Brugervejledning Digital Post

Transkript

1 Brugervejledning Digital Post 1. Forsiden Forsiden af Digital Post er det centrale billede i systemet. Her listes brevene efterhånden som de modtages. De fleste relevante oplysninger vises her Kolonner på forsiden Følgende kolonner ses på forsiden: 1. Navn I denne kolonne vises patientens navn. Navnet er et klikbart link. Klikkes der på navnet, åbnes der for yderligere valgmuligheder for det specifikke brev se afsnit CPR 3. Brev Patientens CPR-nummer Afsendes der brev til anden modtager end patienten, vil patientens CPR stadig fremgå. På disse aftaler kan der ikke afsendes brev til e-boks, men brevet kan printes lokalt eller sendes til central print. Brevnavnet der sendes med fra Bookplan. Det navn der vises, er det, der er angivet under Eksternt id i Bookplan. 4. Indkaldelsesdato

2 Indkaldelsesdatoen (mødedatoen) for den aftale, brevet relaterer sig til. Breve fra PAS lægger sig med dags dato. 5. Produktion I denne kolonne vises, hvordan brevet er planlagt at blive produceret. Lokalt: brevet er udskrevet på en lokal netværksprinter. PDF: der er blevet genereret en PDF. Efter opdatering på siden (F5) bliver PDF til et klikbart link. Klikkes der på linket, åbnes brevet og det kan udskrives via brugerens sædvanlige printer-valgmuligheder. Central: brevet ligger klar til afsendelse til centralt print. Det betyder, at brevet om eftermiddagen sendes til en central printfunktion, der står for at printe og kuvertere brev inklusiv eventuelle bilag. e-boks: brevet ligger klar til afsendelse til e-boks. Ligesom central print sker afsendelsen om eftermiddagen mellem og Straksafsendt: brevet er sendt af sted til patientens e-boks med det samme. Denne status sættes ikke automatisk det er et aktivt valg. 6. Post Denne kolonne har kun relevans, hvis brevet står med central produktion. Kolonnen viser, om brevet sendes som A- eller B-post. Der bliver også vist A eller B ved andre produktionsmetoder, men det er uden betydning. 7. Status (pile op og ned) Tre forskellige ikoner kan vises i denne kolonne. Rødt udråbstegn: Brevet er ikke klar til afsendelse. Der mangler aktivt at blive taget stilling til, om brevet skal sendes uden bilag og/eller til, hvordan brevet skal sendes/produceres. Grønt flueben: Brevet er landet i Digital Post med et rødt udråbstegn og der er aktivt blevet taget stilling til, hvorvidt brevet skal sendes uden bilag og/eller til, hvordan brevet skal sendes/produceres. Brevet er klar til afsendelse. Grønt flueben med A: Brevet er landet i Digital Post og der er automatisk (A) blevet koblet bilag på. Brevet er klar til afsendelse Farvemarkering af breve De forskellige rækker med breve kan have forskellig farve. Farverne fungerer som hjælp til brugeren Side 2 af 9

3 Farve Forklaring Dublet der findes en tilsvarende indkaldelse til samme CPR-nummer med samme indkaldelsesdato og -tidspunkt Fejl i adresse. Patientens adresse er ufuldstændig. Der findes flere indkaldelser til samme patient, men med forskellige indkaldelsestidspunkter. Disse kunne overvejes at gruppere til én kuvert. Indkaldelsen er en del af en samlet forsendelse med flere indkaldelser til samme patient fra samme afdeling. Advarsel om at man er for hurtig godkender før tjekket mod e-boks derfor advares der med en gul farve på indkaldelsen, om at brevet kunne sendes til e-boks. Central kan dog ændres, således brevet kan sendes via e-boks Advarsel om at man har valgt en forsendelses type som umiddelbart ikke er hensigtsmæssig kig på A og B post ift. indkaldelsesdatoen. Alternativ adresse skal benyttes da patienten er adressebeskyttet Funktioner på forsiden Nederst på forsiden findes nedenstående muligheder for at håndtere brevene. 1. Redigér markerede Ved at markere et eller flere breve og vælge Redigér markerede åbnes markerede breve for eksempelvis tilføjelse af bilag (se afsnit 2). Alle markerede breve behandles ens. 2. Nulstil markerede Nulstil alle valg og indstillinger på de markerede breve. 3. Gruppér markerede Kan kun anvendes hvis de markerede breve er på samme CPR. De markerede indkaldelser samles i én kuvert (én forsendelse). 4. Split gruppe Ovennævnte gruppe kan splittes igen. 5. Udskriv lokalt med bilag De valgte breve printes lokalt inklusiv eventuelt valgte bilag. 6. Udskriv lokalt uden bilag De valgte breve printes lokalt uden eventuelle bilag. Side 3 af 9

4 7. Udskriv centralt De valgte breve sættes til status Central produktion. Brevene afsendes om eftermiddagen og forsvinder herefter fra forsiden og lægger sig i brugerens historik. 8. Udskriv lokal kopi De valgte breve printes på den valgte lokalprinter og sættes samtidig til status Central produktion 2. Søg Søg bruges til at fremsøge breve til en bestemt patient. Der kan enten søges på CPR eller patientnavn. Der søges kun for en bestemt bruger på en bestemt afdeling. Enhver bruger kan lave søgninger for sig selv og kollegaer på alle de afdelinger, vedkommende har adgang til. Der findes endnu ikke en tværgående søgefunktion, hvor den enten kan søges på tværs af afdelinger eller på tværs af brugere. 3. Historik Under Historik ses de samme oplysninger som på forsiden. PDF er dog ikke længere klikbart, så brevet kan ikke blive vist i Digital Post. Det kan dog genfindes i systemet, brevet er sendt fra. Under den sidste kolonne (nummer 7 under punkt 1.2.) er flueben og udråbstegn skiftet ud med nye ikoner. Ikon Forklaring Brevet er produceret lokalt PDF eller lokalt print. Brevet er sendt til central print Brevet er sendt til e-boks Brevet er slettet fra forsiden og er ikke sendt af sted. Breve kan ikke gensendes til patienten fra historikken. Ønskes der afsendt et nyt brev, skal der genereres et nyt brev fra det system, som brevet blev dannet i i første omgang. 4. Min Side Side 4 af 9

5 Under Min Side er der mulighed for at definere brugerspecifikke opsætninger. 1. Standardprinter Her vælges den lokale netværksprinter, der ønskes at udskrive på, når der vælges Udskriv lokalt på forsiden. Standardprinteren kan også sættes til PDF, så der genereres en PDF ved lokal print PDF-muligheden giver administratoren rettighed til. 2. Signatur Denne skal der ikke redigeres i. 3. Afsenderadresse Denne anvendes ikke, men den skal være udfyldt med en adresse. 4. Hurtigvalg gruppe Her vælges mellem de forskellige hurtigvalgsgrupper, der er oprettet af afdelingsadministratoren. En hurtigvalgsgruppe er en samling af hurtigvalg. Se punkt 5 i vejledningen til administratorer for uddybning. 5. Windows brugernavn Denne skal der ikke redigeres i. 5. Admin Administrationsmodulet i Digital Post er beskyttet med brugernavn og adgangskode. Superbrugere på Digital Post er informeret om, hvordan der logges ind. Efter login har administratoren/superbrugeren mulighed for følgende: Visning af brevhistorik på tværs af brugere på afdelingen Side 5 af 9

6 Generering af statistik over anvendelse af breve Vedligeholde bilag Vedligehold hurtigvalg Vedligehold hurtigvalgsgrupper Oprette lokale netværksprintere Oprette returadresser Navngive faneblade Vedligehold brugere Der findes en separat vejledning til administratorer, hvor mulighederne beskrives nærmere. 2. Håndtering af breve Håndtering af breve vil i grove træk sige, at der skal tages stilling til, hvilke bilag der skal kobles på brevet (om nogen) og til, hvordan brevet skal produceres (sendes af sted). Nogle funktioner vedrørende produktionen af brevene er umiddelbart tilgængelige på forsiden. Disse er beskrevet under punkt 1.4, Funktioner på forsiden. De fulde muligheder for brevhåndtering bliver tilgængelige efter åbning af brevet. Disse funktioner beskrives i følgende afsnit Faneblade Navngivningen af faneblade styres af de lokale Digital Post administratorer. Se afsnit 8 i vejledningen til administratorer. Standardopsætningen er som følger. 1. Hurtigvalg Hurtigvalg er det første billede, der åbnes efter klik på brevmodtagerens navn. I dette billede er der mulighed for at koble hurtigvalg på brevet (til venstre herunder) og det vises, hvilke bilag der eventuelt er koblet på brevet (til højre). Bilag kan fjernes fra brevet ved tryk på Fjern. 2. Følgebrev Denne mulighed anvendes ikke i Region Nordjylland 3. Dokumenter Side 6 af 9

7 Under Dokumenter vises alle de bilag, administratorerne har gjort tilgængelige i systemet. De valgte bilag på brevet er markeret med et flueben. 4. Medicin Denne mulighed anvendes ikke i Region Nordjylland 5. Notat Fanebladet Notat omdøber de fleste administratorer til Adresse Her vises den oprindelige adresse, der sendes med brevet fra PAS (evt. via Bookplan). Dette felt kan der ikke redigeres i. Der er mulighed for at indtaste en alternativ adresse. Denne mulighed kan bruges, hvis patienten er registreret med en ukendt adresse i PAS eller hvis der ønskes at sende et brev både til patienten og en værge eller lignende. o Når radioknappen er stillet i den ønskede mulighed, er det vigtigt, at der både vælges afsendelsesmetode samt Udfør og Gem nederst. o Det er ikke relevant at bruge alternativ forsendelsesadresse, når brevet afsendes til e- Boks. o Vælges Send brev til både oprindelig- samt alternativ adresse så skal brevet produceres centralt altså Udskriv centralt Side 7 af 9

8 2.2. Produktionsmuligheder Der viser sig nogle nye produktionsmuligheder, efter der er klikket på brevmodtagerens navn. Disse gennemgås i dette afsnit. Generelt for funktionerne, skal der klikkes på den ønskede funktion og dernæst Udfør og Gem (10). Funktion 1-4 findes også på forsiden. Beskrivelsen af disse findes under punkt Send som A-post Så snart et brev lander i Digital Post, tjekker systemet indkaldelsesdatoen ift. dags dato og vælger A- eller B-post derud fra. Det sker både med de breve, der som udgangspunkt sendes til Central print og de der sendes til e-boks. A/B-markeringen har ingen relevans for e-boks afsendelser. Med denne og næste funktion har brugere mulighed for at ændre systemets valg. Det gøres ved at klikke på Send som A-post og efterfølgende Udfør og Gem. Ændringen kan nu ses på forsiden. Det ændrer ikke på afsendelsesmetoden. 6. Send som B-post Samme funktionalitet gælder som for A-post. 7. Straksafsend via e-boks Anvendes denne funktion, lander brevet i patientens e-boks i løbet af 10min. Funktion 7 og 8 bliver er kun tilgængelige for de patienter, der er tilmeldt e-boks. 8. Send digitalt via e-boks Side 8 af 9

9 Brevet afsendes til patientens e-boks i løbet af eftermiddagen. 9. Slet Sletter det brev, der er åbent. Der kan kun slettes ét brev af gangen. 10. Udfør og Gem Anvendes til at bekræfte valg. Eksempelvis efter der er valgt en hurtigsvalgspakke, et bilag eller en produktionsmetode. 11. Annuller Annullerer de trufne valg og der returneres til forsiden. Side 9 af 9