Referat fra Ulkebøl spejdergruppe Grupperådsmødet Den 4. marts 2012 kl.13.00

Referat fra Ulkebøl spejdergruppe Grupperådsmødet Den 4. marts 2012 kl.13.00 Søndag den 4. marts kl. 13.00 i Ulkebøl spejderhytten Æ-hytt. Mødet startede med Kage, kaffe eller Te til alle, derefter startede vi stille og roligt op med Grupperådsmødet. Punkterne til Grupperådsmødet: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Beretning fra bestyrelsen og grupperne. 3. Fremlæggelse af årsregnskabet og status for 2011. 4. Behandling af indkomne forslag. 5. Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid. 6. Forelæggelse af planer for indeværende år. 7. Beslutninger om gruppens udvikling og spejderarbejdet. 8. Vedtagelse af budget for 2012 og fastsættelse af medlemskontingent. 9. Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer. Jf. lovene 17 stk.2. 10. Valg til bestyrelsen af: a). Valg af Kasserer b). Valg af Leder til bestyrelsen. c). 2.stk. Civile til bestyrelsen + evt. suppleanter. d). 2.stk. Civile til bestyrelsen + evt. suppleanter. 11. Valg af ledere. a) Gruppeleder 12. Valg af to medlemmer til Korpsrådsmødet. 13. Valg af fem medlemmer til Divisionsrådsmødet. 14. Valg af revisor og revisorsuppleant. 15. Eventuelt. Punkt.1: Valg af dirigent og referent. Valg af dirigent: Poul Søndergaard Valg af referent: Christian Rotzler. Mødet skal være varslet mindst 3 uger før. Det er noteret at dette også var tilfældet, at mødet hermed var varslet i god tid. Da dagsordnen og så levede op til lovene kunne rådsmødet, erklæres lovligt og beslutning dygtigt. Side 1

Punkt.2: Beretning fra bestyrelsen og grupperne. Gruppeledelsen: Sanne Andersen beretter i brev: om det forgangne år. Der er blevet holdt fast i vores traditioner. Gruppetir til Troldhøj, Tænkedag, Sct. Georgs dag (Hvor der blev aflagt spejderløfte). Der har desværre ikke været afhold Sankt Hans i år. Håber og tror at vi kan være på banen igen 2012. Micro og Mini har været af sted på sommerlejr sammen. Oprykningen efter sommerferie, hvor vi atter fik gang i Junior-grenen. I september var hele Dybbøl divisionen samlet på Spejder Nørd lejren. Dette foregik på Stevninghus spejder center. Gruppens dag blev afholdt, hvor alle spejderne mødes og var på løb og hyggede sig sammen på tværs af grenene. Og ikke at glemme, vores fælles Juleafslutning, hvor jeg gerne vil takke for det store fremmøde af forældre og søskende. I september måned var 2 ledere + gruppeleder 12 timers førstehjælpskursus. Så man kan trygt sende de små af sted til spejder. På leder siden har vi sagt farvel til et par stykker, men også goddag til nogen. Det er dejligt at se, der er nogen der vil tage over når andre stopper. Der er blevet afholdt bestyrelsesmøder, hvor der er blevet planlagt hytte renovering, som næsten er fuldført. Arbejdet fortsætter dog når det er blevet lidt lunere i vejret. Håber på at spejderåret 2012 bliver et godt år. Bestyrelsen: Formanden Christian Rotzler beretter; Siden sidste Grupperådsmøde har bestyrelsen afholdt 5 bestyrelsesmøder og 1 planlægningsdag. Foruden møderne har bestyrelsen også arrangeret en del hytte renovering projekter, det forgangne år. Vi har fået skiftet nogle af tagrender til hytten, ydermere fik vi malet Æ-hytt på næsten alle udvendige vægge. Der ligger stadig nogle hytte renoverings projekter som mangler at blive afsluttet. Det er her tale om Tagrenden til forsiden af Hytten som skal skiftes ud. Vi har også en tagplade som vi gerne vil have udskiftet. Vi har også fået en brugt brændeovn som vi ønsker at installere det år. Jeg vil på bestyrelsen vegne gerne sige tak til alle forældre, spejdere og spejderledere som deltog i vores Æ-hyt renovering projekter. Og håber at vi igen i dette år vil se mange forældre til Hytterenoveringsdag. Vi kan med glæde også beretter at det lykkede Ulkebøl spejdergruppe at erhverve sig en brugt havetraktor. Så nu bliver græsklipning på matriklen, en Side 2

mere overkommelig opgave. Efter at vi forrige år fik stjålet vores gamle havetraktor. Sidste år fik vi ikke afholdt Sankt Hans aften, håber at vi til dette år kan samles alle sammen til en fælles Sankt hans aften. Ellers har der ikke været mange pengegivende aktiviteter i 2011. Det er nok her vi skal prøve at finde muligheder for at spejderne kan samle penge. Så er der nogle, der hertil har nogle gode ideer, så vil vi gerne høre til dette. Sidste år stod i Hytte renovationens tegn. Dette kommende år, vil vi forsøge at lavet mere fokus på hvervekampagner i nær miljøet. Der vil blive uddelt en leder hvervekampagne i Ulkebøl, Kær, Sundsmark og Vollerup. Håber at det giver Ulkebøl spejder mere omtale og at der muligvis skulle komme nye kræfter til gruppen. Til afslutning vi jeg gerne takke alle spejderledere, som aktivt har skabt alle de godt aktiviteter og projekter i løbet af året 2011. Vi fik repareret vores varmluft pumpe, som løbende tog HFI-relæet, tak for det. Jeg vil også gerne takke de frivillige der i dagligdagen har hjulpet med at klippe græsset med vores nye erhvervede havetraktor, og vedligeholde de yderlige omgivelser. Jeg ser frem til det nye år 2012, og håber at spejdergruppen får vind i sejlende. Micro grenen: Micro leder Louise Hansen beretter; Vi er i øjeblikket 13-15 livlige microspejdere, Der er altid fart over feltet. Ingen keder sig Vi er ude ved hvert møde, året rundt, så det er altid vigtigt at være klædt på efter vejret. Vores aktiviteter spænder bredt, og er meget koncentreret om vigtigheden af at være hjælpsomme og gode kammerater. Vi har bl.a. haft små opgaveløb støbt stearinlys bundet enkle knob bygget bro over vandløb skrevet/tegnet og postet breve øvet enkle 1.hjælpstrin lært om fugle og andre små dyr i naturen tændt bål lavet snobrød været på klatrevæg m.m. Alt sammen krydret med masser af leg og spejdersange ved hvert møde, så vi er sikre på alle har det sjovt. Sidste sommer var vi på lejr et par dage på en dejlig primitiv plads ved Sarup Hav. Vejret var kanon godt. Her kunne alle rigtig tumle og vi nød godt af at forældre havde lavet aftensmad til os. Side 3

Efter nytår startede der nogle microere fra Sønderborg gruppen. Der fulgte også et par ledere med fra Sønderborg Klan så det samarbejde synes vi fungerer rigtig godt. I februar i år tog vi på vores årlige gruppetur til Troldhøj. Om end det var den koldeste weekend på året, og vi måtte hoppe os til varmen, nød alle små microere at være sammen med, også de lidt større spejdere i gruppen og deles om diverse spejder aktiviteter. Det var lige fra opgaveløb til madlavning og meget andet. Biografturen var sponsoreret af Linak med 30 kr. pr. Barn til denne biograf forstiling som så endte med at koste 50.- kr.. Det var ikke noget nogen havde forudset. Så den var lidt rod på det økonomiske aspekt. Men oplevelsen var i top. Tak til alle i Ulkebøl Gruppe og Micro forældre for godt samarbejde. Vi ser frem til endnu mange sjove micro-timer i 2012. Mini grenen: Mini leder Lene Nielsen beretter; Vi var på gruppetur fra d. 25-27 februar på Troldhøj og emnet var Indianer. Om optakt til minidivi var vi inde og se Ronja Røverdatter den 10. april i biografen. Der var alle minier fra hele Dybbøl divisionen der havde fået invitationen. Fra d. 6-7 maj var der minidivi i gråsten skov, med overnatning i en Shelter eller telt fra fredag til lørdag. Jens H. Kom Lørdag og hjalp til med minierne. Det var et rigtigt godt løb og en kort god weekend. Det kunne desværre ikke blive til en sommerlejr dette år, pga. forskellige årsager og ikke afklarede ferier. Men der kom et super tilbud fra microerne og Loui, at dem som havde lyst kunne deltage i deres sommerlejr (ved Nørre skoven). Efter sommerferien rykkede vi alle minierne op i Junior grenen og modtog et nyt hold på 8 spejdere fra Micro grenen. Den 23-25 september var der divisionstræf ved stevninghus, hvor emnet var spejder nørd. Det var Finn der tog med vores minier. Det skulle have været en fantastisk lejrer som vil blive husket i lang tid. Vi deltog i gruppens dag d. 26 oktober, hvor der var hotdogs til alle. Bagefter var alle spejderne på løb. Side 4

I løbet af året har vi bl.a. lavet træspejder dukke, udklædning til gruppetur, lavet tørklæde ring, hvor Kalle kom og underviste, skovture, pandekage over bål, lygter og foder huse, klatrevæg sammen med Hørup spejderene Juniorerne: Junior ledere Bent Johansen beretter i brev; Juniorledere er Bent J. / Sanne A. / Cheri. Vi har hele året haft et godt sammen arbejde med Hørup spejderne og det går rigtig fint. Vi har været på divisionstræf, der var ringtig lær bart. Her lærte vi at sammenarbejde med andre grene. Vi er lige nu 6 spejder. Hvor de 4 er aktive og 2 som har valgt at holde en pause, men de vil ikke meldes ud af Ulkebøl spejder Gruppe. Så vi håber da at de kommer tilbage og ind i Gruppen som aktive igen. Juniorerne har også planlagt en Weekend med overnatning. De skulle selv planlægge hvad de skulle have at spise. Og de lavede en liste over hvad de skulle købe ind og få de skulle få kassebeholdningen til at slå til. Dette fik de også meget tid til at gå med, men de klarede det rigtig fint og det lykkedes dem også at få pengene til at slå til. Det var en fin weekend. Ellers har vi et fint sammen med Hørup spejderen hvor vi på skift er i de lige uger et sted og i de ulige det andet sted. Troppen: Tropsleder Poul Søndergaard beretter; Lederen Poul S, og Jonas T. Troppen har udviklet et godt sammen arbejde med Høruphav spejderne. Ulkebøl stiler med 4 tropsspejdere og Hørup med 2 tropsspejdere. Men sammen danner lederne fra Ulkebøl og Hørup et godt samme arbejdende lederteam, og det gavner også spejderne at være 6 sammen. Så der kan siges at sammen arbejdet går rigtig godt. Der berettes at troppen ligeledes et godt sammen arbejde med Hørup spejderne. Trops spejdere fungere meget kreativ og har lavet mange større og mindre projekter i løbet af året. Såsom Klatre sessioner At lave en tømmerflåde. Der har også været aktive Spejder by Night aktiviteter. Tropsspejderne foretager en del selvplanlægning, dog med en del leder assistance. Der er indtil videre 4 tropsspejdere forhåndstilmeldt til den store sommerlejrer. Side 5

Klanen (KOIR): Klanledere? beretter; Der er ingen klan. Punkt 3: Fremlæggelse af årsregnskabet og status for 2011. Kasserer Mette spile beretter; Der skal dertil siges at Regnskabet ikke var blevet omdelt til offentlig gennemgang inden Grupperådsmødet. Forsamlingen havde dog ingen indvendinger imod dette faktum og godtog dette dokumentet ved denne fremlæggelse. Ved gennemgangen af de forskellige poster i årsregnskabet 2010. Så blev forskellen på forventet kontingent og aktuel modtaget kontingent belyst. Regnskabet fremviste 21 800 i overskud. Ejendommen er dog ifølge ejendomsværdi vurdering faldet i værdi. Men dette havde ikke synderlig betydning. PBS-systemet systemet kører nu stabilt med halvårlig fremmad kontingent betaling, dette gør at alle bliver registreret. Der blev sagt, at det er vigtigt at for afleveret opdaterede medlems udmeldinger til Kassereren såsom nye medlemmer som skulle registreres. I forbindelse med Sønderborg ordningen da har der været lidt problemer med tidsregistreringerne til de forskellige spejder grene. Alle grene blev opfordret at få disse tidsregistreringer på plads og sendt til Kassereren. Alle timerne som spejderne opholder sig i Hytten skal registreres. Sådan at Ulkebøl Gruppe kan søge Sønderborg ordningen og støtte penge. Hertil blev der nævnt en løsning med Logbog ved indgangen til Hytten. Sådan at alle besøg blev tids registreret. Alle i forsamlingen syntes at denne Logbog var en god ide, også dan en bog ville blive fremskaffet. Herefter blev der stilet spørgsmål til grupperådet om Regnskabet kunne godkendes. Regnskabet blev enstemmigt godkendt. Punkt 4: Behandling af indkomne forslag. Ingen indkomne forslag til behandling. Punkt 5: Væsentlige beslutninger om gruppens fremtid. Formanden Christian Rotzler tog ordet; Der er i gruppe stor enighed om fokus området det kommende år 2012, vil bliver at fremme gruppens medlemstal og starte en større Leder Hverve kampagne. Der vil være større fokus på at Side 6

udvikle gruppen. Og vi ville gerne vokse i antal at spejdere. Så fokus området for Gruppen det kommende år vil være at fremme gruppen medlemstal, og gøre gruppen mere synlig i Kommunen. Sidste år fokus område var Hytte renovering, og vi mangler da stadig nogle af projekterne. Disse vil også være på dagsordnen, men det vil ikke være i samme størrelse som sidste år... Vi ser frem til at starte denne Hverve kampagne og vil forsøge at synliggøre gruppen også igennem andre aktiviteter. Punkt 6: Forelæggelse af planer for indeværende år. Klanen: Klanledere?? beretter: Ingen beretning. Troppen: Klanledere Bent Johansen beretter; Der bliver holdt ugentlige møder. Der arbejdes på at udvide sammenarbejdet med Høruphav Gruppe, til fælles fordel. Ellers henvises til Grenens beretning som også belyser Planerne for det kommende år. Juniorerne: Ingen beretning aflagt. Der foreligger igen beretning i forbindelse med fremtidige planer p.t. Mini grenen: Miniledere Lene Nielsen beretter; Der henvises til Grenens beretning. Micro grenen: Micro ledere Louise Hansen beretter Også her henvises til Grenens beretning. Punkt 7: Beslutninger om gruppens udvikling og spejderarbejdet. Vi vil starte og Øge sammen arbejde imellem DDS Grupperne i Sønderborg. Dette skulle betyde at vi laver et større og mere styrket bånd imellem Grupperne som Sønderborg, Dybbøl, Hørup og evt. Augustenborg. Sådan at vi kan gå mere styrket ud til forskellige store aktiviteter i By. Et sammen arbejde som også skal kunne styrke hinanden ind imellem. Der blev også diskuteret om Ulkebøl Spejder gruppe har en fremtid, eller om Sønderborg kan rumme så mange små Grupper..? Der blev også ytret ønske om at have mere Besøgs spejder aktiviteter i Divisionen, eller imellem Sammen arbejdsgrupperne som i Sønderborg området. Sådan at man fik besøgs ledere som kom med nye spændende tiltag Side 7

eller opgaver Eventuel som Mikro spejder at besøge en anden Mikro gruppe i Dybbøl Gruppen som eksempel. Man kunne lave fælles grenmøder i samme arbejdsgrupperne. Diskutere hvordan spejder arbejdet styrkes, og hvordan man kan hverve nye spejdere. Der blev også snakket om ar Dybbøl divisionen burde gå mere frem og styrke disse sammen arbejdsgrupper.? Sankt Hans aften var typiske en udstillings vindue til nærmiljøet at visser Ulkebøl Spejder Gruppe som en aktiv forening i Byen. Det skulle dette år gerne blive en stor fælles Sankt Hans aften hvor alle spejderne er med. Der var ønske om flere fælle gruppes dage om året. Hvor alle grenene var samlet. Også mere Frispejder aktiviteter at skule der planlægges med. Punkt 8: Vedtagelse af budget for 2012 og fastsættelse af medlemskontingent. Kasserer Mette Spile beretter; De forskellige poster i budgettet for 2010 blev gennemgået. Kontingentet blev bibeholdt til samme størrelse. Herefter blev der stillet spørgsmål til grupperådet om Budgettet for 2010 kunne godkendes. Der var også gennemgående enighed at medlemskontingent betaling skulle bibeholdes via PBS. I forbindelse med Blåt medlem så afholder Dybbøl divisionen kurser i hvordan man håndterer dette blå medlem. Der vil blive fremlagt folder i Æ-hytt med disse kurser. Ellers vil der blevet lavet en kort beskrivelse til hvordan man logger på og går ind i medlems lister. Beskrivelse kommer senere. Budgettet blev på mødet enstemmigt godkendt. Punkt 9: Fastsættelse af antallet af bestyrelsesmedlemmer. Jf. lovene 17 stk.2. Der blev foreslået 8 medlemmer som vi også er i dag. Og dette antal blev også med stort flertal vedtaget, at dette er/var målet. Side 8

Punkt 10: Valg til bestyrelsen. a). Kassereren: Kassereren stod på valg. Mette Spile blev genvalgt som Kasserer. Vi takker og glæder os på et fortsat godt sammen arbejde i bestyrelsen. b). Valg af leder til bestyrelsen: Leder i bestyrelsen stod på valg. Jens Hansen modtager ikke genvalg. Louise Hansen blev valgt som Leder i bestyrelsen. Vi takker og glæder os på et godt sammen arbejde i bestyrelsen. c). 2.stk. unge til bestyrelsen: Dernæst skulle der vælges 2 stk. Ungdomsrepræsentant til bestyrelsen. Der blev valgt Lisbeth Andersen, der var ikke yderligere unge i den valgbare alder på valg. Men der blev på Grupperådsmødet vedtaget. At skulle der komme nye unger så kunne de efterfølgende vælges ind i bestyrelsen. d). 2.stk Civile bestyrelsesmedlem. Der var ikke nye civile medlem på valg til bestyrelsen da grupperådet realiserede at Marianne Stork og Lars Chr. Olesen er valgt på 2 årig varighed. Vi glæder os fortsat godt sammen arbejde i bestyrelsen. Punkt 11: Valg af ledere. a). Gruppeleder: Gruppeleder Sanne Andersen blev valgt sidste år og er fortsat Gruppeleder frem til 2013. Punkt 12: Valg af to medlemmer til Korpsrådsmødet. Valg af deltagere til det årlige Korpsrådsmøde. Minileder: Finn Spile deltager. Gruppe assistent: Poul Søndergaard deltager. Punkt 13: Valg af fem medlemmer til Divisionsrådsmødet. Valg og deltagere til det årlige divisionsmøde. Formand: Christian Rotzler Kassereren: Mette Spile Gruppe assistent: Poul Søndergaard Civil: Kenneth Christofpersen Gruppeleder: Sanne Andersen d. 21. april i Padborg Punkt 14: Valg af revisor og revisorsuppleant. Valgt blev Jesper Phlen. Som suppleant blev der valgt; Kenneth Christoffersen. Side 9

Punkt 15: Eventuelt Næste år Grupperådsmøde bliver lagt i forlængelse med Gruppeturen til Troldhøj som bliver d. 22-24 februar, og Grupperådsmøde vil så ligge d.24. februar på Troldhøj. I forbindelse med Nyhedsbrevene så blev alle ledere opfordret til at komme med små korte referater sådan at vi også har noget at skrive i Nyhedsbrevet Uden info intet Nyhedsbrev. Der blev informeret om det kommende Divisionsrådsmøde d.21.april i Padborg. Ulkebøls hjemmeside er ved at være på plads. Se: www.ulkeboel.spejder.dk Dagen blev også afsluttet med en stor tak til den afgående bestyrelses medlemmer og grenledere. Grupperådsmødet er afsluttet. Dirigenten afslutter mødet, med at takker alle for et fantastisk gruppemøde. Dirigenten Poul Petersen overgiver ordet til formanden. Formanden kan kun takke dirigenten for en rigtig flot indsats, og styring af mødets forløb. Og formanden takker alle for fremmødet, og afslutter mødet med at ønske alle fortsat god søndag., Sønderborg d.12.3.2012 Referent: Christian A. Rotzler Dirigent Poul Søndergaard Side 10