Spørgsmål & Svar. Udbud af kontrakt om etablering og drift af virksomhedspanel og borgerpanel i Region Syddanmark 2011/S

Transkript

1 1 Spørgsmål & Svar Udbud af kontrakt om etablering og drift af virksomhedspanel og borgerpanel i 2011/S Ordregiver har modtaget nedenstående spørgsmål vedr. udbudsmaterialet. Spørgsmålene, der er anonymiseret, samt de tilhørende svar, er anført nedenfor. Nr. Spørgsmål Svar Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Er det muligt at indikere, hvor store henholdsvis virksomhedspanelet og borgerpanelet forventes at være? Der henvises til Kontraktbilag 1, afsnit 1 om opgavens omfang samt punkterne 1.1, og 2.3, 5.1, 5.2, 5.6 og 6.3 under afsnit om kravspecifikation. 2 Er det for henholdsvis virksomhedspanelet og borgerpanelet muligt at indikere, hvor mange interviews/undersøgelser/spørgerunder, der årligt forventes gennemført? Der henvises til Kontraktbilag 1, afsnit 1 om opgavens omfang samt punkterne 1.1, og 2.3, 5.1, 5.2, 5.6 og 6.3 under afsnit om kravspecifikation. 3 Vi har med stor interesse læst udbudsmaterialet. Vi har i den sammenhæng også noteret os sondringen mellem mindstekrav og krav. Ikke desto mindre ønsker vi at få uddybet mindstekravet om at den enkelte panelundersøgelse som udgangspunkt skal basere sig på telefoninterviews. Mindstekravet er anført for både virksomhedspanelet og borgerpanelet. Vi har stor erfaring med etablering, administration og drift af paneler. Det er vores klare holdning, at de i udbudsmaterialet omtalte to paneler med betydelige fordele både faglige og økonomiske kan drives som internetbaserede paneler, dvs. panelundersøgelserne baserer sig på dataindsamling via internettet (dvs. panelmedlemmerne besvarer panelundersøgelserne i form af elektroniske spørgeskemaer, som fremsendes pr. mail). Internetbaserede paneler og internetbaserede panelundersøgelser er ikke konditionsmæssige. Med udgangspunkt menes, at panelundersøgelserne er baseret på telefoninterviews, men at der i mindre omfang kan indgå elementer af internetbaserede løsninger.

2 2 Skal det ovenfor omtalte mindstekrav fortolkes sådan, at et tilbud som baserer sig på internetbaserede paneler og internetbaserede panelundersøgelser ikke er konditionsmæssigt? Det er især formuleringen som udgangspunkt i det ovenfor omtalte mindstekrav, som giver anledning til, at vi med denne henvendelse søger en præcisering af mindstekravet. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Skal det være 900 nye virksomheder? Nej. Virksomheder, som indgår i det nuværende panel kan godt indgå i det virksomhedspanel, som vedrører udbuddet Må der tages udgangspunkt i de nuværende virksomheder i panelet, således at disse kontaktes med mhp.at få deres bekræftelse på fortsat at være medlem af panelet? Hvad er definitionen på direktør? Er det adm. direktør eller kan det være en anden med direktørtitel? Er det korrekt forstået, at der i det fremtidige panel skal være 900 virksomheder, og dermed et lavere antal deltagere pr. undersøgelse (svarprocenten kan ikke forventes at være 100 %)? Ønskes en fortsættelse af det eksisterende konjunkturbarometers indhold? Kan vi få en beskrivelse af det eksisterende konjunkturbarometers indhold? Skal det være 1000 nye borgere? Må der tages udgangspunkt i de nuværende borgere i panelet, således at disse kontaktes med mhp.at få deres bekræftelse på fortsat at være medlem af panelet? Er det korrekt forstået, at der i det fremtidige panel skal være borgere, og dermed et lavere antal deltagere pr. undersøgelse (svarprocenten kan ikke forventes at være 100%)? Ordregiver har ikke rådighed over kontaktoplysninger på virksomhederne i det nuværende panel. Det kan være en hvilken som helst i den enkelte virksomhed med direktørtitel, og det kan være ledende medarbejdere med direktørfunktioner. Der skal i hver runde være svar fra mindst 900 virksomheder. Derfor skal der rekrutteres deltagere til panelet indtil der er mindst 900 svar. Ja, gerne, men ikke nødvendigvis. Der henvises til stbarometer Nej. Borgere, som indgår i det nuværende panel kan godt indgå i det borgerpanel, som vedrører udbuddet. Ordregiver har ikke rådighed over kontaktoplysninger på borgerne i det nuværende panel. Der skal i hver runde være svar fra mindst borgere. Derfor skal der rekrutteres deltagere til panelet indtil der er mindst svar. 13 Forventes det, at rapportering af de enkelte Formen for afrapportering af de enkelte

3 3 14 undersøgelser leveres som pdf-filer, hvorefter selv uploader til hjemmesiden? Eller skal leverandøren (via adgang til hjemmesiden) sørge for uploading? Vi er lidt i tvivl om formuleringen Pris pr. runde i Dkr. Er det f.eks. for kontraktperiode 1 blot (etableringsomkostninger+ pris for 4 undersøgelser)/4? undersøgelser er et konkurrenceparameter i udbuddet pkt. 3.3 jf. pkt. 3.2 og pkt. 7.3 jf. pkt Hvis den tilbudte løsning indebærer materiale til regionens hjemmeside, ønsker regionen selv at oploade det. Det er rigtigt forstået. Hvis prisen inkl. etableringsomkostninger i det første år er kr., så er pris pr. runde kr. Spørgsmål modtaget skriftligt offentliggjort d Af Kontraktens punkt 8 fremgår følgende: "Konsulenten garanterer, at den ydede konsulentbistand opfylder de i bilag 1 angivne krav, og at den ydede konsulentbistand omfatter alle de forhold og den rådgivning, som Kunden med føje kan forvente i henhold til kontrakten. Ad 1.1. Ja, ordregiver er indstillet på at ændre kontrakten, så der alene påhviler konsulenten et almindeligt rådgiveransvar. Der kommer rettelsesblad med ny formulering af kontraktens punkt 8. Ad 1.2. Ikke relevant, jf. svar ad 1.1. Konsulenten garanterer, at denne i hele perioden frem til afslutning af opgaven opretholder den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere." 15 Det er meget usædvanligt, at det i kontrakter om teknisk rådgivning og bistand forlanges at Konsulenten påtager sig garanti for levering af alle, eller en del af, Konsulentens ydelser. Forskellen på garantiforpligtelser og forpligtelser under et almindeligt rådgiveransvar er, at Konsulenten under et garantiansvar også er erstatningspligtig for hændelige forhold, som eventuelt indtræder på trods af at Konsulenten har handlet korrekt og i øvrigt levet op til sædvanlig god rådgivningspraksis. Kundens kræver således, at Konsulenten skal garantere;

4 4 a) at den ydede konsulentbistand opfylder de i bilag 1 angivne krav, b) at den ydede konsulentbistand omfatter alle de forhold og den rådgivning, som Kunden med føje kan forvente i henhold til kontrakten, samt c) at Konsulenten i hele perioden frem til afslutning af opgaven opretholder den til udførelse af opgaven fornødne kapacitet og viden, herunder i form af kvalificerede medarbejdere. Der er tale om tre meget brede og omfattende forhold, som Konsulenten skal afgive garanti for, og som Konsulenten dermed også påtager sig det hændelige ansvar for. Der kan i øvrigt ikke tegnes ansvarsforsikring, som dækker et garantiansvar, og Konsulenten kan derfor ikke, som punkt 8 er formuleret, overholde kravet om forsikringsdækning i Kontraktens punkt Vil Kunden være indstillet på at ændre Kontrakten, således at kravet om garantiansvar i Kontraktens punkt 8 udgår og erstattes med det sædvanlige rådgiveransvar? 1.2 Hvis svaret på spørgsmål 1.1 er nej; hvorledes har Kunden tænkt sig, at Konsulenten skal kunne overholde kravet om forsikringsdækning i Kontraktens punkt 15?

5 5 16 Af Kontraktens punkt 12 fremgår de forhold der gør sig gældende omkring Konsulentens erstatningspligt, nemlig dansk rets almindelige regler, dog med undtagelse af erstatningspligt for indirekte tab. Der fremgår herudover ikke nogen bestemmelse om økonomisk begrænsning af Konsulentens erstatningsansvar. Det er helt sædvanligt, at der i kontrakter om teknisk rådgivning og bistand aftales en økonomisk begrænsning af Konsulentens erstatningsansvar, som enten står i rimeligt forhold til Konsulentens honorar, eller som relaterer sig til en given dækningssum på en projektspecifik ansvarsforsikring. Ad 2.1. Ja, ordregiver er indstillet på, at ændre kontrakten, således at erstatningsansvaret begrænses beløbsmæssigt til 10 mio. kr. Der kommer rettelsesblad med ny formulering af kontraktens punkt 12. Ad 2.2. Ja, et tilbud, som indeholder et hvilket som helst forbehold i forhold til kontrakten vil være ukonditionsmæssigt, og vil derfor skulle udelukkes fra vurdering, jf. udbudsbetingelsernes pkt Vil Kunden være indstillet på at ændre Kontrakten, således at der fremgår en økonomisk begrænsning af rådgiverens erstatningsansvar? 2.2. Vil et tilbud der indeholder et forbehold for at Kontrakten skal tilføjes en økonomisk begrænsning af rådgiverens erstatningsansvar blive bedømt som ukonditionsmæssigt? 17 2 Af Kontraktens punkt 16 fremgår følgende: "De af Konsulenten anvendte metoder og værktøjer, som er udviklet af Konsulenten eller tredjemand, forbliver dog undergivet rettighedshaverens ophavsret." En stor del af Konsulentens ydelser består i udvikling af software til præsentation og offentliggørelse af de Ad 3.1. Ja, metoder og værktøjer omfatter det eksisterende software, som bruges af konsulenten i forbindelse med løsning af opgaven. Ad 3.2. Ja, metoder og værktøjer omfatter særligt udviklet software, som udvikles af konsulenten i forbindelse med løsning af opgaven. Ad 3.3. Med ophavsret menes alle immaterielle rettigheder, som konsulenten måtte have vedrørende de omhandlede metoder og værktøjer.

6 6 indsamlede data via internettet Omfatter " metoder og værktøjer " eksisterende software, som bruges i forbindelse med Konsulentens løsning af opgaven? 3.2. Omfatter " metoder og værktøjer " særligt udviklet software, som udvikles i forbindelse med Konsulentens løsning af opgaven? 3.3. Menes der med " ophavsret " alene ophavsrettigheder, eller menes der alle immaterielle rettigheder (herunder patentrettigheder og brugsmodeller)? 18 I forbindelse med punkt. 1.7 i kravsspecifikationen fremgår det, at virksomhedspanelet udelukkende skal bestå af direktørerne i de virksomheder, som indgår i panelet. Titlen "direktør" vil være mindre rammende for lederne af især de mindre virksomheder. Ad 4.1. Ja. Der henvises desuden til svar på spørgsmål Vil det være korrekt at tolke direktører som den person, der har det daglige ansvar for driften af den pågældende virksomhed? 19 I forbindelse med punkt 3.1, 3.4, 7.1 og 7.4 ønskes gennemført særanalyser. Dette er ikke videre belyst vedr. formål og indhold Hvad forstår udbyder som Ad 5.1. Formålet med hovedanalysen er at analysere faste temaer, mens særanalyserne mere vedrører de varierende temaer. Afrapportering af hovedanalyser og særanalyser er et konkurrenceparameter i udbuddet pkt. 3.3 og 3.4 jf. pkt. 3.2 og 3.1

7 7 forskellen på opgaven: 'Hovedanalyse' og 'Særanalyser'? Ønskes Hovedanalysen eksempelvis at bestå af de faste spørgsmål og Særanalyserne af de varierende? 5.2. Kan regionen via eksempler fra tidligere nærmere beskrive, hvad en særanalyse kunne være? samt pkt. 7.3 og 7.4 jf. pkt. 7.1 og 7.2. Ad 5.2. Et fast tema i det nuværende virksomhedspanel er konjunkturbarometeret. I borgerpanelet kunne et fast tema have karakter af spørgsmål, som vedrører borgernes opfattelse af det gode liv. Afrapportering af hovedanalyser og særanalyser er et konkurrenceparameter i udbuddet pkt. 3.3 og 3.4 jf. pkt. 3.2 og 3.1 samt pkt. 7.3 og 7.4 jf. pkt. 7.1 og I forbindelse med gennemførelsen af interviewene forventes ca. 10 af de 30 spørgsmål at være faste fra gang til gang Har kunden en ide om hvordan de faste spørgsmål i interviewrunderne skal se ud? Skal de eksempelvis betragtes som "baggrundsspørgsmål" (socialstand etc.)? Udbudsmaterialet specificere ikke hvorvidt virksomhedspanelet også kan bestå af offentlige virksomheder. Ad 6.1. De faste spørgsmål kan have karakter af baggrundsspørgsmål og faste spørgsmål, der angår kontaktoplysninger, men kan også have karakter af tilbagevendende spørgsmål som f.eks. de spørgsmål der angår konjunkturbarometeret. Ad 7.1. Ja, kun virksomheder, som registreres som private virksomheder, kan indgå i panelet Forventes virksomhedspanelet kun at bestå af private aktører? 22 I forbindelse med udfærdigelse af Vækstbarometeret er det lidt uklart hvilken størrelse virksomhed man ønsker at inddrage J.f. udbuddet består virksomhedspanelet/skal virksomhedspanelet bestå af virksomheder med ansatte, hidtil har virksomheder ned til 5 Ad Når virksomhederne skal rekrutteres til panelet, skal de bestå af ansatte. Mindre virksomheder i panelet kan derefter periodevist komme ned under grænsen bl.a. som følge af økonomiske kriser og sæsonbetonede aktiviteter.

8 8 ansatte fremgået af det eksisterende Vækstbarometer. Hvad ønskes her? Vedrørende sammensætningen af virksomhedspanelet ønsker vi en specificering. Ad 9.1. Der henvises til svar på spørgsmål Hvordan skal f.eks. et panel på 900 små og mellemstore virksomheder opfattes. Er der tale om et bruttopanel, hvor der så i interviewprocessen finder et vist frafald sted eller ønskes der en netto-besvarelse fra ca. 900 virksomheder? 24 I pkt. 2.8 står, at der skal tilstræbes at opnå mulighed for statistisk forsvarlige sammenligninger på kommuneniveau for virksomhedspanelet Hvad skal forstås ved statistisk forsvarlig under hensyntagen til, at en stikprøve på 900 fordelt på 22 kommuner vil give relativt få interview pr. kommune, specielt de mindre kommuner? Ad Jf. punkt 2.8 og 6.4. i kontraktbilag 1 står der, at det tilstræbes, at opnå statistisk forsvarlige sammenligninger på kommuneniveau. Dermed kan der være tilfælde, hvor sammenligningerne ikke er statistisk signifikante. Det skal bare oplyses i afrapporteringen. Problemet kan også løses ved at ligge kommuner sammen, hvor det giver mening. 25 Vi er lidt usikre på, hvad der mere konkret adskiller en hovedanalyse fra en særanalyse. Er der for eksempel tale om, at de forskellige analyseformer behandler de samme spørgsmål, men med forskellig dybde og analysemetoder, eller er der derimod tale om, at særanalyserne behandler nogle helt særskilte spørgsmål, der ikke behandles i hovedanalysen. Vores spørgsmål er derfor: Er det muligt at Der henvises til svar på spørgsmål 19.

9 9 konkretisere, gerne eksemplificerende, hvad der adskiller en særanalyse fra en hovedanalyse? Hvad er årsagen til at virksomhederne afgrænses ved maksimalt 250 ansatte? Sammensætningen af det nuværende panel. Foreligger der offentligt tilgængelige oplysninger om dette ud over Er det muligt at se et eksempel på en eksisterende hovedanalyse og en eksisterende særanalyse. I det omfang disse dokumenter findes på hjemmesiden: vil det være interessant med direkte link til et eksempel på hver type analyse. I hvilket omfang leveres de dokumenter som findes på hjemmesiden færdigredigeret og opsat i det præsenterede format fra den leverandør af paneldata som benytter sig af i dag. Det er hensigten, at virksomhedspanelet kun skal bruges til at undersøge de små og mellemstore virksomheder. Ordregiver har fra starten på det nuværende virksomhedshedspanel valgt en afgrænsning på maksimalt 250 ansatte. Denne afgrænsning ønsker ordregiver at fortsætte med. Nej. Der henvises til svar på spørgsmål 19. De leveres i et format, som er enten er lig med eller tæt på den færdige opsætning. Der henvises også til svar på spørgsmål 13.