Retningslinjer for bygge- og anlægsopgaver i Odder Kommune

Transkript

1 Side 1 af 5 Retningslinjer for bygge- og anlægsopgaver i Odder Kommune Udbud og tildeling følger reglerne i Tilbudsloven, Odder Kommunes indkøbspolitik samt gældende EU-regler. For bygge- og anlægsopgaver er det skematisk vist således: Budgetpris (kr.) Over Rådgivning EU-udbud, offentlig eller begrænset licitation Tilbudsloven: Krav om annoncering på f.eks. Udvælgelse af økonomiske og tekniske forhold Frit valg af bedst egnet Bygge- og anlægsopgaver EU-udbud, offentlig eller begrænset udbud (med prækvalifikation) begrænset eller offentligt udbud, alt efter opgavens kompleksitet underhåndsbud eller begrænset udbud underhåndsbud Frit valg af bedst egnet Valg af udbudsform afhænger af opgavens størrelse. Odder Kommune tilstræber simple udbudsprocesser for mindre projekter. Tilbudsgiver for små arbejder vælges ofte blandt lokale håndværkere suppleret efter behov med andre håndværkere uden for lokalområdet. Ved små opgaver gives mindre rådgivere og entreprenører mulighed for at deltage. Ved større opgaver prioriteres deltagelse af større rådgivere og entreprenører, hvis muligt gerne lokale. Målet er at sikre, at der opnås en passende konkurrence og at de forskellige lokale håndværkere/entreprenører over tid får mulighed for at byde på opgaver. Odder Kommune

2 Side 2 af 5 tilstræber at kredsen af håndværkere/entreprenører, der bliver tilbudt at afgive tilbud på bygge- og anlægsopgaver og får tildelt opgaver, bliver bredt repræsenteret i kommunen. Begrundet valg ved udpegning af bedst egnede noteres i registreringskema for tildeling af opgaver og udvælgelsen tilstræbes at ske bredt i kommunen. Rådgivere vælges som bedst egnet til opgaven og lokalt såfremt kompetencen er til stede. Udbudsformer Der er principielt tre måder at indhente tilbud på: 1. Underhåndsbud 2. Begrænset udbud med prækvalifikation (og uden prækvalifikation) 3. Offentligt udbud Underhåndsbud Ved arbejder mellem kr. indhentes underhåndsbud. Disse indhentes ved håndværkere bosiddende i kommunen. Såfremt der indhentes fire tilbud skal det fjerde hentes fra håndværker uden for kommunen. Ved arbejder herover udbydes opgaven i begrænset eller offentligt udbud alt efter hvad der findes mest hensigtsmæssigt. Begrænset udbud med prækvalifikation, forløber i to fase: 1. Annoncering af opgaven, hvor interesserede kan søge om at måtte afgive tilbud. De interesserede vurderes og blandt de bedst egnede anmodes typisk 5-6 om at afgive tilbud. 2. tilbudsfasen, hvor de udvalgte tilbudsgivere afgiver tilbud og vurderes. Tildelingen kan enten ske til det billigste tilbud eller til den økonomisk samlet mest fordelagtigt løsning, det vil sige en kombination af pris, erfaring, kompetencer og så videre. Begrænset udbud med prækvalifikation anvendes, hvor man på forhånd ønsker at sikre sig, at man kun inviterer virksomheder til at afgive tilbud, som rent faktisk også er økonomisk, fagligt og kapacitetsmæssigt egnet til at løse opgaven. Dette sker normalt ved større byggerier, som for eksempel skoler. Begrænset udbud gør med sin annoncering det mere synligt at Odder Kommune har en byggeopgave som ønskes udført og at alle kan byde ind på opgaven (selv om ikke alle bliver valgt til at afgive tilbud). Begrænset udbud er den mest krævende for kommunen, men samtidig den mest gennemsigtige. Ved begrænset udbud sparer man i øvrigt de bydende for at alt for mange skal afgive tilbud. Noget som også koster tid og penge for den enkelte virksomhed. Begrænset udbud uden prækvalifikation Udbudsformen anvendes ved bygge- og anlægsarbejder, hvor man ønsker at begrænse antallet af tilbudsgivere, ud fra en betragtning om, at de reelle konkurrenceforhold er sikret i den pågældende sag.

3 Side 3 af 5 1. Der indbydes mellem 3 og 7 bydende. 2. De indbudte firmaer vælges ud fra følgende interne kriterier: a. faglig kompetence b. kapacitet c. soliditet d. samarbejdsevne e. opgavefordeling - generelt Kriteriernes vægtning afpasses den konkrete opgave, inden denne udbydes. 3. mindst 1 af de bydende skal være et firma uden for det lokale område, jvf. Konkurrencestyrelsens vejledning til tilbudsloven af 18 aug Ved vedvarende bygge- og anlægsvirksomhed indbydes ikke den samme kreds af virksomheder ved hvert udbud. Når kun bestemte virksomheder har praktisk mulighed for at udføre arbejdet, kan bestemmelserne i pkt. 3 og 4 fraviges. Offentligt udbud betyder, at Odder Kommune annoncerer en opgave som alle kan byde på. Når tilbuddet er afgivet kan Odder Kommune dog frasortere tilbudsgivere, der er åbenlyst uegnet i forhold til de opstillede kriterier, til at løse opgaven. Offentligt udbud anvendes typisk ved opgaver der ikke er specielt komplekse. Det kunne for eksempel være asfaltering, kørselsopgaver eller lignede. Entreprisemodeller Der findes flere forskellige måder for styringen af bygge- og anlægsopgaver. De mest anvendte er: 1. Fagentreprise 2. Hoved/storentreprise 3. Totalentreprise Herudover findes der også omvendt totalentreprise og partnering. Fagentreprise kan anvendes ved alle udbudsformer herunder EU-udbud, men udbudsformen er ofte brugt ved begrænset udbud med eller uden prækvalifikation eller underhåndsbud. Disse udbudsformer muliggør, at der indlægges en vurdering af entreprenørens tekniske og økonomiske formåen i forbindelse med tilbudsindhentningen. Tildelingskriteriet er oftest det laveste bud, men det økonomisk mest fordelagtige bud kan også benyttes. Fagentreprise anvendes ved såvel større som mindre opgaver, hvor der ønskes sikring af projektets indhold og udformning, samt detaljeret styring af projektet. Ansvaret for projektering, byggestyring og tilsyn påhviler bygherren, hvorfor modellen er attraktiv for mindre håndværksvirksomheder som ofte ikke besidder de nødvendige forudsætninger for at indgå som hoved- eller totalentreprenør.

4 Side 4 af 5 Denne model kræver detaljeret styring af projektforløbet, i såvel planlægnings-, projekterings- og udførelsesfasen, hvorfor større projekter alt efter opgavens karakter ofte kræver ekstern rådgiverbistand. Hovedentreprise/ storentreprise anvendes ved såvel større som mindre opgaver samt ved opgaver, hvor risiciene for tvister ønskes begrænset til ganske få kontraktparter. Modellen vil normalt betyde, at bygherren skal bruge mindre ressourcer på tilsyn og byggestyring end ved fagentrepriser. Totalentreprise kan anvendes ved alle udbudsformer herunder EUudbud. Udbudsformen kræver at bygherren leverer et velbearbejdet byggeprogram. Tildelingskriteriet vil altid være det økonomisk mest fordelagtige bud og ofte med en forudgående forhandling om de modtagne tilbud. Ansvaret for projektering og tilsyn er bygherrens, mens ansvaret for byggestyring ligger hos hovedentreprenøren. Entrepriseformen er dog også velegnet til mindre opgaver, eksempelvis ombygnings- og renoveringsopgaver, hvor byggestyringen med fordel varetages af en hovedentreprenør frem for bygherren eller dennes rådgiver. Totalentreprise anvendes ved opgaver, hvor prisen ønskes kendt og fastlåst inden projekteringen igangsættes. Entrepriseformen anvendes fortrinsvis ved større opgaver, men er også velegnet til mindre opgaver, da placering af ansvaret for projektering, tilsyn og byggestyring ved totalentreprenøren dermed sikrer bygherren mindre ressourcer i byggefasen. Entrepriseformen kræver et velbearbejdet byggeprogram med funktionsmæssige, arkitektoniske og tekniske kravspecifikationer som grundlag for licitationen, med inddragelse af parter. Dette kræver afsatte ressourcer til udarbejdelse af byggeprogrammet. Odder Kommune, afdelingen for Byggeri har udarbejdet et byggeprogram, der fungerer som grundlag for det endelige udarbejdede Hovedentreprise/ storentreprise kan anvendes ved alle udbudsformer herunder EU-udbud. Entrepriseformen vil normalt betyde at bygherren skal bruge mindre ressourcer på tilsyn og byggestyring. Tildelingskriteriet er enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud. byggeprogram samt som grundlag for opsætning af minimumskrav og erfaringsopsamlinger. Rådgiverydelser Ved udbud af rådgiverydelser over de gældende tærskelværdi gælder EU's Tjenesteydelsesdirektiv. Tjenesteydelsesdirektivet har 4 udbudsformer: 1. Begrænset udbud

5 Side 5 af 5 2. Offentligt udbud 3. Udbud efter forhandling 4. Projektkonkurrence Der findes ingen standardbetingelser for udbud af rådgiverydelser under den til enhver tid gældende tærskelværdi. Dog er der, jf. Tilbudslovens afsnit 2 vare- og tjenesteydelser, annonceringspligt for ikke EU-udbudspligtige kontrakter med en værdi på over ,00 kr. Begrænset udbud betyder, at kun virksomheder, der bliver opfordret dertil, kan afgive bud. Normalt udvælges 4-6 rådgivere efter en forudgående prækvalifikationsrunde. Udvælgelse af rådgiver blandt de bydende sker efter tildelingskriterier fastsat af bygherren. Tildelingskriteriet kan enten være det økonomisk mest fordelagtige bud eller den laveste pris. I det første tilfælde opstilles der ud over prisen yderligere udvælgelseskriterier i prioriteret rækkefølge og/ eller med indbyrdes vægtning. Offentligt udbud betyder, at alle interesserede kan afgive bud. Metoden er ikke egnet ved arkitekt- og ingeniørydelser, hvor tilliden til rådgiverne spiller en særlig rolle. Udbud efter forhandling betyder, at aftalens vilkår forhandles med en eller flere udvalgte tilbudsgivere. Fremgangsmåden kan kun anvendes i særlige undtagelsestilfælde, f. eks, hvis de afgivne tilbud ved et tidligere udbud var uantagelige. Projektkonkurrence kan udbydes med et begrænset antal deltagere. Aftalen om den videre projektering kan herefter forhandles med vinderen af konkurrencen uden fornyet udbud. Projekteringsydelsen udbydes efter normal praksis på baggrund af et program og at laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud antages.