KONKURRENCEBETINGELSER FOR KONTRAKT VEDRØRENDE IT-KONSULENTER TIL FÆRDIGGØRELSE AF MIN LEDERSIDE Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 1
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Ordregivende myndighed... 3 3. Udbudsmaterialet... 3 4. Udbuddets omfang... 4 5. Vejledende tidsplan... 4 6. Spørgsmål om udbuddet... 5 7. Tilbudsgivers egnethed... 5 7.1 Personlige forhold... 5 7.2 Teknisk og/eller faglig formåen... 6 7.3 Oplysning om konsortiedannelse og underleverandører... 6 8. Tildeling af kontrakt... 6 8.1 Nøglepersoner... 6 8.2 Pris... 7 9. Afgivelse af tilbud... 7 9.1 Tilbuddets indhold... 7 9.2 Formkrav... 7 9.3 Tilbudsfrist... 7 9.4 Afleveringssted... 7 9.5 Vedståelsesfrist... 8 9.6 Alternative tilbud... 8 9.7 Forbehold... 8 9.8 Fortrolighed... 8 9.9 Øvrige forhold... 9 10. Underretning om tildelingsbeslutning... 9 11. Aflysning... 9 Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 2
1. Indledning Københavns Kommune, Teknik- og Miljøforvaltningen, Center for Ressourcer inviterer hermed alle interesserede virksomheder til at afgive tilbud på en kontrakt om IT-konsulentydelser i forbindelse med færdiggørelse af Min Lederside i den under pkt. 4 anførte periode. Det bemærkes i denne forbindelse, at Københavns Kommune ikke forpligter sig til at aftage det anslåede antal timer. Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Udbuddet gennemføres i henhold til Lovbekendtgørelse 2007-12-07 nr. 1410 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). 2. Ordregivende myndighed Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen, Center for Ressourcer Njalsgade 13 2300 København S Danmark i det følgende kaldet Ordregiveren. 3. Udbudsmaterialet Ud over nærværende konkurrencebetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: Bilag B: Bilag C: Bilag D: Bilag E: Bilag F: Bilag G: Kontraktudkast med tilhørende bilag Tilbudsformular Tro og love erklæring vedr. Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde og gæld til det offentlige Erklæring vedr. fælles befuldmægtiget samt solidarisk, direkte og ubegrænset hæftelse Erklæring vedr. underleverandørers ressourcer Projektbeskrivelse Min Lederside Eksempel på LIS/MLS set-uppets sammenhæng Bilagene D og E skal alene benyttes, såfremt ansøgeren benytter underleverandører eller indgår i konsortier. Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt på Københavns Kommunes hjemmeside: http://www.kk.dk/da/erhverv/indkoeb-og-udbud Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig opdateret om eventuelt efterfølgende supplerende materiale. Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 3
4. Udbuddets omfang Ordregiver ønsker at indgå kontrakt om IT-konsulentydelser til færdiggørelse af projektet med integration med Min Lederside. Projektet med Min Lederside er nærmere beskrevet i bilag F og bilag G. Ordregiver er i færd med at implementere den fælles kommunale portal for ledere, Min Lederside. En integration af Min Lederside og forvaltningens Ledelsesinformations platform og udvikling af denne med andre løsninger er anledningen til udbuddet. Opgaveløsningen i forbindelse med Min Lederside består af sikring af en integration mellem Min Lederside (Drupal) og Ordregivers Ledelsesinformationssystem Targit, der ligger på en SQL server. Der skal udvikles en central løsning i Min Lederside, der producerer nøgletal fra de løsninger, der kører på Ordregivers server, som i XLM filer eksporteres til en server, hvorfra det indlejres i Drupal. Løsningen er bundet til fremstillingen af XML filer fra SSIS pakker, der indeholder nøgletalsinformation fra kildesystemerne, bruger-ident og organisationsforhold og link til nøgletalsanalysen i Targit. Blandt de systemer, som indgår i løsningen, er: KK-org (kommunens organisationssystem af leverandøren kaldet APOS) og AD. IT-konsulenterne skal på Ordregivers opfordring kunne udføre opgaverne på Ordregivers adresse (Njalsgade). I andre tilfælde kan opgaverne løses via fjernadgang. Projektet skal påbegyndes hurtigst muligt efter kontraktens underskift, og integrationen af Ordregivers ledelsesinformationssystem og Min lederside via XML filer skal være funktionelt senest den 1. juli 2013. Det er derfor et krav, at der skal kunne tilbydes 250 timer i perioden frem til 1. juli 2013. Kontrakten løber fra underskrift af endelig kontrakt til 31. december 2013 med option på forlængelse i op til 3 måneder, og tilbudsgiver skal kunne stille konsulenter til rådighed i hele perioden. Der afregnes på medgået tid, og det estimeres, at der i alt bliver behov for indkøb af i alt ca. 350 timer i perioden frem til 31. december 2013. Det bemærkes i denne forbindelse, at Københavns Kommune ikke forpligter sig til at aftage det anslåede antal timer. 5. Vejledende tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse og -materiale 19.04.2013 Frist for spørgsmål til udbuddet 29.05.2013 Svarfrist 03.05.2013 Frist for modtagelse af tilbud 10.05.2013, kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering/beslutning om leverandørvalg 13.05.2013 Forventet underskrivelse af kontrakten 17.05.2013 Forventet tidspunkt for aftalens ikrafttræden 20.05.2013 Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 4
6. Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregiverens udpegede kontaktperson, som er: Udviklingskonsulent Rasmus Nørgård E-mail: rasnor@tmf.kk.dk Alle henvendelser, der rettes senest 7 dage før tilbudsfristen, det vil sige senest den 03.05.2013, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 7 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, at besvarelse kan afgives senest 3 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 3 dage før tilbudsfristen, det vil sige efter den 07.05.2013, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive besvaret skriftligt og offentliggjort på Københavns Kommunes hjemmeside: http://www.kk.dk/da/erhverv/indkoeb-og-udbud Rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet vil tillige blive offentliggjort på hjemmesiden. 7. Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver anses som værende egnet og for, at tilbuddet vil blive taget i betragtning. 7.1 Personlige forhold a) Tilbudsgiver skal angive virksomhedens navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag B vedlagte Tilbudsformular. b) Tilbudsgiver skal vedlægge tro og love erklæring vedrørende Udbudsdirektivets udelukkelses-grunde og gæld til det offentlige på over kr. 100.000, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag C vedlagte formular. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 5
7.2 Teknisk og/eller faglig formåen a) Tilbudsgiveren bedes redegøre for, at de konsulenter, der tilknyttes projektet med integration med Min Lederside, har erfaring med at konstruere XML filer, SSIS pakker, ETL processer og Targit løsninger. b) Tilbudsgiveren bedes redegøre for, at de konsulenter, der tilknyttes projektet med integration med Min Lederside, kan arbejde i MS-SQL grundværkstøjer og har erfaring med BI-udviklingsopgaver. 7.3 Oplysning om konsortiedannelse og underleverandører a) Såfremt tilbud afgives af flere ansvarlige tilbudsgivere, det vil sige et konsortium eller lignende, skal samtlige oplysninger i punkt 7.1 og 7.2 angives for alle deltagere i konsortiet. b) Tilbuddet skal angive én fælles kontaktperson for alle ansvarlige tilbudsgivere, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag B vedlagte Tilbudsformular. c) Tilbud afgivet af flere ansvarlige tilbudsgivere skal vedlægges en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget samt solidarisk, direkte og ubegrænset hæftelse, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag D vedlagte formular. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. d) Såfremt tilbudsgiver henviser til andre virksomheders ressourcer, herunder samarbejdspartnere, koncerninterne selskaber og underleverandører, til udførelsen af den udbudte opgave, skal tilbudsgiver dokumentere at kunne råde over disse ressourcer, hvilket kan ske ved anvendelse af den som bilag E vedlagte formular. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. 8. Tildeling af kontrakt Tildeling af kontrakt vil ske ud fra kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Ordregiveren vil anvende følgende underkriterier i prioriteret rækkefølge: 1. Nøglepersoner 2. Pris 8.1 Nøglepersoner Tilbudsgiver skal stille to navngivne konsulenter ( nøglepersoner ) til rådighed for Ordregiver. Tilbudsgiver bedes dokumentere de uddannelsesmæssige, tekniske og faglige kvalifikationer hos de nøglepersoner, der vil blive tilknyttet opgaven. Endvidere bedes tilbudsgiverne dokumentere disses erfaringer fra lignende opgaver. Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 6
Ordregiver lægger vægt på, at tilbudsgiver lader to kvalificerede og erfarne nøglepersoner være ansvarlige for opgaveløsningen. Der lægges vægt på disses tekniske og faglige kvalifikationer samt erfaringer fra lignende opgaver. 8.2 Pris Tilbudsgiver skal angive en timepris for hver af de tilbudte nøglepersoner. Prisen skal angives i danske kroner (DKK) eksklusive moms og samtlige poster i Tilbudsformularen (bilag B) skal udfyldes. Ordregiveren lægger vægt på en lav pris. 9. Afgivelse af tilbud 9.1 Tilbuddets indhold Tilbudsgiver skal afgive sit tilbud i henhold til vedlagte tilbudsformular (bilag B). Til tilbuddet skal være vedlagt den i Bilag C nævnte erklæring samt dokumentation for de tilbudte nøglepersoner og disses kvalifikationer. Tilbuddet skal endvidere, hvor relevant, vedlægges de i Bilag D-E nævnte erklæringer. Vær opmærksom på at få vedlagt samtlige efterspurgte oplysninger, da Ordregiver kan være forpligtet og berettiget til at forkaste tilbud med mangler. 9.2 Formkrav Tilbud skal være på dansk. Tilbuddet skal afgives i 1 papirbaseret original og 1 elektronisk kopi, indscannet i Portable Document Format (PDF). Det originale tilbud skal være underskrevet af en for Tilbudsgiver tegningsberettiget. 9.3 Tilbudsfrist Tilbuddet skal, for at være rettidigt og kunne tages i betragtning, være Ordregiveren i hænde senest: Fredag den 10.05.2013 kl. 12.00. 9.4 Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes (som anbefalet brev eller pakke) til: Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen, Center for Ressourcer Att.: Udviklingskonsulent Rasmus Nørgård Njalsgade 13, receptionen 2300 København S Danmark Tilbuddet skal være mærket: Min Lederside Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 7
Vær opmærksom på, at tilbud kun kan afleveres indenfor receptionens åbningstider: Mandag til torsdag 8.00-15.45 og fredag 8.00-15.00. Tilbuddets elektroniske kopi kan afgives på et USB-stik sammen med tilbuddet. 9.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 3 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. 9.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, det vil sige tilbud, der afviger fra den beskrevne opgave. 9.7 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder fx forbehold i forhold til kontraktudkastet. Ordregiveren er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiveren er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Ordregiveren kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller ikke er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. 9.8 Fortrolighed Ordregiveren vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som tilbudsgiver har angivet som fortrolige forretningsmæssige forhold. I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiveren til at videregive oplysninger til tredjemand. Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 8
Ordregiveren er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregiverens interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet. 9.9 Øvrige forhold Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra Ordregiveren, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Ordregiveren uvedkommende. 10. Underretning om tildelingsbeslutning Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidigt modtage skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen. Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et tilsagn om at ville indgå aftale med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter Ordregiverens vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne i deres tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med vedståelsesfristen. Kontrakt skal indgås på grundlag af det vedlagte kontraktudkast (bilag A). 11. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiveren. Kontrakt vedrørende IT-konsulenter til færdiggørelse af Min Lederside - Konkurrencebetingelser 9