Forandringskommunikation i en kommunesammenlægning Den Kommunale Højskole 26. marts 2006 1 1
Agenda Den nye Silkeborg Kommune Hvordan har vi organiseret kommunikationen? Hvordan kommunikerer vi med borgerne? Hvordan kommunikerer vi med medarbejderne? Hvad er mellemledernes rolle (forandringsagenterne)? Hvilke kommunikationsprojekter har vi i 2006? 2 2
Danmarks 11. største kommune Indbyggere: 85.000 Befolkningstilvækst: 1000/år Arbejdspladser: 40.000 Areal (1½ x Bornholm): 864 km 2 Byrådsmedlemmer: 31 Daginstitutioner: 68 Skoler: 35 Plejehjem: 26 Amtsinstitutioner: 25 Medarbejdere: 7.400 Lønsum ex. amter 2,0 mia. kr. Skattefinans. drift 3,4 mia. kr. Kjellerup Gjern Silkeborg Them 3 3
4 4 Indbyggere Silkeborg Kommune 55.898 Kjellerup Kommune 14.049 Gjern Kommune 8.286 Them Kommune 7.148 Den nye kommune 85.381 1. januar 2006 Silkeborg m.fl. 47.394 Kjellerup 4.385 Them 1.801 Ans 1.501 Bryrup 1.337 Fårvang 1.213 Gjern 1.184 Land 15.453 1. januar 2004
Den nye Silkeborg Kommune Værdibaseret ledelse Lærende organisation Ny organisation lang proces med stor involvering Faglig bæredygtighed og faglige miljøer Fleksibilitet og effektivitet Status Administrativ hovedstruktur på plads Niveau 1 og 2 på plads Organisering af afdelinger og stabe sat i gang 5 5
Politisk udvalgsstruktur 2007 6 6
Administrativ hovedstruktur 2007 Kommunikationsfunktionen er placeret i Fællessekretariatet, dvs. på niveau 3 7 7
Kommunikationssektionen 2006-07 Kommunikationschef Administration og Information Information Web Grafisk design Informationsmedarbejder Daglig koordinator og stedfortræder Webmaster Grafiker Informationsmedarbejder Personaleblad, SK 2007 Koordinator/Webredaktør Silkeborg Kommune 2007 Grafiker, 30 t. Praktikant, HHA Grafiker? Silkeborg Kommune 2007 8 8
Hovedopgaver i Kommunikationssektionen 2006 God kommunikation i Silkeborg Kommune Intern kommunikation Borgerkontakt Presse/Mediekontakt Tværgående opgaver Intranet Hjemmeside og byportal Pressekontakt og -rådgivning Kommunikationsrådgivning Nyheder Nyhedsbrev/Intranet Informationsside i MA Pressenetværk Kommunikationspolitik Personaleblad Anden annoncering Medieovervågning Kommunikationsstrategi Kommunikationskurser Servicemeddelelser i RS Issues Management Pressepolitik Projekter Brochurer og publikationer Kriseberedskab Branding Silkeborg Taler Pressekurser Annoncestrategi Arrangementer Visuel identitet Projekter Projekt Strukturreform Måling Andre projekter 9 9
De politiske pejlemærker Stor grad af politisk harmoni 10 politiske pejlemærker, vores dåbsattest og visionerne i Det dialogbaserede demokrati = de fyrtårnene, vi navigerer efter Den politiske aftale:...højt informationsniveau og Medarbejderindflydelse prioriteres højt... Fælles kommunikationsstrategi 10 10
Interessentanalyse Erhvervslivet Borgerne Samarbejdspartnere Leverandører Interesseorganisationer Faglige organisationer Byrådet Ny Silkeborg Kommune Medarbejdere Politikere nationalt Nationale medier Lokalpressen Medarbejdere fra amtet MED/SUudvalg 11 11
Interessentanalyse Indflydelse Stor HSU Den givne sag Reform Sammenlægning Jobcentre Sundhedscentre Holdning Positiv Bylægeforeningen LO Negativ SFs byrådsgruppe Lille 12 12
Interessentanalyse - medievalg/kommunikationskanaler Events og seminarer Hjemmeside Intranet Annoncer MED/HSU organisationen Faglige organisationer Møder Interessent Nyhedsbrev Ledelsessystemet Medietræning Lokalpressen Spørgeskema og debatfora Blade og foldere 13 13
14 14
Organisering af kommunikationen De interne ressourcer Kommunikationsafdelingen Den tværkommunale kommunikationsgruppe Tæt samarbejde med Borgmester, direktion og afdelingschefer Sammenlægningssekretariat Personaleafdeling Ekstern sparring Intern sparringsgruppe Netværk i Region Midtjylland 15 15
Borgerne (er også medarbejdere!) Medierne Tlf. kontakt til Midtjyllands Avis m.fl. Pmd. til medierne hver 14. dag i snit* Sponsorat af ligahåndbold + et tog Fem helsidesannoncer i MA-særtillæg i 2006 Borgermøder** og deltagelse på messe Nærdemokratiprojektet > 50 møder Husstandsomdelt information (foreløbig 2x) Fælles hjemmeside om sammenlægningen Beslutninger og Overblik Nyheder om aktiviteter, projekter, milepæle Baggrund, organisering, fakta Politisk beslutningskalender Åbne dagsordner, referater og bilag Politisk styregruppe/ Sammenlægningsudvalg Administrativ styregruppe/ ny direktion Samarbejdsudvalget MTHU Den store udfordring i 2006: Budget/serviceharmonisering * (2005:32, 2006:4) ** (2004:11) 16 16
En nyhed hver anden dag... 146 nyheder i 2005 25 nyheder i 2006 (til 23. marts) 17 17
En nyhed hver anden dag... 146 nyheder i 2005 18 nyheder i 2006 18 18
Kommunikation, information og medarbejderinvolvering. Hvorfor? Uvidenhed Viden Usikkerhed Sikkerhed Myter Virkelighed Modstand Forandring 19 19
Vision Mission Mål 20 20
21 21 Medarbejderne 2007-2008-2009... 1. bølge 600 Berøres i høj grad: Arbejdsopgaver, kolleger og arbejdssted. Det administrative område (rådhusene og amtsgårdene), det tekniske område og forsyningsområdet + ledere 2. bølge 1.700 Berøres i nogen grad: Arbejdsopgaver, ikke i særlig grad nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. sundhedsplejen, tandplejen, bibliotekerne og institutionsmedarbejdere fra amterne 3. bølge 1.600 Berøres kun i ringe grad: Arbejdsopgaver, få nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. ældreområdet 4. bølge 3.400 Berøres stort set ikke. Ingen indgriben i arbejdsområder, ingen nye kolleger, samme arbejdssted F.eks. skolerne og daginstitutionerne * Tallene i 2-3-4 bølge er anslået i meget runde tal
Fra dialog og indflydelse til involvering Dialog mellem leder og medarbejdere og mellem kolleger på morgenmøder, ugemøder, afdelingsmøder, personalemøder og alle de uformelle møder i organisationen Tre MED-udvalg og fem HSU er MTHU Det midlertidige, tværgående hovedsamarbejdsudvalg samt flere andre MED-udvalg på enkeltområder Fællesmøder for ledere og tillidsrepræsentanter Medarbejderrepræsentation i alle faglige styregrupper Medarbejderrepræsentation i alle ansættelsesudvalg 22 22
Projektorganisationen 2005 Ca. 280 direkte involverede ledere og medarbejdere i faglige styregrupper og arbejdsgrupper Internetbaseret projektstyringssystem som arbejdsredskab til videndeling: Afrapporteringer Baggrundsmaterialer Arkiv Nyheder 23 23
Højt informationsniveau Din egen chef Fælles, samtidige nyheder på fire intranet og opsamling i nyhedsbrev Fælles hjemmeside (autokommunikation) Fælles personaleblad på vej Medierne (autokommunikation) Projektstyringssystemet Overblik: Beslutninger Overblik: 10 spørgsmål og svar 24 24
En nyhed hver anden dag... 179 nyheder i 2005 66 (!) nyheder i 2006 (til 23. marts) 25 25
Topledelsen Mellemlederne Medarbejderne Retningsviser Forandringsagenter Ambassadører Fornyer Kommunikator Kulturbærer * De vigtigste lederkompetencer hos fremtidens topledere defineret af en række førende ledelseseksperter. Ugebrevet Mandag Morgen nr. 23, 20. juni 2005 26 26
Mellemledernes rolle: Skabe mening og retning Vise vejen, skabe dialog, skabe tryghed, skabe engagement i en usikker tid Skabe mening Kommunikere de fyrtårne, der skal navigeres efter Oversætte beslutninger til: Hvad betyder det for os? Besvare spørgsmål...også når de ikke kan besvares Træffe beslutninger 27 27
Lederne som forandringsagenter Niveau 1- og 2-ledere: Lederforum Ca. 5-600 mellemledere og tillidsrepræsentanter samlet foreløbig tre gange til fælles status og information om det videre arbejde. Indbudt af direktionen/ borgmesteren/ administrativ styregruppe Værktøjer til lederne Kollegial sparring Netværk og erfagrupper Inspirationsseminarer Kurser projektledelse og kommunikation Kogebogen : Organisationsudvikling i dannelsen af den nye Silkeborg Kommune Pjece om at kommunikere forandringer 28 28
Kommunikationsprojekter 2006 Ny kommunikationspolitik og strategi Ny pressepolitik Ny visuel identitet/byvåben Ny hjemmeside Nyt personaleblad Nyt intranet Ny annoncestrategi Borgerkommunikation Kriseberedskab Gode dagsordner Kommunikationskurser Sponsorstrategi Pressekurser 29 29
Åh, hvem der bare skulle lave fusion á la erhvervslivet! Kort proces: Den lammende besked, fokus på det nye, afsked med det gamle og et par gyldne håndtryk. Kommunikationschef Teddy Østerlin Koch Københavns Amt 30 30
Yderligere information: Byportal: www.silkeborg.dk Kommunen: www.silkeborgkommune.dk Kommunesammenlægning: www.nysilkeborgkommune.dk Download denne præsentation: www.hansmogensen.dk 31 31