Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget

DATALOGISK INSTITUT KØBENHAVNS UNIVERSITET Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget MØDEREFERAT 20. DECEMBER 2011 Forum Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget DATALOGISK INSTITUT Møde afholdt: 24. november 2011 UNIVERSITETSPARKEN 1 Sted: Referent: Mødelokale A+B Lisa Ibenfeldt Schultz 2100 KØBENHAVN Ø TLF 35 32 14 00 DIR 35 32 13 80 Til stede: Martin Zachariasen Pawel Winter Dina Riis Egholm Rasmus Fonseca Lisa Ibenfeldt Schultz schultz@diku.dk www.diku.dk REF: LIIS SAG: 016-0002/10-5100 Sagsnr. oplyses ved henv. Afbud fra Camilla Jørgensen og Anya Kjærsig Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet den 19. september 2011 3. Godkendelse af referat af ekstraordinært SU-møde 10. november 2011 4. Meddelelser fra ledelsen 5. Meddelelser fra B-siden 6. Gennemgang af opgavelisten (bilag) 7. Konkrete arbejdsmiljøhændelser

8. Arbejdsmiljøtjek 2011 9. Fysioterapi-ordning (bilag) 10. Sygefraværsstatistik 11. Status for fusionen 12. Ustabile internet-forbindelser (Pawel) 13. Service Level Agreement med Science-IT (bilag) 14. Budget 2012 (bilag) 15. Kriterier for udmøntning af lokalløn (bilag) 16. Indførelse af flex-tids-aftale for TAP-medarbejdere (bilag) 17. Lønforhandlinger 2011 (bilag) 18. Forskningsudvalgets opfølgning på DIKUs handlingsplan (bilag) 19. TAP-arbejdsopgaver (2 bilag) 20. Suggestion box 21. Årshjul for udvalget (bilag) 22. Eventuelt SIDE 2 AF 7 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af mødet den 19.9.2011 Referatet blev godkendt. I forbindelse med pkt. 13 tilføjede Lisa Schultz, at RT-systemet bliver indført på DIKU ved årsskiftet og at det vil blive præsenteret af Steen Georg Brandt ved institutmødet den 16. november. 3. Godkendelse af referat den 10. november 2011 Referatet blev godkendt. 4. Meddelelser fra ledelsen Martin Zachariasen oplyste om fusionsprocessen, at høringsfristen for den brede interne høring udløb den 22. november, hvorefter et endeligt beslutningsgrundlag sendes til rektor. For DIKU er der tre muligheder: 1) indførelse af grovskitse-modellen, 2) fusion med IND og 3) fusion med IMF og IND. Pawel Winter ønskede oplyst, om IMF også var interesserede i en fusion med IND. Spørgsmålet blev besvaret bekræftende. Herudover nævnte Martin Zachariasen, at der formentlig vil blive oprettet et Copenhagen Center for Informatics, som skal samle KUs forskning og undervisning inden for IT. Pawel Winter ønskede oplyst, om det planlagte center vil modtage midler fra rektoratet. Martin Zachariasen oplyste, at centrets forhold endnu ikke er specificerede, men der vil for-

mentlig blive tale om en finansiering fra institutterne og fra centrale midler. Endelig efterlyste Pawel Winter mere information på instituttet om forløbet. Martin Zachariasen tilkendegav, at han ville arrangere et institutmøde i den følgende uge og at rapporten fra arbejdsgruppen vil blive offentliggjort hurtigst muligt. Det har ikke været muligt at offentliggøre rapporten tidligere, da de berørte parter ikke har været hørt. SIDE 3 AF 7 Martin Zachariasen oplyste, at flytningen af APL-gruppen og sekretariatet til HCØ-bygningen er udsat til foråret 2013, hvilket bør meddeles i DIKU-nyt. Ligeledes flytter de studerende i 2013. Pawel Winter bemærkede, at det vil være mest hensigtsmæssigt at flytte i sommerferien og han spurgte herudover, hvilke faciliteter de studerende vil få efter flytningen. Martin Zachariasen oplyste, at der etableres et studenterlokale i vandrehallen på 40 kvm med tekøkken. Lokalet skal evt. deles med NAT-IT-studerende, hvis deres lokale skal omdannes til undervisningslokale. Lokalet etableres med adgangskontrol. Han tilføjede, at fakultetet havde udsendt et udkast til politik for studenterrum til høring. Rasmus Fonseca nævnte, at der på KUA findes en række velbesøgte fag-cafeer, hvor studerende serverer. Martin Zachariasen noterede sig forholdet, men vurderede, at dette ikke kunne gennemføres på Nørre Campus, da kantinedriften er i offentligt udbud. Martin Zachariasen meddelte, at ledelsen arbejder på at etablere et fælles system for registrering af phd-timer, således at pligttimerne udnyttes i overensstemmelser med det udsendte hyrdebrev. Lisa Schultz tilføjede, at registreringen af timeforbrug vil blive mere ensartet, således at de registrerede oplysninger kan indgå i planlægningen af bemandingsplanen. Pawel Winter bemærkede, at pligttimerne allerede bliver brugt, hvorfor det er vanskeligt at finde ledige timer til undervisningen. Rasmus Fonseca nævnte, at afholdt undervisning indgår i halvårsrapporterne. Martin Zachariasen tilføjede afslutningsvist, at han havde anmodet Kim Steenstrup Pedersen om at indarbejde phd-pligttimer i et forslag til ny undervisningsnorm, som bliver fremlagt på institutmødet den 16. december 2011. I forbindelse med nedlæggelsen af det lokale bibliotek nævnte Martin Zachariasen, at betjeningen på stedet er ophørt, men videreføres på KUB-Nord. Bibliotekets samling er fordelt til KUB-Nord, Datahistorisk Museum og DIKUs ansatte. Der arrangeres en "julebasar" i biblioteket, hvor de studerende kan hente bøger. Herefter vil de resterende bøger blive destruerede. Der er adgang til elektroniske bøger og tidsskrifter fra

KUB-Nord og der vil blive indført et bruger-log-in, således at DIKU kun bliver faktureret for de downloads, som instituttets ansatte og studerende udnytter. Når ordningen er etableret, vil detaljerne blive meldt ud. Endelig nævnte han, at KUBIS-licensgruppen er ved at fastlægge, hvilke fælles licenser, der skal indkøbes. Rasmus Fonseca bemærkede, at det kan blive problematisk, hvis det ikke bliver muligt at udveksle filer med artikler mellem medarbejderne. Han bemærkede også, at bibliotekets lokaler bør kunne anvendes til sociale aktiviteter for medarbejderne. Pawel Winter foreslog, at der indrettes faciliteter til gruppearbejde i lokalet. SIDE 4 AF 7 Lisa Schultz nævnte, at DIKU havde afholdt et møde med rengøringschef Lis Møller og rengøringsleder Lene Christiansen, hvor det blev besluttet at indkøbe stativer og sække til opsamling af pizzabakker og større affaldsenheder i auditorierne. Ligeledes havde DIKU anmodet om et tilbud på ekstra rengøring af toiletterne. Lisa Schultz nævnte, at Campus Service Nord havde anmodet DIKU om at afprøve nye kontormøbler inden disse indkøbes. Jon Sporring afprøver et nyt skrivebord. Martin Zachariasen nævnte, at Susan Ipsen og Kasper Verdel Rasmussen er ansat som faglige sekretærer og at Christian Andreetta og Cosmin Oancea begge er ansat som post docs i APL-gruppen. Ekstern lektor Klaus Hansen er ansat til at koordinere et projekt om scanning og arkivering af allerede afleverede specialer og om offentliggørelse af nye specialer i DISKURS. 5. Meddelelser fra B-siden Intet 6. Gennemgang af opgavelisten I forbindelse med pkt. 5 (køb hos Viadamic) oplyste Dina Egholm, at sagen er afsluttet og at DIKU har modtaget de bestilte redskaber til 12 medarbejdere. Aftalen omfatter ubegrænset service. I forbindelse med pkt. 7 (APV på Nordic Bioscience) vil Dina Egholm undersøge status.

I forbindelse med pkt. 8 (kaffestue til medarbejderne) oplyste Rasmus Fonseca, at han og Pawel Winter havde overvejet forskellige muligheder, herunder udnyttelse af biblioteket og reservering af sofa-gruppen i stueetagen, som i høj grad anvendes af studerende. Dina Egholm foreslog udnyttelse af det lokale, som tidligere var reserveret til NAT-ITstuderende. Martin Zachariasen foreslog, at biblioteket indrettes til studerende til gruppe-arbejde i samarbejde med fagrådet og at køkkenet på 2. sal indrettes mere imødekommende. Pawel Winter foreslog, at der indkøbes en el-kedel til stueetagen. SIDE 5 AF 7 7. Konkrete arbejdsmiljøhændelser Lisa Schultz nævnte, at der var observeret misfarvning af vindueskarmen på Mikkel Thorups kontor. Der var ikke tale om skimmelsvamp. Rengøringen vil snarest fjerne misfarvningen. 8. Arbejdsmiljøtjek Martin Zachariasen opfordrede arbejdsmiljørepræsentanterne til at gennemføre det årlige arbejdsmiljøtjek. Udvalget tilsluttede sig forslaget. 9. Indførelse af en fysioterapiordning Udvalget besluttede, at DIKU anbefaler, at der etableres en fysioterapiordning på Nørre Campus. 10. Sygefraværsstatistik Udvalget besluttede at behandle sygefraværsstatistik to gange årligt. 11. Status for fusionen Punktet blev behandlet under punkt 4. 12. Ustabile internet-forbindelser Pawel Winter nævnte, at han tidligere havde foreslået emnet på dagsordenen, men forbindelserne var blevet mere stabile i mellemtiden, da SCIENCE-IT havde opdaget og udbedret fejl på antenner, som ikke var i korrekt forbindelse med serverne.

13. Service Level Agreements med SCIENCE-IT Martin Zachariasen oplyste, at forslagene til SLA var drøftet i ledelseskredsen, som havde flere bemærkninger, herunder en manglende sondring mellem forskning, undervisning og administration. Ledelsen har også anmodet om log in til gæster, om en on-line formular til brugeroprettelser, tilbud om erstatningscomputer ved nedbrud og rundering til printere med skift af toner. Pawel Winter ønskede oplyst, om der vil blive tale om samme SLA for samtlige institutter. Martin Zachariasen bekræftede dette, men nævnte, at der vil være mulighed for tilkøbsydelser. Dina Egholm nævnte problemer med opsætning af auto-reply, som ofte sker for sent. Rasmus Fonseca henviste til SLA om back-up, side 7, hvoraf det fremgår, at dataejer skal sikre, at der tages back up. Han anså det for uklart, hvorvidt der var tale om en pligt eller en anbefaling. Udvalget besluttede at medtage de nævnte punkter i høringssvaret. SIDE 6 AF 7 14. Budget for 2012 Martin Zachariasen tog forbehold for det udsendte budget, da der både kan forventes flere udgifter (løn til flere ansatte) og flere indtægter. STÅ-indtægten er også usikre, da den store indtægt sidste år skyldtes en "pukkel", som blev færdig på grund af en særlig indsats fra Uddannelsesservice. Der kommer endnu nye studieaktivitetskrav i 2012. DIKU kan endvidere forvente højere indtægter fra HUM på grund af dobbelt optag på IT og Kommunikation. Udvalget tog budgettet og bemærkningerne til efterretning. 15. Kriterier for udmøntning af lokalløn Udvalget pålagde B-siden at sende forslag til ændringer til Lisa Schultz senest den 22. december 2011. B-siden blev opfordret til at inddrage tillidsrepræsentanterne. Et opdateret dokument behandles på næstkommende møde. 16. Forslag om flex-tid for TAP-medarbejdere Udvalget besluttede, at dokumentet drøftes i TAP-kredsen og at ordningen iværksættes, såfremt der i TAP-gruppen er et ønske herom. 17. Udmøntning af lokalløn

Martin Zachariasen gennemgik resultatet af lokallønsforhandlingerne. SIDE 7 AF 7 18. Forskningsudvalgets opfølgning på DIKUs handlingsplan Behandlingen blev udsat, da punktet først skal drøftes i ledelseskredsen. 19. TAP- arbejdsopgaver Udvalget anmodede om en samlet oversigt for samtlige TAPmedarbejdere. 20. Suggestion box på intranettet Lisa Schultz nævnte, at der var kommet nogle få forslag til ændringer på intranettet. Forslagene er behandlet og delvist imødekommet. 21. Årshjul for udvalget Udvalget godkendte forslaget til årshjul med bemærkning om, at sygefravær skal behandles på to møder årligt.