Lerpøtvej 55 GENERALFORSAMLING Tirsdag den 17. september 2013 kl. 20.00 Referat: Antal fremmødte: Der var 45 stemmeberettigede deltagere. Jørgen Nielbæk bød velkommen til de fremmødte medlemmer samt Pressen. 1. Valg af dirigent Flemming Nissen blev enstemmigt valgt. Dirigenten konstaterede indledningsvis generalforsamlingens lovlige indvarsling på Varde IF s hjemmeside og gav herefter ordet til Jørgen Nielbæk for aflæggelse af bestyrelsens beretning. 2. Bestyrelsens beretning forelægges til godkendelse Den nuværende bestyrelse startede den 25. oktober 2012, og konstituerede sig således: Formand Jørgen Nielbæk (kommunikation) Næstformand John Meldgaard Nielsen (sportslig ansvarlig) Kasserer Niels Jørgen Nielsen (sponsorer) Menigt medlem Alf Kristensen (events og hjemmeside) Menigt medlem Claus Johansen (Hummel-aftalen) Hermed følger beretningen om aktiviteterne indtil i dag: Prioritering af kommunikation: Oprydning på hjemmesiden Referater fra bestyrelsesmøder lægges på hjemmesiden Nyhedsbreve minimum 1 gang pr. kvartal Alle bestyrelsesmedlemmer står til rådighed for især sportsudvalgene Prioritering af samarbejder: Mindst to årlige møder med sportsudvalg o Møde om strategi o Møde om budget og differentieret kontingent To årlige møder med Varde IF Elite o Fokus på samarbejde om sponsorer o Fokus på Vardespillere i Eliten og dermed talentudvikling o Hummel-aftalen o Fælles faciliteter
Lerpøtvej 55 Tilpasning af organisation: Sportsudvalg Børn uændret, dog er Morten Lundkvist stoppet Sportsudvalg Ungdom Formand John M. Nielsen o U12-U14 Drenge og piger konst. Karl Brynningsen o U15-U18 Piger Karl Brynningsen o U15-U18 Drenge Carsten Hansen Sportsudvalg Senior formand er fravalgt o Kvinder Kurt Jeppesen o Herrer Kurt Nicolaisen (afløses af Finn Thøgersen) Arrangementsudvalget og sponsorudvalget er nedlagt Den hvide pil om spillet: I samarbejde mellem bestyrelsen, Curt Karstensen, Allan Søndergaard, Karl Brynningsen og Kaj Stoltenberg er Den Hvide Pil revideret hvordan ønsker vi at omgås, herunder den gode tone. Se den på hjemmesiden http://www.vardeif.dk/files/pub/8553.pdf Økonomi: Udgiftsstop den 27. februar på grund af manglende indtægter på 215.000 kroner Fremover 2013/2014 budgetlægning for o Sportsudvalg Børn o Sportsudvalg Ungdom U12-U14 Drenge og piger o Sportsudvalg Ungdom U15-U18 Piger o Sportsudvalg Ungdom U15-U19 Drenge o Sportsudvalg Senior Kvinder o Sportsudvalg Senior Herrer Principperne er gennemsigtighed og styrbarhed Det betyder indgriben overfor dem, der ikke holder budgettet og mulighed for overførsel op til 50.000 kroner Sponsorer mm: Varde IF er afhængig af at der kommer indtægter De store sponsorer er Sydbank, Big Ben og Hummel Varde Kommune støtter bredden og Elitepigefodbolden EN STOR TAK TIL ALLE DER STØTTER VARDE IF små som store. (sponsorerne kan ses på hjemmesiden http://www.vardeif.dk) Vi har udarbejdet med nyt sponsorkoncept og muligheden for passivt medlemskab se på hjemmesiden http://www.vardeif.dk Derudover har Sportsudvalg Senior Kvinder udarbejdet et flot sponsormateriale, som Kurt Jeppesen gerne fortæller om. Sidst men ikke mindst, så står Karl Brynningsen og Poul Burgaard i spidsen for Varde IF s Støtteforening Arrangementer medtages under differentieret kontingent og har også givet gode indtægter.
Lerpøtvej 55 Kunstgræsbane og fodboldaktier Der er solgt 174 fodboldaktier til 91 personer. De 10 aktier vedrører Mejls-Orten-Tinghøj, mens de 164 er købt af personer, der ønsker at give spilletid til Varde IF. Der er i salget af fodboldaktier indregnet 14.600 kroner fra trænere i Varde IF, der har doneret hele eller dele af deres omkostningsgodtgørelse til kunstgræsbanerne
Lerpøtvej 55 Værdi og styringsgrundlag i Varde IF: Lørdag den 23. februar mødtes bestyrelsen med repræsentanter for sportsudvalgene om foreningens strategi Der kom visioner på bordet og handlinger til virkeliggørelse Der er arbejdet videre i foråret og resultatet præsenteres her BESTYRELSENS OG SPORTSUDVALGENES FORSLAG TIL MISSION, VÆRDIER, VISION OG VISIONSKORT: Forslag til mission: Varde IF skaber med fodboldspillet glæde for livet og netværk bredt set. Klubben er samlingspunktet for hele Varde Kommune og giver gode rammer for alle fodboldinteresserede. Forslag til værdier: Alle i og omkring Varde IF samarbejder om de fælles mål gennem åbenhed, dialog og gensidig respekt Vi har lyst til udvikling, løfter i flok og bidrager aktivt til fællesskabet Værdiord: FODBOLD FOR ALLE - FAIRPLAY ENGAGEMENT FRIVILLIGHED Forslag til vision: Vi er på højeste niveau i alle årgange med afsæt i bredden og med respekt for individet. Det er attraktivt for alle, på og udenfor banen, at være en del af Varde IF Visionskort 2016 Strategiske temaer Sportsudvalg Børn Sportsudvalg Ungdom Sportsudvalg Seniorer Effekt for spillere og forældre VISIONEN Vi er på højeste niveau i alle årgange med afsæt i bredden og med respekt for individet. Det er attraktivt for alle, på og udenfor banen, at være en del af Varde IF Varde IF s Børneafd. er kendt for at være den bedste Børnefodboldklub Varde IF er Jyllands største (og bedst fungerende) børnefodboldklub U12-U14 piger/drenge: Tiltrække og fastholde spillere på alle niveauer. De bedste hold spiller i mesterrækken U15-U18 piger: Tiltrække og fastholde medlemmer på alle niveauer. De bedste hold spiller i DM (DBU Licens) og mesterrækken U15 U19 drenge: Tiltrække og fastholde medlemmer på alle niveauer. De bedste hold spiller som minimum i mesterrækken. På tværs af sportsudvalg Samarbejde med skoler og Campus Kvinder: Tiltrække og fastholde på alle niveauer. Det bedste kvindehold spiller i 1. Division. Herrer: Tiltrække og fastholde på alle niveauer. Det bedste herrehold spiller i Jyllandsserien. Velfungerende samarbejder Fastholdelse af spillere i livslang fodbold Rammer og miljø Et godt klubliv Gode fysiske rammer Velfungerende udvalg hvor man deltager af lyst Trænere, holdledere og Vi håndterer spillernes Kvalificerede og motiverede frivillige behov trænere og ledere Økonomi Råderum til udvikling Gennemsigtighed i økonomi Frivillighed er en gave mellem mennesker, som klubben og medlemmerne værdsætter
Lerpøtvej 55 Status på ubesatte poster: Bestyrelsen tre poster, hvor bestyrelsen har forslag til to poster Sportsudvalg Børn Formand og næstformand Sportsudvalg Ungdom o John Meldgaard Nielsen lader gerne formandsposten gå videre (det kan overvejes at nedlægge posten) o Næstformandsposten for U12-U14 drenge og piger er ledig (varetages indtil videre af Karl Brynningsen) Kampfordelerposten fra 1/1 2014 Herefter rettede Jørgen Nielbæk en stor tak til en række personer, som har gjort en forskel: Fra Bestyrelsen o Niels Jørgen Nielsen o Alf Kristensen o Claus Johansen Fra Sportsudvalgene mm. o Morten Lundkvist og Lars Granly (evt. Ole Riis) Sportsudvalg Børn o Lars Holm Sportsudvalg Ungdom U12-U14 o Kurt Nicolaisen Sportsudvalg Senior Herrer o Kampfordeler John Nissen (stopper 31/12 2013) Danske Bank lancerede initiativet 100 frivillige, hvor landets fodboldklubber kan indstille én eller flere frivillige i en landsdækkende konkurrence. Bestyrelsen besluttede at indstille John Nissen, der desværre ikke kom i betragtning. Endelig rettede Jørgen Nielbæk en særlig tak til følgende personer: Ejgil Kristensen, der har stået Fodboldskole (dette års Vardenser) Jens Thygesen, der har været formand for VIF forældreforening Niels Jørgen Nielsen der gennem mange år har stået for foreningens økonomi Ny Æresmedlem i Varde IF: Efter vedtægterne kan bestyrelsen udpege æresmedlemmer. Æresmedlemmer har stemmeret og er kontingentfrie. På nuværende tidspunkt er der 3 æresmedlemmer i Varde IF, Arne Jacobsen, Flemming Nissen og Evald Jørgensen Bestyrelsen har besluttet at udpege Niels Jørgen Nielsen til æresmedlem for 25 års fantastisk indsats for gode fodboldoplevelser På den korte bane: Landskamp samt indvielse af Kunstgræsbanen Landskampen Udover U-17 landskampen mellem Danmark og Kasakhstan torsdag den 26. september kl. 16.30 afvikles der yderligere 2 landskampe på Sydbank Stadion. Lørdag den 28. september mødes Kasakhstan og Schweiz og tirsdag den 1. oktober mødes Danmark og Schweiz.
Lerpøtvej 55 Indvielse af Kunstgræsbanen Den officielle indvielse foretages umiddelbart efter U-17 landskampen kl. 18.25. Kl. 18.45 spilles der en opvisningskamp mellem spillere fra forskellige klubber i Varde Kommune og EfB s veteraner. Der var ingen bemærkninger til bestyrelsens beretning, som efterfølgende blev godkendt enstemmigt. 3. Regnskab: a. Forelæggelse af regnskab 01.07.2012 30.06.2013 til godkendelse Niels Jørgen Nielsen fremlagde regnskabet, som udviste et underskud på kr. 107.286 mod et budgetteret overskud på kr. 75.200. Egenkapitalen er hermed reduceret til kr. 50.050. Årsagen til det skuffende resultat er primært manglende indtægter fra Julefrokosten kr. 150.000 mindre end budgetteret samt ikke budgetterede udgifter til A-træner licens. Der var enkelte bemærkninger til Regnskabet. Jacob Ravn påpegede at især seniorafdelingen udviste et stort underskud. Lise Terp spurgte ind til Sydbank aftalen, hvor beløbet er anført under Hovedforeningen. Niels Jørgen Nielsen bekræftede, at Børneafdelingen er inkluderet i aftalen. Herefter blev Regnskabet enstemmigt godkendt. b. Fremlæggelse af budget for 01.07.2013 30.06.2014 Indledningsvis præsenterede Jørgen Nielbæk en række slides angående indførelse af differentieret kontingent. Inspiration fra andre klubber: I særlig grad Haderslev Fodboldklub, der har haft det i 12 år Men også andre klubber. Udfordringerne: Frivillige til Muic4free gik til bokseklubben Skt. Hans skulle bruge 3 der kom 2 Cykelsponsorløb manglede i lang tid hjælpere Kandis manglede i lang tid oprydere Mm. Hvad er differentieret kontingent? Differentieret kontingent er indbetaling af et depositum, som man får tilbage hvis man hjælper ved indtægtsskabende aktiviteter, er i bestyrelsen, er i sportsudvalg, er træner eller er holdleder
Lerpøtvej 55 Hvis man ikke hjælper med ovenstående, så kan man spille fodbold med god samvittighed man har betalt Bestyrelsen håber at tilbagebetale alle deposita Retningslinjer: Alle aktive medlemmer af Varde Idrætsforening betaler differentieret kontingent, fordelt på følgende måde. Aktive medlemmer af Børneudvalget 300 kr. pr. sæson Aktive medlemmer af Ungdomsudvalget 400 kr. pr. sæson Aktive medlemmer af Seniorudvalget 500 kr. pr. sæson Der indbetales kun en gang differentieret kontingent for hvert medlem pr. år. Det betyder, at deltagere i indendørsturneringer ikke betaler ekstra differentieret kontingent, hvis de har indbetalt det ordinære kontingent. Undtagelser Aktive medlemmer af Varde IF under Små Fødder, er undtaget differentieret kontingent. Aktive fodboldspillere i Varde IF, hvis kontingent betales af Varde Kommune eller under DIF-ordningen, er undtaget differentieret kontingent. Indtjeningsmuligheder Udvalgs- og bestyrelsesarbejde af fast karakter indtjener det samlede differentieret kontingent for dem selv og deres børn. Faste trænere og holdledere indtjener det samlede differentieret kontingent for dem selv og deres børn (dog max. 1 træner og 1 holdleder pr. hold) En frivillig arbejdstime ved et indtægtsgivende arrangement eller aktivitet, omregnes til 100 differentieret kontingentkroner, uanset om det er det aktive medlem, dennes forældre eller bedsteforældre der udfører dette. Eksempel: En spiller i Seniorudvalget betaler 500 kroner i differentieret kontingent. Hvis spilleren hjælper ved den årlige julefrokost i mindst 5 timer udbetales det differentierede kontingent/det indbetalte depositum fuldt ud. Sponsorkontrakter tegnet via en aktiv fodboldspiller i Varde IF omregnes 10 til 1. Eksempel: En spiller skaffer en sponsorkontrakt, til en værdi på 1.000 kr., såfremt Varde IF tilbyder en sådan, omregnes til 100 differentieret kontingentkroner. Registrering af frivilligt arbejde Bestyrelsen udpeger en eller flere personer til hvert arrangement eller aktivitet, som er ansvarlig for registrering af udført frivilligt arbejde. Bestyrelsen udpeger en eller flere personer i udvalgene, Børn Ungdom Senior, som er ansvarlig for registrering af udført frivilligt arbejde i udvalgenes indtægtsskabende aktiviteter, samt en liste over udvalgsmedlemmer, trænere og holdledere og disses aktivt spillende børn.
Lerpøtvej 55 Tilbagebetaling af indbetalt differentieret kontingent Varde IF tilbagebetaler differentieret kontingent/det indbetalte depositum ultimo juni måned, svarende til udført frivilligt arbejde. Dog maksimalt, svarende til det indbetalte differentieret kontingent. Oversigt over indtægtsskabende aktiviteter, der berettiger til tilbagebetaling af differentieret kontingent Frivillige timer der går til forberedelse, afvikling og oprydning ved nedenstående indtægtsskabende aktiviteter berettiger til tilbagebetaling af differentieret kontingent/det indbetalte depositum, svarende til 100 kroner pr. ydet time. Kandis koncert i september (Antal hjælpere 125 og timer i alt??) Cykelsponsorløb i september (Antal hjælpere?? og timer i alt??) Julefrokost i starten af december (Antal hjælpere?? og timer i alt??) Nytårsbal i januar (Antal hjælpere?? og timer i alt??) Oprydning efter Open Air (Antal hjælpere?? og timer i alt?? Derudover godkendte arrangementer i sportsudvalgene Fremlæggelsen afstedkom en del bemærkninger: Kritik af, at der kun er penge til én træner og én holdleder pr. hold. Bestyrelsen påpegede, at man havde valgt enkelte og robuste retningslinjer frem for millimeterdemokrati. Lise Terp mente, at dommerudøvelse, trænergerning i forbindelse med micro fodboldskolen samt Pigeraketten burde tælle med. Jørgen Nielbæk lovede at tage en drøftelse i bestyrelsen, desangående. Bestyrelsen har på et efterfølgende møde besluttet, at dommerudøvelse samt frivilligt arbejde i forbindelse Pigeraketten og micro fodboldskolen berettiger til tilbagebetaling af differentieret kontingent. Ét enkelt 7-mandshold er flyttet til MOT som følge af differentieret kontingent. Bestyrelsen påpegede at der er tale om et forsøgsår, hvorefter ordningen vil blive evalueret. Herefter fremlagde Niels Jørgen Nielsen budgettet for 2013/14, som der ikke blev stillet yderligere spørgsmål til. 4. Behandling af indkomne forslag Der var ingen forslag indkommet til behandling. 5. Valg af bestyrelse og suppleanter: a. 3 bestyrelsesmedlemmer: På valg til bestyrelsen: Niels Jørgen Nielsen (modtager ikke genvalg) På valg til bestyrelsen: Claus Johansen (modtager ikke genvalg) På valg til bestyrelsen: Alf Johansen (modtager ikke genvalg) Valgt til bestyrelsen: Anders Bærentzen og Finn Thøgersen. Ingen yderligere forslag til kandidater. Generalforsamlingen accepterede at bestyrelsen fortsætter med 1 vacant.
Lerpøtvej 55 b. 2 suppleanter til bestyrelsen På valg som suppleant til bestyrelsen: Michael Burgdorf (modtager ikke genvalg) På valg som suppleant til bestyrelsen: Torben Vind (modtager ikke genvalg) Valgt som suppleant til bestyrelsen: Kurt Carstensen Bestyrelsen finder selv en ekstra suppleant. c. 1 revisor På valg som revisor: Mads Aabling (modtager genvalg) Genvalgt som revisor: Mads Aabling På valg som revisorsuppleant: Hans Chr. Hansen (modtager genvalg) Genvalgt som revisorsuppleant: Hans Chr. Hansen. 6. Eventuelt Finn Thøgersen efterlyste nye tiltag indtægtsmæssig. Kurt Carstensen og Karl Brynningsen roste bestyrelsen og formand Jørgen Nielbæk i særdeleshed for mange nye initiativer Niels Jørgen Nielsen oplyste, at medlemstallet lå meget stabilt på omkring 700. Afslutningsvis takkede formanden for fremmødet samt dirigenten for en kompetent ledelse af generalforsamlingen. Referent: