Aftale om medindflydelse og medbestemmelse

Aftale om medindflydelse og medbestemmelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen, Københavns Kommune

Indhold Indledning Formål, vision og værdier Struktur Opgave- og kompetencefordeling Medindflydelse og medbestemmelse Uddannelse Medarbejderrepræsentanter Arbejdsmiljø Uoverensstemmelser og de centrale parter Ikrafttræden og opsigelse Bilag Aftale om medindflydelse og medbestemmelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen Udgivet i maj 2010 af Kultur- og Fritidsforvaltningen, Københavns Kommune Design & tryk ved npctryk as

Indledning 03 04 06 10 12 14 16 17 18 19 21 Kultur- og Fritidsforvaltningen er en moderne, professionel virksomhed, som til enhver tid skal levere den bedst mulige service til borgerne. Det fordrer et optimalt samarbejde også internt mellem ledelse og medarbejdere. I Kultur- og Fritidsforvaltningen har vi valgt at overgå til MED-organisering i troen på, at det vil styrke et allerede velfungerende samarbejde. MED-systemet skal skabe rammen om et samarbejde, hvor alle beslutninger af betydning for forvaltningen som arbejdsplads tages sammen med eller i forståelse med medarbejderne. Forventningen til den nye organisering af samarbejdet er, at den formelle samarbejdsstruktur på alle niveauer vil kunne matche og rumme den forskelligartede virkelighed, som institutionerne lever i. Denne aftale om medindflydelse og medbestemmelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen er indgået med udgangspunkt i den centrale rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse indgået mellem KTO og KL og lovkravene til samarbejde om arbejdsmiljø ifølge Arbejdsmiljøloven. Aftalen er gældende for alle ansatte i Kultur- og Fritidsforvaltningen samt alle selvejende institutioner, som forvaltningen har indgået driftsoverenskomst med.

Formål, vision og værdier Et velfungerende samarbejde mellem ledelse og medarbejdere betyder, at der skabes det bedst mulige grundlag for beslutninger med konsekvenser for personale- og arbejdsmiljøforhold i KFF. I MED-organisationen er ambitionen, at alle beslutningsprocesser er kendetegnet ved åbenhed og gennemsigtighed, således at der kan skabes indsigt for flest muligt. Det gælder både det faktuelle beslutningsgrundlag og præmisserne og motiverne for beslutningerne. Formålet med MEDsamarbejdet i KFF er: At styrke og løbende udvikle det interne samarbejde mellem ledelse og medarbejdere. At optimere mulighederne for indflydelse på alle niveauer. At skabe en effektiv organisering af samarbejdet, som giver mening overalt og på alle niveauer. At styrke samarbejdet om og effektiviseringen af arbejdsmiljøindsatsen. Visionen for MED-samarbejdet i KFF er: En fleksibel aftale, som giver rum for organiseringsformer, som matcher den lokale virkelighed. En vedkommende og synlig organisation, hvor mange vil søge indflydelse. Et dynamisk system præget af tillidsbaserede drøftelser og engagement. Et samarbejdsklima, som bygger på respekt for forskellige positioner og interesser. Et system kendetegnet ved gennemsigtighed og åbenhed. Værdigrundlaget for MEDsamarbejdet i KFF bygger på kommunens kerneværdier: Respekt Ligeværdighed Dialog Tillid 04

05

Struktur Personale- og arbejdsmiljømæssige spørgsmål er ofte overlappende, og en helhedsorienteret tilgang er styrende for organiseringen af samarbejdet i KFF. Organiseringsformen besluttes i vidt omfang decentralt, så den er tilpasset den lokale virkelighed. Generelt I KFF er samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen lagt sammen i en enstreget struktur, som følger ledelsesstrukturen i forvaltningen. Tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter indgår organisatorisk på alle niveauer i MED-organisationen. MED-support er forvaltningens sekretariatsbistand til MED-systemet og har til opgave at facilitere, rådgive, understøtte, koordinere og informere inden for MED-organisationens rammer. Hoved-MED Hoved-MED er KFFs øverste udvalg for udøvelse af medindflydelse og medbestemmelse i alle personale- og arbejdsmiljørelaterede spørgsmål. Hoved-MED består af maksimalt 12 medarbejder- og maksimalt 10 ledelsesrepræsentanter. Heri indgår fra medarbejderside mindst 2 arbejdsmiljørepræsentanter og fra lederside mindst 2 arbejdsmiljøuddannede ledere. Forvaltningens øverste leder er formand for Hoved-MED. Næstformanden udpeges af medarbejdersiden. Hoved-MED mødes 8 gange årligt, heraf den ene gang som et halvdagsarrangement i forbindelse med budgetprocessen. Ekstraordinære møder afholdes efter behov. Dagsordenen fastlægges mellem formand og næstformand. Kontaktudvalg Såfremt ikke samtlige personalegrupper i forvaltningen opnår repræsentation i Hoved-MED, kan der oprettes et kontaktudvalg. Kontaktudvalget består af medarbejdersiden af Hoved-MED samt øvrige relevante medarbejderrepræsentanter. Enheds-MED, Lokal-MED og personalemøder med MED-status Inden for de aftalte retningslinjer beslutter den enkelte enhed selv sin MED-organisering, herunder oprettelse af Enheds- og evt. Lokal-MED eller personalemøder med MED-status. Udøves samarbejdet via personalemøder frem for i egentlige udvalg, nedsættes arbejdsgrupper efter behov og mindst 4 møder årligt gives MED-status. MED-status bevirker, at der benyttes minimumsdagsorden og at der tages referat af mødet. Medarbejdersidens faglige repræsentanter af Hoved-MED udpeges af de faglige organisationer, mens arbejdsmiljørepræsentanterne vælges blandt forvaltningens anmeldte arbejdsmiljørepræsentanter Direktionen udpeger ledersidens repræsentanter i Hoved-MED. Repræsentanter i Hoved-MED skal være ansat i KFF. 06

07 Arbejdsmiljøgrupper Ved arbejdspladser med flere end 9 ansatte oprettes en arbejdsmiljøgruppe bestående af leder og mindst en arbejdsmiljørepræsentant. Arbejdsmiljøgruppen varetager det praktiske arbejdsmiljøarbejde i dagligdagen. Mindst en arbejdsmiljørepræsentant indgår i MED-udvalget. Hvert år evaluerer alle udvalg deres organisationsform. Kontakten til Hoved-MED går via MED-support eller direkte via medlemmerne af Hoved-MED. Uanset organisationsform skal der altid foreligge skriftlige referater af MED-møder. Uafhængig af udvalgsniveau og organisationsform skal formålet med denne aftale og retningslinjerne for medindflydelse og medbestemmelse overholdes. Dagsordener for møder i MED-organisationen fremsendes til mødedeltagerne og gøres tilgængelige for berørte medarbejdere senest en uge inden mødets afholdelse. Referater af møder i MED-organisationen sendes til mødedeltagerne og gøres tilgængelige for berørte medarbejdere hurtigst muligt og senest 14 dage efter mødets afholdelse. For Hoved-MED gælder det, at materialet efter ovenstående frister gøres tilgængeligt på KKnet. Dagsordener for og referater af møder i MEDorganisationen er frit tilgængelige for alle forvaltningens medarbejdere og skal efter ønske udleveres. Læs mere om retningslinjer for oprettelse af udvalg i bilag 1 og om valg, anmeldelse og konstituering i bilag 5.

MED-struktur i Kultur- & Fritidsforvaltningen Hoved-MED Kontaktudvalg MEDsupport Enheds- MED Enheds- MED Enheds- MED Personalemøde med MED-status Lokal- MED Lokal- MED Personalemøde med MED-status Personalemøde med MED-status Direkte reference 08 Koordinering, rådgivning og opgaveløsning

09 Hoved-MED Afdeling, team, institution el. lign. Evt. lokale afdelinger el. lign.

Opgave- og kompetencefordeling Medbestemmelsen og medindflydelsen skal foregå på det niveau, der giver mening i forhold til ledelsens beslutningskompetence. Derfor er karakteren af de opgaver, der løses på de forskellige niveauer i MEDsystemet væsensforskellige. Ledelsens kompetence er udgangspunktet for medindflydelsen og medbestemmelsen. Hvis en leder ikke har beslutningskompetence på et givet emne, skal samarbejdet herom finde sted i det kompetente samarbejdsforum. De elementer, der indgår i den konkrete vurdering af ledelseskompetencen er bl.a., om der i ledelsesfunktionen indgår: Selvstændig ledelsesret Beslutnings- eller indstillingsret på ansættelser og afskedigelser Selvstændigt budget- og regnskabsansvar Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af ledelseskompetencen, skal ledelsen klargøre grænserne herfor. Opgavefordeling Opgaverne i MED-systemet kan falde i Hoved-MED, i Enheds-MED, Lokal-MED eller på Personalemøde med MED-status. Hoved-MED træffer beslutninger af generel karakter, bl.a. retningslinjer, rammer og principper for forvaltningens praksis i relation til personale- og arbejdsmiljøforhold. Hoved-MED fortolker forvaltningens MED-aftale, vejleder den lokale MEDorganisation og behandler eventuelle uoverensstemmelser. Enheds-MED, Lokal-MED eller Personalemøde med MED-status træffer beslutninger om den enkelte afdeling/institutions udmøntning af retningslinjer, rammer og principper, sat af Hoved-MED, udarbejder evt. lokale retningslinjer og drøfter øvrige spørgsmål i relation til afdelingens praksis. I MED-organisationen omsættes retningslinjer, rammer og principper til konkrete handlinger så tæt på den enkelte medarbejder som muligt. Sager bringes op i MED-strukturen, når der er behov for at træffe beslutninger af principiel karakter. Vi forsøger altid at løse problemerne internt i MED-organisationen, før eksterne parter inddrages. Det er den faglige organisation/tillidsrepræsentant en, som kan forhandle individuelle vilkår for enkelte eller flere medarbejdere, fx senioraftaler, lønforhandlinger og fraværssager. 10 Læs mere om Hoved-MEDs opgaver i bilag 2 og bilag 4.

11

Medindflydelse og medbestemmelse Et frugtbart og ligeværdigt samarbejde fordrer viden og indsigt, såvel som evne og vilje til at se og tage medansvar for helheden. Desuden kræver det, at vi tør bruge hinanden som sparringspartnere og idéudviklere. 12 I MED-organisationen findes tre grader af indflydelse: Information og drøftelse, medindflydelse og medbestemmelse. Indflydelsen udøves inden for det enkelte udvalgs kompetenceområde. Dagsordenen bliver til i et samarbejde mellem leder og mindst en medarbejderrepræsentant. Det bør fremgå af dagordenen, hvornår der er tale om medindflydelse, hvornår medarbejdersiden har medbestemmelse, og hvornår et emne er til information og drøftelse. Der er mulighed for at nedsætte arbejdsgrupper efter behov. Information og drøftelse Ledelse såvel som medarbejdere skal løbende informere om alle forhold af betydning for arbejdspladsens virke, herunder om forslag og beslutninger fra det politiske niveau. Med informationen kan der lægges op til drøftelse. Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, hvis en af parterne ønsker det. Fx påhviler det ledelsen at: Informere om arbejdspladsens forventelige udvikling og økonomiske situation. Informere og drøfte situationen, strukturen og udviklingen i forhold til beskæftigelsen. Informere og drøfte beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer af arbejds- og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse. Hvor beslutninger træffes af det politiske udvalg, drøftes forvaltningens oplæg forinden i Hoved- MED. Hvis beslutninger i væsentlig grad berører personalegrupper, som ikke er repræsenteret i Hoved-MED, kan en tillidsrepræsentant for pågældende gruppe deltage i drøftelserne. Medindflydelse via åbne og grundige drøftelser Medindflydelse er karakteriseret ved, at der er åbne og grundige drøftelser mellem ledelse og medarbejdere, før ledelsen træffer beslutninger om forhold af betydning for arbejdspladsen. Drøftelser foregår tidligst muligt i et forløb og som minimum, inden der træffes beslutning. Fx har medarbejderne ret til medindflydelse på: Formulering af arbejdspladsens mål og planer med udgangspunkt i de politisk fastlagte mål og rammer. Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold. Større organisatoriske ændringer. Medbestemmelse på udarbejdelse af personale- og arbejdsmiljømæssige retningslinjer og politikker Medarbejdere og ledelse udarbejder i fællesskab personale- og arbejdsmiljømæssige retningslinjer. Når en af parterne ønsker det, indledes forhandlinger med henblik på fastlæggelse af retningslinjer. Der skal fra begge sider udvises positiv forhandlingsvilje, og parterne skal bestræbe sig på at nå til enighed. Fx kan MED-udvalget udarbejde retningslinjer for: Proceduren ved ansættelser, afskedigelser og forfremmelser. Placering af den daglige arbejdstid og pauser. Planlægning af og kontrol med arbejdsmiljøarbejdet. Personalemæssige konsekvenser i forbindelse med udbud og udlicitering. Hoved-MED skal fastlægge retningslinjer for drøftelse af bl.a.: Budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold.

13 Forvaltningens personalepolitik. Kompetenceudvikling af medarbejdere. Større organisationsændringer og effektiviseringer. Hvis der ikke kan opnås enighed om retningslinjer for et givet område, skal ledelsen på anmodning redegøre for, hvad der er gældende på det pågældende område. I KFF stræber vi mod, at så meget som muligt behandles i MED-organisationen. Vi tager et fælles ansvar for de beslutninger, som er truffet i MED-organisationen. Information skal gives på et passende tidspunkt, på en passende måde og med et passende indhold, således at navnlig medarbejderrepræsentanterne sættes i stand til at foretage en passende analyse og i givet fald forberede drøftelsen. Retningslinjer skal altid udformes skriftligt. Aftalte retningslinjer er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem. Retningslinjer nævnt direkte i bilag 2 gælder, indtil parterne er enige om ændringer heraf. Øvrige aftalte retningslinjer kan opsiges med 3 måneders varsel og kan altid ændres, hvis der er enighed derom. Læs mere om Hoved-MEDs opgaver i bilag 2.

Uddannelse MED-repræsentanter skal være uddannelsesmæssigt kvalificerede til at indgå i samarbejdet, sikre løsninger i et helhedsperspektiv og kende det formelle grundlag for samarbejdet. Kultur- og Fritidsforvaltningen udvikler sin egen MED-uddannelse, som tager afsæt i forvaltningens MED-aftale, personalepolitik, ledelsesgrundlag og andre bærende elementer. Hoved-MED er ansvarlig for udvikling og gennemførelse af MED-uddannelsen. Hele enhedens MED-organisation deltager samtidig i MED-uddannelsen, som tilpasses de deltagende enheders udfordringer. Uddannelsen kobles i størst muligt omfang til daglig praksis og handler primært om at arbejde med praktiske problemstillinger og strategier. Hvis en medarbejder eller leder er repræsenteret på flere niveauer i MED-organisationen, deltages i uddannelse med lokal-med frem for enheds-med. Der arrangeres et særligt forløb for medlemmerne af Hoved-MED. Alle ledelses- og medarbejderrepræsentanter i MED-udvalg skal, uanset tidligere gennemført SUuddannelse, gennemføre grundmodulet af MEDuddannelsen. Alle suppleanter samt aktører med aftalt funktion ved personalemøder med MED-status tilbydes uddannelsen. Forvaltningens tillidsrepræsentanter skal deltage i uddannelsen. MED-uddannelsen består af følgende dele: år 1 a) Et grundmodul og et arbejdsmiljømodul (3 dage/obligatorisk) år 2 år 2 og frem b) Et udviklingsmodul (2 dage) c) En årlig supplerende uddannelsesdag, der afholdes som fx. et temarrangement. Arbejdsmiljørepræsentanter og ledere med arbejdsmiljøansvar skal tillige gennemføre den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. MED-uddannelsen foregår i tjenestetiden og med fuld løn. 14

15

Medarbejderrepræsentanter Medarbejderne i KFF repræsenteres formelt i MED-organisationen af (fælles)tillids- og arbejdsmiljørepræsentanter samt øvrige valgte medlemmer af MED-udvalg. Alle medarbejdere og ledere i Kultur- og Fritids forvaltningen har ansvar for at bidrage til at skabe gode og stabile arbejds- og arbejdsmiljøforhold på KFFs arbejdspladser. Medarbejdernes repræsentanter står på alle niveauer centralt i formuleringen og implementeringen af forvaltningens politikker. Medarbejderrepræsentanterne / de faglige organisationer håndterer i samarbejde med ledelsen alle typer af personale- og arbejdsmiljømæssige forhold. Tillidsrepræsentanten fungerer som talsmand og tillidsrepræsentanten / den faglige organisation som forhandler for medarbejderne i alle personalerelaterede spørgsmål, herunder lønforhandling. Arbejdsmiljørepræsentanten har bl.a. til opgave at kontrollere, at forholdene på arbejdspladsen er arbejdsmiljømæssigt forsvarlige og at arbejde for en stadig optimering af arbejdsmiljøet. Funktionen som tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant kan varetages af samme person, men der er tale om to forskellige valgprocesser. Medarbejderrepræsentanten skal have den fornødne tid og tekniske faciliteter til rådighed til at varetage hvervet. Tidsforbruget skal stå i et fornuftigt forhold til arbejdsstedets størrelse og antal repræsenterede og skal udføres, så det er til mindst mulig gene for det ordinære arbejde. Evt. frikøb af fællestillidstillidsrepræsentanter forhandles mellem forvaltningen og repræsentantens faglige organisation. Arbejdssteder med medlemmer af Hoved-MED kompenseres med en relativ andel af en centralt finansieret pulje på 562.769 kr. (2010-niveau). Puljen reguleres med den almindelige fremskrivningsprocent. Vilkår og tidsforbrug for medarbejderrepræsentanter drøftes årligt i Hoved-MED. Medarbejderrepræsentanterne inddrages i alle personale- og arbejdsmiljømæssige forhold. Det er vigtigt for samarbejdet, at medarbejderrepræsentanter har mulighed for, tid til og prioriterer at deltage i relevante netværk. Ledelsen og HR-afdelingen understøtter medarbejderrepræsentantens virksomhed med alle relevante oplysninger. Der er løbende dialog mellem medarbejderrepræsentant og leder om de lokale repræsentantvilkår, herunder om tidsforbrug. 16 Læs mere om medarbejderrepræsentanterne vilkår i bilag 3 og om medarbejderrepræsentanternes rettigheder og pligter i bilag 6.

17 Arbejdsmiljø Med MED-aftalen forankrer og synliggør vi samarbejdet om arbejdsmiljøet på alle niveauer i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Vi prioriterer det systematiske og forebyggende arbejdsmiljøarbejde og samarbejder om hensyntagen til arbejdsmiljøet i alle processer og beslutninger. Arbejdsmiljøet skal indtænkes i alle beslutninger truffet i MED-organisationen. Generelt Alle ansatte skal medvirke til, at arbejdsforholdene er arbejdsmiljømæssigt fuldt forsvarlige, og dette skal de blandt andet gøre ved at deltage i samarbejdet om et godt arbejdsmiljø. Det er ledelsen som har det endelige ansvar for, at arbejdsmiljøet på arbejdspladsen er arbejdsmiljømæssigt forsvarligt. MED-organisationen skal understøtte den arbejdsmiljøindsats, der foregår på institutionerne. Som hovedprincip skal arbejdsmiljøarbejdet foregå tæt på de ansatte, og konkrete arbejdsmiljøproblemer skal søges løst lokalt. MED-support har ansvar for at understøtte det lokale arbejdsmiljøarbejde. Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdslederens rolle Ved arbejdspladser med flere end 9 ansatte skal vælges mindst en arbejdsmiljørepræsentant, som sammen med arbejdslederen udgør arbejdsmiljøgruppen. Det er arbejdsmiljøgruppens opgave at drive det daglige arbejdsmiljøarbejde i afdelingen. Ved arbejdspladser uden valgt arbejdsmiljørepræsentant, skal samarbejdet om arbejdsmiljø ske ved løbende direkte kontakt og dialog mellem leder og medarbejdere. Det er lederen der har det endelige ansvar for, at arbejdsmiljøopgaven løftes og at arbejdsmiljøet indtænkes i alle beslutninger. MED-udvalgets rolle MED-udvalget har ansvar for at planlægge, lede og koordinere arbejdsmiljøarbejdet lokalt. Det er i MED-udvalget, at det strategiske arbejdsmiljøarbejde er forankret. MED-udvalgene har ansvaret for at sikre arbejdsmiljøsamarbejdet så gode vilkår, at arbejdsmiljørepræsentanter og -ledere kan udfylde deres rolle på kvalificeret vis. Mindst én arbejdsmiljørepræsentant skal indgå i MED-udvalget. Hoved-MEDs rolle Hoved-MED er KFFs øverste udvalg for udøvelse af medindflydelse og medbestemmelse i arbejdsmiljørelaterede spørgsmål. Hoved-MED har ansvar for at planlægge, lede og koordinere forvaltningens overordnede arbejdsmiljøindsats. Hoved-MED har ansvar for at sikre rammerne for den tværgående koordinering og erfaringsudveksling mellem arbejdsmiljørepræsentanter og ledere samt mellem de lokale MED-udvalg. Med input fra de lokale MED-udvalg udvælger og prioriterer Hoved-MED årligt centrale indsatsområder med det formål at udvikle og styrke arbejdsmiljøindsatsen. Det er essentielt for arbejdsmiljøarbejdet, at arbejdsmiljørepræsentanter og -ledere har mulighed for, tid til og prioriterer at deltage i relevante netværk.

Uoverensstemmelser og de centrale parter Legitime interesseforskelle gør, at uoverensstemmelser over tid er uundgåelige. I MED-organisationen fastholder vi dialogen og søger at løse uoverensstemmelser internt i forvaltningen. Hvis der i et udvalg opstår uenighed mellem medarbejder- og ledelsesrepræsentanter, er der forskellige muligheder for at komme videre: Intern eller ekstern faglig rådgiver Et MED-udvalg på ethvert niveau kan vælge at inddrage en relevant fagperson til at nuancere diskussionen. Råd og vejledning hos MED-support Opstår der tvister mellem parterne i et enheds-, lokal-, eller ved personale-møde med MED-status, hentes i første instans rådgivning hos MED-support. MED-support vil bl.a. kunne vejlede om procedurebestemmelserne iflg. Rammeaftalen. Formår i sidste instans Hoved-MED ikke at løse uoverensstemmelsen, henvises til procedurebestemmelserne i rammeaftalen. De centrale parter Opstår der tvister mellem parterne i Hoved-MED, forelægges sagen de centrale parter. For beskrivelse af de centrale parters rolle og kompetencer, henvises til rammeaftalen. For en beskrivelse af de centrale parters rolle samt tvistregler, henvises til rammeaftalens 18-22. Sende sagen videre til et højereliggende udvalg Hvis ikke MED-support kan medvirke til at løse uoverensstemmelsen, sendes sagen opad i MEDorganisationen. 18

19 Ikrafttræden og opsigelse Stadige forandringer skaber behovet for en aftale, som løbende kan tilpasses den aktuelle situation. Grundlæggende organisatoriske ændringer på forvaltningsplan eller utilfredshed med grundelementer af aftalen vil nødvendiggøre en egentlig opsigelse. Ikrafttræden Denne aftale om medindflydelse og medbestemmelse i Kultur- og Fritidsforvaltningen træder i kraft den 1. juli 2010. Denne aftale erstatter aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg. Løbende revidering Revideringer af aftalen skal godkendes af de faglige organisationer. Opsigelse Aftalens parter kan opsige aftalen med 9 måneders varsel. I umiddelbar forlængelse af opsigelsen optages forhandlinger om indgåelse af en ny aftale. Opnås der ikke enighed om en ny aftale inden for opsigelsesvarslet, er denne aftale gældende indtil afklaring foreligger. Kan der ikke opnås enighed om at indgå en ny aftale, udgør de centralt aftalte samarbejdsregler samt Arbejdsmiljølovens almindelige bestemmelser om organisering af arbejdsmiljøarbejdet det gældende grundlag for samarbejde og organisering af arbejdsmiljøet i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Evaluering Hoved-MED evaluerer denne aftale et år efter ikrafttræden og herefter efter behov, dog som minimum hvert andet år. I den første evaluering efter ikrafttræden vurderes bl.a. effekten af den store fleksibilitet i valg af organiseringsform på enheds-niveau samt varetagelse af arbejdsmiljøarbejdet, herunder organisering og repræsentation på Hoved-niveau.

20

21 Bilagsoversigt Bilag 1 Retningslinjer for oprettelse og sammensætning af udvalg og arbejdsmiljøgrupper i MED-organisationen Bilag 2 Hoved-MEDs opgaver Bilag 3 Vilkår for medarbejderrepræsentanter Bilag 4 Organisering af arbejdsmiljøarbejdet Bilag 5 Valg og anmeldelse af medarbejderrepræsentanter samt konstituering af MED-udvalg Bilag 6 Tillidsrepræsentantens virksomhed og repræsentantbeskyttelse

Bilag 1 Retningslinjer for oprettelse og sammensætning af udvalg og arbejdsmiljøgrupper i MED-organisationen Beslutningen om den decentrale organiseringsform træffes på institutionsniveau, således beslutning om oprettelse af Enheds- og evt. Lokal-MED eller Personalemøde med MED-status. Beslutning om størrelse, sammensætning, mødefrekvens m.m. fastlægges ligeså lokalt (jf. dog bilag 5). I aftaleprocessen indgår ledelsen og repræsentanter for samtlige medarbejdergrupper samt arbejdsmiljøuddannede medarbejdere. Findes der ikke i institutionen medarbejdere med arbejdsmiljøuddannelse, kan MED-support konsulteres i processen, alternativt skal MED-support godkende den valgte model. Alle parter skal i forhandlingsprocessen udvise positiv forhandlingsvilje. Kan der ikke opnås enighed, konsulteres først MED-support og i sidste instans tager Hoved-MED stilling til organiseringsform. NIVEAU Niveau 1 Niveau 2 Niveau 3 Hoved- MED Enheds-MED / Personale-MED Lokal-MED / Personale-MED Arbejdsmiljøgrupper 22

23 BESLUTNING PÅ INSTITUTIONSNIVEAU Ingen KRAV Sammensat af max 12 medarbejder- og max 10 ledelsesrepræsentanter. Fra hver side indgår mindst to arbejdsmiljørepræsentanter henholdsvis -ledere. Udvalget mødes mindst 8 gange årligt. Skal vi have et formelt udvalg med valgte repræsentanter eller skal samarbejdet foregå på personalemøder med MED-status? Enheds-MED kan erstattes af Personalemøde med MEDstatus, hvis ledelsen finder det hensigtsmæssigt og et flertal af medarbejderne er enige. I Enheds-MED skal indgå mindst en arbejdsmiljørepræsentant. Har vi underliggende selvstændige afdelinger, som har brug for et eget samarbejdsforum, og hvilken form skal det i givet fald have? Lokal-MED kan erstattes af Personalemøde med MEDstatus, hvis ledelsen finder det hensigtsmæssigt og et flertal af medarbejderne er enige. I Lokal-MED skal indgå mindst en arbejdsmiljørepræsentant. Giver fx medarbejdersammensætning eller geografisk adskillelse af arbejdspladsen anledning til at have flere end én arbejdsmiljørepræsentant? På arbejdspladser med flere end 9 ansatte skal der vælges mindst en arbejdsmiljørepræsentant, som sammen med lederen udgør arbejdsmiljøgruppen.

Bilag 2 Hoved-MEDs obligatoriske opgaver 1. Hoved-MED skal have fastlagte retningslinjer for: Procedureretningslinjer Procedure for drøftelse af budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Procedure for drøftelse af forvaltningens personalepolitik Procedure for drøftelse af kompetenceudvikling af medarbejdere Procedure for drøftelse af større organisationsændringer og effektiviseringer Obligatoriske retningslinjer Håndtering af sygefravær Integrations- og oplæringsstillinger Indhold og opfølgning på trivselsmålinger Sundhedsfremmeforanstaltninger Arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til arbejdsbetinget stress Arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til forekomsten af vold og trusler om vold Arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til forekomsten af mobning og chikane, herunder fra 3. person 2. Andre Hoved-MED-opgaver: I tilknytning til budgetforhandlingen, skal ledelsen redegøre for budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Årlig lønpolitisk redegørelse Årlig drøftelse af brugen af det sociale kapitel Årlig drøftelse af forvaltningens arbejdsmiljøredegørelse og på baggrund heraf prioritering af det kommende års indsatser på arbejdsmiljøområdet Årlig drøftelse af forvaltningens politik for kompetenceudvikling Regelmæssig evaluering af anvendelsen af medarbejderudviklingssamtaler Regelmæssig evaluering af retningslinjer vedr. sundhedsfremmeforanstaltninger Årlig drøftelse af udviklingen i hændelser om vold og trusler Drøftelse af forvaltningens seniorindsats, herunder fra hvilken aldersgruppe tilbudspligt om senioraftaler indtræder Årlig drøftelse af medarbejderrepræsentanternes vilkår og tidsforbrug 24

Bilag 3 25 Vilkår for medarbejderrepræsentanter 1. Varetagelsen af hvervet som medarbejderrepræsentant må ikke indebære indtægtstab. 2. Medarbejderrepræsentanterne skal have den nødvendige og tilstrækkelige tid til varetagelsen af hvervet. 3. Tidsforbruget skal stå i et fornuftigt forhold til arbejdsstedets størrelse og antal repræsenterede og skal udføres så det er til mindst mulig gene for det ordinære arbejde. 4. Hensynet til arbejdspladsens tarv forudsætter, at der på alle niveauer er løbende dialog mellem repræsentanten og dennes nærmeste leder om den tid der anvendes til repræsentantarbejde, samt omfang og formål med repræsentantarbejde, der medfører fravær fra arbejdspladsen. Information og dialog er forudgående. Akut opståede situationer kan dog betyde, at efterfølgende orientering er eneste mulighed. 5. Arbejdssteder med medlemmer af Hoved-MED ansat kompenseres med en relativ andel af en centralt finansieret pulje, som prisfremskrives fra 562.769 kr. i 2010. 6. Der ydes et mellem personaleorganisationerne og kommunen aftalt omfang tjenestefrihed uden løntab ved deltagelse i repræsentantuddannelse, der arrangeres af organisationerne til tillidsrepræsentanter, suppleanter for tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter samt medlemmer af personaleorganisationernes diverse bestyrelser og lign. 7. Specifikt nævnes det, at der ydes tjenestefrihed uden løntab til tillidsrepræsentanten: a. ved deltagelse i personaleorganisationens faglige møder, fx bestyrelsesmøder, hovedbestyrelsesmøder, forretningsudvalgsmøder mv., b. ved deltagelse i tillidsrepræsentantmøder, som personaleorganisationerne med ledelsens tilslutning finder det hensigtsmæssigt at afholde, c. til faglig uddannelse etableret af Københavns Kommune eller dennes institutioner, d. ved deltagelse i virksomhedskonferencer og lign. samt e. i forbindelse med faglig eller social orientering af den gruppe, pågældende er tillidsrepræsentant for. 8. Enhver (fælles)tillidsrepræsentant skal have egen mailadresse og telefonnummer samt adgang til en computer med internetopkobling og til et uforstyrret lokale med telefon. 9. Der er knyttet et funktionstillæg til hvervet som tillidsrepræsentant. 10. Forvaltningens fællestillidsrepræsentanter har adgang til at benytte mødefaciliteterne i HNG. 11. Der er mulighed for helt eller delvist frikøb af fællestillidsrepræsentanter. Evt. frikøb forhandles direkte mellem den faglige organisation og forvaltningen.

Bilag 4 Organisering af arbejdsmiljøarbejdet Arbejdsmiljøorganisationen er en del af MEDstrukturen i Kultur- og Fritidsforvaltningen og omfatter arbejdsmiljøgrupperne samt arbejdsmiljørepræsentanter og ledere i MED-udvalgene. Ansvaret for arbejdsmiljøet ligger hos arbejdsgiveren og udøves af ledelsen. Den enkelte leder har et lokalt arbejdsmiljøansvar. Alle medarbejdere skal medvirke til, at arbejdsforholdene er arbejdsmiljømæssigt fuldt forsvarlige, og det skal de blandt andet gøre ved at deltage i samarbejdet om et godt arbejdsmiljø. Arbejdsmiljøorganisationen består af følgende niveauer: 1) Hoved-MED (varetager hovedarbejdsmiljøudvalgets opgaver) 2) Enheds-MED, Lokal-MED eller personalemøder med MED-status (varetager arbejdsmiljøudvalgets opgaver) 3) De lokale arbejdsmiljøgrupper (varetager de praktiske arbejdsmiljøopgaver i dagligdagen) Dette bilag beskriver, hvilke opgaver der varetages af henholdsvis Hoved-MED og den lokale MEDorganisation. Derudover beskriver bilaget aktiviteter og metoder, der vil blive anvendt med henblik på at styrke og effektivisere arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljøopgaver i Hoved-MED Hoved-MED har til opgave at planlægge, lede, koordinere og evaluere arbejdsmiljøindsatsen, herunder arbejdet for sikkerhed og sundhed i de enkelte lokale MED-udvalg. Specifikt skal Hoved-MED: Sikre rammerne for opsamling og formidling af arbejdsmiljørelateret viden og har ansvar for, at forvaltningens politikker og retningslinjer vedrørende sikkerhed, sundhed og trivsel altid er aktuelle, og at forvaltningens ledere og medarbejderrepræsentanter er orienterede om gældende regler, retningslinjer og udvikling indenfor området. Medvirke til at skabe rammer for netværksdannelse, erfaringsudveksling og dialog på tværs af arbejdspladserne. Rådgive i løsningen af arbejdsmiljømæssige forhold og deltage i virksomhedens planlægning og vurdering af arbejdsmiljøforholdene. Samarbejde med eksterne arbejdsmiljørådgivere og udstikke retningslinjer for arbejdsmiljørådgivningen i Kultur- og Fritidsforvaltningen. Prioritere og igangsætte tværgående uddannelsestiltag for arbejdsmiljøorganisationen med det sigte at sikre, at arbejdsmiljømæssige udfordringer og kompetencer følges ad. Udarbejde og vedligeholde plan over arbejdsmiljøorganisationen, herunder arbejdsmiljørepræsentanternes placering i MED-organisationen. Aktiviteter og metoder: Ved planlægning af dagsordenen for Hoved-MED skal der i hvert tilfælde vurderes, om der er specifikke arbejdsmiljøemner, der skal drøftes på mødet. Udgangspunktet er, at arbejdsmiljøet med forebyggende sigte tænkes ind fra start. Hoved-MED skal derfor drøfte potentielle arbejdsmiljømæssige konsekvenser af alle større beslutninger, eksempelvis ved organisationsændringer, indførelse af ny teknologi og ændret organisering af arbejdet. Én gang årligt drøfter Hoved-MED arbejdsmiljøredegørelsen for Kultur- og Fritidsforvaltningen. Arbejdsmiljøredegørelsen indeholder institutionernes forslag til indsatsområder for det kommende år samt en evaluering af årets arbejdsmiljømæssige tiltag. 26

27 Evalueringen er baseret på data for hele forvaltningen vedr.: Kompetenceplan for arbejdsmiljøorganisationen Trivsel/psykisk arbejdsmiljø/stress (årligt men baseres på forvaltningens trivselsundersøgelse, der laves hvert andet år) Fysisk arbejdsmiljø Stress Sygefravær (årligt) Arbejdsskadestatistik Hændelser af vold og trusler om vold Forbrug af konsulenttimer hos arbejdsmiljørådgiver Eventuelle påbud fra Arbejdstilsynet På baggrund af arbejdsmiljøredegørelsen opstiller Hoved-MED overordnede mål og handlingsplaner for forvaltningen på arbejdsmiljøområdet. MED-support har ansvar for at udarbejde redegørelsen, og drøftelsen kan enten foregå på et eller flere møder eller ved afholdelse af et eller flere årlige temamøder om arbejdsmiljøanliggender. Enheds-MED, Lokal-MED eller personalemøder med MED-status Følgende opgaver varetages af Enheds-MED, Lokal- MED eller på personalemøder med MED-status: Kontrol med at arbejdsforholdene er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende arbejdsmiljølovgivning og forvaltningens retningslinjer. Påvirke den enkelte medarbejder og arbejdspladsen til en adfærd, der fremmer eget og andres arbejdsmiljø. Planlægge, lede og koordinere arbejdspladsens arbejdsmiljøarbejde, herunder opstille rammer for arbejdsmiljøgruppernes arbejde med APV, samt sikre at sygefraværet bliver inddraget. Medvirke til at prioritere indsatsområder. Sikre at medlemmer af udvalgene og arbejdsmiljøgrupperne har mulighed for at tilegne sig den fornødne arbejdsmiljømæssige viden. Sikre at årsag til ulykker, vold og trusler om vold, sundhedsskader og nærved ulykker undersøges, og der gennemføres foranstaltninger, der kan hindre gentagelser. Sørge for at ulykker, vold og trusler om vold, forgiftninger og sundhedsskader indberettes. Deltage i planlægning af ny produktion og ændringer i den eksisterende produktion, når det har betydning for arbejdsmiljøet. Sikre at arbejdsmiljøet tilgodeses ved udvidelser, ombygning eller nybygning. Sikre at arbejdsprocesser, arbejdsstedet, tekniske hjælpemidler samt stoffer og materialer tilpasses den enkelte ansatte. Opstille principper for tilstrækkelig oplæring og instruktion af de ansatte. Deltage i og samarbejde med Arbejdstilsynet ved besøg. At sørge for at der udarbejdes en plan over arbejdsmiljøorganisationens opbygning. Holde Hoved-MED underrettet om de arbejdsmiljømæssige forhold på arbejdspladsen, og om MED-udvalgets/arbejdsmiljøgruppens arbejde. Aktiviteter og metoder: For at styrke og arbejde systematisk med arbejdsmiljøarbejdet, vil MED-udvalgene / personalemøder med MED-status anvende følgende metoder: Ved planlægning af den løbende dagsorden skal det i hvert enkelt tilfælde vurderes, hvorvidt der er specifikke arbejdsmiljøemner, der skal drøftes på mødet. Desuden skal det sikres, at udvalget årligt drøfter nedenstående emner enten på flere møder eller ved afholdelse af et eller flere årlige temamøder om arbejdsmiljøanliggender.

Bilag 4 Organisering af arbejdsmiljøarbejdet Forvaltningens årlige arbejdsmiljøredegørelse. Trivselsundersøgelse: Resultatet af forvaltningens trivselsundersøgelse for enheden forelægges udvalget hvert andet år. Sygefravær: Sygefraværsstatistik for enheden forelægges udvalget årligt. Ulykkesstatistik: Ulykkesstatistik for enheden forelægges udvalget årligt. MED-udvalgene drøfter løbende hver enkelt arbejdsulykke med henblik på forebyggelse. Hændelser med vold og trusler om vold drøftes årligt. MED-udvalgene drøfter løbende hver enkelt hændelse med henblik på forebyggelse. MED-udvalgene prioriterer indsatsområder og udarbejder mål og handleplaner. Uddannelses- og kompetenceudviklingsbehov på arbejdsmiljøområdet vurderes i forlængelse heraf. Behov for inddragelse af ekstern ekspertise vurderes ligeledes. Indsatsområderne beskrives i arbejdspladsvurderingen og udgør grundlaget for den årlige redegørelse til Hoved-MED. MED-udvalgene skal derudover drøfte følgende: ulykkesforebyggelse og -opfølgning, herunder også nærved-ulykker (årligt) sygefravær (årligt) stress (årligt) psykisk arbejdsmiljø/trivsel (årligt) fysisk arbejdsmiljø (årligt) registrering af uddannelse/aktiviteter ny lovgivning samt sikre lovmedholdenhed evaluere brandberedskab organisering af arbejdsmiljøgrupper 28

29 Opgaver der skal varetages af henholdsvis arbejdsmiljøudvalgene og arbejdsmiljøgrupperne: Uafhængigt af hvordan den enkelte enhed har valgt at organisere sig, er der to typer af arbejdsmiljøopgaver der skal varetages: opgaver af overordnet og strategisk karakter og den daglige varetagelse af arbejdsmiljøet. Følgende overordnede arbejdsmiljøopgaver varetages på udvalgsniveau: At planlægge, lede og koordinere arbejdsmiljøarbejdet, herunder arbejdsmiljøgruppernes arbejde. At holde sig orienteret om arbejdsmiljøbestemmelserne og sikre, at de nødvendige oplysninger bliver videregivet til arbejdsmiljøgrupperne. At planlægge, koordinere og udstikke de nærmere rammer for arbejdsmiljøgruppernes arbejde med APV, herunder sikre at sygefraværet bliver inddraget, og at der udarbejdes retningslinjer for opfølgning på APV. At kontrollere arbejdsmiljøarbejdet og sørge for, at der føres stadig kontrol med overholdelse af sikkerhedsforanstaltningerne. At sikre at årsager til ulykker, sundhedsskader og tilløb hertil bliver undersøgt og at der bliver gennemført tiltag, der kan forhindre gentagelse. At sørge for, at der hvert år udarbejdes en samlet statistik over ulykker, forgiftninger og sundhedsskader i virksomheden. At opstille principper for tilstrækkeligt oplæring og instruktion af de ansatte. At deltage i planlægning af ny produktion og ændringer i den eksisterende produktion, når det har betydning for arbejdsmiljøet. At sikre ved planlægning at arbejdsprocesser, arbejdsstedet, tekniske hjælpemidler samt stoffer og materialer tilpasses den enkelte ansatte. At sørge for at der udarbejdes en plan over arbejdsmiljøorganisationens opbygning. Følgende praktiske arbejdsmiljøopgaver varetages af arbejdsmiljøgruppen i dagligdagen: At løse de arbejdsmiljømæssige problemer på det område, som gruppen dækker. At påvirke den enkelte til en adfærd, der fremmer egen og andres arbejdsmiljø og orientere om gældende arbejdsmiljøregler for arbejdet. At samarbejde med MED-udvalget, komme med forslag til forbedringer og deltage i møder i MEDudvalget. At iagttage arbejdsmiljøet løbende for at forhindre, at der opstår problemer. At deltage i planlægning af: - ændring af arbejdets organisering - udvidelse eller ombygning - anskaffelse af maskiner, tekniske hjælpemidler, indførelse af ny teknologi - indkøb af stoffer og materialer At kontrollere at arbejdsforholdene er arbejdsmiljømæssige fuldt forsvarlige og imødegå risici. At planlægge, gennemføre og følge op på APV. At undersøge ulykker, forgiftninger og sundhedsskader og tilløb hertil og anmelde dem. Arbejdsleder og arbejdsmiljørepræsentant skal have gennemført den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse.

Bilag 5 Valg og anmeldelse af medarbejderrepræsentanter samt konstituering af MED-udvalg 30 Valg og anmeldelse af tillidsrepræsentanter 1 Der kan vælges en tillidsrepræsentant, hvis der på en institution er beskæftiget 5 personer i samme medarbejdergruppe. Hvis medarbejdere og ledelse er enige derom, kan der vælges flere end 1 tillidsrepræsentant pr. medarbejdergruppe. I valggrundlaget indgår alle ansatte uanset ansættelsesgrad, herunder også elever og medarbejdere i løntilskudsjob. Hvis ledelse og medarbejdere er enige derom, kan der vælges en tillidsrepræsentant for en medarbejdergruppe på færre end 5 personer. I så tilfælde skal aftalen godkendes af HR. 2. Udgør antallet af medarbejdere i en gruppe færre end 5, kan gruppen udgøre et valgfællesskab med en tilsvarende gruppe på en anden institution eller søge bistand hos en tillidsrepræsentant for en anden medarbejdergruppe på institutionen. 3. 2 eller flere medarbejdergrupper kan indgå valgforbund og tilsammen vælge en tillidsrepræsentant, som repræsenterer minimum 5 medarbejdere. 4. Tillidsrepræsentanten vælges blandt medarbejdere med mindst _ års tilknytning til institutionen. Elever på erhvervsuddannelse er ikke valgbare. Valget anmeldes af vedkommendes personaleorganisation over for forvaltningen, som inden for tre uger efter modtagelse af anmeldelsen er berettiget til at gøre indsigelse mod valget. Valget anmeldes af pågældendes organisation over for forvaltningen. Denne bekræfter anmeldelsen over for organisationen inden 14 dage og underretter den lokale ledelse om valget, idet der under særlige omstændigheder kan optages drøftelse af valget mellem forvaltningen og organisationen. Personaleorganisationerne påser, at reglerne for valg og anmeldelse overholdes. 5. Med det formål at styrke tillidsrepræsentantens muligheder for at udføre sit tillidsrepræsentantarbejde bedst muligt, bør det tilstræbes, at pågældende vælges for mindst to år ad gangen. Valg og anmeldelse af arbejdsmiljørepræsentanter 6. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter sker af og blandt alle ansatte på arbejdspladsen. Valg af arbejdsmiljørepræsentanter sker for to år ad gangen med funktion pr. den 1. november i lige år. Afgår arbejdsmiljørepræsentanten i valgperioden, vælges en ny repræsentant for resten af perioden. I dette tilfælde, er det den nyvalgte arbejdsmiljørepræsentants ansvar at sørge for, at valget bliver anmeldt til forvaltningen. Forvaltningen har fra modtagelsen af anmeldelsen en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod valget. Valg og anmeldelse af medlemmer til MED-udvalg 7. De faglige repræsentanter til MED-udvalg vælges af de forskellige medarbejdergrupper. Som udgangspunkt vælges blandt anmeldte tillidsrepræsentanter. Hvis der inden for et område eksisterer flere arbejdsmiljørepræsentanter, vælger disse iblandt sig sin/sine repræsentanter til MED-udvalget. Valg af medlemmer til MED-udvalget sker for to år ad gangen med funktion pr. den 1. november i lige år. Afgår MED-udvalgsmedlemmet eller ændres grundlaget for medlemmets valg i valgperioden, vælges en ny repræsentant for resten af perioden. I dette tilfælde, er det det nyvalgte medlems ansvar at sørge for, at valget bliver anmeldt til forvaltningen. Forvaltningen har fra modtagelsen af anmeldelsen en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod valget.

31 Valg af fællestillidsrepræsentanter 8. Det kan mellem de lokale afdelinger af personaleorganisationerne aftales, at der for overenskomstgrupperne vælges en fællestillidsrepræsentant til at varetage og forhandle spørgsmål fælles for de medarbejdere, som de pågældende repræsenterer. 9. Den enkelte personaleorganisations lokale afdeling kan beslutte, at der vælges en fællestillidsrepræsentant, der repræsenterer enten en overenskomstgruppe, som har valgt mere end en tillidsrepræsentant, eller flere overenskomstgrupper, der hører til overenskomster med samme lønmodtagerpart. Det skal samtidig besluttes, hvilke spørgsmål der skal varetages af fællestillidsrepræsentanten og således ikke af de enkelte tillidsrepræsentanter. 10. Valget af fællestillidsrepræsentant sker af og blandt de berørte tillidsrepræsentanter. Valg af fællestillidsrepræsentant, der ikke i forvejen er tillidsrepræsentant, kan alene finde sted efter lokal aftale mellem personaleorganisationen og forvaltningen. 11. Personaleorganisationen/erne anmelder valget af fællestillidsrepræsentant til forvaltningen ved en af samtlige berørte tillidsrepræsentanter underskrevet anmeldelse. Anmeldelsen skal ledsages af en beskrivelse af arbejdsdelingen mellem fællestillidsrepræsentanten og de enkelte tillidsrepræsentanter. Det skal af beskrivelsen klart fremgå, hvilke opgaver der henhører under de enkelte tillidsrepræsentanters normale funktioner. Det skal gennem anmeldelsen sikres, at fællestillidsrepræsentanten og tillidsrepræsentanten ikke varetager de samme opgaver. Hvis forvaltningen ikke mener, at arbejdsdelingen er klar nok, skal den inden tre uger meddele dette til personaleorganisationen og der indgås forhandlinger med henblik på at afklare fordelingen. Valg af suppleanter 12. Der kan vælges en suppleant for hver medarbejderrepræsentant. Under medarbejderrepræsentantens fravær indtræder suppleanten i medarbejderrepræsentantens øvrige rettigheder og pligter. Valg af suppleanter sker for to år ad gangen med funktion pr. 1. november i lige år. Afgår suppleanten eller ændres grundlaget for suppleantens valg i valgperioden, vælges en ny repræsentant for resten af perioden. I dette tilfælde, er det den nyvalgte suppleants ansvar at sørge for, at valget bliver anmeldt til forvaltningen. Forvaltningen har fra modtagelsen af anmeldelsen en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod valget. Konstituering af MED-udvalg 13. MED-organisationen konstitueres for to år ad gangen med funktion pr. den 1. november i lige år. 14. Hoved-MED er sammensat som beskrevet i aftaleteksten. 15. Øvrig organisering fastlægges lokalt inden for de i bilag 1 beskrevne retningslinjer. Dog gælder det, at: a. I forhandlingen om organisationsform skal indgå repræsentanter for alle beskæftigede medarbejdergrupper samt mindst en arbejdsmiljørepræsentant, alternativt en arbejdsmiljøsagkyndig fra MED-support. b. I forhandlingen om udvalgsstørrelse skal der tages hensyn til repræsentativitet. c. Der er ikke krav om paritet i et MED-udvalg, dog kan antallet af ledelsesrepræsentanter ikke overstige antallet af medarbejderrepræsentanter. d. Aftale om lokal organisering skal formuleres skriftligt og anmeldes til MED-support. e. Den ansvarlige leder er formand for MEDudvalget/Personalemødet med MED-status. f. Uafhængig af fordelingen af ledelses- henholdsvis medarbejderrepræsentanter, har hver side lige stor vægt i MED-udvalgene. g. Uanset organisationsform skal der som minimum afholdes 4 årlige møder med MEDstatus og der skal foreligge referater af møderne som dokumentation for, at alle relevante emner er blevet behandlet.

Bilag 6 Tillidsrepræsentantens virksomhed og repræsentantbeskyttelse Tillidsrepræsentantens virksomhed 1. Det er tillidsrepræsentantens pligt såvel over for sin organisation som over for forvaltningen at gøre sit bedste for at fremme og vedligeholde rolige og gode arbejdsforhold. Tilsvarende pligt påhviler ledelsens repræsentanter. 2. Tillidsrepræsentanten fungerer som talsmand for de medarbejdere, vedkommende er valgt iblandt, og kan over for ledelsen forelægge forslag, henstillinger og klager fra medarbejdere samt optage forhandlinger om lokale forhold. Tillidsrepræsentantens opgaver er bl.a. at modtage, drøfte og videregive information fra ledelsen og fra personaleorganisationen, koordinere med andre tillidsrepræsentanter, håndtere lokale sager, evt. i samarbejde med fællestillidsrepræsentanten, og være medlem af MED-udvalg. 3. Tillidsrepræsentanten skal holdes bedst muligt orienteret om ansættelser og afskedigelser inden for det område og den gruppe, som vedkommende repræsenterer. Alle relevante oplysninger i forbindelse med ansættelser og afskedigelser skal uopfordret tilgå tillidsrepræsentanten. 4. Tillidsrepræsentanten skal have mulighed for at få alle relevante oplysninger om løn- og ansættelsesvilkår for de personer, som pågældende repræsenterer, herunder en liste over de ansatte. Såfremt oplysningerne ikke automatisk tilgår tillidsrepræsentanten, skal de udleveres på begæring. 5. Hvis arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentantarbejdet varetages af samme person, har tillidsrepræsentanten tillige de beføjelser, som følger af Arbejdsmiljøloven. Afskedigelse 6. Alle medarbejderrepræsentanter og suppleanter er omfattet af repræsentantbeskyttelse. 7. En medarbejderrepræsentants afskedigelse skal begrundes i tvingende årsager. 8. Inden en medarbejderrepræsentant afskediges, skal sagen være forhandlet mellem den ansættende myndighed og den personaleorganisation, som medarbejderrepræsentanten hører under. Forvaltningen kan kræve forhandlingen afholdt inden for en frist af 3 uger efter, at organisationen har modtaget meddelelsen om den påtænkte opsigelse. 9. Hvis personaleorganisationen skønner, at den påtænkte afskedigelse ikke er rimeligt begrundet i medarbejderrepræsentantens eller forvaltningens forhold, kan personaleorganisationen inden en frist på 14 dage efter den ovenfor beskrevne forhandling over for forvaltningen/ Økonomiforvaltningen skriftligt kræve sagen forhandlet mellem parterne i vedkommende overenskomst/aftale. Kopi af begæring om forhandling sendes til vedkommende kommunale forhandlingsorgan. Forhandling kan kræves afholdt senest 3 uger efter modtagelse af forhandlingsbegæringen. Begæring om forhandling har opsættende virkning for den påtænkte afskedigelse. 32

33 10. Afskedigelse af medarbejderrepræsentant kan ske med den pågældendes individuelle aftale- eller overenskomstmæssige opsigelsesvarsel tillagt 3 måneder. Er afskedigelsen begrundet i arbejdsmangel, kan afskedigelse af en medarbejderrepræsentant ske med et varsel, der følger af den overenskomst eller aftale, som vedkommende er omfattet af, dog ikke under 35 dages varsel til udgangen af en måned. 11. I tilfælde hvor medarbejderrepræsentantens adfærd begrunder bortvisning, kan afskedigelse ske uden varsel og uden iagttagelse af ovenstående bestemmelser. I sådanne tilfælde, skal den ansættende myndighed snarest muligt tage skridt til at afholde en forhandling med den personaleorganisation, medarbejderrepræsentanten er anmeldt af. Hvis personaleorganisationen skønner, at bortvisningen ikke er rimeligt begrundet i repræsentantens forhold, skal personaleorganisationen inden en frist på 14 dage efter forhandlingen over for forvaltningen/ Økonomiforvaltningen skriftligt kræve sagen forhandlet mellem parterne i vedkommende overenskomst. For tjenestemænds vedkommende ydes tilsvarende godtgørelse som i overenskomsten for tilsvarende personalegruppe. For grupper som ikke i deres overenskomst har godtgørelsesbestemmelser i tilfælde af usaglig afskedigelse, ydes en godtgørelse fastsat i henhold til sædvanlige kommunale afskedigelsesbestemmelser. Begæring om voldgiftsbehandling forudsætter, at alle forhandlingsmuligheder har været afprøvet. Begæring om voldgift må fremsættes skriftligt senest 3 måneder efter den senest afholdte forhandling. For yderligere bemærkninger, fortolkning, fravigelsesmuligheder og uoverensstemmelser, henvises til Rammeaftalens kapitel 3. 12. Spørgsmålet om afskedigelsens berettigelse samt om eventuel godtgørelse for uberettiget afskedigelse af medarbejderrepræsentant afgøres af en voldgiftsret nedsat i henhold til 19 i Rammeaftalen. Godtgørelsen ydes efter de regler herom, som måtte være indeholdt i den overenskomst, som vedkommende er omfattet af. Voldgiftsrettens afgørelse er endelig.