Regnskab 2010
INDHOLDSFORTEGNELSE 1 KOMMUNALE OPLYSNINGER 5 1.1 BYRÅDETS MEDLEMMER I PERIODEN 2010-2013 5 1.2 HOLBÆK ANDET 7 2 BORGMESTERENS FORORD 8 3 LEDELSES OG REVISOR PÅTEGNING 9 3.1. LEDELSES PÅTEGNING 9 3.2. REVISOR PÅTEGNING 10 4 ANVENDT REGNSKABSPRAKSIS 12 4.1. GENERELT 12 4.1.1. GOD BOGFØRINGSSKIK 12 4.1.2. ÆNDREDE FORHOLD 12 4.1.3. ÆNDRINGER I ANVENDT REGNSKABSPRAKSIS 13 4.2. DRIFTSREGNSKAB 14 4.2.1. PRÆSENTATION I UDGIFTSREGNSKABET 14 4.2.2. INDREGNING AF INDTÆGTER, UDGIFTER OG OMKOSTNINGER 14 4.2.3. EKSTRAORDINÆRE POSTER 14 4.2.4. BEMÆRKNINGER TIL REGNSKABET 14 4.3. BALANCEN 15 4.3.1. PRÆSENTATION AF BALANCEN 15 4.3.2. MATERIELLE ANLÆGSAKTIVER 15 4.3.3. GRUNDE OG BYGNINGER 15 4.3.4. ØVRIGE MATERIELLE ANLÆGSAKTIVER 16 4.3.5. MATERIELLE ANLÆGSAKTIVERS FORVENTEDE LEVETID 16 4.3.6. FINANSIELT LEASEDE ANLÆGSAKTIVER 16 4.3.7. MATERIELLE ANLÆGSAKTIVER UNDER OPFØRELSE 17 4.3.8. IMMATERIELLE ANLÆGSAKTIVER 17 4.3.9. FINANSIELLE ANLÆGSAKTIVER - TILGODEHAVENDER 17 4.3.10. FINANSIELLE ANLÆGSAKTIVER - AKTIER OG ANDELSBEVISER 17 4.3.11. OMSÆTNINGSAKTIVER - VAREBEHOLDNINGER 17 4.3.12. OMSÆTNINGSAKTIVER - GRUNDE OG BYGNINGER 18 4.3.13. OMSÆTNINGSAKTIVER TILGODEHAVENDER 18 4.3.14. LIKVIDE AKTIVER SAMT OMSÆTNINGSAKTIVER VÆRDIPAPIRER 18 4.3.15. EGENKAPITAL 18 4.3.16. FINANSIELLE GÆLDSFORPLIGTIGELSER 18 4.3.17. HENSATTE FORPLIGTIGELSER 19 4.3.18. EVENTUALFORPLIGTELSER, KAUTIONS- OG GARANTIFORPLIGTELSER 19 4.3.19. OP- / NEDSKRIVNINGER 19 4.4. NOTER TIL DRIFTSREGNSKAB OG BALANCE 19 5 BEMÆRKNINGER TIL RESULTATET OG OPGØRELSESMETODER 20 6 UDGIFTSREGNSKABET MED TILHØRENDE BEMÆRKNINGER 21 1
6.1. TOTALOVERSIGT 21 6.2. INDLEDENDE BEMÆRKNINGER 23 6.3. GENERELLE BEMÆRKNINGER TIL DET FORELØBIGE REGNSKAB 2010 23 6.4. INDTÆGTER 24 6.5. DRIFTSUDGIFTER 25 6.5.1. ØKONOMIUDVALGET 25 6.5.2. UDVALGET FOR BØRN 25 6.5.3. UDVALGET FOR VOKSNE 26 6.5.4. UDVALGET FOR KLIMA OG MILJØ 26 6.5.5. UDVALGET FOR ERHVERV OG BESKÆFTIGELSE 27 6.5.6. UDVALGET FOR KULTUR OG FRITID 27 6.6. AFSLUTTENDE BEMÆRKNINGER TIL DRIFTEN 28 6.7. RENTER 28 6.8. ANLÆG 29 6.9. FORSYNINGSVIRKSOMHEDER 31 6.10. FINANSIERING 31 6.11. LIKVIDE AKTIVER 32 6.12. SAMMENFATNING 33 6.12.1. FINANSIEL SITUATION 33 6.12.2. BALANCEN 33 6.12.3. AFSLUTNING 34 7 BALANCEN 2010 (FINANSIEL STATUS) 35 8 HOVEDOVERSIGT, TVÆRGÅENDE ARTSOVERSIGT OG STATUSBALANCE 39 8.1. HOVEDOVERSIGT 39 8.2. TVÆRGÅENDE ARTSOVERSIGT 40 8.3. STATUSBALANCE 41 9 PERSONALEOVERSIGT 43 10 SAMLET OVERSIGT OVER ANLÆGSARBEJDER 44 10.1. IGANGVÆRENDE ANLÆGSARBEJDER FORDELT PÅ UDVALG 44 10.2. AFSLUTTEDE ANLÆGSARBEJDER FORDELT PÅ UDVALG 44 11 NØGLETAL 45 11.1. LIKVIDITET 2007-2010 45 11.2. SKAT 46 11.3. LANGFRISTET GÆLD 47 11.4. BEFOLKNINGSUDVIKLING 47 12 REGNSKABSOVERSIGTER 48 KONTO 00 BYUDVIKLING 48 KONTO 01 - FORSYNINGEN 58 KONTO 02 TRANSPORT OG INFRASTRUKTUR 61 KONTO 03 SKOLER MV. 64 KONTO 04 - SUNDHED 78 KONTO 05 - SOCIALOMRÅDET 81 2
KONTO 06 - ADMINISTRATION 110 KONTO 08 - BALANCEFORSKYDNINGER 118 13 BEMÆRKNINGER TIL DRIFT, REFUSION SAMT KONTO 07 OG 08 121 13.1. BEMÆRKNINGER TIL DRIFT 121 13.1.1. POLITIK - SERVICEUDGIFTER 121 13.1.2. ADMINISTRATION - SERVICEUDGIFTER 122 13.1.3. BØRN, UNGE OG FAMILIER MED SÆRLIGE BEHOV - SERVICEUDGIFTER 127 13.1.4. BØRN, UNGE OG FAMILIER MED SÆRLIGE BEHOV - OVERFØRSLER 129 13.1.5. ALMENE DAGTILBUD - SERVICEUDGIFTER 129 13.1.6. SKOLER - SERVICEUDGIFTER 131 13.1.7. VOKSENSPECIALOMRÅDET - SERVICEUDGIFTER 133 13.1.8. VOKSENSPECIALOMRÅDET - OVERFØRSLER 135 13.1.9. ÆLDREOMRÅDET - SERVICEUDGIFTER 136 13.1.10. SUNDHED - SERVICEUDGIFTER 140 13.1.11. KOMMUNALE VEJE OG TRAFIK - SERVICEUDGIFTER 143 13.1.12. EJENDOMME - SERVICEUDGIFTER 145 13.1.13. MILJØ OG PLANER - SERVICEUDGIFTER 146 13.1.14. ERHVERV - SERVICEUDGIFTER 148 13.1.15. UDDANNELSE OG BESKÆFTIGELSE - SERVICEUDGIFTER 149 13.1.16. UDDANNELSE OG BESKÆFTIGELSE - OVERFØRSLER 150 13.1.17. KULTUR OG FRITID - SERVICEUDGIFTER 153 13.2. SKATTER 156 13.3. GENERELLE TILSKUD 157 13.4. MOMSUDLIGNING 158 13.5. RENTER 159 13.6. LÅNEOPTAGELSE, AFDRAG PÅ LÅN OG BALANCEFORSKYDNINGER 160 14 ANLÆGSARBEJDER KOMPLET 164 14.1. IGANGVÆRENDE ANLÆGSARBEJDER 164 14.2. AFSLUTTENDE ANLÆGSARBEJDER 175 14.3. ANLÆGSREGNSKABER 177 15 FYSISKE AKTIVER 194 16 KAUTIONS-, GARANTI- OG EVENTUALFORPLIGTELSER 231 16.1. EVENTUALFORPLIGTIGELSER M.V. 232 17 OVERSIGT OVER OVERFØRSLER MELLEM 2010 TIL 2011 233 18 OMKOSTNINGSKALKULATION 234 18.1. OMKOST.KALKULATION VEDR. PERSONLIG OG PRAKTISK BISTAND PRIVATE LEVERANDØRER 235 19 REGNSKABER FOR SELVEJENDE INSTITUTIONER 236 19.1. RØDE KORS BØRNEHAVEN 236 19.2. BØRNEHAVEN FJORDBAKKEN 245 3
19.3. HOLBÆK FRITIDSCENTER 254 4
1 Kommunale oplysninger 1.1 Byrådets medlemmer i perioden 2010-2013 Søren Kjærsgaard (V) Borgmester Louise du Plessis de Richelieu (F) 1. viceborgmester Sine Agerholm (A) 2. viceborgmester Steen Klink (A) Carsten Fink (A) Jens Güthler Kristiansen (A) Kangatharan Kandasamy (A) Ole Brockdorff (A) Jørgen Topsøe Jensen (A) Jørgen Jensen (A) Amalie Pedersen (A) Finn Martensen (A) Erik Just Pedersen (A) Jan Sohn (A) Emrah Tuncer (B) Kenny Jensby (C) 5
Bjarne B. Jensen (C) Agnete Dreier (F) Jørn F. Christensen (F) Jens Munch- Stensgaard (F) John Harpøth (O) Inge Riis Langseth (O) Carsten Andersen (V) Rasmus Brandstrup Larsen (V) Christian Ahlefeldt-Laurvig (V) Bjarne Kongsted (V) Pernille Kruse Andersen (V) Peter Sørensen (V) Søren Christensen (V) Søren Harboe Rasmussen (V) Marie-Louise Jensen (V) Barsel til 30/6 2011 Claus Nexø Jensen (V) Suppleant for Marie-Louise Jensen 6
1.2 Holbæk Andet Kommune Holbæk Kommune Kanalstræde 2 4300 Holbæk Telefon: 72 36 36 36 Telefax: 72 36 00 18 Hjemmeside: E-mail: Hjemsted: www.holbaek.dk post@holb.dk Holbæk Regnskabsår: 1. januar 31. december 2010 Direktionen Hans Søie Kommunaldirektør Erik Kjærgaard Andersen Direktør for stabe samt borger- og organisationsservice Kenn Thomsen Direktør for voksne, ældre og sundhed Lisbeth Moltzen Direktør for børn, unge og familier Anders Asmind Direktør for kultur og fritid samt teknik, miljø og klima Revision BDO Kommunernes Revision Ringstedvej 18, st.th. 4000 Roskilde 7
2 Borgmesterens forord Årsregnskab 2010 er det nye byråds første regnskab, og det altoverskyggende mål har været at genoprette Holbæk Kommunes økonomi. 2010 blev dermed et år, hvor Holbæk Byråd for alvor trak i nødbremsen. Med udgangspunkt i byrådets vision om, at der er noget vil skal er der blevet taget hårde, men nødvendige, beslutninger. Og regnskabet for 2010 viser, at den hårde opbremsning har virket, og at fundamentet for en stabil økonomi er givet. Blandt andet er det lykkedes at øge kommunens gennemsnitlige kassebeholdning, som ved årsskiftet 2009/2010 var på blot 47 millioner kroner. Den 31. december 2010 lå den på 231 millioner kroner. En af de store udfordringer har været at håndtere overskridelser på driften med 103 millioner kroner på serviceområdet og 22 millioner kroner på overførsler (i alt 125 millioner kroner). Det var derfor nødvendigt at genåbne budgettet i efteråret for at tage toppen af overskridelserne i 2010 men også for at justere budgettet for 2011. Til trods for at vi har måttet bremse hårdt op, har byrådet i 2010 sat gang i anlægsarbejder for 150 millioner kroner; herunder blandt andet om- og tilbygning af Bjergmarksskolen og etablering af Vækstfabrikken. Vi har ikke nået målet på 244 millioner kroner, men en del af de anlægsudgifter er udskudt til 2011. Derudover er der solgt grunde og ejendomme for 55 millioner kroner. Nyt for kommunens regnskab er, at Holbæk Forsyning er ikke længere en del af Holbæk Kommune, idet forsyningen 1. januar 2010 blev et selvstændigt selskab. Holbæk Kommunes økonomi kræver dog fortsat tæt styring, og i 2011 vil Holbæk Byråd arbejde ufortrødent videre for at sikre kommunen en sund økonomi. Med venlig hilsen Søren Kjærsgaard Borgmester 8
3 Ledelses og revisor påtegning 3.1. Ledelses påtegning Økonomiudvalget har den 4. maj 2011 aflagt årsregnskabet for 2010 for Holbæk Kommune til Byrådet. Årsregnskabet er aflagt i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets Budgetog regnskabssystem. Vi anser den valgte regnskabspraksis for hensigtsmæssig således, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1.1 31.12 2010. I henhold til styrelsesloven 45 overgiver Byrådet hermed regnskabet til revision. Holbæk Kommune, den 4. maj 2011 9
3.2. Revisor påtegning Den uafhængige revisors påtegning til Byrådet i Holbæk Kommune Vi har revideret årsregnskabet for Holbæk Kommune for perioden 1. januar 31. december 2010 omfattende, anvendt regnskabspraksis, regnskabsopgørelse, balance og noter. Årsregnskabet udarbejdes efter Indenrigs- og Sundhedsministeriets regnskabsbestemmelser. Årsregnskabet udviser et overskud på 41,8 mio. kr., samlede aktiver på 3.305,2 mio. kr. samt en egenkapital på 1.535,8 mio. kr. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Ledelsen har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets regnskabsbestemmelser. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabs-praksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Herudover er det ledelsens ansvar, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i Holbæk Kommunes revisionsregulativ. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i årsregnskabet. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der givet et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet. Revisionen omfatter desuden en vurdering af, om de dispositioner, der er omfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. 10
Konklusion Det er vores opfattelse, at årsregnskabet givet et retvisende billede af Holbæk Kommunes aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2010 samt af resultatet af Holbæk Kommunes aktiviteter for regnskabsperioden 1. januar 31. december 2010 i overensstemmelse med Indenrigs- og Sundhedsministeriets regnskabsbestemmelser. Det er ligeledes vores opfattelse, at de dispositioner, der er opfattet af regnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Erklæring om udført forvaltningsrevision I forbindelse med den finansielle revision af Holbæk Kommunes årsregnskab for 2010 har vi foretaget en vurdering af, hvorvidt der for udvalgte områder er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af Holbæk Kommune. Ledelsens ansvar Holbæk Kommunes ledelse har ansvaret for, at der etableres retningslinjer og procedurer, der sikrer, at der tages skyldige økonomiske hensyn ved kommunens forvaltning. Revisors ansvar og den udførte forvaltningsrevision I overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og bestemmelserne i Holbæk Kommunes revisionsregulativ har vi for udvalgte forvaltningsområder undersøgt, om Holbæk Kommune har etableret forretningsgange, der sikrer en økonomisk hensigtsmæssig forvaltning. Vores arbejde er udført med henblik på at opnå begrænset sikkerhed for, at forvaltningen på de udvalgte områder er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Konklusion Ved den udførte forvaltningsrevision er vi ikke blevet bekendt med forhold, der giver os anledning til at konkludere, at forvaltningen i 2010 på de områder, vi har undersøgt, ikke er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Roskilde, den 10. august 2011 BDO Kommunernes Revision Godkendt revisionsaktieselskab Nicolai Porslund Registreret revisor 11
4 Anvendt Regnskabspraksis 4.1. Generelt Holbæk Kommunes regnskab aflægges i henhold til gældende lovgivning og efter de retningslinjer, der er fastlagt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner. Regnskabet aflægges som et totalregnskab, der omfatter alle drifts-, anlægs- og kapitalposter. I regnskabet indgår tillige udgifter, indtægter, aktiver og gæld vedrørende de selvejende institutioner, som kommunen har driftsoverenskomst med. Kommunens regnskabspraksis er detaljeret fastlagt i bilag 7.10.1 til kasse- og regnskabsregulativet, men skal her skitseres overordnet: 4.1.1. God bogføringsskik Kommunens bogføring skal foretages i overensstemmelse med god bogføringsskik. Den gode bogføringsskik kan beskrives som den praksis, der til enhver tid anses for god skik og brug blandt kyndige og ansvarsbevidste fagfolk inden for bogføringsområdet. Det er en forudsætning for god bogføringsskik, at reglerne i Budget- og Regnskabssystem for Kommuner samt øvrige relevante forskrifter er fulgt. Regnskabsmaterialet omfatter de faktiske registreringer, herunder transaktionsspor, beskrivelser af bogføringen, aftaler om elektronisk datoudveksling, beskrivelser af systemer til at opbevare og fremfinde opbevaret regnskabsmateriale, øvrigt materiale og relevante oplysninger der er nødvendige for at kunne følge kontrolsporet således, at hver enkelt regnskabspost kan opløses i de tal, som de er sammensat af. 4.1.2. Ændrede forhold Den 1. januar 2010 blev hele forsyningsområdet omlagt i selskabsform. Således blev udskillelsen gennemført ved stiftelse af følgende aktieselskaber: Holbæk Holding A/S, Holbæk Service A/S, Holbæk Vand A/S, Holbæk Spildevand A/S, Holbæk Affald A/S, Jyderup Varme A/S, St. Merløse Varme A/S. Ved stiftelse af selskaberne blev forsyningsområdernes aktiver indskudt i selskaberne og som betaling herfor modtog kommunen vederlag i form af aktier. I forhold til tidligere år vil afsnittet omkring forsyningsvirksomhedernes driftsresultater således ikke fremgå af udgiftsregnskabet for 2010. Der er foretaget tilpasning af kommunens balance (kortfristet gæld) primo 2010 samt af sammenligningstal og nøgletal. 12
4.1.3. Ændringer i anvendt regnskabspraksis Fra 2010 er kommunens regnskabsaflæggelse korrigeret i henhold til Indenrigs- og Sundhedsministeriets ændrede krav til, hvordan det kommunale regnskab skal uarbejdes. Regnskabet indeholder således ikke en anlægsoversigt, en omkostningsbaseret resultatopgørelse, omregningstabel eller pengestrømsopgørelse. Ændringen har ingen indvirkning på kommunens udgiftsbaserede regnskabsresultat, men blot at enkelte nøgletal vedrørende det omkostningsbaserede resultat er udgået. Den udvidede balance, der er blevet etableret med den omkostningsbaserede regnskabsreform fastholdes. Målingen af aktiver og passiver reguleres i 2010 direkte på hovedkonto 9. De nye krav har i øvrigt konsekvenser på følgende områder: Feriepengeforpligtigelser Beregnet feriepengeforpligtigelse for ansatte medarbejdere i Holbæk kommune er ikke indregnet ved regnskabsaflæggelsen for 2010. Forpligtigelsen har tidligere været opgjort på individniveau og indarbejdet i regnskabet for 2009. Ved regnskabsaflæggelsen for 2010 er der foretaget tilpasning af kommunens balance (kortfristet gæld) primo 2010 samt af sammenligningstal og nøgletal. Forholdet har ikke nogen indvirkning på kommunens udgiftsregnskab for 2010. Bunkning af aktiver Den ændrede regnskabspraksis for 2010 er ensbetydende med, at registrering af aktiver under aktiveringsgrænsen håndteres således: Der foretages i 2010 og fremadrettet ikke bunkning af aktiver under aktiveringsgrænsen på kr. 100.000 Aktiverne har tidligere været aktiveret som bunkning ud fra, om det var indkøbt til samme formål og når der er tale om en start-/nybygning eller om en væsentlig modernisering eller udvidelse. Tidligere bunkede aktiver er fortsat indregnet og udgår i takt med afskrivning. Da der er tale om en fremadrettet ændring, er der ikke foretaget korrektion af sammenlignings- og nøgletal. Forholdet har ikke nogen indvirkning på kommunens udgiftsregnskab for 2010. Under henvisning til de forskellige udmeldinger der er kommet fra Indenrigs- og Sundhedsministeriet vedr. interne forsikringspuljer, har Holbæk Kommune ikke ændret praksis på området for 2010. Med udgangspunkt i ministeriets skrivelse af 7/2 2011 foretages registreringerne for 2011 i overensstemmelse hermed. 13
4.2. Driftsregnskab 4.2.1. Præsentation i udgiftsregnskabet Præsentation af kommunens årsregnskab tager udgangspunkt i det udgiftsbaserede regnskab. Årsregnskabets primære funktion er at kunne sammenholde regnskabet med budgettet, der er opgjort efter udgiftsbaserede principper. Årsregnskabet indeholder en afrapportering af kommunens resultat og præsentation af kommunens væsentlige faglige resultater og aktivitetsniveau. Næsten alle udgifter er ekskl. Moms idet momsudgifterne refunderes via momsudligningsordningen eller indgår i en momsregistreret virksomhed. Resultatopgørelsen er opbygget ud fra de af byrådet vedtagne politikområder m.v. 4.2.2. Indregning af indtægter, udgifter og omkostninger Indtægter indregnes så vidt muligt i det regnskabsår de vedrører jfr. transaktions-princippet. Driftsudgifter i regnskabsopgørelsen indregnes i det regnskabsår, de vedrører, jfr. transaktionsprincippet, forudsat at de er kendt af kommunen inden udløbet af supplementsperioden, der slutter 25. januar i det nye regnskabsår. Anlægsudgifter indregnes i regnskabsopgørelsen i de regnskabsår, hvori anlægsudgiften afholdes. 4.2.3. Ekstraordinære poster Her beskrives eventuelle driftsmæssige dispositioner, som er ekstraordinære for det pågældende regnskabsår. Der sondres mellem indtægter og omkostninger afledt af kommunens primære og ekstraordinære aktivitet. Sidstnævnte vedrører aktiviteter, der ikke forventes at være tilbagevendende og som ikke har sammenhæng til den ordinære aktivitet f.eks. ekstraordinære tab afledt af naturkatastrofer, ekstraordinær afhændelse af aktiver, ekspropriationer eller lignende. 4.2.4. Bemærkninger til regnskabet Styrelseslovens fastsætter, at årsregnskabet i fornødent omfang skal være ledsaget af bemærkninger, navnlig vedrørende væsentlige afvigelser mellem bevillings- og regnskabsbeløb. Der udarbejdes bemærkninger til driftsindtægter og udgifter i forhold til det oprindelige budget på bevillingsniveau. Der skal også udarbejdes bemærkninger til regnskabet i tilfælde, hvor der nok er overensstemmelse mellem regnskabs- og bevillingsbeløb, men hvor de aktiviteter eller formål, som var forudsat ved bevillingsafgivelsen ikke er realiseret. 14
4.3. Balancen 4.3.1. Præsentation af balancen Formålet med balancen er at vise kommunens aktiver og passiver opgjort henholdsvis ultimo regnskabsåret og året før, idet der ved passiver forstås summen af egenkapital og forpligtigelser. Balancen er uarbejdet ud fra de formkrav der er fastsat af Indenrigs- os Sundheds-ministeriet. 4.3.2. Materielle anlægsaktiver Aktiver indregnes som hovedregel i balancen til anskaffelsessummen med fradrag af akkumulerede afskrivninger. Anlægsaktiverne afskrives lineært over aktivernes forventede levetid. Ejendomsretten dokumenteres via bogførte fakturaer, leasingaftaler, tingbogsattester m.v. Aktiver med en levetid på 1 år eller derunder samt aktiver under kr. 100.000 afskrives straks og registreres ikke i anlægskartoteket. Udgifter over kr. 100.000, der medfører en væsentlig forbedring af et aktivs egenskaber eller en væsentlig forlængelse af et aktivs levetid, aktiveres sammen med det pågældende aktiv og afskrives over den nye levetid. Udgifter til mindre reparationer og lign. som ikke har væsentlig indflydelse på aktivets levetid eller egenskaber i øvrigt, udgiftsføres i det regnskabsår, hvori de afholdes. Indretning af lejede lokaler samt anlæg, driftsmateriel og inventar, herunder it-udstyr, måles til kostpris med fradrag af akkumulerede af og nedskrivninger. Der afskrives ikke på materielle anlæg under opførelse. Afskrivning påbegyndes først i det år, hvor færdiggørelse og ibrugtagning finder sted. Kostprisen omfatter anskaffelsesprisen samt omkostninger direkte tilknyttet anskaffelsen indtil det tidspunkt, hvor aktivet er klar til at blive taget i brug. Som hovedregel er aktiverne fra de 5 gamle kommuner revurderet pr. 1/1 2007 således, at de er registreret og værdiansat ud fra samme principper. 4.3.3. Grunde og bygninger Grunde og bygninger anskaffet før 1. januar 1999 indregnes til ejendomsvurderingen pr. 1. januar 2004 (1.10.2003) og er via en vurdering af restlevetid og tilbagediskontering reguleret til en værdi, der svarer til værdien af afskrivningerne i resten af bygningens levetid. Grunde og bygninger anskaffet efter 1. januar 1999 indregnes til anskaffelsessummen med fradrag af afskrivninger. 15
Der afskrives ikke på grunde. Center for Ejendomme arbejder fortsat på, at få opbygget en samlet database over de kommunale bygninger og bygningernes vedligeholdelsestilstand. Når denne registrering er tilendebragt, vil der for de enkelte ejendomme blive foretaget en konkret vurdering af, hvorvidt indgangsværdien i åbningsbalancen 1/1 2007 er fastsat med en korrekt levetid således, at den værdi bygningen er registreret til, giver et retvisende billede. Såfremt dette ikke er tilfældet, vil der blive korrigeret herfor. 4.3.4. Øvrige materielle anlægsaktiver Øvrige materielle anlægsaktiver er indregnet til anskaffelsespris med fradrag af afskrivninger. 4.3.5. Materielle anlægsaktivers forventede levetid Aktivtyper Administrationsbygninger, skoler, institutioner, pavilloner m.v. Ledninger og Tekniske anlæg og installationer Maskiner og inventar IT-udstyr m.v. Patenter, rettigheder, licenser til bl.a. software m.v. Levetider 15 50 år 30 100 år 3 5 år 3 år 5 år Såfremt der er afveget fra levetiderne udmeldt af Indenrigs- og Sundhedsministeriet, er dette anført som note til anlægsnoten i regnskabet For enkelte aktiver fastsættes ved anskaffelsen en forventet scrapværdi, der ikke afskrives. Infrastrukturelle anlægsaktiver (veje, signalanlæg, broer m.v.) samt ikke operationelle anlægsaktiver (are3aler til rekreative formål samt naturbeskyttelses- og genopretningsformål) indregnes ikke i balancen. 4.3.6. Finansielt leasede anlægsaktiver De finansielt leasede aktiver, hvor Holbæk Kommune har alle væsentlige risici og fordele forbundet med ejendomsretten (finansiel leasing) skal indregnes til kostpris i lighed med andre anlægsaktiver. Kostprisen måles som den laveste af enten dagsværdien af det leasede aktiv eller nutidsværdien af minimumsleasingydelserne med tillæg af omkostninger. Dagsværdien er det beløb, som et aktiv forventes at kunne omsættes til ved en handel mellem uafhængige parter. Leasingaktiver afskrives efter samme regler som øvrige materielle anlægsaktiver. Såfremt der ikke er rimelig sikkerhed for, at Holbæk Kommune vil opnå ejendomsret til det leasede aktiv ved 16
slutningen af leasingperioden, skal aktivet afskrives fuldt ud over den korteste periode af leasingperioden eller dets brugstid. 4.3.7. Materielle anlægsaktiver under opførelse Igangværende materielle anlægsaktiver værdiansættes til de samlede afholdte omkostninger på balancetidspunktet. 4.3.8. Immaterielle anlægsaktiver Kun immaterielle anlægsaktiver erhvervet mod vederlag og med et beløb større end kr. 100.000 indregnes som anlægsaktiv. 4.3.9. Finansielle anlægsaktiver - tilgodehavender Tilgodehavender er optaget i balancen til nominel værdi under de respektive regnskabs-poster hertil. Der nedskrives til imødegåelse af forventede tab til nettorealisationsværdien. 4.3.10. Finansielle anlægsaktiver - aktier og andelsbeviser Andele af selskaber som Holbæk kommune har medejerskab til, indgår i balancen med den andel af virksomhedens indre værdi, jfr. senest foreliggende årsregnskab, som svarer til kommunens ejerandel. For noterede aktier foretages indregningen til kursværdien pr. 31, december og for ikke noterede aktiver og andre kapitalandele (andelsbeviser o. lign.) foretages indregningen efter indre værdis metode. Værdien på obligationer er indregnet til kursværdien pr. 31. december. 4.3.11. Omsætningsaktiver - varebeholdninger Udgifter til indkøb af råvarer, hjælpematerialer samt andre forbrugsvarer udgiftsføres på anskaffelsestidspunktet. Alle varebeholdninger der overstiger 1 mio. kr. skal indregnes. Varebeholdninger omfatter de samme varekategorier, hvis de registreres på samme funktion. Varebeholdninger på under 1 mio. kr. skal indregnes, såfremt der er væsentlige forskydninger i lagerets størrelse fra år til år, og hvis varelageret overstiger bagatel-grænsen på 100.000 kr. Varelagre under 100.000 kr. registreres ikke. Varebeholdninger måles til kostpris efter FIFO-princippet. 17
Der afskrives ikke på denne kategori. 4.3.12. Omsætningsaktiver - grunde og bygninger De grunde og bygninger Holbæk kommune besidder med videresalg for øje, er indregnet til kostpris, den offentlige ejendomsvurdering eller en af Byrådet vedtaget salgspris, såfremt denne er kendt. Der kan foretages opskrivning til den forventede salgspris. 4.3.13. Omsætningsaktiver tilgodehavender Periodeafgrænsningsposter er optaget under omsætningsaktiver tilgodehavender og vedrører udgifter og indtægter vedrørende efterfølgende år. 4.3.14. Likvide aktiver samt omsætningsaktiver værdipapirer Likvide beholdninger omfatter beholdninger samt kortfristede værdipapirer, der uden hindring kan omsættes til likvide beholdninger og hvorpå der kun er ubetydelig risiko for værdiændringer. Likvide beholdninger indregnes til nominel værdi og værdipapirer indregnes til dagskursen på balancedagen. 4.3.15. Egenkapital I egenkapitalen er også indeholdt selvejende institutioner som kommunen har indgået driftsoverenskomst med. Endvidere indgår modposten for modtagne donationer til anskaffelse af aktiver. 4.3.16. Finansielle gældsforpligtigelser Langfristet gæld til realkreditinstitutter og andre kreditinstitutter er optaget med restgælden på balancetidspunktet. Den kapitaliserede restleasingforpligtigelse vedrørende finansielt leasede anlægsaktiver indregnes i balancen som en gældsforpligtigelse og leasingydelsens rentedel indregnes over kontraktens løbetid i resultatopgørelsen. Andre gældsforpligtigelser, som omfatter gæld til leverandør, andre myndigheder samt anden gæld måles til nominel værdi. Gæld i udenlandsk valuta reguleres til kursen ultimo regnskabsåret. 18
4.3.17. Hensatte forpligtigelser Forpligtigelser indregnes i balancen, når kommunen på balancedagen har en retslig eller faktisk forpligtigelse og som er resultat af en tidligere begivenhed. Endvidere skal det være sandsynligt, at afviklingen heraf vil medføre et træk på kommunens økonomiske ressourcer og at der kan foretages en pålidelig beløbsmæssig måling af forpligtigelsen. Pensionsforpligtelsen over for medarbejdere er som udgangspunkt afdækket via pensionsforsikringer. Det gælder dog ikke altid eller i fuldt omfang for tjenestemænd. For tjenestemænd, som ikke er forsikringsmæssigt afdækket, foretages der således en aktuarmæssig opgørelse af forpligtelsen minimum hvert 5. år. Opgørelse af forpligtelsen er baseret på en pensionsalder på 62 år og beregnes med 20,3 % af den årlige pensionsgivende løn. I de år hvor der ikke foretages ny aktuarberegning, reguleres pensionsforpligtelsen med tilgang til forpligtelsen vedr. erhvervsaktive tjenestemænd og med nedbringelse som følge af fratrådte, pensionerede tjenestemænd og for indbetalinger til pensionsselskaber. Lærere i den lukkede gruppe omhandler tjenestemandsansatte lærere, hvor pensionsforpligtelsen ligger hos staten fra lærerens 63½ år, mens forpligtelsen indtil 63½ år ligger hos kommunen. Der vil som minimum hvert 5. år blive foretaget en ny aktuarmæssig beregning af den hensatte forpligtelse. Ud fra konkrete vurderinger er der foretaget hensættelser vedrørende indgående fratrædelsesaftaler, fratrædelsesbeløb ved åremålsansættelse, erstatninger ved arbejdsskader, miljøforpligtigelser, reetablering i forbindelse med lejemål samt øvrige væsentlige retlige eller faktiske forpligtelser, som kommunen på balancedagen er bekendt med. 4.3.18. Eventualforpligtelser, kautions- og garantiforpligtelser Afgivne garantier og forpligtigelser indregnes ikke i balancen, men anføres i fortegnelsen over kautions- og garantiforpligtelser i årsregnskabet. Verserende retssager samt væsentlige fremsatte krav i øvrigt omtales under eventualforpligtelser. 4.3.19. Op- / Nedskrivninger Op- og nedskrivninger skal under alle omstændigheder foretages under hensyntagen til forsigtighedsprincippet en udgift registreres når den truer, og en indtægt når den realiseres. 4.4. Noter til driftsregnskab og balance Der er udarbejdet noter til henholdsvis driftsregnskab og balance i det omfang der er væsentlige forhold, som bør belyses og/eller ISM her stillet krav om noteoplysninger/ regnskabsbemærkninger. 19