KOMMUNIKATIONSPOLITIK

Transkript

1 KOMMUNIKATIONSPOLITIK Østergade 23 DK-5400 Bogense Tel.: Fax:

2 KOMMUNIKATIONSPOLITIK et fælles grundlag for god kommunikation Kommunikationspolitikken skal sikre, at borgere og interessenter får en god og rettidig information om kommunens serviceydelser og tilbud. Det sker bl.a. gennem de informationsfoldere, breve, s og annoncer, som kommunen sender ud. Borgere og interessenter skal også opleve, at der er mulighed for en åben dialog med kommunens medarbejdere. Det sker f.eks. gennem borgermøder men også i sagsbehandlingen, og når der leveres serviceydelser. Sidst men ikke mindst skal kommunikationspolitikken sikre, at kommunens medarbejdere er velinformerede om kommunens mål og beslutninger. Med kommunikationspolitikken er der skabt et fælles grundlag for god kommunikation i og fra Nordfyns Kommune. Den skal bringes til live i hele organisationen og indgå som et naturligt element i enhver medarbejders daglige arbejde. Kommunikationspolitikken er vedtaget af Kommunalbestyrelsen den Bent Dyssemark Borgmester VISION Kommunikation er en naturlig del af alle medarbejderes arbejde og indgår i alle beslutninger. Al kommunikation skal leve op til kommunens værdier om ordentlighed, åbenhed, troværdighed og synlighed. FORMÅL Formålet med kommunikationspolitikken er at skabe et fælles grundlag for god kommunikation i og fra Nordfyns Kommune. Gennem god kommunikation skal Nordfyns Kommune: Sikre at borgere og interessenter får en god og rettidig information om kommunens serviceydelser og tilbud. Skabe åbenhed, dialog og borgerinddragelse, så alle borgere i Nordfyns Kommune bliver involveret og engageret i kommunens aktiviteter. Sikre at kommunens medarbejdere er velinformerede om kommunens mål og beslutninger. 2 3

3 Understøtte videndeling og samarbejde, så medarbejderne kan løse deres arbejdsopgaver og involvere sig i tværgående projekter. Sikre at Nordfyns Kommune kan profilere sig og være synlig. PRINCIPPER I Nordfyns Kommune er der tre principper for god kommunikation, som alle medarbejdere skal efterleve. 1. Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe og udvikle god kommunikation. 2. Kommunikation indgår i alle beslutninger og aktiviteter. 3. Kommunikation er målrettet og let at forstå. PRINCIP 1 Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe og udvikle god kommunikation. Kommunikation er vigtig. Alle medarbejdere har et ansvar for at skabe god kommunikation, internt som eksternt. Intern kommunikation I den interne kommunikation vægtes den mundtlige dialog højt. Det gælder både i det daglige arbejde, og når der træffes væsentlige beslutninger i organisationen. Ledelsen har dog et særligt ansvar for, at medarbejderne er velinformerede omkring kommunens mål og beslutninger. Omvendt har medarbejderne selv et ansvar for at søge og videregive informationer, der er relevante for deres arbejde. Medarbejderne tager også et aktivt ansvar for at synliggøre egne projekter og arbejdsresultater. Når det gælder intern kommunikation, har ledelsessystemet og MED-organisationen en central plads. Samarbejdet og dialogen mellem ledelse og medarbejdere er forankret i MEDaftalen, hvor der lægges vægt på gensidig informationspligt på alle niveauer. 4 5

4 Ekstern kommunikation I den eksterne kommunikation lægges der vægt på, at det skal være let for borgere og interessenter at få adgang til de informationer, de har brug for. Samtidig skal de have god og rettidig information om kommunens serviceydelser og tilbud. Kommunikationen skal også understøtte den demokratiske debat og beslutningsproces. Derfor skaber Nordfyns Kommune aktive fora, f.eks. borgermøder og workshops, hvor borgere og interessenter har mulighed for at komme til orde og engagere sig. Samarbejde med pressen Nordfyns Kommune vil gerne profilere sig og være synlig. Derfor er Nordfyns Kommune proaktiv over for pressen ved på eget initiativ at kontakte den, når kommunen har nyheder af interesse for offentligheden. Ledere og medarbejdere er opmærksomme på sager og historier, der understøtter en positiv omtale af kommunen. Ligesom ledere og medarbejdere skal gøre sig klart, hvordan de vil forholde sig til den debat, en sag kan give. Sager og projekter vurderes altid pressemæssigt. PRINCIP 2 Kommunikation indgår i alle beslutninger og aktiviteter. Enhver beslutning og ethvert projekt medfører behov for kommunikation. Hvem skal informeres? Hvad er budskaberne? Hvornår skal der informeres? Hvordan skal der informeres? Ledelse og medarbejdere skal tænke kommunikation ind fra starten som en integreret del af alle beslutninger, projekter, aktiviteter mv. Kommunikationsindsatsen skal planlægges og inddrage både det interne og eksterne niveau. 6 7

5 PRINCIP 3 Kommunikation er målrettet og let at forstå. Den information kommunen afsender, skal være målrettet og forståelig. Det er altid afsenderens ansvar, at modtageren forstår budskaberne. Det betyder i praksis, at kommunens ansatte skriver i et sprog, der er forståeligt for modtageren. Nordfyns Kommune anvender de metoder og medier, der bedst muligt giver borgere og interessenter adgang til informationer om kommunens beslutninger, tilbud og ydelser. Nordfyns Kommune ønsker at være åben og troværdig. Alle, der henvender sig, skal behandles med respekt og tillid i en ligeværdig og åben dialog. Når kommunens borgere og interessenter er i kontakt med kommunen, har de krav på god service og professionel betjening. OPFØLGNING OG ANSVAR Alle medarbejdere har et ansvar for kommunikationen i Nordfyns Kommune. Kommunens værdier om ordentlighed, åbenhed, troværdighed og synlighed har her en vigtig plads. Kommunens værdier bringes i spil, gennem det vi siger, det vi gør og måden vi opfører os på. Direktionen har et særligt ansvar for at skabe rammerne for en velfungerende og sammenhængende kommunikation i hele kommunen. Lederne i Nordfyns Kommune har et særligt ansvar for at gå foran og sikre, at al kommunikation inden for deres område eller afdeling efterlever principperne i kommunikationspolitikken. Dette gælder også de decentrale enheder. Ledelses- og HR-sekretariatet har sammen med Kommunikationsog Udviklingsafdelingen et ansvar for at koordinere indsatsen på tværs af organisationen. Kommunikations- og Udviklingsafdelingen i Nordfyns Kommune har ansvar for at tilbyde værktøjer, rådgivning og træning til kommunens medarbejdere, så forudsætningerne for god kommunikation er til stede. 8 9

6 DESIGN Der skal være sammenhæng i den kommunikation, der udgår fra Nordfyns Kommune. Derfor følger kommunikationen fra Nordfyns Kommune en fælles designlinje. Designlinjen indeholder grafiske virkemidler, illustrationer, farver og logo. EFFEKTMÅLING HUSK God kommunikation skal hjælpe Nordfyns Kommune med at nå kommunens overordnede mål. Derfor måler Kommunikationsog Udviklingsafdelingen regelmæssigt, om kommunikationsindsatsen har den tilsigtede effekt. 1. Ledelse og medarbejdere har et fælles ansvar for at skabe og udvikle god kommunikation. 2. Kommunikation indgår i alle beslutninger og aktiviteter. 3. Kommunikation er målrettet og let at forstå