatisk bestilling. Automatiske udskrifter kan fravælges ved at afkrydse tjek-boksen Udskriv ikke automatisk BBR-Meddelelse ved denne rettelse/afslutning af sag. Ud over de globale årsagskoder kan kommunen oprette kommunespecifikke årsagskoder samt vælge en individuel årsagskode. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 6 af 30
Kommunespecifikke årsagskoder kan have værdierne 1 til 98, bortset fra de koder fra listen ovenfor, som allerede er optaget af de globale årsagskoder. Den individuelle årsagskode har værdien 99. Til denne skal du selv tilføje en årsagskodetekst. Ved ad hoc-bestilling af meddelelser igennem sagsbehandlerdialogen kan alle årsagskoder vælges, på nær årsagskode 20, idet denne globale årsagskode er forbeholdt ændringer som kommer fra ESR. Bestiller du en eller flere centrale udskrifter igennem sagsbehandlerdialogen, kan du vælge mellem de forskellige årsagskoder. Vælger du en global årsagskode, indgår bestillingen på lige fod med de automatisk bestilte BBR- Meddelelser. Vælger du en kommunespecifik eller den individuelle årsagskode, vil bestillingen ikke indgå i den ovenfor beskrevne prioritering af årsagskoder, og meddelelserne vil altid udskrives uafhængigt af, om der er bestilt yderligere meddelelser til den samme ejendom med andre årsagskoder. Ved decentral udskrift udskrives der altid, og der foretages ingen prioritering. 3.1. Hændelser som udløser automatiske udskrifter Årsagskode 20 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af ejerskifte. Der bestilles udskrift af en BBR Meddelelse med årsagskode 20, når en ejendom eller ejerlejlighed skifter ejer i ESR. Årsagskode 40 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af afsluttet byggesag. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 40, når en byggesag afsluttes og ændringsdata dermed overgår til at være stamdata. Det gælder både nybygning, til/om-bygning og nedrivning og det gælder ved delvis ibrugtagning, fuldførelse, ibrugtagning og gennemført nedrivning. Årsagskode 41 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af indflytning. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 41, når en nybygningsenhed påføres indflytningsdato og dermed overgår til stamdata. Årsagskode 43 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af hel eller delvis nedrivning. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 43, når en nedrivningssag (hel eller delvis) afsluttes, hvorved entiteten fjernes fra stamdata. Årsagskode 45 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af ændring uden byggesag. Der bestilles udskrift af en BBR Meddelelse med årsagskode 45, når der foretages ændring af registreringen i stamdata, uden at der har været byggesagsbehandling, men der rent faktisk er sket ændringer på ejendommen. (sagstype 5). BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 7 af 30
Der bestilles kun en udskrift når der er blevet ændret data, dog ikke ved ændring af kommunespecifikke felter, idet disse aldrig vises på en BBR- Meddelelse. Årsagskode 46 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af opdeling af lejligheder. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 46, når der i forbindelse med opdeling af en lejlighed foretages sletning eller oprettelse af lejligheder (enheder) direkte i stamdata. Årsagskode 47 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af sammenlægning af lejligheder. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 47, når der i forbindelse med sammenlægning af flere lejligheder foretages sletning eller oprettelse af lejligheder (enheder) direkte i stamdata. Årsagskode 48 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af opdeling/ændret opdeling i ejerlejligheder. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 48, når der i forbindelse med opdeling hhv. sammenlægning af ejerlejligheder foretages sletning eller oprettelse af ejerlejligheder (enheder) direkte i stamdata. Årsagskode 50 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af, at kommunen har foretaget rettelser af registreringen i BBR. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 50, når der foretages en ændring af data i stamdata på grund af en fejlregistrering. Dvs. de faktiske forhold er ikke ændret, men registreringen af dem har været forkerte og bliver rettet (sagstype 4). Der bestilles kun en udskrift når der er blevet ændret data, dog ikke ved ændring af kommunespecifikke felter, idet disse aldrig vises på en BBR- Meddelelse. Årsagskode 51 De har til kommunen anmeldt et byggeri som ikke er færdigmeldt. Denne BBR-Meddelelse udskrives for at gøre opmærksom på, at kommunen nu formoder, at byggeriet er færdigt og derfor har registreret det som fuldført. Er byggeriet ikke færdigt, bedes De orientere kommunen herom. Der bestilles udskrift af en BBR Meddelelse med årsagskode 51, når kommunen selv fuldfører anmeldelsessager efter sagen har eksisteret i den af kommunen fastsatte periode og derfor formodes at være færdig. Sagsdata overgår herved til stamdata. Årsagskode 60 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af adresseændringer. Der bestilles udskrift af en BBR Meddelelse med årsagskode 60, når der ændres i adressedelen af BBR på adresser som berører stamdata. Der udskrives da for alle de ejendomme/ejerlejligheder, som har den berørte adresse tilknyttet. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 8 af 30
Årsagskode 70 Denne BBR-Meddelelse er udskrevet på grund af matrikulære ændringer. Der bestilles udskrift af en BBR-Meddelelse med årsagskode 70, når der modtages en meddelelse om endelig approbation fra ESR, dvs. når matrikler med artskode 00 eller 01 enten bliver oprettet, slettet eller ændret. Der udskrives data for den ejendom, som ligger på den berørte matrikel. Automatisk udskrivning af BBR-Meddelelser foretages efter følgende regler: Ejerskifte: Der udskrives en BBR-Meddelelse til den nye ejer/de nye ejere. Øvrige udskrifter: Hvis ejendommen har fast administrator sendes en BBR-Meddelelse til administratoren. Ellers skrives til alle ejere. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 9 af 30
4. Udskrivningsmuligheder Hvis du er BBR sagsbehandlere eller medarbejdere i borgerservice kan du danne og udskrive BBR-Meddelelser via fanen BBR-Meddelelse. Her beskrives de forskellige udskrivningsmuligheder. 4.1. Automatisk udskrivning af meddelelser Automatiske udskrifter genereres som følge af hændelser, som ændrer data i BBR eller i data, som har betydning for BBR. Det kan f.eks. være en fejlrettelse på et niveau (fx en grund eller en bygning) eller et ejerskifte i ESR. Hvorvidt der skal udskrives automatiske BBR-Meddelelser, styres af et sæt regler. Der udskrives fx automatisk en meddelelse, når en ejendom skifter ejer, eller når der sker ændringer i BBR-data. Alt efter hændelse vil meddelelsen få tilknyttet en årsagskode. Mulige årsagskoder ved den automatiske udskrivning af BBR-Meddelelser er beskrevet i kapitel 3.1. Automatisk genererede BBR-Meddelelser er totale udskrifter for hele ejendommen (dvs. for en vurderingsejendom eller en ejerlejlighed), og disse udskrives altid centralt. Automatiske udskrifter udskrives altid ved den næste planlagte centrale udskrivningskørsel. Hvis der i den mellemliggende periode forekommer flere hændelser, som resulterer i en BBR-Meddelelse for en bestemt ejendom, gemmes kun bestillingen af den vigtigste globale årsagskode. Du kan læse mere om årsagskoder i kapitel 3. 4.2. Ad hoc-udskrivning af meddelelser Ud over den automatiske udskrift af meddelelser kan du igangsætte udskrivningen af BBR Meddelelser, BBR-Andelsboligudskrifter og BBR- Registerudskrifter ad hoc via sagsbehandlerdialogen. Meddelelserne kan enten udskrives for en enkel ejendom (hhv. grund, bygning eller enhed) eller som en slags masseudskrivning, hvor de udskrives for en eller flere ejendomme (hhv. ejerlejligheder), som er fundet frem ved søgning. Førstnævnte mulighed er beskrevet under kapitel 5 og sidstnævnte under kapitel 6. 4.3. Centrale og decentrale udskrifter Meddelelser kan udskrives decentralt (lokalt ved din arbejdsplads) eller centralt. Hvis du ønsker at aflevere en meddelelse i e-boks, vælger du den centrale udskrift, hvor meddelelsen automatisk sendes til e-boks, hvis modtageren er tilmeldt e-boks for BBR. Centrale udskrifter dannes først på det tidspunkt, der er angivet som næste udskriftsdato (se brugervejledningen Systemadministration ). Det betyder at ændringer i ejendommen, som sker i tidsrummet mellem bestillingen og selve udskrivningen, vil komme med på udskriften. En decentral udskrift genereres som et PDF-dokument, og du har mulighed for at udskrive PDF-dokumentet, sende det pr. e-mail eller blot at få vist det BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 10 af 30
på skærmen. En decentral udskrift/visning er kun mulig, hvis du har udvalgt en enkel ejendom eller en del af denne (grund, bygning eller enhed). BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 11 af 30
5. Udskrivning af BBR-Meddelelser for en ejendom Når du vælger at udskrive BBR-Meddelelser for en enkel ejendom, eller en del af denne, har du mulighed for enten central og decentral udskrivning. Der findes to muligheder for at fremfinde en ejendom eller en del af denne. 5.1. Valg af ejendom via fanen Bygninger og boliger For at udskrive BBR-Meddelelser for en enkel ejendom eller en del af denne kan du lave en søgning på Bygninger og boliger søgebilledet, og bagefter vælge den grund, bygning eller enhed, som du ønsker at udskrive en BBR- Meddelelse for. På skærmbilledet for den pågældende grund/bygning/enhed vælges knappen BBR-Meddelelse, som vist i følgende skærmbillede: Klikker du på knappen BBR-Meddelelse, vil du blive ført til skærmbilledet Udskriv BBR-Meddelelse under fanebladet BBR-Meddelelse. 5.2. Valg af ejendom via fanen BBR-Meddelelse For at udskrive meddelelse for en enkelt ejendom eller en del af denne kan du også lave en søgning på BBR-Meddelelse søgebilledet, og bagefter vælge den grund, bygning eller enhed, som du ønsker at udskrive en BBR- Meddelelse for. Herved vises skærmbilledet Udskriv BBR-Meddelelse direkte. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 12 af 30
5.3. Skærmbillede Udskriv BBR-Meddelelse På skærmbilledet Udskriv BBR-Meddelelse kan du se hvilken grund/bygning/enhed, du har valgt, og du kan angive forskellige indstillinger for BBR-Meddelelsen: Feltnavn Type Niveau Årsagskode Kort feltbeskrivelse Hvilken type meddelelse bestilles. Der findes 3 typer meddelelser: BBR-Meddelelse, BBR-Andelsboligudskrift og BBR- Registerudskrift. Valgmulighederne er afhængige af den valgte grund/bygning/enhed. Ved masseudskrivning kan der kun vælges type BBR-Meddelelse. Feltet viser niveau for meddelelsen. Der findes 4 forskellige niveauer: Vurderingsejendom, grund, bygning og enhed hhv. ejerlejlighed. Vælger du niveau Vurderingsejendom eller Ejerlejlighed vil udskrifterne være hele udskrifter. I de andre tilfælde vil der på udskriften stå Denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. Ved masseudskrivning kan der vælges niveau Vurderingsejendom eller Ejerlejlighed. Vælger du niveau Vurderingsejendom, bestilles en BBR- Meddelelse for alle vurderingsejendomme i søgeresultatet. Vælger man niveau Ejerlejlighed, bestilles en BBR-Meddelelse for alle ejerlejligheder i søgeresultatet. Feltet angiver årsagskoden for BBR-Meddelelsen. Her kan du vælge mellem de globale årsagskoder og de kommunespecifikke årsagskoder. Ved BBR-Andelsboligudskrifter er årsagskoden altid 31, og ved BBR-Registerudskrifter angives ingen årsagskode. Ud over at du kan vælge en global eller kommunespecifik årsagskode, vil du kunne benytte dig af en individuel årsagskode. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 13 af 30
Årsagskodetekst Modtager Når du har valgt individuel årsagskode 99 i feltet årsagskode skal du indtaste en individuel årsagskodetekst i feltet Årsagskodetekst. Her vælger du modtager(e) for BBR-Meddelelsen. Ved udskrift for et enkelt niveau kan du vælge at udskrive til en eller flere ejere, til en evt. administrator, til kommunen eller til en anden modtager. Ved masseudskrivning kan du vælge mellem at udskrive for alle hovedejere, alle ejere eller til kommunen selv. I sidstnævnte tilfælde bliver meddelelserne ikke adresseret. Som modtager kan der vælges: Ejer: Der vises en liste af ejere for ejendommen, og du kan til- og fravælge, hvem der skal skrives ud til. Ingen adressering: Der udskrives til kommunen selv. Til anden modtager: Du skal indtaste en modtagers navn og adresse for en person, som ikke er ejeren (relevant for eksempelvis andelsboligudskrifter). 5.4. Valg af type og niveau 5.4.1. Grund Alt efter om du har udsøgt en grund, en bygning eller en enhed, har du mulighed for at vælge type og niveau for udskrivningen. På denne måde er det bl.a. muligt at udskrive en BBR-Meddelelse for en del af en ejendom. Mulighederne er beskrevet nedenfor. Hvis du vælger Udskriv BBR-Meddelelse på en grund, har du efterfølgende mulighed for at udskrive følgende 2 typer meddelelser: 1. BBR-Meddelelse Ved valg af BBR-Meddelelse kan du vælge følgende niveauer: Vurderingsejendom: Der dannes en BBR-Meddelelse for hele vurderingsejendommen, som kan have flere grunde. Grund: Der dannes en BBR-Meddelelse for den valgte grund. Hvis vurderingsejendommen kun består af denne ene grund, svarer udskriften til den tilsvarende udskrift for niveauet Vurderingsejendom. Hvis det ikke er tilfældet, markeres udskriften med bemærkningen Denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. 2. Registerudskrift Ved valg af BBR-Registerudskrift, kan du kun vælge niveauet Vurderingsejendom. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 14 af 30
5.4.2. Bygning Ved valg af Udskriv BBR-Meddelelse på en bygning har du efterfølgende mulighed for at udskrive følgende 2 typer meddelelser: 1. BBR-Meddelelse Ved valg af BBR-Meddelelse, kan du vælge følgende niveauer: Vurderingsejendom: Der dannes en BBR-Meddelelse for hele den vurderingsejendom, som denne bygning hører til. Vurderingsejendommen kan have flere bygninger. Bygning: Der dannes en BBR-Meddelelse for den valgte bygning. Hvis vurderingsejendommen kun har en grund og en bygning, svarer udskriften til den tilsvarende udskrift for niveauet Vurderingsejendom. Hvis det ikke er tilfældet, markeres udskriften med bemærkningen Denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. 2. Registerudskrift Ved valg af BBR-Registerudskrift, kan du kun vælge niveauet Vurderingsejendom. 5.4.3. Enhed/Ejerlejlighed Ved valg af Udskriv BBR-Meddelelse på en enhed har du efterfølgende mulighed for at udskrive følgende 3 typer meddelelser: 1. BBR-Meddelelse Ved valg af BBR-Meddelelse, kan du vælge følgende niveauer: Vurderingsejendom: Der dannes en BBR-Meddelelse for hele den vurderingsejendom, som denne enhed hører til. Vurderingsejendommen kan have flere bygninger og enheder end den valgte, og alle disse udskrives. Hvis enheden er en ejerlejlighed, dannes meddelelsen for moderejendommen. Enhed/Ejerlejlighed: Der dannes en BBR-Meddelelse for den valgte enhed. Hvis enheden er en ejerlejlighed, udskrives der en meddelelse for ejerlejligheden. Hele ejerlejligheden udskrives altid. Hvis enheden ikke er en ejerlejlighed, udskrives en BBR- Meddelelse, som kun indeholder denne ene enhed. Hvis vurderingsejendommen kun har en grund, en bygning og en enhed, svarer udskriften til udskrift for niveauet Vurderingsejendom. Hvis det ikke er tilfældet, markeres udskriften med bemærkningen Denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. 2. Registerudskrift Ved valg af BBR-Registerudskrift, kan du vælge niveauet Vurderingsejendom. Hvis enheden er en ejerlejlighed, kan du yderligere vælge niveauet Enhed, og registerudskriften dannes for ejerlejligheden. 3. Andelsboligudskrift Hvis enheden er en andel, har du mulighed for at vælge typen Andelsboligudskrift. Ved valg af BBR-Andelsboligudskrift, kan du kun vælge niveauet Enhed, som resulterer i, at der dannes en andelsboligudskrift for enheden. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 15 af 30
5.5. Udskrivning af en enkelt BBR-Meddelelse Du har både mulighed for at sende bestillingen til central udskrift eller at få den udskrevet/vist lokalt. 5.6. Decentral udskrivning Vælger du at få BBR-Meddelelsen udskrevet/vist lokalt, har du følgende muligheder: Decentral visning/udskrivning Når du vælger at udskrive decentralt, genereres et PDF-dokument for den bestilte meddelelse. Du vælger en decentral BBR-Meddelelse ved at klikke på knappen Vis PDF. Der åbnes et nyt vindue i Adobe Acrobat Reader, hvorfra du har mulighed for at benytte de udskrivningsmuligheder, der findes der. Forsendelse som email Vælger du at sende meddelelsen som e-mail, åbnes et nyt vindue, hvor modtagerens e-mail-adresse skal indtastes sammen med emne og en evt. meddelelse til modtageren. BBR-Meddelelsen vil blive tilknyttet e-mailen som vedhæftet fil. Du vælger en email forsendelse ved at klikke på knappen Send email. Der fremkommer følgende skærmbillede: BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 16 af 30
Ved den decentrale udskrift tilknyttes ingen bilag, og du må selv sørge for at udskrive disse eller vedhæfte dem i en given mail. Den faste vejledning fra EBST er automatisk vedlagt (og kan ikke fravælges). Den lille tjekboks Historik benyttes i de tilfælde, hvor du ønsker at gemme oplysninger om udskriften. Oplysninger om udskriften vil blive gemt i et år, og udskriften vil figurere på eventuelle kvitteringslister. I de tilfælde hvor der udskrives en total BBR-Meddelelse til ejeren bliver den gemt som Sidst udskrevne meddelelse. Hvis du ikke er interesseret i at BBR-Meddelelsen gemmes som udskrift, undlader du at sætte flueben i tjekboksen. 5.7. Central udskrivning Vælger du at sende bestillingen til central udskrivning, skal du vælge en modtager. Sendes der til ejere(n), skal du i tjekboksen foran de enkelte ejere markere hvilke(n) ejer BBR-Meddelelsen bestilles til. Ved print via den automatiske udskrift vil den faste følgeskrivelse fra EBST altid blive udskrevet som det sidste i BBR-Meddelelsen. Ved e-boks vil følgeskrivelsen være tilgængelig via et link i tilknytning til BBR-Meddelelsen. Når du sender bestillingen til central udskrivning, vil den blive udskrevet ved den næste planlagte centrale udskriftskørsel. Hvis modtageren er tilmeldt e- Boks, sendes meddelelsen til e-boks. Hvis modtageren ikke er tilmeldt e- Boks, udskrives meddelelsen, hvorefter den enten sendes til kommunen eller bliver kuverteret. Oplysninger om udskriften vil blive gemt i et år. I de tilfælde hvor der udskrives en total BBR-Meddelelse til ejeren bliver den gemt som Sidst udskrevne meddelelse. Bestillingen gennemføres ved at klikke på knappen Central udskrivning. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 17 af 30
6. Masseudskrivning af BBR-Meddelelser Hvis du ønsker at udskrive meddelelser for mere end en ejendom, fx for alle ejendomme med en bestemt anvendelseskode på en bestemt vej, kan du benytte Masseudskrift. 6.1. Søgning på fanebladet BBR-Meddelelse For at lave udskrifter for flere ejendomme ad gangen laves en søgning på BBR-Meddelelse -søgebilledet: BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 18 af 30
Søgeresultatet vises i resultatlisten til venstre, illustreret i følgende skærmbillede: Hvis søgningen resulterer i mere end 100 resultater, vises disse ikke alle sammen i resultatlisten. Et efterfølgende valg af knappen Masseudskrift vil dog give mulighed for udskrivning af enten alle vurderingsejendomme eller ejerlejligheder, som opfylder søgekriterierne, også selv om de ikke vises i resultatlisten. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 19 af 30
6.2. Skærmbillede Udskriv BBR-Meddelelse Når du har foretaget en søgning og valgt Masseudskrift, vises følgende skærmbillede: Søgekriterier og antal fundne ejendomme/ejerlejligheder vises i resultatlisten til venstre, og på højre side kan du angive diverse indstillinger for den centrale udskrivning. Det er muligt at vælge: Feltnavn Type Niveau Årsagskode Kort feltbeskrivelse Hvilken type meddelelse bestilles. Der findes 3 typer meddelelser: BBR-Meddelelse, BBR-Andelsboligudskrift og BBR- Registerudskrift. Valgmulighederne er afhængige af den valgte grund/bygning/enhed. Ved masseudskrivning kan der kun vælges type BBR-Meddelelse. Feltet viser niveau for meddelelsen. Der findes 4 forskellige niveauer: Vurderingsejendom, grund, bygning og enhed hhv. ejerlejlighed. Vælger du niveau Vurderingsejendom eller Ejerlejlighed vil udskrifterne være hele udskrifter. I de andre tilfælde vil der på udskriften stå Denne udskrift vedrører kun en del af ejendommen. Ved masseudskrivning kan der vælges niveau Vurderingsejendom eller Ejerlejlighed. Vælger du niveau Vurderingsejendom, bestilles en BBR- Meddelelse for alle vurderingsejendomme i søgeresultatet. Vælger man niveau Ejerlejlighed, bestilles en BBR-Meddelelse for alle ejerlejligheder i søgeresultatet. Feltet angiver årsagskoden for BBR-Meddelelsen. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 20 af 30
Årsagskodetekst Modtager Her kan du vælge mellem de globale årsagskoder og de kommunespecifikke årsagskoder. Ved BBR-Andelsboligudskrifter er årsagskoden altid 31, og ved BBR-Registerudskrifter angives ingen årsagskode. Ud over at du kan vælge en global eller kommunespecifik årsagskode, vil du kunne benytte dig af en individuel årsagskode. Når du har valgt individuel årsagskode 99 i feltet årsagskode skal du indtaste en individuel årsagskodetekst i feltet Årsagskodetekst. Her vælger du modtager(e) for BBR-Meddelelsen. Ved udskrift for et enkelt niveau kan du vælge at udskrive til en eller flere ejere, til en evt. administrator, til kommunen eller til en anden modtager. Ved masseudskrivning kan du vælge mellem at udskrive for alle hovedejere, alle ejere eller til kommunen selv. I sidstnævnte tilfælde bliver meddelelserne ikke adresseret. Bestillingen gennemføres ved at klikke på knappen Central udskrivning. 6.3. Udskrivningsmuligheder Ved masseudskrivning kan du kun vælge typen BBR-Meddelelse, og du kan vælge mellem niveauerne Vurderingsejendom og Ejerlejlighed. Førstnævnte resulterer i en BBR-Meddelelse for alle vurderingsejendomme i resultatlisten og sidstnævnte resulterer i en BBR-Meddelelse for hver ejerlejlighed i resultatlisten. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 21 af 30
7. Central print Kommunen kan under Systemadministration angive en række indstillinger for BBR-Meddelelserne: Udskriftsinterval i uger. Kørslen startes op hver fredag nat. For at sikre at så mange ejeroplysninger (til adressering af BBR-Meddelelsen) som muligt er på plads i OIS vil der kun blive udskrevet de meddelelser på bestillinger der ligger indtil 2 dage før kørselstidspunktet. Om BBR-Meddelelserne skal kuverteres fra centralt hold. Hvis ejerforholdskoden = 50 (kommunale ejendomme) kuverteres BBR-Meddelelsen ikke, og sendes altid til kommunen. Om BBR-Meddelelserne skal sendes til kommunen eller til postvæsenet Angive op til fire årsagskoder som ikke skal kuverteres. Indberette kommunale årsagskoder med tilhørende årsagstekst. For en beskrivelse af skærmbilledet Systemadministration-Indstillinger for BBR-Meddelelse henvises til brugervejledningen for Systemadministration. Bestillingen af centralt print havner i 4 forskellige bunker, alt efter hvilke indstillinger, der er valgt under Systemadministration eller igennem sagsbehandlerdialogen: Ikke kuverterede BBR-Meddelelser, som sendes til kommunen De BBR-Meddelelser som sendes til kommunen vil være sorteret i årsagskode og adresseorden. Kuverterede BBR-Meddelelser (B-post) som skal sendes til kommunen BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 22 af 30
Kuverterede BBR-Meddelelser (B-post) som skal sendes til modtageren via postvæsenet BBR-Meddelelser leveret til modtagerens eboks. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 23 af 30
8. Følgeskrivelser 8.1. Fast vejledning fra EBST EBST har lavet en vejledning til BBR-Meddelelsen. Denne vejledning sendes automatisk med ved alle udskrifter, uanset om der er tale om centralt print, levering i e-boks eller forsendelse pr. mail. Ved decentralt print skal du selv huske at udskrive vejledningen. Den er tilgængelig via et link i venstre side. 8.2. Kommunespecifikt bilag Kommunen har mulighed for at medsende et kommunespecifikt bilag. Hvis kommunen har valgt at have et kommunespecifikt bilag medsendes det altid ved centralt print og levering i e-boks. Ved forsendelse af en BBR-Meddelelse via mail er det kommunespecifikke bilag automatisk forvalgt, men kan vælges fra inden mailen sendes. 8.2.1. Krav til det kommunespecifikke bilag Når kommunen vælger at medsende et kommunespecifikt bilag skal dette sendes til KMD Service, hvorefter KMD klargør dokumentet. Derefter vil det blive printet/sendt sammen med selve BBR-Meddelelsen efter ovenstående regler. Dokumentets navn benyttes på skærmbilledet. Reglerne for hvad det kommunespecifikke bilag skal overholde er følgende: Max. 150 dpi Farveområde: srgb Sideformat: A4 Logo er, grafik og billeder må ikke være opdelt i lag eller bestå af flere segmenter. Det skal være et samkopieret billede. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 24 af 30
9. Historik Oplysninger om alle centralt udskrevne meddelelser gemmes i 13 måneder. Udskrives meddelelsen lokalt, vil oplysningerne kun blive gemt i 13 måneder, hvis du har sat et flueben i tjekboksen Historik, som beskrevet i kapitel 5.6. For hver meddelelse gemmes følgende: ejendomsnummer (hhv. ejerlejlighedsnummer eller bygnings- eller enhedsnummer alt efter niveau) meddelelsestype udskriftsdato årsagskode udskriftssted (decentralt eller centralt) modtageren For at kunne vise hvilke data der er rettet siden seneste udskrift, gemmes oplysningen om den senest udskrevne BBR-Meddelelse for den enkelte ejer. Der gøres opmærksom på at det er for hver enkelt ejer det betyder at flere ejere på samme ejendom kan få forskellige udseende BBR-Meddelelser mht. kursivskrift hvis de ikke alle får BBR-Meddelelser hver gang der skrives ud til den aktuelle ejendom. Dette gælder for meddelelser af typen BBR-Meddelelse, som er blevet sendt til ejeren, og som berører hele ejendommen (vurderingsejendom eller ejerlejlighed). Oplysninger om seneste udskrift bliver gemt, indtil der næste gang udskrives en hel meddelelse for samme ejendom og ejer, eller indtil ejendommen skifter ejer. Disse oplysninger kan således blive gemt længere tilbage i tiden end 13 måneder, hvis der ikke bliver udskrevet nye meddelelser. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 25 af 30
10. Design af BBR-Meddelelsen For at beskrive det overordnede design af BBR-Meddelelsen kan oplysningerne inddeles i grupper, som vist på nedenstående BBR-Meddelelse. 1. gruppe 2. gruppe 3. gruppe Data for de forskellige entiteter Sidefod BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 26 af 30
Første gruppe oplysninger er kommunens navn og logo samt oplysninger om ejendommen, kommunen samt udskrivningsdato. Hvis der er tale om en delvis udskrift vil der være en * ved ejendomsnummeret. Anden gruppe indeholder oplysninger om modtageren og en beskrivelse af, hvilken type meddelelse det drejer sig om: BBR Meddelelse, BBR-Andelsboligudskrift eller BBR-Registerudskrift. Tredje gruppe indeholder generelle oplysninger om bl.a. årsagen til udskriften samt informationer til borgeren med hensyn til eventuel kontakt til kommunen (via telefon eller e-mail). I de efterfølgende grupper vil data blive præsenteret. Data for de forskellige entiteter grupperes, sådan at der vil være en hovedoverskrift for hver type entitet: Oplysninger om grunde Oplysninger om tekniske anlæg Oplysninger om bygninger Oplysninger om enheder Oplysninger om brugsenheder Oplysninger om nybyggeri Oplysninger om byggesager For BBR-Registerudskrifter vil der også være mulighed for følgende overskrifter: Oplysninger om etager Oplysninger om opgang/indgang For ejerlejligheder vil der være mulighed for følgende overskrifter: Oplysninger om ejerlejligheden Oplysninger om rum Oplysninger om bygninger Oplysninger om nybyggeri Oplysninger om byggesager For andelsboliger vil der være mulighed for følgende overskrifter: Oplysninger om andelsboligen Oplysninger om rum Oplysninger om bygninger Oplysninger om nybyggeri Oplysninger om byggesager Ikke alle felter fra dialogen i BBR-Kommune vil fremgå af BBR-Meddelelsen. Generelt vil der være flere informationer på en BBR-Registerudskrift. På meddelelser af typen BBR-Meddelelse udskrives kommunespecifikke felter ikke. Med hensyn til notatlinjer, afgør kommunen selv (under Systemadministration), hvilke notatlinjer, der skal vises. På meddelelser af typen BBR-Registerudskrift vises kommunespecifikke felter og notatlinjer altid. Enheder vises under den bygning de hører til. Hvis der findes flere enheder, vil disse blive vist i en enhedsmatrix hvor der kun vil være nogle få oplysninger for hver enhed. Hvis der kun findes én enhed vil den blive foldet ud og der vises flere oplysninger. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 27 af 30
Arealoplysninger vises normalt kun hvis de er forskellige fra 0. I arealmatricen på bygningsniveau vil værdien dog være angivet med 0. Sidefoden vises på alle sider og indeholder oplysninger om ejendommens beliggenhed og ejendomsnr., kommunen samt udskrivningsdato og sideoplysninger. Derudover skrives BBR med fed skrift for at tydeliggøre sidens tilhørsforhold. På en BBR-Meddelelse for en vurderingsejendom, som udskrives til en ejer, vil ændringer siden sidste udskrift til samme ejer og samme vurderingsejendom blive markeret med kursiv skrifttype. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 28 af 30
11. Genvejstaster 11.1. Genvejstaster på fanebladet BBR-Meddelelser BBRMedData.aspx Tekst Genvejstast Ok 2 BBRMeddelelse.aspx Tekst Genvejstast Vis PDF P Send email M * Central udskrivning U luk vinduet L Annuller X Send email M (anden email knap) dobbelt M-acceskey Default.aspx Tekst Masseudskrift Ryd Søg Genvejstast U R Q BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 29 af 30
12. Hjælp Kontakt den BBR-ansvarlige i din kommune. BBR-Meddelelse BBR-Kommunes Brugervejledning Side 30 af 30