Høstfestrapport 2006 Nr. Arbejdsopgave Forløb og erfaringer 1. Festudvalget Festudvalget mødtes første gang den 3 maj 2006. Husk at indkalde i god tid. Efter at have indkaldt hele vejen med en husstandsomdelt seddel blev resultatet 4 pers. I festudvalget, hvilket vi vurderer var for få personer. 3 pers. mere havde været fint. 2. Indbydelse Indbydelse blev delt ud i midten af juli til alle husstande (se fordelingsliste). Allerede i maj var der en annonce i Sønderlundsposten med dato for festen. I juni hængte vi remindere op i lygtepæle i området. 3. Tilmelding Der var tilmeldingsfrist 14 dage før festen. Da vi nåede fristens udløb havde vi 5 tilmeldte. Alle tilmeldte sig den sidste uge op til festen. Maden skulle bestilles endeligt torsdag inden festen og hvis man tilmeldte sig senere end dette, havde vi besluttet at man godt måtte deltage i festen, men at man så selv skulle medbringe mad. Det blev dog ikke aktuelt, da vi havde alle tilmeldinger om torsdagen. Husk at kræve penge op ved tilmelding. Det var en god ide at man kunne tilmelde sig kagekonkurrencen på tilmeldingen. (men der var dog flere kager end tilmeldte hvilket var helt fint). Tilmelding af sponsorgaver gav ikke noget, så det er ikke nødvendigt at skrive på tilmeldingen. Det var fint at man kunne tilmelde sig 2 steder på vejen. 4. Kassemester Vi havde en kassemester der stod for at hente kasse + byttepenge 800 kr. hos Niels Erik Andersen, Rønne Alle. I løbet af aftenen tømte vi jævnligt kassen i baren for store sedler, der blev udfærdiget regnskab dagen efter og diverse bestilte ting/personer blev betalt af kassemesteren. Det var en god ide på forhånd at lægge penge til side i kuverter til mad, ballonmand etc. så det var klar. Det fungerede rigtig godt med en person på denne post. Vi fik et fint overskud på 7.575,95 kr. 5. Ballonmand Booket i juni Pris 2000 kr. Show varede en time og han lavede ballondyr til ALLE børn. www.ballonkongen.dk - han kan mange andre ting så tjek hans hjemmeside for gode ideer. Han kan anbefales. Høstfestrapport 2006 Side 1 af 1
6. Mad Blev booket i juli måned, hvilket var lidt sent. Vi var omkring mange forskellige leverandører før vi besluttede os. Det var www.koekkenartisten.dk der leverede maden, som var med både hovedret og dessert. Der var en speciel menu til børn. Pris: 115 kr. voksne og 60 kr. for børn Der var beregnet 200g kød pr. person men som (sædvanlig) blev alt revet væk af de sulte løver. Der er dog ingen der har klaget over at der ikke var nok, og folk blev glædeligt overraskede over, at der også var dessert. Man kan overveje bare at købe en kasse ispinde til børnene de gider ikke spise kage. Der var lidt stress omkring buffeten fordi alt kødet ikke var skåret ud da vi sagde værs go, det skal man nok have gjort på forhånd. Børnealderen bør sættes ned da det er alt for højt at den går op til 15 år, 10 år ville være mere realistisk, da de store Teenagebørn spiser ligeså meget (eller mere) som voksne. Og de store børn gider ikke spise børnemenu. Vi havde placeret folk efter veje. Der var borde til børnene i midten. God plads rundt om alle borde så man kunne komme frem og tilbage. 7. Levende Musik Vi turde ikke satse på at der var råd til levende musik, så det havde vi ikke. Men det fungerede nu fint alligevel. 8. Dans Vi havde booket et tangopar for 600 kr., hvilket var et hyggeligt og lærerigt indslag. Det tog en times tid. 9. Sponsorater og gaver Brug sponsorerne her i området de er søde til at give gaver. Vi prøvede flere ind i byen og de var slet ikke med på ideen. Vi havde kun en person på opgaven hvilket var en meget stor opgave, man bør være 2 til at tage sig af dette, da man skal besøge sponsorerne både 3 og 4 gange, før de kommer op med gaverne. Det er bedst i dagtimerne, hvor der er bedst tid i butikkerne. Så her er tålmodighed en dyd. Men vi fik nogle rigtig gode gaver. Vi havde et brev med til alle sponsorer, så de kunne læse om festen og arrangementet og hvad overskuddet gik til. Dette virker rigtig professionelt og kan kun anbefales.(se bilag) 10. El Husk at booke el hos Axel Tjørnegårdsvej 18. (vi håber at Axel nu har fået de penge fra 2005 som grundejerforeningen skylder ham) Det var en rigtig stor hjælp at have Axel på denne post. Han kom fredag aften og satte det hele op. Dvs. lys i teltene og stik til kaffemaskine, microovn etc. Det skal nok overvejes at indkøbe nogle flere ledninger med fatninger til teltene (vi har jo fået et ekstra telt) og nogle kulørte pærer kunne være fint at have. Høstfestrapport 2006 Side 2 af 2
11. Stole og borde Tak til Benny Rohr for det store arbejde med at få hentet borde og stole. Husk at spørge Benny i god tid, han bor Poppel Alle 15. Husk at booke de 2 trailere i grundejerforeningen at køre alle borde og stole på. Husk også at booke borde og stole hos Poul på Helligkorsvej 94. 12. Hønseskidning Poul på Sønderlundsvej 47 har net man kan bruge til Hønseskidning. I år var det Søren og Trines høns der blev brugt til arrangementet, Helligkorsvej 105. Det var fint med 2 runder. Hønsene var ikke helt i topform så det tog lidt tid. Men var en stor succes. Vi solgte 100 lodder til hver runde a 5 kr. pr. lod. 13. Diskotek Kim, Tjørnegårdsvej 14 leverede Itunes musik på computer + højtalere. Husk at spørge Kim, om han kan lægge anlæg til. Han opfyldte specielle musikønsker, ved at modtage cd er og lagde ind i Itunes på forhånd. Forløb fint og der har ikke været klager over musikken. 14. Søge grundejerforening om tilskud til afvikling Grundejerforeningen gav 3000 kr. i tilskud til festen (se ansøgning i bilag). Aftal udbetaling med Oluf Sønderlundsvej 26. 15. Petanque-finale Arne (Rønne Alle 19) kørte dette arrangement. Er svært at tidsfastsætte, da det aldrig er til at vide hvor længe det tager. 16. Booke telte Booke alle 4 telte hos Kim, Tjørnegårdsvej 14 17. Søge om afspærring af Tjørnegårdsvej Søg i god tid. Se vedlagte Bilag. Stilles op lørdag formiddag. 18. Søge om brandgodkendelse Se korrespondance i Bilag. Høstfestrapport 2006 Side 3 af 3
19. Bar på festpladsen Baren blev lavet i gl. pavillion, hvilket var en rigtig god ide da baren befandt sig inde på festpladsen, tæt på de store telte. Vi havde lejet en bar til fadølsanlægget hvilket fungerede rigtig godt, disse penge var godt givet ud. Alt øl var bestilt hos Tuborg incl. levering og afhentning rigtig dejligt så man ikke selv skulle slæbe fustager frem og tilbage. Vi havde købt 4 fustager hvilket var for lidt da vi gik udsolgt allerede ved midnat. Vi havde købt følgende : 10 fl. Hvidvin (for meget) 30 fl. Rødvin (for lidt omkring 40 fl. vil være fint) Breezers (ikke et hit) Irish Coffee var et stort hit, husk 2 fl. Whiskey og flødeskum på dåse. Køb Kildevand i stedet for danskvand med brus. Slik, chips og popcorn var et stort hit. Køb store poser - de bliver solgt og man får noget for pengene. 24 poser micro-popcorn (var for lidt)..husk at medbringe microovn!! Ølkrus havde vi købt hos Tuborg og i Netto Zap-Inn kan levere kaffekrus, teskeer, borddug, lys etc. Det er en rigtig god ide at lave en barplan inden festen starter, så man er sikker på at der står nogle hele aftenen. Der skal være en voksen på vagt hele tiden, det er ok at børn/unge hjælper men de skal ikke stå der alene. Der var lidt svigtende fremmøde til vores bar sidst på aftenen. Barvagter var af en times varighed. Hav evt. en fra festudvalget der har ansvaret for baren hele aftenen, så der hele tiden er tjek på tingene. 20. Indretning af festpladsen Der er nu 4 store festtelte og nogle mindre pavillioner. Der var rigtig god opbakning fra områdets beboere fredag og søndag ved opstilling og nedtagning af telte etc. Husk øl til arbejdet (der gik næsten 1 fustage til fredag aften). Der er køleskab i vandtårnet (fryser virker ikke) 21. Planlægge bordpynt Vi havde pink papirsduge og små neg med sløjfer omkring der lå på bordene. Fyrfadslys i paptallerkner fyldt med korn. Der står en 5 armet lysestage i skuret, den brugte vi til buffeten. 22. Kagekonkurrence Vi havde fået 2 dommere fra Senior Vest. De havde fine hatte på og gik meget op i arrangementet. Vinderen af konkurrencen fik en roset og et skærf og en dejlig flaske vin. Høstfestrapport 2006 Side 4 af 4
23. Kaffebod Kaffeboden var sammen med baren. Husk selv at medbringe kaffekander, da dem i skuret er ret klamme. Husk at medbringe kaffemaskiner hjemmefra. Microovn og kaffemaskiner kunne ikke køre samtidig pga. for lidt strøm i skuret, så det skulle lige koordineres, men gik fint nok. Medbring vanddunk til vand til kaffen. Vi hentede i hanen under håndvasken på toilettet, så vi hele tiden havde vand klar til kaffen. Kage solgt for 5 kr. pr. stk. (der var 9 kager) 24. Huskonkurrence Arne Rønne Alle 19 stod for dette arrangement 25. Lotteri Var en stor succes vi solgte 600 lodder og det var for lidt. Vi skulle have haft 1000 lodder. Folk sad klar med 100 kr. sedler, da vi kom rundt. Det var en stor fordel og gav et mersalg at festudvalget gik rundt og solgte lodderne, da folk havde spist. Vi havde købt flotte farver lodder på ringe i ZAP-INN. (husk at alle ringe skal have forskellig farve) Priser på lodder : 1 lod 3 kr, 4 lodder for 10 kr, 9 lodder for 20 kr, Vi havde en hovedgevinst som blev uddelt ved at 2 fra festudvalget gik rundt med hver en hat, så stillede vi et ur og så skiftedes man til at putte penge i den ene hat og den anden hat og den der sidst havde puttet mønt i, når uret ringede havde vundet præmien. Vigtigt at holde øje med hvem der sidste har smidt penge i hatten. Alle 4 fra festudvalget var med til at dele præmier ud og trække lodder så det gik ordentligt til. 26. Afspærring på Tjørnegårdsvej Lørdag formiddag, se bilag 27. Festtaler Fandt vi ikke nødvendigt, og det gik fint uden 28. Lege Vi havde planlagt diverse lege (sækkeløb, faldskærmsleg,kartoffelløb ) men vi nåede kun at arrangere pingvinfordbold, som var sjavt, men gik lidt op i hat og briller. Der kunne sagtens lægges vægt på vejdyst eller forældre mod børn nede på vejen. 29. Toastmaster ved spisning Havde vi ikke. En fra festudvalget bød velkommen. Husk mikrofon til små beskeder. 30. Fællessang (uddele sanghæfter, afvikle m.m.) Vi havde lavet sanghæfter, se bilag. Dejligt indslag med lidt sang under maden. 31. Børneloppemarked Hyggeligt men de købte mest hos hinanden børnene der stod der. Måske skulle man overveje en annonce i en lokalavis, så der kom lidt besøgende udefra. 32. Oprydning søndag Der mødte mange op til at hjælpe. Høstfestrapport 2006 Side 5 af 5