Weblink. Brugermanual. Hotline:

Transkript

1 Weblink Brugermanual Hotline:

2 Indholdsfortegnelse: Log ind på Gateway/Weblink:...3 Opret Ny ordre:...4 Indtastning af Varer til bestilling:...7 Søg vare:...8 Udskriv ordren Ordrebekræftigelse via mail på ordre:...13 Opret Nyt tilbud:...15 Søg vare:...18 Ny Returordre:...23 Returnering af Emballage:...27 Reklamationsrapport:...30 PDF Katalog:...31 Opret manuel PDF-Katalog:...31 PDF-Katalog ud fra en ordre:...34 PDF-Dokumentation:...35 Opret manuel dokumentation...35 Opret dokumentation ud fra indtastet ordre:...38 Opret dokumentation ud fra en sag på et kontonr.:...39 Opret bruger på Weblink:...40 Hent vareopdateringer/prisfiler...44 Hent rabatfil:...47 Firmafavoritter:...50 Opret Firmakartotek:...50 Tilføj varer til kartoteket via varesøgning:...51 Importer vareliste til firmakartotek:...53 Udskriv labels:...56 Udskriv labels via weblink på labels A4 ark:...56 Udskriv labels på P-touch printer (labelsprinter)...59 Importering af csv filer til weblink:...66 E-Arkiv Faktura + Følgeseddel:...72 Faktura:...72 Følgeseddel:...74

3 Log ind på Gateway/Weblink: Gå ind på følgende hjemmeside: Indtast Brugernavn og Adgangskode Herefter kommer du ind på følgende side: Klik på indkøbsvognen for at komme på Weblink Herefter er du nu på Weblink.

4 Opret Ny ordre: Klik på Ny ordre: Der fremkommer nu følgende hjemmeside. Her tastes i feltet Titel en valgfri tekst eller hvad der er aftalt evt. rekvisitionsnummer:

5 I feltet Priser kan der vælges hvilke slags priser der skal vises.

6 Hvis det ikke er det viste kontonummer der skal bestilles på kan det ændres her:

7 Indtastning af Varer til bestilling: Tast nu varenummeret på varen og det ønskede antal og klik derefter på tilføj: Når alle varer er tilføjet og ordren er klar til at blive sendt skal der klikkes på Send: Ordren er først sendt når der på skærmen står Afsluttet OK

8 Søg vare: Hvis varenummeret ikke kendes kan det findes ved at klikke på Søg: Herefter kommer man ud til Varesøgning. Indtast Varenummer eller Varetekst. Der kan evt. vælges konceptgrupper eller Favoritkartoteker. Klik på Søg nu. Hvis der kun ønskes at se lagervarer skal der sættes et fluben i Søg kun i lagerførte varer.

9 Der fremkommer nu en liste med de varer der er blevet fundet ved søgningen. Indtast antal og klik på knappe Order.

10 Gå tilbage til Ordren ved at klikke på Ny ordre i øverste højre hjørne:

11 Når ordren er færdig vælges der Send: Udskriv ordren. Ændre evt. indstillingerne som ønsket og klik på Næste

12 Ordren åbnes nu som et PDF-Dokument og kan skrives ud ved at klikke på printeren:

13 Ordrebekræftigelse via mail på ordre: Hvis der ønskes ordrebekræftelse på mail på de ordre man sender skal ens brugerprofil sættes op til det. På brugerprofilen vælges der Brugerens indstillinger og der sættes flueben i Send ordrebekræftelse til min mail:

14 På de ordre man sender skal man checke at der er X i ordrebekræftelse Når ordren sendes, bliver der sendt en ordrebekræftelsen til brugerens mail umiddelbart efter afsendelse af ordren.

15 Opret Nyt tilbud: Klik på Nyt tilbud for at oprette et tilbud, fx til en kunde: Derefter kommer tilbudssiden frem. I feltet Titel indtastes der en valgfri titel:

16 I feltet Pris vælges hvilke priser der ønskes vist - Salgspriser hvis der er indtastet avance-procent:

17 Indtast det antal procent, der svarer til fortjenesten på denne ordre for alle varelinier i forhold til Installatør priser dette skal kun gøres hvis der er samme fortjeneste i procent på alle varer:

18 Derefter indtaster du Varenummer, Antal og Fortjeneste i procent på den eller de varer der skal gives tilbud på og klik derefter på Tilføj: Søg vare: Hvis varenummeret ikke kendes kan det findes ved at klikke på Søg nu:

19 Herefter kommer man ud til Varesøgning. Indtast Varenummer eller Varetekst. Der kan evt. vælges Levenradør eller konceptgruppe. Klik på Søg nu: Det er muligt kun at søge efter lagerførte varer, sæt flueben i Søg kun i lagerførte varer og klik på Søg nu

20 Der fremkommer nu en liste med de varer der er blevet fundet ved søgningen. Indtast antal og klik på knappe Bestil. Gå tilbage til tilbuddet ved at klikke på Se dokument i øverste højre hjørne:

21 Når tilbuddet er færdig vælges der Gem og Luk Eller tilbuddet udskrives ved at klikke på Udskriv. Ændre evt. indstillingerne som ønsket og klik på Næste

22 Tilbuddet åbnes nu som et PDF-Dokument og kan skrives ud ved at klikke på printeren:

23 Ny Returordre: Hvis der skal returnes varer skal der oprettes en returordre, men følgende regler skal være opfyldt for at varerne kan sendes retur: Ordren hvor varen er bestilt på må ikke være over 5 måneder gammel (med mindre det er en reklamationssag). Varen må ikke være en skaffevare (gult pletskud ud for varen) Desuden skal der ved kreditering påføres ordrenummer på den ordre, som varen er leveret på. I menuen til venstre klikkes der på Ny returordre:

24 Når alle returvarerne er tilføjet klikkes der på Send: Skærmbilledet til indtastning af Returordre fremkommer. I feltet Titel indtaster du valgfri titel evt. skal I indtaste et rekvisitionsnummer.

25 Vælg hvilken Konto varerne er bestilt fra: Dernæst skal der i feltet Returnerings årsag, vælges grunden på listen: Indtast hvor mange Colli der skal afhentes.

26 Indtast Varenummer, Antal og Fak./ Ordre nr. og klik derefter på Tilføj: Når alle returvarerne er tilføjet klikkes der på Send

27 Returnering af Emballage: Hvis der skal emballage retur til Solar, vælges der i menuen til venstre Returnering af Emballage: Nedenstående side fremkommer nu på skærmen: I feltet Titel indtastes valgfri tekst, med mindre der skal skrives fx et rekvisitionsnummer

28 Derefter vælges den emballage der skal retur og derefter indtastes Antal: Hvor efter der skal klikkes på Tilføj Evt. besked til chaufføren kan indtastes i Fragtmeddelelse. Hvis Emballagen skal afhentes på en alternativ adresse, klikkes der på dette link:

29 Indtast Navn, adresse, postnr. og By i den formular der fremkommer: Klik dernæst på knappen Gem Når ordren for returnering af emballage er færdig, vælges der Send i menuen til venstre:

30 Reklamationsrapport: Er der modtaget varer der skal reklameres over, skal der indsendes en returordre(se andet sted i denne vejledning) og en reklamationsrapport. På Weblink vælges der i menuen til venstre punktet Reklamationsrapport: For at kunne åbne dette dokument med reklamationsrapport er det nødvendigt, at der er installeret programmet Acrobat Reader på pc en: Udfyld reklamationsrapporten, udskriv den og lig den ved varerne.

31 PDF Katalog: Opret manuel PDF-Katalog: Man kan oprette sit eget PDF Katalog med kun de varer, som der bruges eller ønskes. Kataloget indeholder stregkode, billede og Varetekst andre ting kan vælges til og fra. På Weblink vælges der Nyt PDF Katalog i menuen til venstre: På følgende skærmbillede indtaster du titlen på dit varekatalog i feltet Titel:

32 Til kataloget skal der vælges hvilken form for priser kataloget skal indeholde. Vælg de ønskede priser i feltet Priser: I checkboxene til højre kan man vælge elementer til og fra De varer der skal med i kataloget skal tilføjes til kataloget. Indtast Varenummer og klik på knappen Tilføj: Hvis varenumret ikke kendes skal der klikkes på Søg og der kan den pågældende vare findes og tilføjes se under ordre eller tilbud for at se hvordan dette gøres.

33 På kataloget er det muligt at tilføje ens eget logo. Klik på Browse ud for feltet Logo og find filen/billedet på pc en: Herefter vælges der Udskriv i menuen til venstre og dokumentet åbnes i Adobe Reader og kan skrives ud som normalt. Hvis dokumentet er større end 25 linier bliver det sat i kø og kan derefter hentes på fanen Oversigter og PDF downloads. Klik på filen, som nu åbnes i Adobe Reader og kan udskrives som normalt:

34 PDF-Katalog ud fra en ordre: Hvis man har en ordre som man gerne vil have lavet et PDF-katalog ud fra, skal man åbne ordren og her klikke på Dokumentation og Dan PDF-katalog i menuen til venstre: Der kommer nu en box op på skærmen med at det er dannet Klik på OK for at åbne det: Herefter tilrettes og udskrives det på samme måde som tidligere beskrevet om PDF-kataloger.

35 PDF-Dokumentation: I Weblink kan man lave en dokumentation over de varer der ønskes dokumentation for, fx til kvalitetssikring. Dette kan gøre på 3 forskellige måder: Opret manuel dokumentation Opret dokumentation ud fra indtastet ordre Opret dokumentation ud fra en sag på et kontonr. Opret manuel dokumentation. På hovedsiden i Weblink vælger man PDF Dokumentation: Udfyld hovedegenskaberned med de ønskede oplysninger:

36 Fjern eller sæt derefter flueben ud for de oplysninger der ønskes med på PDF Dokumentationen. Tilføj nu de varenumre der ønskes på dokumentationen: Søgning efter varer fungerer som tidligere beskrevet.

37 For at få vist og udskrevet dokumentationen, vælg Udskriv i menuen til venstre: Dokumentationen åbnes nu i Adobe Reader og kan udskrives som normalt. Hvis dokumentet indeholder mere end 25 linier bliver det sat i kø og kan hentes via fanen Oversigter og PDF Downloads, som beskrevet under PDF dokumenter.

38 Opret dokumentation ud fra indtastet ordre: Åbn en ordre eller opret en ny ordre, klik på dokumentation og Dan dokumentation: På skærmen kommer der nu en besked frem med at det nye dokument er blevet dannet, klik på Ok for at åbne dokumentet: Indstil nu dokumentet og udskriv det som tidligere vist under PDF-dokumentation.

39 Opret dokumentation ud fra en sag på et kontonr.: For at oprette en dokumentation ud fra en sag på et kontonr. skal man have adgang til E-Arkiv. I weblink vælges der fanen Oversigt og E-Arkiv: Vælg Udarbejd dokumentation i feltet Søg efter og vælg derefter kontonr., skriv evt. sagsnavn i Titel: Klik på knappen Søg nu Herefter fremkommer listen med dokumenterne til den pågældende sag, klik herefter på Dan dokumentation Systemet vil nu arbejde og er færdig når den blå bjælke forsvinder Vend nu tilbage til Weblink ved at klikke på indkøbsvognen nederst på skærmen. Åbn nu Dokumentlisten og åbn filen E-arkiv Dokumentation. Ændre nu evt. indstillinger på dokumentet og udskriv det som tidligere beskrevet under PDF- Dokumentation.

40 Opret bruger på Weblink: Log på Weblink med brugernavn og adgangskode : Klik på indkøbsvognen: Klik på Alle profiler: Klik på Ny bruger:

41 Indtast brugernavn, navn på brugeren, Password, mailadresse og vælg brugertype: adressen indtastes ved først at klikke på den lille +-knap udfor og derefter klikke på Ok. Klik nu på Gem ændringer

42 Klik på menupunktet Brugerens indstillinger i menuen til venstre: Her sætter du de rettigheder som brugeren skal have adgang til og klik derefter på Gem ændringer: Klik på menupunktet Konti for at tildele bestillingskontoer til brugeren

43 Klik på det/de kontonumre brugeren skal have rettigheder til og klik på pilen for at tilknytte den: Hvis der er tilknyttet flere konti er, vælg da her hvilken konto der skal være Standard konto Klik på Gem ændringer. Brugeren kan nu logge ind.

44 Hent vareopdateringer/prisfiler Klik på menuen Oversigter og vælg Download varerettelser:

45 Det næste billed viser alle de varerettelser og totalkartoteker der kan hentes i weblink. Du skal hente en dosprisfil for den pågældende uge. Fx kan du hente Varerettelse for uge 45.exe Klik på Varerettelse for uge 45.exe I vinduet der fremkommer nu klikker du på Kør (run på engelsk) Ved det næste vindue klikker du igen på Kør (run på engelsk)

46 Filen skal nu pakkes ud til den mappe, hvor du ønsker den skal være Klik på Browse for at vælge mappen og klik derefter på Unzip. Klik nu på Udpak (Unzip på engelsk) Når den er færdig kommer den med nedenstående vindue, klik på OK: Herefter klikker på på Luk (Close på engelsk) Nu ligger prisopdateringen i den mappe du har valgt den skulle ligge i.

47 Hent rabatfil: Log på weblink. Vælg Import/Eksport i menuen Funktioner. På skærmbilledet vælges Eksportere rabat fil og klik derefter på Næste. Vælg det format rabatfilen skal hentes i og klik derefter på Næste.

48 Vælg hvilke konto der skal hentes rabatfil fra (evt. alle konti) og klik på Eksporter: Ved næste skærmbilled skal der klikkes på Download-knappen:

49 Nu klikkes der på Save/Gem: Der vælges nu hvor filen skal gemmes og der klikkes på Save/Gem: Herefter er filen gemt på pc en.

50 Firmafavoritter: Opret Firmakartotek: På forsiden af Weblink vælges der Firmafavoritter: Klik på Opret i menuen til venstre:

51 Skriv titel på kartoteket, vælg derefter brugere og klik på > for at overføre dem tilvalgte brugere: Herefter klikkes der på OK og kartoteket er nu oprettet og klar til at tilføje varer til kartoteket. Tilføj varer til kartoteket via varesøgning: På forsiden af Weblink vælges der Varesøgning:

52 Find de varer der ønskes tilføjet til kartoteket og klik herefter på det grønne plustegn ud for varen: Vælg nu det kartotek, hvor de skal tilføjes: Klik derefter på Tilføj vare(r) til firmakartotek

53 Når der på skærmen står at varen er tilføjet til kartoteket, kan varen findes i det pågældende kartotek Importer vareliste til firmakartotek: Hvis man har mange varenumre der kan sættes ind på et kartotek kan man lave en tekstfil med varenumrene på, stillet op under hinanden:

54 I Weblink vælges Firmafavoritter: Vælg Vare import i menuen til venstre:

55 Find det kartotek i listen, som varerne skal importeret til: Klik på Browse og find filen. Klik dernæst på Importér Når filen er importeret kommer der en liste med hvilke numre der er fejlet og hvilke der er importeret korrekt.

56 Udskriv labels: Udskriv labels via weblink på labels A4 ark: Opret en ordre i weblink. Klik på udskriv og vælg PDF Klik på Yes for at acceptere Active X controllerne:

57 Klik på fanen Etiketter. Udfyld vinduet med de ønskede informationer: Sæt flueben her hvis der ønskes billeder på labels Klik her for at vælge stregkodetype Klik her for at vælge tekstlinie. Vælg Første tekstlinie for at få varetekst med. Klik på Udskriv

58 Kontroller om udskriftet er korrekt Klik på Udskriv

59 Udskriv labels på P-touch printer (labelsprinter) Opret en ny ordre på weblink: Indtast de varenumre som der skal laves labels på og indtast blot 1 stk i antal:

60 Vælg Gem og luk:

61 I Dokumentlisten sættes der flueben ved det dokument der skal udskrives og i menuen Rediger linier vælges der P-Touch: Klik Yes til at benytte ActiveX controller: I P-touch printeren åbnes der en skabelon:

62 Vælg skabelonen svarende til den størrelses labels der skal anvendes: Nu er det så muligt at ændre på udseendet af labels, der kan fx ændres skrifttype og størrelse:

63 Hvis man ønsker at se de labels igennem som man har lavet kan man vælge fanen Data og derefter klikke på pilene for at bladre: Tilsidst vælges der udskriv :

64 I udskrivningsvinduet vælges labelsprinteren og derefter klikkes der på Egenskaber: I Egenskabs vinduet vælges der følgende indstillinger og klik derefter på OK: Længden af labels skal rettes til 80 mm Ret bredden til den bredde båndet har. Bånd og skabelon skal følges ad

65 Klik derefter på Ok i udskrivnings vinduet for at udskrives labels:

66 Importering af csv filer til weblink: Inden du indlæser filen til weblink, skal csv-filen indholde en kolonne med Dokumentitel (samme titel hele vejen ned), EAN nr og Antal. Kolonnen med EAN nr skal formateres til Brugerdefineret og 13 nuller, det gøres som følgende: Højreklik på kolonnen med EAN nr. /Varenr. /VVSnr. vælg formater celler vælg fanen tal i listen vælges der Brugerdefineret i øverste felt til højre skrives der 13 nuller (EAN)/10 nuller (Varenr.)/ 9 nuller (VVSnr.) Klik på Ok Gem filen som en.csv fil Forslag til hvordan det kan se ud: Vælg Funktioner og Import og eksport: Vælg Importer dokumenter: Klik på Næste

67 Vælg Kommasepareret fil og klik på Næste: Klik på Yes/Ja for at acceptere ActiveX controller: Herefter skal der klikkes på Gennemse for at finde den fil der skal importeres: Klik på Næste

68 Herefter fremkommer der en boks, hvor der skal skrives et semikolon (;) Klik på Forbind felterne I næste boks skal der forbindes felter: Sæt flueben i dette felt, for at få vist feltnavnene

69 Træk derefter varenr fra venstre kolonne over til varenr i højre kolonne. Træk Titel fra venstre kolonne over til Dokumen titel i højre kolonne Træk Antal fra venstre kolonne over til Antal/Stk i højre kolonne Klik derefter på OK Herefter er du tilbage til forrige boks, her klikkes der på Udført. Det tager herefter et stykke tid inden dokumentet er importeret. Klik Ok ved denne boks:

70 Efter dokumentet er importeret fremkommer nedenstående boks: Klik på dette link for at komme tilbage til hovedmenuen. I hovedmenuen klikkes der på dokumentlisten.

71 I Dokumentlisten klikkes der på det dokument der er blevet importeret. Herefter kan dokumentet laves om til det ønskede, sendes eller udskrives:

72 E-Arkiv Faktura + Følgeseddel: I E-Arkiv er det muligt at hente faktura er og følgesedler. Faktura: På fanen Oversigt vælges E-Arkiv

73 I E-Arkiv vælges Faktura og konto, i Titelfeltet skrives evt. sagsnavn, vælg evt. til og fra dato: Klik på Søg nu Der fremkommer nu en liste med faktura er indenfor de valgte kriterier. Klik her på den faktura der ønskes ses/udskrives igen. Faktura en åbnes nu i pdf og kan enten gemmes eller udskrives.

74 Følgeseddel: På fanen Oversigt vælges E-Arkiv I E-Arkiv vælges Følgeseddel og konto, i Titelfeltet skrives evt. sagsnavn, vælg evt. til og fra dato: Klik på Søg nu Der fremkommer nu en liste med følgesedler indenfor de valgte kriterier. Klik her på den følgesedler der ønskes ses/udskrives igen. Følgesedlen åbnes nu i et nyt vindueog kan udskrives.