UDBUDSBETINGELSER - evaluering af byfornyelsesforsøgsprojekter om butiksgader og bymidter under pres 1. BAGGRUND OG FORMÅL Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på opgaven Evaluering af byfornyelsesforsøgsprojekter om butiksgader og bymidter under pres. Der er tale om en tjenesteydelse, som består i at gennemføre en evaluering af de byfornyelsesforsøgsprojekter, som i 2014 har fået tilsagn fra byfornyelsens forsøgspulje på 30 mio.kr. under temaet Butiksgader og bymidter under pres til nytænkende forsøg med at skabe liv og udvikling i problemramte bymidter og handelsgader. Der blev udvalgt 5 projekter i følgende 5 kommuner: Langeland Kommune (Rudkøbing) Faxe Kommune (Haslev) Vordingborg Kommune (Vordingborg by) Syddjurs Kommune (Mørke) og Randers Kommune (Langå) En nærmere beskrivelse af projekterne findes her. Opgaven udbydes til en fast pris på maks. 1 mio. kr. Der henvises i øvrigt til kravspecifikationen for oplysninger om indholdet af opgaven. 1.1 TILBUDSLOVEN Den udbudte opgave er omfattet af tilbudsloven, jf. lovbekendtgørelse nr. 1410/2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter, jf. denne lovs 15a, stk. 1, litra 3. Det indebærer, at Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er underlagt en annonceringspligt og en pligt til at anvende objektive, saglige og ikke diskriminerende kriterier for udvælgelsen og en pligt til ikke at forskelsbehandle mellem tilbudsgiverne. 2. ORDREGIVENDE MYNDIGHED Ordregiver under dette udbud er: Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Gammel Mønt 4 1117 København K Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til ministeriets udpegede kontaktperson, som er: 1 af 6
Daniel Zilmer Theisen T: 41 71 77 67 E: dzt@mbbl.dk 3. UDBUDSMATERIALETS INDHOLD Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres på mbbl.dk og udbud.dk Nærværende udbudsbetingelser Kravspecifikation Kontraktudkast Tro og love-erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige og endelig afsagt dom Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at eksemplaret er fuldstændigt. 4. UDBUDSFORM Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. 5. UDVÆLGELSESKRITERIER (MINDSTEKRAV) 5. 1 PERSONLIGE FORHOLD Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2 litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over 100.000 kr, jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 stk. 2. Tro- og love-erklæringen er vedlagt som bilag. Den vindende tilbudsgiver skal desuden på tidspunktet for kontraktunderskrivelse, jf. tidsplan have følgende dokumentation: En kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside. Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. 5.2 TEKNISK FORMÅEN Tilbudsgiver skal forelægge liste over de arbejder, der er udført i de seneste 5 år, ledsaget af attester for tilfredsstillende udførelse af de betydeligste arbejder (jf. art. 48, stk. 2, litra a), i), 2 af 6
Tilbudsgiver skal forelægge en liste over de betydeligste leveringer eller tjenesteydelser, der er udført i løbet af de sidste 3 år, (jf. art. 48, stk. 2, litra a), ii), Tilbudsgiver skal oplyse om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos medarbejdere og (især) hos de personer, der er ansvarlige for udførelsen af ydelserne eller arbejderne (jfart. 48, stk. 2, litra e), 6. TILDELINGSKRITERIUM Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Valg af leverandør sker på baggrund af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". 6.1 DELKRITERIER Vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af følgende delkriterier, som vægter lige. Det vil blive vurderet ud fra, i hvor høj grad tilbuddet: indeholder en konkretiseret beskrivelse af opgaveløsningen, der viser forståelse for problemstillingen og for kommunernes forsøgsindsats, bygger på et velfunderet idégrundlag, og formår at omsætte udbudsmaterialets oplæg til fremgangsmåder og metoder til et sammenhængende evalueringsdesign; specielt ift. måling af resultater og udveksling af erfaringer, præsenterer en proces samt tids- og aktivitetsplan, der er realistisk og tilstrækkelig til at gennemføre opgaven og opfylder evalueringens formål inden for den afgrænsede tidsperiode. Ved organiseringen af opgaveløsningen lægges der vægt på, at den modsvarer opgavens kompleksitet og omfang samt at et højt fagligt niveau, relevant uddannelse og kompetencer er til stede; herunder at bemandingen har erfaring med tilsvarende opgaver og arbejder inden for: erfaringsopsamling og evaluering netværksdannelse kommunikation og (skriftlig) formidling sociologiske og/eller antropologiske analyser af mindre bysamfund borgerinddragelse og dialog med frivillige Der lægges vægt på et generelt kendskab til byfornyelseslovens formål. 7. KONTRAKTVILKÅR De fem byfornyelsesforsøgsprojekter opererer med forskellige afsluttelsesår; projektet i Faxe Kommune afsluttes i 2016 og de resterende fire projekter i 2018. Der indgås derfor kontrakt for en periode på 3 år med option på forlængelse i op til 1 år. Det vil sige, at den længst mulige kontraktperiode vil være 4 år. Kontrakten skal indgås på grundlag af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, Bypolitisk Kontors standardkontrakt, der indgår som bilag i udbudsmaterialet. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. 3 af 6
8. AFLEVERING AF TILBUD Frist for modtagelse af tilbud er 10. august 2015, kl. 12.00. Tilbuddet sendes til/afleveres på følgende adresse: Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter Gammel Mønt 4 1117 København K Att.: Daniel Zilmer Theisen dzt@mbbl.dk 8.1 FORMKRAV Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med tilbudsafgivning: a) Tilbuddet må maks. udgøre 20 normalsider, eksklusiv referencer og billeder. b) Tilbud skal afleveres i to papireksemplarer og et digitalt eksemplar. Det er udelukkende tilbudsgivers ansvar, at det afleverede materiale er læsbart for Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. c) Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lign. må dog gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. d) Tilbud skal være dateret og underskrevet at tilbudsgiver. e) Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms. 9. SPØRGSMÅL - ORIENTERINGSMØDER, BETINGELSER OSV. Alle spørgsmål stillet senest den 19. juni 2015 vil blive besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters hjemmeside, så samtlige interesserede får adgang til samme information. Tilbudsgivere og andre interesserede opfordres til løbende i udbudsperioden at holde sig orienteret på ministeriets hjemmeside, hvor eventuelle ændringer vedrørende tidsplan og udbud gøres tilgængelige. 10. TIDSPLAN Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: AKTIVITET DATO Offentliggørelse fredag den 15. maj 2015 Frist for indsendelse af spørgsmål tirsdag den 19. juni 2015 Tilbudsfrist mandag den 10. august 2015 Orientering om det vindende tilbud Kontraktunderskrivelse Uge 36 (31. august 6. september) Uge 36 (31. august 6. september) Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. Tilbud skal være afleveret inden tilbudsfristens udløb 10. august 2015. Ministeriet er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter fristens udløb. 4 af 6
11. FORTROLIGHED Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art. 6. 12. VEDSTÅELSESPERIODE Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i tre (3) måneder efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. 13. OPLYSNING OM UNDERLEVERANDØRER/KONSORTIEDANNELSE Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter. Grundet opgavens kompleksitet vil Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter være positiv over for muligheden af, at opgaven udføres i et konsortium. Det gælder herfor: Konsortier: Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og evt. kontrakt. Underleverandører: Såfremt tilbudsgiver vælger at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. 14. MULIGHED FOR ALTERNATIVE TILBUD ELLER AFVIGELSE AF MERE END ET TILBUD Tilbudsgiver kan afgive alternative tilbud. Alternative tilbud skal opfylde de i kravspecifikationen og kontraktudkastet angivne mindstekrav. Det er ikke et krav, at alternative tilbud er ledsaget af et ordinært tilbud, og der kan afgives sideordnede alternative tilbud. Der kan dog ikke gives tilbud på dele af ydelsen. 15. BESTEMMELSE OM FORBEHOLD Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. 16. OMKOSTNINGER OG TILBUDSVEDERLAG Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærvæ- 5 af 6
rende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter uvedkommende. 17. ANNULLERING Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter kunne annulleres, hvis ministeriet har saglig grund til annullering. Ved evt. annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. 18. AKTINDSIGT Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikters opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. 6 af 6