Etiske retningslinjer for BLs rådgivning Som kombineret interesse-, branche- og arbejdsgiverorganisation kan der med rette stilles forventninger til BL om upartiskhed i enhver henseende og korrekt og loyal adfærd i forhold, der vedrører BLs medlemmer - både ansatte og valgte. I KonsulentCentret er de rådgivningsarbejder, som BL udfører for medlemmerne, underlagt nogle særlige etiske retningslinjer, som understøtter arbejdet med særligt følsomme sager, dvs. sager der involverer flere af BLs medlemmer og sager om personaleforhold, hvor især fortrolighed er en afgørende forudsætning for vores arbejde. Beskrivelsen af etiske retningslinjer sker med udgangspunkt i KonsulentCentrets erfaringer med sådanne følsomme sager, men retningslinjerne gælder for hele BLs virksomhed. Rådgivning om valg af administrator, skift af administrator evt. ved udbud BL anbefaler ikke det ene medlem frem for et andet, når en organisationsbestyrelse ønsker rådgivning om fremtidig administration. BL rådgiver om fordele og ulemper ved forskellige former for administration, og BL fraråder etablering af ny, selvstændig administration, som ikke kan forventes at have den nødvendige faglighed og professionalisme. Der orienteres loyalt om mulige samarbejdsformer (partnerskabsmodeller) som alternative muligheder til komplette administrationsaftaler. Der orienteres om sædvaner for administrationsaftaler og om driftsbekendtgørelsens regler for fastsættelse af kostægte administrationshonorarer. Selv om KonsulentCentret som udgangspunkt leverer individuelle rådgivningsydelser mod betaling accepteres det, at der kan tilbydes et enkelt møde uden betaling med en organisationsbestyrelse, som ønsker rådgivning vedrørende deres forretningsfører/direktør eller administrationsorganisation. Herefter forudsættes det, at pågældende administrator orienteres om de forhold, som organisationsbestyrelsen eventuelt ønsker ændret, og BL kan kun fortsætte rådgivningen, hvis der er den fornødne åbenhed i forhold til den aktuelle administrator. I den efterfølgende rådgivning forudsættes det, at BL orienterer om, at BL ikke kan hverken anbefale eller fraråde bestemte organisationer, men kun vejlede om lovgivning og praksis og guidebestyrelsen frem til en proces, hvor behovene kan afdækkes, og løsningsmulighederne kan undersøges. Der kan her være tale om forskellige situationer: 1. Der er en uoverensstemmelse mellem bestyrelsen og den aktuelle administrator 2. Der ønskes assistance til at indgå en fratrædelsesaftale med den aktuelle forretningsfører/ direktør 3. Der ønskes medvirken til rekruttering/ansættelse af ny forretningsfører/direktør 4. Der ønskes vejledning til valg af boligorganisation, der kan være en mulig fusionspartner 5. Der ønskes vejledning til valg af administrationsorganisation, der kan indgås aftale med uden EU-udbud 6. Der ønskes rådgivning til gennemførelse af EU-udbud om valg af fremtidig administration Ad 1: Uoverensstemmelse mellem bestyrelsen og den aktuelle administrator: BL tilstræber at afdække hvori uoverensstemmelsen består og forsøger at formidle samarbejde med den aktuelle administrator om en løsning. Opgaven kan indebære at enten bestyrelsen
eller administrationen skal vejledes til en ændret holdning eller praksis med udgangspunkt i gældende lovgivning og almindelig praksis i almene administrationer. Det bedste resultat af en sådan opgave vil være at parterne finder sammen om et tillidsfuldt fortsat samarbejde, men der kan også være situationer, hvor den ene part foretrækker at afslutte samarbejdet, hvorefter bestyrelsen skal finde en ny administrator. Under hele forløbet tilstræber BL en åben og ærlig dialog om problemerne med begge parter. Ad 2: Assistance til fratrædelsesaftale med aktuel forretningsfører/direktør: BL tilstræber loyalt at vurdere grundlaget for ønskerne om ophør af samarbejde, uanset om det sker ved frivillig aftale, afskedigelse eller ophævelse af kontrakten (bortvisning). Bestyrelsen rådgives om den juridiske vurdering af situationen, herunder især om en eventuel risiko for efterfølgende krav om erstatning. Hvis det skønnes, at grundlaget for en opsigelse eller ophævelse af ansættelsesforholdet er for spinkelt, opfordres bestyrelsen til at søge problemerne løst på anden måde. Hvis der skønnes at være grundlag for en afskedigelse/bortvisning opfordres bestyrelsen til at engagere egen advokat til at effektuere en afskedigelse/bortvisning. Hvis der er enighed mellem parterne om en afbrydelse af samarbejdet, kan BL formidle en fratrædelsesaftale, som tilgodeser boligorganisationen bedst muligt og samtidig respekterer forretningsføreren/direktøren i overensstemmelse med den indgåede ansættelseskontrakt. Ad 3: Rekruttering af ny direktør/forretningsfører: Der henvises til særskilt beskrivelse af etiske retningslinjer for rekruttering. Ad 4: Vejledning til valg af boligorganisation, der kan være en mulig fusionspartner Ved fusioner vil det normalt være mest fordelagtigt at søge fusionspartnere, som har boliger i det nære lokalområde, i egen kommune eller i en nærtliggende kommune. BL kan medvirke til at orientere om struktur, størrelse og administrationsform for de boligorganisationer, der kan komme på tale. Her kan typisk være nogle med egen administration og nogle med en administrationsaftale med en administrationsorganisation. Derfor vil rådgivningen også indeholde orientering om de forskellige administrationsformer uden at den ene form anbefales frem for den anden. Der opfordres til at bestyrelsen præsenteres for et antal af de mulige fusionspartnere. Bestyrelsen vælger suverænt selv de boligorganisationer, som den ønsker at blive præsenteret for, og BL kan indgå som bisidder og praktisk arrangør ved sådanne præsentationer. Bisidderrollen kan her bestå i at medvirke til at udforme spørgsmål, som ønskes besvaret af alle de udvalgte, og BL kan oversætte fagudtryk og hjælpe bestyrelsen til at få relevante oplysninger frem. Det vil være en væsentlig opgave for BL at sikre, at alle spørgsmål stilles identisk til alle de boligorganisationer, der bliver præsenteret, så der skabes et sammenligneligt beslutningsgrundlag. Det vil også være BLs opgave at afkode oplysninger fra tilbydende boligorganisationer, som kan være vanskelige at fortolke. Når de udvalgte boligorganisationer hver især har præsenteret sig for bestyrelsen, er det suverænt bestyrelsens afgørelse, hvem de ønsker at anbefale den øverste myndighed som fusionspartner. I denne fase kan BL kun give svar på tekniske/juridiske spørgsmål. BL sikrer, at alle deltagende boligorganisationer hurtigst muligt efter bestyrelsens afgørelse orienteres, og det tilstræbes, at BL samtidig kan orientere om hvilke kriterier, der har vægtet mest i bestyrelsens afgørelse. Endelig tilbyder BL at udforme fusionsdokumenter og eventuelt deltage i de besluttende myndigheders møder i denne forbindelse. Ad 5. Vejledning til valg af administrationsorganisation uden EU-udbud Rådgivningen tager udgangspunkt i de ønsker og behov, som bestyrelsen udtrykker. Bestyrelsen vejledes om forskellige organisationsformer for administrationsselskaber i den almene sektor og for forskellige modeller med udførelse af opgaver lokalt og centralt. Det er den aktuelle fortolkning, at der uden EU-udbud kan indgås en administrationsaftale med en
administrationsorganisation, som boligorganisationen er medejer af som andelshaver, garant eller lignende. Hvis bestyrelsen på forhånd er afklaret med hvem man ønsker som fremtidig samarbejdspartner, indskrænker opgaven for BL sig til at rådgive om de formelle regler og behov, herunder tilbyde at deltage i forberedende og besluttende møder og udforme eller kvalitetssikre de dokumenter, der danner grundlag for det fremtidige samarbejde. Hvis bestyrelsen ønsker at kunne vælge mellem et antal forskellige administrationsorganisationer, følges samme procedure som beskrevet under 4). Ad 6: Rådgivning ved valg af fremtidig administration gennem EU-udbud Ved gennemførelse af EU-udbud er det helt afgørende at respektere de meget detaljerede regler om EU-udbud, herunder om ligebehandling af tilbudsgivere. BL vejleder om mulighederne for prækvalifikation og fremhæver fordele og ulemper herved. Vurderingen af fordelene ved prækvalifikation kan især være afhængig af geografiske forhold. Bestyrelsen inddrages detaljeret i formuleringerne af krav til tilbudsgivere, og der planlægges en nøje gennemgang af samtlige tilbud m.h.p. vurderinger af tilbudsgiveres opfyldelse af de krav og kriterier, der er opstillet i udbudsbetingelserne. BL anbefaler, at tilbuddene skal prioriteres efter kriteriet økonomisk mest fordelagtigt. BL anbefaler uden forbehold at ethvert tilbud, der ikke opfylder de forud fastsatte betingelser, afvises som ikke-konditionsmæssigt. Den detaljerede gennemgang af tilbudsgiveres beskrivelser af opfyldelsen af de fastsatte udbudsvilkår sikrer, at der ikke på et vilkårligt grundlag eller alene på vurdering af tilbudte pris kan peges på en vinder. I ethvert møde i bestyrelsen, hvor udbuddet af administration behandles, kan ingen af de tilbudsgivende administrationsorganisationer deltage. BL forestår derfor forretningsførelsen af udbuddet uden kontakt med den aktuelle administrator. Efter afgørelsen af udbuddet meddeles resultatet neutralt til alle tilbudsgivere. Forhandlingerne i bestyrelsen om vurdering af udbuddet betragtes som fortrolige og refereres ikke over for andre. Kun konklusionerne viderebringes. Fortrolighed: I alle sager af denne art respekterer BL en høj grad af fortrolighed, og alle medarbejdere, som involveres i disse sager, er pålagt tavshedspligt om sagernes indhold og forløb, idet det ikke vil have nogen mening at forsøge at påstå ukendskab til en given sag. Tavshedspligten gælder dog ikke oplysninger, som har været bekendtgjort i pressen eller på åbne sider på internettet eller på anden måde i forvejen er bekendtgjort af nogle af sagens parter.
Den 9. marts 2011 Etiske retningslinjer ved BLs rekruttering for medlemmerne BL tilbyder medlemmerne at medvirke ved rekruttering af nye direktører, forretningsførere og andre ledende medarbejdere. I denne funktion kan der let opstå forskellige interesser blandt organisationer og personer, som det er nødvendigt for BL at opretholde et tillidsfuldt samarbejde med og bevare BLs troværdighed som samarbejdspartner. BL har derfor udarbejdet et særligt sæt etiske regler for denne type af opgaver. Hovedprincip for rekrutteringsopgaver: BL tilbyder sit professionelle branchekendskab til at yde medlemmerne rådgivning ved rekruttering af nye administrative chefer. På grund af BLs særlige funktion som interesse- og brancheorganisation for alle boligorganisationer, kan BL ikke yde denne rådgivning på en måde, som virker forstyrrende for andre boligorganisationer. BL kan derfor ikke opfylde et rekrutteringsbehov ved headhunting, altså ved at pege på en person, som BL kender i forvejen og vurderer at kunne opfylde funktionen. Derimod kan BL ikke forhindre, at ansatte i andre boligorganisationer bliver fristet af et opslag og søger en ledig stilling i en anden boligorganisation. Fortrolighed/tavshedspligt: Enhver henvendelse fra en ansøger eller potentiel ansøger behandles 100 % fortroligt, og henvendelsen viderebringes kun til ansættelsesudvalget (eller bestyrelsen) efter aftale med pågældende person. Indsendte ansøgninger formidles dog uden særskilt aftale til et begrænset antal personer i et ansættelsesudvalg, såfremt dette er aftalt i forbindelse med rådgivningsopgavens indgåelse. I det omfang ansøgninger udleveres til ansættelsesudvalg, sker det med en nøje præcisering af medlemmernes tavshedspligt. Internt i BL har 2 konsulenter og en sekretær adgang til ansøgninger og andet fortroligt materiale i sagerne. Ansøgninger m.v. arkiveres elektronisk i låst arkiv, hvortil kun de 3 medvirkende har adgang. Papiransøgninger opbevares i aflåst skab og makuleres efter sagens afslutning. Diskretion ved ansættelsesinterviews: For at ansøgere, herunder især ansøgere med aktuel ansættelse i andre boligorganisationer, kan føle sig trygge ved forløbet, gennemføres den første runde interviews hverken i BLs eller den rekrutterende boligorganisations lokaler. Ved tilretteside 2 læggelsen af rækkefølgen af samtalen tages hensyn til at ansøgere, der muligvis kender hinanden, ikke ser hinanden i den givne situation. Referencer kontaktes normalt forud for 2. runde samtaler. Referencer, som ansøgere selv har opført i ansøgningen, kan kontaktes uden nærmere aftale, mens andre referencer kun kontaktes efter aftale med ansøgeren. Formålet er at verificere, udbygge og nuancere de opfattelser ansættelsesudvalget og BL allerede har opnået af kandidaterne. BLs rådgivning indeholder i disse sager: Udarbejdelse af faglig og personlig profil på grundlag af drøftelser med bestyrelsen Undersøgelse af behov for faglige og personlige ressourcer, organisationskultur og ledelsesbehov, ved interviews med nøglemedarbejdere i organisationen. Udarbejdelse af udkast til annonce. Forslag til annoncering og indrykningsplan. Bekræftelse på modtagelse af ansøgninger (eller sikkerhed for at bekræftelse meddeles fra boligorganisationen). Gennemlæsning af ansøgninger og forslag til kategorisering i forhold til de opstillede kriterier, herunder forslag til hvem der skal indbydes til samtale. Listen over ansøgere og BLs forslag til kategorisering sendes til ansættelsesudvalget, som kan have ønsker til tilføjelse af ansøgere eller til at udelukke nogle som BL har anbefalet. Deltagelse i ansættelsesinterviews indbyrdes roller aftales med ansættelsesudvalget. Det er ansættelsesudvalget, som suverænt afgør hvilke ansøgere, der skal prioriteres i den videre proces. Hvis ansættelsesudvalget i denne udvælgelse fraviger betydeligt fra de aftalte kriterier, påpeger BL dette forhold, idet der kan være en indikation af, at et personligt godt indtryk har fortrængt den manglende opfyldelse af de faglige forudsætninger, der har været aftalt. BL forsøger at holde ansættelsesudvalget på sporet, men påvirker ikke udvalgsmedlemmernes personlige valg.
BL gennemfører en personanalyse med fokus på kandidatens personlige egenskaber og en logikanalyse, hvor der måles på forskellige logiske evner. (Anvendes oftest for de ansøgere, der indstilles til 2. runde samtaler). Efter kandidaternes besvarelser, gennemfører en certificeret BL konsulent en tilbagemeldingssamtale med dybdegående interview med hver af de respektive kandidater. Formålet er at afdække personens egnethed og adfærdskarakteristika. Derefter matcher BL konsulenten resultater med den faglige og personlige profil, som bestyrelsen ønsker at rekruttere og giver ansættelsesudvalget en indføring i de muligheder og valg, det afstedkommer. Forhandling om kontraktvilkår med grundlag i BLs standardkontrakter og et niveau for løn og andre vilkår, der i forvejen er aftalt med bestyrelsen/ ansættelsesudvalget, og hvor BL anbefaler rimelige vilkår, uden at være hverken fedtede eller gyldne. side 3 Udarbejdelse af kontrakt til parternes underskrift. Tilbud om introduktions- og uddannelsesforløb, som kan understøtte kandidatens indkøring og position. Det gælder særligt for kandidater uden kendskab til den almene sektor. BL sammensætter et intensivt program efter aftale med bestyrelsen.