STANDARDKONTRAKT Videnskabelige konferencer på højt niveau Udgave af 22. juni 1999 1
CEC Research DG-F1: HM\rm\HPConf\ModelContractV1: 09-11-1999 Kontrakt nr. Det Europæiske Fællesskab (i det følgende benævnt "Fællesskabet"), der repræsenteres af Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber (i det følgende benævnt "Kommissionen"), der igen med henblik på undertegnelsen af denne kontrakt repræsenteres af [generaldirektørens navn], generaldirektør for Videnskab, Forskning og Udvikling eller dennes befuldmægtigede repræsentant, som den ene part og - [kontrahentens navn] ([akronym]), der er etableret i [landets navn og den fulde adresse], og som repræsenteres af sin(e) retlige/vedtægtsmæssige/befuldmægtigede repræsentant(er), [navn], [stillingsbetegnelse], [navn], [stillingsbetegnelse], som den anden part HAR INDGÅET FØLGENDE AFTALE om et konferenceprojekt (i det følgende benævnt "projektet") der betegnes "[projektets titel]"og udføres under særprogrammet for forskning og uddannelse "Udvikling af det menneskelige forskningspotentiale og den samfundsøkonomiske videnbase" (i det følgende benævnt "særprogrammet") i henhold til følgende bestemmelser: Udgave af 22. juni 1999 2
Artikel 1 - Formål Kontrahenten 1 udfører det i bilag I beskrevne arbejde (i det følgende benævnt "projektet"), der omfatter [n] arrangementer i form af [Eurokonferencer], [Euro-sommerskoler], [EuroLab-kurser], [Euro-workshopper], [store konferencer], [PhD Eurokonferencer] og [Eurotron-konferencer] på de i denne kontrakt anførte betingelser. Medmindre der foreligger force majeure, gør kontrahenten den nødvendige indsats for at opnå de med projektet tilsigtede resultater. I tilfælde af force majeure underretter kontrahenten straks Kommissionen via en anbefalet skrivelse, hvoraf fremgår alle de virkninger, som denne force majeure har på gennemførelsen af projektet. De kontraherende parter træffer aftale om, hvilke foranstaltninger der skal træffes. Artikel 2 - Løbetid 1. Projektets løbetid fastsættes til [n] måneder at regne fra [den første dag i måneden efter, at den sidste af de kontraherende parter har skrevet under] [datoen indsættes]. 2. Kontrakten træder i kraft så snart, de kontraherende parter har skrevet under. Kontrakten udløber den dag, den sidste del af Fællesskabets finansielle bidrag udbetales. Dog finder - artikel 5, 6 og 8 i kontrakten - artikel 3, stk. 4 og 5, artikel 6, artikel 9-11, artikel 14 og 15 i bilag II også anvendelse efter ovennævnte dato i det omfang, det fremgår af de pågældende artikler. Artikel 3 - Anslåede omkostninger og Fællesskabets maksimale finansielle bidrag 1. De anslåede støtteberettigede omkostninger til projektet beløber sig til i alt [beløbet indsættes] EUR ([beløbet skrives helt ud] euro). 2. Fællesskabet bidrager til projektets støtteberettigede omkostninger i henhold til bilag I i skemaerne over de finansielle oplysninger om det EU-bidrag, der anmodes om, med et beløb på højst [beløbet indsættes] EUR ([beløbet skrives helt ud] euro). 3. Fællesskabets finansielle bidrag til projektet udbetales i henhold til de i artikel 3 i bilag II fastsatte bestemmelser til følgende bankkonto oprettet i kontrahentens navn: [kontrahentens bankoplysninger]. Det første forskud til projektet fastsættes til EUR [beløbet indsættes, 80%/N af Fællesskabets finansielle bidrag, hvor N står for antal arrangementer] ([beløbet skrives helt ud] euro). 1 Ordene med kursiv anvendes i henhold til definitionen i artikel 1 i bilag II Udgave af 22. juni 1999 3
Artikel 4 Projektleverancer, som skal sendes til Kommissionen. 1. Kontrahenten indsender en kopi af de rapporter, udgiftsopgørelser og erklæringer om deltagergebyrer, der kræves i henhold til denne kontrakt, og to kopier af alle publikationer i den i bilag I anførte betydning i overensstemmelse med artikel 4 i bilag II. Rapporterne udfærdiges på [sproget angives]. I bilag I fastsættes i hvor mange eksemplarer og på hvilket sprog de øvrige projektleverancer skal udfærdiges. 2. Hvis arbejdet afsluttes før slutdatoen for projektets løbetid, dækker den endelige rapport og eventuelle dertil hørende udgiftsopgørelser perioden frem til denne dato. De øvrige projektleverancer dækker de i bilag I anførte perioder. Artikel 5 - Lovvalg og værneting 1. Kontrakten er undergivet lovgivningen i Kongeriget Belgien. 2. Kun De Europæiske Fællesskabers Ret i Første Instans og, i tilfælde af at dennes afgørelse appelleres, De Europæiske Fællesskabers Domstol har kompetence til at påkende tvister mellem Fællesskabet og kontrahenten vedrørende gyldigheden, anvendelsen og fortolkningen af kontrakten. Artikel 6 - Særlige betingelser Der gælder ingen særlige betingelser for kontrakten. Artikel 7 - Ændringer Kontrakten og de dertil hørende bilag kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem de kontraherende parters befuldmægtigede repræsentanter. Ingen mundtlig aftale om ændringer er bindende for de kontraherende parter. Enhver anmodning om ændring skal være indgivet til Kommissionen senest to måneder inden slutdatoen for projektets løbetid. Artikel 8 - Afsluttende bestemmelser 1. Følgende bilag udgør en integrerende del af denne kontrakt: - Bilag I - Beskrivelse af arbejdet - Bilag II - Almindelige betingelser 2. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem bilag I og en bestemmelse i kontrakten har sidstnævnte forrang. Udgave af 22. juni 1999 4
Artikel 9 - Underskrift og kontraktsprog Kontrakten underskrives af de kontraherende parter i [antal indsættes (mindst to)] eksemplarer på [sproget angives], og kun udgaven på dette sprog er gyldig. Udfærdiget i Bruxelles, For [kontrahentens navn og akronym], Navn: (fulde navn) Stilling: Underskrift: (organisationens stempel) For Kommissionen: Navn: (fulde navn) Stilling: Underskrift: Dato: Udgave af 22. juni 1999 5
BILAG II - ALMINDELIGE BETINGELSER DEL A: PROJEKTETS GENNEMFØRELSE Artikel 1 - Definitioner Artikel 2 - Projektets forvaltning, herunder koordinatorens og lokale organisatorers rolle Artikel 3 - Fællesskabets finansielle bidrag Artikel 4 - Fremsendelse af projektleverancer Artikel 5 - Underkontrakter Artikel 6 - Erstatningsansvar Artikel 7 - Ophævelse af kontrakten DEL B: BESTEMMELSER OM OPHAVSRET OG EJENDOMSRET, OFFENTLIGGØRELSE OG FORTROLIGHED Artikel 8 - Ejendomsret til viden Artikel 9 - Formidling af viden Artikel 10 - Offentliggørelse Artikel 11 - Fortrolighed DEL C: Artikel 12 - Artikel 13 - Artikel 14 - DEL D: Artikel 15 - Artikel 16 - REFUSION AF OMKOSTNINGER Støtteberettigede omkostninger - Almindelige principper Direkte omkostninger Dokumentation af omkostninger KONTROL Finansiel revision Teknisk kontrol af projektet DEL E: SKEMA - UDGIFTSOPGØRELSE Udgave af 22. juni 1999 6
DEL A: PROJEKTETS GENNEMFØRELSE Artikel 1 - Definitioner 1. Ved "afgørelse" forstås Rådets afgørelse 1999/65/EF af 22. december 1998 om regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i forskning samt regler for formidling af forskningsresultater med henblik på gennemførelse af Det Europæiske Fællesskabs femte rammeprogram (1998-2002) 2. 2. Ved "forordning" forstås Kommissionens forordning EF nr. 996/99 af 11. maj 1999 om vedtagelse af gennemførelsesbestemmelser for Rådets afgørelse 1999/65/EF om regler for virksomheders, forskningscentres og universiteters deltagelse i forskning samt regler for formidling af forskningsresultater med henblik på gennemførelse af Det Europæiske Fællesskabs femte rammeprogram (1998-2002) 3. 3. Ved "kontraherende parter" forstås Fællesskabet og kontrahenten. 4. Ved "kontrahent" forstås en retlig enhed eller en international organisation eller Det Fælles Forskningscenter (FFC), som har indgået kontrakten med Fællesskabet. 5. Ved "underkontrakt" forstås en aftale om levering af tjenesteydelser eller varer indgået mellem kontrahenten og en eller flere underkontrahenter med henblik på dækning af specifikke behov i relation til projektet. 6. Ved "underkontrahent" forstås en retlig enhed eller en international organisation eller FFC, der har indgået en underkontrakt. 7. Typer af videnskabelige konferencer på højt niveau: En "Eurokonference" er et videnskabeligt møde på højt niveau med et bestemt tema inden for den allernyeste forskning og med deltagelse af unge forskere og etablerede videnskabsfolk. I et Eurokonferenceprojekt kan hvert arrangement normalt vare i op til fem dage. Normalt kan der være op til 100 deltagere i hvert arrangement. "Euro-sommerskole" giver unge forskere en avanceret uddannelse. Internationalt anerkendte videnskabsfolk formidler uddannelsen. Skolen tilrettelægges omkring specifikke videnskabelige emner og har en velafgrænset læseplan. En Euro-sommerskole varer normalt op til 2 uger, har normalt op til 80 deltagere og tilrettelægges fortrinsvis i et lukket miljø. Mødestedet leverer den nødvendige infrastruktur og passende omgivelser, som fremmer kontakter og videnskabelige drøftelser mellem alle deltagerne, særlig mellem de unge forskere indbyrdes og mellem de unge forskere og forelæserne. Euro-sommerskoler kan arrangeres på alle tidspunkter af året. "EuroLab-kursus" er et avanceret uddannelseskursus, der tilrettelægges på universiteter, forskningsinstitutter, videnskabelige centre eller industrielle laboratorier, og hvor der lægges vægt på praktiske teknikker og omfattende praktisk laboratoriearbejde eller feltarbejde for deltagerne. Deltagerne (trainees) er forskere, som modtager uddannelse i de videnskabelige teknikker eller specielle forskningsmetoder, der tilbydes. Forelæserne kan komme fra det center, der tilbyder kurset, men kan ligeledes omfatte eksterne forskere og eksperter f.eks. fra industrien. Et "EuroLab-kursus" varer normalt op til 2 uger, og der er normalt op til 30 deltagere inkl. forelæserne. 2 3 EFT nr. L 26 af 1.2.1999, s. 46. EFT nr. L 122 af 12.5.1999, s. 9 Udgave af 22. juni 1999 7
"Euro-workshop" er et mindre møde, der normalt varer op til 2 uger og normalt har op til 30 deltagere, der er aktive inden for meget dynamiske videnskabelige områder; de har til formål at analysere de seneste forskningsresultater samt at drøfte og planlægge den fremtidige udvikling. Størstedelen af de deltagende forskere er forskere, der har offentliggjort de seneste ledende artikler om det pågældende emne. Formidling af resultaterne er af stor betydning for denne konferencetype, så hele det videnskabelige samfund kan drage fordel af denne nyskabende tænkning og de synspunkter, der er kommet til udtryk på mødet. "Stor konference" Der ydes kun støtte til finansiering af unge forskeres deltagelse i arrangementer med over 100 deltagere. For at styrke uddannelsesaspektet spiller disse unge en aktiv rolle i arrangementet ved i det mindste at fremlægge deres videnskabelige resultater. "PhD Eurokonference" har alle de normale Eurokonferencers karakteristika bortset fra, at de tilrettelægges af og udelukkende er åbne for unge forskere, dvs. koordinator, lokale organisatorer, videnskabeligt udvalg, gæstehovedtalere/-forelæsere og alle de øvrige deltagende videnskabsfolk skal være unge forskere. Målet med PhD Eurokonferencerne er bl.a. at give unge forskere mulighed for at erhverve erfaring med arrangering og afholdelse af videnskabelige konferencer samt at drøfte og udvikle radikalt nye idéer uden videnskabelig forudindtagethed i et internationalt miljø. I forbindelse med PhD Eurokonferencer er det i punkt 12 nævnte videnskabelige udvalg ikke nødvendigvis sammensat af internationalt anerkendte videnskabsfolk. "Eurotron-konference" (Elektroniske Eurokonferencer) har alle de normale Eurokonferencers karakteristika bortset fra, at mødestedet er cyberspace, hvor deltagerne bliver hjemme og mødes i et virtuelt miljø via indbyrdes forbundne computere. 8. Ved "konferenceprojekt" forstås alt det i bilag I omhandlede arbejde. Det benævnes "projekt" i hele denne kontrakt. 9. Ved "arrangement" forstås et af de egentlige møder, der er beskrevet under punkt 7. Antallet af arrangementer og de betingelser, på hvilke de gennemføres, er opstillet i bilag I. 10. Ved "koordinator" af et projekt forstås den videnskabsmand, der er ansvarlig for alle de videnskabelige aspekter og fungerer som den hovedansvarlige for tilrettelæggelse af konferencer. Han/hun varetager al korrespondance med Kommissionen i forbindelse med forslaget og normalt også i forbindelse med kontrakten, hvis projektet udvælges. 11. "Lokale organisatorer" repræsenterer koordinatoren ved arrangementer og letter tilrettelæggelsen af rækker af arrangementer på forskellige steder. Det er ikke obligatorisk at udpege lokale organisatorer, og kontrahenten kan selv udføre denne opgave. 12. Ved "videnskabeligt udvalg" forstås et rådgivende organ for kontrahenten og/eller koordinatoren i alle videnskabelige spørgsmål i forbindelse med projektet. Det skal bestå af internationalt anerkendte videnskabsfolk inden for det emne, som drøftes på konferencen. 13. Ved "gæstehovedtalere eller -forelæsere" forstås internationalt anerkendte eksperter inden for de berørte områder, som indbydes til arrangementet for give en hovedtale eller en forelæsning. Den videnskabelige kvalitet og omfanget af sådanne bidrag ligger væsentligt over standardpræsentationer. Udgave af 22. juni 1999 8
14. Ved "unge forskere" forstås forskere, som er under 35 år på tidspunktet for et bestemt arrangement. Som en undtagelse til denne standardregel kan unge forskere, der fungerer som tilrettelæggere af et bestemt arrangement eller som gæstehovedtalere eller forelæsere anvende den pågældende frist for Kommissionens modtagelse af forslag som referencedato. Værnepligt eller obligatorisk civil tjeneste (den faktiske tid, der er medgået til værnepligten eller den civile tjeneste) og pasning af egne børn (højst 2 år for hvert barn, hvor den pågældende rent faktisk har været borte fra arbejdsmarkedet) vil blive trukket fra. 15. Ved "andre deltagende forskere" forstås forskere ud over koordinatoren, den lokale organisator, det videnskabelige udvalg også gæstehovedtalere, forelæsere eller unge forskere. 16. Ved "projektets startdato" forstås den i kontraktens artikel 2, stk. 1, anførte dato. 17. Ved "projektets løbetid" forstås det i kontraktens artikel 2, stk. 1, anførte tidsrum for projektets gennemførelse. 18. Ved "kontraktens opfyldelsesdato" forstås den i kontraktens artikel 2, stk. 2, andet afsnit, anførte dato. 19. Ved "projektleverancer" forstås de rapporter og udgiftsopgørelser, der er omhandlet i kontraktens artikel 4 og artikel 4 i dette bilag, samt alle andre elementer, der er betegnet som sådanne i bilag I. 20. Ved "associeret land" forstås et land, der er part i en international aftale indgået med Fællesskabet, særlig på grundlag af artikel 170 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, i henhold til hvilket det pågældende land yder et finansielt bidrag til gennemførelsen af det femte rammeprogram. 21. Ved "tredjeland" forstås et andet land end en EF-medlemsstat eller et associeret land. 22. Ved "ændring i kontrollen" forstås enhver ændring i kontrollen over kontrahenten i den i forordningens artikel 5, stk. 1, tredje afsnit, anførte betydning. Kontrollen kan bl.a. hidrøre fra: - direkte eller indirekte besiddelse af aktiemajoriteten hos kontrahenten eller af stemmeflertallet af dennes aktionærer eller interessenter, eller - direkte eller indirekte besiddelse, de facto eller de jura, af beslutningsmagten hos kontrahenten. 23. Ved "force majeure" forstås enhver uforudsigelig og uafvendelig begivenhed, der indvirker på en eller flere kontrahenters arbejde med projektet. 24. "Fællesskabets interesser" vedrører navnlig følgende: - målsætningen om at gøre Fællesskabets erhvervsliv mere konkurrencedygtigt på internationalt plan - målsætningen om at prioritere opretholdelse og skabelse af beskæftigelse i Fællesskabet tilstrækkeligt højt - målsætningen om at fremme en bæredygtig udvikling og forbedre livskvaliteten i Fællesskabet - de krav, der gør sig gældende for andre fællesskabspolitikker, som de indirekte FTU-aktioner skal støtte - tilstedeværelsen af aftaler om videnskabeligt og teknisk samarbejde mellem Fællesskabet og tredjelande eller internationale organisationer. Udgave af 22. juni 1999 9
25. Ved "viden" forstås de resultater, herunder informationer, der hidrører fra ethvert projekt, som er omfattet af Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 182/1999/EF af 22. december 1998 om femte rammeprogram for Det Europæiske Fællesskabs indsats inden for forskning, teknologisk udvikling og demonstration (1998-2002) 4 (i det følgende benævnt "femte rammeprogram"), samt ophavsrettigheder eller rettigheder til resultater, der følger af ansøgning om eller udstedelse af patenter, registrering af mønstre, modeller eller plantemateriale, udstedelse af supplerende certifikater eller andre former for tilsvarende beskyttelse. 26. Ved "allerede eksisterende knowhow" forstås de informationer, bortset fra viden, som kontrahenten var i besiddelse af før kontraktens indgåelse, eller som de erhverver sideløbende med kontraktens opfyldelse, og som er nødvendige for projektets gennemførelse, samt ophavsrettigheder eller de til disse informationer knyttede rettigheder, der følger af ansøgning om eller udstedelse af patenter, registrering af mønstre, modeller eller plantemateriale, udstedelse af supplerende certifikater eller andre former for tilsvarende beskyttelse. 27. Ved "nyttiggørelse" forstås direkte eller indirekte anvendelse af viden i forskningsaktiviteter eller med sigte på udnyttelse. 28. Ved "udnyttelse" forstås direkte eller indirekte anvendelse af viden med sigte på frembringelse og markedsføring af et produkt eller en proces eller med sigte på frembringelse og levering af en tjenesteydelse. 29. Ved "formidling" forstås udbredelse af viden med alle egnede midler, bortset fra den offentliggørelse, der følger af de formelle regler om beskyttelse af viden, med sigte på at fremme den videnskabelige og tekniske udvikling. 30. Ved "legitim interesse" forstås enhver interesse, navnlig af forretningsmæssig art, som en kontrahent kan påberåbe sig i de i dette bilag fastsatte tilfælde under forudsætning af, at han kan påvise, at han, hvis denne interesse tilsidesættes, under de givne omstændigheder kan komme til at lide skade af et nærmere præciseret og urimeligt stort omfang i forhold til sigtet med den bestemmelse, i henhold til hvilken han påberåber sig den pågældende interesse. 31. Ved "støtteberettigede omkostninger " forstås de i artikel 13 i dette bilag omhandlede udgifter under hensyntagen til de i artikel 12 omhandlede betingelser. 4 EFT nr. L26 af 1.2.1999, s. 1. Udgave af 22. juni 1999 10
Artikel 2 - Projektets forvaltning, herunder kontrahentens rolle 1. Kontrahenten: a) vedtager passende foranstaltninger til at sikre korrekt udførelse af det arbejde, der påhviler han i henhold til bilag I. Til dette formål udpeger han en koordinator og, hvor det er relevant, lokale organisatorer som anført i artikel 1, stk. 10 og 11 i dette bilag; koordinatoren leder arbejdet og sikrer, at det uddelegerede arbejde udføres korrekt; b) underretter Kommissionen om ethvert forhold, der kan få væsentlig betydning for projektet, herunder enhver udskiftning af den i litra a) omhandlede person, enhver ændring i kontrollen og alle omstændigheder, der berører de i afgørelsens artikel 3-12 omhandlede betingelser for deltagelse; c) opbevarer i givet fald de behørigt underskrevne originale eksemplarer af underkontrakterne; d) fremsender senest tre måneder før afholdelsen af hvert arrangement et udkast til et endeligt program til Kommissionen; programmet skal omfatte navnene på de indbudte gæstehovedtalere eller -forelæsere som defineret i artikel 1, punkt 13. e) sikrer, at højst en tredjedel af det samlede antal deltagere pr. arrangement er statsborgere fra samme land; f) fremsender de i artikel 4 i kontrakten og artikel 4 i dette bilag omhandlede rapporter og eventuelle dertil hørende udgiftsopgørelser til Kommissionen; han fremsender ligeledes alle andre projektleverancer, medmindre andet er bestemt i bilag I; g) deltager i de kontrol-, tilsyns- og evalueringsmøder om projektet, som vedrører ham; h) giver alle detaljerede oplysninger, som Kommissionen måtte anmode om for at sikre en korrekt forvaltning af kontrakten; i) underretter Kommissionen om overførsler på det i tabel F1 og F2 i bilag I opstillede budget, mellem arrangementer og mellem udgiftskategorier på de betingelser, der er opstillet i artikel 12, stk. 5 i dette bilag. 2. Kommissionen kan bistås af uafhængige eksperter ved de i stk. 1, litra g), omhandlede møder. Den træffer passende foranstaltninger til at sikre, at disse eksperter respekterer den fortrolige karakter af de oplysninger, der meddeles dem. Forud for disse møder oplyser Kommissionen om, hvilke eksperter der forventes at deltage. Kommissionen tager alle indvendinger fra kontrahenten, der er begrundet i legitime interesser, til følge. Artikel 3 - Fællesskabets finansielle bidrag 1. Fællesskabets finansielle bidrag udbetales efter følgende retningslinjer: a) Der udbetales et første forskud til koordinatoren senest 60 dage efter den dato, på hvilken den sidste af de kontraherende parter har skrevet under. Dette forskud udgør op til 80% af det Udgave af 22. juni 1999 11
samlede fællesskabsbidrag divideret med antallet af arrangementer (N), dvs. 1/N x 80% af det samlede fællesskabsbidrag b) Hvis der kun er tale om projekter vedrørende et enkelt arrangement sker der ingen yderligere udbetalinger før den endelige udbetaling finder sted. Hvis projektet består af flere arrangementer, foretages der periodiske udbetalinger på op til 80% af det samlede fællesskabsbidrag divideret med antallet af arrangementer, dvs. op til 1/N x 80% senest 60 dage efter den dato, på hvilken Kommissionen har godkendt eller i henhold til artikel 4, stk. 3, i dette bilag anses for at have godkendt arrangementsrapporten og den tilhørende udgiftsopgørelse. Det første forskud og de periodiske udbetalinger kan tilsammen ikke overstige det i artikel 3, stk. 3, i denne kontrakt omhandlede maksimale finansielle bidrag minus en garantitilbageholdelse. Denne udgør 20% af det maksimale finansielle bidrag. c) Den afsluttende udbetaling af Fællesskabets finansielle bidrag foretages senest 60 dage efter den dato, på hvilken Kommissionen har godkendt eller i henhold til artikel 4, stk. 3, i dette bilag anses for at have godkendt den endelige rapport, endelige udgiftsopgørelser og andre projektleverancer, der kræves i henhold til kontrakten. De i første afsnit, litra a), b) og c), omhandlede udbetalinger anses for effektueret på den dato, på hvilken beløbet debiteres Kommissionens bankkonto. Kommissionen kan når som helst suspendere den i første afsnit, litra b) og c), omhandlede frist på 60 dage ved en meddelelse til kontrahenten om, at den finder det nødvendigt at gennemføre yderligere kontrol. Fristen træder i kraft igen, så snart Kommissionen har gennemført den ekstra kontrol. Ved fristens udløb kan kontrahenten senest to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling kræve morarenter til den sats, Den Europæiske Centralbank anvendte til sine vigtigste genfinansieringstransaktioner den første i den måned, hvor betalingsfristen udløb, forhøjet med halvandet procentpoint, jf. dog tredje afsnit. Renterne vedrører perioden fra dagen efter betalingsfristens udløb frem til datoen for betalingens effektuering. 2. Kommissionen kan i tilfælde af mistanke om svig eller alvorlige finansielle uregelmæssigheder fra en kontrahents side suspendere udbetalingerne. Kontrahenten skal stadig opfylde sine forpligtelser i henhold til kontrakten. 3. Alle udbetalinger behandles som forskud, indtil den sidste projektleverance er godkendt, jf. dog artikel 15 i dette bilag. 4. Er det samlede finansielle bidrag, Fællesskabet skal betale, inklusive eventuelle justeringer efter en finansiel revision som omhandlet i artikel 15 i dette bilag, mindre end det samlede beløb for de i stk. 1, første afsnit, omhandlede udbetalinger, tilbagebetaler kontrahenten forskellen i euro inden udløbet af den frist, Kommissionen har fastsat i anmodningen om tilbagebetaling, som fremsendes anbefalet med modtagelsesbevis. Hvis kontrahenten ikke tilbagebetaler de skyldige beløb inden udløbet af den af Kommissionen fastsatte frist, tilskrives morarenter svarende til den sats, Den Europæiske Centralbank anvendte til sine vigtigste genfinansieringstransaktioner den første dag i den måned, hvor den af Kommissionen fastsatte frist udløb, forhøjet med halvandet procentpoint, medmindre der skal betales renter i henhold Udgave af 22. juni 1999 12
til en anden bestemmelse i kontrakten. Renterne vedrører perioden fra dagen efter fristens udløb til datoen for modtagelsen af de beløb, der skal tilbagebetales. Alle bankomkostninger ved enhver tilbagebetaling af skyldige beløb til Fællesskabet betales af kontrahenten. Den indtægtsordre vedrørende de af Kommissionen foretagne udbetalinger, som udfærdiges af denne og fremsendes til kontrahenten, udgør fuldbyrdelsesgrundlaget som omhandlet i artikel 256 i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab. Kommissionen kan beslutte at lade tilbagebetaling af skyldige beløb til Fællesskabet foregå ved modregning i skyldige beløb til kontrahenten, uanset hvad beløbene vedrører. 5. Efter kontraktens opfyldelsesdato eller kontraktens ophævelse kan eller skal Kommissionen, afhængigt af omstændighederne, efter at der i forbindelse med en revision gennemført i henhold til artikel 15 i dette bilag er konstateret svig eller alvorlige finansielle uregelmæssigheder, af kontrahenten kræve tilbagebetaling af hele det fællesskabsbidrag, han har fået udbetalt. Det beløb, der skal tilbagebetales, tilskrives renter til den sats, som Den Europæiske Centralbank anvendte til sine vigtigste genfinansieringstransaktioner den første i måneden efter, at den pågældende kontrahent modtog beløbet, forhøjet med to procentpoint. Renterne vedrører perioden fra modtagelsen af beløbet til datoen for tilbagebetalingen af beløbet Artikel 4 Fremsendelse af projektleverancer 1. For så vidt angår rapporterne: a) Følgende rapporter forelægges Kommissionen til godkendelse: (i) (ii) (iii) arrangementsrapporter indeholdende oplysninger om hvert enkelt afholdt arrangement enhver publikation, der i henhold til bilag I betegnes som en sådan en endelig rapport dækkende hele arbejdet, målsætningerne, resultaterne og konklusionerne, herunder et resumé af alle disse elementer b) Rapporterne udformes i overensstemmelse med de af Kommissionen meddelte forskrifter. De rapporter, der kan offentliggøres, skal være af en sådan kvalitet, at de kan reproduceres direkte. 2. For så vidt angår udgiftsopgørelserne og erklæringerne om deltagergebyrer: a) Følgende dokumenter fremsendes til Kommissionen til godkendelse: i) Udgiftsopgørelser for hvert arrangement fremsendes sammen med hver af de i stk. 1, litra a), punkt (i), omhandlede arrangementsrapporter. ii) Kopier af det skema, der findes i del E-3 i dette bilag, vedlægges hver arrangementsrapport, og originalen skal underskrives af hver enkelt forsker, hvis deltagergebyr konteres Fællesskabet. Udgave af 22. juni 1999 13
iii) Eventuelt en endelig udgiftsopgørelse sammen med den i stk. 1, litra a), punkt (iii), omhandlede endelige rapport. Den eventuelle endelige udgiftsopgørelse skal dække den i stk. 3, andet afsnit, omhandlede periode. b) Udgiftsopgørelserne udtrykkes i euro og i den valuta, kontrahenten anvender i sit regnskab. Omregnings- og vekselkursen for euro ved udarbejdelsen af udgiftsopgørelserne og de dertil hørende udbetalinger er de kurser, der offentliggøres af Kommissionen til gennemførelsen af budgettet, og som er gældende den første hverdag i den måned, der følger efter den af den pågældende udgiftsopgørelse omfattede periode. Der tages ikke hensyn til valutagevinster eller - tab i perioden fra udarbejdelsen af udgiftsopgørelsen til modtagelsen af den dertil svarende udbetaling. c) Rapporterne skal udarbejdes i henhold til de af Kommissionen meddelte forskrifter. 3. Kontrahenten fremsender en arrangementsrapport, dertil hørende udgiftsopgørelser og erklæringer om deltagergebyrer samt alle publikationer, der i bilag I betegnes som sådanne, senest tre måneder efter afholdelsen af hvert enkelt arrangement. Den endelige rapport og eventuelt en dertil hørende endelig udgiftsopgørelse for perioden efter det sidste arrangement (i det følgende benævnt "den sidste periode") indsendes til Kommissionen senest tre måneder efter slutdatoen for projektets løbetid. Medmindre Kommissionen fremsætter bemærkninger inden to måneder efter modtagelsen, anses projektleverancerne for at være godkendt. 4. Kommissionen forbeholder sig ret til at tilbageholde en del af og i undtagelsestilfælde hele det beløb, der skal udbetales af Fællesskabets finansielle bidrag, indtil starten af den periode, der dækkes af den følgende udgiftsopgørelse, såfremt der ikke inden for de i stk. 3 eller i bilag I fastsatte frister er fremsendt henholdsvis en udgiftsopgørelse, en arrangementsrapport eller en anden projektleverance. Kommissionen kan beslutte ikke at foretage den udbetaling, der svarer til de afholdte udgifter i den sidste periode, såfremt der ikke inden for de i stk. 3 fastsatte frister er fremsendt: - udgiftsopgørelser for den sidste periode, hvis dette er relevant - endelig(e) rapport(er) og, hvis det er relevant, alle andre publikationer, der i bilag I betegnes som sådanne, eller andre projektleverancer ved et skriftligt varsel på en måned, hvori Kommissionen meddeler, at den ikke har modtaget det pågældende materiale. 5. I forbindelse med projekter vedrørende et enkelt arrangement, kræves der ingen arrangementsrapport eller en dertil hørende udgiftsopgørelse, hvis kontrahenten fremsender den endelige rapport og den endelige udgiftsopgørelse senest tre måneder efter afholdelsen af arrangementet. Udgave af 22. juni 1999 14
Artikel 5- Underkontrakter 1. Kontrahenten kan indgå underkontrakter, hvis det måtte vise sig nødvendigt i forbindelse med udførelsen af det arbejde, der er blevet ham pålagt. Medmindre bilag I indeholder tilstrækkeligt detaljerede oplysninger, er Kommissionens skriftlige forhåndsgodkendelse påkrævet: (a) (b) såfremt det kumulerede beløb for kontrahentens underkontrakter overstiger 20% af hans anslåede støtteberettigede omkostninger såfremt underkontrahenten er etableret i et tredjeland. Kommissionens godkendelse anses for at foreligge, såfremt den ikke har fremsat bemærkninger inden to måneder efter at have modtaget anmodningen fra kontrahenten. 2. Kontrahenten sørger for i underkontrakterne at indføje underkontrahenternes forpligtelse: - til at fremsende fakturaer vedrørende projektet, der tydeligt angiver den pågældende ydelse eller leverance, - til at lade sig kontrollere i henhold til artikel 15 og 16 i dette bilag. Artikel 6 - Erstatningsansvar 1. De kontraherende parters indbyrdes erstatningsansvar for tab og skader af enhver art, der påføres i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten, er undergivet den i kontraktens artikel 5, stk. 1, anførte lovgivning. 2. Kontrahenten træffer alle nødvendige og rimelige foranstaltninger for at udføre arbejdet. De foranstaltninger, der skal træffes i tilfælde af force majeure, vedtages af de kontraherende parter. De kontraherende parter træffer udtrykkelig aftale om, at ingen fejl i et produkt eller en tjenesteydelse, der anvendes til gennemførelsen af kontrakten, og som berører denne gennemførelse, herunder uregelmæssigheder i det pågældende produkts eller den pågældende tjenesteydelses funktion eller ydeevne som følge af overgangen til år 2000, udgør force majeure. 3 Fællesskabet kan ikke drages til ansvar for handlinger eller forsømmelser begået af kontrahenten i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Fællesskabet hæfter ikke for eventuelle fejl eller mangler ved produkter eller tjenesteydelser, der er frembragt på grundlag af viden, som hidrører fra projektet, herunder uregelmæssigheder i det pågældende produkts eller den pågældende tjenesteydelses funktion eller ydeevne som følge af overgangen til år 2000. 4. Kontrahenten garanterer over for Fællesskabet og forpligter sig til at holde det skadesløst i tilfælde af erstatningskrav, klager eller sagsanlæg fra en tredjepart mod Fællesskabet som følge af skader forvoldt enten af en handling eller forsømmelse begået af kontrahenten under opfyldelsen af kontrakten eller af eventuelle produkter eller tjenesteydelser, der måtte være frembragt på grundlag af viden, som hidrører fra projektet, i det omfang, kontrahenten har bidraget til eller anses for ansvarlig for tabet eller skaden. Udgave af 22. juni 1999 15
Ved ethvert erstatningskrav fra en tredjepart mod Fællesskabet i forbindelse med kontraktens opfyldelse er kontrahenten forpligtet til at bistå Fællesskabet. 5. Ved ethvert erstatningskrav fra en tredjepart mod kontrahenten i forbindelse med kontraktens opfyldelse kan Kommissionen efter en skriftlig anmodning bistå denne, jf. dog stk. 1. De omkostninger, dette måtte medføre for Kommissionen, dækkes af kontrahenten. Artikel 7 - Ophævelse af kontrakten 1. Kommissionen kan ophæve kontrakten, a) hvis der foreligger vægtige tekniske eller økonomiske grunde, der berører projektet væsentligt (herunder hvis det viser sig umuligt at genoptage iværksættelsen af kontrakten, efter at den har været suspenderet på grund af force majeure), b) hvis mulighederne for nyttiggørelse af projektets resultater mindskes betydeligt. Kommissionen giver i en anbefalet skrivelse med modtagelsesbevis et varsel på højst én måned at regne fra modtagelsen af den anbefalede skrivelse. 2. Kommissionen modsætter sig ikke, at kontrakten ophæves af de i stk. 1 anførte grunde efter skriftlig anmodning fra kontrahenten, Kontraktens ophævelse får virkning: - fra datoen for Kommissionens skriftlige samtykke, som fremsendes anbefalet med modtagelsesbevis, - senest en måned efter, at Kommissionen har modtaget meddelelsen fra den pågældende, såfremt Kommissionen ikke har fremsat skriftlige bemærkninger inden udløbet af denne frist. 3. Kommissionen kan umiddelbart ophæve kontrakten med virkning fra datoen for modtagelsen af den anbefalede skrivelse med modtagelsesbevis: a) såfremt kontrahenten ikke fuldt ud har opfyldt sine kontraktlige forpligtelser, og Kommissionen skriftligt har anmodet ham om at råde bod herpå inden en måned, b) såfremt der er sket en ændring i kontrollen over kontrahenten, der i væsentlig grad kan berøre projektet eller Fællesskabets interesser, c) såfremt kontrahenten går konkurs, træder i likvidation, indstiller eller får indstillet sine aktiviteter eller undergives tvangsakkord uden for konkurs eller enhver anden procedure med tilsvarende virkning i henhold til den nationale lovgivning, d) i tilfælde af alvorlige finansielle uregelmæssigheder. 4. Kommissionen ophæver umiddelbart kontrakten med virkning fra datoen for modtagelsen af den anbefalede skrivelse med modtagelsesbevis: Udgave af 22. juni 1999 16
a) såfremt de i afgørelsens artikel 3-12 anførte betingelser for deltagelse i projektet ikke længere er opfyldt, medmindre Kommissionen finder, at projektet er nødvendigt for særprogrammets gennemførelse, b) såfremt kontrahenten har fremsat urigtige erklæringer, for hvilke han kan gøres ansvarlig, eller bevidst har tilbageholdt oplysninger for at opnå det finansielle bidrag fra Fællesskabet eller enhver anden fordel i henhold til kontrakten, 5. Kontrahenten træffer passende foranstaltninger til at annullere eller begrænse de indgåede forpligtelser, så snart han modtager Kommissionens skrivelse med underretning om kontraktens ophævelse. Såfremt kontrakten ophæves i henhold til stk. 1 eller stk. 2, vedrører Fællesskabets finansielle bidrag de støtteberettigede omkostninger ved de projektleverancer, som Kommissionen har godkendt, samt de støtteberettigede omkostninger, der er afholdt senere i god tro inden den i første afsnit anførte dato. Ved kontraktens ophævelse a) i henhold til stk. 2, stk. 3, litra b) eller d), kan Kommissionen kræve hele eller en del af Fællesskabets finansielle bidrag tilbagebetalt, idet der tages hensyn til karakteren og resultaterne af det påbegyndte arbejde og deres værdi for Kommissionen i forbindelse med det pågældende særprogram, b) i henhold til stk. 3, litra c), eller stk. 4, litra a), refunderer Kommissionen kun de støtteberettigede omkostninger, som vedrører projektleverancer, der er godkendt af Kommissionen, og som er afholdt inden datoen for det forhold eller den begivenhed, der ligger til grund for ophævelsen af kontrakten, samt de støtteberettigede omkostninger, der er afholdt senere i god tro inden den i første afsnit anførte dato, c) i henhold til stk. 3, litra a) eller e), eller stk. 4, litra b), kan Kommissionen kræve hele eller en del af Fællesskabets finansielle bidrag tilbagebetalt. Det beløb, der skal tilbagebetales, tilskrives renter til den sats, som Den Europæiske Centralbank anvendte til sine vigtigste genfinansieringstransaktioner den første dag i den måned, hvor kontrahenten modtog beløbet, forhøjet med to procentpoint. Renterne vedrører perioden mellem datoen for modtagelse af beløbet og datoen for dets tilbagebetaling. 6. Uanset kontraktens ophævelse finder følgende bestemmelser fortsat anvendelse efter dette tidspunkt inden for de grænser, der måtte være fastsat i de pågældende artikler: - artikel 5, 6 og 8 i kontrakten - artikel 3, stk. 4 og 5, artikel 6, artikel 9-11, artikel 14 og 15 i dette bilag. Kontrahenten er forpligtet til at fremsende projektleverancer vedrørende det arbejde, der er udført frem til datoen for kontraktens ophævelse. Udgave af 22. juni 1999 17
DEL B: BESTEMMELSER OM OPHAVSRET OG EJENDOMSRET, OFFENTLIGGØRELSE OG FORTROLIGHED Artikel 8 - Ejendomsret til viden Kontrahenten giver på anmodning Kommissionen en uigenkaldelig ret til royalty-frit at oversætte, reproducere, nyttiggøre, offentliggøre og formidle alt skriftligt materiale uanset medium, der udarbejdes i forbindelse med projektet. Artikel 9 - Formidling af viden Kommissionen sikrer at viden, som hidrører fra projektet, og som er egnet til formidling, formidles af kontrahenten via alle egnede kanaler. Kommissionen kan eventuelt selv varetage formidling af en sådan viden. Kontrahenten aftaler med Kommissionen betingelserne for formidling af viden inden for en rimelig tidsfrist i overensstemmelse med behovet for at beskytte ophavsret og ejendomsret, fortrolighed og under hensyntagen til fordelene ved hurtig formidling og kontrahentens legitime interesser. Artikel 10 - Offentliggørelse 1. Kommissionen kan ad alle egnede kanaler og så længe, det måtte være nødvendigt, formidle almindelige oplysninger, navnlig om projektets målsætninger, samlede anslåede omkostninger, varighed og gennemførelsesstadium, om Fællesskabets finansielle bidrag og om den frembragte viden, således som disse oplysninger fremgår af den endelige rapport. Kontrahentens registrerede navn og navnene på de lokale organisatorer, der udfører arbejdet, offentliggøres ligeledes, medmindre de på forhånd har modsat sig dette under henvisning til tungtvejende legitime interesser. Såfremt de i første afsnit omhandlede foranstaltninger forudsætter, at Kommissionen eller dennes befuldmægtigede repræsentanter har adgang til kontrahentens lokaler, kan kontrahenten afvise at give en sådan adgang under henvisning til legitime interesser. 2. Enhver meddelelse eller publikation, uanset formen og det anvendte medium (herunder Internet), om projektets status eller den frembragte viden skal: - forsynes med følgende påtegnelse: "Har modtaget støtte fra Europa-Kommissionen, GD Forskning, Programmet for udvikling af det menneskelige forskningspotentiale, Videnskabelige konferencer på højt niveau" efterfulgt af kontraktnummeret og - såfremt den hidrører fra kontrahenten, indeholde en angivelse af, at den kun forpligter forfatteren og ikke udtrykker Fællesskabets holdning, og at Fællesskabet ikke kan drages til ansvar for brugen af oplysningerne i den pågældende meddelelse eller publikation. Hvis fællesskabsbidraget udgør en tredjedel eller mere af det samlede budget for arrangementet, skal arrangementets titel omfatte et af følgende EURO-mærker: Eurokonference, Euro-sommerskole, EuroLab-kursus, Euro-workshop, PhD Eurokonference eller Eurotron-konference. Et sådant EUROmærke kræves ikke for store konferencer. Derudover skal Europa-Kommissionens bidrag anerkendes i Udgave af 22. juni 1999 18
linjen umiddelbart efter arrangementets titel med følgende bemærkning "Har modtaget støtte fra Europa- Kommissionen, GD Forskning, Programmet for udvikling af det menneskelige forskningspotentiale, Videnskabelige konferencer på højt niveau" efterfulgt af kontraktnummeret. Hvis fællesskabsbidraget udgør under en tredjedel af det samlede budget for arrangementet, er det tilstrækkeligt at anerkende Europa-Kommissionens bidrag med følgende bemærkning "Har modtaget støtte fra Europa-Kommissionen, GD Forskning, Programmet for udvikling af det menneskelige forskningspotentiale, Videnskabelige konferencer på højt niveau" efterfulgt af kontraktnummeret. Såfremt det europæiske logo ønskes anvendt, skal de standarder, navnlig af grafisk art, der er gældende i Kommissionen, respekteres. Artikel 11 - Fortrolighed 1. Kommissionen og kontrahenten skal beskytte den fortrolige karakter af oplysninger, viden, skriftligt materiale og allerede eksisterende knowhow, de måtte have modtaget som fortroligt, eller hvis videregivelse vil kunne skade en af dem, jf. dog artikel 9 og 10 i dette bilag og alle andre forpligtelser, der er fastsat i kontrakten. Dette gælder dog ikke: - såfremt indholdet af ovennævnte oplysninger, viden og skriftlige materiale og allerede eksisterende knowhow bliver offentligt tilgængeligt som følge af arbejde eller aktiviteter, der udføres lovligt uden for kontrakten og ikke er baseret på aktiviteter i henhold til denne, - efter at ovennævnte oplysninger, viden og skriftlige materiale og allerede eksisterende knowhow er meddelt uden krav om fortrolighed, eller hvis den, der er ansvarlig for meddelelsen heraf, senere frafalder kravet om fortrolighed. 2. Såfremt der i henhold til kontrakten er pligt til at meddele alle de oplysninger, al den viden og allerede eksisterende knowhow og alt det skriftlige materiale, som er omhandlet i stk. 1, sikrer Kommissionen og kontrahenten sig på forhånd, at modtageren behandler materialet fortroligt og kun anvender det til det formål, med henblik på hvilket det er videregivet. Udgave af 22. juni 1999 19
DEL C: REFUSION AF OMKOSTNINGER Artikel 12 - Støtteberettigede omkostninger 1. De støtteberettigede omkostninger er de omkostninger, som er defineret i artikel 13 i dette bilag. De opfylder følgende betingelser: - de er nødvendige for projektet - de er afholdt i projektets løbetid - de fastsættes efter det bogføringsprincip, der hviler på den oprindelige anskaffelsespris, og i overensstemmelse med kontrahentens interne regler, såfremt Kommissionen anser disse for rimelige - de er opført i regnskabet senest på kontraktens opfyldelsesdato eller fremgår af afgiftsbilagene og - de omfatter ikke nogen form for profitelement. Medmindre andet er fastsat i første afsnit, - er omkostninger med henblik på udarbejdelse af den endelige rapport støtteberettigede, hvis de afholdes af kontrahenten inden tre måneder efter slutdatoen for projektets løbetid 2. Ikke-støtteberettigede omkostninger er navnlig følgende: - kapitalomkostninger - hensættelser til dækning af eventuelle fremtidige tab eller forpligtelser - skyldige renter - hensættelser til dubiøse fordringer - ressourcer, der stilles gratis til rådighed for kontrahenten - værdien af naturalier - unødvendige eller uovervejede udgifter - omkostninger ved markedsføring, salg og distribution af varer og tjenesteydelser - skatter og indirekte afgifter, herunder moms - repræsentationsudgifter med undtagelse af de udgifter, der af Kommissionen anerkendes som værende absolut nødvendige for en korrekt gennemførelse af projektet. 3. Den samme udgift kan kun konteres under én af de i artikel 13 i dette bilag nævnte kategorier af støtteberettigede omkostninger. 4. Støtteberettigede omkostninger til hvert enkelt arrangement Fællesskabsstøtten skal bidrage til en af følgende udgiftskategorier: A) Op til 100% af udgifterne i forbindelse med deltagelse af unge forskere, der er statsborgere i en medlemsstat eller i et associeret land og erhvervsaktive i en medlemsstat eller et associeret land på tidspunktet for arrangementets afholdelse (rejser, ophold, deltagergebyrer) B) Op til 100% af udgifterne i forbindelse med deltagelse af forskere, der er statsborgere i en medlemsstat eller et associeret land og erhvervsaktive uden for medlemsstaterne og de associerede lande på tidspunktet for arrangementets afholdelse (rejser, ophold, deltagergebyrer) C) Op til 50% af udgifterne i forbindelse med deltagelse af gæstehovedtalere/-forelæsere og videnskabelige organisatorer, herunder det videnskabelige konferenceudvalg, uanset nationalitet (rejser og ophold) Udgave af 22. juni 1999 20